檔案文獻管理全文(5篇)

[摘要]在信息技術迅猛發(fā)展的今天，電子文檔更快捷、更便于儲存。通過網絡信息共享，使科研工作者能夠及時、高效地收集、整理科研項目資料，通過對科學文獻進行系統(tǒng)的管理、分析，追蹤、引導國際高新技術發(fā)展，發(fā)掘出更大的價值。為此，各級科研管理部門要不斷完善科學檔案管理，不斷提升科研工作的效能，為科學研究工作提供更好的服務。

[關鍵詞]研究所；科研檔案管理；信息化

近年來,現(xiàn)代信息技術已廣泛地運用于檔案管理,使檔案管理工作簡單化。這是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然趨勢。因此,加強檔案工作的信息化工作非常重要,也十分必要。

一、實現(xiàn)科研檔案信息化建設的客觀要求

科學研究數(shù)據(jù)通常是以文件的方式進行。利用信息技術進行檔案管理,能有效地解決傳統(tǒng)的紙質檔案的存儲與利用,并能減少檔案管理的費用。在傳統(tǒng)的紙質科學檔案管理中,檔案的收集、歸檔、保存主要靠人工完成。在信息化時代,人們的工作效率無法適應社會發(fā)展的需要。而科學文獻的信息化將極大地提高科研文獻的采集和整理工作的效率,減少科研文獻的人工差錯；在科學文獻的復印、傳輸過程中,電子文檔的數(shù)字化,使得使用者在得到授權后可以很容易地獲得所需,為科學文獻的傳輸提供了便利。通過建立信息化、網絡化的公共服務平臺,實現(xiàn)了科學文獻的交流與共享。因此,要提高管理效率,必須采用信息化手段?？蒲袡n案信息化是以計算機技術為基礎,構建點對點的檔案資源,并在信息的快速分析上表現(xiàn)出了卓越的優(yōu)勢。與此同時,借助多種現(xiàn)代媒介,基于信息的科學文獻將從“收藏”走向社會、從研究單位走向大眾、由封閉性轉向開放性。讓民眾了解科技發(fā)展的現(xiàn)狀,并提供科學參考。所以,科研檔案的信息化依然是發(fā)掘科研檔案潛力,深化科研檔案服務社會的重要手段。

二、科研檔案管理信息化建設所面臨的挑戰(zhàn)

（一）科研檔案信息化管理的意識薄弱

[摘要]本文針對當前學術期刊檔案管理中紙質期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長、紙質期刊檔案信息查詢不便的問題，提出了將期刊文獻保存與查詢分開處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質期刊，以文獻檢索平臺代替期刊檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)期刊檔案的檢索與統(tǒng)計?；诖朔椒?，針對數(shù)字期刊檔案管理的實施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問題，同時針對電子期刊多媒體化發(fā)展給學術期刊檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進行了闡述。

檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學術期刊展示了特定研究領域的成果，刊出的論文反映了所在領域的學科發(fā)展。筆者所在單位中國機械工程學會(以下簡稱學會)將主管出版的學術刊物視為檔案，學術將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國內以學術期刊為檔案管理對象的研究很少，對數(shù)字出版趨勢下的學術期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結合所在單位學術期刊日常管理工作，針對學術期刊檔案管理工作的特點，總結出一套相應的工作方法，以期為開展數(shù)字出版環(huán)境下的學術期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點

