數(shù)字出版趨勢(shì)下學(xué)術(shù)期刊檔案管理探究

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[摘要]本文針對(duì)當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊檔案管理中紙質(zhì)期刊保存條件要求高、存放空間需求不斷增長(zhǎng)、紙質(zhì)期刊檔案信息查詢不便的問題，提出了將期刊文獻(xiàn)保存與查詢分開處理的方法。該方法將期刊的pdf文檔作為檔案文件，由其代替紙質(zhì)期刊，以文獻(xiàn)檢索平臺(tái)代替期刊檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)期刊檔案的檢索與統(tǒng)計(jì)?；诖朔椒ǎ槍?duì)數(shù)字期刊檔案管理的實(shí)施，介紹了期刊檔案文件收集、整理、保存方面需要注意的問題，同時(shí)針對(duì)電子期刊多媒體化發(fā)展給學(xué)術(shù)期刊檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進(jìn)行了闡述。

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的原始記錄。學(xué)術(shù)期刊展示了特定研究領(lǐng)域的成果，刊出的論文反映了所在領(lǐng)域的學(xué)科發(fā)展。筆者所在單位中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)(以下簡(jiǎn)稱學(xué)會(huì))將主管出版的學(xué)術(shù)刊物視為檔案，學(xué)術(shù)將期刊的管理納入檔案管理工作的范疇。然而國(guó)內(nèi)以學(xué)術(shù)期刊為檔案管理對(duì)象的研究很少，對(duì)數(shù)字出版趨勢(shì)下的學(xué)術(shù)期刊檔案管理方面的研究和論述就更少。筆者結(jié)合所在單位學(xué)術(shù)期刊日常管理工作，針對(duì)學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的特點(diǎn)，總結(jié)出一套相應(yīng)的工作方法，以期為開展數(shù)字出版環(huán)境下的學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作提供一些借鑒。

一、期刊檔案管理的難點(diǎn)

中國(guó)機(jī)械工程學(xué)會(huì)成立于1936年，是我國(guó)成立較早、規(guī)模最大的工科學(xué)會(huì)之一，出版的學(xué)術(shù)刊物包括《中國(guó)機(jī)械工程》等40余種，既有《中國(guó)機(jī)械工程》等報(bào)道機(jī)械學(xué)科所有領(lǐng)域的綜合期刊，又有《鑄造》等專注于某個(gè)細(xì)分學(xué)科的專業(yè)期刊。此外，還有細(xì)分學(xué)科的專業(yè)期刊，如《鑄造》《中國(guó)鑄造裝備與技術(shù)》《特種鑄造與有色合金》等，以鑄造為主要報(bào)道方向；《焊接學(xué)報(bào)》《焊接》《中國(guó)焊接》等是焊接專業(yè)的學(xué)術(shù)期刊。檔案管理工作是對(duì)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用服務(wù)等各項(xiàng)工作的總稱。學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中，保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用是比較繁瑣的工作環(huán)節(jié)。紙質(zhì)期刊檔案的保管必須遵循防火、防水、防蛀、防鼠等要求，并且還需對(duì)年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)期刊做脫酸處理，防止紙質(zhì)文獻(xiàn)的脆化變質(zhì)。紙質(zhì)期刊的統(tǒng)計(jì)工作既重要又有一定的難度。根據(jù)工作的需要，統(tǒng)計(jì)對(duì)象經(jīng)常是不同的，可以是單個(gè)期刊年度的數(shù)量、論文投稿數(shù)量，也可以是單篇論文的下載量、引用量等。而這些統(tǒng)計(jì)工作都需要依靠功能完備的檔案信息管理系統(tǒng)才能完成。提供利用服務(wù)是學(xué)會(huì)主管的學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中最為困難的一項(xiàng)工作。學(xué)會(huì)始終關(guān)注機(jī)械學(xué)科的發(fā)展動(dòng)態(tài)，而學(xué)術(shù)論文是學(xué)科發(fā)展的成果與標(biāo)志。如何從學(xué)術(shù)期刊檔案中迅速查找到利用者需要的大量原始材料(論文)，進(jìn)而通過分析得到學(xué)科的發(fā)展動(dòng)態(tài)以及不同學(xué)科之間的交叉融合與相互促進(jìn)，使之成為學(xué)會(huì)今后工作的可靠支撐，則是學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的要求與當(dāng)前學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作的實(shí)際存在一定的差距，具體體現(xiàn)在以下幾方面。

