人才服務機構人事檔案管理模式探析

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摘要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國人才服務機構也面臨著新的發(fā)展趨勢。既要滿足社會發(fā)展的需求，同時也要不斷地進行改革與創(chuàng)新，尤其是在人事檔案管理方面要不斷地創(chuàng)新和完善管理模式，這樣才能使其發(fā)揮有效的作用。文章將對新形勢下人才服務機構人事檔案管理的現(xiàn)狀及所面臨的問題進行深刻的探討與分析，在此基礎上提出具體的優(yōu)化策略，從而使人才服務機構人事檔案管理工作更加符合新形勢下的發(fā)展需求。

關鍵詞：人才服務；檔案管理；管理模式；信息化；新形勢

引言

從20世紀80年代起，就業(yè)服務人事檔案已經(jīng)成為重要的“職業(yè)誠信記錄”。對于個人而言，就業(yè)服務人事檔案記載著個人的各種信息和履歷，很大程度上是個人身份的說明。對于企業(yè)來說，就業(yè)服務人事檔案是企業(yè)用人的重要參考，有利于企業(yè)更透徹地了解就業(yè)人員的個人信息。隨著我國市場經(jīng)濟體制的確立，我國的人事檔案管理制度也需要適應社會經(jīng)濟的變化，不斷實現(xiàn)改革和創(chuàng)新，因此人才服務機構人事檔案管理工作的服務理念和管理模式正發(fā)生巨大變化。作為流動人員人事檔案管理專業(yè)機構，人才服務機構該如何適應新的發(fā)展形勢，轉(zhuǎn)變檔案管理和服務模式值得深入探索。

1人才服務機構人事檔案管理工作面臨的新形勢和新挑戰(zhàn)

1.1人事檔案管理制度逐步改革，力求更好地滿足社會發(fā)展需求

在我國的社會發(fā)展中，尤其是推動我國人才強國的戰(zhàn)略中，人事檔案管理工作起著至關重要的作用，同時也在各項發(fā)展需求中不斷演進。2014年，我國為了加強對流動人員的管理，相關部門就對此展開了有針對性的措施，對于流動人員的人事檔案管理工作做出了專門部署和安排，力求使相關服務更加完善。其中對于流動人員的檔案提出了更加明確的管理機制，為了方便后期的管理和服務，需要對流動人員的檔案逐步實現(xiàn)統(tǒng)一化。此外，對于人事關系及相關的檔案轉(zhuǎn)遞費以及保管費等都要求在2015年1月1日起取消，這就意味著流動人員能夠在一定程度上可以免費獲得各級公共就業(yè)以及相關人才服務機構提供的各項服務。由此可以看出，檔案管理的公益化為全國億萬流動人員帶來福利的同時，也對各級公共就業(yè)和人才服務機構擂響了改革的戰(zhàn)鼓。

1.2人事檔案規(guī)范化信息化管理是大勢所趨

社會的發(fā)展離不開對人才的培養(yǎng)，人才隊伍的培養(yǎng)是國家未來長久發(fā)展的保障。推動國家人才隊伍的建設已經(jīng)成為一個重要的課題，而做好人事檔案管理工作恰恰是推進這些工作的基礎。流動人員的人事檔案管理工作要力求做到標準統(tǒng)一化、流程規(guī)范化。在人事檔案管理不斷發(fā)展的過程中，很多省份都為此做出了改革和創(chuàng)新，尤其是在流動人員人事檔案管理規(guī)范化改革的進程中，部分省份就專門為此推出了針對流動人員檔案管理的相關規(guī)定，這對于人才服務機構進行流動人員檔案管理工作的規(guī)范化和標準化都有很大的促進作用。另外，人事檔案管理信息化不斷推進，不僅強調(diào)了對人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，同時還針對相應的維護和管理做出了相關的規(guī)定。對于不同層級具體的實施和利用也給出了相應的解決辦法，這一系列的措施對于人事檔案管理的改革都具有巨大的推動作用。為了促進人事檔案管理的規(guī)范化和信息化發(fā)展與進步，國家也出臺了一系列政策。通過這些有力的措施和政策保障，不僅有利于人事檔案管理更加標準化，同時也有利于人事檔案在人才市場的快速傳遞。這也倒逼人才服務機構轉(zhuǎn)變工作方式方法，利用信息化、網(wǎng)絡化的服務手段提供更為規(guī)范的管理服務。

