流動(dòng)人員人事檔案管理加強(qiáng)研究

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摘要：流動(dòng)人員的人事檔案管理是政府人事人才公共服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是人才服務(wù)體系的依托，具有數(shù)量多、管理難、服務(wù)多樣性的特點(diǎn)。面對(duì)日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量，本文探討如何提升人才服務(wù)建設(shè)水平和服務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，滿足社會(huì)對(duì)人才的管理需要和流動(dòng)人員的服務(wù)需求，并提出了改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：人才服務(wù)；流動(dòng)人員；檔案管理

檔案是人一生的履歷記錄，更是人一生的奮斗證明。在非國有企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體工作的人員，從事自由職業(yè)、選擇靈活就業(yè)的人員、外出務(wù)工人員、未就業(yè)大中專畢業(yè)生、私企職工以及國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)的非正式職工，由于沒有固定單位或所在單位無檔案管理權(quán)限，用人單位（個(gè)人）委托當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)管理單位職工（個(gè)人）人事檔案。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理的這部分人員的人事檔案就是流動(dòng)人員的人事檔案。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理流動(dòng)人員的人事檔案是一項(xiàng)工作職能，是政府人事人才公共服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著城市的建設(shè)和發(fā)展，流動(dòng)人員的數(shù)量逐日增多，為了維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定和保障民眾的權(quán)益，1996年中共中央組織部、人事部印發(fā)了《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》進(jìn)一步規(guī)范了流動(dòng)人員人事檔案的管理工作。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)流動(dòng)人員人事檔案材料的接收、鑒別、整理、組卷、保管、轉(zhuǎn)遞等管理工作，組織關(guān)系接轉(zhuǎn)工作，并按照規(guī)定為其政審、出國、留學(xué)、案件審理、落戶等出具證明、接待來訪、查閱、咨詢等服務(wù)利用工作。通過走訪調(diào)查、登錄人力資源社會(huì)保障部網(wǎng)站、查閱智研咨詢集團(tuán)的《2019-2025年中國人力資源服務(wù)行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀分析及市場(chǎng)前景預(yù)測(cè)報(bào)告》《2020年中國人力資源服務(wù)行業(yè)分析報(bào)告—市場(chǎng)供需現(xiàn)狀與發(fā)展動(dòng)向研究》《中國人力資源服務(wù)業(yè)發(fā)展報(bào)告（2019）》等資料發(fā)現(xiàn)，截至2019年年底，我國人力資源市場(chǎng)和人力資源服務(wù)業(yè)發(fā)展，呈現(xiàn)人力資源行業(yè)規(guī)模擴(kuò)大、機(jī)構(gòu)數(shù)量增長、高端業(yè)態(tài)快速發(fā)展和市場(chǎng)配置能力得到提升的態(tài)勢(shì)；流動(dòng)人員數(shù)量、流動(dòng)性呈現(xiàn)出上揚(yáng)趨勢(shì)。面對(duì)日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量的特點(diǎn)，面對(duì)日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量的現(xiàn)狀，擺脫人力資源市場(chǎng)資源配置不平衡、信息來源分散、檔案利用率低的困境，提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，滿足社會(huì)對(duì)人才的管理需要和流動(dòng)人員的服務(wù)需求，流動(dòng)人員檔案信息化建設(shè)成為必然。

一、流動(dòng)人員檔案管理工作中存在的問題

（一）管理體制較為落后，管理方式過于陳舊人事檔案中包含有個(gè)人基本信息、工作履歷情況、學(xué)歷學(xué)位變動(dòng)、職務(wù)職稱晉升、工資待遇變化等方面的內(nèi)容，用人單位通過查閱人事檔案就可以對(duì)流動(dòng)人員的個(gè)人情況有更加深入地了解。我國從1995年開始實(shí)行流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)工作，至今已二十余年，但是受社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不高，流動(dòng)人員流動(dòng)性大、檔案工作人員少的影響，流動(dòng)人員人事檔案管理體制仍較為落后，主要表現(xiàn)在：1.在人事檔案管理中存在著檔案資料收集不齊全、不完整，檔案整理不到位、檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，出現(xiàn)“人檔分離”“人檔不一”的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案不能為用人單位提供有用的信息，嚴(yán)重影響了檔案的價(jià)值作用。2.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式工作效率低，更易發(fā)生丟失、損壞檔案資料現(xiàn)象，不利于長期保存和利用。3.檔案管理過程缺少標(biāo)準(zhǔn)化，特別是在中小企業(yè)中尤為明顯，一旦檔案資料受到破壞便無法實(shí)施有效管理，這也是造成人事檔案管理水平落后的重要原因。而且，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人員流動(dòng)速度加快，人事檔案管理模式未能及時(shí)改變，無法滿足流動(dòng)人員對(duì)檔案管理的需要。

