采購(gòu)檔案管理精選(九篇)

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第1篇：采購(gòu)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】建設(shè)規(guī)范化；政府采購(gòu)檔案；管理工作；分析探究

政府的采購(gòu)工作是一項(xiàng)規(guī)模較大的系統(tǒng)性工程，需要根據(jù)法律規(guī)定的方式、程序和方法等，對(duì)具體的物品進(jìn)行采購(gòu)，并且在政府采購(gòu)的整個(gè)活動(dòng)中，政府采購(gòu)檔案管理工作尤為重要，它是對(duì)政府采購(gòu)行為和相關(guān)決策的詳細(xì)記錄，具有真實(shí)性、客觀性、反腐倡廉等功能，不僅可以提高政府采購(gòu)工作的效率，同時(shí)對(duì)政府良好社會(huì)形象的樹(shù)立也有著重要的作用。

一、政府采購(gòu)檔案的基本內(nèi)涵及意義

（一）政府采購(gòu)檔案的基本內(nèi)涵。政府采購(gòu)檔案主要就是對(duì)政府進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程和相關(guān)決策內(nèi)容的詳細(xì)記錄，是指我國(guó)政府采購(gòu)管理工作部門、相關(guān)采購(gòu)工作人員、各個(gè)采購(gòu)部門在政府采購(gòu)活動(dòng)中的記錄，一般情況下都是以圖片、表格、硬盤、文字、聲像等形式存在的，有利于實(shí)現(xiàn)各個(gè)政府部門公平、公開(kāi)地進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。

（二）政府采購(gòu)檔案管理工作的意義。政府采購(gòu)檔案管理工作是我國(guó)政府強(qiáng)化管理、提高采購(gòu)管理和規(guī)范采購(gòu)行為的重要工作內(nèi)容。它可以為政府的采購(gòu)行為進(jìn)行詳細(xì)記錄、統(tǒng)計(jì)分析、結(jié)果總結(jié)、財(cái)政支出的節(jié)約、接受監(jiān)督部門的檢查、處理各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的問(wèn)題提供有力證據(jù)，強(qiáng)化政府采購(gòu)檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購(gòu)行為，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國(guó)家利益有著重要的意義。此外，建立完善的政府采購(gòu)檔案管理機(jī)制，有利于推進(jìn)政府的清正廉潔建設(shè)，幫助政府樹(shù)立良好的采購(gòu)形象和社會(huì)公眾形象。

二、建設(shè)規(guī)范化的政府采購(gòu)檔案管理工作的方法

（一）建立健全政府采購(gòu)檔案管理體系。政府在采購(gòu)檔案的管理工作過(guò)程中，要選用工作人員來(lái)專門負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的管理工作，對(duì)政府的采購(gòu)活動(dòng)和相關(guān)決策進(jìn)行詳細(xì)的記錄和收集，將收集到的政府采購(gòu)檔案以時(shí)間的順序或者是特征進(jìn)行合理的分類、管理、編排等，保證政府采購(gòu)檔案管理朝著合理化、科學(xué)化的方向發(fā)展，防止各種不良因素對(duì)采購(gòu)檔案的破壞，強(qiáng)化對(duì)政府采購(gòu)檔案的管理工作，提高采購(gòu)檔案的有效使用年限，保證政府采購(gòu)檔案的全面性和完整性，不僅可以提高政府采購(gòu)檔案的利用效率，同時(shí)還可以對(duì)政府采購(gòu)過(guò)程中的具體行為進(jìn)行全面反映。

（二）完善政府采購(gòu)檔案的管理制度，保證采購(gòu)檔案的安全性。政府要建立完善的采購(gòu)檔案管理制度，并保證采購(gòu)檔案的安全性和完整性，促進(jìn)政府采購(gòu)檔案的可持續(xù)健康發(fā)展。首先，政府要建立健全采購(gòu)檔案的相關(guān)借閱制度，對(duì)于那些已經(jīng)整理好的政府采購(gòu)檔案文件，如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)和允許不得私自進(jìn)行借閱和查閱。如果是工作原因需要借閱采購(gòu)檔案，借閱人需要通過(guò)寫申請(qǐng)書或者填申請(qǐng)表，并在其中詳細(xì)說(shuō)明所借檔案的名稱、借閱日期、借閱數(shù)量、保管方法以及借閱的具體原因等，交給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審核后才可以進(jìn)行借閱。但是，對(duì)于那些關(guān)于商業(yè)的機(jī)密投標(biāo)文件卻不能隨意進(jìn)行借閱，防止政府的機(jī)密文件發(fā)生泄露。

（三）要明確政府采購(gòu)檔案工作的職責(zé)，提高采購(gòu)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平。在當(dāng)前政府采購(gòu)檔案的管理工作過(guò)程中，由于政府采購(gòu)檔案的管理工作人員普遍存在專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)水平不高的現(xiàn)象，大部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，很多甚至沒(méi)有相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)我國(guó)當(dāng)前政府采購(gòu)工作的相關(guān)程序和法律規(guī)范并不了解，進(jìn)而無(wú)法有效地對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行收集、歸檔和整理，致使政府采購(gòu)檔案的管理工作效率低下。由此可見(jiàn)，我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和能力還有待進(jìn)一步提高和加強(qiáng)，需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)檔案管理方面的新知識(shí)、新技能，熟練掌握當(dāng)前我國(guó)政府存在的相關(guān)法律法規(guī)和工作要求，加強(qiáng)自身對(duì)政府采購(gòu)檔案工作的認(rèn)識(shí)和了解。同時(shí)，政府還應(yīng)該對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練地掌握采購(gòu)檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能，掌握高效合理的檔案管理方法，提高政府采購(gòu)檔案管理工作的效率，提高政府采購(gòu)檔案資料的使用壽命。

（四）從根本上掌握政府采購(gòu)檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性。政府采購(gòu)檔案管理人員在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行建檔時(shí)，要保證書寫的字跡清晰，必須選用鋼筆書寫或者是打印，保證政府采購(gòu)檔案的原始性。歸檔后的資料一律不允許隨意地修改，并且在借閱的過(guò)程中不可以在檔案資料上進(jìn)行標(biāo)記，例如劃線、折疊、圈點(diǎn)、折頁(yè)等，保證政府采購(gòu)檔案的完整性。此外，政府各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人在完成工作之后，需要立刻將項(xiàng)目資料交給檔案管理工作人員進(jìn)行建檔，然后檔案管理人員在對(duì)各種資料進(jìn)行整理、分離、立卷、歸檔、保存等，保證政府采購(gòu)資料檔案的全面性和真實(shí)性。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，政府采購(gòu)檔案的相關(guān)管理工作是政府采購(gòu)工作中的一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化政府采購(gòu)檔案的具體管理工作可以有效規(guī)范政府的各種采購(gòu)行為，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展和國(guó)家利益有著重要的意義。因此，我國(guó)應(yīng)該建立健全政府采購(gòu)檔案管理體系；完善政府采購(gòu)檔案的管理制度，保證采購(gòu)檔案的安全性；要明確政府采購(gòu)檔案工作的職責(zé)，提高采購(gòu)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；從根本上掌握政府采購(gòu)檔案信息的精準(zhǔn)性和真實(shí)性，有效提高我國(guó)政府采購(gòu)檔案管理工作的效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉穎梅.政府采購(gòu)檔案管理工作的優(yōu)化[J].才智，2012（16）：343.

