檔案文獻(xiàn)管理全文(5篇)

[摘要]本文針對(duì)當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊檔案管理中紙質(zhì)期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長(zhǎng)、紙質(zhì)期刊檔案信息查詢不便的問(wèn)題，提出了將期刊文獻(xiàn)保存與查詢分開(kāi)處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質(zhì)期刊，以文獻(xiàn)檢索平臺(tái)代替期刊檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)期刊檔案的檢索與統(tǒng)計(jì)?；诖朔椒?，針對(duì)數(shù)字期刊檔案管理的實(shí)施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問(wèn)題，同時(shí)針對(duì)電子期刊多媒體化發(fā)展給學(xué)術(shù)期刊檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)進(jìn)行了闡述。

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學(xué)術(shù)期刊展示了特定研究領(lǐng)域的成果，刊出的論文反映了所在領(lǐng)域的學(xué)科發(fā)展。筆者所在單位中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)(以下簡(jiǎn)稱學(xué)會(huì))將主管出版的學(xué)術(shù)刊物視為檔案，學(xué)術(shù)將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國(guó)內(nèi)以學(xué)術(shù)期刊為檔案管理對(duì)象的研究很少，對(duì)數(shù)字出版趨勢(shì)下的學(xué)術(shù)期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結(jié)合所在單位學(xué)術(shù)期刊日常管理工作，針對(duì)學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的特點(diǎn)，總結(jié)出一套相應(yīng)的工作方法，以期為開(kāi)展數(shù)字出版環(huán)境下的學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點(diǎn)

中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)成立于1936年，是我國(guó)成立較早、規(guī)模最大的工科學(xué)會(huì)之一，出版的學(xué)術(shù)刊物包括《中國(guó)機(jī)械工程》等40余種，既有《中國(guó)機(jī)械工程》等報(bào)道機(jī)械學(xué)科所有領(lǐng)域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個(gè)細(xì)分學(xué)科的專業(yè)期刊。此外，還有細(xì)分學(xué)科的專業(yè)期刊，如《鑄造》《中國(guó)鑄造裝備與技術(shù)》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報(bào)道方向；《焊接學(xué)報(bào)》《焊接》《中國(guó)焊接》等是焊接專業(yè)的學(xué)術(shù)期刊。檔案管理工作是對(duì)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用服務(wù)等各項(xiàng)工作的總稱。學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中，保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用是比較繁瑣的工作環(huán)節(jié)。紙質(zhì)期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對(duì)年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)期刊做脫酸處理，防止紙質(zhì)文獻(xiàn)的脆化變質(zhì)。紙質(zhì)期刊的統(tǒng)計(jì)工作既重要又有一定的難度。根據(jù)工作的需要，統(tǒng)計(jì)對(duì)象經(jīng)常是不同的，可以是單個(gè)期刊年度的數(shù)量、論文投稿數(shù)量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統(tǒng)計(jì)工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統(tǒng)才能完成。提供利用服務(wù)是學(xué)會(huì)主管的學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中最為困難的一項(xiàng)工作。學(xué)會(huì)始終關(guān)注機(jī)械學(xué)科的發(fā)展動(dòng)態(tài)，而學(xué)術(shù)論文是學(xué)科發(fā)展的成果與標(biāo)志。如何從學(xué)術(shù)期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進(jìn)而通過(guò)分析得到學(xué)科的發(fā)展動(dòng)態(tài)以及不同學(xué)科之間的交叉融合與相互促進(jìn)，使之成為學(xué)會(huì)今后工作的可靠支撐，則是學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的要求與當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的實(shí)際存在一定的差距，具體體現(xiàn)在以下幾方面。

(一)從事學(xué)術(shù)期刊檔案管理的人員缺乏

學(xué)會(huì)專職負(fù)責(zé)期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學(xué)術(shù)期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，部分完成利用服務(wù)工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

一、要轉(zhuǎn)變農(nóng)業(yè)科技檔案管理觀念，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技

檔案開(kāi)發(fā)利用如使用多媒體技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，既方便快捷，又可提高工效。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使服務(wù)對(duì)象從“內(nèi)部”走向“社會(huì)”，服務(wù)內(nèi)容由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。最后，在管理形式上對(duì)檔案信息資源實(shí)行分類分級(jí)管理，把一些價(jià)值較高、利用率高的科技檔案進(jìn)行全文集中掃描管理，建立科技檔案信息資源的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，合理保管和充分開(kāi)發(fā)利用。