（二）工作人員素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)配比不合理流動(dòng)人員的檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要有專門的管理機(jī)構(gòu)和高素質(zhì)的工作人員來負(fù)責(zé)這項(xiàng)管理工作。《2020年中國人力資源服務(wù)行業(yè)分析報(bào)告—市場(chǎng)供需現(xiàn)狀與發(fā)展動(dòng)向研究》顯示，截至2018年底，全國共有各類人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)3.57萬家，其中，公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)5180家，經(jīng)營性人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)30523家?！吨袊肆Y源服務(wù)業(yè)發(fā)展報(bào)告（2019）》顯示，2018年人力資源服務(wù)業(yè)統(tǒng)計(jì)情況———行業(yè)從業(yè)人員64.14萬人，與2012年33.6萬人相比增長了9.89％，平均每家機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員僅有18人，存在嚴(yán)重的配比不平衡。通過走訪調(diào)查、查閱人力資源社會(huì)保障部和各地市人力資源機(jī)構(gòu)網(wǎng)站公布的數(shù)據(jù)資料、組織問卷調(diào)查等形式發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前人力資源機(jī)構(gòu)的工作人員大多是兼職人員，自身不是檔案專業(yè)畢業(yè)，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、專門的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能與檔案管理發(fā)展的要求不相符。特別是有些檔案管理工作人員，職業(yè)素養(yǎng)不高、責(zé)任心不夠、服務(wù)態(tài)度冷漠、執(zhí)行政策僵化，甚至推諉刁難，違背檔案管理原則的事情時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重?fù)p害了人社部門的形象。我國流動(dòng)人員檔案管理人員素質(zhì)不高，結(jié)構(gòu)配比不合理，制約著檔案管理質(zhì)量和信息化建設(shè)的進(jìn)程，也是我國人事檔案管理信息化建設(shè)過程中亟待解決的問題。

（三）設(shè)備過于老舊，內(nèi)容不健全，信息資源利用率低人事檔案的辦公需要有專門的場(chǎng)地、獨(dú)立的庫房，有密集柜（架）用于存放檔案，有專用設(shè)備保證庫房環(huán)境達(dá)標(biāo)。因?qū)I(yè)的檔案管理設(shè)備費(fèi)用較高，由于資金有限，設(shè)備更新不及時(shí)；受條件限制，庫房面積與存檔數(shù)量不相匹配，這些都制約了檔案管理水平。檔案資料不健全、檔案管理內(nèi)容不符合現(xiàn)實(shí)需求，影響了檔案利用效率。

（四）流動(dòng)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，“死檔”“棄檔”現(xiàn)象增多通常情況下，非公有制企業(yè)不具備管理員工人事檔案的權(quán)限，私企職工以及國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)的非正式職工的人事檔案都委托當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來保管。很多流動(dòng)人員把檔案放到人才中心托管后就覺得萬事大吉了，有的人對(duì)自己的檔案長期不聞不問，更有甚者檔案早已丟失，有的人對(duì)自己能享受哪些人才公共服務(wù)更是不清不楚，造成檔案“失聯(lián)”，時(shí)間一長將難以保證檔案信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性。如取得新的學(xué)歷、勞動(dòng)合同或其他材料時(shí)沒有及時(shí)歸入個(gè)人人事檔案，導(dǎo)致個(gè)人人事檔案無法及時(shí)、完整地反映存檔人員的基本情況和經(jīng)歷，在評(píng)定職稱、考研、出國等情況下需要依據(jù)檔案出具相關(guān)證明材料時(shí)，個(gè)人人事檔案不能提供有效的材料和依據(jù)，就會(huì)面臨諸多不便。

