二級檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：二級檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設(shè) 發(fā)展目標(biāo)

一、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

1.基本情況

檔案館負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，開展檔案的開放和利用。目前，我院檔案館有3名專職檔案員，其中本科學(xué)歷1名，研究生學(xué)歷1名，在讀博士研究生1名；高級職稱1人，中級職稱2人。館長全面負(fù)責(zé)檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負(fù)責(zé)檔案工作的技術(shù)管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、資源管理與綜合管理工作。此外，學(xué)校兼職檔案員的人數(shù)為34名，負(fù)責(zé)學(xué)校各部門檔案的收集、整理、歸檔、移交。

現(xiàn)館藏檔案總數(shù)截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會、人事、照片、特殊載體、文書、示范建設(shè)、評估共十六大類。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。

2009年，檔案館開始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過管理手段與模式的轉(zhuǎn)變，使我院的檔案管理與時俱進(jìn)。

2.工作思路

提高檔案意識，增強(qiáng)宏觀管理。健全全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)的二級管理，德陽、青白江校區(qū)檔案工作實(shí)行綜合管理，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度。堅(jiān)持檔案規(guī)范化管理，重視專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作水平和檔案知識涵養(yǎng)。不斷更新檔案自動化網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化。不斷改善服務(wù)方式與手段，提高檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量。

3.組織管理

四川建院檔案工作由院長領(lǐng)導(dǎo)，主管副院長協(xié)助院長負(fù)責(zé)。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設(shè)館長一人。在全校形成了檔案館、學(xué)生檔案分室、人事檔案分室、財(cái)務(wù)檔案分室以及各部門配備的兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，各部門、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作直接責(zé)任人。檔案館對全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。

4.管理措施

在四川省教育廳、四川省建設(shè)廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，以及省檔案局經(jīng)科處、高校檔案工作協(xié)會的指導(dǎo)下，依托學(xué)校檔案館為主體、各部門兼職檔案員形成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，執(zhí)行我院《檔案管理規(guī)章制度》，切實(shí)將檔案工作落實(shí)到人頭，保障學(xué)校檔案的全面性、準(zhǔn)確性和持續(xù)性；落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，制定并執(zhí)行檔案工作院長、主管副院長、各部門主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、專職檔案員崗位職責(zé)、兼職檔案員崗位職責(zé)，并由檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統(tǒng)為手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理；有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案員，提高檔案員的素質(zhì)，保障檔案信息的挖掘、編研與開發(fā)利用。

二、今后工作方向

學(xué)院的檔案工作雖然取得了一定的成績，但管理水平還有待進(jìn)一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，在省檔案局經(jīng)科處、四川省高校檔案工會協(xié)會的具體指導(dǎo)下，我院將以此次達(dá)標(biāo)為契機(jī)，以評促建，以評促管，以評促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭取建成數(shù)字化檔案館。

三、發(fā)展目標(biāo)

四川建院檔案館的短期目標(biāo)是：以2013年達(dá)省二級標(biāo)準(zhǔn)為新的起點(diǎn)，堅(jiān)持以評促建、以評促管、以評促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭取三年以后申請檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省一級標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。

我院檔案館的發(fā)展目標(biāo)是：不斷提高檔案專兼職管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理手段自動化、形成積累程序化、檔案整理規(guī)范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、利用服務(wù)人性化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館全面現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化、數(shù)字化、信息化的科學(xué)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]王雅南 高校檔案工作規(guī)范化管理途徑探討.教育學(xué)文摘[J]，2011，11下，總第44期，7-8。

[2]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）.川教〔2009〕204號，2009，08，28。

第2篇：二級檔案管理辦法范文

開封市中心血站系國家二級檔案管理先進(jìn)單位，近年來，在圍繞血站采供血業(yè)務(wù)工作，保證輸血安全，提高服務(wù)質(zhì)量方面做了大量工作，取得卓有成效的成績，特別是在處理血站采供血業(yè)務(wù)工作與檔案工作的關(guān)系、血站業(yè)務(wù)檔案規(guī)范與血站質(zhì)量體系規(guī)范的統(tǒng)一性、血液質(zhì)量與存放檔案的監(jiān)督檢查結(jié)合等方面有一些創(chuàng)新性做法。在“寫基層?說基層”活動中，對我站的檔案工作進(jìn)行了一次全面調(diào)查，基本情況如下：

1 開封市中心血站的設(shè)立與檔案機(jī)構(gòu)

開封市中心血站前身是開封市血站，隸屬開封市防疫站（市疾病預(yù)防控制中心）。1996年12月，經(jīng)開封市編制委員會汴編事［1996］11號文件《關(guān)于設(shè)置開封市中心血站的批復(fù)》批準(zhǔn)，從市疾病預(yù)防控制中心劃出，設(shè)立開封市中心血站，隸屬開封市衛(wèi)生局。目前，年供血量已超過15噸，還在逐年增加，同時，血站還擔(dān)負(fù)著我市輸血科研、臨床輸血技術(shù)推廣、輸血技術(shù)培訓(xùn)、臨床用血醫(yī)療機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查以及對五縣供血庫技術(shù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)監(jiān)督等工作。

開封市中心血站建站后，1999年，成立了血站綜合檔案室（隸屬辦公室），并配有專職檔案員2名，兼職檔案員4名。遵循《中華人民共和國檔案法》、《血站質(zhì)量管理規(guī)范》、《血站管理辦法》等法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，通過不懈努力，開封市中心血站的檔案管理工作先后取得“省級檔案工作目標(biāo)管理先進(jìn)單位”和“國家二級檔案管理先進(jìn)單位”的榮譽(yù)稱號，成為開封市衛(wèi)生系統(tǒng)第一家的國家二級檔案管理單位。

2 開封市中心血站內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)變化與檔案工作網(wǎng)絡(luò)

隨著采供血量的加大，血站依據(jù)《血站質(zhì)量規(guī)范管理》中的第3條“組織與人員”中的要求：“血站必須建立與其業(yè)務(wù)相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。設(shè)置滿足獻(xiàn)血宣傳和獻(xiàn)血者招募、獻(xiàn)血者服務(wù)、血液采集、制備、檢測、儲存和供應(yīng)，質(zhì)量管理等功能需求的部門?！毖驹谠械目剖壹叭藛T上，不斷進(jìn)行調(diào)整。據(jù)統(tǒng)計(jì)，從1997年至今，血站科室設(shè)置變化情況如下：