第2篇：采購(gòu)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：采供血 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）08-275-01

采供血業(yè)務(wù)檔案是指血液在采集、檢驗(yàn)、成分分離、包裝、篩選、儲(chǔ)存、發(fā)放、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)所形成的具有保存價(jià)值的以文字、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式為載體的原始資料。規(guī)范化管理采供血工作檔案，是采供血機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)開(kāi)展各項(xiàng)工作、不斷提高血液質(zhì)量、確保臨床安全用血、開(kāi)展輸血研究、提升整體管理水平，都具有極其重要的意義。

一、采供血業(yè)務(wù)檔案的重要性

1.采供血業(yè)務(wù)檔案有利于無(wú)償獻(xiàn)血工作的推廣和實(shí)施?！吨腥A人民共和國(guó)獻(xiàn)血法》明確規(guī)定了無(wú)償獻(xiàn)血、免費(fèi)用血的原則，特別是近期衛(wèi)生部辦公廳下發(fā)《關(guān)于做好方便無(wú)償獻(xiàn)血者及相關(guān)人員異地用血工作的通知》后，采供血檔案詳細(xì)記載了獻(xiàn)血者的姓名、性別、身份證號(hào)、獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血量等信息，從而為《獻(xiàn)血法》的實(shí)施和《通知》的執(zhí)行提供可靠保證，為進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)健康發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.完整的采供血業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)是獻(xiàn)血者、血液檢測(cè)和血液質(zhì)量情況的真實(shí)依據(jù)。一份完整的獻(xiàn)血檔案能如實(shí)地反映出獻(xiàn)血者身體狀況和獻(xiàn)血情況，當(dāng)獻(xiàn)血者由于某種原因不符合獻(xiàn)血條件而不能獻(xiàn)血時(shí)，可將其排除或延期獻(xiàn)血，并在獻(xiàn)血檔案中明確記載。另一方面，查閱血液從采集到提供臨床使用過(guò)程的有關(guān)文件資料，可以確定血液的質(zhì)量和是否適合使用，從而有效地保護(hù)獻(xiàn)血者和受血者的健康。

3.采供血業(yè)務(wù)檔案是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任的法定依據(jù)?；颊咴谳斞^(guò)程中若發(fā)生輸血反應(yīng)或在輸血后發(fā)現(xiàn)感染了某種經(jīng)血液傳播的疾病，這時(shí)候獻(xiàn)血者的原始獻(xiàn)血及血液檢驗(yàn)結(jié)果記錄，以及血液和血液成分的運(yùn)輸、分離、包裝、篩選、儲(chǔ)存、發(fā)放使用等過(guò)程的有關(guān)記錄，就成了確定責(zé)任的主要依據(jù)之一，從而為區(qū)分事故責(zé)任、解決糾紛提供客觀依據(jù)。

4.采供血業(yè)務(wù)檔案是統(tǒng)計(jì)獻(xiàn)血情況、制定獻(xiàn)血工作目標(biāo)的可靠依據(jù)。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)檔案資料的分析，可以使管理層對(duì)采血數(shù)量及獻(xiàn)血者分布等情況有較客觀的了解，進(jìn)而合理制定獻(xiàn)血工作目標(biāo)，推動(dòng)轄區(qū)獻(xiàn)血工作的開(kāi)展，保證臨床安全用血。

二、采供血業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理

為提高檔案科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》、《血站管理辦法》的規(guī)定，規(guī)范歸檔文件整理。

1.歸檔范圍。（1）采供血工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例、辦法；（2）采供血工作總結(jié)、計(jì)劃；（3）采供血工作統(tǒng)計(jì)資料匯編；（4）獻(xiàn)血者健康檢查登記表；（5）獻(xiàn)血者初、復(fù)檢實(shí)驗(yàn)原始記錄，所有法定檢驗(yàn)項(xiàng)目匯總檢驗(yàn)報(bào)告單；（6）各醫(yī)院臨床用血情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（7）血液出入庫(kù)登記單；（8）血液、血液制劑、試驗(yàn)試劑、血袋等抽檢原始記錄；（9）陽(yáng)性血銷毀記錄；（10）Rh(-)血型原始記錄；（11）疑難血型配型、臨床標(biāo)本組織配型記錄；（12）其他有關(guān)材料（輸血醫(yī)療事故的調(diào)查、分析、鑒定及處理意見(jiàn)等材料）。

2.整理方法。（1）裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。（2）分類：按年度—問(wèn)題—保管期限分類。（3）排列：歸檔文件分類后，將歸檔文件依據(jù)分類，結(jié)合事由按時(shí)間順序進(jìn)行排列。（4）編號(hào)：歸檔文件依分類、排列次序逐件編號(hào)。（5）編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。（6）裝盒：歸檔的文件按照室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目。

3.案卷排列。按照所屬時(shí)間順序排列。

4.檔案檢索工具編制。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

三、加強(qiáng)采供血業(yè)務(wù)檔案管理的心得體會(huì)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視。為確保河南省紅十字血液中心采供血檔案管理工作盡快達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，使中心的檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，使檔案管理現(xiàn)代化水平得到切實(shí)的提高，中心黨委明確一位副主任具體負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，將檔案管理工作列入班子的議事日程，成立了包括主管領(lǐng)導(dǎo)、重點(diǎn)科室領(lǐng)導(dǎo)以及專職檔案管理人員組織的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；制定了一系列管理制度和措施；強(qiáng)調(diào)檔案管理在采供血工作中的地位和重要性，對(duì)各部門、科室提出明確要求。

2.建立健全組織機(jī)構(gòu)。中心設(shè)立了專門的檔案管理部門，配備專、兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和移交，負(fù)責(zé)按照規(guī)范整理文件材料，并按時(shí)移交給中心檔案管理部門。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督工作的實(shí)施，及時(shí)協(xié)調(diào)解決工作過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.完善檔案管理制度。結(jié)合采供血工作制定符合本單位實(shí)際的檔案管理制度，明確各類檔案保存年限及相應(yīng)檔案的查詢、銷毀制度，使檔案管理規(guī)范化、查詢簡(jiǎn)便化、工作高效化。由于每天都有相當(dāng)數(shù)量的獻(xiàn)血者的獻(xiàn)血文件材料、血液檢驗(yàn)文件材料和血液發(fā)放材料產(chǎn)生，因此，需要檔案管理部門及時(shí)督促各部門做好文件材料的收集、整理工作；對(duì)已收集的檔案認(rèn)真核查驗(yàn)收；對(duì)未按時(shí)、按要求歸檔的要及時(shí)催交，以確保檔案的完整。

四、結(jié)論

加強(qiáng)采供血業(yè)務(wù)檔案管理是保障獻(xiàn)血者身體健康和臨床用血安全的必要條件之一。采供血檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于采供血業(yè)務(wù)檔案管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而為更好地推進(jìn)無(wú)償獻(xiàn)血工作的可持續(xù)發(fā)展、確保人民群眾的用血安全服務(wù)，避免輸血醫(yī)療糾紛都起到不可估量的作用。一直以來(lái)，我中心領(lǐng)導(dǎo)非常重視采供血檔案管理工作，中心的檔案管理工作已走上規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，達(dá)到了國(guó)家二級(jí)科技事業(yè)單位檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

1.張沁霞，李海萍.檔案管理在采供血工作中的應(yīng)用.中國(guó)輸血雜志，2009（10）

2.李婷花.談醫(yī)學(xué)檔案管理中的幾個(gè)問(wèn)題.山西檔案，2009增刊

3.中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.血站管理辦法

第3篇：采購(gòu)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理

高校畢業(yè)生檔案是國(guó)家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄。當(dāng)前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無(wú)用論”的觀點(diǎn)和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對(duì)檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理和提供相關(guān)涉檔服務(wù)不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面，帶來(lái)了負(fù)面隱患和障礙。因此，在當(dāng)前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無(wú)論從開(kāi)展高校畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)角度，還是加強(qiáng)人事檔案管理的角度，都應(yīng)是公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要內(nèi)容和工作職責(zé)。

