檔案管理中電子檔案管理的實(shí)踐

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摘要：電子檔案能夠使檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量大幅度提升，并具有一定的穩(wěn)定性和安全性，因此高職院校推進(jìn)電子檔案管理勢(shì)在必行。但目前高職學(xué)校檔案管理工作中存在著檔案管理制度不夠健全、電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性較強(qiáng)等問題。要改善高職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，必須做到：（一）重視電子檔案管理，提高對(duì)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)；（二）提高職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知，使其對(duì)電子檔案管理高度重視；（三）加強(qiáng)安全管理，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障；（四）健全檔案管理機(jī)制；（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；高職學(xué)校；檔案管理

前言

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展，教育領(lǐng)域逐漸普及了信息技術(shù)。高職學(xué)校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關(guān)的辦公軟件來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案實(shí)行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學(xué)校需要構(gòu)建多個(gè)含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫，通過這個(gè)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫來記錄存儲(chǔ)學(xué)校中教職工以及學(xué)生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學(xué)校的檔案管理工作中，大部分學(xué)校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡(jiǎn)化檔案管理工作，從而提高學(xué)校檔案管理的效率。為了達(dá)到新時(shí)代背景下對(duì)教育事業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，各個(gè)高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來對(duì)電子檔案管理的有效方法進(jìn)行深入探索，促進(jìn)高職學(xué)校的良好發(fā)展。

一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時(shí)候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學(xué)生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復(fù)雜，同時(shí)，在反復(fù)翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡(jiǎn)單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學(xué)生的名字，就能馬上找到該學(xué)生的檔案文件，對(duì)檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡(jiǎn)便，只要確保計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關(guān)操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。

（二）符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況為角度進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)地飛速發(fā)展是社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于高職學(xué)校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學(xué)以及多媒體技術(shù)教學(xué)，教師的辦公室也逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、信息化。在這樣的形勢(shì)下，為了緊跟時(shí)展腳步，使高校的檔案管理符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極在檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作能夠和學(xué)校中的現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學(xué)校一體化教學(xué)及管理的形成速度。

（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實(shí)現(xiàn)永久保存，但是這一目標(biāo)隨著電子檔案管理的到來得以實(shí)現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲(chǔ)存學(xué)生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲(chǔ)存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會(huì)在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導(dǎo)致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計(jì)算機(jī)就能實(shí)現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實(shí)現(xiàn)，并且能夠使學(xué)生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學(xué)校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家越來越注重職業(yè)教育領(lǐng)域的發(fā)展，從而將高職學(xué)校招收學(xué)生的人數(shù)擴(kuò)大。因此，高職學(xué)校中的學(xué)生數(shù)量呈現(xiàn)一個(gè)逐年攀升的趨勢(shì)。學(xué)生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢(shì)下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲(chǔ)存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學(xué)校在檔案管理的工作中應(yīng)用電子檔案。當(dāng)電子檔案管理的方式逐漸在高職學(xué)校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲(chǔ)存難度得到了有效降低，同時(shí)，使用電子檔案管理的方式來對(duì)高職學(xué)校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國(guó)當(dāng)前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點(diǎn)，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學(xué)校的檔案管理保存以及儲(chǔ)存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高職學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快完善自身檔案管理制度的速度，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的調(diào)整，積極建立一個(gè)屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應(yīng)的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構(gòu)建出高職學(xué)校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學(xué)校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關(guān)制度不夠健全。例如，檔案定位準(zhǔn)確度不高，相關(guān)管理人員的權(quán)限以及責(zé)任分配明確性不足。在大部分高職學(xué)校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關(guān)不利狀況時(shí)，由于檔案管理制度不夠健全，導(dǎo)致相關(guān)工作人員無法對(duì)以上情況進(jìn)行及時(shí)有效的處理，最終對(duì)高職學(xué)校造成較為嚴(yán)重的損失。在一定程度上降低了高職學(xué)校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。

（二）電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴性比較強(qiáng)因?yàn)殡娮訖n案是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關(guān)檔案信息的時(shí)候，必須使用一些計(jì)算機(jī)硬件以及軟件使達(dá)到讀取目的，例如，在對(duì)一些程序類的檔案進(jìn)行檢索時(shí)，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行建立、儲(chǔ)存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及運(yùn)行狀況所影響，在這個(gè)過程中，一旦計(jì)算機(jī)的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會(huì)對(duì)檔案的建立、儲(chǔ)存、備份以及保存造成不利的影響。

三、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐策略

（一）重視電子檔案管理隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學(xué)校的檔案管理工作中普及應(yīng)用，相關(guān)的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應(yīng)用得到落實(shí)，從而使高職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對(duì)電子檔案在高職學(xué)校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認(rèn)知以及了解。除此之外，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實(shí)以及應(yīng)用，加大對(duì)高職學(xué)校檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使高職學(xué)校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認(rèn)知。同時(shí)，高職學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對(duì)檔案管理工作的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，通過這樣的方式來提升高職學(xué)校檔案管理人員對(duì)高職學(xué)校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學(xué)校的檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。

