檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

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摘要：隨著當(dāng)前社會(huì)不斷的進(jìn)步，檔案管理的水平也得到了明顯的提高，同時(shí)進(jìn)一步推進(jìn)了國內(nèi)檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程，對(duì)檔案信息化建設(shè)有著非常重要的意義。然而當(dāng)前對(duì)于檔案信息化建設(shè)的能力以及檔案管理水平的提高等問題，也成為當(dāng)前企業(yè)單位研究的重要課題，同時(shí)也受到了一定程度的重視。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；檔案工作

1檔案信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)

1.1檔案信息化建設(shè)的價(jià)值性

檔案是企業(yè)重要的基礎(chǔ)資源，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供有價(jià)值的依據(jù)，還能進(jìn)一步的加快推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。其又體現(xiàn)在這些方面，首先可以使得檔案管理的水平得到一定程度的提升，對(duì)檔案管理的價(jià)值性以及實(shí)效性有一定的推動(dòng)作用。其次檔案管理的不斷健全，使得檔案信息得到了進(jìn)一步的拓展，進(jìn)而提升了企業(yè)檔案管理的價(jià)值等。最后檔案信息化建設(shè)能夠進(jìn)一步提升管理人員的工作時(shí)效性，使管理的工作流程更加的合理，進(jìn)一步的提升了管理工作的價(jià)值。

1.2檔案信息化建設(shè)的改革

檔案信息化的實(shí)現(xiàn)不僅僅只是針對(duì)檔案的管理工作和管理制度，工作流程的革新，同時(shí)使得檔案管理工作更加的科學(xué)以及合理，這也是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)最主要的特征。檔案工作的革新，對(duì)檔案收集以及管理都得到了相應(yīng)的提高，還對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足進(jìn)行了有效的彌補(bǔ)，不僅完善了檔案工作的管理方法還完善了檔案管理的手段，進(jìn)而將管理水平進(jìn)一步的提升。

1.3檔案信息化建設(shè)的實(shí)效性

近年來隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理當(dāng)中也應(yīng)用到了各種信息化技術(shù)，提升檔案管理人員管理水平的同時(shí)，也給管理人員灌輸了更加新穎的思路以及想法，從而為企業(yè)帶來優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2當(dāng)前檔案信息化建設(shè)以及檔案管理的現(xiàn)狀

2.1檔案管理的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)存在的問題針對(duì)不同的檔案信息來說，來源以及存檔的格式都存在一些差異，這種情況造成了檔案部門接收的檔案數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)存在很大的差異，所以對(duì)檔案信息的統(tǒng)一管理會(huì)產(chǎn)生很大的影響。這些組織結(jié)構(gòu)方面的差異問題主要是信息特殊性質(zhì)和傳輸?shù)姆绞?，以及信息?nèi)部結(jié)構(gòu)等因素造成的，對(duì)檔案資料也極其容易造成缺失，進(jìn)而對(duì)檔案管理增加了更多的復(fù)雜性，同時(shí)對(duì)檔案管理的科學(xué)性也會(huì)產(chǎn)生很大的不良影響。因此對(duì)檔案管理工作的發(fā)展也會(huì)帶來嚴(yán)重的影響，檔案信息化的建設(shè)也無法凸現(xiàn)出理想的效果。

2.2檔案信息較為分散

當(dāng)前檔案管理工作中，檔案信息分散性是當(dāng)前最為主要的問題，具體又表現(xiàn)在這幾個(gè)方面，首先有一部分企業(yè)單位人力資源管理部門，沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重視，使得檔案在記錄的過程中經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及準(zhǔn)確度缺失的現(xiàn)象，因此這對(duì)檔案管理工作的實(shí)施以及利用會(huì)大打折扣。其次檔案信息管理中的重復(fù)現(xiàn)象非常嚴(yán)重，這種現(xiàn)象主要是檔案存放導(dǎo)致，通常同一個(gè)檔案是放在多個(gè)部門進(jìn)行保管，這種現(xiàn)象還會(huì)使得檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)無差異性的保存現(xiàn)象發(fā)生，從而造成檔案進(jìn)一步的分散，并且使得檔案信息建設(shè)以及統(tǒng)一管理不能得到良好的發(fā)展。

2.3檔案管理信息化水平較差

當(dāng)前檔案管理的過程中，很大一部分的企業(yè)單位管理模式上仍然是進(jìn)行的傳統(tǒng)的檔案管理模式，也從未有效的利用信息化技術(shù)，造成信息化管理水平相對(duì)要差很多，對(duì)于檔案信息化建設(shè)也不能得以實(shí)現(xiàn)。另外工作人員信息化水平低，在信息化管理中也不能積極的應(yīng)用，所以使得信息化建設(shè)的進(jìn)程阻礙重重。

2.4檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前信息化管理中檔案管理人員的綜合素質(zhì)都不能得到良好的提升，這也造成了信息化管理的難度增加。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，還需要工作人員必須具備充足的耐心，然而當(dāng)前時(shí)代下如不積極的利用信息化管理的手段方式，來推進(jìn)電子檔案管理的持續(xù)發(fā)展，將會(huì)使得檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)一步的困難重重。同時(shí)相關(guān)的管理人員沒有足夠的重視檔案管理工作，因此很多細(xì)節(jié)工作也開展的不到位。

