檔案分類方式精選(九篇)

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第1篇：檔案分類方式范文

1 學(xué)生類檔案不適合一人一卷

1.1 檔案數(shù)量急劇增加。以一個(gè)學(xué)生規(guī)模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量凈增15000卷，且每年保持4000卷左右的凈增數(shù)量。案卷數(shù)量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

1.2 動(dòng)態(tài)管理難度加大。以人為單位組卷需動(dòng)態(tài)管理，即學(xué)生在校期間陸續(xù)產(chǎn)生的檔案，要逐一補(bǔ)充到各自相應(yīng)的案卷中。動(dòng)態(tài)管理使檔案管理難度增加。

1.3 重復(fù)歸檔很難避免。一份涉及N名學(xué)生信息的文件，歸檔時(shí)為滿足不同案卷需要，該份文件須重復(fù)歸檔N次。

1.4 保管期限難以確定。學(xué)生類檔案的歸檔范圍很廣，這些材料價(jià)值不同，本應(yīng)確定不同的保管期限，但因?yàn)槭且蝗艘痪?，只能就高確定保管期限。這樣勢(shì)必增加庫房壓力和管理成本。

1.5 檔案分類層級(jí)太多。為甄別同名同姓學(xué)生，須增加分類層級(jí)，有人建議把學(xué)生所在學(xué)院、系別、專業(yè)、班級(jí)等信息，甚至學(xué)生姓名作為二級(jí)以下類目號(hào)處理。類目層級(jí)太多，不利于管理。

2 學(xué)生類檔案分類組卷需考慮的問題

2.1 利用原有管理基礎(chǔ)。學(xué)生類檔案由原分散存放于高校其他檔案門類中的學(xué)生檔案整合而成，因此，學(xué)生類檔案的建立并不是“從無到有”的過程，而是“變零為整”的過程。正因?yàn)槿绱耍瑢W(xué)生類檔案不可避免帶有原先所在檔案類別的管理痕跡。檔案是不可再生的資源，從檔案保護(hù)和管理工作延續(xù)性角度考慮，筆者認(rèn)為，在制訂分類組卷方案時(shí)，應(yīng)充分利用原有管理基礎(chǔ)。

2.2 延續(xù)部門立卷習(xí)慣。部門立卷制度在高校實(shí)行多年，既提高了立卷質(zhì)量又減輕了專職檔案員工作量，現(xiàn)已達(dá)成共識(shí)并形成習(xí)慣。為延續(xù)下去，就要盡量避免多個(gè)部門材料組合立卷。學(xué)生類檔案來源于學(xué)校多個(gè)部門，確定組卷方案時(shí)尤其要注意這一點(diǎn)。

2.3 方便檔案管理與利用。任何增加檔案管理難度，

使檔案管理人為復(fù)雜化的分類與組卷方式都不可取。學(xué)生類檔案數(shù)量龐大，涉及學(xué)生人數(shù)眾多，利用價(jià)值大，這些特點(diǎn)決定了學(xué)生類檔案無論管理還是利用，都要耗費(fèi)檔案員很多時(shí)間與精力。因此，在不影響利用的情況下，學(xué)生類檔案更有必要實(shí)行簡單化管理。

3 學(xué)生類檔案的分類、組卷與管理

3.1 按檔案形成領(lǐng)域分類。根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，高等學(xué)校檔案采用檔案形成領(lǐng)域分類標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)生檔案因當(dāng)時(shí)未單獨(dú)成類，依其形成領(lǐng)域被分散保管在10大類檔案中，從而形成10大類的既成事實(shí)?！掇k法》頒布后，從利用學(xué)生檔案原有管理基礎(chǔ)和延續(xù)部門立卷習(xí)慣角度出發(fā)，筆者認(rèn)為，在設(shè)置學(xué)生類檔案二級(jí)類目時(shí)，應(yīng)繼續(xù)沿用檔案形成領(lǐng)域這一分類標(biāo)準(zhǔn)。具體做法見下表。

各校可根據(jù)本校學(xué)生檔案組成的實(shí)際情況，調(diào)整二級(jí)類目設(shè)置，比如基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版等類別，如確系無學(xué)生檔案形成，可不予設(shè)置。

3.2 按文件問題特征組卷。從組卷方式統(tǒng)一性來看，高校10大類檔案大都采用了問題特征組卷，學(xué)生類檔案也應(yīng)該采用問題特征組卷；從問題特征組卷的靈活性來看，問題的概括可大可小，方便檔案管理者根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量的多少酌情組卷；從學(xué)生類檔案的特點(diǎn)來看，學(xué)生類檔案因數(shù)量大，組成復(fù)雜，來源渠道多，不適合按照文件時(shí)間、文件名稱、文件作者等特征來組卷。為保證學(xué)生類檔案組卷質(zhì)量，不排除必要時(shí)靈活使用多個(gè)文件特征進(jìn)行組卷。