二、要做好農(nóng)業(yè)科技檔案文獻(xiàn)編研，充分開(kāi)發(fā)農(nóng)業(yè)科技資源

要有針對(duì)性地對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息，進(jìn)行深度編研開(kāi)發(fā)加工，農(nóng)業(yè)科技檔案中蘊(yùn)藏著大量獨(dú)有的科技信息，例如：每年的農(nóng)業(yè)生產(chǎn)情況、農(nóng)業(yè)苗種作物、農(nóng)業(yè)科技信息活動(dòng)與天氣自然條件的關(guān)系。一種農(nóng)作物從播種到收獲一般需要幾個(gè)月甚至幾年的時(shí)間，一個(gè)優(yōu)良品種的選育成功甚至需要幾代人的共同努力才能完成。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的這些特點(diǎn)，決定了農(nóng)業(yè)科技工作必須一代代不間斷地進(jìn)行，反復(fù)地長(zhǎng)期地探索，因而形成的科技檔案信息量很大。通過(guò)編研開(kāi)發(fā)檔案信息資源是檔案工作的永恒主題，只有通過(guò)文獻(xiàn)編研開(kāi)發(fā)，檔案信息的價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)，也只有通過(guò)編研開(kāi)發(fā)，檔案工作才能充滿生機(jī)和活力。通過(guò)多途徑、多渠道、主動(dòng)地將農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源編研開(kāi)發(fā)出來(lái)，為農(nóng)業(yè)部門(mén)決策、制定規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、開(kāi)展科學(xué)研究等各項(xiàng)工作服務(wù)，才能得到群眾的認(rèn)可和社會(huì)各界的支持。農(nóng)業(yè)科技檔案的利用，通常表現(xiàn)在對(duì)農(nóng)業(yè)科研成果的應(yīng)用范圍、實(shí)用價(jià)值的利用上，而深入挖掘編研農(nóng)業(yè)科技檔案文獻(xiàn)中有價(jià)值的部分，為發(fā)展生產(chǎn)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)服務(wù)，避免研究上大量的重復(fù)試驗(yàn)，是農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用中的一項(xiàng)重要任務(wù)。應(yīng)當(dāng)充分利用農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)編研優(yōu)勢(shì)，有針對(duì)性地及時(shí)整理、篩選、綜合、歸納，編研形成具有實(shí)用價(jià)值的、準(zhǔn)確性、權(quán)威性較強(qiáng)的檔案信息資源，滿足農(nóng)業(yè)農(nóng)村基層部門(mén)對(duì)檔案利用的客觀要求。要利用計(jì)算機(jī)把分散的材料集中起來(lái)，變成系統(tǒng)材料，把零碎材料變成完整材料，使利用者在短時(shí)間內(nèi)就能找到所需的農(nóng)業(yè)科學(xué)數(shù)據(jù)以便解決問(wèn)題。

三、要積極采用聯(lián)合服務(wù)方式，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案成果轉(zhuǎn)化