2.5缺乏完善的檔案管理的制度

檔案管理工作中需要完善的檔案管理制度的推動(dòng)。然而企業(yè)單位更加注重的是經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作的重視程度相對(duì)缺乏，因此在制度的建設(shè)上沒有得到科學(xué)有效的制定。同時(shí)相當(dāng)多的檔案管理工作僅僅只是在于形式，實(shí)際管理工作并沒有真正的做到位。在現(xiàn)時(shí)代下需要企業(yè)高度重視檔案管理制度的建設(shè)。

3檔案信息化建設(shè)與檔案管理策略分析

3.1加強(qiáng)電子文件檔案的管理

隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在社會(huì)的各行各業(yè)中信息技術(shù)也到了廣泛的應(yīng)用。檔案信息化的建設(shè)很大程度上提升了檔案工作的時(shí)效性，管理的水平也進(jìn)一步的得到提升，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)哪Ｊ綄?duì)檔案信息進(jìn)行整理，數(shù)據(jù)的查詢以及管理，使得檔案信息能夠更具科學(xué)性，同時(shí)檔案管理過程中的工作流程也得到了進(jìn)一步的完善，從而推動(dòng)了檔案管理的持續(xù)發(fā)展。電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸對(duì)企業(yè)內(nèi)部重要的信息進(jìn)行整理歸納管理，同時(shí)還可以對(duì)各部門間建立相關(guān)的往來系統(tǒng)，將重要的信息利用網(wǎng)絡(luò)傳輸管理，進(jìn)而提高了工作效率。另外電子文件的管理工作還需要相關(guān)的部門加大管理的力度，將電子文件的準(zhǔn)確性以及可靠性進(jìn)一步的提升。

3.2檔案信息化工作體制的完善

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理就需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化工作體制的完善。首先對(duì)檔案管理以及運(yùn)行制定明確的制度機(jī)制，對(duì)檔案信息加強(qiáng)監(jiān)管力度，進(jìn)一步的對(duì)檔案管理流程做到完善，從而有效的分配檔案信息與檔案管理的工作。其次相關(guān)檔案的法律法規(guī)必須嚴(yán)格的遵循做到以此為基礎(chǔ)來進(jìn)行建檔，信息的調(diào)取以及整合等，任務(wù)執(zhí)行表需要進(jìn)行合理的制定，進(jìn)而提高檔案管理工作的規(guī)范性。最后還需要對(duì)信息化檔案工作的體系做到進(jìn)一步的完善，同時(shí)業(yè)績?cè)u(píng)估的機(jī)制也需要得到健全的構(gòu)建，這不僅能調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性。還可以提升工作人員的工作熱情，從而加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的可行性。

3.3增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)

檔案管理中管理人員工作水平以及綜合素養(yǎng)直接影響著檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的成效。在檔案管理工作中，需要加強(qiáng)提升檔案管理人員的責(zé)任服務(wù)意識(shí)，以及專業(yè)的技能和工作熱情，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效的為企業(yè)提供相關(guān)的檔案服務(wù)。隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，各種新技術(shù)與新理念新制度在檔案管理中也逐漸得到了有效的應(yīng)用，為了能更好的滿足企業(yè)的實(shí)際需求，需要提升管理中的工作效率。另外企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員專業(yè)的技能與基礎(chǔ)性的知識(shí)開展專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，做到能夠熟練掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)，先進(jìn)的管理制度需要積極的引入，進(jìn)而擴(kuò)展出更多新型的現(xiàn)代化管理模式。檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)以及管理能力得到提升的同時(shí)。還需重視檔案管理的實(shí)用性，從而加快檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

3.4加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用

當(dāng)前信息時(shí)代，信息化的出現(xiàn)也給各企業(yè)單位的管理帶來了新的發(fā)展。信息化技術(shù)的應(yīng)用使得企業(yè)內(nèi)部的管理發(fā)展提供了更加的便利，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案的分類整理，能夠更加有序的對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。因此當(dāng)前企業(yè)單位需要高度重視信息化建設(shè)的需求，積極的推動(dòng)檔案管理工作朝著信息化管理的方向發(fā)展。另外信息化的轉(zhuǎn)化過程中，需要科學(xué)的分析自身實(shí)際發(fā)展情況，再來開展具有企業(yè)自身特點(diǎn)的信息化管理。

3.5重視檔案的反饋工作

反饋工作通過信息以后并且收回有效的反饋信息，同時(shí)它也是對(duì)檔案管理中整體工作的檢驗(yàn)。管理人員通過收回的反饋信息，能夠進(jìn)一步的對(duì)當(dāng)前的管理水平作出判斷，并且依據(jù)這些管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的改善，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率，進(jìn)一步的提升檔案資料的管理效率。因此檔案管理中的反饋信息需要得到一定的重視，讓這些反饋信息能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出積極的推動(dòng)作用。

3.6采取整分合管理形式

在檔案管理中整合分具有非常重要的形式，主要是指在檔案資料的管理過程中對(duì)有價(jià)值的資源進(jìn)行具體的細(xì)分，然后對(duì)這些細(xì)分的資源做系統(tǒng)性的整合處理，進(jìn)而保障檔案管理工作能與實(shí)際情況相符，從而提升檔案管理的工作水平，同時(shí)這也是檔案信息化以及檔案管理中的較為重要的部分。

4結(jié)束語

文中所述，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的力度，同時(shí)引用新型的管理技術(shù)，可以更加有效的提高檔案管理質(zhì)量，從而使得檔案資源更加的真實(shí)合理，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理能更加高效的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]章芳芳.著力推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程——以江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院60周年校慶為契機(jī)進(jìn)行的思考[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2020，33（22）：46-48.

作者：朱明國 單位：山東理工職業(yè)學(xué)院