由上表可以看出，血站的各科室設(shè)置隨著業(yè)務(wù)工作量的加大在不斷增加，自1997年的6個科室增至目前的15個科室。這些科室增加是隨著血站業(yè)務(wù)工作的發(fā)展設(shè)置的，增設(shè)科室有：貯發(fā)血科、質(zhì)檢科、成分科、業(yè)務(wù)科、總務(wù)科、信息科等，嚴(yán)格按照《血站管理辦法》與血站實(shí)際工作需要設(shè)置。其中，業(yè)務(wù)科室的增設(shè)是血站開展采供血業(yè)務(wù)工作的必需科室，但是，業(yè)務(wù)工作的開展也離不開一些行政科室。如：質(zhì)管辦（質(zhì)量體系運(yùn)行的文件體系就在本科室執(zhí)行）、監(jiān)督檢查科（監(jiān)督檢查血站所有工作開展情況），這些科室設(shè)置后所形成的檔案全部歸入血站綜合檔案室歸檔存放，是血站的行政、業(yè)務(wù)工作開展、業(yè)務(wù)工作開展過程是否嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行等一系列工作情況記錄。其完整保存使血站的各項(xiàng)工作都有據(jù)可查，全面保證了血站的質(zhì)量安全。在增加人員時，血站依據(jù)《血站管理辦法》中人員配備要求及血站實(shí)際工作人員結(jié)構(gòu)情況，從1996年的17人增加到了現(xiàn)有的128人。在這128人中，專業(yè)技術(shù)人員97人，檔案工作人員22人，其中，專職檔案員3人，兼職檔案員19人。檔案工作人員占血站職工總?cè)藬?shù)的17.19%。

第3篇：二級檔案管理辦法范文

完善標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范運(yùn)作

自1987年《檔案法》頒布實(shí)施以來，吉化陸續(xù)編制出臺了24項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和21項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面，編寫了《建設(shè)項(xiàng)目檔案文件選編》。對于規(guī)模較大、投資較多的項(xiàng)目，吉化及時有針對性地制定了專項(xiàng)管理辦法。例如：1994年的《吉化30萬噸乙烯檔案管理辦法》和2005年的《關(guān)于加強(qiáng)60萬噸/年乙烯改擴(kuò)建工程檔案管理工作的通知》，從管理體制到具體工程檔案業(yè)務(wù)，都作了詳細(xì)規(guī)定。

2006年，為了加強(qiáng)“十一五”期間建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，公司編制了《吉化集團(tuán)公司“十一五”建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的規(guī)定》，進(jìn)一步明確了管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、歸檔范圍與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢查驗(yàn)收與歸檔要求。同時，結(jié)合多年來的工作實(shí)踐，編制了《吉林石化公司建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收指南》，對項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的準(zhǔn)備、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收報(bào)告的撰寫以及迎檢工作和驗(yàn)收會議程序，作了詳細(xì)介紹。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，健全體制

要求各二級單位根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并把檔案管理納入年度的方針目標(biāo)中。嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、查借閱制度、檔案庫房管理制度等。

按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理、專業(yè)管理的原則，明確分工，落實(shí)責(zé)任，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，建立了自上而下，由吉林石化公司檔案局、工程管理部、各參建單位檔案管理機(jī)構(gòu)，配備檔案專、兼職人員，形成了完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入制度化管理。同時，明確分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，專、兼職檔案員職責(zé)。對設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位提出明確的要求，配備專、兼職的信息員(檔案員)，嚴(yán)格執(zhí)行《中國石油天然氣集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》、《吉化集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》和《吉林石化公司“十一五”建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案管理工作的規(guī)定》；從本單位的職責(zé)出發(fā)，收集、形成、積累、整理。歸檔、移交各階段各專業(yè)的檔案資料，以確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

加強(qiáng)培訓(xùn)，提高實(shí)效

在工程建設(shè)期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，公司檔案局通過對建設(shè)單位檔案員人員的集中培訓(xùn)，使其勝任現(xiàn)場指導(dǎo)工作。特別是“十一五”期間，公司加強(qiáng)了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)和培訓(xùn)力度，專門成立了兩個建設(shè)項(xiàng)目檔案管理指導(dǎo)處室。在此基礎(chǔ)上，今年又組織了由參建單位檔案人員參加的培訓(xùn)班，對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案管理以及計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用方面進(jìn)行了講座，從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理基本概念、項(xiàng)目文件的跟蹤管理、檔案的系統(tǒng)整理；建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案的管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、歸檔范圍、移交時間、質(zhì)量要求、整理、歸檔、保管；到建設(shè)項(xiàng)目檔案計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用等方面，進(jìn)行了詳細(xì)的講解。同時，我們還將講座的課件掛到網(wǎng)頁上，使各參建單位檔案人員可以隨時查閱。

跟蹤管理，貫穿全程

檔案管理工作必須與項(xiàng)目建設(shè)同步。在項(xiàng)目建設(shè)之初，公司檔案局、建設(shè)單位檔案部門就提前介入，按階段跟蹤指導(dǎo)，使檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。為了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使項(xiàng)目文件形成、整理、匯編、驗(yàn)收和歸檔工作順利進(jìn)行，檔案局定期參加項(xiàng)目建設(shè)調(diào)度會，及時掌握建設(shè)項(xiàng)目動態(tài)，向參建的施工單位、監(jiān)理單位明確項(xiàng)目文件編制、整理和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)。要求統(tǒng)一執(zhí)行《中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工驗(yàn)收手冊》和《吉化集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》，并特別對竣工文件和竣工圖的編制質(zhì)量提出要求。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，公司檔案局、建設(shè)單位檔案部門會同公司項(xiàng)目管理中心共同對項(xiàng)目文件的形成及編制進(jìn)行跟蹤管理，深入各有關(guān)單位進(jìn)行指導(dǎo)、檢查，對存在問題提出整改意見，限期整改，保證了竣工文件和竣工圖的編制質(zhì)量。在工程交接后，公司檔案局、建設(shè)單位檔案部門與項(xiàng)目管理中心、監(jiān)理公司、工程質(zhì)量監(jiān)督站共同對竣工文件和竣工圖的編制、整理、匯編工作進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)合格后，由施工單位向建設(shè)單位歸檔。

