人事檔案管理信息化建設(shè)價(jià)值建設(shè)策略

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摘要：人事檔案記錄的是學(xué)習(xí)、工作以及成就的重要憑證，是社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，對(duì)人才的開(kāi)發(fā)與有效利用具有十分重要的意義。在新時(shí)代背景下，人們的思維方式、工作方式以及空間概念等發(fā)生了較大的變化，對(duì)企業(yè)生存以及社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了非常重要的影響，傳統(tǒng)模式中的人事檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法滿足日益變化的時(shí)代需求。因此，為了加強(qiáng)人事檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，必須對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和規(guī)劃，將其與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，逐步推進(jìn)人事檔案管理信息化的發(fā)展速度，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；有效利用

信息技術(shù)的誕生和發(fā)展極大地促進(jìn)了社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)做出了非常卓越的貢獻(xiàn)，現(xiàn)階段信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用與發(fā)展。目前，人事檔案管理主要工作內(nèi)容地對(duì)各項(xiàng)信息資源進(jìn)行有效儲(chǔ)存與管理，只有不斷優(yōu)化人事檔案管理模式，加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升人事檔案管理的質(zhì)量與水平。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值

（一）簡(jiǎn)化人事檔案管理的流程在新的經(jīng)濟(jì)體制背景下，我國(guó)各種類型的企事業(yè)單位不斷進(jìn)行改革以適應(yīng)日益變化的時(shí)代要求，對(duì)人事檔案管理工作的質(zhì)量也越來(lái)越嚴(yán)格。人事檔案管理涉及內(nèi)容諸多，員工的入職、離職、獎(jiǎng)懲以及升職等情況均需要記錄在冊(cè)，工作任務(wù)較重。而開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，工作人員可以借助事先設(shè)定完畢的路徑將所有檔案信息進(jìn)行上傳和記錄，并對(duì)系統(tǒng)中的各種任務(wù)信息進(jìn)行分析和校對(duì)，不僅能夠簡(jiǎn)化人事檔案管理工作的流程，節(jié)省大量時(shí)間，還能保障檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，提升工作質(zhì)量[1]。

（二）加強(qiáng)人事檔案信息查詢的便利性開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建完善的人力資源信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)操作的實(shí)踐性和便利性。并且在時(shí)間和空間上無(wú)明顯的限制，檔案管理人員在家借助服務(wù)器便可開(kāi)始辦公、傳遞或修改人事檔案數(shù)據(jù)信息，極大地加強(qiáng)了人事檔案數(shù)據(jù)信息資料查詢的便利性。除此之外，借助人事檔案管理信息化建設(shè)還能將檔案信息與載體進(jìn)行有效分析，加強(qiáng)關(guān)鍵信息的關(guān)聯(lián)性，保障檔案信息的深度和真實(shí)性，加強(qiáng)了企業(yè)員工檔案信息的共享性和交流性，促進(jìn)了人事檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

（三）保障人事檔案管理信息的真實(shí)性開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)能夠在系統(tǒng)中對(duì)員工檔案信息進(jìn)行修改和查詢，避免了對(duì)紙質(zhì)檔案的修改和破壞，最大限度地保障了原始檔案信息的真實(shí)性與有效性。作為員工有權(quán)對(duì)自己的檔案信息具有絕對(duì)的知情權(quán)，因此人事檔案管理信息化的建設(shè)必須征求員工本人的同意，才能保障檔案信息的使用價(jià)值。員工借助人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠?qū)ψ约旱臋n案信息進(jìn)行查找，并針對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行詢問(wèn)和解決，體現(xiàn)了人事檔案管理的人性化服務(wù)，有助于提升人事檔案管理的質(zhì)量。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，奠定檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)為了加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)效率，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大資金成本的投入力度，并對(duì)信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析與判斷，對(duì)其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的調(diào)整與優(yōu)化[3]。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括兩方面：一方面是物資的投入，主要包括計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，這是開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)的主要基礎(chǔ)設(shè)施；另外一方面是加強(qiáng)軟件的兼容性，例如，在對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類和儲(chǔ)存時(shí)，檔案管理部門(mén)可以借助信息管理系統(tǒng)進(jìn)行編程，并對(duì)人事檔案中的表格、圖片以及文字等相關(guān)信息進(jìn)行識(shí)別，并儲(chǔ)存至專門(mén)的人事檔案信息庫(kù)當(dāng)中，有效提升軟件的兼容性，保障人事檔案信息的安全性。

