事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與措施

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摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)文化水平的逐漸提升，事業(yè)單位中檔案的數(shù)量逐漸的增多，事業(yè)單位工作人員的工作難度也相對(duì)增加。如今在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的時(shí)代，我國(guó)的檔案管理工作可以和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，開展檔案管理的信息化管理。在事業(yè)單位檔案管理工作中，做好信息化建設(shè)工作能夠增強(qiáng)檔案信息的應(yīng)用效果。但在開展檔案管理實(shí)際工作中，會(huì)存在一些不足，基于此，本文從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題展開論述，詳細(xì)闡述了事業(yè)單位可以采取優(yōu)化設(shè)備配置、完善配套制度、提升工作者專業(yè)水平、引進(jìn)高新信息安全技術(shù)、保持建設(shè)理念的先進(jìn)性這幾項(xiàng)措施來緩解信息化建設(shè)問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息建設(shè)；事業(yè)單位

引言

在以往的事業(yè)單位檔案管理中，由于信息技術(shù)水平有限，導(dǎo)致了檔案信息的管理工作效率低下，如今出現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)，利用信息化管理手段，極大方便了檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是指用計(jì)算機(jī)等智能化工具代替人工操作，提高檔案實(shí)體管理效果和檔案利用服務(wù)質(zhì)量的一系列活動(dòng)，開發(fā)事業(yè)單位中的檔案信息資源，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還能有效的避免保密信息資源的外漏。因此，為了提高信息化建設(shè)效果，工作者需要深入分析建設(shè)中存在的問題，并采取有效措施，推進(jìn)科學(xué)、合理的檔案管理信息化建設(shè)方案，提升檔案管理的信息化水平，只有這樣才能增強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息的效用，保證事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.配套設(shè)備不完善配套設(shè)備是信息化建設(shè)的主要硬件支持，其完善程度直接影響著檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)效果。但現(xiàn)階段，政府部門對(duì)信息化建設(shè)的投入有限，導(dǎo)致各項(xiàng)硬件設(shè)施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術(shù)的正常應(yīng)用。同時(shí)，在設(shè)備使用過程中，管理部門往往會(huì)忽略設(shè)備的檢修工作，造成設(shè)備長(zhǎng)期處于不良的工作狀態(tài)，而且會(huì)縮短設(shè)備的使用壽命，使一部分硬件設(shè)備出現(xiàn)了閑置、損壞等問題，無法正常使用，這些問題如果不能得到及時(shí)的解決，就會(huì)產(chǎn)生應(yīng)用設(shè)備配置不完善的問題，為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)增添難度。此外，配套設(shè)備的不完善還會(huì)直接影響信息化系統(tǒng)軟件的穩(wěn)定性，降低工作者的信息技術(shù)使用效果，制約了檔案管理的發(fā)展。

2.配套制度不健全信息化建設(shè)中各項(xiàng)工作的落實(shí)離不開配套制度的支持。然而，當(dāng)前事業(yè)單位的信息化建設(shè)方案缺乏詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，導(dǎo)致配套制度存在模糊不清、覆蓋面小等問題，降低了制度的號(hào)召力和約束力，不利于檔案管理信息化的推進(jìn)。在此過程中，由于缺乏配套制度的約束，使工作者對(duì)建設(shè)工作缺乏自覺性和積極性，同時(shí)，管理者在履行自身責(zé)任和義務(wù)的過程中也難以找到相應(yīng)的依據(jù)，降低了信息化建設(shè)策略的可執(zhí)行性。此外，缺少配套制度的監(jiān)督也會(huì)造成人為的失誤操作和違規(guī)操作很難得到控制，弱化信息化建設(shè)決策和落實(shí)的準(zhǔn)確性。

3.工作者專業(yè)水平有限在事業(yè)單位的信息化建設(shè)中，工作者的專業(yè)水平在很大程度上影響著信息技術(shù)的應(yīng)用效果。就目前來看，部分工作者對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，僅將其看成程序化的邊緣性工作，未了解到檔案在事業(yè)單位決策中的重要性，因此，在信息技術(shù)上缺少自我提升意識(shí)，使得各項(xiàng)高新信息技術(shù)難以在檔案管理工作中推行。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)者早已適應(yīng)了以往的工作狀態(tài)，沒有意識(shí)到信息化建設(shè)為工作帶來的益處，因此，對(duì)培訓(xùn)工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識(shí)的渠道匱乏，難以及時(shí)接觸到先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，降低了檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

