項目檔案全文(5篇)

林業(yè)科技檔案是在項目的實施過程中產(chǎn)生的資料。項目檔案是項目實施過程中各項工作的真實記錄，是國家和本省重要的林業(yè)科技信息資源，應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則做好項目檔案工作，確保項目檔案的真實、完整、準確、安全和有效利用。為了有效保護和利用國家科技信息資源，要做好林業(yè)科技項目檔案的管理工作。

一、現(xiàn)狀及問題

近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔了大量的林業(yè)科技研究和推廣項目。總的來說在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業(yè)科技人員對不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業(yè)科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內(nèi)容，是項目驗收、項目監(jiān)測、效益評價的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費、業(yè)務(wù)經(jīng)費，沒有經(jīng)費保障；有的不按規(guī)定設(shè)機構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓學習的經(jīng)費和機會，檔案員沒有更新知識的機會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項目檔案的形成的質(zhì)量。

【摘要】石油企業(yè)在經(jīng)營管理的過程中產(chǎn)生了數(shù)量眾多的工程建設(shè)項目，形成了大量的石油工程建設(shè)項目檔案。這些工程項目檔案內(nèi)容繁雜、涉及范圍廣泛、時間跨度大，要想高效管理和使用這些檔案資料，就必須制定科學規(guī)范的石油工程建設(shè)項目檔案管理制度，采用有效的管理手段，提高項目檔案管理的工作效率。因此，本文分析了當前石油工程項目檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】石油工程；建設(shè)項目；項目檔案；檔案管理

一、石油工程項目檔案管理工作存在的問題

（一）項目檔案管理意識薄弱。長期以來，在石油工程項目管理中存在著重建設(shè)輕檔案的問題。項目管理人員的檔案管理意識淡薄，項目各參與方往往將注意力集中在工程進度的管理上，對項目建設(shè)過程中的檔案資料收集與整理工作不夠重視，造成重要的項目資料缺失，對工程項目的后續(xù)管理帶來不便。由于對項目檔案管理工作的重要性認識不足，有些項目管理人員沒有將項目檔案的收集與整理工作納入項目建設(shè)流程，也沒有對項目檔案管理工作進行明確的職責分工，而項目施工人員的流動性較大，如果不設(shè)立專門的檔案管理人員，就很難做到及時整理收集項目檔案資料。而且，大型項目的建設(shè)單位眾多，每個建設(shè)單位在施工過程中都會產(chǎn)生項目檔案資料，如果缺乏統(tǒng)一管理，很容易造成項目檔案資料不完整。（二）項目檔案管理制度執(zhí)行不力。近些年來，盡管國家相關(guān)部門制定并了一系列工程建設(shè)項目的檔案驗收規(guī)定，但部分工程建設(shè)單位對于工程建設(shè)項目檔案驗收管理制度宣傳不力、要求不到位，加之項目建設(shè)周期長、施工單位多、水平參差不齊以及人員流動性大等問題，導致工程建設(shè)項目檔案管理制度沒有得到很好的落實，出現(xiàn)施工單位項目檔案資料管理標準不一、管理制度不規(guī)范的現(xiàn)象。同時，一些建設(shè)單位并未將項目檔案管理視作企業(yè)內(nèi)部管理體系的重要一環(huán)，造成項目檔案資料管理出現(xiàn)盲區(qū)。（三）項目檔案管理分散。由于石油工程建設(shè)項目往往規(guī)模大、建設(shè)周期長、參與建設(shè)的單位眾多，項目檔案的形成周期長，種類多，管理項目檔案的單位眾多，檔案管理分散等情況，導致項目檔案容易出現(xiàn)信息遺漏、資料丟失，難以確保項目檔案資料的完整性。（四）項目檔案管理信息化程度低。石油工程建設(shè)項目的檔案資料數(shù)量大，且變化頻繁，導致相應(yīng)的檔案數(shù)字化工作量大。同時，石油工程建設(shè)項目檔案資料中的圖紙幅面大、保存時間長、藍曬圖紙字跡模糊，導致其數(shù)字化難度較大，從而限制了石油工程建設(shè)項目檔案的數(shù)字化進程，造成項目檔案管理的信息化程度低，影響了使用過程中的查全率和準確率。