第2篇：檔案分類方式范文

知識(shí)管理對(duì)于我們而言，是一個(gè)比較艱巨的挑戰(zhàn)，需要我們具備較為專業(yè)的知識(shí)背景和知識(shí)辨識(shí)能力。知識(shí)相對(duì)于資訊（信息）來講，其哲學(xué)高度和理論深度都有所增加。知識(shí)不再是一個(gè)一個(gè)的個(gè)案，而是具有普遍正確性的概念集合，它依賴資訊而產(chǎn)生，它代表每一個(gè)具體的資訊個(gè)體，同時(shí)又不是每個(gè)資訊個(gè)體的具象。它是一系列同類個(gè)體的規(guī)律性總結(jié)和推斷，并經(jīng)檢驗(yàn)為正確的結(jié)論。有學(xué)者基于企業(yè)知識(shí)疆域，提出知識(shí)辨識(shí)的五項(xiàng)原則：系統(tǒng)性原則、協(xié)同性原則、核心性原則、有效性原則、可得性原則。這些原則在很大程度上契合后保管時(shí)代文件鑒定的基本原理，可以作為我們從檔案材料和檔案信息中提煉知識(shí)原則的參考。但這些原則只適合針對(duì)某一機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案材料的知識(shí)提取。從檔案工作知識(shí)管理的視角出發(fā)，某一機(jī)構(gòu)知識(shí)疆域在某種程度上需要突破，需要橫向或縱向的綜合視野，提煉更宏觀層面的知識(shí)理論。檔案部門對(duì)知識(shí)的管理，可以比較明顯地表現(xiàn)出顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的分類特征。顯性知識(shí)較為直觀，直接存在資料或者資訊中，對(duì)此我們所需要進(jìn)行的工作有兩個(gè)方面：第一，知識(shí)的辨識(shí)工作。對(duì)于知識(shí)和其他資訊共存的情況下，我們應(yīng)當(dāng)辨識(shí)出哪些屬于知識(shí)層面，哪些只是資訊；第二，知識(shí)的提純工作。在知識(shí)和資訊共生的情況下，我們應(yīng)當(dāng)可以將知識(shí)較為單純的提煉出來，盡量減少其他噪音影響。較為復(fù)雜的是隱形知識(shí)的管理。顧名思義，隱性知識(shí)是隱藏于資訊甚至資料背后，位于難以直觀感知的深層次位置。對(duì)于隱性知識(shí)，我們更加需要?dú)w納和推理的能力。隱性知識(shí)的復(fù)雜性在于，我們所面對(duì)的是難以探知其規(guī)律性的“現(xiàn)象”個(gè)體，有的知識(shí)可以從單份文件或者資訊中提取，有的則需要兩件甚至更多的系列資料才能總結(jié)其中的知識(shí)和規(guī)律。從這個(gè)角度說，檔案管理部門不再單純是信息的集散地，而是知識(shí)的加工廠。

二、知識(shí)管理模式：知識(shí)庫的建立與知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)

我們?cè)?jīng)建立了檔案庫、信息庫，以滿足人們對(duì)檔案材料和檔案信息的需求。知識(shí)庫所儲(chǔ)存的不是一個(gè)個(gè)的實(shí)體和信息，而是一個(gè)個(gè)的知識(shí)單元和知識(shí)群落。知識(shí)庫和信息庫、實(shí)體庫；知識(shí)管理和信息管理、實(shí)體管理是并行的幾種數(shù)據(jù)庫和管理模式，知識(shí)的管理和信息的管理一樣，不是事實(shí)上的實(shí)體管理，更多的是一種邏輯的管理。盡管從實(shí)體到信息再到知識(shí)在對(duì)象上逐漸趨向高端，但并不是對(duì)原有管理模式的取代。至少在目前來看，三種管理模式都是必須保留而且應(yīng)當(dāng)高度重視的。

1.知識(shí)庫的層級(jí)

知識(shí)庫作為來自檔案的知識(shí)保管地，與檔案庫一樣，應(yīng)對(duì)知識(shí)分類分級(jí)管理。筆者以為，對(duì)于知識(shí)的分類，完全不同于檔案的分類，同時(shí)，由于知識(shí)管理的邏輯管理性質(zhì)，我們也不必局限于一種分類方式，多種分類方式共存，將更有利于貼近社會(huì)公眾的知識(shí)獲取渠道，有利于知識(shí)服務(wù)和知識(shí)共享。知識(shí)的分類方式，主要有以下幾種：

（1）按領(lǐng)域劃分：可以分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)、自然科學(xué)知識(shí)。

（2）按用途劃分：可以分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)、文化知識(shí)。

（3）美國俄亥俄州立大學(xué)教授Towers等將知識(shí)作如下分類：描述性知識(shí)、規(guī)范性知識(shí)、實(shí)踐性知識(shí)、形式性知識(shí)。

