檔案文獻管理全文(5篇)

[摘要]在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，電子文檔更快捷、更便于儲存。通過網(wǎng)絡(luò)信息共享，使科研工作者能夠及時、高效地收集、整理科研項目資料，通過對科學文獻進行系統(tǒng)的管理、分析，追蹤、引導(dǎo)國際高新技術(shù)發(fā)展，發(fā)掘出更大的價值。為此，各級科研管理部門要不斷完善科學檔案管理，不斷提升科研工作的效能，為科學研究工作提供更好的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]研究所；科研檔案管理；信息化

近年來,現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛地運用于檔案管理,使檔案管理工作簡單化。這是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然趨勢。因此,加強檔案工作的信息化工作非常重要,也十分必要。

一、實現(xiàn)科研檔案信息化建設(shè)的客觀要求

科學研究數(shù)據(jù)通常是以文件的方式進行。利用信息技術(shù)進行檔案管理,能有效地解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲與利用,并能減少檔案管理的費用。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)科學檔案管理中,檔案的收集、歸檔、保存主要靠人工完成。在信息化時代,人們的工作效率無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。而科學文獻的信息化將極大地提高科研文獻的采集和整理工作的效率,減少科研文獻的人工差錯；在科學文獻的復(fù)印、傳輸過程中,電子文檔的數(shù)字化,使得使用者在得到授權(quán)后可以很容易地獲得所需,為科學文獻的傳輸提供了便利。通過建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的公共服務(wù)平臺,實現(xiàn)了科學文獻的交流與共享。因此,要提高管理效率,必須采用信息化手段?？蒲袡n案信息化是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ),構(gòu)建點對點的檔案資源,并在信息的快速分析上表現(xiàn)出了卓越的優(yōu)勢。與此同時,借助多種現(xiàn)代媒介,基于信息的科學文獻將從“收藏”走向社會、從研究單位走向大眾、由封閉性轉(zhuǎn)向開放性。讓民眾了解科技發(fā)展的現(xiàn)狀,并提供科學參考。所以,科研檔案的信息化依然是發(fā)掘科研檔案潛力,深化科研檔案服務(wù)社會的重要手段。

二、科研檔案管理信息化建設(shè)所面臨的挑戰(zhàn)

（一）科研檔案信息化管理的意識薄弱

[摘要]本文針對當前學術(shù)期刊檔案管理中紙質(zhì)期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長、紙質(zhì)期刊檔案信息查詢不便的問題，提出了將期刊文獻保存與查詢分開處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質(zhì)期刊，以文獻檢索平臺代替期刊檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)期刊檔案的檢索與統(tǒng)計?；诖朔椒?，針對數(shù)字期刊檔案管理的實施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問題，同時針對電子期刊多媒體化發(fā)展給學術(shù)期刊檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進行了闡述。

檔案是國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學術(shù)期刊展示了特定研究領(lǐng)域的成果，刊出的論文反映了所在領(lǐng)域的學科發(fā)展。筆者所在單位中國機械工程學會(以下簡稱學會)將主管出版的學術(shù)刊物視為檔案，學術(shù)將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國內(nèi)以學術(shù)期刊為檔案管理對象的研究很少，對數(shù)字出版趨勢下的學術(shù)期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結(jié)合所在單位學術(shù)期刊日常管理工作，針對學術(shù)期刊檔案管理工作的特點，總結(jié)出一套相應(yīng)的工作方法，以期為開展數(shù)字出版環(huán)境下的學術(shù)期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點

中國機械工程學會成立于1936年，是我國成立較早、規(guī)模最大的工科學會之一，出版的學術(shù)刊物包括《中國機械工程》等40余種，既有《中國機械工程》等報道機械學科所有領(lǐng)域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個細分學科的專業(yè)期刊。此外，還有細分學科的專業(yè)期刊，如《鑄造》《中國鑄造裝備與技術(shù)》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報道方向；《焊接學報》《焊接》《中國焊接》等是焊接專業(yè)的學術(shù)期刊。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用服務(wù)等各項工作的總稱。學術(shù)期刊檔案管理工作中，保管、統(tǒng)計和提供利用是比較繁瑣的工作環(huán)節(jié)。紙質(zhì)期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對年代久遠的紙質(zhì)期刊做脫酸處理，防止紙質(zhì)文獻的脆化變質(zhì)。紙質(zhì)期刊的統(tǒng)計工作既重要又有一定的難度。根據(jù)工作的需要，統(tǒng)計對象經(jīng)常是不同的，可以是單個期刊年度的數(shù)量、論文投稿數(shù)量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統(tǒng)計工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統(tǒng)才能完成。提供利用服務(wù)是學會主管的學術(shù)期刊檔案管理工作中最為困難的一項工作。學會始終關(guān)注機械學科的發(fā)展動態(tài)，而學術(shù)論文是學科發(fā)展的成果與標志。如何從學術(shù)期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進而通過分析得到學科的發(fā)展動態(tài)以及不同學科之間的交叉融合與相互促進，使之成為學會今后工作的可靠支撐，則是學術(shù)期刊檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。學術(shù)期刊檔案管理工作的要求與當前學術(shù)期刊檔案管理工作的實際存在一定的差距，具體體現(xiàn)在以下幾方面。