二、基于信息化的油田檔案管理策略

（一）強化檔案管理意識，明確管理職責。在工程項目前期，建設(shè)單位就應(yīng)該組織針對施工單位的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的培訓，提高施工單位人員對項目檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責。同時，將石油工程建設(shè)項目檔案管理工作整合到業(yè)務(wù)工作流程中，建立清晰的歸檔責任和考核指標。明確檔案管理的職責，制定專門的檔案整理收集人員，專門負責收集整理項目檔案資料。除此以往，建設(shè)單位的檔案管理人員應(yīng)該加強與各職能部門的溝通與協(xié)調(diào)，主動跟蹤工程進度，深度參與工程項目的建設(shè)，實時進行業(yè)務(wù)指導。（二）統(tǒng)一項目檔案歸檔制度。在項目建設(shè)前期，建設(shè)單位檔案管理部門應(yīng)該就項目檔案的歸檔對施工單位提出統(tǒng)一要求。按照國家出臺的項目檔案管理規(guī)范和項目檔案資料編制規(guī)定，要求施工單位按照統(tǒng)一的要求制訂檔案資料整理歸檔實施細則，針對項目檔案的歸檔范圍、組卷要求、各單項工程歸檔時間等方面盡可能地給出具體要求，有效避免因各施工單位項目檔案歸檔制度及文件編制規(guī)則的不同而造成項目檔案資料歸檔不規(guī)范，對于施工單位提供的不符合要求的檔案文件、圖紙等資料應(yīng)該要求返工修改。（三）與建設(shè)項目同步進行檔案管理。建設(shè)單位要將項目檔案的管理工作視作工程建設(shè)項目管理的重要組成部分，將檔案管理工作貫穿于項目建設(shè)的全過程。要求檔案管理部門與建設(shè)項目的進度同步進行檔案管理工作，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出改進方案，負責工程建設(shè)項目的檔案收集、整理、保管等工作，并對項目建設(shè)的各個階段的檔案收集與整理進行指導和監(jiān)督，既要檢查工程質(zhì)量也要檢查檔案質(zhì)量，確保工程項目檔案的準確性、完整性。（四）加強項目檔案管理的信息化建設(shè)。新形勢下，石油工程建設(shè)項目檔案的信息化管理是大勢所趨。應(yīng)根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理工作，充分重視項目檔案管理工作的信息化程度，確定項目檔案管理的信息化范圍，優(yōu)先對重點工程項目、使用頻繁的項目檔案進行數(shù)字化歸檔，建立相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的管理，逐步實現(xiàn)全部項目檔案資料的數(shù)字化，提供網(wǎng)絡(luò)查詢、閱覽服務(wù)，從而提高石油工程建設(shè)項目檔案的利用效率。

三、結(jié)束語

1建設(shè)項目管理中檔案管理的重要性

建設(shè)項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設(shè)過程中的史實，又是建設(shè)項目竣工后建設(shè)單位進行維修及改建等工作的重要依據(jù)，對建設(shè)項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)、完整、準確，促進建設(shè)項目管理中的檔案管理規(guī)范化，提高建設(shè)項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，大力開展建設(shè)項目檔案管理的業(yè)務(wù)指導與執(zhí)法檢查活動。在《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中，規(guī)定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經(jīng)過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不能通過整個建設(shè)項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設(shè)項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現(xiàn)了項目檔案管理在整個建設(shè)項目管理中的重要性。因此，切實做好建設(shè)項目管理中的檔案管理工作，是建設(shè)單位不可忽視的課題。

2現(xiàn)階段建設(shè)項目管理中的檔案管理現(xiàn)狀

2.1建設(shè)項目管理中的檔案管理意識薄弱

現(xiàn)階段，很多建設(shè)項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導及管理層都沒有認識到建設(shè)項目檔案是整個建設(shè)項目管理的重要依據(jù)，對建設(shè)項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設(shè)項目施工中，因為建設(shè)施工的任務(wù)比較重、項目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進度等，往往忽視了建設(shè)項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設(shè)單位對建設(shè)檔案的使用，對建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。

2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善

在重大建設(shè)項目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設(shè)項目的法人、施工、設(shè)計等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒有形成有效的管理機制，使得建設(shè)單位對檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對建設(shè)項目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設(shè)項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設(shè)項目開始建設(shè)時，建設(shè)單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設(shè)單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒有按照國家的檔案管理規(guī)定進行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項目施工的檔案資料收集零亂。

摘要：電力工程總承包項目檔案管理，貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，是工程建設(shè)中重要工作之一，也是工程項目竣工驗收和移交的重要組成部分。本文依托工程管理經(jīng)驗，探討總結(jié)了總承包項目檔案管理手段和模式，供同行交流和參考。