(一)從事學(xué)術(shù)期刊檔案管理的人員缺乏

學(xué)會(huì)專職負(fù)責(zé)期刊管理的人員只有兩人，目前只能完成學(xué)術(shù)期刊的收集、整理、保管工作，基本完成各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，部分完成利用服務(wù)工作。

(二)期刊檔案存放空間有限

學(xué)會(huì)辦公地址位于北京市中心，辦公空間并不寬裕，無法為不斷增長(zhǎng)的紙質(zhì)期刊文獻(xiàn)提供適合的保存空間。

(三)期刊檔案利用服務(wù)難以實(shí)現(xiàn)

期刊檔案的利用以查詢?yōu)榛A(chǔ)，在學(xué)科交叉融合趨勢(shì)日益明顯、學(xué)術(shù)期刊報(bào)道方向相互重疊的條件下，學(xué)術(shù)期刊檔案的最小建檔單位只能是單篇論文。而每篇論文都需要按題目、作者姓名、作者單位、關(guān)鍵詞等給出多個(gè)分類標(biāo)簽，以便按照不同的查詢要求提供查詢結(jié)果。對(duì)大批量論文進(jìn)行分類并賦予分類標(biāo)簽的工作無法人工完成，只能依靠功能強(qiáng)大且穩(wěn)定的期刊檔案信息管理系統(tǒng)自動(dòng)完成。但在當(dāng)前條件下，學(xué)會(huì)不可能為學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作購(gòu)買并維護(hù)專用的信息管理系統(tǒng)。

二、學(xué)術(shù)期刊檔案管理的新方式

上述學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作中的困境源于期刊的紙質(zhì)形式，但電子期刊的出現(xiàn)給上述問題的解決提供了新的方法。學(xué)會(huì)主管出版的學(xué)術(shù)刊物中，期刊集群內(nèi)的30種中英文期刊已實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)期刊與電子期刊的同步發(fā)行，將來紙質(zhì)期刊與電子期刊同步發(fā)行的學(xué)術(shù)期刊會(huì)越來越多。與紙質(zhì)期刊相比，電子期刊在學(xué)術(shù)期刊檔案管理上具有諸多優(yōu)勢(shì)。

(一)電子期刊版式多樣

電子期刊不僅有可根據(jù)閱讀屏幕自動(dòng)調(diào)整版式的xml格式文件，還有與紙質(zhì)期刊版式完全相同的pdf文件。因此，pdf文件的電子期刊是紙質(zhì)期刊的數(shù)字化，可將其視為原始記錄，替代紙質(zhì)期刊進(jìn)行保存。

(二)可節(jié)約存儲(chǔ)空間

相較于需要大量特殊要求的紙質(zhì)期刊庫(kù)房，電子期刊的保存只需要將期刊數(shù)據(jù)保存于電腦硬盤、云空間。需要調(diào)閱紙質(zhì)學(xué)術(shù)論文時(shí)，打印該論文的pdf文件即可。電腦保存學(xué)術(shù)期刊pdf文件+打印機(jī)按需打印的方式將期刊保存所需空間從一間房變成了一個(gè)辦公桌大小，極大地節(jié)省了保存空間。