（4）世界經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織把知識(shí)分為以下四種：知事類、知因類、知能類、知人類。以上列舉幾種分類方式，并不能夠完全適應(yīng)各級(jí)各類檔案館的實(shí)際館藏情況，可以根據(jù)自身特點(diǎn)選擇合適的分類方式進(jìn)行知識(shí)庫的建構(gòu)。當(dāng)然，分類也不能止步于此，各類下還可根據(jù)實(shí)際情況增加屬類，對(duì)知識(shí)進(jìn)行細(xì)化分類，從而建構(gòu)層級(jí)分明、屬類完全的知識(shí)庫體系。比如在一級(jí)分類采取按領(lǐng)域分為哲學(xué)知識(shí)、社會(huì)科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)，那么在其下還可以按照學(xué)科進(jìn)行進(jìn)一步的二級(jí)分類；如果一級(jí)分類按用途分為科學(xué)知識(shí)、技術(shù)知識(shí)和文化知識(shí)，其下還可以按行業(yè)進(jìn)行下一步的分類。通常來講，一級(jí)分類、二級(jí)分類以及其下的屬類應(yīng)該具有合邏輯的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

2.知識(shí)管理平臺(tái)的建構(gòu)

建構(gòu)知識(shí)管理平臺(tái)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下管理功能：

（1）知識(shí)管理、知識(shí)檢索與知識(shí)服務(wù)的兼容。知識(shí)管理平臺(tái)作為知識(shí)管理操作的基本工具，它至少必須具有知識(shí)的管理、檢索和服務(wù)等功能。知識(shí)管理功能是知識(shí)管理平臺(tái)的基本功能，通常來講，它應(yīng)該建立在知識(shí)庫建構(gòu)的知識(shí)分類體系之上，與知識(shí)分類層級(jí)相對(duì)應(yīng)，建構(gòu)知識(shí)管理功能程序。同時(shí)，對(duì)于采取多種分類方式的知識(shí)庫，應(yīng)同樣具備多種分類管理體系。知識(shí)檢索功能與信息、檔案材料的檢索功能有所不同，除了與信息、檔案材料相同的標(biāo)識(shí)或者關(guān)鍵詞的機(jī)械匹配之外，知識(shí)檢索還要具有語義、內(nèi)涵、概念等方面的拓展。知識(shí)與信息相比，從利用者的角度講，其差異知識(shí)更多的在于理解而非表述，同時(shí)，知識(shí)群落、知識(shí)單元所蘊(yùn)含的信息量更大、更深層。因此，必須對(duì)檢索工具的功能進(jìn)行前述拓展才能提高檢索工具的精準(zhǔn)度，提高查全率和查準(zhǔn)率。知識(shí)服務(wù)即是在此平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)利用者對(duì)知識(shí)的直接或間接利用和獲取。知識(shí)服務(wù)是此前一系列工作的最終目的，也是前期工作效果的檢驗(yàn)。所以，在知識(shí)管理的最后環(huán)節(jié)，我們一方面要注意知識(shí)服務(wù)的提供質(zhì)量，另一方面也要注意收集利用者的信息反饋。

第3篇：檔案分類方式范文

一、檔案信息化建設(shè)的歷程

從全球看，檔案信息化建設(shè)從20世紀(jì)50年代開始，以美國為首的西方發(fā)達(dá)國家開始嘗試應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)不同程度的自動(dòng)編目和檢索。到了20世紀(jì)90年代初，美國建成了檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)(NAIL)，在全球掀起了檔案信息化建設(shè)的浪潮，世界各國紛紛開始加入檔案信息化建設(shè)的大潮。我國也在這股浪潮的影響下開始了檔案信息化建設(shè)，2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》。從此，全國各地區(qū)、各行業(yè)開始了轟轟烈烈的檔案信息化建設(shè)。2003年，青島市數(shù)字檔案館啟用，深圳市數(shù)字檔案館二期于2008年通過成果鑒定，2004年，全國第一個(gè)企業(yè)數(shù)字檔案館――江蘇省電力公司數(shù)字檔案館正式投入使用，檔案網(wǎng)站更是如雨后春筍般涌現(xiàn)，各地的檔案局、檔案館紛紛建立了自己的檔案網(wǎng)站，檔案工作開始進(jìn)入了信息時(shí)代、數(shù)字時(shí)代。

為了加強(qiáng)對(duì)檔案信鼠化建設(shè)的規(guī)范、統(tǒng)一，國家相繼出臺(tái)了許多檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范定義了檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源的標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對(duì)象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)，如《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，以及國家檔案局正在制定的《電子郵件公文歸檔與管理規(guī)則》、《檔案數(shù)字資源加工規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件檔案著錄規(guī)則》、《電子文件保管期限表》、《電子文件檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)》等。目前正在制定的檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有：《檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮格式規(guī)范》、《數(shù)據(jù)加密算法規(guī)范》、《數(shù)字水印標(biāo)準(zhǔn)》、《電子文件／檔案存儲(chǔ)格式與載體規(guī)范》、《照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《錄音與檔案化技術(shù)規(guī)范》等。

