檔案信息管理規(guī)定精選(九篇)

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第1篇：檔案信息管理規(guī)定范文

（一）現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》滯后，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

首先，人民銀行總行制定的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》制定時(shí)間較早，內(nèi)容滯后，對(duì)檔案的立卷、保管和借閱、移交等程序規(guī)定得比較原則和籠統(tǒng)，隨著會(huì)計(jì)集中核算ACS系統(tǒng)和國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)TCBS系統(tǒng)的運(yùn)行上線，形成的會(huì)計(jì)資料種類和形式發(fā)生了改變，要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、保管和交接等進(jìn)一步明確化和規(guī)范化，原《檔案管理規(guī)定》已不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。其次，一些基層央行對(duì)資金的管理比較重視，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視度不夠，沒有建立起一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等制度，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄、會(huì)計(jì)資料歸檔不完整、不及時(shí)

但在實(shí)際工作中，存在重業(yè)務(wù)管理、輕檔案管理的傾向，會(huì)計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié)，并未引起業(yè)務(wù)部門的足夠重視，會(huì)計(jì)資料歸檔不完整、不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理分散，存放場(chǎng)所不當(dāng)

目前基層央行會(huì)計(jì)檔案多實(shí)行分散管理，營(yíng)業(yè)部門會(huì)計(jì)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)、縣支行營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)日常核算憑證、賬簿由地市中心支行事后監(jiān)督中心集中保管，定期移交本行檔案管理部門管理，市縣兩級(jí)的財(cái)務(wù)開支檔案由會(huì)計(jì)管理部門自行保管，發(fā)行庫(kù)會(huì)計(jì)檔案由其自行保管。大多數(shù)基層央行并未建立起統(tǒng)一集中存放本單位所有檔案的綜合檔案室，檔案存放場(chǎng)所分散，存在較大的安全隱患。有的雖有專門的檔案室，但安全意識(shí)不強(qiáng)，沒有安裝防盜門窗設(shè)施等，防火、防潮、防蟲等設(shè)施不齊全。

（四）檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，檔案利用率低

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在中央銀行會(huì)計(jì)核算領(lǐng)域已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，電子信息正逐漸取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)信息，會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理已是信息化時(shí)展的客觀需要。但是基層央行檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)滯后，有的支行雖然有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但是使用的計(jì)算機(jī)機(jī)型不一，規(guī)格不齊，沒有建立起一套既能檢索文件又能管理檔案信息的專門的檔案管理軟件系統(tǒng)，檔案的管理與利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，影響了基層央行檔案的利用效率。

二、強(qiáng)化基層央行會(huì)計(jì)檔案管理工作的建議

（一）依據(jù)總行《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》制定細(xì)化

辦法，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度1.現(xiàn)行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》內(nèi)容滯后，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、交接等規(guī)定得比較籠統(tǒng)，指導(dǎo)性、原則性較強(qiáng)，可操作性差?；鶎友胄幸鶕?jù)本行的實(shí)際情況，根據(jù)新系統(tǒng)產(chǎn)生的資料種類和范圍，制定適應(yīng)現(xiàn)時(shí)需要的、統(tǒng)一的、細(xì)化的實(shí)施辦法。2.整合現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、借閱、保管、移交、銷毀等程序，統(tǒng)一指導(dǎo)營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)、貨幣金銀會(huì)計(jì)資料等的收集、整理和歸檔，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，使會(huì)計(jì)檔案工作有章可循。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，及時(shí)整理檔案資料

各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，應(yīng)提高會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，充分重視檔案管理工作。會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)完成后，要及時(shí)裝訂，保證會(huì)計(jì)資料完整。相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)按時(shí)間和流水號(hào)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理、組卷，認(rèn)真細(xì)致地檢查原始會(huì)計(jì)憑證是否齊全、完整，裝訂粘貼是否規(guī)范、牢固，憑證封面要素填寫是否準(zhǔn)確全面，并確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性，同時(shí)會(huì)計(jì)檔案要體現(xiàn)一定的美觀性。對(duì)于整理完后的會(huì)計(jì)檔案，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕”，各會(huì)計(jì)部門應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，并認(rèn)真辦理移交手續(xù)。

（三）實(shí)施會(huì)計(jì)檔案集中管理，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映基層央行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，對(duì)基層央行會(huì)計(jì)工作的開展、工作方法的改進(jìn)及相關(guān)審計(jì)審核工作都有著重要的意義?；鶎友胄袘?yīng)克服辦公經(jīng)費(fèi)、用房緊張的困難，成立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理單位營(yíng)業(yè)部門會(huì)計(jì)、發(fā)行會(huì)計(jì)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)和基建會(huì)計(jì)、機(jī)關(guān)文書等檔案資料，組織和提供對(duì)檔案資料的調(diào)閱、開發(fā)和利用。建立會(huì)計(jì)檔案保管的專用庫(kù)房，盡量做到防盜設(shè)施齊全，配備空調(diào)、滅火器、溫濕度計(jì)等，防止檔案損毀、丟失及泄露。嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，對(duì)于歸還的檔案，要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會(huì)計(jì)檔案散失、抽換或缺損，確保檔案資料不丟失，不泄密。

（四）推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率

ACS系統(tǒng)充分利用自身集中存放數(shù)據(jù)資源的優(yōu)勢(shì)，與第二代支付系統(tǒng)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)、貨幣發(fā)行信息管理系統(tǒng)、對(duì)賬系統(tǒng)等多系統(tǒng)相連，將實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)營(yíng)業(yè)部門的賬務(wù)數(shù)據(jù)和人民銀行國(guó)庫(kù)、發(fā)行等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的總賬數(shù)據(jù)全國(guó)范圍的集中，實(shí)現(xiàn)了信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)資源共享，人民銀行可利用ACS系統(tǒng)票據(jù)影像管理功能，開發(fā)出能夠使會(huì)計(jì)憑證影像掃描傳遞、會(huì)計(jì)檔案微縮電子化管理、會(huì)計(jì)檔案資料網(wǎng)絡(luò)查詢能夠?qū)崿F(xiàn)同步的軟件。在目前尚未開發(fā)出這種軟件的情況下，可考慮鼓勵(lì)一些基層央行利用先進(jìn)的影像識(shí)別技術(shù)，自行開發(fā)相關(guān)軟件，與央行會(huì)計(jì)核算集中系統(tǒng)和國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)集中數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)接，探索會(huì)計(jì)檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理的路徑。

