企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理探析

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摘要：隨著近年來我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國內(nèi)市場競爭也愈發(fā)激烈。對(duì)于企業(yè)來說，物資的采購是其日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中最為重要的組成部分。物資采購監(jiān)督與管理對(duì)于降低企業(yè)運(yùn)營成本具有極其重要的作用。物資采購是企業(yè)對(duì)所需要的各種物資的訂購、運(yùn)輸、儲(chǔ)備及供應(yīng)等方面實(shí)施計(jì)劃、組織及控制。然而一些企業(yè)的物資采購監(jiān)督與管理依然存在部分問題?；诖?，文章對(duì)企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理進(jìn)行探討，希望為相關(guān)研究人員和企業(yè)采購人員提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；物資采購；監(jiān)督與管理

在企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)的價(jià)值主鏈條中物資采購是重要環(huán)節(jié)，對(duì)物資采購進(jìn)行有效監(jiān)督與管理，不僅可以降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，還對(duì)企業(yè)的安全維護(hù)與平穩(wěn)生產(chǎn)具有重要影響。然而，假如企業(yè)不將目光放于市場，完成新供應(yīng)商的開發(fā)準(zhǔn)備工作，同時(shí)構(gòu)建規(guī)范的有利于合規(guī)供應(yīng)商進(jìn)入的機(jī)制，而只滿足于現(xiàn)有供應(yīng)商的供給，不實(shí)施有效的議價(jià)比價(jià)，長期如此，極易導(dǎo)致供應(yīng)商喪失有效的競爭，甚至發(fā)生“坐地起價(jià)”的惡劣情況。所以，企業(yè)需強(qiáng)化對(duì)物資采購的監(jiān)督與管理，使采購的成本與物資質(zhì)量得到充分控制。

一、企業(yè)對(duì)物資采購實(shí)施監(jiān)督與管理的必要性

（一）有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)提效降本和穩(wěn)產(chǎn)保供

保障供應(yīng)與提高效益是物資采購活動(dòng)的兩大核心職能，其中保供是保障企業(yè)物資供應(yīng)，以及滿足生產(chǎn)運(yùn)營要求，確保企業(yè)既不會(huì)面臨停工待料的情況，同時(shí)也不會(huì)使庫存出現(xiàn)物料積壓與浪費(fèi)的問題。而提效則是企業(yè)壓低采購交易價(jià)格及運(yùn)輸成本，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。由此，企業(yè)的保供與提效是將總結(jié)與歸納日常的物資采購工作經(jīng)驗(yàn)作為基礎(chǔ)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)層的決策所開展的工作，二者對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具備極其重要的作用。

（二）有利于企業(yè)提高內(nèi)部控制水平

企業(yè)在對(duì)物資采購進(jìn)行監(jiān)督與管理的過程中，會(huì)涉及很多環(huán)節(jié)，比如，前期調(diào)研市場、審核招標(biāo)文件和管理資產(chǎn)等。而在這些環(huán)節(jié)中，內(nèi)部控制是最為普遍的，但如果內(nèi)部控制不夠健全，忽視了前、后環(huán)節(jié)，企業(yè)便不能實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購全過程的有效監(jiān)督與管理。內(nèi)控體系不健全，還會(huì)導(dǎo)致物資采購的各個(gè)環(huán)節(jié)可能發(fā)生銜接不暢或者脫節(jié)，從而使企業(yè)內(nèi)部部門之間出現(xiàn)職責(zé)模糊、權(quán)限不明等問題。比如，企業(yè)由于對(duì)物資的驗(yàn)收不夠重視，雖然在質(zhì)保期內(nèi)察覺到將要發(fā)生的隱患，或者發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，卻并未積極地應(yīng)對(duì)與解決，沒有維護(hù)需方的合法權(quán)利，從而導(dǎo)致使用部門對(duì)于超出質(zhì)保期的情況不愿驗(yàn)收簽字，而與此同時(shí)，企業(yè)私自扣留采購資金而被供應(yīng)商起訴。所以，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)物資采購整體環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理。

二、企業(yè)監(jiān)督與管理物資采購過程中存在的問題

（一）采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

許多企業(yè)在選聘與錄用物資采購人員的過程中，一般保持“重思想、輕技能”的落后思維，往往過于看重物資采購人員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平，嚴(yán)重忽略了采購人員采購企業(yè)生產(chǎn)物資和相關(guān)設(shè)備的技能。加之部分采購人員對(duì)自身的要求偏低，僅僅遵照所上報(bào)的采購申請(qǐng)信息，在體系中增添物資的型號(hào)、名稱、簽訂合同和生成訂單，極易導(dǎo)致一些引用標(biāo)準(zhǔn)成為無效標(biāo)準(zhǔn)，造成企業(yè)庫存清單的紊亂，一些采購人員不具備判斷物資質(zhì)量的基礎(chǔ)性鑒別能力，極易造成所采購的物資存在質(zhì)量偏差、價(jià)格偏高的情況；甚至出現(xiàn)所采購的物資并非企業(yè)生產(chǎn)所需物資，嚴(yán)重影響企業(yè)對(duì)運(yùn)營成本與庫存物資的有效控制。