4.信息安全難以保障由于信息技術(shù)發(fā)展的速度快，并且缺乏規(guī)范的管理制度束縛，即使檔案管理技術(shù)不斷更新也難以彌補(bǔ)，系統(tǒng)仍然存在著很大的漏洞，在事業(yè)單位內(nèi)部所留存的檔案中涉及到許多私密的個(gè)人信息、單位保密情況等內(nèi)容，如果信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)了安全問題，就很容易引起大量重要信息失竊，引發(fā)嚴(yán)重的信息安全事故。但是，很多事業(yè)單位在信息化建設(shè)中對(duì)系統(tǒng)程序設(shè)計(jì)的審核不嚴(yán)格，不能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中潛在的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，降低了系統(tǒng)的信息安全性。此外，事業(yè)單位對(duì)職工的信息技術(shù)操作管理比較粗放，一些涉密計(jì)算機(jī)經(jīng)常被隨意使用，很多內(nèi)部工作人員對(duì)信息技術(shù)的了解不夠深入，信息安全意識(shí)十分淡薄，使內(nèi)部重要信息很有可能由于職工的錯(cuò)誤操作而被泄露出去，不法分子對(duì)這些暴露在外的信息非法利用，達(dá)到不可告人的秘密，使事業(yè)單位的利益遭到威脅，降低事業(yè)單位檔案信息化管理的效果。

5.信息化建設(shè)理念落后在事業(yè)單位信息化建設(shè)中，正確、先進(jìn)的建設(shè)理念，是保證信息化建設(shè)工作準(zhǔn)確性的重要因素。但部分單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不夠，并且忽略了檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，因此，在信息化建設(shè)中持有被動(dòng)意識(shí)，無法跟上先進(jìn)的信息技術(shù)建設(shè)理念，降低了檔案管理工作的發(fā)展水平。此外，有些部門干部職工習(xí)慣于以往的工作方式，對(duì)紙質(zhì)文件具有較強(qiáng)的依賴性，工作理念比較傳統(tǒng)，不具備足夠的學(xué)習(xí)意識(shí)，難以順利接受當(dāng)前的信息化建設(shè)理念，在信息化方面的積極性較低，不利于檔案管理信息化的發(fā)展。

6.沒有合理開發(fā)檔案信息資源事業(yè)單位檔案管理工作有極大的應(yīng)用價(jià)值，但目前，我國(guó)事業(yè)單位難以將所有的檔案資源加以利用和開發(fā)，很多事業(yè)單位檔案管理人員觀念比較保守，認(rèn)為檔案信息比較過時(shí)，利用價(jià)值并不高，所以沒有對(duì)這些資源進(jìn)行有效的管理，更多的檔案信息資源沒有被采集，出現(xiàn)了信息不斷地被重復(fù)加工的情況。因此，一些事業(yè)單位雖然實(shí)現(xiàn)了技術(shù)上的信息化建設(shè)，但是在信息技術(shù)應(yīng)用和資源開發(fā)程度上還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，如今很多事業(yè)單位檔案信息的質(zhì)量不高。其次，我國(guó)對(duì)于檔案信息的管理嚴(yán)格，很多的檔案信息不對(duì)外開放，如今很多事業(yè)單位建立了信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，信息化數(shù)據(jù)庫(kù)也未能得到合理的管理和開發(fā)，由于大多數(shù)事業(yè)單位信息化建設(shè)不完善，事業(yè)單位之間無法實(shí)現(xiàn)通暢的信息交流和共享。對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)來說，其最大的意義在于利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)處理好數(shù)據(jù)信息，但是，現(xiàn)階段還沒有充分地發(fā)揮出檔案管理信息化技術(shù)建設(shè)的價(jià)值。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決措施

1.優(yōu)化設(shè)備配置為了緩解設(shè)備配置問題，奠定扎實(shí)的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，政府部門需要加大在硬件上的投入，并完善配套的檢修維護(hù)措施，確保各項(xiàng)先進(jìn)信息技術(shù)能夠順利應(yīng)用到檔案管理中。在設(shè)備配置上，政府部門要規(guī)劃好信息技術(shù)引進(jìn)計(jì)劃，并根據(jù)信息技術(shù)的作用規(guī)律，來為各個(gè)事業(yè)單位合理配置硬件設(shè)備，同時(shí)，在安排采購(gòu)工作時(shí)，選擇口碑好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設(shè)備供應(yīng)商，從源頭保障設(shè)備的質(zhì)量。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還要結(jié)合硬件設(shè)備的運(yùn)行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學(xué)規(guī)劃?rùn)z修維護(hù)方案，而且要針對(duì)設(shè)備運(yùn)行中容易發(fā)生的故障，提前做出應(yīng)對(duì)策略，縮短故障維修的時(shí)間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平。對(duì)于老舊設(shè)備，事業(yè)單位要及時(shí)進(jìn)行淘汰和更新，并及時(shí)提取老舊設(shè)備的剩余價(jià)值，避免出現(xiàn)浪費(fèi)，進(jìn)而深入優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果。