1 人事檔案對(duì)高校畢業(yè)生的社會(huì)生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。當(dāng)前，在人們?nèi)粘Ｉ钪?，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策方面，在個(gè)人辦理報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱評(píng)定以及出國(guó)手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關(guān)部門必須審查的材料之一。因此，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會(huì)、謀求發(fā)展的基礎(chǔ)。

自2002年以來(lái)，我國(guó)實(shí)行“勞動(dòng)者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場(chǎng)調(diào)節(jié)就業(yè)，政府促進(jìn)就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國(guó)家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應(yīng)調(diào)整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場(chǎng)就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營(yíng)企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務(wù)，解決了他們的退路問(wèn)題。所以，開(kāi)展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實(shí)積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務(wù)工作、踐行“政府促進(jìn)就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實(shí)。

2 當(dāng)前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問(wèn)題如下：。

一是個(gè)別地方對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。

主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)和原勞動(dòng)保障部門所屬公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的整合過(guò)程中，對(duì)社會(huì)化檔案管理沒(méi)有充分的重視，故意削弱檔案管理機(jī)構(gòu)力量，不單獨(dú)建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，不配備專職的工作人員。檔案管理設(shè)施投入嚴(yán)重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設(shè)施不全，有的甚至連檔案庫(kù)房所必須的溫度計(jì)、干濕計(jì)、吸潮機(jī)等基本設(shè)備都沒(méi)配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅(jiān)持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴(yán)格的管理措施等。檔案管理指導(dǎo)思想僵化，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代的檔案管理思想嚴(yán)重，嚴(yán)重制約的檔案的利用和流動(dòng)。

二是部分民營(yíng)企業(yè)對(duì)人事檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。

檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。

三是部分高校畢業(yè)生對(duì)人事檔案的作用也缺乏應(yīng)有重視。

某學(xué)院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認(rèn)為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒(méi)有什么用處，于是想當(dāng)然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時(shí)期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學(xué)生又進(jìn)入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學(xué)習(xí)、工作情況，并為他購(gòu)買社保。沒(méi)想到，由于畢業(yè)后未及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒(méi)辦法，張先生只好通過(guò)補(bǔ)辦檔案里的各種證明，來(lái)補(bǔ)一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補(bǔ)回來(lái)了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉(zhuǎn)檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬(wàn)份，實(shí)際每年發(fā)檔、轉(zhuǎn)檔約1萬(wàn)份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬(wàn) 份，這充分說(shuō)明了部分高校畢業(yè)生對(duì)自己人事檔案的淡漠心態(tài)。

以上情況的存在，導(dǎo)致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產(chǎn)生了一系列的問(wèn)題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心管理保存的330萬(wàn)份人事檔案中，就有60多萬(wàn)份與主人失去聯(lián)系。二是“人質(zhì)檔案”制約人事流動(dòng)。隨著人才流動(dòng)的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關(guān)手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強(qiáng)制扣留了他們的人事檔案，導(dǎo)致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不作為，沒(méi)有及時(shí)提供檔案托管服務(wù)項(xiàng)目，使他們的人事檔案成為了“人質(zhì)檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進(jìn)更多高層次、高學(xué)歷、高水平人才，或?yàn)榱藛挝簧襁_(dá)標(biāo)，紛紛出臺(tái)各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點(diǎn)，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會(huì)信用。人事檔案關(guān)系到個(gè)人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學(xué)歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學(xué)歷越來(lái)越高，年齡越來(lái)越小，工齡越來(lái)越長(zhǎng)，獎(jiǎng)項(xiàng)越來(lái)越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報(bào)道的學(xué)歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實(shí)質(zhì)就是反映了社會(huì)公共人事檔案管理不到位的問(wèn)題。

3 公共就業(yè)服務(wù)對(duì)人事檔案加強(qiáng)管理的措施建議

1、加強(qiáng)公共社檔服務(wù)的立法建設(shè)。一是從國(guó)家層面出臺(tái)高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國(guó)統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉(zhuǎn)遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產(chǎn)權(quán)歸屬制度及相關(guān)的服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應(yīng)提供的涉檔服務(wù)機(jī)構(gòu)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。目前，山東省人力資源和社會(huì)保障廳在即將提報(bào)省人大常委會(huì)審議的《山東省人力資源市場(chǎng)管理?xiàng)l例》（草案），將檔案托管服務(wù)列為政府所屬公共人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容，成為我國(guó)目前唯一對(duì)社會(huì)公共檔案管理服務(wù)進(jìn)行立法規(guī)范的省份，為我國(guó)社會(huì)公共檔案管理的社會(huì)化邁出了可喜一步。

2、加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強(qiáng)社會(huì)化檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，在行政隸屬上可以屬于各級(jí)人力資源管理機(jī)構(gòu)，按照可按每管理萬(wàn)冊(cè)檔案數(shù)額，科學(xué)確定專兼職工作人員編制。加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)投入，確保正常業(yè)務(wù)開(kāi)展所需經(jīng)費(fèi)需要。

第4篇：采購(gòu)檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]招投標(biāo)檔案；現(xiàn)狀分析；存在問(wèn)題；對(duì)策建議

企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在公開(kāi)招（投）標(biāo)、邀請(qǐng)招（投）標(biāo)、比選、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源等訂立合同（協(xié)議）預(yù)備階段，形成的具有憑證作用和保存價(jià)值的各類文字、聲像等原始材料。

招投標(biāo)檔案是企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)的客觀記錄，是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目的重要法律依據(jù)。同時(shí)，招投標(biāo)檔案也是企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。結(jié)合所在企業(yè)的現(xiàn)狀，研究分析招投標(biāo)檔案管理存在的問(wèn)題，明確解決問(wèn)題的對(duì)策和基本思路，確保招投標(biāo)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，對(duì)維護(hù)相關(guān)利益者的合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

目前，企業(yè)招投標(biāo)檔案主要存在以下幾大問(wèn)題：

一是招投標(biāo)檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一，造成嚴(yán)重的管理負(fù)擔(dān)。

由于每個(gè)項(xiàng)目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是未中標(biāo)單位的標(biāo)書數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，給企業(yè)的檔案庫(kù)房帶來(lái)巨大的壓力，增加企業(yè)的管理成本。同時(shí)，招投標(biāo)檔案形成主體多且分散，致使投標(biāo)材料規(guī)格不一致，投標(biāo)人通常欠缺歸檔意識(shí)，認(rèn)為投標(biāo)材料越厚越好，包裝越精美越好，導(dǎo)致檔案實(shí)體規(guī)格不一，包裝復(fù)雜，給裝訂入盒帶來(lái)一定的難度，影響企業(yè)的管理效益。

二是招投標(biāo)檔案形成分散、程序復(fù)雜，造成檔案完整性不夠。

招投標(biāo)檔案一般涉及到需求部門、主辦部門（采購(gòu)部門）等，一般來(lái)說(shuō)，招投標(biāo)檔案應(yīng)該是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，但是，由于招投標(biāo)檔案的形成主體不同，如需求文件、成果性文件一般在需求部門形成；采購(gòu)前期、資格預(yù)審、評(píng)審文件、中選文件等一般在主辦部門（采購(gòu)部門）形成，檔案資料大多散落在各經(jīng)辦人手中，同時(shí)缺乏相關(guān)制度和措施對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的把控，導(dǎo)致不能及時(shí)地抓取到產(chǎn)生的文件，最終造成招投標(biāo)檔案完整性不夠。另外，由于招投標(biāo)工作程序非常復(fù)雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員大部分精力集中在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)資料的收集反饋一般都是被動(dòng)應(yīng)付，長(zhǎng)期的滯后移交造成招投標(biāo)檔案易缺失，且缺失的部分難以找回。