（二）選擇與推薦供應(yīng)商過程中不具備科學(xué)方法，缺乏有效競爭

企業(yè)在確定供應(yīng)商的過程中，假如選擇面狹窄，僅僅與現(xiàn)有的供應(yīng)商進(jìn)行深層合作，導(dǎo)致這部分供應(yīng)商喪失危機(jī)意識(shí)，所遞交的報(bào)價(jià)不具備水準(zhǔn)與公平性。除此之外，企業(yè)在和新供應(yīng)商達(dá)成首次合作前，必須對(duì)新供應(yīng)商的基本情況進(jìn)行深入考察，以此規(guī)避新供應(yīng)商的推薦過于隨意。比如石化倉儲(chǔ)企業(yè)，在采購工藝管道的關(guān)鍵性物資諸如化工品物料輸送所用的軟管等過程中，所采購的物資質(zhì)量對(duì)企業(yè)的安全生產(chǎn)具有決定作用，基層部門在選擇物資型號(hào)上側(cè)重于獨(dú)家的生產(chǎn)供應(yīng)商。而市場中雖然存在眾多軟管生產(chǎn)供應(yīng)商，且具備質(zhì)量證書，但是企業(yè)的基層部門明白“細(xì)節(jié)決定成敗”的安全生產(chǎn)紅線，從而不信賴新供應(yīng)商。由此，有效競爭機(jī)制欠缺，加之企業(yè)部門還可能提出某些特定的，并且非必要的技術(shù)需求與指標(biāo)，對(duì)資格條件設(shè)定定向性與傾向性，從而使企業(yè)的招標(biāo)范圍過于狹窄，在市場中缺乏競爭力。

（三）到貨物資的驗(yàn)收不夠嚴(yán)格

企業(yè)的物資驗(yàn)收工作實(shí)質(zhì)上是和供需雙方的經(jīng)濟(jì)利益存在緊密聯(lián)系，因此，物資的驗(yàn)收具備極其明顯的時(shí)效性。如果物資的驗(yàn)收出現(xiàn)延誤，或者不嚴(yán)格的問題，而企業(yè)未能開展及時(shí)的調(diào)試工作，從而錯(cuò)過了退換貨的期限，導(dǎo)致企業(yè)的合法權(quán)益受到損害；同時(shí)也使供應(yīng)商的近期結(jié)算請(qǐng)求無法實(shí)現(xiàn)，極易產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)方面的糾紛。并且，這么多企業(yè)在運(yùn)營過程中，倉管人員、采購人員及申購人員沒有一起參與驗(yàn)收工作，一般，僅有倉管人員開展頻繁的物資驗(yàn)收工作，同時(shí)在驗(yàn)收的過程中未對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的各個(gè)方面檢驗(yàn)工作加以重視，僅按照運(yùn)送單據(jù)檢查物資的名稱、規(guī)格、品種及數(shù)量等是否與實(shí)物相符，而對(duì)于貨物的外包裝是否完好不夠重視，以及極少對(duì)物資的質(zhì)量，尤其是物資的重要指標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)，比如物資的厚度不符合要求等，極易發(fā)生安全事故。

（四）不能合理確定一般性的招標(biāo)與采購價(jià)格

許多企業(yè)在招標(biāo)與采購的過程中存在不合理的地方，造成不合理情況的原因也是多方面的。首先，一些企業(yè)在招標(biāo)書內(nèi)所公布的采購需求常常存在不準(zhǔn)確、不全面及不合理的問題，或者存在漏項(xiàng)，由此發(fā)生“簽證后補(bǔ)”“超預(yù)算投資”及“低價(jià)中標(biāo)”等現(xiàn)象；其次，招標(biāo)書內(nèi)實(shí)質(zhì)性條款與實(shí)際情況不符，一些投標(biāo)人所作的判斷由于各種原因極易出現(xiàn)失誤，或者發(fā)生不能準(zhǔn)確理解的問題，對(duì)企業(yè)的一些設(shè)備技術(shù)與工藝要求不了解，從而導(dǎo)致僅把企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備的性能參數(shù)作為參考制定招標(biāo)文件，如此也極易發(fā)生指向性的技術(shù)問題；再次，少數(shù)企業(yè)過于重視特定的某個(gè)供應(yīng)商，而為了排擠潛在的投標(biāo)人而設(shè)置條件，從此，各種招標(biāo)評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)不合理、不準(zhǔn)確、不全面、不科學(xué)、不量化；最后，采購來源過于單一，審核界定不明確，沒有對(duì)物資的實(shí)際情況進(jìn)行核定，如此企業(yè)僅僅可以被動(dòng)地接受供應(yīng)商的條件與價(jià)格。以上幾種因素對(duì)采購招標(biāo)的準(zhǔn)確性定價(jià)產(chǎn)生影響。

