畢業(yè)生檔案信息資源提升就業(yè)服務質量
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摘要：高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀與存在問題，高校畢業(yè)生對于檔案的重要性認識不足，高校畢業(yè)生檔案管理機制有待完善，高校畢業(yè)生檔案管理手段落后。高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作建議，加強高校畢業(yè)生檔案業(yè)務辦理的動向分析，探索信息技術促進高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范性和實效性，加強需求性分析為行政決策部門提供有效數(shù)據(jù)與文獻檔案決策支持。
關鍵詞：畢業(yè)生檔案；畢業(yè)生檔案信息資源；就業(yè)服務
一、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀與存在問題
檔案對于高校畢業(yè)生來說具有極為重要的意義，其上面記錄了學生在小學、初中、高中、大學當中所有的信息，包括學習情況、畢業(yè)情況等，同時檔案也會關系到學生以后的就業(yè)安排、轉正定級、工齡計算等方面的內容。在高校畢業(yè)生檔案管理工作實踐中，針對于高校畢業(yè)生檔案的管理仍然存在著一些問題。一是高校畢業(yè)生對于檔案的重要性認識不足。當前，多數(shù)的民營和私營企業(yè)進行人才招聘的過程當中，忽視了應聘者的檔案審核工作，同時也沒有給予檔案管理工作足夠的重視，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生便造成了高校畢業(yè)生對于自身檔案的重要性認識不足的現(xiàn)象。這樣便會使高校畢業(yè)生忽視對于自身檔案的管理與保存，甚至在有的時候還會造成檔案損壞或者是檔案遺失的情況，這種情況的出現(xiàn)，便給我國的畢業(yè)生檔案管理工作造成了一定的難題。二是高校畢業(yè)生檔案管理機制有待完善。在我國的高校當中，對于學生檔案的管理有著一定的差距，主要原因便是在高校當中，沒有針對于學生的檔案管理工作制定出一套統(tǒng)一的檔案管理機制，進而使檔案管理工作出現(xiàn)混亂、疏忽的現(xiàn)象，同時這種情況也給檔案管理工作人員提升了工作難度，繼而使其工作量增大，同時在這種管理方式下，檔案保存的質量也無法得到保證。若是在保存的過程當中一旦出現(xiàn)問題，便會對學生以后的工作、考研、考公務員等造成一定的影響，這樣情況的出現(xiàn)也會使檔案管理工作失去本來的意義，進而使我國對于檔案管理工作投入的人力、物力、財力等方面的資源付諸東流。三是高校畢業(yè)生檔案管理手段落后。在當前的檔案管理工作當中，主要應用到的便是手工操作的管理方式，這種管理方式存在著一定的局限性，同時在管理的過程當中效率也較差，并且，還受到管理人員的影響，若是檔案管理人員在進行檔案管理的過程中出現(xiàn)誤差或者疏忽，便會使檔案管理工作的準確性受到損害。與此同時，通過手工操作進行檔案管理的方式也會給相應的檔案管理人員帶來大量的工作量，進而使其工作的質量不能夠得到全面的保證。所以，在進行檔案管理的過程當中，需要適當引入現(xiàn)代化的手段對于檔案進行管理，這樣才能夠使檔案管理工作更加精準且安全。此外，檔案管理人員專業(yè)能力不強也制約了畢業(yè)生檔案管理工作的水平和質量。
二、高校畢業(yè)生檔案信息資源的開發(fā)利用與就業(yè)服務質量提升
在提升高校畢業(yè)生檔案管理質量的基礎層面，一是高校畢業(yè)生檔案管理工作應不斷提升對新時代高校畢業(yè)生檔案管理工作的重視程度，加強組織領導，提升檔案管理能力。新時代經(jīng)濟社會高質量發(fā)展，對于人才需求不斷增加，涉及人才、就業(yè)方面的工作日益受到重視，這就要求在高校畢業(yè)生檔案管理工作中不斷提升對于檔案管理工作的重視，加強高校畢業(yè)生檔案管理工作的組織領導，從組織管理的角度強化高校畢業(yè)生檔案管理的能力。二是高校畢業(yè)生檔案管理工作應建立從制度、崗位、流程、監(jiān)督等體系化和現(xiàn)代化檔案管理新機制。在高校畢業(yè)生檔案管理的機制完善中應從高校畢業(yè)生檔案管理的制度健全完善、崗位清晰明確、流程規(guī)范順暢、監(jiān)督有力有效等方面提升管理的能力，從考核監(jiān)督機制、績效考核機制等方面探索創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理工作的效率與質量提升。三是高校畢業(yè)生檔案管理工作應充分發(fā)揮信息技術在檔案管理工作中的作用，提升高校畢業(yè)生檔案管理的方式方法。管理方式方法的創(chuàng)新主要是在原有成熟檔案管理的方式方法和經(jīng)驗的基礎上，融合運用信息技術，將信息技術與高校畢業(yè)生檔案管理工作的實際相結合，運用云存儲、大數(shù)據(jù)挖掘技術、大數(shù)據(jù)分析技術，提升高校畢業(yè)生檔案保存的安全性、查閱使用的快捷性以及檔案的利用能力。