采購檔案管理全文(5篇)

0前言

隨著我國醫(yī)療的普及以及診療水平的不斷上升，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設備的種類和數(shù)量都在顯著增加，各種臨床設備已廣泛應用于疾病的預防、診斷、治療、預后等各個階段，它是醫(yī)院進行診斷治療和科學研究的物質(zhì)基礎，也是提高醫(yī)療質(zhì)量和工作效益的重要因素。因此醫(yī)療設備已成為評價醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要參考依據(jù)，同時也能夠客觀反映醫(yī)院的醫(yī)療水平和整體實力。由此可見，醫(yī)療設備的管理對于評價醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平都具有重要意義。醫(yī)療設備的檔案管理是指醫(yī)療設備具體信息的記錄與維護，其信息更新周期從臨床科室提出需求申請開始，直至設備達到使用年限或因其他原因報廢為止。設備報廢后，該檔案還需根據(jù)需求繼續(xù)保存，以便為日后其他相同或相近設備的使用提供參考依據(jù)。

1檔案管理原則

醫(yī)療設備檔案是醫(yī)療設備購置、驗收、使用、處置等環(huán)節(jié)中重要的資料存檔，對設備使用情況具有可追溯性，對同類設備的購置和使用具有指導意義，對醫(yī)學裝備管理具有重要作用。根據(jù)《檔案法》等相關法規(guī)，檔案管理的原則包括以下幾方面：①檔案完整，資料真實可信，具有可追溯性；②各層級條理清晰，便于檔案查詢，對重要信息有適當?shù)膫浞?，保證檔案具有較好的使用效率；③由專人負責檔案管理，檔案收集和使用有明確工作流程和記錄。

2設備檔案內(nèi)容

2.1購置檔案

醫(yī)療設備購置檔案是指設備申請及購置過程中的全部公文資料，設備購置一般采用公開招標或院內(nèi)議價兩種方式。公開招標方式產(chǎn)生的購置檔案主要包括委托協(xié)議、招標文件、政府采購合同等資料；院內(nèi)采購方式產(chǎn)生的購置檔案主要為采購合同等。此外，還需醫(yī)院醫(yī)學工程處形成包括設備購置申請（由需求科室提交）、大型設備專家論證、設備資質(zhì)證明等相關資料（由設備生產(chǎn)商或供應商提供），一同并入設備購置檔案留存。

【摘要】本文簡要分析了醫(yī)院在運行檔案管理制度時面臨的問題：模式單一性、制度不完善、人員不專業(yè)，對此提出了改革檔案管理體制的具體方式：優(yōu)化檔案管理的運行模式、完善檔案部門的管理制度、加強檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，促進醫(yī)院擁有運行良好的檔案管理模式，推動醫(yī)院經(jīng)營性體制有序運行，為醫(yī)院各部門工作建立穩(wěn)定運行的檔案管理制度。

【關鍵詞】檔案管理；指導性管理；醫(yī)院

在國內(nèi)社會公共性質(zhì)運行體制中，醫(yī)院是其中較為關鍵的部門。醫(yī)院具有多重關鍵的作用，具體表現(xiàn)為社會服務能力、公共服務性質(zhì)等。在醫(yī)院眾多的科室中，檔案管理工作較為關鍵。此類工作具有數(shù)據(jù)的繁雜性、類別的多元化、資料的多重性等特征，導致檔案管理工作呈現(xiàn)無序的運行狀態(tài)，引發(fā)相關工作效率問題，不利于醫(yī)療機構良好發(fā)展。

一、醫(yī)院開展檔案管理面臨的問題

（一）模式單一性。醫(yī)院檔案管理制度，與傳統(tǒng)的管理體制存在著較大差別?，F(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理體制，被要求在規(guī)定的管理體制中運行，運行中解決具有風險性的因素，防止造成經(jīng)濟損失。醫(yī)院檔案管理在日常運行期間，尚未融合先進的管理思想，并且未采納約束性的管理標準。由此運行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發(fā)性工作問題提供了發(fā)展條件。例如，部分醫(yī)院將檔案管理部門當作資料查閱室，尚未充分發(fā)揮檔案管理的信息價值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價值。

（二）制度不完善。醫(yī)院內(nèi)部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關鍵作用，尚未發(fā)展相對成熟的檔案管理流程。在信息化科學力量持續(xù)性更新的背景下，部分醫(yī)院引進相適應的工作系統(tǒng)。與此同時，檔案管理系統(tǒng)被醫(yī)院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統(tǒng)尚未具有良好運行能力，系統(tǒng)內(nèi)部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實，在一定程度上降低了檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，影響著醫(yī)院檔案資料的數(shù)字信息管理能力，為檔案資料紙質(zhì)老化、數(shù)據(jù)不清晰、資料不完整等不良現(xiàn)象埋下隱患。

（三）人員不專業(yè)?；卺t(yī)院內(nèi)部對檔案管理工作的漠視，造成醫(yī)院檔案相關工作存在諸多問題，比如說：其他科室護理人員輪班兼任、實習護士等問題，此類醫(yī)護人員不具有專業(yè)的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運行能力削弱，難以發(fā)揮其工作價值，為其混亂性、不完善問題等不良管理現(xiàn)象的發(fā)生埋下隱患。此外，加之部門投資力度不足，配套設施不完善，為其發(fā)展帶來了一定制約因素。

摘要：目前，高校食品安全檔案化管理意識薄弱，導致一些高校仍沒有制定關于食品檔案的相關制度，食品檔案管理工作不規(guī)范、不合理的情況普遍存在。本文提出優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式、規(guī)范食品安全檔案的建設工作，使得食品安全檔案化管理質(zhì)量和水平有所提高，科學利用食品安全檔案為高校食品安全提供保障。

關鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理

一直以來，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問題，教學秩序則無法正常開展。高校食品安全管理工作落實不到位會對在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學校的后勤改革工作服務，讓高校食品安全管理部門提升食品安全工作水平，促進高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運用檔案知識管理理念進行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說服力的書面依據(jù)，能增強餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責任意識，通過知識管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。

1高校食品安全檔案對食品安全發(fā)揮重要意義

1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作

很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關標準要求。現(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準確的找出食品問題根源，使得食品安全工作得到開展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關的各類信息，人們通過食品安全檔案了解食品各個方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來源產(chǎn)生的問題，形成針對性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機制[1-3]。

1.2高校食品安全檔案促進食品安全管理系統(tǒng)化

〔摘要〕醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺的構建能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)用耗材檔案管理的智能化和信息化，規(guī)范快速完成醫(yī)用耗材精細化管理。該文介紹了醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀，分析了存在的問題及發(fā)展趨勢，并重點探討了醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺構建，包括醫(yī)用耗材研究信息的獲得、醫(yī)用耗材檔案的建立、資質(zhì)證件的效期管理，以及醫(yī)用高值耗材的檔案管理4個方面。

〔關鍵詞〕醫(yī)用耗材;檔案管理;信息平臺;構建

根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展要求，現(xiàn)代醫(yī)院管理過程中要求建立醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺，以實現(xiàn)對醫(yī)院耗材的有效管理。醫(yī)用耗材是目前醫(yī)院管理過程中的一個重要項目，應當引起醫(yī)院的足夠重視。國家《關于全面深化價格機制改革的意見》提出，要“鞏固取消藥品加成成果，進一步取消醫(yī)用耗材加成”。繼若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差價將要在全國范圍內(nèi)推行［1］。因此，探討醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺構建具有重要的現(xiàn)實意義與科研意義。

1醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀

1.1存在的問題

大部分醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理內(nèi)網(wǎng)管理凸顯被動，醫(yī)用耗材檔案未全部實現(xiàn)電子化管理，很多醫(yī)院在管理過程中缺乏對醫(yī)用耗材的有效管理與維護工作，從而出現(xiàn)了不同程度的耗材浪費與外流、耗材過度使用，以及重復使用等現(xiàn)象。醫(yī)用耗材檔案管理局限于資質(zhì)證件管理，沒有對供應商與醫(yī)用耗材進行充分有效地分析，難以實現(xiàn)對檔案信息的有效管理與運用，導致醫(yī)用耗材檔案管理無法發(fā)揮應有的作用。

1.2市場預測和發(fā)展趨勢

摘要：近年來，隨著社會的不斷發(fā)展以及市場經(jīng)濟總體環(huán)境的變化，我國絕大部分中小型國有企業(yè)舊有的企業(yè)檔案管理模式已不適用于企業(yè)當前的發(fā)展，其檔案管理效率與管理水平都需要加以優(yōu)化提升。而筆者針對這一問題，選以中小型國有企業(yè)檔案管理信息化建設力度為切入點，并對企業(yè)檔案管理信息化建設的主要作用加以分析。

關鍵詞：信息化建設；中小型國有企業(yè)；檔案管理；作用分析

1信息化建設在中小型國有企業(yè)檔案管理中的具體作用分析

1.1提高了中小型國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性

在我國部分中小型國有企業(yè)早期檔案管理工作開展過程中，對于所管理的檔案信息數(shù)據(jù)都缺乏必要的重視性與安全管理意識，整體管理模式較為粗放。例如在企業(yè)生產(chǎn)運行過程中，會將各項生產(chǎn)技術的具體工序流程、企業(yè)發(fā)展過程中所制定的決策計劃等具有一定程度保密性要求的信息數(shù)據(jù)加以檔案管理。但是在檔案管理工作開展過程中，管理人員與企業(yè)往往將所管理的各項紙質(zhì)信息管理數(shù)據(jù)進行分類管理，但卻沒有開展相應的權限管理工作，中小型國有企業(yè)的管理者與基層工作人員都可以接觸到具有較高保密性質(zhì)的文件數(shù)據(jù)，這也在一定程度上對中小型國有企業(yè)造成了經(jīng)濟損失與其他消極影響。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設發(fā)展，通過構建企業(yè)檔案電子數(shù)據(jù)管理庫，將各類信息數(shù)據(jù)按照其保密等級與重要程度進行劃分，不同的訪問用戶只能翻閱權限范圍內(nèi)的信息數(shù)據(jù)，從根源上避免了上述問題的出現(xiàn)，極大提高了中小型國有企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。

1.2降低了中小型企業(yè)檔案管理工作的運行成本

在以往中小型國有企業(yè)檔案管理工作開展過程中，不但需要配置大量的工作人員，進行高重復性的檔案整理、數(shù)據(jù)信息抄寫記錄等工作，還需要投入大量企業(yè)運營資金與固定資產(chǎn)。例如檔案管理工作的開展需要占用企業(yè)內(nèi)部辦公面積來構建檔案管理庫，為防止紙質(zhì)檔案信息出現(xiàn)潮濕損壞，還需要采購配置抽濕機等電氣設備。因此在中小型企業(yè)運營過程中，傳統(tǒng)檔案管理工作的開展也對企業(yè)造成了一定程度的財務壓力。而隨著我國中小型國有企業(yè)檔案管理工作的信息化建設發(fā)展，中小型國有企業(yè)僅需要投入一定的資金與人力資源，用于采購計算機、服務器等相關信息化電子設備，以及研發(fā)中小型企業(yè)的內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)平臺，便可以開展更為高效的檔案管理工作，不但其運行成本有所降低，還不會出現(xiàn)所儲存檔案信息出現(xiàn)損毀的問題。