監(jiān)督指導(dǎo)，納入考核

公司要求建設(shè)單位的檔案人員，指導(dǎo)本單位有關(guān)部門做好項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件的保管登記工作，對于辦理完畢的文件可按階段歸檔。同時，按照項(xiàng)目建設(shè)施工進(jìn)度，及時檢查指導(dǎo)監(jiān)理文件、交工技術(shù)文件的形成是否與項(xiàng)目建設(shè)同步；檢查已形成的監(jiān)理文件、交工技術(shù)文件是否符合要求。認(rèn)真抓好這項(xiàng)工作有利于促進(jìn)工程管理工作，縮短交工驗(yàn)收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗(yàn)收和移交工作。

另外，公司檔案局將根據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況，隨時深入現(xiàn)場，抽查檔案的收集、整理和歸檔情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并定期在每一個季度進(jìn)行一次考核，對所有二級單位的檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，考核結(jié)果上報(bào)公司企管部，將與公司其他管理指標(biāo)加權(quán)重系數(shù)平均處理后，與獎金掛鉤，以引起各方面的重視。

齊抓共管，密切協(xié)作

根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的參建單位多、涉及專業(yè)多等特點(diǎn)，公司及時掌握參建單位人員變化的情況，加強(qiáng)建、監(jiān)、設(shè)、施相關(guān)部門檔案人員和技術(shù)人員的密切配合，建立良好的檔案工作協(xié)作關(guān)系。形成了以業(yè)主為中心、以監(jiān)理為保證、以施工為主體、以設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)的檔案管理模式。在工程建設(shè)過程中，調(diào)動各方面人員的積極性，建設(shè)單位的檔案人員與其他單位各專業(yè)技術(shù)人員，加強(qiáng)溝通，互相配合，密切協(xié)作，以建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)同步管理為原則，形成業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位齊抓共管的良好局面，使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，按照預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)，更加扎實(shí)有效地貫徹和落實(shí)。

驗(yàn)收歸檔，確保質(zhì)量

第4篇：二級檔案管理辦法范文

自公司成立以來，我們一直將檔案管理作為重要工作來抓，特別是在年，公司被大化集團(tuán)兼并，成為其全資子公司以后，大化集團(tuán)公司規(guī)范的管理，使我公司的檔案管理工作不斷走向嚴(yán)細(xì)化和規(guī)范化。多年以來，隨著我公司的不斷發(fā)展壯大，為檔案管理工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也提出了更高的要求。而檔案管理工作的不斷深化和日益完善以及對檔案的有效利用，又促進(jìn)了我公司的進(jìn)一步發(fā)展。下面對我公司在規(guī)范檔案管理方面的一些做法和取得的效果進(jìn)行一下淺談，與檔案管理工作的各位同仁一起交流，共同學(xué)習(xí)。

一、成立綜合檔案室，并為其提供必備的基礎(chǔ)設(shè)施。

為做好檔案管理工作，我公司成立了綜合檔案室，用于各種檔案的存放。綜合檔案室現(xiàn)有里外套間兩個，總面積達(dá)100多平方米，內(nèi)設(shè)檔案柜120個，這些檔案柜分類存放各種檔案資料，以外貼標(biāo)簽加以識別。公司先后為綜合檔案室配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、切紙機(jī)等硬件設(shè)施，為做好檔案管理工作提供了有力地支持。

二、建立檔案管理組織機(jī)構(gòu)

公司成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立了專職的檔案管理員，負(fù)責(zé)綜合檔案室的檔案收集、整理、借閱、回收及銷毀工作。同時，為強(qiáng)化檔案管理，公司各二級單位都分別設(shè)立了檔案專責(zé)人，用于收集、整理本單位的檔案，并定期將收集、整理好的檔案交于綜合檔案室。這樣，就形成了網(wǎng)絡(luò)管理體系，確保各二級單位的檔案資料能夠及時被收集到綜合檔案室內(nèi)，對保證檔案資料的齊全提供了保證。

三、制定切實(shí)可行的檔案管理制度

在硬件和組織機(jī)構(gòu)都具備了的情況下，有效的管理制度就成了做好檔案管理工作的關(guān)鍵。歷年來，公司經(jīng)過逐步探索，總結(jié)出一套較完整的檔案管理制度。年，公司制定出臺了《氯堿公司檔案管理暫行規(guī)定》，在這一暫行規(guī)定的基礎(chǔ)上，經(jīng)過進(jìn)一步修訂完善，年12月，以公司紅頭文件的形式，出臺了《大化集團(tuán)氯堿公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》。這一制度的出臺，成為我公司檔案管理的指南，為我公司以后幾年的檔案管理工作指明了方向。

《大化集團(tuán)氯堿公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》分為目的，適用范圍，公司檔案資料管理工作，職責(zé)，文件、材料、資料歸檔范圍，部門及人員管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及考核標(biāo)準(zhǔn)等八項(xiàng)內(nèi)容。該制度制定了嚴(yán)格的檔案立卷、歸檔、保管、移交、借閱、保密、修改、鑒定與銷毀等相關(guān)內(nèi)容。以《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》為中心，我公司出臺了一系列配套的管理辦法，如《會計(jì)檔案管理辦法》、《科技檔案整理辦法》、《文書檔案整理辦法》、《文檔分類》，等等。這些管理辦法與《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》相輔相成，為提高我公司的檔案管理水平提供了充足的制度保證。

四、理順檔案管理程序

為理順檔案管理，公司制定了“資料歸檔—移交—登記—借閱—銷毀”的管理程序，并制作出相應(yīng)的記錄表。

在檔案立卷建檔方面，我公司設(shè)有公司級檔案、專業(yè)職能科室級檔案、車間級檔案三級。公司級檔案資料由公司綜合檔案室管理，專業(yè)職能科室級和車間級檔案分別由本單位管理，并接受公司檔案室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，車間同時接受職能科室專業(yè)檔案資料管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。公司級歸檔的文件材料分類編號，分別為：黨群工作類（代碼為0）、行政管理類（代碼為1）、經(jīng)營管理類（代碼為2）、生產(chǎn)技術(shù)管理類（代碼為3）、產(chǎn)品類（代碼為4）、科學(xué)技術(shù)研究類（代碼為5）、基本建設(shè)類（代碼為6）、設(shè)備儀器類（代碼為7）、會計(jì)檔案類（代碼為8）、名人檔案類（代碼為9）、員工檔案類（代碼為10）、實(shí)物檔案類（代碼為11）、特殊載體檔案類（代碼為12）。公司各部門檔案的分類編號采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字為代號，并附中文具體名稱。檔案分類編號格式為：第一層為檔案管理層級，第二層為檔案類別，第三層為屬別，第四層為案卷號，第五層為年度，第六層為檔案中文名稱。