第2篇：檔案信息管理規(guī)定范文

一、始終將檔案管理的基礎(chǔ)工作放在首位

萬丈高樓平地起,只有始終將檔案管理工作方面的基礎(chǔ)工作放在首位,接下來的檔案管理工作才能有條不紊的進(jìn)行。首先,要完善基本制度和管理規(guī)范的建設(shè),進(jìn)一步優(yōu)化工作步驟和管理方式。要根據(jù)住房保障管理中心的職責(zé)要求,由信息管理部門制定其具體的檔案管理辦法,并且要積極全面的聽取其他部門負(fù)責(zé)人和資料管理員的意見,并且要與各部門進(jìn)行深入的探討,意見征求完成以后就可以著手起草相關(guān)制度規(guī)范,并且在各部門進(jìn)行試用。其次,嚴(yán)格規(guī)范管理檔案的收集、整理和歸檔工作的步驟。此項(xiàng)對(duì)檔案管員提出嚴(yán)格的要求。檔案管理員擔(dān)任著管理員和操作員的的雙重職責(zé),必須用以身作則的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己,真正將檔案管理工作做到最規(guī)范最好。把住房保障管理中心各部門和個(gè)人手上日常的種類繁多的文件材料,根據(jù)住房保障管理中心的檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔,在保證紙質(zhì)檔案完整性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案文件的信息化管理。最后,做好圖片資料的檔案管理工作。住房保障管理中心要將所有的檔案進(jìn)行電子掃描,建立電子檔案,并將電子檔案歸入數(shù)字管理系統(tǒng)。而且要出臺(tái)相關(guān)的圖片資料的管理辦法,同時(shí)要將圖片檔案匯總歸檔,以便以后借閱參考和使用。

二、增強(qiáng)住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)

住房保障管理中心的檔案管理工作是專業(yè)性很強(qiáng)的工作,而且檔案管理工作也在不斷的發(fā)展,所以相應(yīng)的對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是就目前情形來看,檔案管理人員的綜合素質(zhì)與實(shí)際檔案管理工作的要求有一定的差距,這樣就會(huì)在一定程度上制約住房保障管理中心檔案管理工作的發(fā)展。所以增強(qiáng)住房保障管理中心檔案管理人員的綜合素質(zhì)是大勢(shì)所趨,刻不容緩的。首先,增強(qiáng)檔案管理人員的思想政治素質(zhì)。檔案管理工作是政治性很強(qiáng)的工作,要求嚴(yán)格的保密性、完整性、安全性,所以檔案管理人員必須有較高的黨性原則和政治立場(chǎng),樹立正確的人生觀和價(jià)值觀。其次,增強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。檔案管理是技術(shù)性很強(qiáng)的工作,要求工作人員掌握相關(guān)檔案管理工作的各項(xiàng)方針政策,熟悉收集檔案、科學(xué)整理的方法步驟,這樣才能做到科學(xué)高效的管理檔案。第三,增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。時(shí)代是不斷發(fā)展的,所以檔案管理工作也是在不斷創(chuàng)新發(fā)展變化中進(jìn)步的,相應(yīng)的檔案管理人員只有不斷增強(qiáng)自身的創(chuàng)新意識(shí),才能在檔案管理工作中做到得心應(yīng)手。最后,增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作者只有不斷更新觀念,不斷學(xué)習(xí)新理論,不斷拓展自己的知識(shí)面,增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì),才能適應(yīng)知識(shí)日新月異的變化,新情況的層出不窮。

三、結(jié)束語(yǔ)

第3篇：檔案信息管理規(guī)定范文

一、病歷檔案管理的現(xiàn)狀

（一）病歷檔案書寫質(zhì)量差

病歷的書寫一般是住院醫(yī)師或?qū)嵙?xí)醫(yī)師，書寫水平參差不齊，特別是機(jī)打病歷，為了提供病歷書寫效率，利用復(fù)制、粘貼的功能帶來一些錯(cuò)誤。由于存在一些不利因素，如果上級(jí)醫(yī)師監(jiān)管不力，病歷檔案信息容易造成不完整、不真實(shí)等，降低了病案信息的質(zhì)量。

（二）病歷檔案信息重視度不統(tǒng)一

我們醫(yī)院存在一種現(xiàn)象，高職稱的醫(yī)師比低職稱的醫(yī)師重視病案信息質(zhì)量，有科研任務(wù)的醫(yī)師比沒有科研任務(wù)的醫(yī)師更重視病案信息，負(fù)責(zé)病歷質(zhì)量書寫的醫(yī)師重視病案信息質(zhì)量，臨床醫(yī)師工作忙、負(fù)擔(dān)重?zé)o暇顧及病案信息的質(zhì)量，質(zhì)量管理人員又不直接書寫病歷，這種現(xiàn)象不利于病歷檔案信息質(zhì)量的提高。

（三）病歷檔案管理的特殊性

病歷檔案與其他檔案相比的特殊性有以下幾點(diǎn)：1.病歷檔案增加的數(shù)量快，保存的年限很長(zhǎng)。2.在形成病歷檔案的過程中參與人多，3.病歷檔案能反映出一個(gè)醫(yī)院的技術(shù)水平，4.病歷檔案的利用率高，5.保管方法和借閱環(huán)境不嚴(yán)密，5.醫(yī)院發(fā)生醫(yī)患糾紛，病案是重要的證據(jù)，稍有不慎，就可能承擔(dān)法律責(zé)任[2]。

（四）病案室存在的問題

病案管理工作人員年齡偏大，病案專業(yè)人員缺乏。與醫(yī)院其他專業(yè)人員相比地位低、待遇低。

二、提高病歷檔案信息管理水平

（一）制定病案信息完整性標(biāo)準(zhǔn)

病案信息完整性，包括住院病案首頁(yè)、病人入院記錄、手術(shù)麻醉記錄、病人出院記錄、護(hù)理記錄、科主任及醫(yī)師簽字等。

（二）建立病案質(zhì)量信息管理流程

昌平區(qū)婦幼保健院病案信息量大，涉及部門多，從病歷書寫開始，建立一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的管理機(jī)制，有效診療方案和標(biāo)準(zhǔn)化的病歷質(zhì)量管理流程。醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，掌握病歷檔案信息完整性標(biāo)準(zhǔn)。

流程：1、住院醫(yī)師按照病歷信息完整性標(biāo)準(zhǔn)書寫病歷，2、上級(jí)醫(yī)師將出科前的病歷進(jìn)行質(zhì)量檢查，3、科室質(zhì)控員進(jìn)行病歷信息質(zhì)量審核，4、病歷進(jìn)入病案室進(jìn)行逐一信息登記，同時(shí)配有計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的登記。5、計(jì)算機(jī)收集病歷信息后，分別按照科室進(jìn)行病歷信息統(tǒng)計(jì)（包括：首頁(yè)信息的完整、手術(shù)記錄信息的完整、手術(shù)記錄的規(guī)范、病歷的缺陷）等，6、統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)送醫(yī)務(wù)科，質(zhì)控員將病歷信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果與相關(guān)科室績(jī)效考核掛鉤。7、質(zhì)控員將病歷信息質(zhì)量及時(shí)反饋相關(guān)科室，推動(dòng)病歷檔案信息質(zhì)量的改進(jìn)，這樣就形成一個(gè)有效的閉式管理環(huán)。（圖1）

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（三）加強(qiáng)教育培訓(xùn)履行崗位職責(zé)