三、企業(yè)強(qiáng)化物資采購監(jiān)督與管理的相關(guān)措施

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)、提升素養(yǎng)、權(quán)限明確及定期輪崗

企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化采購人員的專業(yè)知識(shí)與技能培訓(xùn)工作，提高采購人員的綜合能力。同時(shí)企業(yè)應(yīng)對(duì)采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出更高的要求，必須盡力對(duì)采購物資的型號(hào)、規(guī)格、參數(shù)含義等方面進(jìn)行全面掌握，嚴(yán)格審核申購信息，對(duì)于存在前后矛盾、物資參數(shù)不明確的情況必須由申購部門對(duì)實(shí)際需求進(jìn)行核對(duì)，然后再簽合同。以此避免出現(xiàn)所采購物資并非企業(yè)所需，做好申購部門和供應(yīng)商的溝通工作。而采購人員不僅需要牢固掌握理論知識(shí)，同時(shí)還需具備較好的溝通與總結(jié)能力。企業(yè)應(yīng)構(gòu)建科學(xué)完善的權(quán)限分配及平衡管理機(jī)制，在行使權(quán)利的過程中，必須在崗位職責(zé)內(nèi)與機(jī)制范圍內(nèi)進(jìn)行?？傮w來說，平均分配權(quán)限機(jī)制可以總結(jié)為：科學(xué)分配、有限授權(quán)及權(quán)由崗定。比如，負(fù)責(zé)物資保管工作的倉管人員不具備自主采購物資的權(quán)利，使用部門上報(bào)申購計(jì)劃時(shí)必須首先經(jīng)過倉管人員對(duì)實(shí)際庫存情況進(jìn)行審核，采取集中儲(chǔ)備的模式優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，把有效庫存的增加與總量控制當(dāng)作核心工作，嚴(yán)格控制物資的庫存動(dòng)態(tài)，基于企業(yè)的實(shí)際需求，確定物資儲(chǔ)備的合理額度，從而提高儲(chǔ)備物資的效率。在采購的詢問與比較價(jià)格過程中，采購人員應(yīng)收集報(bào)價(jià)單，同等條件下推薦低價(jià)成交當(dāng)作詢價(jià)的根本意見，領(lǐng)導(dǎo)層與使用部門依然需要表達(dá)詢價(jià)意見，而供應(yīng)商的最終確定應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)層決策。企業(yè)科學(xué)均衡的權(quán)限分配管理，有利于創(chuàng)建反腐倡廉的工作環(huán)境與良性的企業(yè)文化，重視利用廉潔文化引導(dǎo)、規(guī)范與感化職工的從業(yè)行為。企業(yè)應(yīng)對(duì)采購崗位實(shí)施定期輪崗制度，優(yōu)勢是：首先可以有效鍛煉職工在不同崗位的學(xué)習(xí)能力，培養(yǎng)職工的業(yè)務(wù)綜合能力，有效節(jié)省招聘成本，實(shí)現(xiàn)長期有效的管理。其次，促進(jìn)各個(gè)部門之間的協(xié)作發(fā)展，輪崗有助于增強(qiáng)職工對(duì)各個(gè)部門的體驗(yàn)，進(jìn)而形成跨部門協(xié)作的思維，在實(shí)際工作中可以從企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)。再次，能夠有效預(yù)防采購人員建立長期固定的合作關(guān)系，杜絕出現(xiàn)腐敗行為。最后，對(duì)崗位的管理措施進(jìn)行梳理，從中查找到管理方面存在的漏洞。比如可以發(fā)現(xiàn)采購人員對(duì)于同一問題所采取的解決方法不夠妥當(dāng)，輪崗過程中可以有效彌補(bǔ)或糾正已經(jīng)出現(xiàn)的問題和失誤。