在資料移交時，要登記資料移交清單，送交人、接收人、監(jiān)交人、監(jiān)收人要分別在清單上簽字，同時注明交接日期。在登記時，檔案管理人員要在文件歸檔登記表中填寫發(fā)文單位、字號、文件標(biāo)題、接收日期、移交人、份數(shù)及卷別等。

在檔案的借閱方面，我公司員工查閱檔案，按公司檔案資料管理層級，須由主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批；查閱上層級或帶密級的檔案資料須持本單位領(lǐng)導(dǎo)簽批的介紹信；查閱密級檔案均由公司檔案資料管理主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審批。外單位來公司借閱檔案，必須持單位價紹信并經(jīng)公司檔案管理主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由公司有關(guān)單位派人帶領(lǐng)導(dǎo)查閱。職工退休或調(diào)離時，所借檔案資料必須還清，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。在日常檔案借閱時，要填寫檔案借閱登記冊，注明數(shù)量、檔案編號、要點(diǎn)、單位、借閱人姓名、借閱日期、借閱目的、是否復(fù)制（摘抄）或掃描、續(xù)借（歸還）記錄及證明人等。

在檔案銷毀方面，我公司一直持極為慎重的態(tài)度。在保管期限已滿后，由各層級檔案資料負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對被鑒定的檔案資料進(jìn)行逐件審查，寫出鑒定報(bào)告，提出存毀意見，報(bào)上一層級檔案資料管理部門審批。經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案，由相應(yīng)層級檔案資料專責(zé)人編制銷毀清冊，與已批準(zhǔn)的鑒定報(bào)告一起存檔。在清冊中要注明檔案名稱、卷號、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、所屬部門等，并由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、檔案整理人、審核人、監(jiān)銷人、辦公室主任及公司主管經(jīng)理簽字，同時寫明銷毀的時間和地點(diǎn)。銷毀檔案時，公司嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，由兩人以上在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，銷毀完畢，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。

這套檔案管理程序，就把檔案資料從收集、整理到存檔、借閱、歸還再到按期銷毀連成了一個閉環(huán)，最大限度地消除了檔案管理中的漏洞，提高了檔案管理水平。

五、抓好檔案管理人員的培訓(xùn)工作

檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢的需要，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。近年來，為不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，我公司檔案管理人員先后多次參加了市檔案局、市檔案局組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)時間累計(jì)達(dá)60課時以上，為進(jìn)一步做好檔案管理工作做好了知識儲備。在此基礎(chǔ)上，公司多次組織檔案管理人員到集團(tuán)公司各兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)、取經(jīng)，不斷提高檔案管理員的實(shí)際工作能力，使檔案管理人員熟悉本部門的職責(zé)，熟悉不同文件材料，能夠按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)地分類、整理、編目、立卷。

通過以上工作的有力實(shí)施，我公司檔案管理工作成果豐碩。目前，公司綜合檔案室共計(jì)收集整理文書檔案360卷、會計(jì)資料檔案1711卷、工藝圖紙2082張、照片200張、聲像資料100盤。這些珍貴的檔案資料既記錄了企業(yè)發(fā)展歷史、傳播了企業(yè)文化精神，同時又為企業(yè)的發(fā)展提供了快捷高效的信息服務(wù)，發(fā)揮出不可替代的重要作用。近年來，隨著檔案管理的深化，公司利用檔案開展技術(shù)改造、融資及開展相關(guān)業(yè)務(wù)性工作的事例不斷增加，對提升公司管理水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展起到了關(guān)鍵的作用。

1、查閱檔案，完成試驗(yàn)裝置安全驗(yàn)收，并新增試驗(yàn)設(shè)備。

我公司5000噸/年試驗(yàn)裝置是與北京化工機(jī)械廠合作建設(shè)的電解槽試驗(yàn)項(xiàng)目，該項(xiàng)目于年試運(yùn)行，年通過安全驗(yàn)收。在安全驗(yàn)收過程中，一些圖紙和設(shè)計(jì)方案已經(jīng)存檔，需要檔案部門大力配合，才能完成此項(xiàng)工作。在這種情況下，檔案管理起到了關(guān)鍵作用，為驗(yàn)收單位和人員及時提供了可信的檔案資料，得到了驗(yàn)收人員的一致好評，使此次驗(yàn)收工作一次通過。接著，由于試驗(yàn)裝置的特點(diǎn)，要不停的改變試驗(yàn)任務(wù)，需要新增試驗(yàn)設(shè)備。而要新增試驗(yàn)設(shè)備，就必須在以前的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)上完成，于是檔案又一次發(fā)揮了它獨(dú)特的魅力，幫助設(shè)計(jì)人員完成了這項(xiàng)任務(wù)?？梢哉f，我公司試驗(yàn)項(xiàng)目的發(fā)展，離不開檔案的支持，與公司檔案管理息息相關(guān)。

2、利用檔案，開展舊設(shè)備再利用。

自從年以來，我公司受到了金融危機(jī)的猛烈沖擊，氯堿市場不斷下滑，公司的生產(chǎn)經(jīng)營遇到了前所未有的困難。在這種情況下，強(qiáng)化內(nèi)部管理，節(jié)本降耗，顯得尤為重要。在公司倡導(dǎo)下，技術(shù)人員開始研究對一些舊設(shè)備進(jìn)行再利用。但是，當(dāng)初的很多設(shè)計(jì)工藝和管線已經(jīng)變更，不能有效地發(fā)揮舊設(shè)備的作用。這時，檔案又一次進(jìn)入了人們的視線。經(jīng)過查閱檔案，技術(shù)人員理清了工藝線路，重新設(shè)計(jì)了工藝圖，有效地發(fā)揮了舊設(shè)備的作用，為公司增加了經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)了企業(yè)發(fā)展。