1.依法形成病案醫(yī)務(wù)人員必須做到病歷記錄的及時(shí)、真實(shí)和完整；病案記錄要具有合法性、可使用性；病案的形成必須依照《病歷書寫基本規(guī)范》完成，要符合法律依據(jù)和法律效力；醫(yī)院的質(zhì)控部門要注重基礎(chǔ)質(zhì)量、環(huán)節(jié)質(zhì)量和終末質(zhì)量管理。出院歸檔病案24小時(shí)交病案室，核對(duì)收取病案。每份病歷每延遲一天扣10分。對(duì)病案質(zhì)量也有明確規(guī)定，每份病案90分為合格，不合格的病案在實(shí)際扣分基礎(chǔ)上加扣20分。

2.醫(yī)務(wù)人員和病案管理人員都應(yīng)該知道，病歷檔案的重要性及在醫(yī)院管理中的地位。信息科組織醫(yī)護(hù)人員培訓(xùn)，講解病案的法律意識(shí)，將病案法律證據(jù)意識(shí)根植于醫(yī)護(hù)人員腦中，保證形成的病歷檔案能夠責(zé)任到位，記錄及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。2013年昌平區(qū)婦幼保健院醫(yī)務(wù)科組織病歷書寫展覽，評(píng)出優(yōu)秀的病歷檔案10篇。根據(jù)病案管理工作流程，制定了病案管理人員崗位職責(zé)。如：病案工作人員兩天收回一次出院病案，錯(cuò)收、漏收一份扣2分，如果丟失一份病案扣當(dāng)月獎(jiǎng)金，并承擔(dān)病案丟失的責(zé)任。有違規(guī)借閱一份病案的扣5分，并承擔(dān)此責(zé)任。病案室質(zhì)控員每月向醫(yī)務(wù)科匯報(bào)過期不歸檔的病歷名單，并按醫(yī)院規(guī)定一份病案扣科室2分。病案復(fù)印必須嚴(yán)格執(zhí)行衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，復(fù)印病歷的申請(qǐng)人必須認(rèn)真審核，醫(yī)務(wù)科的批準(zhǔn)后方可復(fù)印，病案復(fù)印后做一個(gè)標(biāo)記，防止病案復(fù)印后出現(xiàn)字的該動(dòng)。違規(guī)復(fù)印病案扣10分，并承擔(dān)責(zé)任。

三、醫(yī)院病案信息的應(yīng)用

1.病案信息是醫(yī)療質(zhì)量的依據(jù)病案信息是醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理與持續(xù)改進(jìn)的主要核查依據(jù)。通過對(duì)病案內(nèi)容的檢查，發(fā)現(xiàn)問題、查找根源、改進(jìn)方法、提高病案內(nèi)在質(zhì)量，保證醫(yī)療安全，防止和減少醫(yī)療糾紛的發(fā)生。

2.病歷檔案為我院的管理、科教、科研提供了大量信息資源。如：醫(yī)院二甲復(fù)審、醫(yī)保、物價(jià)檢查、輸血搶救；醫(yī)務(wù)人員晉升職稱，撰寫論文等。2013年我院科教科與安貞醫(yī)院共同合作的課題“北京市先天性心臟病篩查、治療和監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)的建立及應(yīng)用”，科教科借閱2000份病案。利用病歷檔案統(tǒng)計(jì)腹腔鏡手術(shù)例數(shù)、臨床路徑信息、病案信息上報(bào)等

3.病歷檔案信息信息為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)根據(jù)病案信息，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)掌握醫(yī)院的運(yùn)行情況，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

4.病歷檔案信息是醫(yī)務(wù)人員年終考核的依據(jù)病歷檔案記錄著醫(yī)師的工作量，也記錄了醫(yī)師的病案質(zhì)量，如：治愈、診療、院內(nèi)感染等。利用病歷檔案信息，醫(yī)院績(jī)效考核指標(biāo)更加標(biāo)準(zhǔn)。

5.病案信息在合理用藥的應(yīng)用通過病案信息檢索、查核醫(yī)療項(xiàng)目實(shí)施及其產(chǎn)生的醫(yī)療費(fèi)用，從藥物療效和醫(yī)療成本方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，指導(dǎo)臨床醫(yī)師合理用藥，降低病人醫(yī)療費(fèi)用，提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平[3]。

第4篇：檔案信息管理規(guī)定范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)保檔案;信息化管理;重要性

目前覆蓋城鄉(xiāng)的全民醫(yī)保體系已經(jīng)基本形成，但城鄉(xiāng)差距及醫(yī)保制度差異仍存在于城鄉(xiāng)醫(yī)保制度體系中。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案不僅是記錄和反映醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的第一手材料，而且是研究醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的寶貴史料，因此做好檔案管理已成為醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。

一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性

所謂醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的信息化，是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。醫(yī)保檔案管理工作是醫(yī)保管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)性工作，體現(xiàn)著醫(yī)療保險(xiǎn)基金的管理水平、醫(yī)療保險(xiǎn)部門的服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)也關(guān)系著廣大人民群眾的根本利益。

檔案的信息化管理是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新的結(jié)果，很大程度上簡(jiǎn)化了醫(yī)保檔案管理的流程和手續(xù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)既定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、如何進(jìn)行城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化管理

目前我國(guó)的醫(yī)療保障制度是以城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)、城鎮(zhèn)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)、新型農(nóng)村合作醫(yī)療和城鄉(xiāng)醫(yī)療救助為主體，覆蓋城鎮(zhèn)就業(yè)人口、城鎮(zhèn)非就業(yè)人口、農(nóng)村人口、城鄉(xiāng)困難人群，解決了部分人群醫(yī)保缺失的不公平問題。但是，由于城鄉(xiāng)二元結(jié)構(gòu)使得居民健康水平、醫(yī)療服務(wù)存在較大差距。而不同醫(yī)療保險(xiǎn)制度在醫(yī)保保障范圍、繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、待遇水平、報(bào)銷比例等方面存在較大差異。同時(shí)，新型農(nóng)村合作醫(yī)療、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險(xiǎn)和城鎮(zhèn)居民基本醫(yī)療保險(xiǎn)存在著制度交叉，不同的管理體制造成了制度運(yùn)行的低效率。同時(shí)工作人員業(yè)務(wù)水平不佳、軟件應(yīng)用相對(duì)薄弱、工作基礎(chǔ)較差、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等導(dǎo)致醫(yī)保檔案管理十分繁雜，因此需不斷加強(qiáng)醫(yī)保檔案的信息化建設(shè)，保障城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險(xiǎn)工作順利進(jìn)行：

（一）與時(shí)俱進(jìn)，建立健全醫(yī)院檔案信息化管理規(guī)章制度

與時(shí)俱進(jìn)地建立健全各種與醫(yī)保檔案發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)章制度以及檔案信息化管理的規(guī)范性文件。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》修訂一系列有關(guān)檔案信息化管理的規(guī)章制度，如《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定》、《檔案信息資源暫行規(guī)定》、《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進(jìn)一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應(yīng)新形式的發(fā)展與挑戰(zhàn)。