（二）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的控制，保障檔案信息的安全性不同單位的人事檔案管理工作存在較大的差異性，因此人事檔案管理信息化建設(shè)不可一概而論，而應(yīng)當(dāng)結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況制定完善的工作模式，保障人事檔案信息收集與歸納的科學(xué)性和有效性，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。其一，在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化系統(tǒng)的操作進(jìn)行強(qiáng)化，提升系統(tǒng)的兼容性和有效性，最大限度地保障人事檔案電子信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，防止在錄入和儲(chǔ)存的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，影響員工的獎(jiǎng)懲以及升遷等[4]。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定完善的操作規(guī)范，并傳達(dá)給專門(mén)的信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員，例如信息錄入的操作和指令等，保障人事檔案管理信息化操作的有效性和科學(xué)性。其二，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在信息化系統(tǒng)中設(shè)置操作權(quán)限防止其他未授權(quán)的員工機(jī)內(nèi)隨意進(jìn)行信息化系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改和更新，影響檔案信息的真實(shí)性。除此之外，還要在系統(tǒng)內(nèi)安裝木馬以及防火墻等保護(hù)系統(tǒng)的安全性，并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒和清理，為人事檔案管理信息化運(yùn)行創(chuàng)造良好的環(huán)境。其三，制定完善的制度對(duì)計(jì)算機(jī)操作與管理進(jìn)行有效的約束與規(guī)范，確保檔案管理人員在實(shí)際操作過(guò)程中能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)制度內(nèi)容，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行整理和保存[5]。

（三）順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，提高人事檔案信息化效果在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于員工工作年限的增長(zhǎng)，所涉及的檔案信息也會(huì)逐漸增長(zhǎng)，加大了檔案管理人員的工作量，紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)也無(wú)法凸顯。在新時(shí)代背景下開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠在很大程度上脫離紙質(zhì)檔案的桎梏，檔案管理人員借助系統(tǒng)關(guān)鍵詞能夠快速有效地找到不同人員的相關(guān)檔案信息，提升了查找的效率和質(zhì)量，極大地發(fā)揮了人事檔案管理的價(jià)值。而人事檔案管理信息化系統(tǒng)的有效實(shí)施和應(yīng)有與相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)存在十分密切的聯(lián)系，這是加強(qiáng)人事檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)的最根本目的是提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，并根據(jù)時(shí)展需求促使檔案工作向著智能化和平臺(tái)化的方向發(fā)展。其中平臺(tái)化發(fā)展實(shí)際上指的就是人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求建立檔案信息共享平臺(tái)，如此一來(lái)，能夠消除企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的障礙，加強(qiáng)部門(mén)之間信息的流通和交流[6]。智能化指的就是在信息系統(tǒng)原有的功能基礎(chǔ)上對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)地分析與處理，進(jìn)而做出正確的決策，有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。人事檔案管理工作若想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和變化，應(yīng)當(dāng)做到以人為本，加強(qiáng)人在系統(tǒng)中的重要作用，將員工需求作為中心思想，并積極引入先進(jìn)的人力資源信息系統(tǒng)技術(shù)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，有效提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

（四）營(yíng)造良好檔案管理信息化氛圍良好的工作氛圍能夠最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，加快檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。基于此，為了保障人事檔案管理信息化建設(shè)的有序開(kāi)展，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行合理的規(guī)劃與分析，引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，并結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際情況制定完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)其中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，大力發(fā)展企業(yè)文化，為人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍，積極努力地推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)步伐。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，“人”已經(jīng)成為推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的重要支柱力量，而人事檔案作為記錄員工過(guò)往學(xué)習(xí)、生活、工作以及升遷、離職和任職等重要信息的憑證，是人力資源有效開(kāi)發(fā)和充分利用的重要途徑，對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步具有十分重要的作用。在新時(shí)代背景下，社會(huì)各行各業(yè)的生存發(fā)展壓力越來(lái)越大，對(duì)人才也提出了更為嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，更加凸顯了人事檔案管理工作的重要意義。開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)必經(jīng)之路，是保障企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)信息安全性和有效性、構(gòu)建完善的勞動(dòng)關(guān)系以及提升人事檔案管理科學(xué)化的重要手段。因此，作為檔案管理人員必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況制定完善的制度促進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為企業(yè)提供更加真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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[6]王建偉.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].企業(yè)文化(下旬刊),2019(10):180.

作者：尤芃 單位：福建建筑人才服務(wù)中心