農(nóng)業(yè)科技檔案的綜合性很強(qiáng)，農(nóng)業(yè)各基層部門(mén)之間互相滲透、互相依存的情況很普遍，很多研究成果是通過(guò)農(nóng)業(yè)、水利、林業(yè)等基層部門(mén)聯(lián)合攻關(guān)取得的。從這一特點(diǎn)出發(fā)，農(nóng)業(yè)科技單位的檔案管理部門(mén)，特別是研究領(lǐng)域的相關(guān)性較強(qiáng)的科技部門(mén)，其檔案利用服務(wù)應(yīng)該走合作的路子，采取聯(lián)合服務(wù)的方式，才能適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需要，從而更加有效地提高科技檔案的利用效果?；鶎涌萍紮n案聯(lián)合利用服務(wù)的方式可多種多樣，如聯(lián)合編寫(xiě)案卷目錄、農(nóng)業(yè)科技檔案利用指南等檢索工具書(shū)、聯(lián)合開(kāi)展檔案編研工作、聯(lián)合進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、聯(lián)合進(jìn)行檔案查閱服務(wù)等。重要的是要增強(qiáng)合作意識(shí)，強(qiáng)化農(nóng)業(yè)科技檔案信息共享觀念，加強(qiáng)科技檔案聯(lián)合利用服務(wù)的組織領(lǐng)導(dǎo)，并給予一定的資金支持。在開(kāi)展科技檔案聯(lián)合利用服務(wù)的過(guò)程中，應(yīng)注意與科技情報(bào)部門(mén)的合作。農(nóng)業(yè)科技檔案是一種信息載體，是一種重要科技信息源，科技情報(bào)部門(mén)應(yīng)該重視這一信息源的開(kāi)發(fā)利用。文獻(xiàn)、資料管理與檔案管理有一定共性之處，尤其在開(kāi)展科技檔案編研業(yè)務(wù)時(shí)，與科技情報(bào)部門(mén)合作，有利于提高編研成果利用水平和價(jià)值。為了提高科技檔案的利用率，應(yīng)本著有利于農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的原則，盡量擴(kuò)大可公開(kāi)利用的檔案范圍，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員首先要了解農(nóng)業(yè)部門(mén)的中心工作和主要任務(wù)，摸清檔案需求的動(dòng)向，把握檔案利用者的需求。其次，要了解廣大科研人員的心態(tài)，以及他們對(duì)檔案利用效果和檔案工作的評(píng)價(jià)，不斷總結(jié)檔案利用的特點(diǎn)、規(guī)律，提高檔案利用率。再次，要擺正自己與檔案利用者的關(guān)系，明確檔案工作人員既是專業(yè)人員，又是服務(wù)人員，在工作中要取得廣大利用者的信任，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，利用電話、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，向需要服務(wù)的群眾及部門(mén)提供及時(shí)準(zhǔn)確的科技檔案信息，把農(nóng)業(yè)科技檔案中蘊(yùn)藏的豐富內(nèi)容開(kāi)發(fā)出來(lái)，讓更多的人利用，使其發(fā)揮更多更大的作用。

作者：睢強(qiáng) 單位：吉林省東遼縣檔案局

摘要:伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，信息技術(shù)不斷普及，高職院校檔案管理工作開(kāi)始引入信息化管理系統(tǒng)，全面提高了檔案管理的效率。但在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，也存在一些問(wèn)題與不足，制約了高職院校檔案管理工作的質(zhì)量與效率提升。本文采用文獻(xiàn)研究法、分析法等，逐步分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江高職院校檔案管理存在的問(wèn)題，并提出解決對(duì)策，供高職院校檔案管理工作人員參考。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理

0引言

新時(shí)代背景下，由于生源數(shù)量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書(shū)館軟硬件設(shè)備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現(xiàn)出種類多樣，分散龐雜的特點(diǎn)，這給高職院校的檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。為此，本課題組開(kāi)展了關(guān)于“大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江省高職檔案管理應(yīng)用研究———以黑龍江旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”的課題研究。本文采用文獻(xiàn)研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江高職檔案管理存在的問(wèn)題，并積極探索了有效的解決對(duì)策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎(chǔ)與實(shí)踐指導(dǎo)。為了全面分析大數(shù)據(jù)時(shí)代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問(wèn)題與不足，課題組開(kāi)展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實(shí)際，全面分析了其中存在的問(wèn)題，并積極探索了有效的解決對(duì)策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進(jìn)一步推動(dòng)了黑龍江省高職檔案管理質(zhì)量與效率的全面提升。

1高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

1.1高職院校對(duì)檔案管理的重視不足

經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，黑龍江省內(nèi)80%的高職院校對(duì)檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對(duì)檔案管理工作的重視嚴(yán)重不足，具體表現(xiàn)在:第一，部分高職院校沒(méi)有安排專門(mén)的人員開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的制度建設(shè)、規(guī)范性建設(shè)與人員安排都存在嚴(yán)重空白，對(duì)檔案管理的價(jià)值與意義也認(rèn)識(shí)不足。第二，部分高職院校對(duì)檔案管理的交接、收取、發(fā)送等環(huán)節(jié)都沒(méi)有具體的步驟與管理程序，對(duì)檔案資料的歸檔、整理、分類工作也開(kāi)展不足，致使檔案資料混亂無(wú)序，缺失嚴(yán)重。第三，部分高職院校對(duì)檔案管理的資金投入不足，沒(méi)有積極引入信息化系統(tǒng)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理的重視程度嚴(yán)重不足，相關(guān)設(shè)備設(shè)施、資金投入相對(duì)較少，難以保障檔案管理的高效開(kāi)展，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。