（三）可實(shí)現(xiàn)學(xué)術(shù)期刊信息提取和分類自動(dòng)化

電子期刊使學(xué)術(shù)期刊信息提取和分類自動(dòng)化成為可能，便于期刊檔案利用服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。學(xué)會(huì)出版的學(xué)術(shù)期刊中的論文在中國(guó)知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)等文獻(xiàn)檢索平臺(tái)內(nèi)可方便獲取。文獻(xiàn)檢索平臺(tái)提供的論文電子文件與學(xué)會(huì)保存的論文電子文件完全相同，并且這些文獻(xiàn)檢索平臺(tái)不但將文獻(xiàn)按照主題、關(guān)鍵詞、篇名、全文、作者、第一作者、通信作者、作者單位、基金、摘要、小標(biāo)題、參考文獻(xiàn)、分類號(hào)、文獻(xiàn)來源、DOI等進(jìn)行了分類，還可以同時(shí)采用多個(gè)分類方式(不同分類之間有“與”“或”“非”的邏輯關(guān)系)進(jìn)行查詢。除此之外，這些文獻(xiàn)檢索平臺(tái)還具有統(tǒng)計(jì)功能，可以獲得論文和期刊的下載量、引用量等數(shù)據(jù)，以及這些數(shù)據(jù)隨時(shí)間的變化情況。因此，可將文獻(xiàn)檢索平臺(tái)當(dāng)作期刊檔案信息管理系統(tǒng)，利用其完成學(xué)術(shù)期刊的查詢和統(tǒng)計(jì)等任務(wù)。

三、電子期刊檔案管理的實(shí)施

電子期刊替代紙質(zhì)期刊成為期刊檔案管理的對(duì)象具有諸多優(yōu)勢(shì)，但在當(dāng)前階段，實(shí)施學(xué)術(shù)期刊檔案管理還須注意以下幾方面的問題。

(一)電子期刊存儲(chǔ)模式對(duì)期刊信息利用的影響

文獻(xiàn)檢索平臺(tái)只能作為學(xué)術(shù)期刊檔案信息管理系統(tǒng)使用，而不能將其視為電子學(xué)術(shù)期刊的保存者。學(xué)術(shù)期刊出版單位在發(fā)行電子期刊的同時(shí)將期刊完整的電子文檔發(fā)送到文獻(xiàn)檢索平臺(tái)后，檢索平臺(tái)會(huì)對(duì)收到的電子期刊文檔進(jìn)行處理以適應(yīng)自己平臺(tái)的出版要求。這些處理會(huì)使電子期刊的版式、字體等內(nèi)容與紙質(zhì)刊有所不同，有些文獻(xiàn)檢索平臺(tái)還會(huì)在電子期刊上加入平臺(tái)水印。從這些文獻(xiàn)檢索平臺(tái)獲得的電子期刊的打印文件與紙質(zhì)期刊不完全相同，不能將打印文件看作是等同于紙質(zhì)期刊的原始記錄，將其列入學(xué)術(shù)期刊檔案管理對(duì)象。

(二)電子期刊信息存儲(chǔ)管理和安全防護(hù)

電子期刊需要做好存儲(chǔ)硬盤的管理和數(shù)據(jù)備份，存儲(chǔ)電子期刊的電腦需要做好安全防護(hù)。大容量機(jī)械硬盤是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的得力工具，可以長(zhǎng)時(shí)間保存數(shù)據(jù)，但硬盤的無故障運(yùn)行時(shí)間始終是有限制的，且隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，硬盤的輸入輸出接口也會(huì)發(fā)生變化。因此對(duì)于保存電子期刊的硬盤，應(yīng)按照固定時(shí)間將硬盤中的數(shù)據(jù)從舊硬盤復(fù)制到新硬盤，避免因硬盤損壞或輸入輸出接口的變化導(dǎo)致電子期刊數(shù)據(jù)無法讀取。日常使用中，誤操作和黑客攻擊會(huì)造成電子期刊硬盤數(shù)據(jù)的丟失，造成無可挽回的損失。為避免此類問題的出現(xiàn)，可以采用異地備份即將電子期刊保存于兩個(gè)或多個(gè)獨(dú)立工作的電腦硬盤的方式，或者采用云備份即將電子期刊數(shù)據(jù)保存在云空間的方式。利用多種方式備份可在一個(gè)備份文件丟失的情況下，快速利用其他備份文件恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證電子期刊數(shù)據(jù)的安全。存儲(chǔ)電子期刊的硬盤不能獨(dú)立工作，需要依靠電腦，而電腦操作系統(tǒng)的安全直接影響硬盤數(shù)據(jù)的安全。因此，電腦操作系統(tǒng)的維護(hù)和安全防護(hù)是電子期刊數(shù)據(jù)安全的保證，必須加以重視。