第5篇：二級檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校檔案；實(shí)體分類；《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（以下簡稱《分類法》）由國家教委1993年底以教辦[1993]429號文件正式頒布實(shí)施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過程中，《分類法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規(guī)律，明確管理范圍，進(jìn)行科學(xué)管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環(huán)境的不斷變化、新的法規(guī)制度的出臺和修訂，以及高校檔案工作內(nèi)容的發(fā)展，《分類法》的修改已經(jīng)成為勢所必然。本文擬從高校檔案工作的實(shí)際，嘗試提出《分類法》的具體修改意見。

1 穩(wěn)中求變，以穩(wěn)為主的修改思路

求變求改已經(jīng)成為高校檔案實(shí)體分類工作的迫切要求，這一點(diǎn)為高校檔案實(shí)踐工作者所共識。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎(chǔ)上進(jìn)行適應(yīng)性修繕，同時注重未來高校檔案工作的發(fā)展趨勢，具備一定的前瞻性。

在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結(jié)果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎(chǔ)框架內(nèi)進(jìn)行局部調(diào)整”。[2]已有的工作實(shí)踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進(jìn)行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號編制體系的前后對應(yīng)，讓館藏檔案的整理缺乏連續(xù)性和系統(tǒng)性。

《分類法》的出臺，結(jié)束了之前高校檔案實(shí)體分類方案各自為政的局面，形成了較為統(tǒng)一的檔案分類體系和檔號編制模式，這也為高校之間的業(yè)務(wù)交流提供了統(tǒng)一的平臺。作為高校檔案工作最根本的法規(guī)制度，新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也基本延續(xù)了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護(hù)原有分類體系和檔號模式相對穩(wěn)定不變的基礎(chǔ)上進(jìn)行適度調(diào)整和補(bǔ)充”。[3]

2 文書檔案以“組織機(jī)構(gòu)”為主的分類標(biāo)準(zhǔn)

《分類法》作為一部檔案實(shí)體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標(biāo)準(zhǔn)，而“是想融組織機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法、實(shí)體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標(biāo)準(zhǔn)的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機(jī)構(gòu)’和按‘問題’分類并存的混亂局面”。[5]

基于穩(wěn)中求變的修改思路，《分類法》在分類標(biāo)準(zhǔn)上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續(xù)性。在一級類目方面，《分類法》現(xiàn)有的一級類目不宜刪減，對于聲像檔案、實(shí)物檔案、學(xué)生檔案等則應(yīng)從整體上納入《分類法》的一級類目體系之中。

現(xiàn)有的分類體系中，基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品等科技檔案的二級類目以項(xiàng)目或產(chǎn)品為單位進(jìn)行劃分，符合科技檔案的成套性特點(diǎn)，應(yīng)該予以保留和延續(xù)。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標(biāo)準(zhǔn)來劃分，但是每個二級類目的組織機(jī)構(gòu)指向卻相對明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內(nèi)容主要來源于人事處和離退休處兩個機(jī)構(gòu)。這為文書檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類法來劃分提供了可能，可以利用一個二級類目或三級類目來具體對應(yīng)相應(yīng)的機(jī)構(gòu)部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實(shí)踐中因?yàn)椴煌M織機(jī)構(gòu)公用同一個分類號而造成的工作不便。對于組織機(jī)構(gòu)出現(xiàn)的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調(diào)分類體系的方式來解決。

3 堅(jiān)持“年度號—分類號—案卷號”的檔號編制模式

《分類法》對檔號模式作出了明確的規(guī)定，即高校檔號由“年度號—分類號—案卷號”構(gòu)成。這種分類體系符合高校檔案工作的實(shí)際，也為絕大多數(shù)高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統(tǒng)一的技術(shù)平臺。以“年度”作為一級分類標(biāo)準(zhǔn)來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統(tǒng)計(jì)館藏檔案，符合高?！按文隁w檔”的工作慣例。同時，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節(jié)省庫房空間，便于查找，不用倒庫，真正實(shí)現(xiàn)排架和檢索的雙向功能。

隨著高校檔案工作的發(fā)展，也出現(xiàn)了“分類號—年度號—案卷號”為主的檔號編制模式。這種“類別”檔號模式，便于對館藏檔案按內(nèi)容進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號模式已經(jīng)廣為使用的現(xiàn)實(shí)狀況下，筆者建議堅(jiān)持沿用。首先，“年度”檔號模式也能夠分庫保存館藏，實(shí)現(xiàn)按內(nèi)容管理，只需對每個庫房放置檔案類別作出明確規(guī)定。其次，“類別”檔號模式無法兼顧多樣的實(shí)踐狀況。對于條件較為簡陋，甚至只有一個庫房的高校而言，“類別”檔號模式容易出現(xiàn)頻繁倒庫等弊端，實(shí)踐效果不及傳統(tǒng)的“年度”檔號模式。

4 法規(guī)制度層面的一致性修改

在《分類法》運(yùn)行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規(guī)制度，也就出現(xiàn)了《分類法》與有關(guān)法規(guī)制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現(xiàn)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》將“學(xué)生類”檔案作為一個單獨(dú)大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學(xué)生類”檔案的列入引發(fā)了業(yè)界不小的爭議，但是作為《高等學(xué)校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時理應(yīng)將“學(xué)生類”列為單獨(dú)的一級類目加以體現(xiàn)，其具體的分類方法則應(yīng)參照人事檔案的相關(guān)管理辦法。

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實(shí)行標(biāo)時制，分為30年和10年?！斗诸惙ā吩谛薷臅r需要將保管期限部分作相應(yīng)的變更，以符合檔案工作的實(shí)際，在高校起到一種積極的引領(lǐng)作用。

5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系

《分類法》對特殊檔案涉及較少，且內(nèi)容較為簡略，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的發(fā)展，需要給出更為明確的分類指導(dǎo)意見。

聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應(yīng)該依據(jù)承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫和組織館藏?！斗诸惙ā分新曄駲n案現(xiàn)有的8個二級類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實(shí)際工作需要，應(yīng)該保持不變。至于其中數(shù)量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個高?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況來研制更為細(xì)致的分類體系。

