檔案信息管理融合知識(shí)管理論文

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1檔案信息管理與知識(shí)管理融合的可行性分析

1.1從檔案信息屬性出發(fā)

檔案經(jīng)歷了數(shù)千年的歷史，其中記錄了大量的文獻(xiàn)資料，可以說(shuō)，檔案承載了人類歷史文化發(fā)展的一切信息資源，這些資源都是可以直接借鑒和利用的，一般可以將這些可見(jiàn)的信息資源稱之為顯性知識(shí)。這些顯性知識(shí)是人類在歷史發(fā)展的長(zhǎng)河中，一切勞動(dòng)以及智慧的結(jié)晶，是社會(huì)發(fā)展的重要參考依據(jù)。在檔案事業(yè)中，檔案信息管理與知識(shí)管理的信息資源基礎(chǔ)是相同的，而且知識(shí)管理主要對(duì)象是顯性知識(shí)，其主要是針對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效管理的一種知識(shí)系統(tǒng)。由于知識(shí)管理與檔案信息管理在屬性上具有一定的共性，因此，在融合上也具有一定的可行性。

1.2從知識(shí)管理時(shí)的研究成果出發(fā)

就目前的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r而言，知識(shí)管理為了迎合社會(huì)的發(fā)展，不斷進(jìn)行著自我的改進(jìn)，已經(jīng)逐漸形成了一套自我管理理論，雖然這些理論尚處于發(fā)展和完備的階段，其中還存在一定的不足，但是其由社會(huì)發(fā)展所衍生，在某種程度上來(lái)說(shuō)，能夠滿足知識(shí)管理發(fā)展的需要，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著一定意義上的促進(jìn)作用。在將知識(shí)管理與檔案信息管理相融合時(shí)，要對(duì)檔案信息管理與知識(shí)管理所需要的條件進(jìn)行綜合的考慮，不斷的對(duì)管理理論進(jìn)行優(yōu)化，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)引進(jìn)檔案信息管理與知識(shí)管理中，從而推動(dòng)兩者的融合。

1.3從檔案信息管理存在的問(wèn)題出發(fā)

在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，由于許多人們還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)有將各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)、管理理念應(yīng)用在其中，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量與效率無(wú)法提高，知識(shí)資源無(wú)法中分發(fā)揮作用，阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此時(shí)，有些部門(mén)為了解決上述問(wèn)題，引進(jìn)了大量的檔案管理設(shè)備，加強(qiáng)了對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，但是仍然沒(méi)有達(dá)到理想的效果，這就要求我們不斷探索，將檔案信息管理與知識(shí)管理融合起來(lái)，促進(jìn)檔案信息事業(yè)的健康發(fā)展。

2知識(shí)管理對(duì)檔案信息管理的創(chuàng)新

2.1通過(guò)知識(shí)管理可以進(jìn)一步完善檔案信息管理的職能

在檔案信息管理中引入知識(shí)管理，可以使得檔案信息管理的職能進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，從而對(duì)檔案信息管理中的管理模式、業(yè)務(wù)流程以及人力資源管理等內(nèi)容進(jìn)行更為精細(xì)的管理，使得檔案信息管理的作用得到更有效的發(fā)揮。如今，在檔案管理中，逐漸引入了大量的先進(jìn)信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理的職能出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，使得檔案信息管理在時(shí)代的發(fā)展中，不致落后于時(shí)展的腳步，能夠迎合時(shí)展的要求，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。而造成檔案信息職能出現(xiàn)的原因包含了各個(gè)方面，而主要的原因在于：

①管理形式的變化，從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理；

②管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變。由于上述兩方面原因的影響，使得檔案知識(shí)信息的開(kāi)發(fā)和利用逐漸加強(qiáng)，檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦m應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求的智能化管理模式以及信息化管理模式，從而實(shí)現(xiàn)了資源的高效共享。在檔案信息管理職能發(fā)生變化的同時(shí)，檔案管理人員的工作內(nèi)容也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，如今的實(shí)體管理與知識(shí)管理的管理人員在工作內(nèi)容上都與傳統(tǒng)的工作內(nèi)容有著明顯的不同，這都是由于當(dāng)那信息管理發(fā)生了轉(zhuǎn)變的緣故。

2.2知識(shí)管理可以實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對(duì)組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計(jì)，其既是知識(shí)管理的要求，也是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的重要手段。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個(gè)由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時(shí)，對(duì)信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對(duì)電子文件的管理推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。

2.3知識(shí)管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐漸走向自動(dòng)化、智能化等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動(dòng)中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對(duì)檔案的實(shí)體化管理，所以很難適應(yīng)知識(shí)管理及信息化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向運(yùn)用信息技術(shù)、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊(yùn)涵知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息管理與知識(shí)管理的融合是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是社會(huì)發(fā)展的必然要求。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的社會(huì)大發(fā)展背景下，要想使得檔案知識(shí)信息的利用率得到有效提高，發(fā)揮出知識(shí)信息真正價(jià)值，就要對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效的管理，管理人員要深切的認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，在檔案信息管理中融入知識(shí)管理，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

作者：黃曉艷 單位：黑龍江省紅色邊疆農(nóng)場(chǎng)