三是招投標(biāo)檔案管理模式落后，造成檔案的信息化水平不高。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，不少企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，包括建立了檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)大多局限于對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目檔案的目錄管理，而對(duì)招投標(biāo)檔案原文的數(shù)字化應(yīng)用甚少，導(dǎo)致在查閱利用時(shí)，只能先在檔案管理系統(tǒng)上檢索到該招投標(biāo)檔案的檔號(hào)，再到庫(kù)房翻閱原始資料，不僅產(chǎn)生了更多的工作量，而且容易造成原始檔案的破損。另外，目前的檔案管理系統(tǒng)大多是在招投標(biāo)項(xiàng)目歸檔立卷后，進(jìn)行后期的錄入管理，而沒(méi)有與相關(guān)的招投標(biāo)管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，無(wú)法保證數(shù)字化生成的招投標(biāo)文件在辦理完畢時(shí)第一時(shí)間歸檔，未達(dá)到真正的信息化、數(shù)字化。

針對(duì)以上招投標(biāo)檔案管理存在的突出問(wèn)題，結(jié)合工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)優(yōu)化招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策建議。

解決方法1：依據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第10號(hào)令）和《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例》，將招投標(biāo)檔案保管期限分為永久、30年、10年三種。土建項(xiàng)目、對(duì)外投資項(xiàng)目，以及使用年限在30年以上的大型設(shè)備的招投標(biāo)檔案，保管期限為永久；使用年限在10年以上30年（含30年）以下的各類設(shè)備的招投標(biāo)檔案，保管期限為30年；其他招投標(biāo)檔案的保管期限均為10年。在公開(kāi)招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)活動(dòng)中，未中標(biāo)方的材料可作為資料由主辦部門負(fù)責(zé)保存。保存期限為：第一未中標(biāo)方的材料保存6年及以上；其他未中標(biāo)方的材料保存2年及以上。超過(guò)保管期后，主辦部門可根據(jù)實(shí)際保管情況，組織開(kāi)展資料清理工作。另外，在發(fā)標(biāo)時(shí)對(duì)招投標(biāo)各項(xiàng)材料提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從投標(biāo)載體、規(guī)格大小、內(nèi)容涵蓋等方面均做出明確的要求，從源頭上保證招投標(biāo)材料整齊劃一，便于日后的立卷歸檔。

解決方法2：首先，檔案管理部門要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通和協(xié)調(diào)，將檔案管理觸角前移，及時(shí)關(guān)注采購(gòu)部門的采購(gòu)情況通報(bào)，掌握采購(gòu)進(jìn)度，保證能及時(shí)地向相關(guān)部門進(jìn)行催收。其次，檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳，使業(yè)務(wù)經(jīng)辦人認(rèn)識(shí)到確保招投標(biāo)檔案的完整性，是對(duì)其自身合法權(quán)益的有效保護(hù)，能做到日常及時(shí)收集、完整保存招投標(biāo)過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件資料，并及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料移交給檔案管理人員。再次，將招投標(biāo)檔案移交清單進(jìn)行優(yōu)化，與招投標(biāo)項(xiàng)目的采購(gòu)類型、采購(gòu)環(huán)節(jié)保持一致，使得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在日常清標(biāo)時(shí)，即完成招投標(biāo)檔案移交清單，減少業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量，提高工作效率。最后，檔案管理部門要加強(qiáng)招投標(biāo)檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。通過(guò)便捷的查閱利用服務(wù)，推動(dòng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門愿意將招投標(biāo)檔案移交給檔案管理部門。

第5篇：采購(gòu)檔案管理范文

科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個(gè)單位發(fā)展過(guò)程，還在向社會(huì)各方面展示著單位的經(jīng)營(yíng)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。作為一名檔案管理人員，必須熱愛(ài)本職工作，工作責(zé)任心要強(qiáng)、一定要認(rèn)真做好新進(jìn)設(shè)備的及時(shí)建檔，還要及時(shí)將所有準(zhǔn)用儀器設(shè)備資料進(jìn)行收集歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，還要掌握用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。所以作為檔案管理人員還要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)掌握新信息，來(lái)改變檔案管理工作的及時(shí)和靈活性，科學(xué)合理地優(yōu)化檔案優(yōu)化管理機(jī)制，提高檔案管理工作能力，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

那么，如何做好檔案管理工作呢？

一是要做好新進(jìn)儀器設(shè)備的檔案建檔工作。為了防止檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，要及時(shí)編號(hào)歸檔，提高歸檔管理意識(shí)，著力完善檔案編排和存放工作，在新購(gòu)置的儀器設(shè)備拆封后，要及時(shí)向有關(guān)人員將儀器設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)單、開(kāi)箱驗(yàn)收清單、儀器設(shè)備使用說(shuō)明、儀器設(shè)備的合格證以及開(kāi)箱驗(yàn)收清單里備注的所有附件等收集齊全，然后將該儀器設(shè)備檔案編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄，把收集到的資料一一認(rèn)真填到卷內(nèi)目錄上，填完后再把所有資料按目錄編號(hào)，然后裝盒歸檔。

二是要將所有的儀器設(shè)備檔案進(jìn)行分類，并對(duì)所有準(zhǔn)用儀器設(shè)備檔案資料做一個(gè)收集工作計(jì)劃，分發(fā)到各設(shè)備使用科室，按計(jì)劃時(shí)間向各科室收集資料，將收集齊全的儀器設(shè)備使用記錄、儀器設(shè)備運(yùn)行檢查記錄、儀器設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等隨收隨編號(hào)歸檔，方便平時(shí)查找。

三是要及時(shí)將不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定停用和損壞后無(wú)法修復(fù)的儀器設(shè)備及時(shí)填寫儀器設(shè)備停用申請(qǐng)表報(bào)批，及時(shí)告知儀器使用科室將該儀器設(shè)備貼上停用標(biāo)志。

四是檔案管理者要領(lǐng)會(huì)和掌握政府采購(gòu)檔案整理的正確方法。對(duì)于需政府采購(gòu)的儀器設(shè)備，提醒項(xiàng)目經(jīng)辦人在做好政府采購(gòu)項(xiàng)目的同時(shí)，要按《政府采購(gòu)法》要求注意收集本項(xiàng)目招標(biāo)活動(dòng)的一切資料。檔案管理工作者要配合檢查收集材料是否規(guī)范齊全，為招標(biāo)工作順利進(jìn)行打好基礎(chǔ)，也為后期的檔案歸檔工作做好準(zhǔn)備。

五是要嚴(yán)格執(zhí)行檔案閱覽登記制度，在定期接收和保管好檔案的同時(shí)，要樹(shù)立法制觀念做好檔案的保密工作。做好檔案的安全保衛(wèi)工作，保證檔案環(huán)境干凈整潔，定期檢查檔案，做到防火、防潮、防蛀措施。

第6篇：采購(gòu)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理

一直以來(lái)，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會(huì)影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問(wèn)題，教學(xué)秩序則無(wú)法正常開(kāi)展。高校食品安全管理工作落實(shí)不到位會(huì)對(duì)在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學(xué)校的后勤改革工作服務(wù)，讓高校食品安全管理部門提升食品安全工作水平，促進(jìn)高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報(bào)告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運(yùn)用檔案知識(shí)管理理念進(jìn)行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說(shuō)服力的書面依據(jù)，能增強(qiáng)餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責(zé)任意識(shí)，通過(guò)知識(shí)管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強(qiáng)監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。