關(guān)鍵詞：工程；總承包；檔案；管理

近年來，設(shè)計企業(yè)向工程公司轉(zhuǎn)型，以其能發(fā)揮工程設(shè)計的主導作用，有效控制工期、有利于保證工程質(zhì)量、有效地控制投資等明顯優(yōu)勢，獲得業(yè)主的青睞。工期短、成本低、質(zhì)量高的優(yōu)點正使許多建設(shè)單位在選擇總承包方時，首選設(shè)計企業(yè)。在總承包工程項目施工中，按照國家、行業(yè)規(guī)范的有關(guān)要求，結(jié)合具體工程的實際情況相應(yīng)開展工程項目的檔案管理工作。

1工程總承包項目檔案管理的組織實施

1.1明確歸檔范圍。工程總承包項目從簽訂合同開始，首先明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔范圍。一是業(yè)主作為投資方，在工程項目委托設(shè)計單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準備工作，如：征地、立項、資金籌措等，這些工作形成的文件材料應(yīng)該由業(yè)主立卷歸檔。二是監(jiān)理方形成的文件材料，是直接由監(jiān)理單位進行收集、整理、歸檔并向業(yè)主移交。三是總承包單位負責工程總承包范圍內(nèi)的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導、監(jiān)督和檢查分包單位項目文件材料歸檔情況；對分包單位提交的項目檔案進行匯總、整理；項目竣工后向業(yè)主移交齊全、完整、系統(tǒng)的項目檔案。四是分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項目文件材料，接受總承包單位的檢查、指導，并對歸檔的項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，在單位工程結(jié)束后，及時將單位工程檔案向總承包單位移交，如果不及時移交，則視為此項單位工程沒有結(jié)束。

1.2建立全過程管理體系。全過程管理是以總承包單位為管理核心，以國家、行業(yè)標準規(guī)范為管理依據(jù)，以制度、監(jiān)督和檢查為管理控制手段，在總承包單位以及項目建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、分包等單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程控制的管理模式。這一管理模式力圖將工程項目建設(shè)檔案管理貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，確保工程項目建設(shè)中形成的每一份文件材料都處于受控狀態(tài)。第一，項目前期準備階段預(yù)先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應(yīng)將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作?？偝邪鼏挝桓鶕?jù)工程建設(shè)的內(nèi)容、特點，結(jié)合具體單位工程、分部、分項工程劃分和工程實施進度，制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，確定主管領(lǐng)導、歸檔標準、質(zhì)量和進度要求等內(nèi)容，建立檔案工作組織機構(gòu)，配備必要的工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的規(guī)范和辦法，保證各分包單位、總承包單位各部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依。將檔案管理納入到合同管理之中，即在簽訂施工和設(shè)備采購合同時，對工程檔案管理細節(jié)提出明確要求。第二，項目開工時統(tǒng)一標準。工程開工時，總承包單位應(yīng)及時與業(yè)主方取得聯(lián)系，以書面形式明確工程項目文件材料的收集范圍、整理標準、質(zhì)量要求和檔案移交等事宜。要求各分包單位配備檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。通過會議等形式，提高各分包單位對檔案工作的認識，制發(fā)有關(guān)制度、標準到各分包單位，統(tǒng)一工作要求，明細檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監(jiān)理等單位的檔案工作職責，為工程項目實施過程中形成的大量文件材料的收集、整理和歸檔管理打好基礎(chǔ)。第三，項目實施階段實時監(jiān)控。在工程項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設(shè)全過程，與工程實體質(zhì)量同等重視?？偝邪鼏挝辉跈z查工程質(zhì)量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單位工程驗收時，同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設(shè)的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導和工程技術(shù)人員的崗位職責。建立工地現(xiàn)場檔案室，推行預(yù)立卷制度。工程各階段施工完成后，各分包單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案室移交，并經(jīng)檔案室人員認真檢查驗收合格后，雙方簽字認可。檢查驗收的檔案出現(xiàn)不完整、不準確、不符合規(guī)范要求的，歸檔單位必須拿回，進行整改后再重新歸檔，否則視為此項單位工程未完成，以保證檔案的完整性與準確性。第四，項目竣工階段總結(jié)反饋?？偝邪鼏挝回撠焻f(xié)調(diào)國家檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門，開展工程建設(shè)檔案的專項驗收。及時解決驗收發(fā)現(xiàn)的問題，進一步完善檔案質(zhì)量，在整個工程項目檔案移交前整改完善到位。第五，項目竣工后檔案的移交。工程結(jié)束后，由總承包單位按照合同的規(guī)定，將工程建設(shè)全部檔案同時向業(yè)主和生產(chǎn)運行等單位移交，并辦理交接手續(xù)。還應(yīng)按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設(shè)檔案。至此，工程總承包項目檔案工作全過程的管理才算完成。