（二）推進(jìn)檔案信息化管理，提高系統(tǒng)整體水平

根據(jù)醫(yī)保檔案信息化管理要求，檔案信息化建設(shè)應(yīng)著眼整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。同時(shí)應(yīng)充分重視系統(tǒng)中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，因?yàn)椴糠止?jié)點(diǎn)的障礙，都可能影響系統(tǒng)的暢通。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。醫(yī)保單位應(yīng)以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)，并把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)與醫(yī)院檔案目錄庫(kù)結(jié)合起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，從而提高系統(tǒng)整體水平。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)

隨著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，引進(jìn)了大量的設(shè)備和軟件，因此計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)工作也越來越重要。首先要做好硬件系統(tǒng)的維護(hù)。對(duì)新購(gòu)買的設(shè)備要及時(shí)建立檔案，不但要記錄設(shè)備型號(hào)、采購(gòu)時(shí)間和地點(diǎn)，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防護(hù)

檔案實(shí)行信息化管理，檔案信息借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、密級(jí)等把檔案劃分為數(shù)個(gè)安全層次進(jìn)行不同的管理。同時(shí)，設(shè)置系統(tǒng)管理員，監(jiān)控敏感信息，檢查系統(tǒng)安全措施，排除系統(tǒng)障礙。

（五）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全網(wǎng)絡(luò)，組織考核

隨著醫(yī)保檔案工作的進(jìn)一步完善，工作面越來越寬，工作內(nèi)容越來越多。為搞好檔案工作，首要問題是建立較科學(xué)的檔案管理工作體制和管理網(wǎng)絡(luò)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)各種形式的檔案及有關(guān)資料的統(tǒng)一管理。

三、總結(jié)

總而言之，在信息化時(shí)代，加強(qiáng)醫(yī)保檔案信息管理對(duì)完善社會(huì)保障產(chǎn)生了極大的推動(dòng)作用。但也不能忽視新科技給醫(yī)保檔案信息管理帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化的工作正逐漸深入的開展，在深入的過程中可能會(huì)種現(xiàn)各種問題，若能提出合理的對(duì)策現(xiàn)解醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，就能讓信息化建設(shè)能夠繼續(xù)進(jìn)行下去。 因此，加強(qiáng)信息化時(shí)代對(duì)醫(yī)院檔案信息管理的研究，具有重要的戰(zhàn)略意義。

參考文獻(xiàn) ：

第5篇：檔案信息管理規(guī)定范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；病案；檔案管理；現(xiàn)代管理

中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2013）07-0097-01

一、病案的概念

病案是在醫(yī)療活動(dòng)過程中，醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人的健康狀況、疾病的發(fā)生發(fā)展情況以及診療經(jīng)過所做的、以不同載體形式記載并由醫(yī)療機(jī)構(gòu)集中歸檔保管的診療記錄。病歷是醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者疾病的發(fā)生、發(fā)展、檢查、診斷、治療和轉(zhuǎn)歸等醫(yī)療活動(dòng)過程的記錄，也是對(duì)采集到的資料加以歸納、整理、綜合分析，按規(guī)定的格式和要求書寫的患者醫(yī)療檔案。

病歷：是指病人在診治過程中，還未經(jīng)病案人員加工整理的醫(yī)療記錄；病案：是指經(jīng)過病案人員整理過的醫(yī)療記錄，病案是醫(yī)藥衛(wèi)生檔案，是國(guó)家檔案的重要組成部分?！夺t(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》：門診病案的保存期不得少于15年。住院病案的保存期不可少于30年。

病史：是對(duì)病人疾病發(fā)生發(fā)展史的描述，是病案記錄的重要組成部分；現(xiàn)代醫(yī)學(xué)對(duì)病人的診療記錄稱為：病案、病歷、病史。

二、病歷和病案管理

醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中形成的醫(yī)療記錄一般稱為病歷。病歷和病案是有區(qū)別的。病案管理學(xué)涉及多個(gè)相關(guān)學(xué)科，包括組織管理學(xué)，心理學(xué)、流行病學(xué)等，但不包括行為管理學(xué)。病案管理學(xué)是一個(gè)實(shí)用性較強(qiáng)的邊緣學(xué)科。不屬于基礎(chǔ)學(xué)科、管理學(xué)科、檔案學(xué)科等。

病案檔案管理人員的職責(zé)與功能是滿足院內(nèi)、外及社會(huì)需求，提供信息服務(wù)、提供各級(jí)各類信息和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，參與醫(yī)院管理和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及本單位病案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。但不具有審批申報(bào)病案表格，監(jiān)控病案記錄內(nèi)容、項(xiàng)目格式的設(shè)置，提出表格印刷、樣式的要求。病案檔案室保存有大量的病案，而且貯存量與日俱增，因此室內(nèi)至少應(yīng)有5年以上貯存常用病案的空間。病案檔案管理人員對(duì)病案保護(hù)工作的意義在于最大限度的保護(hù)病案的完整性，而不是方便性、適用性和耐用性。

三、完善病歷管理措施

病歷既是臨床實(shí)踐工作的總結(jié)，又是探索疾病規(guī)律及處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)。病歷對(duì)醫(yī)療、預(yù)防、教學(xué)、科研、醫(yī)院管理等都有重要作用。對(duì)病案的管理，建立從上至下的檔案管理制度制，及時(shí)解決管理環(huán)節(jié)中存在的問題，加強(qiáng)病案的收集、整理工作，有效地為臨床工作和廣大的病員服務(wù)。

一是規(guī)范病歷書寫行為，提高病歷書寫質(zhì)量。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)嚴(yán)格按照衛(wèi)生部、國(guó)家中醫(yī)藥管理局的《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》對(duì)病案進(jìn)行管理。住院病歷必須有取得執(zhí)業(yè)醫(yī)師（助理執(zhí)業(yè)醫(yī)師）的專業(yè)技術(shù)人員按照《病歷書寫基本規(guī)范——（2010年3月）衛(wèi)生部》的住院病歷書寫標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)書寫。各醫(yī)療機(jī)構(gòu)均建立有病案室，并落實(shí)專人負(fù)責(zé)對(duì)病歷書寫質(zhì)量進(jìn)行審核，對(duì)病歷書寫質(zhì)量較差的人員，給予處罰和通報(bào)。

二是嚴(yán)格登記，做好病歷的保管。病人出院后及時(shí)填好病歷首頁(yè)，寫好出院記錄，交相關(guān)人員及病案室，并做好登記建冊(cè)手續(xù)。相關(guān)人員及病案室將上交的病歷進(jìn)行初始分類編號(hào)，按序號(hào)排列上架，妥善保管，不得丟失，確保住院病歷的完好率。同時(shí)做好病案室防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防霉等工作，及時(shí)更換防蟲、防霉藥物。經(jīng)常檢查庫(kù)房?jī)?nèi)各種安全措施，及時(shí)排除隱患，確保病案室安全。