1.3企事業(yè)單位用工需求趨向多元化，就業(yè)人員身份復雜化

現(xiàn)階段，我國很多企事業(yè)單位為了滿足不同的用工需求，提高人力資源的管理效率，不再僅僅依靠勞動合同制度和聘用合同制度來進行人力資源管理，而是采用了更加多元化的用工方式。例如，較為常見的勞務派遣制以及勞務承包制等，近些年在企業(yè)中的應用非常多。根據(jù)相關數(shù)據(jù)統(tǒng)計，全國有九成以上的大型企業(yè)對于勞動派遣服務都有所涉及，勞動派遣服務已經(jīng)成為很多企業(yè)獲得人才的重要途徑之一。隨著社會需求的增加，勞動派遣服務的范圍也在不斷地擴大，而且涉及各行各業(yè)的人才，無論是外國使領館，還是企事業(yè)單位、非營利性的機構都有所涉及。目前勞務派遣人員也呈現(xiàn)出多層次化的趨勢，不再僅僅局限于農(nóng)村勞動力和外來從業(yè)等領域，而是逐步擴大到了一些高層的管理人員和一些專業(yè)的高級技術人員。勞務派遣制度很大程度上解決了很多企業(yè)實際的用工需求，而且相對來說這種服務比較靈活，無論是對于企業(yè)還是就業(yè)人員都具有十分積極的作用，相信在以后的發(fā)展中，勞動派遣服務也會在更多領域中得到更廣泛的應用。企業(yè)用工多元化的需求，以及就業(yè)人員身份復雜化的現(xiàn)狀，是現(xiàn)階段社會發(fā)現(xiàn)的普遍現(xiàn)象，這就給人事檔案管理工作提出了更高的要求，只有不斷地改革和創(chuàng)新，才能更好地服務于社會。

2人事檔案管理工作存在的問題和當前的探索實踐

2.1存在的問題

人事檔案管理工作的改革與發(fā)展，是我國社會市場經(jīng)濟發(fā)展的必然，它對于我國的信用建設、福利分配以及人才管理等各個方面都提供了有力的制度保障。雖然我國的人事檔案管理模式近些年來也有了一定的改革和發(fā)展，但是現(xiàn)行的模式依然難以適應社會發(fā)展的實際需求，因此在很大程度上對于社會的進步具有一定的制約作用。

2.1.1人事檔案管理理念落后，公共服務意識不強按照《就業(yè)促進法》規(guī)定，就業(yè)服務機構為“公共服務性質(zhì)”，人才服務機構作為人才社會化服務體系的重要組成部分，本應為公眾盡可能地提供最大化的服務，但是現(xiàn)階段的人事檔案管理仍然采用的是全封閉性的模式。因此公民很難對自己的檔案記錄有所了解，即便有某些未知的污點記錄，自己也無從得知，這就使得在實際生活中，在某些情況下而因此受挫。另一方面使得檔案工作者認為檔案工作的全部內(nèi)容就是建檔、存儲、保管，只要承擔好“看護人”的角色就是一名合格的管理人員。

2.1.2人事檔案管理的方式較為落后，影響辦事效率很多人事檔案管理的信息化建設相對滯后，無法滿足社會實際需求。目前，檔案信息化建設工作尚未普遍推行，雖然有些地區(qū)對于人事檔案管理的信息化建設已經(jīng)開始做出初步的嘗試，并制定了相應的規(guī)定，開發(fā)了相應的程序，但是還是僅僅處于初期的探索階段，涉及的功能還相對較少。在實際的工作中，很多檔案都面臨著反復調(diào)用的情況，而依然采用紙質(zhì)檔案對存檔人員來說無疑是一個巨大的工程，會因此消耗巨大的人力、物力。另外，往往在檔案反復調(diào)用的過程中，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就很有可能出現(xiàn)檔案損壞或丟失等情況。這將給就業(yè)人員帶來不必要的影響，同時還會影響人才服務機構的公信力［1］。

2.1.3“人檔分離”“死檔棄檔”現(xiàn)象嚴重，嚴重影響檔案的權威性和價值的實現(xiàn)由于目前就業(yè)形式更加多元化，同時人員流動性較大，在人事檔案管理的過程中面臨很多現(xiàn)實性的困難。“人檔分離”是在很多單位中都普遍存在的一種情況，往往很多檔案會出現(xiàn)一成不變的現(xiàn)象，無法與當事人的實際情況進行及時的同步，因此也就無法發(fā)揮其真正的作用，只是流于形式。目前除了公務員及一些事業(yè)單位和大型企業(yè)等對人事檔案較為重視，還有很大一部分就業(yè)單位對此需求并不是十分明確，因此其功能也在逐漸弱化，就會有“棄檔”“死檔”等問題出現(xiàn)，這也成為檔案管理中的一個普遍難題。這些情況不僅無法有效地發(fā)揮人事檔案本該有的價值，同時使人事檔案的權威性也容易遭到質(zhì)疑，長此以往，我國的人事檔案管理工作將會更加艱難［2］。