摘要：高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題，高校畢業(yè)生對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制有待完善，高校畢業(yè)生檔案管理手段落后。高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作建議，加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案業(yè)務(wù)辦理的動(dòng)向分析，探索信息技術(shù)促進(jìn)高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范性和實(shí)效性，加強(qiáng)需求性分析為行政決策部門(mén)提供有效數(shù)據(jù)與文獻(xiàn)檔案決策支持。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；畢業(yè)生檔案信息資源；就業(yè)服務(wù)

一、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

檔案對(duì)于高校畢業(yè)生來(lái)說(shuō)具有極為重要的意義，其上面記錄了學(xué)生在小學(xué)、初中、高中、大學(xué)當(dāng)中所有的信息，包括學(xué)習(xí)情況、畢業(yè)情況等，同時(shí)檔案也會(huì)關(guān)系到學(xué)生以后的就業(yè)安排、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算等方面的內(nèi)容。在高校畢業(yè)生檔案管理工作實(shí)踐中，針對(duì)于高校畢業(yè)生檔案的管理仍然存在著一些問(wèn)題。一是高校畢業(yè)生對(duì)于檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。當(dāng)前，多數(shù)的民營(yíng)和私營(yíng)企業(yè)進(jìn)行人才招聘的過(guò)程當(dāng)中，忽視了應(yīng)聘者的檔案審核工作，同時(shí)也沒(méi)有給予檔案管理工作足夠的重視，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生便造成了高校畢業(yè)生對(duì)于自身檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象。這樣便會(huì)使高校畢業(yè)生忽視對(duì)于自身檔案的管理與保存，甚至在有的時(shí)候還會(huì)造成檔案損壞或者是檔案遺失的情況，這種情況的出現(xiàn)，便給我國(guó)的畢業(yè)生檔案管理工作造成了一定的難題。二是高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制有待完善。在我國(guó)的高校當(dāng)中，對(duì)于學(xué)生檔案的管理有著一定的差距，主要原因便是在高校當(dāng)中，沒(méi)有針對(duì)于學(xué)生的檔案管理工作制定出一套統(tǒng)一的檔案管理機(jī)制，進(jìn)而使檔案管理工作出現(xiàn)混亂、疏忽的現(xiàn)象，同時(shí)這種情況也給檔案管理工作人員提升了工作難度，繼而使其工作量增大，同時(shí)在這種管理方式下，檔案保存的質(zhì)量也無(wú)法得到保證。若是在保存的過(guò)程當(dāng)中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，便會(huì)對(duì)學(xué)生以后的工作、考研、考公務(wù)員等造成一定的影響，這樣情況的出現(xiàn)也會(huì)使檔案管理工作失去本來(lái)的意義，進(jìn)而使我國(guó)對(duì)于檔案管理工作投入的人力、物力、財(cái)力等方面的資源付諸東流。三是高校畢業(yè)生檔案管理手段落后。在當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中，主要應(yīng)用到的便是手工操作的管理方式，這種管理方式存在著一定的局限性，同時(shí)在管理的過(guò)程當(dāng)中效率也較差，并且，還受到管理人員的影響，若是檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)誤差或者疏忽，便會(huì)使檔案管理工作的準(zhǔn)確性受到損害。與此同時(shí)，通過(guò)手工操作進(jìn)行檔案管理的方式也會(huì)給相應(yīng)的檔案管理人員帶來(lái)大量的工作量，進(jìn)而使其工作的質(zhì)量不能夠得到全面的保證。所以，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，需要適當(dāng)引入現(xiàn)代化的手段對(duì)于檔案進(jìn)行管理，這樣才能夠使檔案管理工作更加精準(zhǔn)且安全。此外，檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)也制約了畢業(yè)生檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

二、高校畢業(yè)生檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用與就業(yè)服務(wù)質(zhì)量提升