2工程總承包項目中檔案管理應(yīng)注意的問題

BT（BuildTransfer）即“建設(shè)—移交”，是項目建設(shè)領(lǐng)域采用的一種投資建設(shè)模式，項目發(fā)起人通過與投資者簽訂合同，由投資者負責項目的融資、建設(shè)，并在規(guī)定時限內(nèi)將竣工后的項目移交項目發(fā)起人，項目發(fā)起人根據(jù)簽訂的回購協(xié)議分期向投資者支付項目總投資的過程。BT模式是隨著我國經(jīng)濟體制改革的深入推進，在項目投融資建設(shè)領(lǐng)域出現(xiàn)的一種新的建設(shè)管理方式。與普通的建設(shè)項目相比，BT模式建設(shè)項目在管理體制、工作流程、運行模式等方面有自身特點，其檔案管理工作面臨諸多新的問題。為此，遼寧省檔案局牽頭開展了“BT項目檔案管理模式的研究與實踐”課題研究工作，有效地解決了BT項目檔案管理責任主體不明確、業(yè)務(wù)指導不對稱、檔案安全保管及信息化建設(shè)等一系列問題，為BT項目檔案管理提出行之有效的解決方案。該課題榮獲2016年度國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎。研究成果

1.明確監(jiān)管職責，建立監(jiān)管模型

BT項目各方在項目檔案管理工作方面的監(jiān)管職責為：(1)項目發(fā)起人負總責，承擔BT項目檔案規(guī)章制度制定、監(jiān)督、指導工作，負責項目前期文件的收集、整理以及全部項目檔案的最終接收工作。(2)BT項目投資方負責投融資過程、施工準備文件的收集、整理工作，負責各參建單位施工過程、竣工階段、回購期間形成檔案的監(jiān)督、指導工作，以及回購前項目檔案的接收、保管工作。(3)臨時機構(gòu)如征地拆遷辦公室、建設(shè)指揮部、BT項目管理辦公室等負責工作過程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察設(shè)計單位負責收集、整理勘察及設(shè)計過程中形成的設(shè)計文件。(5)施工單位負責本單項（單位或標段）工程施工過程、竣工文件等收集、整理工作。(6)監(jiān)理單位負責收集、整理監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理文件，同時履行審核項目竣工文件的完整、準確和案卷質(zhì)量等情況的職責。

2.建立文件質(zhì)量控制體系組織、機構(gòu)控制

BT項目相關(guān)方要明確分管領(lǐng)導和部門，建立相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備必要的專（兼）職檔案人員，形成項目發(fā)起人、BT項目投資方、BT項目公司以及施工、監(jiān)理等多級項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。如圖2所示。制度控制。制定檔案人員崗位責任制，將責任細化分解，落實到人；制定BT項目文件收集、整理、歸檔、保管、借閱等制度，以及照片、電子、光盤等不同載體文件的管理制度；將檔案管理納入項目建設(shè)基本程序和合同管理。過程控制。在項目前期、設(shè)計、施工等各階段，要針對項目立項、批復(fù)、審查備案、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理等過程中形成的文件材料進行收集，確保每一事項文件齊全，確保施工文件收集與施工過程同步進行。結(jié)果控制。BT項目完工，施工單位應(yīng)將自己承擔的單位工程或單項工程的施工過程文件材料在收集齊全、整理規(guī)范后，向BT項目公司歸檔；BT項目竣工，要啟動竣工檔案驗收程序，重點對BT項目形成的各種形式和載體（音像、電子）檔案的完整準確、真實有效以及簽章手續(xù)等進行驗收；BT項目回購結(jié)束后，BT項目公司要將項目檔案按照要求向項目發(fā)起人或其指定單位完整移交。

3.提出驗收移交辦法交工驗收

BT項目交工驗收之前，BT項目發(fā)起人邀請第三方對BT項目投資方、BT項目公司等形成的檔案進行綜合評估，對評估中提出的問題進行整改后方可進行交工驗收。交工驗收由項目發(fā)起人組織，被驗收的主體為BT項目投資方及參建方項目檔案。檔案驗收。BT項目檔案的驗收工作應(yīng)在BT項目竣工驗收之前3個月內(nèi)完成，由項目發(fā)起人按照項目管理審批（核準、備案）的權(quán)限向相應(yīng)的檔案行政管理部門提出申請，檔案行政管理部門負責組織檔案驗收。沒有通過檔案驗收的BT項目不得進行BT項目的竣工驗收。移交時間。BT項目交工驗收后的3個月內(nèi),由BT項目公司將項目檔案移交給項目發(fā)起人或其指定的使用單位。創(chuàng)新點