三是嚴(yán)防病歷丟失，是病案管理的核心?；颊咴卺t(yī)療機(jī)構(gòu)住院期間，病歷由病區(qū)負(fù)責(zé)保管?；颊唠x院后，病案室負(fù)責(zé)全院病歷收集、整理和集中統(tǒng)一保管；除涉及患者疾病診治和護(hù)理的醫(yī)務(wù)人員及病歷質(zhì)控人員外，其他任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得擅自查閱患者的病歷；實(shí)行借閱登記制度，借閱病案要辦理借閱手續(xù)，按期歸還，要求妥善保管和愛護(hù)借用病歷，不得涂改、轉(zhuǎn)借、拆散和丟失；醫(yī)保及上級(jí)行政部門借閱，需出具采集證據(jù)的法定證明及執(zhí)行公務(wù)者的有效身份證明經(jīng)醫(yī)院核實(shí)，方可借閱或復(fù)印病歷；醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員因工作需要查閱病歷者在病案室辦理相關(guān)借閱手續(xù)后，方可借閱相關(guān)病歷；對(duì)死亡及有醫(yī)療爭(zhēng)議等特定范圍內(nèi)的病歷，需經(jīng)醫(yī)院醫(yī)務(wù)科批準(zhǔn)后借閱；病區(qū)和病案室不準(zhǔn)擅自接待無相關(guān)證明手續(xù)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人查詢患者的病歷資料；借閱病案應(yīng)在三周內(nèi)歸還；病歷復(fù)印嚴(yán)格按照衛(wèi)生部《病歷復(fù)印管理規(guī)定》執(zhí)行等。

四是病案計(jì)算機(jī)無紙化病歷是發(fā)展方向。如何安全有效地管理這些龐大的歷史病案資料并能滿足快速查詢的需求，建立一套完整的、自動(dòng)化的、擴(kuò)展性強(qiáng)的醫(yī)療病案信息管理系統(tǒng)十分必要。病案資料的收集是病案管理工作的第一步，對(duì)于住院病案工作流程應(yīng)始于住院登記處，并不是掛號(hào)室、病案室和醫(yī)生工作站。按著資料的來源排列的病案稱為SOMR（資料來源定向病案），按病案的形成方式還有IMR（一體化病案）、POMR（問題定向病案）等。病案加工是將資料中的重要內(nèi)容轉(zhuǎn)換為信息，一般采用索引形式。目前，電子化、自動(dòng)化的醫(yī)療系統(tǒng)，是利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子病案庫(kù)的訪問的，這樣可以更大限度地發(fā)揮電子影像系統(tǒng)的效益，另一方面也大大拓展了系統(tǒng)的功能，從而加快信息的流轉(zhuǎn)，提高工作效率。根據(jù)目前醫(yī)院已經(jīng)建立起的OA網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，可以充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的跨部門、跨地區(qū)的資源共享及統(tǒng)一的管理。目前國(guó)家衛(wèi)生部正在實(shí)施建設(shè)醫(yī)療信息網(wǎng)工程及中國(guó)醫(yī)院信息系統(tǒng)工程，用計(jì)算機(jī)管理病案，實(shí)現(xiàn)電子病案正是這些工程的基礎(chǔ)，是病案管理變革的必經(jīng)之路。

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第6篇：檔案信息管理規(guī)定范文

隨著我國(guó)第三產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，“服務(wù)”這個(gè)詞一時(shí)成為人們關(guān)注的熱點(diǎn)。越來越多富有創(chuàng)新意識(shí)的人們嘗試著將這個(gè)詞融會(huì)貫通于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，最終使其獲得了更為廣闊的發(fā)展空間和延伸意義。近年來，“服務(wù)型政府”的建設(shè)便是將第三產(chǎn)業(yè)的思想應(yīng)用于公共事業(yè)管理的典型例子。這種思想上的創(chuàng)新領(lǐng)先于制度創(chuàng)新，又能夠拉動(dòng)制度創(chuàng)新。隨著“服務(wù)”概念的進(jìn)一步普及，服務(wù)思想應(yīng)用于公共管理在人們生活中的表現(xiàn)越來越細(xì)化，信息化時(shí)代之下服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案的管理體系建設(shè)就是一個(gè)極好的探索。這不僅體現(xiàn)了創(chuàng)新的思想，還具有極大的實(shí)用價(jià)值。

一、信息化時(shí)代的獨(dú)特需求

社會(huì)信息化的發(fā)展就像雙刃劍，既為社會(huì)其他領(lǐng)域的發(fā)展提供了機(jī)遇，同時(shí)也帶來了一些挑戰(zhàn)。我國(guó)信息化的技術(shù)基礎(chǔ)有相當(dāng)一部分來源于國(guó)外引入，并非本土自然發(fā)展而成，因此為之后的深入發(fā)展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在三大方面：第一，當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，正確的、錯(cuò)誤的、簡(jiǎn)單的、復(fù)雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識(shí)區(qū)分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對(duì)于龐大的信息還要進(jìn)行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進(jìn)一步增大了管理難度。信息數(shù)目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關(guān)信息的第二步操作是探究信息之間的關(guān)系。在現(xiàn)實(shí)生活中，只選取信息是不夠的，因?yàn)楦鞣N信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，就如同在構(gòu)建計(jì)量經(jīng)濟(jì)模型中也要檢驗(yàn)解釋變量之間的多重共線性一樣，我們?cè)趯?shí)際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現(xiàn)實(shí)節(jié)奏加快的要求。信息化的產(chǎn)生和發(fā)展加快了人們的生活節(jié)奏，人們逐漸形成一種共識(shí)，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發(fā)了這一需求，但由于我國(guó)信息化發(fā)展不足，很多時(shí)候并不能滿足這一需求。

在此基礎(chǔ)上分析信息化中我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數(shù)字化進(jìn)程緩慢、資源閑置浪費(fèi)、分類體系混亂、思想意識(shí)淡薄等。[1]這與信息化進(jìn)程中存在的問題基本對(duì)照。數(shù)字化進(jìn)程緩慢，換種說法就是指我國(guó)當(dāng)前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，這既與我國(guó)大量從國(guó)外引入、本土技術(shù)薄弱的歷史有關(guān)，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復(fù)雜度。資源的閑置浪費(fèi)主要由龐大的信息量引起，在當(dāng)前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對(duì)龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負(fù)擔(dān)。而對(duì)于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，人們很難做出明確的界定。與此同時(shí)，不同的人對(duì)于同一本書的認(rèn)定也會(huì)有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對(duì)資源作出明確分類是不現(xiàn)實(shí)的。我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的第四個(gè)制約因素某種程度上正是源于前三個(gè)因素，管理的難度使部分管理人員安于現(xiàn)狀，不積極尋求解決方案，反而認(rèn)為圖書館管理工作無關(guān)緊要。