1高校食品安全檔案對(duì)食品安全發(fā)揮重要意義

1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作

很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購(gòu)的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。現(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準(zhǔn)確的找出食品問(wèn)題根源，使得食品安全工作得到開(kāi)展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關(guān)的各類信息，人們通過(guò)食品安全檔案了解食品各個(gè)方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對(duì)以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來(lái)源產(chǎn)生的問(wèn)題，形成針對(duì)性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機(jī)制[1-3]。

1.2高校食品安全檔案促進(jìn)食品安全管理系統(tǒng)化

食品安全管理工作需要管理人員對(duì)食品安全管理的方式和方法進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，確保食品安全管理的系統(tǒng)化。食品安全檔案不僅記錄了食品各方面的相關(guān)信息，更包含了食品安全管理方式方法與效果。在對(duì)食品安全檔案記錄研究的同時(shí)，建立系統(tǒng)的食物安全管理機(jī)制和管理制度，針對(duì)各類問(wèn)題選擇合適的管理方式方法，獲得理想的食品安全管理效果。

1.3食品安全檔案提供食品安全事件處理的依據(jù)

檔案中記錄的有關(guān)食品安全事件的處理經(jīng)驗(yàn)為處理高校食品安全事件提供了有力依據(jù)和幫助，讓食品安全事件得到較好的處理。因此完善食品安全檔案管理工作和構(gòu)建高校食品安全保障機(jī)制，能更全面地保障師生食品安全健康。

2高校食品安全檔案管理的現(xiàn)狀

2.1食品安全檔案管理意識(shí)薄弱

高校對(duì)食品安全檔案的忽略，使得部分高校食品安全檔案管理工作出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，還有很多高校餐飲企業(yè)不按管理制度開(kāi)展工作，在食品監(jiān)督管理中忽略原料采購(gòu)、產(chǎn)品加工等環(huán)節(jié)各方面檔案等相關(guān)信息，使得食品安全隱患重重。采購(gòu)人員在采購(gòu)原材料時(shí)更多關(guān)注食品材料的外在情況，不深入了解食品生產(chǎn)制作等情況。此外，食品安全檔案管理人員在食品監(jiān)管工作中態(tài)度散漫、粗心大意等也會(huì)導(dǎo)致食品衛(wèi)生安全隱患的發(fā)生[4-5]。

2.2高校食品安全檔案化管理制度不健全

目前，高校食品安全管理工作對(duì)食品安全檔案化管理還不具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)食品衛(wèi)生檔案化管理制度不夠細(xì)化，檔案數(shù)據(jù)也不夠合理科學(xué)，無(wú)法有效發(fā)揮其重要作用。很多時(shí)候只是對(duì)高校食堂食品管理工作中相關(guān)文字檔案收集整理，基本沒(méi)有電子檔案類的資料，很大程度上檔案存在不完整現(xiàn)象。在高校食品安全管理工作中，尤其是食品安全檔案化管理部分常常得不到資金支持，工作無(wú)法進(jìn)行，從而影響食品安全檔案工作的落實(shí)與推進(jìn)。

3優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式

3.1重視高校食品安全檔案化管理工作

作為食品安全管理人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)食品安全檔案對(duì)食品安全管理工作的意義，主動(dòng)加強(qiáng)高校食品安全檔案對(duì)保障師生食品安全的價(jià)值意識(shí)，加強(qiáng)開(kāi)展食品安全檔案研究工作，自發(fā)的強(qiáng)化食品安全檔案管理構(gòu)建工作。使得食品安全檔案管理工作不斷健全完善，食品安全檔案記錄內(nèi)容豐富完整，讓食品安全檔案在食品安全監(jiān)督管理工作方面的作用獲得有效發(fā)揮。

3.2落實(shí)高校食品安全檔案化管理的工作

食品安全管理工作相關(guān)管理部門應(yīng)該全方位了解食品安全相關(guān)信息，高效能地推動(dòng)食品安全檔案管理工作，在繁重的食品安全檔案化管理工作中，落實(shí)各項(xiàng)食品衛(wèi)生檔案化管理工作，對(duì)各項(xiàng)食品安全制度、各類食品安全管理情況記錄、食品采購(gòu)索證與進(jìn)貨驗(yàn)收登記情況記錄、食品添加劑使用情況、飯菜留樣記錄、餐廚廢棄物處理登記、職工花名冊(cè)及體檢健康記錄、崗位培訓(xùn)情況等檔案文件做好嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的檔案化管理及利用。特別是食品采購(gòu)索證與進(jìn)貨驗(yàn)收登記情況和食品添加劑使用情況，應(yīng)嚴(yán)格索取利益相關(guān)信息質(zhì)量分析報(bào)告、認(rèn)真記錄采購(gòu)食品的名稱規(guī)格數(shù)量、保質(zhì)期、供貨商及聯(lián)系方式等，做好索證索取臺(tái)賬記錄，一般保存期限2年。

3.3對(duì)高校食品安全檔案進(jìn)行系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集和整理

規(guī)范地開(kāi)展高校食品安全檔案工作，在食品安全檔案管理中對(duì)食品安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類整理、歸檔編號(hào)。通過(guò)深入調(diào)研，積極整理、篩選檔案信息，系統(tǒng)地組合零散檔案信息，使得食品安全檔案利用服務(wù)由零散向系統(tǒng)化發(fā)展，更好地為高校食品安全管理工作服務(wù)。

第7篇：采購(gòu)檔案管理范文

摘要目的：對(duì)醫(yī)院現(xiàn)行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度進(jìn)行分析，找出其中存在的問(wèn)題與不足之處，加以改進(jìn)。方法：從采購(gòu)、建檔、使用、維修等方面健全醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。結(jié)果：在改進(jìn)了醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度后，醫(yī)療設(shè)備的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)以及對(duì)院方醫(yī)療設(shè)備的管理等情況較改進(jìn)之前都有所提高。結(jié)論：積極發(fā)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理制度的不足并加以改善，對(duì)醫(yī)療設(shè)備的管理和醫(yī)院醫(yī)療工作的順利進(jìn)行都有所保障，值得提倡。

關(guān)鍵詞醫(yī)療設(shè)備 檔案管理 體會(huì)

近年來(lái)，隨著醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)務(wù)工作者的素質(zhì)也在逐步提高，為了適應(yīng)高水平的醫(yī)療工作，許多高精尖的醫(yī)療設(shè)備也逐步應(yīng)用于醫(yī)療工作中。許多原始老舊的醫(yī)療設(shè)備逐步被新的高科技醫(yī)療設(shè)備所替代，這在疾病的診療過(guò)程中起到了很大作用，不僅提高了診斷的準(zhǔn)確率，而且在工作效率上也有較大幅度改善。完善的醫(yī)療設(shè)備管理制度可以保障醫(yī)療設(shè)備在各科室的合理分配和使用，可以有效提高醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)，有助于醫(yī)療工作的順利進(jìn)行，故而，建立科學(xué)、完整、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理制度就顯得極其重要。

一、我院醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)狀

截止2016年6月，我院建檔在案的醫(yī)療設(shè)備共計(jì)500余臺(tái)，總價(jià)值約8550萬(wàn)人民幣，我們將這些醫(yī)療設(shè)備分為5萬(wàn)元以下、5-10萬(wàn)元、10-20萬(wàn)元、20-50萬(wàn)元、50萬(wàn)元以上五類。利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)將這些設(shè)備編號(hào)并且建立基本檔案。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案的基本內(nèi)容