二、檔案信息化建設(shè)中遇到的問題

我國檔案信息化建設(shè)雖然取得了不錯(cuò)的成效，但其中也存在不少問題。首先，國家檔案局制定的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，但是實(shí)施綱要只是給出了檔案信息化建設(shè)的基本原則，而具體的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范制定相對(duì)滯后，很多與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范還沒有制定或正在制定中，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

其次，對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，不少人將檔案信息化建設(shè)與檔案數(shù)字化等同起來，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是將館藏檔案數(shù)字化處理后上網(wǎng)，提供檢索和查閱。

第三，目前的大部分?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)普遍注重的是業(yè)務(wù)層面的整理功能，利用功能則主要表現(xiàn)為在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計(jì)算機(jī)上，這樣的數(shù)字檔案系統(tǒng)只能算是檔案輔助整理系統(tǒng)。

三、檔案信息化建設(shè)中企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)

信息化時(shí)代，信息平臺(tái)正成為企事業(yè)單位業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本方式，對(duì)檔案管理活動(dòng)而言，面臨著思維方式、管理方式的改變，檔案管理系統(tǒng)亟待需要從數(shù)字化檔案整理系統(tǒng)向數(shù)字檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，具體表現(xiàn)為：

1.建設(shè)一體化平臺(tái)，整合信息資源，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間信息交換。江蘇省電力公司按照國家電網(wǎng)公司信息化建設(shè)要求，構(gòu)筑了企業(yè)級(jí)一體化信息集成平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式，數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)交換。各專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)從幾百個(gè)整合到8大業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換已初步建成了“縱向貫通，橫向集成”。信息化建設(shè)規(guī)范化為檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及時(shí)交換提供必要基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)檔案前端控制提供條件。檔案管理者需要超前提出檔案專業(yè)管理要求，建立檔案對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，才能保證歸檔的源數(shù)據(jù)真實(shí)完整準(zhǔn)確。

2.加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能?！稒n案法》第一條明確了檔案管理的目的是“加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)”。目前數(shù)字管理系統(tǒng)多數(shù)停留在檔案整理功能，可以達(dá)到查閱利用，但檔案的管理和收集工作尚不足。因此，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)將檔案管理的手段和收集要求納入信息化管理手段，明確單位或部門職責(zé)，明細(xì)劃分歸檔范圍。在信息化的條件下，將檔案管理和收集工作納入信息化管理過程推進(jìn)檔案管理方式改變，也促進(jìn)檔案管理者重新認(rèn)識(shí)原有檔案管理方式存在的缺陷，促進(jìn)檔案管理職能劃分更加合理，收集管理更加細(xì)化，有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作從粗放式管理向精細(xì)化管理方式的轉(zhuǎn)變。

3.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，統(tǒng)一電子文件格式，實(shí)現(xiàn)永久保存。目前的數(shù)字技術(shù)還不能徹底解決電子文件的真實(shí)、永久保存問題，但是一個(gè)企業(yè)每天都會(huì)大量地產(chǎn)生各種格式的電子文件。檔案部門應(yīng)站在全局的角度，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定電子文件歸檔及管理規(guī)定，明確歸檔電子文件的格式、大小、尺寸，制定電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，使電子文件能夠脫離原有的軟件和存儲(chǔ)介質(zhì)長期保存，并將這些標(biāo)準(zhǔn)通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)固化，從而確保歸檔的電子文件統(tǒng)一、規(guī)范、真實(shí)，達(dá)到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘數(shù)據(jù)庫文件歸檔，便于今后分析利用。由于企業(yè)信息化的迅速普及，大量的企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)的各個(gè)專業(yè)、各種流程環(huán)節(jié)，大量的數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫記錄的形式存儲(chǔ)在各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中。這些數(shù)據(jù)大部分是中間數(shù)據(jù)，并不是需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)，但是具有歸檔價(jià)值的數(shù)據(jù)也同樣隱藏在數(shù)據(jù)的海洋中，他們是從這些數(shù)據(jù)的海洋中經(jīng)過計(jì)算、匯總、統(tǒng)計(jì)的結(jié)果數(shù)據(jù)，且他們往往并不獨(dú)立存在。作為檔案管理部門。需要將檔案管理的觸角前移到各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中，明確各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)歸檔的數(shù)據(jù)范圍、數(shù)據(jù)要求，并以不可更改的文件格式通過歸檔接口或服務(wù)發(fā)送到數(shù)字檔案系統(tǒng)。這樣做的效果，一是避免了歸檔的數(shù)據(jù)文件依賴原有的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)，甚至系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境；二是確保了應(yīng)用系統(tǒng)中具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)不會(huì)被丟棄。一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行后，系統(tǒng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)相對(duì)穩(wěn)定，通過在各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中固化歸檔流程節(jié)點(diǎn)和歸檔數(shù)據(jù)，能有效保證企業(yè)歸檔數(shù)據(jù)的齊全性；三是相當(dāng)一部分?jǐn)?shù)據(jù)通過系統(tǒng)自動(dòng)生成和歸檔，減輕了檔案人員的收集工作。