二、服務(wù)主導(dǎo)型圖書館

服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的制度建設(shè)是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎(chǔ)。因?yàn)?，服?wù)主導(dǎo)型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關(guān)資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的制度建設(shè)應(yīng)著力于解決當(dāng)前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數(shù)字化進(jìn)程緩慢，換種說法就是指我國(guó)當(dāng)前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，所以相關(guān)部門在制度中應(yīng)明確規(guī)定出用于圖書館用戶檔案系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)開支。有了經(jīng)費(fèi)作為保障，圖書館才能與時(shí)俱進(jìn)地更新信息系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如果這一點(diǎn)做好了，那么我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館建設(shè)中的資源閑置浪費(fèi)問題迎刃而解。只要登入系統(tǒng)，鍵入搜索書目，有關(guān)該書目的相關(guān)書籍都一一呈現(xiàn)。人員搜索也是如此。服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級(jí)別。這一問題應(yīng)該主要依靠完善制度建設(shè)來解決，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館應(yīng)在廣泛收集用戶意見的基礎(chǔ)上擬定合理的用戶檔案制度規(guī)定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國(guó)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館用戶檔案管理的第四個(gè)制約因素某種程度上正是源于前三個(gè)因素，管理人員的思想意識(shí)淡薄一方面要著力解決前三個(gè)問題，為管理人員的監(jiān)督管理打下的良好基礎(chǔ)；另一方面要加強(qiáng)相關(guān)宣傳教育，肯定用戶檔案管理對(duì)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對(duì)用戶獲得完美需求體驗(yàn)的重要性。

三、用戶檔案管理

創(chuàng)新和發(fā)展向來離不開客觀環(huán)境，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創(chuàng)新和發(fā)展總是從社會(huì)提供的各種要素中抉擇出先進(jìn)的活躍的因素，進(jìn)而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時(shí)代為服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的構(gòu)建提供了物質(zhì)技術(shù)保障，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的建設(shè)正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機(jī)遇。[3]從范疇來看，三者呈現(xiàn)出層層遞進(jìn)的關(guān)系，用戶檔案管理體系隸屬于服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的基礎(chǔ)建設(shè)，而服務(wù)主導(dǎo)型圖書館又囊括于信息化時(shí)代大背景中。而逆向來看，信息化時(shí)代背景是推動(dòng)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館建設(shè)的洪流，而服務(wù)主導(dǎo)型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。

首先，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代背景，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理區(qū)別于之前的人工管理。以信息系統(tǒng)為核心構(gòu)建用戶檔案管理體系是服務(wù)主導(dǎo)型圖書館最突出的特點(diǎn)。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯(cuò)誤或記憶錯(cuò)誤，再比如業(yè)務(wù)繁忙時(shí)人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統(tǒng)能夠很好地解決這些問題，信息系統(tǒng)以嚴(yán)格精密的計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，不僅能夠在很短時(shí)間內(nèi)快速處理大量數(shù)據(jù)，而且遵照既定程序運(yùn)行使其失誤的風(fēng)險(xiǎn)被控制在極低的范圍。正是由于信息系統(tǒng)的強(qiáng)大優(yōu)越性，我國(guó)很多高校圖書館都已經(jīng)開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。

其次，服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數(shù)用戶的基本需求，而且應(yīng)體現(xiàn)多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設(shè)計(jì)來說，圖書館的信息系統(tǒng)在包括用戶基本信息的同時(shí)也應(yīng)該設(shè)置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構(gòu)建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據(jù)不同用戶的特質(zhì)能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務(wù)。

最后，建立完善的服務(wù)主導(dǎo)型圖書館的用戶檔案管理規(guī)定是極為重要的。服務(wù)主導(dǎo)型圖書館是以用戶為中心的圖書館，但這并不意味著服務(wù)主導(dǎo)型圖書館要滿足用戶的各種合理和不合理需求。此外，用戶范圍的劃定也是不可忽略的問題。完善的用戶檔案管理規(guī)定就是對(duì)服務(wù)主導(dǎo)型圖書館“服務(wù)”理念之外的補(bǔ)充，它合理規(guī)定著用戶范圍、用戶級(jí)別等基本問題，成為服務(wù)主導(dǎo)型圖書館日常管理中最最基礎(chǔ)的準(zhǔn)則。

第7篇：檔案信息管理規(guī)定范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

醫(yī)院檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化、信息化的重要組成部份，也是檔案工作邁向現(xiàn)代化管理的前提條件。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與日益完善，高速大容量的檔案信息管理系統(tǒng)為檔案管理提供了更為廣闊的管理空間，同時(shí)新技術(shù)的應(yīng)用也逐步改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理與建設(shè)，是檔案管理適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，也是檔案管理創(chuàng)新、提升檔案管理工作水平的重要手段和途徑。本文結(jié)合工作實(shí)際對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行一些探討。

1與時(shí)俱進(jìn)，建立健全醫(yī)院檔案信息化管理規(guī)章制度

隨著醫(yī)院檔案信息化的不斷發(fā)展，將會(huì)涉及到許多新問題，為了更好地應(yīng)對(duì)和解決這些新問題，檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)章制度體系建設(shè)及落實(shí)工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等，使其具有可操作性，并形成約束機(jī)制，確保具體工作規(guī)范有序。與時(shí)俱進(jìn)地建立健全各種與醫(yī)院檔案發(fā)展相適應(yīng)的規(guī)章制度以及檔案信息化管理的規(guī)范性文件。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》醫(yī)院修訂了一系列有關(guān)檔案信息化管理的規(guī)章制度，如《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理規(guī)定》、《檔案信息資源暫行規(guī)定》、《電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進(jìn)一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應(yīng)新形式的發(fā)展與挑戰(zhàn)。

2推進(jìn)檔案信息化管理，提高系統(tǒng)整體水平

醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是硬件的功能沒有充分發(fā)揮，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息化的管理包括檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，主要是抓好檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，這三方面相輔相成，互相促進(jìn)。根據(jù)檔案信息化管理要求，檔案信息化建設(shè)應(yīng)著眼整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力[1]。同時(shí)應(yīng)充分重視系統(tǒng)中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，因?yàn)椴糠止?jié)點(diǎn)的障礙，都可能影響系統(tǒng)的暢通。目前，檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[2]。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。醫(yī)院應(yīng)以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)，并把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)與醫(yī)院檔案目錄庫(kù)結(jié)合起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，從而提高系統(tǒng)整體水平。

3抓好檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)工作，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。檔案管理信息化的前提是必須建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過先進(jìn)的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)并錄入微機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，既要符合國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，又要有利于實(shí)際的操作。對(duì)立檔文件及檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和格式等管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，使電子目錄移交給檔案室后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以提供服務(wù)。

4構(gòu)建符合現(xiàn)代化發(fā)展的醫(yī)院檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站是醫(yī)院檔案部門在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，以網(wǎng)頁(yè)形式給大家提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，或者進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找及直接提供使用。在檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)把檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，把本單位各個(gè)部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益[3]。建設(shè)醫(yī)院檔案信息化網(wǎng)站時(shí)，要選用具有升級(jí)能力和開發(fā)能力且檢索功能較強(qiáng)大的檔案信息管理系統(tǒng)，確保其升級(jí)換代時(shí)既可減少重新開發(fā)的成本，又能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的信息化，將檔案在內(nèi)部網(wǎng)上共享，方便醫(yī)院?jiǎn)T工在自己的計(jì)算機(jī)上快捷地查閱檔案資料，提高工作效率。