中國機械工程學會成立于1936年，是我國成立較早、規(guī)模最大的工科學會之一，出版的學術刊物包括《中國機械工程》等40余種，既有《中國機械工程》等報道機械學科所有領域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個細分學科的專業(yè)期刊。此外，還有細分學科的專業(yè)期刊，如《鑄造》《中國鑄造裝備與技術》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報道方向；《焊接學報》《焊接》《中國焊接》等是焊接專業(yè)的學術期刊。檔案管理工作是對檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用服務等各項工作的總稱。學術期刊檔案管理工作中，保管、統(tǒng)計和提供利用是比較繁瑣的工作環(huán)節(jié)。紙質期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對年代久遠的紙質期刊做脫酸處理，防止紙質文獻的脆化變質。紙質期刊的統(tǒng)計工作既重要又有一定的難度。根據(jù)工作的需要，統(tǒng)計對象經常是不同的，可以是單個期刊年度的數(shù)量、論文投稿數(shù)量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統(tǒng)計工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統(tǒng)才能完成。提供利用服務是學會主管的學術期刊檔案管理工作中最為困難的一項工作。學會始終關注機械學科的發(fā)展動態(tài)，而學術論文是學科發(fā)展的成果與標志。如何從學術期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進而通過分析得到學科的發(fā)展動態(tài)以及不同學科之間的交叉融合與相互促進，使之成為學會今后工作的可靠支撐，則是學術期刊檔案管理工作的一項重要內容。學術期刊檔案管理工作的要求與當前學術期刊檔案管理工作的實際存在一定的差距，具體體現(xiàn)在以下幾方面。

(一)從事學術期刊檔案管理的人員缺乏

學會專職負責期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學術期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項統(tǒng)計工作，部分完成利用服務工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

摘要：加強衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案管理機制的宣傳工作，樹立正確的檔案管理意識，不僅要制定科學有效的檔案管理機制，加強檔案信息化建設，重視人員的培訓工作，提高檔案管理工作中的創(chuàng)新管理機制，保證衛(wèi)生監(jiān)督管理機構的檔案管理工作創(chuàng)新得到有效實施。本文對此進行了詳細的闡述。

關鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督機構；檔案管理工作；創(chuàng)新；信息化

一、提升衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案管理意識

衛(wèi)生監(jiān)督機構的檔案管理創(chuàng)新工作具有明顯的創(chuàng)新性和系統(tǒng)性，在時展的過程中，需要對衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案管理工作進行仔細研究，在分析內部結構的基礎上，制定科學合理的檔案管理制度，提高檔案管理的質量。衛(wèi)生監(jiān)督機構在開展檔案管理工作的過程中，需要樹立嚴謹?shù)墓芾硪庾R，充分認識到檔案管理與城市發(fā)展的關系，通過相應的渠道和專業(yè)方法進行宣傳，使檔案管理知識能夠得到更大范圍的傳播，增強相關人員的責任心和重視程度。另外，檔案管理人員必須意識到法律法規(guī)在檔案管理中的重要作用，明確自身的工作性質和責任范疇，在把握不同檔案差異性的基礎上，采取具有針對性的方式，從不同方向、不同角度進行多樣化管理，增強檔案管理工作的針對性，為衛(wèi)生監(jiān)督機構提供堅實的基礎，發(fā)揮出更大的價值和意義。在檔案管理的宣傳教育中，還要注重多方宣傳方式的匯總工作，實現(xiàn)宣傳方式多元化，提升衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案管理意識，這樣也很容易使各個階段的人們理解。這樣很容易使社會各個階段的人們能夠理解衛(wèi)生監(jiān)督機制的工作，檔案管理工作的實施提升了宣傳工作的效率和質量，并且在一定的基礎上達到預期的宣傳效果。一般而言，衛(wèi)生機構的檔案宣傳方式主要分為兩種形式，一種是運用媒體的方式來對檔案管理進行宣傳，這當中，媒體的檔案宣傳的內容主要包括有聲的傳播比如說電視、廣播等，報紙、網絡以及發(fā)表相關專業(yè)的論文等方式來進行宣傳，這就要求全面貫徹檔案管理工作，并對檔案管理內容做好指導提升工作，拓展檔案管理工作的創(chuàng)新點是目前檔案管理工作目前所要實施的工作重點，因此提升檔案管理意識，并將此意識貫徹到員工心中。