對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，要制定科學(xué)完善的管理制度。首先，將所有設(shè)備按照用途分類，并且每種用途下按照設(shè)備名稱編號(hào)歸類，并建立電子檔案。再由各個(gè)科室負(fù)責(zé)管理設(shè)備的工作人員將各科室所有設(shè)備匯總，按照每種設(shè)備名稱將其編號(hào)分類，建立電子檔案。電子檔案的大致內(nèi)容包括：①采購(gòu)前資料：采購(gòu)申請(qǐng)表、設(shè)備考察報(bào)告、設(shè)備的合格生產(chǎn)證書以及采購(gòu)批復(fù)文件；②采購(gòu)時(shí)資料：采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)記錄、投標(biāo)文件、采購(gòu)合同、免稅單、進(jìn)出口許可證、提貨單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備配置清單、使用說(shuō)明書、保修卡、線路圖、合格證書等；③設(shè)備運(yùn)行時(shí)資料：使用說(shuō)明書、操作記錄、維修故障記錄、清查檢驗(yàn)記錄；④報(bào)廢資料：報(bào)廢申請(qǐng)單、資產(chǎn)報(bào)廢鑒定書、批復(fù)文件。

三、專人管理制度

我院設(shè)備眾多，在管理方面應(yīng)多加注意。我院將各個(gè)科室設(shè)備指定相關(guān)專、兼職人員進(jìn)行專門管理，包括設(shè)備引進(jìn)時(shí)對(duì)該設(shè)備編號(hào)建檔，保存基本信息、分配科室、找專業(yè)人員安裝調(diào)試、后期維修、到時(shí)報(bào)廢、定期清查設(shè)備數(shù)量功能等。這樣可以保證對(duì)各個(gè)科室設(shè)備的信息采集掌握以及使用管理的完整性，同時(shí)也為診療工作正常運(yùn)行起到了保障作用。

四、維修報(bào)廢制度

所有的設(shè)備都有嚴(yán)格的使用年限，在這期間，若設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，需找專業(yè)人員進(jìn)行維修，各個(gè)科室負(fù)責(zé)人應(yīng)將設(shè)備故障問(wèn)題告知醫(yī)學(xué)裝備部設(shè)備運(yùn)行維修組，建檔保存。若到達(dá)該設(shè)備使用年限設(shè)備還在使用，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守報(bào)廢制度，上報(bào)醫(yī)學(xué)裝備及物資供應(yīng)部，根據(jù)需要引進(jìn)新設(shè)備并且取消報(bào)廢設(shè)備的電子檔案，保證所有設(shè)備在安全可操作范圍內(nèi)正常運(yùn)行，確保診療效果的準(zhǔn)確性。

五、定期清查制度

對(duì)各個(gè)科室的設(shè)備要進(jìn)行定期清查。包括清查設(shè)備數(shù)量、定期請(qǐng)專業(yè)人員維護(hù)保養(yǎng)、清查使用中出現(xiàn)的問(wèn)題以及解決方法、清查登記使用過(guò)程中的優(yōu)缺點(diǎn)等，并及時(shí)完善設(shè)備的檔案，方便管理的同時(shí)也保證設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

六、完善醫(yī)療醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

①加強(qiáng)院方與各個(gè)科室對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，從申購(gòu)考察直到設(shè)備報(bào)廢，都要建立一套科學(xué)、完整、規(guī)范的管理體系，明確各部門以及相關(guān)責(zé)任人的職能，保證各個(gè)環(huán)節(jié)能夠順利進(jìn)行；②加強(qiáng)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理方面工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，建立責(zé)任人制度。各個(gè)科室責(zé)任人掌握其主管科室的所有設(shè)備，保證醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，同時(shí)保障醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等工作，以確保醫(yī)院診療工作的順利進(jìn)行；③對(duì)各個(gè)科室設(shè)備進(jìn)行定期清查，記錄各種醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益、使用時(shí)間、報(bào)廢時(shí)間等情況，靈活調(diào)動(dòng)各科室醫(yī)療設(shè)備，避免同一科室因重復(fù)引進(jìn)醫(yī)療設(shè)備而造成醫(yī)療設(shè)備的閑置與資源浪費(fèi)，同時(shí)也要避免其他需要該設(shè)備的科室因缺少而重復(fù)引進(jìn)；④醫(yī)務(wù)人員在操作使用醫(yī)療設(shè)備的過(guò)程中，要嚴(yán)格按照操作要求與流程進(jìn)行操作，若操作中設(shè)備出現(xiàn)故障，及時(shí)按程序上報(bào)聯(lián)系相關(guān)責(zé)任人，及時(shí)維修，盡可能使設(shè)備在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)使用；⑤相關(guān)責(zé)任人應(yīng)該具有專業(yè)素養(yǎng)，在工作中也要具備責(zé)任心，對(duì)自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，充分發(fā)揮自己的專業(yè)知識(shí)與職能；⑥要不斷完善電子檔案系統(tǒng)，建立專業(yè)的檔案管理制度，不僅可以為相關(guān)管理工作帶來(lái)極大的便利，同時(shí)又可以節(jié)省工作時(shí)間、提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。

七、體會(huì)

過(guò)去都是手寫的醫(yī)療設(shè)備檔案，時(shí)間久遠(yuǎn)便不易保存，并且紙質(zhì)檔案易破損丟失，搬運(yùn)、查閱都不方便，會(huì)對(duì)醫(yī)療設(shè)備的管理帶來(lái)一些不必要的麻煩，隨著醫(yī)院現(xiàn)代化程度的逐步提高，醫(yī)療水平也在同步提升，現(xiàn)如今，全部改用電子檔案，方便快捷且資料保存完整，調(diào)閱查詢也相當(dāng)方便。醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院工作的運(yùn)行中，有著舉足輕重的作用，如何管理運(yùn)用好這些高精尖的醫(yī)療設(shè)備、提高利用率在很大程度上都取決于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理。其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的診療質(zhì)量和水平。所以在舊設(shè)備出現(xiàn)故障或者報(bào)廢以及引進(jìn)新設(shè)備后，都應(yīng)及時(shí)完整地建立檔案，完善相關(guān)資料，隨時(shí)掌握全院醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行動(dòng)態(tài)。利用電子檔案的方便快捷，可有效協(xié)調(diào)醫(yī)療設(shè)備在各個(gè)科室的運(yùn)轉(zhuǎn)及保證正常使用。并且只有真正落實(shí)制度、落實(shí)責(zé)任、落實(shí)服務(wù)，才能做到醫(yī)療設(shè)備檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、完整化與智能化，才能更好地為現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展所服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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第8篇：采購(gòu)檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；設(shè)備儀器；檔案管理；問(wèn)題；策略

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的形形的企業(yè)也是遍地開(kāi)花，相應(yīng)的各種精密的大型企業(yè)也在企業(yè)中變的很常見(jiàn)，設(shè)備儀器一般分為自制設(shè)備、外購(gòu)設(shè)備、信息設(shè)備及其特種設(shè)備，信息設(shè)備（計(jì)算機(jī)的軟硬件）。企業(yè)設(shè)備儀器檔案對(duì)于維護(hù)儀器設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，設(shè)備管理中的作用越來(lái)越突出。部分進(jìn)口的設(shè)備購(gòu)買合同，招投標(biāo)書，技術(shù)協(xié)議等在日后的項(xiàng)目管理中也是必不可少的，萬(wàn)一以后出現(xiàn)什么矛盾，設(shè)備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發(fā)揮這類設(shè)備儀器在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，就必須做好企業(yè)設(shè)備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學(xué)的建檔方法以及儀器設(shè)備建檔理論是重要的，這對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利推進(jìn)及其竣工驗(yàn)收有著很好的信息支撐作用。