5加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)

隨著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，引進(jìn)了大量的設(shè)備和軟件，因此計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)工作也越來越重要。首先要做好硬件系統(tǒng)的維護(hù)。對(duì)新購(gòu)買的設(shè)備要及時(shí)建立檔案，不但要記錄設(shè)備型號(hào)、采購(gòu)時(shí)間和地點(diǎn)，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。同時(shí)，還要進(jìn)行定期設(shè)備日常保養(yǎng)。其次是做好程序使用維護(hù)。程序使用維護(hù)是系統(tǒng)維護(hù)人員最常遇到的問題，做好程序使用維護(hù)的關(guān)鍵是對(duì)各類系統(tǒng)和軟件進(jìn)行復(fù)制備份、防護(hù)工作。要做好隨機(jī)系統(tǒng)軟件的復(fù)制備份工作，保存好源盤，使用備份盤，避免因使用不當(dāng)造成資源損失。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要不斷加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識(shí)的學(xué)習(xí)，平時(shí)注意收集各類軟件資料，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，提高系統(tǒng)維護(hù)平。

6加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防護(hù)

檔案實(shí)行信息化管理，檔案信息借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、密級(jí)等把檔案劃分為數(shù)個(gè)安全層次進(jìn)行不同的管理。同時(shí)，設(shè)置系統(tǒng)管理員，監(jiān)控敏感信息，檢查系統(tǒng)安全措施，排除系統(tǒng)障礙。采取防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證等手段確保網(wǎng)絡(luò)安全。限制外部網(wǎng)用戶只能訪問內(nèi)部網(wǎng)提供的某些被安全所允許的服務(wù)，限制內(nèi)部網(wǎng)用戶不能訪問外部網(wǎng)某些危險(xiǎn)站點(diǎn)或使用危險(xiǎn)服務(wù)的功能。密碼是解決信息安全的最有效手段，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)加密傳輸，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存加密，數(shù)據(jù)完整性鑒別等[4]。對(duì)醫(yī)院重要檔案及電子文件利用各種存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)行異地備份，以確保電子文件的長(zhǎng)期可讀和醫(yī)院檔案信息資源的絕對(duì)安全。另外，在檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置訪問權(quán)限和訪問記錄，自動(dòng)確認(rèn)只有符合系統(tǒng)身份的用戶才能進(jìn)行電子文件或其它信息的檢索、瀏覽、復(fù)制等，并在電腦中存取電子文件時(shí)留下所有記錄和痕跡。同時(shí)，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保持適宜的溫濕度，防止存儲(chǔ)介質(zhì)磁化，做好防盜措施。并及時(shí)升級(jí)計(jì)算機(jī)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)在保存和傳輸過程中穩(wěn)定、安全。

7加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育

檔案信息化管理對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展具有重要意義，為了提高醫(yī)院檔案信息化管理水平，不但要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，還要注重檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案信息管理人員既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等方面的知識(shí)，變過去被動(dòng)接收檔案為現(xiàn)在的主動(dòng)控制醫(yī)院內(nèi)部信息的形成和傳遞，直接為醫(yī)院的管理和教研工作服務(wù)。所以醫(yī)院要有計(jì)劃地組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)參加相關(guān)專業(yè)的再教育，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，逐步形成終身教育機(jī)制，從而提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。

8結(jié)論

醫(yī)院檔案信息化管理是新形勢(shì)下檔案發(fā)展的需要，運(yùn)用科學(xué)文化知識(shí)和當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，使醫(yī)院檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為醫(yī)院的管理、教學(xué)、科研提供方便快捷的檔案信息服務(wù)，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營(yíng)科技雜志，2010，10，142.

[2]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營(yíng)科技雜志，2010，10，142.

第8篇：檔案信息管理規(guī)定范文

1注重時(shí)效性，加強(qiáng)病案歸檔環(huán)節(jié)管理

病案客觀真實(shí)地記錄了患者在一定時(shí)期內(nèi)的疾病防治和身體健康情況，對(duì)患者日后的健康保健、防病治病起著重要參考作用，直接或間接影響著患者的家庭及日常生活，甚至在特定條件下成為解決糾紛的司法依據(jù)。病案的實(shí)用性決定了歸檔的時(shí)效性，必須在較短時(shí)間內(nèi)做好收集、組卷、登記、分類、編目、編碼、排號(hào)、貯存和檔案的檢索、編號(hào)等工作，以隨時(shí)為病人和醫(yī)務(wù)人員提供經(jīng)過系統(tǒng)、全面整理分析的有價(jià)值的醫(yī)療信息。加強(qiáng)病案歸檔環(huán)節(jié)管理，需要做好以下基礎(chǔ)性工作：一是醫(yī)護(hù)人員要嚴(yán)格按照衛(wèi)生部門統(tǒng)一制定的病歷書寫規(guī)范要求寫好病歷，各項(xiàng)醫(yī)囑要準(zhǔn)確、清晰；護(hù)理病歷要詳細(xì)、真實(shí)，并詳細(xì)記錄執(zhí)行醫(yī)囑的情況。病人出院以后，醫(yī)護(hù)人員要及時(shí)對(duì)病歷各種資料進(jìn)行整理和小結(jié)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)交或由病案管理人員收繳病案，入庫(kù)備編。二是病案管理人員要在短時(shí)間內(nèi)把出院病人的病案收集齊全，并初步歸類登記，確保病案信息資料齊全、完整。及時(shí)對(duì)收集齊全的病案做好組卷、編目、編碼、排號(hào)、貯存和病案的檢索、編號(hào)等工作，按照病案歸檔要求完成柜架存放，并同時(shí)完成規(guī)定內(nèi)容的微機(jī)輸錄，保證紙質(zhì)病案與電子病案的同步保存，為下一步開發(fā)利用病案信息資料奠定基礎(chǔ)。

2健全規(guī)章制度，加強(qiáng)病案保管環(huán)節(jié)管理

病案管理的保管環(huán)節(jié)是提供病案信息資源利用的前提條件之一。病案保管環(huán)節(jié)分為軟件管理和硬件管理，二者缺一不可。軟件管理主要表現(xiàn)為要結(jié)合醫(yī)院自身特點(diǎn)，以完善病案使用程序?yàn)橹骶€，依據(jù)《檔案法》、《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)，健全規(guī)章制度。規(guī)章制度涉及病歷的規(guī)范記錄、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密等各個(gè)方面，以保證各工作程序的運(yùn)行有章可循。硬件管理主要表現(xiàn)為病案館室的設(shè)施配置，病案存放的空間和檔案柜架密度要適當(dāng)，以便于查閱和檢索，防止病案的丟失和錯(cuò)置。微機(jī)、復(fù)印及溫度、濕度調(diào)控裝置等設(shè)備應(yīng)配置齊全，為醫(yī)生和患者查閱病案提供便利。要防止病案受潮霉變、字跡褪色、影像失真等影響病案利用效果的情況發(fā)生，延長(zhǎng)病案使用周期。