5.使數(shù)字檔案系統(tǒng)成為檔案專家系統(tǒng)，真正成為檔案管理人員的幫手。可以將企

業(yè)的歸檔范圍通過分類固化在檔案系統(tǒng)中，不僅方便檔案人員在歸檔時(shí)查找，同時(shí)可以通過系統(tǒng)檢查和比對(duì)，生成歸檔范圍內(nèi)應(yīng)歸檔但還沒有歸檔的文件資料目錄，便于檔案人員催交，確保應(yīng)歸檔的文件資料的齊全完整。江蘇省電力公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)在工程檔案管理中，將電力工程中應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料整理成一個(gè)規(guī)范的工程檔案模板，不僅確保了工程文件資料的齊全完整，同時(shí)對(duì)檔案人員的歸檔整理也起到了規(guī)范和指導(dǎo)作用。

第4篇：檔案分類方式范文

【關(guān)鍵詞】歸檔文件；整理規(guī)則；國有企業(yè)

2015年10月25日，國家檔案局了新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 2 2 - 2 0 1 5），代替《歸檔文件整理規(guī)則》（D A / T22-2000），并于2016年6月1日起施行。新《規(guī)則》的適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料，調(diào)整了歸檔文件分類方法，增加了歸檔文件的組件和紙質(zhì)文件修整、裝訂、編頁、排架要求，增加了歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求，將室編件號(hào)和館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào)，并在附錄中增加了歸檔章示例和直角裝訂方法等內(nèi)容。新《規(guī)則》的推行適應(yīng)了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需要，對(duì)企業(yè)尤其是國有企業(yè)整理歸檔文件的指導(dǎo)作用更具針對(duì)性和適用性。

一、新《規(guī)則》的優(yōu)點(diǎn)和特色

（一）適應(yīng)信息化建設(shè)要求，將電子文件管理納入新《規(guī)則》的適用范圍。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件逐漸成為國有企業(yè)檔案的重要組成部分。新《規(guī)則》明確提出了對(duì)歸檔電子文件的組件、分類、排列、編號(hào)、編目要求，整理方式與紙質(zhì)文件保持一致，實(shí)現(xiàn)了“雙套制”保存的統(tǒng)一性。同時(shí)新《規(guī)則》提出歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，目前參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB11894-2002）《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，給國有企業(yè)電子文件歸檔管理指明了統(tǒng)一、明確的要求。

（二）支撐前端控制理念，文件的整理要求前置至文件形成環(huán)節(jié)。新《規(guī)則》對(duì)歸檔文件的分類方法做了詳盡的說明，一般采用年度―機(jī)構(gòu)（問題）―保管期限、年度―保管期限―機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類，尤其對(duì)按機(jī)構(gòu)（問題）分類做了明確說明：“機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用?！苯Y(jié)合多數(shù)大中型國有企業(yè)采用部門整理的方式整理歸檔文件的實(shí)際情況，新《規(guī)則》提出的分類方法適應(yīng)部門整理的需要，使文件的形成（承辦）部門能夠明確按照《規(guī)則》對(duì)文件整理的要求整理歸檔文件，為檔案管理的前端控制提供了支撐。

（三）明確細(xì)化質(zhì)量要求，對(duì)文件的修整、裝訂等操作有了明確具體的要求。新《規(guī)則》提出在歸檔文件裝訂前應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整，并明確要求對(duì)于破損文件，應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2000）的要求予以修復(fù)。對(duì)于歸檔文件的裝訂，舊版《規(guī)則》未提出明確的裝訂方法，而新《規(guī)則》要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對(duì)于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對(duì)于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，可以選擇既符合標(biāo)準(zhǔn)要求，又滿足實(shí)際需要的裝訂方式。

二、新《規(guī)則》在國有企業(yè)中的實(shí)施

（一）組件（件的組織）。新《規(guī)則》豐富了“件”的構(gòu)成，基本涵蓋了歸檔文件的種類。與老《規(guī)則》相比，有下列三種情形：1.新增情形。正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。2.重新規(guī)定的情形。來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。.略有變動(dòng)的情形。文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）。在國有企業(yè)文件材料中，規(guī)章制度、工作簡報(bào)、會(huì)議記錄等文件是常見的歸檔文件形式，而對(duì)于國有企業(yè)收發(fā)的各類文件材料，均有統(tǒng)一的文件處理單或發(fā)文稿紙，新《規(guī)則》增加了這類文件材料的組件排列方式，檔案人員在整理文件時(shí)，尤其是在文件材料形成時(shí)按照組件要求形成文件，使文件材料在形成時(shí)就能夠滿足歸檔文件的質(zhì)量要求，將文件材料的整理工作前置，節(jié)省大量工作時(shí)間。