二、充分完善衛(wèi)生檔案管理制度

衛(wèi)生監(jiān)督檔案所涵蓋的信息是多方面的，而且檔案的來源特別多，不僅有衛(wèi)生醫(yī)療業(yè)務的，還有衛(wèi)生機構職工人員、財務、政策變動等方面的信息，在這么一種環(huán)境下，檔案管理的復雜現(xiàn)象是非常容易產生的。如果在檔案管理過程中不具備完善的管理機制，那么就無法保證各方面的信息得到準確的收集，因此也就談不上有序整理和科學分類了，甚至還會導致檔案文件出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。而且若是沒有一套完善的規(guī)章制度對檔案管理機構進行管理和規(guī)范的話，那么久很難保證檔案收集信息的準確性和完整性，甚至會導致檔案管理的數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作帶來難題。因此，針對衛(wèi)生檔案管理工作這一特點，管理部門則應該根據(jù)我國《檔案法》中的相關法律法規(guī)，建立科學合理、切實可行、符合當前工作現(xiàn)狀的衛(wèi)生檔案管理制度。所創(chuàng)建的管理制度應該是能涵蓋所有工作內容的，而在制定管理制度階段，還需要根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督機構的實際需求來創(chuàng)建檔案管理部門，并將責任管理落實到檔案管理人員的每一個人員身上。例如：檔案借閱和歸檔、檔案管理和利用、檔案登記等，通過制定多方面的制度，有效提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平，讓衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作能夠有理可循，從而推動衛(wèi)生機構的全面發(fā)展。在檔案管理工作的過程中，需要將衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務進行有效分類，在合理規(guī)劃的基礎上，推進各項監(jiān)督業(yè)務的同步實行。具體來說，衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案管理人員需要采取合適的方式，及時收集各種各樣的文獻，并且按照文獻的類別，在詳細分類之后，將文獻資料進行有效整合，并按照合適的方式進行歸檔，使文獻在后期的使用中能夠便于找出和整理。另外，為增強檔案管理工作的科學性與嚴密性，必須建立健全檔案管理制度，使這一工作作為考核項目之一，全面提高衛(wèi)生監(jiān)督機構檔案管理水平。

三、注重檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

摘要:伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息技術不斷普及，高職院校檔案管理工作開始引入信息化管理系統(tǒng)，全面提高了檔案管理的效率。但在實際運用的過程中，也存在一些問題與不足，制約了高職院校檔案管理工作的質量與效率提升。本文采用文獻研究法、分析法等，逐步分析了大數(shù)據(jù)時代黑龍江高職院校檔案管理存在的問題，并提出解決對策，供高職院校檔案管理工作人員參考。

關鍵詞:大數(shù)據(jù);高職院校;檔案管理

0引言

新時代背景下，由于生源數(shù)量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書館軟硬件設備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現(xiàn)出種類多樣，分散龐雜的特點，這給高職院校的檔案管理工作帶來了一定的難度。為此，本課題組開展了關于“大數(shù)據(jù)時代黑龍江省高職檔案管理應用研究———以黑龍江旅游職業(yè)技術學院為例”的課題研究。本文采用文獻研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數(shù)據(jù)時代黑龍江高職檔案管理存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎與實踐指導。為了全面分析大數(shù)據(jù)時代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問題與不足，課題組開展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實際，全面分析了其中存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進一步推動了黑龍江省高職檔案管理質量與效率的全面提升。

1高職院校檔案管理存在的問題

1.1高職院校對檔案管理的重視不足

經調研發(fā)現(xiàn)，黑龍江省內80%的高職院校對檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對檔案管理工作的重視嚴重不足，具體表現(xiàn)在:第一，部分高職院校沒有安排專門的人員開展檔案管理工作，對檔案管理工作的制度建設、規(guī)范性建設與人員安排都存在嚴重空白，對檔案管理的價值與意義也認識不足。第二，部分高職院校對檔案管理的交接、收取、發(fā)送等環(huán)節(jié)都沒有具體的步驟與管理程序，對檔案資料的歸檔、整理、分類工作也開展不足，致使檔案資料混亂無序，缺失嚴重。第三，部分高職院校對檔案管理的資金投入不足，沒有積極引入信息化系統(tǒng)，沒有實現(xiàn)高職院校檔案管理的信息化建設，對檔案管理的重視程度嚴重不足，相關設備設施、資金投入相對較少，難以保障檔案管理的高效開展，難以實現(xiàn)檔案管理工作質量的全面提升。