1. 企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的特點(diǎn)

1.1企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的動(dòng)態(tài)性。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是企業(yè)儀器設(shè)備在報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的檔案會(huì)隨著儀器的變動(dòng)而發(fā)生變化，在儀器報(bào)廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的儀器檔案就處在一個(gè)不確定，始終改變的狀態(tài)。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，企業(yè)引進(jìn)一臺(tái)新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺(tái)機(jī)器在使用，就會(huì)有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會(huì)停止。

1.2企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的綜合性。企業(yè)設(shè)備儀器管理就是綜合管理設(shè)備儀器，顯而易見(jiàn)設(shè)備儀器檔案管理具有綜合性的特點(diǎn)。具體的講有以下的幾個(gè)方面：1）階段綜合性，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備要經(jīng)過(guò)規(guī)劃，選購(gòu)到使用，維修再到檢修，最后是設(shè)備改造、更新。這幾個(gè)階段是交替發(fā)生的。2）部門綜合性，一般在一個(gè)企業(yè)里，設(shè)備的管理會(huì)涉及很多的部門，只有進(jìn)行綜合管理，才能有效地利用設(shè)備儀器。在設(shè)備管理中，要秉承設(shè)計(jì)制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與檢修結(jié)合，改造，修理與更新結(jié)合。3）多樣性特點(diǎn)，將設(shè)備用不同的方式區(qū)分會(huì)有不同的結(jié)果，例如按照來(lái)源有，自制設(shè)備以及外購(gòu)設(shè)備；按照設(shè)備的行業(yè)特點(diǎn)，可以劃分為機(jī)械動(dòng)力類設(shè)備、儀器儀表設(shè)備；按照重要程度，可以劃分為一般設(shè)備與精密高端設(shè)備；按照設(shè)備的使用性質(zhì)可以分為通用設(shè)備與專用設(shè)備。

2. 企業(yè)設(shè)備檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題

2.1分散保管

現(xiàn)在的企業(yè)中，沒(méi)有一整套的設(shè)備管理系統(tǒng)，而是進(jìn)行分散保管。這也與相關(guān)的規(guī)定也是背道而馳的，在實(shí)際操作中，應(yīng)該遵守“成套性”原則進(jìn)行管理。設(shè)備從開(kāi)始的購(gòu)置到最后的入庫(kù)會(huì)產(chǎn)生不同階段的記錄，部分單位會(huì)根據(jù)企業(yè)職能的設(shè)置，應(yīng)該吧一整套的設(shè)備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購(gòu)置請(qǐng)示到投標(biāo)書等文件；另一部分后來(lái)產(chǎn)生的記錄，說(shuō)明書等。這樣做不能全面反映一套設(shè)備的整個(gè)流程，也不利于后期的利用。

2.2歸檔一些不是原件的文件材料

一些企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)設(shè)備儀器檔案是復(fù)印件的情形，包括設(shè)備購(gòu)置合同以及技術(shù)協(xié)議。這種做法不僅不符合檔案本質(zhì)屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應(yīng)的，同時(shí)也就失去了歸檔的意義。有以下幾點(diǎn)原因會(huì)造成這種狀況：1）購(gòu)置設(shè)備時(shí)簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復(fù)印品代替。2）購(gòu)置設(shè)備的流程不規(guī)范，特別是中小型企業(yè)使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進(jìn)口設(shè)備，由公司的。

2.3儀器檔案管理人員職責(zé)不明確

企業(yè)進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，各個(gè)部門之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，各個(gè)部門之間就相互推脫，相互推卸責(zé)任。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目立項(xiàng)在資產(chǎn)管理部門，而采購(gòu)、招投標(biāo)在采購(gòu)部門。兩個(gè)部門經(jīng)常想把合同、協(xié)議納入自己的部門，而驗(yàn)箱時(shí)，卻都不注意“合格單”等文件，導(dǎo)致檔案殘缺。

3. 企業(yè)設(shè)備儀器常見(jiàn)問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

3.1設(shè)立設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產(chǎn)管理部門，也就是固定的資產(chǎn)投資部門。應(yīng)由設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，收集、集中、整理、分類、編號(hào)設(shè)備運(yùn)行各個(gè)階段產(chǎn)生的文件資料。這樣集中管理設(shè)備儀器檔案，不僅是按照相關(guān)的規(guī)定作業(yè)，也能維護(hù)儀器檔案的完整及安全，以便使用。

3.2企業(yè)設(shè)備儀器管理人員在歸檔及收集文件時(shí)應(yīng)該嚴(yán)格按規(guī)定把關(guān)，堅(jiān)決不收復(fù)印件。歸檔人員有義務(wù)告知采購(gòu)的部門，在購(gòu)置設(shè)備時(shí)，簽訂的合同、協(xié)議份數(shù)不能少，應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)程進(jìn)行簽訂相關(guān)的文件，對(duì)于公司購(gòu)置的設(shè)備，應(yīng)該特別備注，盡可能最后原件。

3.3明確不同部門在各個(gè)階段的職責(zé)，保障檔案的完整。設(shè)備從購(gòu)置到竣工之間要經(jīng)歷計(jì)劃、采購(gòu)、開(kāi)箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責(zé)任也不同，應(yīng)明確各自的管轄范圍及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。立項(xiàng)時(shí)，資產(chǎn)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段的文檔，如購(gòu)買請(qǐng)示等；采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)該負(fù)責(zé)收集整理儀器設(shè)備的招投標(biāo)書，簽訂的合同協(xié)議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數(shù)必須充足；開(kāi)箱時(shí)，兼職檔案員必須參加驗(yàn)收并收集此階段生成的檔案；使用過(guò)程中，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)的部門，及時(shí)整理歸檔培訓(xùn)、使用、養(yǎng)護(hù)、維修生成的文件材料。

總結(jié)：我國(guó)的科學(xué)技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，各種高性能的復(fù)雜靜謐的大型的儀器走進(jìn)了企業(yè)，企業(yè)儀器設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和維修也越來(lái)越復(fù)雜，利用健全穩(wěn)定的設(shè)備檔案管理體系科學(xué)合理的管理儀器設(shè)備愈發(fā)重要，也成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)間的一個(gè)重要籌碼。企業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)建立起一套科學(xué)的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業(yè)工作做好保障，為企業(yè)發(fā)展的提供扎實(shí)的基礎(chǔ)，為企業(yè)固定資產(chǎn)的投資驗(yàn)收做好鋪墊。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：采購(gòu)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：招標(biāo)機(jī)構(gòu)項(xiàng)目檔案管理模式

隨著改革開(kāi)放形勢(shì)的發(fā)展和市場(chǎng)機(jī)制的不斷完善，我國(guó)在基本建設(shè)項(xiàng)目、機(jī)械成套設(shè)備、科技項(xiàng)目、項(xiàng)目融資、土地承包、城鎮(zhèn)土地使用權(quán)出讓、政府采購(gòu)等許多政府投資及公共采購(gòu)領(lǐng)域，都逐步推行了招標(biāo)投標(biāo)制度。這對(duì)于創(chuàng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，提高經(jīng)濟(jì)效益，保證服務(wù)質(zhì)量，防止招標(biāo)投標(biāo)中的腐敗現(xiàn)象都具有重要意義。