實(shí)物檔案方面，雖然“實(shí)物檔案”這一概念尚未得到學(xué)術(shù)界的統(tǒng)一認(rèn)可，但是在現(xiàn)實(shí)工作中卻已經(jīng)廣為使用，并且是展示高校辦學(xué)歷程的重要實(shí)物性證據(jù)，因此將實(shí)物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實(shí)物檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和聲像檔案一樣，主要依據(jù)檔案載體的不同來劃分，以達(dá)到方便組織館藏的目的。高校實(shí)物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎牌、獎狀、錦旗等，內(nèi)容涉及廣泛，其類目設(shè)置在注重實(shí)物檔案載體特性的同時要兼顧各個類別之間檔案數(shù)量的平衡，做到類目設(shè)置富有包容性和穩(wěn)定性。

高校特殊檔案中還存在著一些內(nèi)容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業(yè)務(wù)檔案等。與載體特殊檔案在高校基本普及所不同的是，這些內(nèi)容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應(yīng)該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細(xì)具體的分類體系。鑒于內(nèi)容特殊檔案的特點(diǎn)，以所涉及的自然人或法人為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類較為切合實(shí)際。

6 電子文件分類方案與其實(shí)體檔案一致

《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關(guān)內(nèi)容，而隨著信息技術(shù)和檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展，對這一問題的思考已不容回避。例如，傳統(tǒng)的光學(xué)照片有紙質(zhì)底片，而數(shù)碼照片時代“底片”已經(jīng)基本演變?yōu)榧堎|(zhì)照片對應(yīng)的電子文件，傳統(tǒng)“底片”基本退出歷史舞臺。

在電子文件真實(shí)性和法律憑證價值問題沒有得到解決之時，高校只能采取紙質(zhì)檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質(zhì)文件共同反映了某個具體的檔案信息，是同一信息的不同表現(xiàn)形式?！峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》第17條規(guī)定“歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理”。因此，在進(jìn)行《分類法》修訂時，電子文件不能作為單獨(dú)的一級大類，其分類方法應(yīng)與對應(yīng)的檔案實(shí)體一致。具體而言，某個紙質(zhì)檔案文件與其電子文件應(yīng)該具有相同的檔號，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統(tǒng)自動生成等何種方式產(chǎn)生。對于沒有紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件，其分類方法同樣應(yīng)該依據(jù)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行歸類，同時賦予相應(yīng)檔號。

*本文系浙江省教育廳項(xiàng)目（編號：Y201329313）和浙江師范大學(xué)項(xiàng)目（編號：JYGL201225）的研究成果之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興.高等學(xué)校檔案管理理論與實(shí)踐的重要成果——《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》評介[J].檔案學(xué)通訊，1995（1）：33.

[2]馮惠玲.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1999：74.

[3][4]晉平.對《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的實(shí)踐反思與修訂建議[J].檔案管理，2010（6）：42.

第6篇：二級檔案管理辦法范文

關(guān)鍵字：境外機(jī)構(gòu) 會計(jì)檔案 歸檔

會計(jì)檔案是一個單位經(jīng)濟(jì)往來的真實(shí)歷史記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。隨著中原油田境外機(jī)構(gòu)數(shù)量不斷的增加，會計(jì)檔案業(yè)務(wù)和管理工作越來越重要，做好境外機(jī)構(gòu)的歸檔整理和管理，就能更好地發(fā)揮會計(jì)檔案在企業(yè)經(jīng)營活動中的作用。

一、境外機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的移交歸檔

根據(jù)“走出去戰(zhàn)略”， 中原油田在非洲、中東等地進(jìn)行了積極的市場開拓，先后申請注冊成立了十幾個公司。這些境外機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成了大量的會計(jì)檔案，這些檔案如何移交歸檔，我們進(jìn)行了如下探索。

1.移交。境外機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的前期裝訂、整理工作依據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。境內(nèi)與境外在移交時間方面有差異。在境內(nèi)，當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。而在境外，境外機(jī)構(gòu)從事經(jīng)營管理活動必須遵守所在國法律規(guī)定，會計(jì)檔案一年期滿后，受各種條件限制，不可能立刻運(yùn)回境內(nèi)保存，只能先寄存在各個境外機(jī)構(gòu)。通常情況是境外機(jī)構(gòu)項(xiàng)目結(jié)束時，由會計(jì)部門人員將檔案運(yùn)回國內(nèi)。例如2009年4月，zpeb埃塞俄比亞公司項(xiàng)目完工后，會計(jì)部門人員把2007-2009年會計(jì)檔案61卷運(yùn)回國內(nèi)。另外一種情況是境外機(jī)構(gòu)路途遙遠(yuǎn)，項(xiàng)目運(yùn)作周期較長，會計(jì)部門人員會把一定期限形成的會計(jì)檔案一起運(yùn)回國內(nèi)。例如2009年11月，會計(jì)部門人員把zpeb蘇丹公司2004-2007年會計(jì)檔案801卷運(yùn)回國內(nèi)交檔案部門保存。

2.分類。首先，區(qū)分各境外機(jī)構(gòu)，對已接收的會計(jì)檔案進(jìn)行再次核對，清除憑證中的訂書釘、曲別針等金屬物，確保每個境外機(jī)構(gòu)的檔案齊全完整。其次，對每個境外機(jī)構(gòu)會計(jì)核算單位內(nèi)的檔案按年度—類型分類。會計(jì)檔案分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和綜合四大類。

3.裝盒。檔案部門接收的會計(jì)檔案一律裝盒保管。裝盒前把年度、題名、保管期限、卷號填寫完整。中原油田境外機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案，“回歸”國內(nèi)，是沒有“外衣”的，這就要求會計(jì)部門裝盒。境內(nèi)的會計(jì)憑證是特定的格式，比b5還要窄一些。境外的會計(jì)憑證都是國際標(biāo)準(zhǔn)a4大小，所以境內(nèi)憑證盒不適合境外的會計(jì)憑證，只能裝在賬本盒中。 境外會計(jì)憑證裝在賬本盒中，按要求填寫題名、年度、期限、卷號,憑證號寫在賬本盒背脊中的目錄號下，這樣案卷排列一目了然，有利于查閱。其中，會計(jì)憑證案卷題名的格式為：單位+時間+憑證名稱+（憑證號），如蘇丹公司2007年1月現(xiàn)金憑證（1-39號）。賬本的案卷題名格式為：單位+時間+賬本名稱，如尼日利亞公司2008年現(xiàn)金日記賬，對于幾類明細(xì)賬合訂一本的案卷，要羅列出所有類別的名稱。報(bào)表的案卷題名格式為：單位+時間+報(bào)表名稱。綜合類案卷題名格式為：單位+時間+文件材料名稱。