(一)從事學術(shù)期刊檔案管理的人員缺乏

學會專職負責期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學術(shù)期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項統(tǒng)計工作，部分完成利用服務(wù)工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

【摘要】分析了山東省水科院文獻信息管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀，針對檔案管理、文獻管理、信息檢索、網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)站運行等存在的問題，提出了下一步工作思路和建議。

【關(guān)鍵詞】科研院所；文獻信息；信息管理

近年來，山東水利建設(shè)進入了大投入、大建設(shè)、大發(fā)展的新階段，水利信息化建設(shè)步伐也明顯加快，全省水利信息化建設(shè)實施“一個網(wǎng)絡(luò)、一個中心、兩個平臺、六大重點業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)”工程已初具規(guī)模。借此機遇，山東省水科院文獻信息管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)也取得了較大進展，科技信息的管理服務(wù)水平有了較大提高；院文獻檔案管理、信息檢索、網(wǎng)站運行等都步入了良好的發(fā)展軌道，為院科研開發(fā)工作提供了較好的信息技術(shù)支撐。

1文獻信息管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀

1.1規(guī)范了檔案信息的管理

自2001年籌建院綜合檔案室，期間投入了大量的人力、物力和財力，配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備和大型網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件。其中：在檔案的管理方面，先后對建院以來所有的科技、文書等各類檔案進行了收集、整理、剔除；并結(jié)合本院工作實際，建立了各類檔案分類目錄；編寫了山東省水科院全宗介紹、檔案整理工作方案、檔案管理5年規(guī)劃等內(nèi)容20余項，重新修訂完善了院檔案管理辦法及歸檔、借閱、保密等各類檔案工作制度18項。利用檔案管理軟件建立了科技、文書檔案等多個數(shù)據(jù)庫，目前院館藏檔案達5770卷，36203件；建立了文書、科技、會計檔案題錄數(shù)據(jù)庫14944條，為在全院實現(xiàn)檔案的數(shù)字化應(yīng)用打下了基礎(chǔ)。多年來，山東省水科院檔案室多次被省檔案局、省水利廳評為全省先進“省一級”檔案室，院檔案的管理工作在全省水利系統(tǒng)名列前茅。

1.2強化了網(wǎng)絡(luò)及辦公系統(tǒng)的應(yīng)用管理

摘要：加強衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理機制的宣傳工作，樹立正確的檔案管理意識，不僅要制定科學有效的檔案管理機制，加強檔案信息化建設(shè)，重視人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作中的創(chuàng)新管理機制，保證衛(wèi)生監(jiān)督管理機構(gòu)的檔案管理工作創(chuàng)新得到有效實施。本文對此進行了詳細的闡述。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)；檔案管理工作；創(chuàng)新；信息化

一、提升衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理意識

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的檔案管理創(chuàng)新工作具有明顯的創(chuàng)新性和系統(tǒng)性，在時展的過程中，需要對衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理工作進行仔細研究，在分析內(nèi)部結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，制定科學合理的檔案管理制度，提高檔案管理的質(zhì)量。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在開展檔案管理工作的過程中，需要樹立嚴謹?shù)墓芾硪庾R，充分認識到檔案管理與城市發(fā)展的關(guān)系，通過相應(yīng)的渠道和專業(yè)方法進行宣傳，使檔案管理知識能夠得到更大范圍的傳播，增強相關(guān)人員的責任心和重視程度。另外，檔案管理人員必須意識到法律法規(guī)在檔案管理中的重要作用，明確自身的工作性質(zhì)和責任范疇，在把握不同檔案差異性的基礎(chǔ)上，采取具有針對性的方式，從不同方向、不同角度進行多樣化管理，增強檔案管理工作的針對性，為衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)提供堅實的基礎(chǔ)，發(fā)揮出更大的價值和意義。在檔案管理的宣傳教育中，還要注重多方宣傳方式的匯總工作，實現(xiàn)宣傳方式多元化，提升衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理意識，這樣也很容易使各個階段的人們理解。這樣很容易使社會各個階段的人們能夠理解衛(wèi)生監(jiān)督機制的工作，檔案管理工作的實施提升了宣傳工作的效率和質(zhì)量，并且在一定的基礎(chǔ)上達到預(yù)期的宣傳效果。一般而言，衛(wèi)生機構(gòu)的檔案宣傳方式主要分為兩種形式，一種是運用媒體的方式來對檔案管理進行宣傳，這當中，媒體的檔案宣傳的內(nèi)容主要包括有聲的傳播比如說電視、廣播等，報紙、網(wǎng)絡(luò)以及發(fā)表相關(guān)專業(yè)的論文等方式來進行宣傳，這就要求全面貫徹檔案管理工作，并對檔案管理內(nèi)容做好指導(dǎo)提升工作，拓展檔案管理工作的創(chuàng)新點是目前檔案管理工作目前所要實施的工作重點，因此提升檔案管理意識，并將此意識貫徹到員工心中。