（二）提高采購信息的透明度，建立健全供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制

企業(yè)應(yīng)運(yùn)用信息化手段建立科學(xué)合理的推薦與備選途徑，對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展來說，供應(yīng)商是重要的外界資源。企業(yè)在及時(shí)、安全及經(jīng)濟(jì)供應(yīng)的過程中，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行控制與管理是極其重要的一環(huán)。一些企業(yè)的物資采購公告不夠規(guī)范、信息不夠公開，致使一些優(yōu)質(zhì)商無法全面了解企業(yè)的實(shí)際需求，從而喪失了公平競爭的機(jī)會(huì)，同時(shí)也為假公濟(jì)私等一些非法行為創(chuàng)造了條件。企業(yè)可以通過對(duì)倉庫管理，使儲(chǔ)備物資相關(guān)的采購信息更加公開化、標(biāo)識(shí)化。此種透明、公開的采購進(jìn)程有利于職工對(duì)部分重要采購信息如質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)及供應(yīng)商等方面進(jìn)行確定，同時(shí)將其作為基礎(chǔ)，使企業(yè)能夠規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地監(jiān)督與管理不同階層職工，并且還能有效聽取其他主體的廣泛意見，特別是職工所提出的建設(shè)性意見，領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)做出及時(shí)反饋，從而使企業(yè)物資采購工作具備較高的規(guī)范性。建立健全供應(yīng)商的檔案信息與評(píng)價(jià)、準(zhǔn)入機(jī)制。在選擇供應(yīng)商的過程中，企業(yè)必須為供應(yīng)商提出明確的準(zhǔn)入機(jī)制，特別是企業(yè)在采購關(guān)鍵性物資與重要生產(chǎn)材料的時(shí)候，必須結(jié)合技術(shù)部門、基層部門以及其他相關(guān)部門的意見，強(qiáng)化對(duì)物資的技術(shù)、供應(yīng)、質(zhì)檢與服務(wù)等方面考核。一些企業(yè)比較能容忍供應(yīng)商的態(tài)度，并未切實(shí)做到優(yōu)勝劣汰。供應(yīng)商檔案中所附加的資質(zhì)文件必須涵蓋質(zhì)量認(rèn)證體系、質(zhì)量合格證書、防爆健康安全管理體系、國家工業(yè)產(chǎn)品合格證、特種設(shè)備制造許可證等。對(duì)于供應(yīng)商的惡意報(bào)價(jià)，企業(yè)必須做好相關(guān)的檔案記錄與證件審核工作，同時(shí)還應(yīng)在交易過程中，對(duì)供應(yīng)商增加與減少訂貨的適應(yīng)能力進(jìn)行記錄，以此可以從不同方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效評(píng)價(jià)。只有對(duì)供應(yīng)商的素質(zhì)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，且評(píng)價(jià)結(jié)果合格后，才能把供應(yīng)商列為企業(yè)物資的采購源。

（三）構(gòu)建詳細(xì)而嚴(yán)格的采購物資驗(yàn)收機(jī)制

企業(yè)在對(duì)資產(chǎn)管理的過程中，采購物資的驗(yàn)收是重要基礎(chǔ)，驗(yàn)收的相關(guān)工作內(nèi)容包括事前參數(shù)設(shè)置以及簽訂合同溯源等工作。而一些要求具備專業(yè)技術(shù)的設(shè)備，僅僅依靠倉管人員、采購人員與基層職工對(duì)其關(guān)鍵性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)是很難實(shí)現(xiàn)的。特別是對(duì)于一些石化倉儲(chǔ)等對(duì)生產(chǎn)設(shè)備具有較高要求的企業(yè)來說，螺桿泵轉(zhuǎn)速偏低、維修頻率較高等問題都會(huì)使企業(yè)的液化品裝卸工作效率受到嚴(yán)重影響。選擇與使用一些不標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)力電纜會(huì)導(dǎo)致設(shè)備、機(jī)器發(fā)生斷電等一些不良后果。所以，企業(yè)在驗(yàn)收采購物資的過程中，必須形成合力，選派經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)水平高的人員負(fù)責(zé)物資采購中部分技術(shù)要求較高的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。

四、結(jié)語

總而言之，企業(yè)在物資采購的監(jiān)督與管理過程中，必須做到精心設(shè)計(jì)、有效組織、協(xié)調(diào)配合，使監(jiān)督與管理的合力充分發(fā)揮出來，使物資采購的流程更加具備整體性、有效性與合理性。與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)構(gòu)建起科學(xué)合理的權(quán)力分配均衡管理架構(gòu)、增加供應(yīng)商科學(xué)推薦與備選的途徑、使標(biāo)書評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)更具科學(xué)化與量化、注重采購物資的驗(yàn)收工作，從而使企業(yè)對(duì)物資采購實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督與管理。

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作者:顏杰 單位:中海石油華鶴煤化有限公司