（二）文件分類方法。國有企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)基本穩(wěn)定，內(nèi)設(shè)部門職責(zé)分工明確，其活動(dòng)內(nèi)容準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的業(yè)務(wù)職能。同時(shí)隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)展，新興文件種類越來越多，問題分類法逐漸不能滿足文件整理的需要，所以多數(shù)國有企業(yè)采用部門整理方式，按照“誰形成、誰整理”的原則，明確歸檔責(zé)任。新《規(guī)則》指出：“采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門”，該要求與文書檔案部門整理方式的要求相一致，使國有企業(yè)開展文書檔案整理實(shí)現(xiàn)了有據(jù)可依。

（三）檔號(hào)編制內(nèi)容。檔號(hào)是以字符形式賦予檔案的一組代碼，用以固定和反映檔案排列順序，是在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)。在國有企業(yè)實(shí)際的檔案管理中，一方面為實(shí)現(xiàn)不同門類檔案整理方式的統(tǒng)一性，另一方面在已使用的檔案管理軟件中進(jìn)行文書檔案整理時(shí)，已使用檔號(hào)作為文件的身份標(biāo)識(shí)，以方便定位和查詢。由于在舊版《規(guī)則》中沒有涉及檔號(hào)內(nèi)容，各企業(yè)根據(jù)各自工作實(shí)際自行設(shè)置檔號(hào)規(guī)則，造成檔號(hào)編制的混亂。新《規(guī)則》增加了檔號(hào)編制原則、檔號(hào)結(jié)構(gòu)和檔號(hào)編制方法等檔號(hào)內(nèi)容，是落實(shí)深化檢索的一項(xiàng)重要措施，更方便了對(duì)文件的定位和查找，使企業(yè)編制檔號(hào)能夠按照統(tǒng)一格式進(jìn)行，遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)中性、簡單性的原則。

編制檔號(hào)也是對(duì)不同門類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的前提。根據(jù)新《規(guī)則》，檔號(hào)的機(jī)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”隔開。對(duì)于采用機(jī)構(gòu)分類法的企業(yè)，對(duì)于各職能部門已設(shè)置部門代碼，文書檔案檔號(hào)的結(jié)構(gòu)可設(shè)置為：全宗號(hào)-WS?2015-Y-01-0001。全宗號(hào)為檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，WS?2015為2015年度的文書檔案，Y表示保管期限為永久，01為企業(yè)設(shè)置的辦公室的部門代碼，0001為單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào)，即件號(hào)。檔號(hào)中“檔案門類代碼”項(xiàng)的使用，使新《規(guī)則》不僅適用于文書檔案，也可適用于其他門類的檔案，保證了所有檔案檔號(hào)的唯一性，實(shí)現(xiàn)了不同門類檔案的統(tǒng)一管理，便于接收、利用、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作。

（四）文件裝訂方法。舊版《規(guī)則》中對(duì)文件的裝訂要求比較模糊，僅要求裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對(duì)裝訂材料、方式未做具體的規(guī)定。目前，企業(yè)中常見的文書檔案裝訂方式有線裝法、粘貼法、不銹鋼釘裝訂法三種。線裝法一般是指“三孔一線”裝訂方式，操作繁瑣，面對(duì)企業(yè)日益增多的歸檔文件，線裝法顯得過于落后，但從保護(hù)檔案的角度來講，線裝法依然是目前最好的裝訂方法。粘貼法成本低，適用于紙張較少的歸檔文件裝訂，但存在可逆性差，復(fù)印及掃描時(shí)拆除不便的缺點(diǎn)。不銹鋼釘裝訂法相對(duì)簡單，但對(duì)材質(zhì)要求較高，必須采用優(yōu)質(zhì)的不銹鋼釘，存在的缺陷是不能直接使用微波消毒，微波消毒前需拆除不銹鋼釘以防引起火災(zāi)。新《規(guī)則》要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對(duì)于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對(duì)于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，只需要對(duì)永久保管的歸檔文件采用線裝法，而對(duì)于不需向綜合檔案館移交的定期保管的檔案，則可以采用不銹鋼釘裝訂法，可節(jié)省大量操作時(shí)間。

三、總結(jié)

國有企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，企業(yè)的不斷發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的問題和挑戰(zhàn)，也向檔案管理工作提出更高的要求。新《規(guī)則》在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上比舊版《規(guī)則》都有很大的變化，細(xì)化了歸檔文件的整理流程，明確了歸檔電子文件的整理要求，對(duì)國有企業(yè)做好歸檔文件材料和電子文件管理工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

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第5篇：檔案分類方式范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統(tǒng)；檔案管理

中圖分類號(hào)： TP311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼： A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）05-0201-03

Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.

Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management

1 前言

P者所在單位屬兩地辦公，以往臺(tái)辦公室檔案管理員對(duì)單位各部門的檔案主要以傳統(tǒng)的用檔案盒貼標(biāo)簽后裝紙質(zhì)文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費(fèi)大量時(shí)間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時(shí)，浪費(fèi)大量紙張、時(shí)間和人力，有時(shí)檔案紙張遺失，損壞，也導(dǎo)致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺(tái)檔案資料存貯并索引的方式，而用計(jì)算機(jī)從內(nèi)網(wǎng)控制多媒體觸摸查詢系統(tǒng)來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應(yīng)用正好能滿足筆者所在單位的需求。

2 多媒體觸摸查詢系統(tǒng)簡介

2.1 觸摸屏查詢系統(tǒng)應(yīng)用

觸摸屏查詢系統(tǒng)是集先進(jìn)的觸摸屏、工控、計(jì)算機(jī)等技術(shù)于一體，可實(shí)現(xiàn)公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機(jī)等外設(shè)，可實(shí)現(xiàn)指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統(tǒng)通過先進(jìn)的多媒體制作工具，將文字，圖像，動(dòng)畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進(jìn)行整合應(yīng)用，用國際最先進(jìn)的觸摸技術(shù)，集成手寫功能及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動(dòng)。讓用戶能夠在短時(shí)間內(nèi)查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應(yīng)靈敏，結(jié)合液晶顯示器優(yōu)異的超大顯功能，生動(dòng)地一體地展現(xiàn)給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。

2.2 觸摸屏特點(diǎn)

觸摸屏查詢系統(tǒng)采用全新進(jìn)口工業(yè)級(jí)液晶屏，全五金+型材外框設(shè)計(jì)，工業(yè)級(jí)烤漆工藝；超寬視角，高對(duì)比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強(qiáng)，體現(xiàn)圖像細(xì)節(jié)；16.7M 色彩，色彩顯示準(zhǔn)確、豐富、逼真，響應(yīng)時(shí)間短，畫面無拖影；節(jié)能環(huán)保能耗低、發(fā)熱量低，適合于長時(shí)間連續(xù)工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設(shè)計(jì)，支持多點(diǎn)觸摸；結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)適合壁掛式、桌面支架方式安裝。

2.3 觸摸屏查詢系統(tǒng)基本參數(shù)

3 電臺(tái)檔案索引并存貯系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案

筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應(yīng)檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向?qū)?yīng)的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺(tái)檔案管理員都會(huì)用移動(dòng)硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災(zāi)難性恢復(fù)。當(dāng)電臺(tái)檔案管理員要查找某年某類的檔案時(shí)，首先通過Word2003軟件打開相應(yīng)年份的檔案索引目錄，找到相應(yīng)分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關(guān)鍵字就能找到相關(guān)的檔案索引目錄，用鼠標(biāo)點(diǎn)選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內(nèi)容同時(shí)也可進(jìn)行在線打印。但這種方法不夠直觀。

3.2 筆者所在單位現(xiàn)在采用的檔案存貯并索引的方案

近年來觸摸屏查詢系統(tǒng)被各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，其功能也十分強(qiáng)大，筆者結(jié)合本單位兩地辦公的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：

在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務(wù)器1上安裝飛揚(yáng)綜合檔案管理軟件。接著進(jìn)行第一步，將紙質(zhì)檔案清理分年分類再分為相應(yīng)年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會(huì)計(jì)、特載檔案等收發(fā)文庫；第三步，先進(jìn)行文件登記，建好每年的收文庫、發(fā)文庫，再從臺(tái)辦公室拷貝出每年的收發(fā)文目錄導(dǎo)入到文件登中。第四步對(duì)每年收發(fā)文進(jìn)行立卷歸檔，打開已導(dǎo)入的相應(yīng)年份的檔案目錄，按檔案保存規(guī)定劃分為相應(yīng)年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據(jù)立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導(dǎo)入第二步中建好的文書、科技、會(huì)計(jì)、特載檔案等收發(fā)文庫。最后是進(jìn)行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)中的所有業(yè)務(wù)下，檔案管理中的掃描路徑設(shè)置中操作檔案掛接。這些準(zhǔn)備完成后，如圖1連接好設(shè)備，并按圖1設(shè)置各設(shè)備IP地址在同一網(wǎng)段。進(jìn)行如下操作：

在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務(wù)器1經(jīng)交換機(jī)1遠(yuǎn)程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)1，在觸摸屏查詢系統(tǒng)1上安裝多媒體觸摸查詢系統(tǒng)服務(wù)器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統(tǒng)建立角色、用戶及授權(quán)，然后進(jìn)行觸摸互動(dòng)節(jié)目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應(yīng)檔案掃描的圖片，設(shè)置好觸摸顯示的關(guān)聯(lián)。這樣檔案管理員不僅可以遠(yuǎn)程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)1上的內(nèi)容，其授權(quán)的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)1這個(gè)顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。