4.檔號。中原油田的會計(jì)檔案為一級類目，下設(shè)若干二級類目。會計(jì)檔案檔號由“一級類目號+二級類目號+單位代號+年度號+案卷順序號”組成。一級類目號是一位數(shù)，用英文字母“i”表示；二級類目是兩位數(shù)，憑證為01，賬本為02，報(bào)表為03，綜合為04；單位代號和年度號都為兩位數(shù)，年度號取年度后兩位數(shù)；案卷順序號為三位數(shù)，在二級類目內(nèi)分年度和單位各自流水編號。如境外機(jī)構(gòu)蘇丹公司的2008年一月份會計(jì)報(bào)表，檔號為i030108001（i是一級類目，是會計(jì)檔案；03為二級類目，是報(bào)表的代號；01是單位代號，蘇丹公司為01；08是年度號，是2008年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）；埃塞俄比亞公司的2009年總賬、現(xiàn)金賬和三欄式明細(xì)賬，檔號為i020209001（i是一級類目，是會計(jì)檔案；02為二級類目，是賬本的代號；02是埃塞俄比亞公司的單位代號；09是2009年的后兩位；001是順序號，也是流水編號）。

二、境外機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的管理

1.各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視是有效提高境外機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案管理的根本保證。2010年中國石化集團(tuán)公司辦公廳召開了兩次全系統(tǒng)檔案工作的視頻會議。會議傳達(dá)了黨組領(lǐng)導(dǎo)同志的重要批示，體現(xiàn)了集團(tuán)公司黨組對檔案工作的重視和肯定，對檔案工作提出了更高要求，指出了明確方向，極大地振奮了檔案隊(duì)伍，為提高境外機(jī)構(gòu)檔案管理工作提供了保證。

2.制定相適應(yīng)的境外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定，使境外機(jī)構(gòu)有法可依，有章可循。中石化集團(tuán)公司下發(fā)了《中國石油化工集團(tuán)公司駐外機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)定（試行）》的通知，對境外會計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、安全和保密制度做出了具體規(guī)定，嚴(yán)防境外機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的損毀、散失和泄密。根據(jù)會計(jì)檔案的特點(diǎn)及境外機(jī)構(gòu)背景，制定出行之有效的、符合境外會計(jì)檔案實(shí)際的檔案管理制度，使境外會計(jì)檔案有法可依，有章可循。

3.針對境外機(jī)構(gòu)的特殊性，保證會計(jì)檔案的完整。境外機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案要全部歸檔，財(cái)會管理部門或經(jīng)辦人員必須按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會計(jì)檔案全部移交到檔案管理部門，保證檔案的齊全完整。如果會計(jì)檔案殘缺不全，將會大大降低會計(jì)檔案的保存和利用價值。

第7篇：二級檔案管理辦法范文

社會保險(xiǎn)檔案管理關(guān)系到社會保險(xiǎn)制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會保險(xiǎn)的作用能否發(fā)揮出來，更關(guān)系到被保險(xiǎn)人的合法權(quán)益能否得到保障，同時，它也是社會保險(xiǎn)財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)樯鐣ｋU(xiǎn)基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險(xiǎn)檔案管理沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會保險(xiǎn)制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實(shí)際工作中，除部分單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計(jì)或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會保險(xiǎn)檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。

二、加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理的對策建議

社會保險(xiǎn)檔案是社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財(cái)富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點(diǎn)解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨(dú)具特點(diǎn)的社會保險(xiǎn)檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理宣傳工作

社會保險(xiǎn)檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個人享受社會保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會保險(xiǎn)檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會保險(xiǎn)經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實(shí)深入做好社會保險(xiǎn)檔案管理工作，要調(diào)動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險(xiǎn)檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險(xiǎn)檔案管理意識，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規(guī)范社會保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)流程

多年以來，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會保險(xiǎn)檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會保險(xiǎn)的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實(shí)的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險(xiǎn)檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個方面入手。

1、社會保險(xiǎn)檔案收集整理規(guī)范。社會保險(xiǎn)檔案材料收集分類，必須按照《社會保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險(xiǎn)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。

2、社會保險(xiǎn)檔案移交規(guī)范。社會保險(xiǎn)檔案管理人員必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會保險(xiǎn)檔案管理實(shí)施辦法》和《社會保險(xiǎn)檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險(xiǎn)檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會保險(xiǎn)檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險(xiǎn)檔案的收集按照《社會保險(xiǎn)檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險(xiǎn)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險(xiǎn)材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料。

（三）實(shí)現(xiàn)社會保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

社會保險(xiǎn)檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會保險(xiǎn)管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強(qiáng)管理；二是購置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。

2、建立社會保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會保險(xiǎn)覆蓋范圍擴(kuò)大、險(xiǎn)種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會保險(xiǎn)檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險(xiǎn)檔案庫：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費(fèi)情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險(xiǎn)基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費(fèi)、欠繳、補(bǔ)繳、實(shí)際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計(jì)憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計(jì)科目的二級細(xì)帳。

(4)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會保險(xiǎn)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會保險(xiǎn)檔案的開發(fā)利用

第8篇：二級檔案管理辦法范文

 關(guān)鍵詞  高校  學(xué)生檔案  精細(xì)化  管理 

         在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實(shí)、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之義。

         一、學(xué)生檔案的內(nèi)容

         一般來講，高校學(xué)生檔案是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料,其基本內(nèi)容包括：(一)高考檔案。 (二)新生入學(xué)體檢表。(三)學(xué)生情況登記表。 (四)學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表；(五)學(xué)生學(xué)籍變更材料。 (六)學(xué)生在校期間的各種獎懲材料。 (七)學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。 (八)畢業(yè)生檔案材料。

         學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過對學(xué)生檔案的審查，能使其全面地了解這個學(xué)生，為其作出針對這個學(xué)生的相關(guān)決策提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。

         二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程

         學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面來著手：

         （一）收

         要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯(lián)動機(jī)制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。

         （二）清

         它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學(xué)前檔案的學(xué)生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學(xué)生檔案時，最好以班級為單位進(jìn)行捆扎，為將來的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級的學(xué)生名單并標(biāo)注出無檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對相關(guān)記錄進(jìn)行核銷和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案管理部門清理完畢收集的學(xué)生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級院（系）及時與缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。