在提升高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)層面，一是高校畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)不斷提升對(duì)新時(shí)代高校畢業(yè)生檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提升檔案管理能力。新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展，對(duì)于人才需求不斷增加，涉及人才、就業(yè)方面的工作日益受到重視，這就要求在高校畢業(yè)生檔案管理工作中不斷提升對(duì)于檔案管理工作的重視，加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，從組織管理的角度強(qiáng)化高校畢業(yè)生檔案管理的能力。二是高校畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)建立從制度、崗位、流程、監(jiān)督等體系化和現(xiàn)代化檔案管理新機(jī)制。在高校畢業(yè)生檔案管理的機(jī)制完善中應(yīng)從高校畢業(yè)生檔案管理的制度健全完善、崗位清晰明確、流程規(guī)范順暢、監(jiān)督有力有效等方面提升管理的能力，從考核監(jiān)督機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制等方面探索創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理工作的效率與質(zhì)量提升。三是高校畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用，提升高校畢業(yè)生檔案管理的方式方法。管理方式方法的創(chuàng)新主要是在原有成熟檔案管理的方式方法和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，融合運(yùn)用信息技術(shù)，將信息技術(shù)與高校畢業(yè)生檔案管理工作的實(shí)際相結(jié)合，運(yùn)用云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，提升高校畢業(yè)生檔案保存的安全性、查閱使用的快捷性以及檔案的利用能力。四是高校畢業(yè)生檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力提升，使高校畢業(yè)生檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力不斷提高，適應(yīng)新時(shí)代高校畢業(yè)生檔案管理工作的實(shí)際需要。在工作人員綜合素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)能力提升的工作中，應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)總結(jié)與應(yīng)用等多個(gè)環(huán)節(jié)共同發(fā)力，全面、全方位地提升工作人員的工作能力，更好地適應(yīng)新時(shí)代高校畢業(yè)生檔案管理工作的實(shí)際需求和具體要求。在高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用層面，一是高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用首先應(yīng)建立指標(biāo)口徑一致、能夠進(jìn)行區(qū)域間、行業(yè)間檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的信息資源開(kāi)發(fā)利用管理信息系統(tǒng)。高校畢業(yè)生具有一定的流動(dòng)性，這就需要在高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中建立口徑相對(duì)一致、管理信息系統(tǒng)相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)區(qū)域間、部門(mén)間的檔案信息資源共享與開(kāi)發(fā)利用。二是高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用應(yīng)建立高校、人才與就業(yè)服務(wù)中心、用人單位之間的協(xié)同工作機(jī)制。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用需要資源共享、管理協(xié)同，在高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，涉及了高校、人才與就業(yè)服務(wù)中心、用人單位、行政管理部門(mén)等多家參與主體，因此，需要建立各家參與主體之間的協(xié)同發(fā)展機(jī)制，通過(guò)信息互通機(jī)制、資源共享機(jī)制、開(kāi)發(fā)利用會(huì)商機(jī)制等具體機(jī)制的制定與實(shí)施提升高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的可行性、實(shí)效性，更好的發(fā)揮高校畢業(yè)生檔案中所展現(xiàn)的檔案參考價(jià)值，服務(wù)新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)和要求。三是高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用應(yīng)建立人才就業(yè)服務(wù)中心與政府決策部門(mén)之間的決策需求對(duì)接機(jī)制，使高校畢業(yè)生檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用編研產(chǎn)品能夠真正為經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展提供有效服務(wù)。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用主要是發(fā)揮檔案的參考價(jià)值服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。 在高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中應(yīng)建立行政決策管理部門(mén)與人才就業(yè)中心之間的需求對(duì)接機(jī)制，通過(guò)行政決策部門(mén)提出需求，人才就業(yè)服務(wù)部門(mén)進(jìn)行綜合開(kāi)發(fā)利用與專項(xiàng)開(kāi)發(fā)利用相結(jié)合的方式，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展提供更加具有實(shí)效性的決策參考檔案編研信息產(chǎn)品。