高校檔案記錄和再現(xiàn)了學校教學、科研、管理以及各個歷史時期出現(xiàn)的重要人物、發(fā)生的重大事件等內容。客觀而真實地記錄了高校成長、發(fā)展、壯大的過程，是校園文化建設的寶貴資源。高校檔案與校園文化建設密不可分，互相促進。利用高校檔案資源促進校園文化建設創(chuàng)新發(fā)展是高校檔案工作的必然要求，也是高校培養(yǎng)一專多能復合型人才的需求，更是實現(xiàn)高校健康、科學、可持續(xù)發(fā)展的重要手段。高校應通過加強對館藏檔案資源的宣傳、利用和挖掘檔案資源的教育功能等促進校園文化建設。

一、重視館藏檔案資源建設和宣傳工作以促進學校校園文化建設

大力推進館藏檔案資源建設是發(fā)展高等學校校園文化建設的基礎。因此高校檔案工作人員要不斷增強檔案意識，嚴格遵守檔案管理制度，規(guī)范歸檔立卷、歸檔內容、歸檔形式、歸檔移交以及查檔等業(yè)務工作流程，以建立面向師生和社會的現(xiàn)代化檔案信息資源管理體系為目標，以提高各類檔案收集的完整性和規(guī)范化水平為工作重點，積極學習新時代背景下有關檔案工作的指導性法規(guī)性文件，強化檔案收集意識，加強與校內各立卷單位的聯(lián)系、協(xié)作和業(yè)務指導工作，整理、挖掘重要檔案，不斷豐富檔案館藏資源，為信守和傳承校園文化做出應有的奉獻。在此基礎上，高校檔案部門應拓展服務方式，優(yōu)化服務流程，提升服務水平，切實為廣大師生和校友提供檔案查詢和信息服務。同時，緊密圍繞學校教學、科研、學科建設、管理等中心工作，利用網絡、新媒體（微博、微信）、報告講座、展覽等多種方式開展以檔案信息資源為主體的宣傳和教育活動，發(fā)揚檔案的時代精神、歷史精神和人文精神，弘揚校園文化。