3立足方便實(shí)用，加強(qiáng)病案利用環(huán)節(jié)管理

目前，大多數(shù)醫(yī)院的病案管理仍停留在單位資料保管和被動(dòng)提供狀態(tài)，這樣對(duì)病案的利用效率會(huì)大打折扣。要立足于方便實(shí)用，切實(shí)保證病案信息資源的有效利用。首先，病案管理人員要及時(shí)與臨床醫(yī)務(wù)人員溝通并了解其需求，通過建立疾病分類、地域分布、發(fā)病情況、治療效果等多種醫(yī)療參數(shù)，為利用者提供更詳細(xì)、更便捷、更實(shí)用的參考資料。其次，要建立健全病案登記制度、統(tǒng)計(jì)分析制度、信息反饋制度、跟蹤和隨訪病人制度等，了解掌握病案的利用效果，提高病案的有效利用率。

4開發(fā)信息資源，加強(qiáng)病案編研環(huán)節(jié)管理

第9篇：檔案信息管理規(guī)定范文

關(guān)鍵詞：企業(yè); 文件; 檔案; 管理; 創(chuàng)新? 黨的十五屆四中全會(huì)、五中全會(huì)及十六大都提出，要加快國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的信息化建設(shè)，以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強(qiáng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標(biāo)，旨在推動(dòng)企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在企業(yè)大力實(shí)施信息化建設(shè)的大背景下，文件與檔案管理實(shí)踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。?

1工作平臺(tái)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，企業(yè)為提高自身在國(guó)際上的競(jìng)爭(zhēng)力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運(yùn)行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，重塑計(jì)算機(jī)工作流程來支持、執(zhí)行和管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)職能的業(yè)務(wù)活動(dòng)。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。

以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺(tái)。它具有涉及信息量大；參與應(yīng)用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫(kù)功能強(qiáng)大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點(diǎn)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺(tái)：

a) 快捷通信。通過電子郵件系統(tǒng)，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。

b) 協(xié)同辦公。將機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項(xiàng)目或任務(wù)的、可操作的“扁平式”管理，提高機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門協(xié)同工作的效率。

c) 公文流轉(zhuǎn)。機(jī)構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報(bào)、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

d) 信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機(jī)構(gòu)積累的信息資源，為機(jī)構(gòu)提供改進(jìn)創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺(tái)，使文件與檔案管理實(shí)踐躍上一個(gè)新的臺(tái)階。?

2流程創(chuàng)新?

2.1文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時(shí)代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)，管理活動(dòng)就如一個(gè)一個(gè)的串行節(jié)點(diǎn)，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時(shí)代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對(duì)分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標(biāo)經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺(tái)”［1］。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對(duì)文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時(shí)也反映出該機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時(shí)，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)管理的要求的同時(shí)，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個(gè)流程有機(jī)地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

a) 減少流程的中間環(huán)節(jié)；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；

d) 建立循環(huán)工作流程；

e) 建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，對(duì)任一工作任務(wù)項(xiàng)，可以任一節(jié)點(diǎn)為起點(diǎn)，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時(shí)發(fā)送給多個(gè)對(duì)象進(jìn)行處理。流程重組的目的是提高流程中任務(wù)處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務(wù)工作效率，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公的目標(biāo)，改善文件工作質(zhì)量。

筆者所在的企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程技術(shù)報(bào)告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時(shí)嵌入信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標(biāo)。另外，企業(yè)的其他主營(yíng)業(yè)務(wù)流，在建立信息系統(tǒng)過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，即將有關(guān)文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。?

2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點(diǎn)

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個(gè)將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計(jì)、運(yùn)行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點(diǎn)。?

2.2.1文件管理階段

a) 面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項(xiàng)的工作流程及操作平臺(tái)。

b) 形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請(qǐng)示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項(xiàng)目或任務(wù)時(shí)產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

c) 形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機(jī)制。通過對(duì)文件督辦、催辦的監(jiān)控，對(duì)文件的辦理狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，對(duì)未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個(gè)節(jié)點(diǎn)。

d) 形成文件歸檔機(jī)制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項(xiàng)目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

2.2.2檔案管理階段

a) 建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺(tái)，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡(jiǎn)約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

b) 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺(tái)，工作流程中體現(xiàn)的重點(diǎn)是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對(duì)歸檔的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并且能及時(shí)切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準(zhǔn)確的要求。

c) 建立檔案信息安全機(jī)制。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺(tái)提供的文件與檔案工作之間實(shí)現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實(shí)，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對(duì)文件與檔案工作者的管理實(shí)踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3管理創(chuàng)新

信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時(shí)代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對(duì)信息本身與信息工作人員實(shí)施管理兩個(gè)方面來理解。?

3.1信息管理

通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)控和對(duì)系統(tǒng)的每一項(xiàng)目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

在信息時(shí)代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的文件信息實(shí)施統(tǒng)一管理。例如：在機(jī)構(gòu)發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對(duì)固定的發(fā)文格式，但隨著機(jī)構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動(dòng)態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對(duì)發(fā)文的痕跡保留、文號(hào)等信息的管理；對(duì)收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3.2信息工作人員管理

信息時(shí)代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強(qiáng)對(duì)信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀(jì)守法的檔案人員、技術(shù)人員隊(duì)伍”［2］，是非?，F(xiàn)實(shí)和必要的。具體做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；

b) 策劃并提供應(yīng)急措施、保護(hù)方案，定期進(jìn)行信息安全檢查，提高人員對(duì)安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；

c) 經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行安全教育和宣傳；

d) 經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

e) 建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制；

f) 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗(yàn)?zāi)Ｐ?，加?qiáng)人員的管理。

對(duì)管理職責(zé)的劃分，應(yīng)從多方面考慮：

a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道。

b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段。

d) 面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機(jī)制，提供操作平臺(tái)；提供機(jī)構(gòu)、人員、權(quán)限、流程節(jié)點(diǎn)、流向及變更的設(shè)置手段。

4制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時(shí)代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個(gè)層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級(jí)信息管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《辦公自動(dòng)化系統(tǒng)?（OAK）?應(yīng)用及運(yùn)行維護(hù)管理規(guī)定》。內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認(rèn)、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。

b) 《電子公文管理辦法》。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

c) 《OAK系統(tǒng)電子文件管理細(xì)則》。主要針對(duì)歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。

d) 《文書檔案歸檔文件整理細(xì)則》。對(duì)歸檔后的電子文件的整理進(jìn)行定義，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理辦法》。

f) 《信息系統(tǒng)運(yùn)行安全管理辦法》。

g) 《信息應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》。針對(duì)信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

5服務(wù)創(chuàng)新

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)。檔案部門要對(duì)信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動(dòng)腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對(duì)性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計(jì)劃地對(duì)電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺(tái)，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。

業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對(duì)的一個(gè)問題是信息數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗(yàn)解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

6結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。? 參考文獻(xiàn)