二、充分完善衛(wèi)生檔案管理制度

衛(wèi)生監(jiān)督檔案所涵蓋的信息是多方面的，而且檔案的來源特別多，不僅有衛(wèi)生醫(yī)療業(yè)務(wù)的，還有衛(wèi)生機構(gòu)職工人員、財務(wù)、政策變動等方面的信息，在這么一種環(huán)境下，檔案管理的復(fù)雜現(xiàn)象是非常容易產(chǎn)生的。如果在檔案管理過程中不具備完善的管理機制，那么就無法保證各方面的信息得到準確的收集，因此也就談不上有序整理和科學分類了，甚至還會導(dǎo)致檔案文件出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。而且若是沒有一套完善的規(guī)章制度對檔案管理機構(gòu)進行管理和規(guī)范的話，那么久很難保證檔案收集信息的準確性和完整性，甚至會導(dǎo)致檔案管理的數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作帶來難題。因此，針對衛(wèi)生檔案管理工作這一特點，管理部門則應(yīng)該根據(jù)我國《檔案法》中的相關(guān)法律法規(guī)，建立科學合理、切實可行、符合當前工作現(xiàn)狀的衛(wèi)生檔案管理制度。所創(chuàng)建的管理制度應(yīng)該是能涵蓋所有工作內(nèi)容的，而在制定管理制度階段，還需要根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)的實際需求來創(chuàng)建檔案管理部門，并將責任管理落實到檔案管理人員的每一個人員身上。例如：檔案借閱和歸檔、檔案管理和利用、檔案登記等，通過制定多方面的制度，有效提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平，讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作能夠有理可循，從而推動衛(wèi)生機構(gòu)的全面發(fā)展。在檔案管理工作的過程中，需要將衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)進行有效分類，在合理規(guī)劃的基礎(chǔ)上，推進各項監(jiān)督業(yè)務(wù)的同步實行。具體來說，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理人員需要采取合適的方式，及時收集各種各樣的文獻，并且按照文獻的類別，在詳細分類之后，將文獻資料進行有效整合，并按照合適的方式進行歸檔，使文獻在后期的使用中能夠便于找出和整理。另外，為增強檔案管理工作的科學性與嚴密性，必須建立健全檔案管理制度，使這一工作作為考核項目之一，全面提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)檔案管理水平。

三、注重檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

摘要：期刊，狹義上指雜志。我國現(xiàn)有紙質(zhì)檔案雜志26種，電子雜志3種。除《中國檔案》雜志外，其余均創(chuàng)刊于改革開放之后。40年來，我國的檔案期刊從少到多，從弱到強，從單一紙質(zhì)，到紙質(zhì)電子共存。從不定期工作通訊，到季刊、雙月、月刊；從普刊到核心，再到雙核心?？偣部l(fā)6205期，226544篇文章，規(guī)模擴大?？傁螺d12354795次，篇均下載1563次，使用率增加?？偙灰?21720次，篇均被引29.87次，影響力日增。3169篇得到了各種基金項目的支持，資助率接近1.5%，被關(guān)注程度不斷上升。在檔案宣傳與檔案學術(shù)研究中發(fā)揮了重要的渠道與平臺作用。

關(guān)鍵詞：改革開放40年；檔案雜志；發(fā)展；情況概要

1前言

“所謂期刊，是指有固定名稱，用卷、期或年、月順序編號，成冊的連續(xù)出版物，其構(gòu)成要素主要包括連續(xù)出版、穩(wěn)定的刊名、每年至少出版一期(次)、有卷期或年月順序等表示無限期連續(xù)出版的序號，以及由眾多作者的文章匯編成冊?！盵1]期刊又有狹義、廣義之分。狹義上指雜志。廣義上是指一切定期或不定期的出版物。本文所指期刊，是指狹義上的期刊，即雜志。具體是指：“以檔案工作或檔案學術(shù)交流為主要內(nèi)容的期刊[2]”和“以檔案信息資源為基礎(chǔ)，以歷史研究為主要內(nèi)容的檔案期刊[3]”。我國的檔案期刊屬專業(yè)性期刊，分為學術(shù)期刊與綜合性期刊兩種。從主辦單位的層級上分為國家級與省級兩個層次。從主辦單位的性質(zhì)分為行政管理機構(gòu)、高校、社會團體、事業(yè)單位和企業(yè)等。從學科分布上涉及檔案學與歷史學兩個門類。從出版方式分為正規(guī)出版（CN）和內(nèi)部出版兩種。質(zhì)量上分為核心期刊（包括北大核心與南大核心）與普通期刊兩種。從出版周期上可以分為季刊、雙月刊、月刊、半月刊（還曾經(jīng)有過旬刊）。從期刊的載體可分為紙質(zhì)與電子兩類。本文以期刊的載體為據(jù)，對紙質(zhì)期刊與電子期刊分別進行介紹與描述。

2紙質(zhì)雜志

本節(jié)數(shù)據(jù)來自于中國知網(wǎng)期刊數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)截止時間為2018年6月底。

2.1基本信息。