三、高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作建議

高校檔案記錄和再現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)、科研、管理以及各個(gè)歷史時(shí)期出現(xiàn)的重要人物、發(fā)生的重大事件等內(nèi)容?？陀^而真實(shí)地記錄了高校成長(zhǎng)、發(fā)展、壯大的過(guò)程，是校園文化建設(shè)的寶貴資源。高校檔案與校園文化建設(shè)密不可分，互相促進(jìn)。利用高校檔案資源促進(jìn)校園文化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展是高校檔案工作的必然要求，也是高校培養(yǎng)一專多能復(fù)合型人才的需求，更是實(shí)現(xiàn)高校健康、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展的重要手段。高校應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)對(duì)館藏檔案資源的宣傳、利用和挖掘檔案資源的教育功能等促進(jìn)校園文化建設(shè)。

一、重視館藏檔案資源建設(shè)和宣傳工作以促進(jìn)學(xué)校校園文化建設(shè)

大力推進(jìn)館藏檔案資源建設(shè)是發(fā)展高等學(xué)校校園文化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此高校檔案工作人員要不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，規(guī)范歸檔立卷、歸檔內(nèi)容、歸檔形式、歸檔移交以及查檔等業(yè)務(wù)工作流程，以建立面向師生和社會(huì)的現(xiàn)代化檔案信息資源管理體系為目標(biāo)，以提高各類檔案收集的完整性和規(guī)范化水平為工作重點(diǎn)，積極學(xué)習(xí)新時(shí)代背景下有關(guān)檔案工作的指導(dǎo)性法規(guī)性文件，強(qiáng)化檔案收集意識(shí)，加強(qiáng)與校內(nèi)各立卷單位的聯(lián)系、協(xié)作和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，整理、挖掘重要檔案，不斷豐富檔案館藏資源，為信守和傳承校園文化做出應(yīng)有的奉獻(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，高校檔案部門(mén)應(yīng)拓展服務(wù)方式，優(yōu)化服務(wù)流程，提升服務(wù)水平，切實(shí)為廣大師生和校友提供檔案查詢和信息服務(wù)。同時(shí)，緊密圍繞學(xué)校教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、管理等中心工作，利用網(wǎng)絡(luò)、新媒體（微博、微信）、報(bào)告講座、展覽等多種方式開(kāi)展以檔案信息資源為主體的宣傳和教育活動(dòng)，發(fā)揚(yáng)檔案的時(shí)代精神、歷史精神和人文精神，弘揚(yáng)校園文化。

二、加強(qiáng)高校特色檔案資源建設(shè)以豐富校園文化內(nèi)涵

高校特色檔案既具有檔案的一般屬性，也具有行業(yè)性、專業(yè)性和獨(dú)特性，它代表和反映了一所高校的獨(dú)特活動(dòng)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，高校檔案管理部門(mén)要跟隨信息時(shí)代的飛速變化，圍繞校園文化建設(shè)的特點(diǎn)和需求，積極加強(qiáng)特色檔案收集工作。第一，要拓寬征集渠道，采用多種途徑進(jìn)行收集。第二，加強(qiáng)對(duì)材料中關(guān)于特色資料的查證、支撐，并與學(xué)校相關(guān)部門(mén)和院系加強(qiáng)溝通聯(lián)系，確保特色檔案資料收集的及時(shí)性。第三，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)校園文化建設(shè)的特點(diǎn)和需求，提供一些具有特色的檔案信息服務(wù)。比如可以建設(shè)科研成果信息庫(kù)、學(xué)生就業(yè)檔案信息庫(kù)、名人檔案信息庫(kù)、榮譽(yù)檔案信息庫(kù)等，積極為校園文化建設(shè)服務(wù)。第四，要加強(qiáng)檔案信息化管理，提升特色檔案資源價(jià)值。在條件允許的情況下，檔案管理部門(mén)要充分運(yùn)用信息獲取、圖像處理及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，把特色檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便閱檔人員能夠更加生動(dòng)、直觀地了解特色檔案的內(nèi)容。通過(guò)對(duì)特色檔案的學(xué)習(xí)和宣傳利用，為校園文化注入新的內(nèi)容和活力。比如陜西師范大學(xué)檔案館有“校史人物檔案”、“名人檔案”、“學(xué)校年鑒”；陜西科技大學(xué)檔案館有“名人名師檔案”等。高校之間可以通過(guò)交流學(xué)習(xí)，互相吸取檔案特色資源建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。西北大學(xué)侯伯宇先進(jìn)事跡展覽館是陜西高校中最有特色的校史人物檔案建設(shè)。該館建立于2013年，展覽以“把一切獻(xiàn)給祖國(guó)教育科學(xué)事業(yè)的時(shí)代先鋒”為主題，分為“不懈求索”、“獻(xiàn)身科學(xué)”、“教書(shū)育人”、“赤子情懷”、“風(fēng)范永存”五個(gè)部分，全面展示了侯伯宇同志的先進(jìn)事跡。圖文部分展出了相關(guān)資料圖片80余幅，6個(gè)玻璃展柜分別展出了侯伯宇教授所獲得榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)隆⒖蒲惺指濉?shū)籍以及生前衣物。通過(guò)對(duì)侯教授事跡的持續(xù)、深入、廣泛的參觀學(xué)習(xí)和宣傳活動(dòng)，許多高校借此在大學(xué)校園里培育了崇尚師德的良好氛圍和見(jiàn)賢思齊的強(qiáng)大力量，豐富了校園文化建設(shè)內(nèi)涵，使檔案真正發(fā)揮其“存憑、留史、資政、育人”的作用。