北京國(guó)際貿(mào)易公司為綜合性國(guó)有外貿(mào)企業(yè)，從上世紀(jì)90年代初期開(kāi)始承辦國(guó)際金融組織、世界銀行、亞洲開(kāi)發(fā)銀行貸款項(xiàng)目的國(guó)際招標(biāo)和對(duì)外采購(gòu)以及政府采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)采購(gòu)等工作。近年來(lái)，隨著國(guó)家改革開(kāi)放的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，為適應(yīng)首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，北京國(guó)際貿(mào)易公司轉(zhuǎn)變主營(yíng)方式，先后獲取國(guó)家部委頒發(fā)的國(guó)際招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)、中央投資項(xiàng)目招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)和工程招標(biāo)機(jī)構(gòu)甲級(jí)資質(zhì)，成為北京市國(guó)資委系統(tǒng)惟一具有“四甲”資質(zhì)的招標(biāo)機(jī)構(gòu)，專業(yè)從事各類招標(biāo)業(yè)務(wù)和進(jìn)出口業(yè)務(wù)。近年來(lái)形成的招標(biāo)項(xiàng)目檔案快速增長(zhǎng)，檔案種類和來(lái)源更加多樣,檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，使企業(yè)檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

一、招標(biāo)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中的地位和作用

首先，招標(biāo)是指采用招標(biāo)方式采購(gòu)工程、貨物和服務(wù)的活動(dòng)。招標(biāo)項(xiàng)目檔案是招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體上的記錄，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)不可或缺的重要文件材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2007年-2010年6月，北京國(guó)際貿(mào)易公司完成的各類招標(biāo)項(xiàng)目每年增長(zhǎng)45%，各類招標(biāo)業(yè)務(wù)已占公司總體經(jīng)營(yíng)規(guī)模的74%。我國(guó)《招標(biāo)法》中明確規(guī)定，招標(biāo)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)妥善保管招標(biāo)過(guò)程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年。其特殊性決定了招標(biāo)項(xiàng)目檔案必須管理到位。

其次，招標(biāo)項(xiàng)目檔案是圍繞一個(gè)獨(dú)立招標(biāo)項(xiàng)目形成的具有保存價(jià)值的招標(biāo)業(yè)務(wù)文件整體，是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的不同形式的歷史記錄，具有憑證和參考價(jià)值。

第三,建立資料完備、檢索便捷的招標(biāo)項(xiàng)目檔案資源體系,充分發(fā)揮檔案工作服務(wù)保障作用，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和企業(yè)以后的經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理存在的主要問(wèn)題

據(jù)調(diào)查，近年來(lái)，在一些招標(biāo)機(jī)構(gòu)中，存在著以下四個(gè)主要問(wèn)題：第一，重視不夠，觀念亟待更新。從企業(yè)的發(fā)展來(lái)看,經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的命脈, 而檔案工作效果難以立竿見(jiàn)影,不易引起重視。對(duì)招標(biāo)檔案工作職能、意義的認(rèn)識(shí)沒(méi)有提升到應(yīng)有的高度,造成檔案工作從指導(dǎo)思想到具體工作都徘徊在較低水平。第二, 檔案管理制度有待補(bǔ)充修訂。企業(yè)對(duì)檔案的管理一般都有制度可循,但這些制度都有待健全與完善,比如鑒定銷毀制度和借閱制度等,這反映出企業(yè)的檔案工作缺乏可持續(xù)發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)意識(shí),從觀念和工作理念上亟待加強(qiáng)。第三, 檔案工作程序不規(guī)范,管理方法不科學(xué)。由于招標(biāo)工作程序繁雜，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員工作量大，往往忽略應(yīng)歸檔文件的齊全,造成招標(biāo)項(xiàng)目檔案在收集、歸檔、檢索、借閱等方面存在不規(guī)范的問(wèn)題。第四,檔案室或庫(kù)房面積受單位辦公環(huán)境限制，檔案室內(nèi)部資料存放零亂,不能保證招標(biāo)項(xiàng)目檔案存放整齊有序，導(dǎo)致檢索、查閱時(shí)極不方便。

三、新時(shí)期企業(yè)招標(biāo)檔案的管理模式

隨著北京建設(shè)世界城市進(jìn)程的加快，招標(biāo)這種采購(gòu)方式已成為大的趨勢(shì)。同時(shí)新時(shí)期招標(biāo)機(jī)構(gòu)的招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理模式正處于被認(rèn)識(shí)、梳理和接受時(shí)期。

首先,應(yīng)以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)招標(biāo)法》等法律法規(guī)統(tǒng)領(lǐng)企業(yè)招標(biāo)項(xiàng)目檔案工作,對(duì)招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作基本理念進(jìn)行梳理，提升招標(biāo)項(xiàng)目檔案管理模式、制度建設(shè)等方面的工作。根據(jù)招標(biāo)業(yè)務(wù)特性，明確職責(zé)，執(zhí)行招標(biāo)項(xiàng)目檔案由經(jīng)辦人收集、立卷、歸檔、部門集中保管，單位檔案室統(tǒng)一進(jìn)行鑒定、銷毀的流程。這有利于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)部門人員意識(shí)中存在的一些誤區(qū),認(rèn)為檔案人員督促歸檔是給他們?cè)黾迂?fù)擔(dān)、增加工作量。更重要的是,這種理念轉(zhuǎn)變了“開(kāi)展此項(xiàng)工作僅僅是各部門配合專職檔案人員”的錯(cuò)誤觀念,使招標(biāo)項(xiàng)目歸檔工作有了可以依靠的規(guī)范,這種新的理念將有效地促進(jìn)招標(biāo)企業(yè)各部門對(duì)自身工作職能與短期、長(zhǎng)期工作目標(biāo)的思考與整理,并圍繞招標(biāo)項(xiàng)目立卷部門的自身職能，規(guī)范活動(dòng)中可能產(chǎn)生的文件材料的業(yè)務(wù)內(nèi)容、種類、載體。這樣始終強(qiáng)調(diào)“本企業(yè)職能”和“各部門工作實(shí)際”的檔案工作模式,也是考量其與立檔部門活動(dòng)聯(lián)系的緊密程度及價(jià)值的重要依據(jù),從而大大清晰了檔案工作的整體思路。

第二, 招標(biāo)機(jī)構(gòu)檔案工作的具體實(shí)施必須是一個(gè)系統(tǒng)工程,要求從上到下、從領(lǐng)導(dǎo)到檔案工作人員,都應(yīng)該有明確的認(rèn)識(shí)和清晰的思路。面對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)量的日益增多，形成環(huán)節(jié)復(fù)雜，需要建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),從基層開(kāi)始,每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員,由檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,這樣才能保證招標(biāo)文件收集齊全、整理規(guī)范、案卷質(zhì)量達(dá)標(biāo)，便于檢索和提供利用,為企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

第三，制度是保證，人才是關(guān)鍵，場(chǎng)所是基礎(chǔ)。為使招標(biāo)檔案管理與業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)、企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，企業(yè)招標(biāo)檔案管理應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，盡可能提供檔案庫(kù)房場(chǎng)所，檔案人員要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，積極開(kāi)展招標(biāo)檔案管理綜合檢查，加強(qiáng)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀，確保其存放有序，查閱方便，嚴(yán)防損毀散失。

綜上所述,企業(yè)的檔案工作是自身建設(shè)的重要環(huán)節(jié),同時(shí)更是進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)工作。只有糾正以往對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)偏見(jiàn),以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以社會(huì)檔案信息需求為牽引，進(jìn)一步與時(shí)俱進(jìn)、解放思想，才能使招標(biāo)檔案工作不斷取得新的進(jìn)展，使企業(yè)的檔案工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路,將企業(yè)的建設(shè)提高到新的水平。

參考文獻(xiàn):