2.完善配套制度配套制度作為各級(jí)職工干部共同落實(shí)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要支持，單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出一套完善的配套制度，使各級(jí)職工干部在履行自身責(zé)任和義務(wù)過程中能夠?qū)崿F(xiàn)有章可循、有據(jù)可依，加速推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程。在配套制度建設(shè)上，領(lǐng)導(dǎo)者需要先結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，制定出合理的信息化建設(shè)目標(biāo)，并圍繞該目標(biāo)規(guī)劃出科學(xué)、詳細(xì)的建設(shè)方案，然后針對(duì)各項(xiàng)工作的具體落實(shí)，制定詳盡的操作規(guī)范和細(xì)則，再在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一系列的配套操作管理，提高各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)任務(wù)的自覺性。此外，針對(duì)建設(shè)過程中的重要環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)者還要建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將其細(xì)化到具體的操作上，增強(qiáng)各級(jí)職工干部對(duì)建設(shè)工作的積極性。同時(shí)，完善檢查監(jiān)督管理制度，落實(shí)定期檢查、不定期抽查等工作，使單位能夠全面掌握建設(shè)任務(wù)的完成情況，之后再將檢查評(píng)估結(jié)果計(jì)入到個(gè)人績(jī)效中，減少干部職工的失誤操作和違規(guī)操作，保障信息化建設(shè)工作的準(zhǔn)確落實(shí)。

3.提升工作者專業(yè)水平2019年9月8日在甘肅省舉行的脫貧攻堅(jiān)檔案資料規(guī)范化管理培訓(xùn)會(huì)，此次培訓(xùn)有13個(gè)省的工作者參與，并在培訓(xùn)會(huì)上進(jìn)行了交流發(fā)言。培訓(xùn)圍繞信息化、“六個(gè)精準(zhǔn)”要求等內(nèi)容展開，優(yōu)化了檔案管理工作者的信息技術(shù)水平。為了保障工作者的專業(yè)水平得以滿足信息化建設(shè)的要求，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前人力資源市場(chǎng)內(nèi)優(yōu)質(zhì)人才緊缺的現(xiàn)狀，并適當(dāng)提高招聘標(biāo)準(zhǔn)和待遇水平，吸引更多的高素質(zhì)、高技術(shù)的信息化人才參與到檔案管理工作中，同時(shí)，根據(jù)當(dāng)前信息化建設(shè)的需求，將信息技術(shù)內(nèi)容融入到考核中，確保被錄用人才具有扎實(shí)的信息技術(shù)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)從源頭優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)水平，弱化信息建設(shè)中的阻礙。此外，領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)積極組織培訓(xùn)活動(dòng)，定期組織相應(yīng)的考核，加深其對(duì)信息化建設(shè)、檔案管理的認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作人員逐步意識(shí)到兩者的重要性，調(diào)動(dòng)他們的自我提升意識(shí)，使其能夠不斷提高計(jì)算機(jī)操作能力，掌握良好的網(wǎng)絡(luò)信息化基礎(chǔ)知識(shí)，豐富計(jì)算機(jī)管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用及其操作能力，樹立起終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，使其能夠不斷滿足檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展對(duì)管理人員素質(zhì)的客觀要求，更好的服務(wù)于事業(yè)單位檔案管理事業(yè)。事業(yè)單位檔案管理部分為非盈利單位，調(diào)動(dòng)不起積極性可以建立激勵(lì)性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