四是高校畢業(yè)生檔案管理工作應加強業(yè)務能力提升，使高校畢業(yè)生檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)和專業(yè)技術能力不斷提高，適應新時代高校畢業(yè)生檔案管理工作的實際需要。在工作人員綜合素養(yǎng)與專業(yè)技術能力提升的工作中，應加強業(yè)務學習、業(yè)務培訓、業(yè)務總結與應用等多個環(huán)節(jié)共同發(fā)力，全面、全方位地提升工作人員的工作能力，更好地適應新時代高校畢業(yè)生檔案管理工作的實際需求和具體要求。在高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)應用層面，一是高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用首先應建立指標口徑一致、能夠進行區(qū)域間、行業(yè)間檔案信息資源開發(fā)利用的信息資源開發(fā)利用管理信息系統(tǒng)。高校畢業(yè)生具有一定的流動性，這就需要在高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用工作中建立口徑相對一致、管理信息系統(tǒng)相對統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，通過檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)區(qū)域間、部門間的檔案信息資源共享與開發(fā)利用。二是高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用應建立高校、人才與就業(yè)服務中心、用人單位之間的協(xié)同工作機制。檔案信息資源開發(fā)利用需要資源共享、管理協(xié)同，在高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用工作中，涉及了高校、人才與就業(yè)服務中心、用人單位、行政管理部門等多家參與主體，因此，需要建立各家參與主體之間的協(xié)同發(fā)展機制，通過信息互通機制、資源共享機制、開發(fā)利用會商機制等具體機制的制定與實施提升高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用的可行性、實效性，更好的發(fā)揮高校畢業(yè)生檔案中所展現(xiàn)的檔案參考價值，服務新時代經(jīng)濟社會高質量發(fā)展的目標和要求。三是高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用應建立人才就業(yè)服務中心與政府決策部門之間的決策需求對接機制，使高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用編研產(chǎn)品能夠真正為經(jīng)濟社會高質量發(fā)展提供有效服務。檔案信息資源開發(fā)利用主要是發(fā)揮檔案的參考價值服務經(jīng)濟社會發(fā)展。 在高校檔案信息資源開發(fā)利用工作中應建立行政決策管理部門與人才就業(yè)中心之間的需求對接機制，通過行政決策部門提出需求，人才就業(yè)服務部門進行綜合開發(fā)利用與專項開發(fā)利用相結合的方式，為經(jīng)濟社會高質量發(fā)展提供更加具有實效性的決策參考檔案編研信息產(chǎn)品。
三、高校畢業(yè)生檔案信息資源管理工作建議
一是加強高校畢業(yè)生檔案業(yè)務辦理的動向分析。隨著高校畢業(yè)生逐年增多，以及用工主體的多樣化，高校畢業(yè)生檔案業(yè)務在辦理的過程中也出現(xiàn)了新的趨勢、新的變化，對于業(yè)務辦理也提出了新的要求，這就要求人才與就業(yè)服務部門應關注業(yè)務辦理與檔案管理中的趨勢化動態(tài)，進行有針對性的業(yè)務辦理規(guī)范、業(yè)務辦理程序調整，以適應高校畢業(yè)生檔案管理和業(yè)務辦理工作的實際需求。二是探索信息技術促進高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范性和實效性。探索信息技術與高校畢業(yè)生檔案管理工作融合，實現(xiàn)信息技術本地化應用，提升高校畢業(yè)生檔案管理工作的效率和質量是當前人才和就業(yè)服務部門所應研究探索的重點工作。三是加強需求性分析為行政決策部門提供有效數(shù)據(jù)與文獻檔案決策支持。在檔案管理水平與質量提升的基礎上還應探索高校畢業(yè)生檔案信息資源開發(fā)利用工作的效率和質量，通過高質量的檔案信息資源開發(fā)利用，為行政決策部門提供有效的數(shù)據(jù)和文獻參考。這個過程中，應從需求性分析入手提供行政主管部門急需的和重點研究工作的決策參考文獻和數(shù)據(jù)，真正體現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的實踐作用。
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作者：李瑩 單位：綏濱縣人才和就業(yè)服務中心