2.2先行地區(qū)人事檔案管理新模式的探索

2012年12月，我國正式開展了人事檔案電子化的新模式探索，率先在成都試行。首先對不同的紙質(zhì)檔案進行分類整理，然后對此進行了相應的信息化處理，最終形成了與紙質(zhì)檔案一致的全真電子檔案。有了這些電子檔案，相關工作人員就可以在數(shù)字檔案庫中查找相應的檔案，大大提高了工作效率?！半娮訖n案”建設在全國逐步推進，目前有一些省份開始啟動人事檔案的數(shù)字化管理和電子化建設。通過檔案電子化的建設，會有效地提高人事檔案管理工作的效率，無論是檔案的變更、存儲還是調(diào)用都會變得更加方便，既節(jié)省了時間，同時也在一定程度上節(jié)省了在人事檔案管理工作中的投入成本［3］。

2.3新形勢下重構人才服務機構人事檔案管理模式的思考

一是堅持“以人為本”的檔案管理理念，強化人事檔案的公共服務功能。一方面要切實了解就業(yè)人員的實際需求，同時也要結合現(xiàn)行社會的發(fā)展趨勢，管理模式逐步向人性化和多元化的方向發(fā)展。真正地從就業(yè)人員和企業(yè)的實際需求出發(fā)，不斷完善管理服務機制，提高服務質(zhì)量。在人事檔案建檔的過程中，工作人員一定要秉承認真負責的態(tài)度，確保檔案的準確性和完整性，同時規(guī)范信息記錄范圍，保障當事人的個人權益。在檔案的服務和利用方面，要逐步實現(xiàn)人事檔案的公開性，增加人事檔案的透明度［4］。二是合理確定人事檔案記載內(nèi)容，主動適應人事檔案管理信用化改革趨勢。社會經(jīng)濟的發(fā)展會帶動社會文明的發(fā)展，因此社會征信體系的建設也是勢在必行，在其不斷推進的過程中，人事檔案的管理工作也要適應其發(fā)展需求，不斷地進行轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。人事檔案不僅僅只是個人身份與能力的體現(xiàn)，同時還是一個人的德、能、勤、績、廉等全方位信息。人才服務機構應主動適應形勢發(fā)展的需要，調(diào)整人事檔案內(nèi)容結構；同時可以對其社保繳納以及績效考評等綜合情況進行展現(xiàn)：這些都有利于反映個人的實際情況，從而使檔案的靜態(tài)管理逐漸走向動態(tài)管理，使人事檔案成為用人單位評價和招聘各類人才的重要依據(jù)［5］。三是對于人事檔案管理工作要加強信息化的建設。想要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，不僅要掌握就業(yè)人員的數(shù)量結構以及分布和流向的具體情況，同時還要實現(xiàn)動態(tài)化的更新，從而更好地為就業(yè)人員提供有效的服務。另外對于人事檔案信息的管理，要全面推進數(shù)據(jù)庫的建設，在其建設的過程中，一方面要確保就業(yè)人員個人隱私以及國家機密得到有效的保護，另一方面要在此基礎上對人事檔案進行相應的數(shù)字化和信息化處理，從而形成一個完整的電子檔案系統(tǒng)，為人才信息網(wǎng)絡平臺提供準確有效的資源。在相關系統(tǒng)及平臺建設的過程中還要制定相應的制度作為保障，確保整個人事檔案管理的科學性和合理性。此外，除了基礎的個人信息，還可以拓展誠信檔案、業(yè)績檔案等多種形式，從而使就業(yè)人員的檔案更加多元化，也為相關單位提供更多參考的依據(jù)［6］。

3結語

綜上所述，對人才服務機構的人事檔案管理工作加強改革與創(chuàng)新，逐漸完善其管理模式，對于我國社會經(jīng)濟的整體發(fā)展具有十分重要的意義。現(xiàn)階段，我國很多地區(qū)的人事檔案管理模式仍然比較落后，這不僅不利于提高工作效率，同時也很難滿足社會發(fā)展的快速需求。隨著流動人口越來越多，企事業(yè)單位的需求更加多元化，因此人事檔案管理的難度也會越來越大。針對我國目前人事檔案管理的現(xiàn)狀以及所面臨的問題，通過科學合理的方法，逐漸加強人事檔案的信息化管理，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，構建出一個統(tǒng)一的信息化人事檔案管理系統(tǒng)，這對于我國人才隊伍的建設以及企業(yè)的發(fā)展都將產(chǎn)生積極而深遠的影響。

參考文獻

［1］梁曉玲.科學發(fā)展觀視角下的現(xiàn)代人事檔案管理理念［J］.辦公室業(yè)務，2017（11）：142.

［2］半月談.現(xiàn)行人事檔案制度弊端日漸明顯全國超60萬棄檔族［EB/OL］.

［3］李衛(wèi)華.機關事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術應用探究［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2020（11）：32-33.

［4］滕秀茹.數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化［J］.黑龍江科學，2019（15）：84-85.

［5］馮麗博.數(shù)字化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作優(yōu)化［J］.產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（5）：225-226.

［6］謝慶軍.流動人員人事檔案管理和延伸服務：回顧與展望［J］.中國人事科學，2020（7）：74-87.

作者：何雪梅 單位：杭州市婦女兒童健康服務中心