         （三）存

         1.入學(xué)新生檔案的存放。一般來說應(yīng)該按院系、分專業(yè)進(jìn)行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及時歸類。

         2.休學(xué)和轉(zhuǎn)專業(yè)學(xué)生檔案的存放。

一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時歸到他新的班級中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級中抽取出來，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時歸類做好準(zhǔn)備。

         3.托管檔案的存放。2002 年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學(xué)生檔案區(qū)別開來進(jìn)行存放。

         4.死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學(xué)校無人認(rèn)領(lǐng)的學(xué)生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

        （四）填

         一般來說，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴(yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。這也跟學(xué)生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據(jù)國家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時出臺相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等；院系、專業(yè)、班級的簡稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部位等等?？傊褪且ＷC學(xué)生檔案填寫信息的客觀性。

         （五）裝

         一般說來，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團(tuán)材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個環(huán)節(jié)，學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該及時去二級院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場指導(dǎo)，以便隨時更正不規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理部門順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。

 在二次封裝開始前，學(xué)生檔案管理部門先要對畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類、捆扎。

         （六）寄

         在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的時候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協(xié)商好檔案清單的送返時間及相關(guān)學(xué)生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過程中由于郵寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。

 （七）查

 有條件的高?？梢栽O(shè)計(jì)一個畢業(yè)生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢系統(tǒng)，及時更新相關(guān)信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學(xué)生檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>

         （八）退

         在這方面主要是針對中途退學(xué)或其他原因被開除學(xué)籍的學(xué)生檔案，一般來說這類檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時同時辦理。由學(xué)生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。

          “一切為了學(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切。”要真正做到這一點(diǎn)，說難也難，說不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺也是一個服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高低的形象標(biāo)志；他既需要在細(xì)枝末節(jié)上的修修補(bǔ)補(bǔ)，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學(xué)生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報(bào)社會。

 

第9篇：二級檔案管理辦法范文

一、畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價值

隨著畢業(yè)就業(yè)人數(shù)的增加，市場對人才的需求，突顯檔案利用價值的重要性、真實(shí)性。檔案的利用價值是滿足社會需求的有用性。畢業(yè)生學(xué)籍檔案的利用價值簡要?dú)w納如下：

首先，憑證價值。畢業(yè)生學(xué)籍檔案從形成規(guī)律來看，它是畢業(yè)生在校期間綜合表現(xiàn)的歷史記載，是畢業(yè)生整體素質(zhì)的客觀反映。其次，參考價值。用人單位依據(jù)檔案的全部原始記錄材料，掌握畢業(yè)生全貌，評判畢業(yè)生優(yōu)劣，選拔優(yōu)秀人才，實(shí)現(xiàn)用好人才。再次，社會價值。從本校檔案利用登記表看，畢業(yè)生學(xué)籍檔案服務(wù)于學(xué)生就業(yè)、企業(yè)招聘、職務(wù)晉升、職稱晉級、各類報(bào)考、出國留學(xué)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會保險(xiǎn)、各類公證等諸多社會活動，滿足學(xué)校、師生、社會的利用需求。

二、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理主要存在的問題

1、檔案材料缺乏規(guī)范。以最近2013年歸檔的30個本科學(xué)院85個專業(yè)9198名學(xué)生的學(xué)籍檔案資料來看，主要存在以下問題，對學(xué)籍檔案不夠重視，書寫內(nèi)容錯誤、不全，書寫字跡不清、隨意涂改，簽字漏簽，未粘貼照片，鑒定評語不實(shí)，獎懲沒有記載，公章加蓋錯誤，材料不齊全不完整等等。

2、方法與手段缺乏創(chuàng)新。如在辦理出國（英文）成績檔案的過程中，利用者要求時間緊，同一時期內(nèi)要求辦理的人員較多，工作量較大，現(xiàn)有能力無法滿足所有利用者意愿，因此努力提高檔案開發(fā)利用手段和水平，是擺在檔案館工作人員面前的一個重要課題。

3、檔案管理系統(tǒng)有待升級。目前我校南大之星檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的檔案目錄數(shù)據(jù)主要靠逐條手工錄入，隨著人數(shù)的急劇增長，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理的需要，有待加強(qiáng)學(xué)習(xí)，普遍采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，可以將EXCEL等格式文件與管理系統(tǒng)相銜接，自由導(dǎo)入導(dǎo)出表格，避免手工錄入信息的耗時和錯誤，提高工作效率。

三、畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)對策

1、培養(yǎng)檔案意識，注重法規(guī)學(xué)習(xí)。首先，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識，使學(xué)生了解檔案的重要性，知道哪些檔案可以在檔案館查詢利用；提高教師檔案意識，提高歸檔質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作。其次，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案法規(guī)與文件。學(xué)習(xí)領(lǐng)會《檔案法》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《黑龍江大學(xué)檔案管理辦法》等法規(guī)和文件，明確檔案工作流程，從檔案收集歸檔到查詢利用，做到依法治檔，遵循規(guī)范化、制度化、科學(xué)化要求，使檔案工作納入法治化軌道，實(shí)現(xiàn)有章可循、有據(jù)可依。

2、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，完善規(guī)范體系。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案專兼職管理隊(duì)伍建設(shè)。選拔政治過硬，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)和學(xué)生管理，具有一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案工作。規(guī)范工作用語，熟悉專門術(shù)語，按章辦事，遵守程序，求真務(wù)實(shí)，提高效率，促進(jìn)工作的高效、快捷、準(zhǔn)確、規(guī)范。學(xué)籍檔案規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，僅靠學(xué)籍管理人員和學(xué)籍檔案人員難以有效組織實(shí)施，需要把所有的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個科學(xué)的有機(jī)整體――學(xué)籍檔案規(guī)范體系[3]，就本?，F(xiàn)狀來看，專兼職隊(duì)伍人員分布在檔案館、學(xué)工部（學(xué)生處）、教務(wù)處、招生就業(yè)處相關(guān)負(fù)責(zé)科室老師以及各學(xué)院教務(wù)員、輔導(dǎo)員老師中。學(xué)籍檔案管理人員實(shí)現(xiàn)專門術(shù)語的統(tǒng)一、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于相互交流，利于檔案檢索。推進(jìn)部門二級檔案員制度，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范部門立卷，加強(qiáng)密切合作。檔案館隨時了解、督促、檢查學(xué)籍收集、整理、歸檔工作。