二、加強高校特色檔案資源建設以豐富校園文化內涵

高校特色檔案既具有檔案的一般屬性，也具有行業(yè)性、專業(yè)性和獨特性，它代表和反映了一所高校的獨特活動。隨著社會的不斷進步和發(fā)展，高校檔案管理部門要跟隨信息時代的飛速變化，圍繞校園文化建設的特點和需求，積極加強特色檔案收集工作。第一，要拓寬征集渠道，采用多種途徑進行收集。第二，加強對材料中關于特色資料的查證、支撐，并與學校相關部門和院系加強溝通聯(lián)系，確保特色檔案資料收集的及時性。第三，高校檔案管理部門應針對校園文化建設的特點和需求，提供一些具有特色的檔案信息服務。比如可以建設科研成果信息庫、學生就業(yè)檔案信息庫、名人檔案信息庫、榮譽檔案信息庫等，積極為校園文化建設服務。第四，要加強檔案信息化管理，提升特色檔案資源價值。在條件允許的情況下，檔案管理部門要充分運用信息獲取、圖像處理及網絡技術等，把特色檔案進行數(shù)字化加工，建立特色檔案數(shù)據(jù)庫，方便閱檔人員能夠更加生動、直觀地了解特色檔案的內容。通過對特色檔案的學習和宣傳利用，為校園文化注入新的內容和活力。比如陜西師范大學檔案館有“校史人物檔案”、“名人檔案”、“學校年鑒”；陜西科技大學檔案館有“名人名師檔案”等。高校之間可以通過交流學習，互相吸取檔案特色資源建設經驗，提高檔案業(yè)務水平。西北大學侯伯宇先進事跡展覽館是陜西高校中最有特色的校史人物檔案建設。該館建立于2013年，展覽以“把一切獻給祖國教育科學事業(yè)的時代先鋒”為主題，分為“不懈求索”、“獻身科學”、“教書育人”、“赤子情懷”、“風范永存”五個部分，全面展示了侯伯宇同志的先進事跡。圖文部分展出了相關資料圖片80余幅，6個玻璃展柜分別展出了侯伯宇教授所獲得榮譽證書、獎章、科研手稿、書籍以及生前衣物。通過對侯教授事跡的持續(xù)、深入、廣泛的參觀學習和宣傳活動，許多高校借此在大學校園里培育了崇尚師德的良好氛圍和見賢思齊的強大力量，豐富了校園文化建設內涵，使檔案真正發(fā)揮其“存憑、留史、資政、育人”的作用。

三、開展基于館藏文獻的檔案編研工作以深度挖掘校園文化

高校檔案以其原始性和真實性準確記載了高校建設發(fā)展過程，匯集了學校教學、科研、管理的全部成果，這是高校寶貴的精神財富。如果高校檔案管理部門在做好檔案資料收集、保存的系統(tǒng)性、完整性的同時，在此基礎上對檔案文獻資料進行有目標、有計劃地篩選、整理、歸納、提煉，按照學校建設發(fā)展的專題對其進行編研，就能夠把檔案中蘊藏的文化資源發(fā)掘出來，從而進一步發(fā)揮檔案為校園文化建設服務的功能。另外，檔案編研工作也是拓寬檔案服務工作范圍，培育和建設高校檔案文化的最佳方式。各高校檔案工作部門要努力地開展檔案編研工作，積極編制比如學校大事記、校史、年鑒、優(yōu)秀畢業(yè)生論文匯編、科研情況匯編，把學校建設發(fā)展過程中所取得的成果———展現(xiàn)在師生面前。榜樣的力量是無窮的。為了激發(fā)師生熱愛母校情懷，也可以編撰歷任校長傳記、杰出校友風采等優(yōu)秀人物事跡，把那些束之高閣的檔案變得生動活潑起來，不僅方便廣大師生學習和了解校史，也傳播了校園文化，達到了育人的目標。因此，高校檔案管理部門開展檔案文獻編研工作不僅是檔案管理部門建設和發(fā)展的工作需要，更是傳播和建設校園文化的一項必不可少的活動。做好高校檔案的編研工作是學校文化建設的重要手段。高校檔案文獻編研工作，可以讓檔案積極參與學校發(fā)展，為學校的發(fā)展決策進行參考咨詢，充分發(fā)揮自身價值，更好地服務于師生。高校檔案管理部門應在做好檔案收集整理的基礎上做好檔案文獻編研工作，提高編研效率和編研成果的質量，不斷提高檔案部門的服務質量和科學水平?？傊咝n案是高校發(fā)展歷史和校園文化的積淀，是重要的德育教育信息資源。高校檔案管理工作水平的不斷提升必然能夠促進校園文化建設的不斷完善，高校應充分挖掘檔案的文化底蘊，將蘊涵豐富教育信息資源的高校檔案運用和服務于校園文化建設，充分發(fā)揮檔案在校園文化建設中的積極作用。高校檔案工作人員應當以更加自覺的使命感和責任感，通過對檔案資源的合理、充分利用，總結校園文化建設經驗，創(chuàng)新校園文化建設方法，優(yōu)化校園文化環(huán)境，豐富學校文化內涵，提高育人效果。