二、加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）健全管理體系，創(chuàng)新服務(wù)模式針對(duì)管理體制較為落后、管理方式過于陳舊、設(shè)施設(shè)備老舊的現(xiàn)狀，一是建立健全流動(dòng)人員檔案管理體系。成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、組建專業(yè)的檔案工作人員隊(duì)伍和信息監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)保證流動(dòng)人員檔案管理工作有序開展，同時(shí)，建立流動(dòng)人員數(shù)據(jù)庫，分析流動(dòng)人員的專業(yè)情況和就業(yè)意向，有針對(duì)性地為他們提供崗位需求信息，提高他們就業(yè)的成功率。二是創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，滿足流動(dòng)人員的需求和單位需要，提高社會(huì)認(rèn)可度。建立“流動(dòng)人員人事檔案公共服務(wù)信息系統(tǒng)”，在人力資源公共服務(wù)機(jī)構(gòu)委托存檔的流動(dòng)人員可在網(wǎng)上辦理查詢存檔信息、出具相關(guān)證明、開具調(diào)檔函、預(yù)約申請(qǐng)個(gè)人退休、變更個(gè)人信息和代辦個(gè)人社保信息變更等多項(xiàng)人事檔案業(yè)務(wù)，如，疫情防控期間，北京市人才檔案公共管理服務(wù)中心大力應(yīng)用數(shù)字影像檔案提供網(wǎng)上辦、掌上辦、郵箱辦、電話辦、咨詢辦等多種“不見面”服務(wù)，既減少群眾辦事聚集，又優(yōu)化簡(jiǎn)化服務(wù)流程，為勞動(dòng)力就業(yè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。存檔單位也可通過網(wǎng)上查詢單位立戶信息和單位戶內(nèi)現(xiàn)有存檔人員名單。同時(shí)，加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，豐富和擴(kuò)大人事檔案的內(nèi)涵，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性，提升人事檔案的“含金量”，實(shí)現(xiàn)人事檔案的“再增值”。

（二）完善檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)我國人力資源服務(wù)業(yè)參與者主要是國有、外資和民營企業(yè)。黨的提出要加快建設(shè)人力資源協(xié)同發(fā)展的產(chǎn)業(yè)體系，要在人力資本服務(wù)等領(lǐng)域培育新增長點(diǎn)、形成新動(dòng)能；2019年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于促進(jìn)勞動(dòng)力和人才社會(huì)性流動(dòng)體制機(jī)制改革的意見》指出：加快檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息全國聯(lián)通。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，規(guī)范檔案管理工作，更好地發(fā)揮人力資源機(jī)構(gòu)的職能，人力資源機(jī)構(gòu)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上健全完善檔案管理制度，特別要做好以下幾方面工作：一是改變傳統(tǒng)的流動(dòng)人員人事檔案管理模式，人力資源機(jī)構(gòu)與相關(guān)人員或組織機(jī)構(gòu)簽訂委托管理流動(dòng)人員人事檔案協(xié)議，明確雙方的利、權(quán)、責(zé)，確保人事檔案材料準(zhǔn)確、及時(shí)、齊全、完整。二是人力資源機(jī)構(gòu)檔案工作人員在接收檔案時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案材料，若發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、缺頁少頁或者出現(xiàn)丟失時(shí)，要向有關(guān)人員或單位去函詢問，以此來保證流動(dòng)人員人事檔案的完備齊全。三是加強(qiáng)信息化建設(shè)。配備必要的辦公設(shè)備、場(chǎng)地和人員，完成檔案數(shù)據(jù)錄入、信息審核、標(biāo)簽張貼、入架（柜）存檔等工作，并由工作人員專職負(fù)責(zé)工作調(diào)度、數(shù)據(jù)審核、督導(dǎo)和統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作。提高人事檔案公共管理服務(wù)水平。

（三）采用多維度培訓(xùn)方式，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能人力資源機(jī)構(gòu)要重視檔案工作人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度和深度，采用“走出去”+“請(qǐng)進(jìn)來”+“內(nèi)部互學(xué)”+“定期考核”方式加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和技能的培訓(xùn)。通過邊學(xué)、邊練、邊促進(jìn)，提高其管理水平和運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)的能力，從而形成一套較為完整的綜合理論體系，更好地服務(wù)于人民。同時(shí)，要廣開招賢之路，吸收一些懂檔案專業(yè)知識(shí)、具備計(jì)算機(jī)管理能力、熟知法律、法規(guī)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)的需要。