4.積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)為了保護(hù)事業(yè)單位的信息安全，優(yōu)化信息化建設(shè)工作的效果，首先，預(yù)警工作是極其重要的因素。事業(yè)單位對(duì)于可能預(yù)見的危險(xiǎn)性隱患防患于未然，起到預(yù)見的作用。在事業(yè)單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，保證每個(gè)成員能夠相互協(xié)作、相互配合，降低網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率，通過防御不法分子通過惡意手段入侵，提高事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)安全性。其次，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高新信息安全技術(shù)，并加以有效的推廣和落實(shí)，強(qiáng)化各級(jí)干部職工的信息安全意識(shí)，排除威脅檔案管理技術(shù)應(yīng)用安全的因子，使檔案管理的信息化建設(shè)任務(wù)得以順利落實(shí)。例如，利用防火墻技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互動(dòng)，還可以通過反擊使網(wǎng)絡(luò)入侵者無法實(shí)施入侵，破壞檢測(cè)系統(tǒng)難以得逞。在信息安全技術(shù)方面，領(lǐng)導(dǎo)者要注意規(guī)范工作者的日常操作，嚴(yán)禁隨意使用涉密計(jì)算機(jī)，在主觀上落實(shí)信息安全技術(shù)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者要及時(shí)將高新安全技術(shù)引入到事業(yè)單位的信息化檔案管理中，深入優(yōu)化檔案管理工作的安全性，為檔案信息技術(shù)提供可靠保障。例如，在甘肅省檔案管理中推行的文字材料雙層PDF、設(shè)備工程圖紙DWF或矢量化，使檔案的交接、存儲(chǔ)、調(diào)取等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和信息化，全面提升了檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，深化了檔案管理信息化的落實(shí)?？傊?，事業(yè)單位檔案管理工作必須做到嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)守規(guī)定，將機(jī)密文件和管理資料的安全性工作落實(shí)。

5.保持建設(shè)理念的先進(jìn)性在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)保持在理念上的先進(jìn)性，深刻意識(shí)到檔案資料對(duì)于事業(yè)單位運(yùn)作、決策等方面的重要作用，并了解到檔案管理工作所具備的服務(wù)功能和性質(zhì)，從主觀上積極適應(yīng)當(dāng)前的無紙化辦公模式，牢固樹立全局意識(shí)，配合事業(yè)單位完成信息化建設(shè)任務(wù)，使檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部還要具有足夠的學(xué)習(xí)意識(shí)，時(shí)刻關(guān)注當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，貫徹自我提升思想，構(gòu)建新的思維模式，使信息化建設(shè)工作能夠適應(yīng)當(dāng)前各方面形勢(shì)的變化，并及時(shí)抓住信息化改革契機(jī)，將先進(jìn)的管理模式、技術(shù)引入到檔案管理中，放大信息化建設(shè)的價(jià)值。

6.對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理開發(fā)如今，在事業(yè)單位檔案管理工作中還沒有對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分的開發(fā)和利用，檔案資源的共享還沒有實(shí)現(xiàn)，想要實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享可以從以下兩個(gè)方面來進(jìn)行：首先，由于部分檔案管理信息較為保密，沒有被開發(fā)利用，還有一些檔案管理信息由于技術(shù)水平的限制也沒有被開發(fā)，不易進(jìn)行共享，為了解決這個(gè)問題，可以通過網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算工程進(jìn)行，因?yàn)樵朴?jì)算中有龐大的數(shù)據(jù)，并且有專業(yè)水平極高的技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理，他們利用尖端的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和處理，能夠?qū)崿F(xiàn)和時(shí)代的同步發(fā)展，因此，可以通過云計(jì)算實(shí)現(xiàn)不同計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的資源共享。其次，要加強(qiáng)對(duì)開放事業(yè)單位檔案信息的宣傳工作，做好檔案信息的報(bào)道和交流，例如，通過微信公眾平臺(tái)推出檔案館的工作性質(zhì)，檔案信息的含義、意義和現(xiàn)狀，引導(dǎo)人們正確的認(rèn)識(shí)檔案館，科學(xué)合理的利用檔案資源。

三、結(jié)論

綜上所述，有效緩解事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題，能夠提升單位檔案管理水平。作為事業(yè)單位相關(guān)管理工作人員，要充分重視檔案信息化管理建設(shè)，并不斷提高信息化管理水平，解決在檔案管理實(shí)際工作中存在的問題，要提高對(duì)信息化管理的重視程度，提升管理人員的信息技術(shù)水平，通過采取各種解決措施，可以優(yōu)化硬件設(shè)備配置、規(guī)范化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職工的操作、增強(qiáng)工作者業(yè)務(wù)能力、保護(hù)事業(yè)單位信息安全、放大信息化建設(shè)的價(jià)值，從而推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展，構(gòu)建一個(gè)公正、權(quán)威的事業(yè)單位檔案管理體系，為我國(guó)檔案信息化的建設(shè)和管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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[3]王麗.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2019

作者：吳曉偉 單位：甘肅省民勤縣檔案館