三、開(kāi)展基于館藏文獻(xiàn)的檔案編研工作以深度挖掘校園文化

高校檔案以其原始性和真實(shí)性準(zhǔn)確記載了高校建設(shè)發(fā)展過(guò)程，匯集了學(xué)校教學(xué)、科研、管理的全部成果，這是高校寶貴的精神財(cái)富。如果高校檔案管理部門(mén)在做好檔案資料收集、保存的系統(tǒng)性、完整性的同時(shí)，在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行有目標(biāo)、有計(jì)劃地篩選、整理、歸納、提煉，按照學(xué)校建設(shè)發(fā)展的專題對(duì)其進(jìn)行編研，就能夠把檔案中蘊(yùn)藏的文化資源發(fā)掘出來(lái)，從而進(jìn)一步發(fā)揮檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的功能。另外，檔案編研工作也是拓寬檔案服務(wù)工作范圍，培育和建設(shè)高校檔案文化的最佳方式。各高校檔案工作部門(mén)要努力地開(kāi)展檔案編研工作，積極編制比如學(xué)校大事記、校史、年鑒、優(yōu)秀畢業(yè)生論文匯編、科研情況匯編，把學(xué)校建設(shè)發(fā)展過(guò)程中所取得的成果———展現(xiàn)在師生面前。榜樣的力量是無(wú)窮的。為了激發(fā)師生熱愛(ài)母校情懷，也可以編撰歷任校長(zhǎng)傳記、杰出校友風(fēng)采等優(yōu)秀人物事跡，把那些束之高閣的檔案變得生動(dòng)活潑起來(lái)，不僅方便廣大師生學(xué)習(xí)和了解校史，也傳播了校園文化，達(dá)到了育人的目標(biāo)。因此，高校檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案文獻(xiàn)編研工作不僅是檔案管理部門(mén)建設(shè)和發(fā)展的工作需要，更是傳播和建設(shè)校園文化的一項(xiàng)必不可少的活動(dòng)。做好高校檔案的編研工作是學(xué)校文化建設(shè)的重要手段。高校檔案文獻(xiàn)編研工作，可以讓檔案積極參與學(xué)校發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展決策進(jìn)行參考咨詢，充分發(fā)揮自身價(jià)值，更好地服務(wù)于師生。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)在做好檔案收集整理的基礎(chǔ)上做好檔案文獻(xiàn)編研工作，提高編研效率和編研成果的質(zhì)量，不斷提高檔案部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量和科學(xué)水平?？傊咝n案是高校發(fā)展歷史和校園文化的積淀，是重要的德育教育信息資源。高校檔案管理工作水平的不斷提升必然能夠促進(jìn)校園文化建設(shè)的不斷完善，高校應(yīng)充分挖掘檔案的文化底蘊(yùn)，將蘊(yùn)涵豐富教育信息資源的高校檔案運(yùn)用和服務(wù)于校園文化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在校園文化建設(shè)中的積極作用。高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)以更加自覺(jué)的使命感和責(zé)任感，通過(guò)對(duì)檔案資源的合理、充分利用，總結(jié)校園文化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新校園文化建設(shè)方法，優(yōu)化校園文化環(huán)境，豐富學(xué)校文化內(nèi)涵，提高育人效果。