（四）構(gòu)建基于產(chǎn)教融合的校企合作模式目前，有些高校開設(shè)了檔案專業(yè)，很多高校的文秘、人力資源管理、司法助理等專業(yè)都開設(shè)了《檔案管理實(shí)務(wù)》課程，該課程具有很強(qiáng)的理論性和實(shí)踐性，對(duì)于缺少社會(huì)歷練的學(xué)生而言學(xué)習(xí)難度較大。2019年年初教育部出臺(tái)了《國家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》明確了新時(shí)代職業(yè)教育的發(fā)展方向，要以崗位需求為導(dǎo)向，以能力目標(biāo)為核心，注重產(chǎn)教融合、工學(xué)結(jié)合，提高學(xué)生的能力和技能的培養(yǎng)，使學(xué)生成為融知識(shí)、技能與綜合素質(zhì)為一體的技能型人才。這些正是目前人力資源機(jī)構(gòu)的短板，本著“互惠互利，各取所需”原則，人力資源機(jī)構(gòu)與高職院校進(jìn)行課程內(nèi)容與職業(yè)能力的對(duì)接、教學(xué)過程與工作過程的對(duì)接，滿足企業(yè)對(duì)應(yīng)用型檔案管理人員的需求，解決高職院校學(xué)生“出口”問題。利用資源優(yōu)勢(shì)，積極參與到實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中，給學(xué)生提供校外實(shí)訓(xùn)、頂崗實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，加深產(chǎn)教融合深度，實(shí)現(xiàn)工學(xué)結(jié)合、知行合一。

（五）加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，信息資源共享、數(shù)據(jù)互通互聯(lián)、服務(wù)便捷高效成為流動(dòng)人員的訴求。滿足社會(huì)公眾需求，提供良好公共服務(wù)是政府的職責(zé)之一。面對(duì)日益增多的檔案庫存量、流轉(zhuǎn)量、服務(wù)量，人力資源市場(chǎng)要提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，推進(jìn)“一次辦好”改革，創(chuàng)新“智慧人社”服務(wù)模式，就要抓基礎(chǔ)建設(shè)，在充分維護(hù)廣大社會(huì)公眾的合法權(quán)益情況下，用好、用活流動(dòng)人員人事檔案信息資源，做好、做實(shí)檔案信息化建設(shè)工作。根據(jù)公眾需求和企業(yè)需要不斷改進(jìn)工作方式、完善檔案管理內(nèi)容，通過檔案信息化建設(shè)提高利用效率，體現(xiàn)檔案的價(jià)值，從而更好地發(fā)揮檔案“資政惠民”作用，對(duì)推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有顯著的實(shí)踐性意義。

（六）借助新聞媒介加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳人力資源機(jī)構(gòu)在辦公大廳張貼服務(wù)指南、辦事流程、注意事項(xiàng)、人事人才信息等，印制人事檔案內(nèi)容、作用、轉(zhuǎn)遞流程等宣傳畫冊(cè)，利用網(wǎng)站、云平臺(tái)建立公眾號(hào)，宣傳檔案相關(guān)的知識(shí)，及時(shí)人事人才崗位需求和招聘信息等，特別是今年新的《檔案法》實(shí)施，新聞媒介都在大力宣傳，人力資源機(jī)構(gòu)可以借此機(jī)會(huì)大力宣傳人事檔案；在流動(dòng)人員辦理相關(guān)事宜時(shí)工作人員詳細(xì)解答、指導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)到人事檔案管理服務(wù)工作機(jī)構(gòu)是保障個(gè)人利益的機(jī)構(gòu)，在國家公務(wù)員選拔、國有企事業(yè)單位招聘時(shí)都要審查人事檔案，作為甄選人才的證據(jù)；在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明時(shí)也要依據(jù)個(gè)人人事檔案。只有流動(dòng)人員了解人事檔案的重要性，才會(huì)配合人力資源機(jī)構(gòu)及時(shí)補(bǔ)充完善人事檔案材料，有效發(fā)揮檔案的作用。目前流動(dòng)人員人事檔案管理工作中存在的諸多問題，與流動(dòng)人員自身認(rèn)識(shí)不到位、檔案管理機(jī)制不健全、制度不完善有關(guān)，需要挖根源、找差距、補(bǔ)短板，并在實(shí)踐中不斷地完善。

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作者：宋輝宇 單位：河北政法職業(yè)學(xué)院