(三)電子期刊數(shù)據(jù)的整理

電子期刊數(shù)據(jù)需要做好整理工作。在沒有專用的期刊檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用服務(wù)的條件下，只能將學(xué)術(shù)期刊檔案的保存、統(tǒng)計(jì)和提供利用服務(wù)功能分離。這就提出一個(gè)問題：如何根據(jù)文獻(xiàn)檢索平臺(tái)按照不同檢索條件找到的文獻(xiàn)信息，從保存期刊檔案的電腦中找到所對(duì)應(yīng)的電子文件。由此，學(xué)術(shù)期刊電子文檔的整理非常重要。通過期刊檢索平臺(tái)檢索得到的文獻(xiàn)信息包括：期刊名稱、文獻(xiàn)出版的年份、卷號(hào)、期號(hào)和文獻(xiàn)題名等，通過期刊名稱、論文出版的年份、卷號(hào)、期號(hào)和論文題名可以確定文獻(xiàn)。因此，在整理學(xué)術(shù)期刊電子文件時(shí)，應(yīng)以每篇論文為保存單位，以論文題名為文件名。應(yīng)先以期刊名稱命名文件夾，然后建立以出版年份命名的一級(jí)子文件夾，再建立以出版年份+期號(hào)命名的二級(jí)子文件夾，并將期刊論文電子文檔放入其中。通過這種方式就可以很容易地根據(jù)文獻(xiàn)檢索平臺(tái)獲得的期刊名稱，以及期刊出版年份、卷號(hào)、期號(hào)和論文題名從保存學(xué)術(shù)期刊檔案的電腦中查找到并獲取相關(guān)論文的電子文檔。

四、電子期刊檔案管理未來的挑戰(zhàn)

電子期刊不是紙質(zhì)期刊的數(shù)字化文件，除包含紙質(zhì)期刊中的文字、表格、圖像的內(nèi)容，還包含音頻、視頻、仿真程序和仿真結(jié)果等多種內(nèi)容信息，是具有多種格式、多種類型的多媒體文件。要做好數(shù)字出版環(huán)境下學(xué)術(shù)期刊檔案管理工作，就必須面對(duì)新的挑戰(zhàn)，具體包括以下幾方面。

(一)電子期刊數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)壓力不斷增大

單篇紙質(zhì)論文的pdf文件一般不會(huì)超過20兆，而含有音頻、視頻、仿真程序和仿真結(jié)果的電子文檔卻經(jīng)常有幾百兆。不斷增大的電子期刊文獻(xiàn)數(shù)據(jù)信息給電子期刊的存儲(chǔ)帶來巨大的壓力。

(二)缺少音頻、視頻、仿真程序和仿真結(jié)果等多媒體的檢索平臺(tái)

現(xiàn)有文獻(xiàn)檢索平臺(tái)均是針對(duì)文字信息的，缺少多媒體文獻(xiàn)檢索平臺(tái)將難以根據(jù)利用者的需要查詢利用相關(guān)的多媒體文件，無法充分發(fā)揮多媒體文獻(xiàn)信息的作用。本文針對(duì)學(xué)術(shù)期刊檔案管理的難點(diǎn)，即紙質(zhì)期刊保存要求高、期刊檔案信息查詢不便等問題提出了解決方法，即保存紙質(zhì)期刊相對(duì)應(yīng)的電子期刊的pdf文檔，通過文獻(xiàn)檢索平臺(tái)實(shí)現(xiàn)期刊檔案信息的檢索與統(tǒng)計(jì)。針對(duì)數(shù)字期刊檔案管理的實(shí)施，闡述了電子期刊檔案文件收集、整理、存儲(chǔ)需要注意的問題；針對(duì)如何應(yīng)對(duì)電子期刊多媒體化發(fā)展給學(xué)術(shù)期刊檔案管理帶來的挑戰(zhàn)進(jìn)行了探討，希望對(duì)業(yè)界同仁開展學(xué)術(shù)期刊檔案管理相關(guān)工作提供一些借鑒。