（二）提高職工對(duì)電子檔案的認(rèn)知作為信息知識(shí)以及人才高度匯集的地方，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關(guān)知識(shí)以及好處，將教職工對(duì)電子檔案的理解以及認(rèn)知進(jìn)一步提升[1]，繼而愿意主動(dòng)配合高職學(xué)校完成電子檔案的實(shí)踐工作。第一，高職學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關(guān)理論知識(shí)以及技能知識(shí)，并且主動(dòng)參加相關(guān)的培訓(xùn)，繼而使其他教職工對(duì)電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學(xué)校必須將電子檔案在學(xué)校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學(xué)校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。

（三）加強(qiáng)安全管理對(duì)檔案進(jìn)行安全管理是電子檔案管理中尤為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項(xiàng)信息技術(shù)，從而也將面臨著黑客技術(shù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅。因此，高職學(xué)校必須高度重視學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實(shí)施的時(shí)候，首先高職學(xué)校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在建設(shè)電子檔案的過程中，對(duì)計(jì)算網(wǎng)絡(luò)的安全性進(jìn)行檢查[2]，在確保計(jì)算機(jī)不存在病毒的情況下才能進(jìn)行建檔。其次，高職學(xué)校一定要安裝正版的、具有極強(qiáng)防護(hù)功能的殺毒軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)計(jì)算機(jī)的安全性，及時(shí)找出存在的安全隱患并且處理，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施以及軟件程序。最后，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會(huì)被盜取或者是丟失。此外，為了做好應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況的準(zhǔn)備，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。通過以上的方式來加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對(duì)自身的電子檔案設(shè)備開展定期的檢查以及維護(hù)工作，使設(shè)施中存在的隱患以及故障得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時(shí)，必須要求高職學(xué)校檔案管理中負(fù)責(zé)電子檔案技術(shù)的工作人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)，提高自身的技術(shù)水平，從而對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復(fù)工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)得到一定程度的降低。除此之外，相關(guān)的電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案的相關(guān)管理軟件進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、升級(jí)以及更新，使電子檔案的應(yīng)用能夠更加符合高職學(xué)校的需求。高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極對(duì)電子檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新以及升級(jí)，將那些老化或者破損嚴(yán)重的設(shè)施淘汰，積極購(gòu)入與現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展相符合的新型設(shè)施，使電子檔案管理的設(shè)施能夠達(dá)到電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，繼而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理工作中的實(shí)施應(yīng)用。

（四）健全檔案管理機(jī)制對(duì)于高職學(xué)校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校高效發(fā)展的一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學(xué)校的檔案管理人員必須結(jié)合電子檔案的相關(guān)特點(diǎn)來健全電子檔案的相關(guān)管理機(jī)制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進(jìn)一步的提升[3]。第一，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)規(guī)定，每過一個(gè)特定時(shí)間就要對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查檢驗(yàn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行解決處理，使檔案能夠及時(shí)歸檔；第二，高職學(xué)校必須提升檔案管理人員對(duì)于電子檔案的理解以及認(rèn)知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制以及相關(guān)的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學(xué)校必須嚴(yán)格地監(jiān)督電子檔案的編號(hào)分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學(xué)校的電子檔案管理工作。

（五）優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構(gòu)成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)以及技能、綜合素質(zhì)等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質(zhì)量以及管理效率的關(guān)鍵因素。所以，高職學(xué)校必須優(yōu)化自身的檔案管理隊(duì)伍，將管理隊(duì)伍中的成員的基礎(chǔ)理論知識(shí)以及專業(yè)技能提高，為高職學(xué)校順利開展電子檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。第一，當(dāng)高職學(xué)校的在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行選擇的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)、思想意識(shí)、專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)為篩選指標(biāo)[4]，確保其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等方面達(dá)到現(xiàn)階段中信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。第二，高職學(xué)校必須加大對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，積極從社會(huì)中招賢納士，將電子檔案管理隊(duì)伍不斷地優(yōu)化、擴(kuò)大，從而實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校電子檔案管理的品質(zhì)化、高效化；第三，高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極定期組織一些相關(guān)的技能培訓(xùn)大會(huì)以及道德培訓(xùn)大會(huì)，讓檔案管理人員能夠積極學(xué)習(xí)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)以及技術(shù)，并且培養(yǎng)其良好的道德素養(yǎng)、政治素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，避免發(fā)生學(xué)校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現(xiàn)象，從而對(duì)學(xué)校的安全管理造成不利影響。

結(jié)語

總而言之，電子檔案管理能夠?qū)⒏呗殞W(xué)校的檔案管理效率以及管理質(zhì)量大幅度提升，對(duì)學(xué)校的發(fā)展也具有一定的積極作用。但是電子檔案在高職學(xué)校的使用過程中，依然存在一些問題，因此高職學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視電子檔案管理，讓學(xué)校里的教職工正確認(rèn)識(shí)電子檔案管理，并且積極配合，使學(xué)校的檔案管理工作能夠有序開展，優(yōu)化管理隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，以使電子檔案能夠在高職學(xué)校的檔案管理中發(fā)揮效用，最終使高職學(xué)校的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)高效率、高質(zhì)量的管理目標(biāo)。

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作者：吉娜 單位：運(yùn)城師范高等專科學(xué)校