同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務(wù)器1經(jīng)交換機(jī)1，經(jīng)電信專網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），經(jīng)異地檔案室的交換機(jī)2，遠(yuǎn)程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)2，進(jìn)行如上同樣的操作，使得經(jīng)檔案管理員不僅可以遠(yuǎn)程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)2上的內(nèi)容，其授權(quán)的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)2這個(gè)顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。

為了數(shù)據(jù)安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺(tái)備用的異地檔案服務(wù)器2，其上數(shù)據(jù)與本地檔案室服務(wù)器1上一樣，都可通過專網(wǎng)相互訪問控制同網(wǎng)段的設(shè)備。

4 結(jié)束語

筆者通過設(shè)計(jì)，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務(wù)器1或異地檔案服務(wù)器2，經(jīng)內(nèi)網(wǎng)訪問控制同網(wǎng)段的觸屏摸查詢系統(tǒng)1或2這兩個(gè)顯示終端，并在其上進(jìn)行對(duì)相應(yīng)的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動(dòng)節(jié)目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節(jié)約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺(tái)檔案管理員的辦事效率。

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第6篇：檔案分類方式范文

一、檔案管理中信息化建設(shè)存在的弊端

（一）缺乏明確的制度標(biāo)準(zhǔn)如今我國城鄉(xiāng)居民的參保人員在進(jìn)行信息資料填寫過程中，沒有統(tǒng)一的填寫標(biāo)準(zhǔn)，全國各地的城鄉(xiāng)居民各行其是，有的使用紙質(zhì)版、有的利用電子版，也存在兩版并行的狀況。檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，導(dǎo)致在日常的工作管理中，保險(xiǎn)檔案資料不規(guī)范，查找困難。

（二）檔案管理工作量劇增我國的城鄉(xiāng)居民因經(jīng)歷過制度改革，人員工作變動(dòng)較大，導(dǎo)致人事檔案不斷增加，為退休人員保險(xiǎn)待遇獲取工作增加了難度。同時(shí)，原來的檔案管理偏單一簡單化，側(cè)重對(duì)退休工作人員的退休金進(jìn)行管理，但是現(xiàn)如今在改制的背景影響下，城鄉(xiāng)居民社會(huì)的福利待遇不斷增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案需要與社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)進(jìn)行對(duì)接，多元化的應(yīng)用方式加大了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的工作難度。

（三）缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)因我國的養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制起步較晚，一些社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層及城鄉(xiāng)居民管理人員對(duì)檔案的管理工作缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)能力不高。只有在管理人員具備較高檔案管理的知識(shí)水平，并對(duì)管理流程及內(nèi)部結(jié)構(gòu)充分了解基礎(chǔ)上，才能提高日常管理工作的質(zhì)量。但是目前團(tuán)隊(duì)組建多采用臨時(shí)抽調(diào)的方式，臨時(shí)加入的工作人員并不具備檔案管理的知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，使其容易在日常管理中出現(xiàn)問題。

二、信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

（一）提升工作人員工作效率要運(yùn)用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。信息技術(shù)的使用不僅可以滿足檔案數(shù)據(jù)收集的需求，而且可以為檔案提供智能的搜索空間，完善了檔案管理的操作步驟，優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)的工作方式，提高了檔案管理的操作質(zhì)量。改善檔案管理人員的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)了科學(xué)、高效地進(jìn)行時(shí)間管理。

（二）存儲(chǔ)調(diào)取方式安全便捷通過信息化手段儲(chǔ)存起來的電子檔案根本不會(huì)受到自然環(huán)境和人為失誤導(dǎo)致的負(fù)面影響。同時(shí)，信息化技術(shù)可以備份電子檔案，日常工作中的辦公設(shè)備就可以做到這一點(diǎn)，就可以實(shí)現(xiàn)檔案的連續(xù)性、穩(wěn)定性、便捷性，從而為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老檔案管理的穩(wěn)定、快速發(fā)展提供了有力的支撐和保證。

三、養(yǎng)老檔案保險(xiǎn)管理信息化策略

（一）建立信息化管理方式建立科學(xué)的信息化管理體系可以有效解決檔案管理人員壓力過大的問題。工作人員在日常工作中需要根據(jù)檔案的應(yīng)用需求或內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的分類，方便檔案的使用。針對(duì)參保人員的個(gè)人信息，可以使用編號(hào)的方式進(jìn)行科學(xué)的排序及保管，通過科學(xué)有序的分類滿足檔案的多元化利用，降低管理人員的工作量。管理人員可以根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)法、檔案法制定檔案分類的大綱，完整的管理體系，嚴(yán)格按照操作流程進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、移交及存檔工作。隨著檔案信息不斷增加，管理人員可以積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理。通過信息化的管理手段不僅可以降低日常管理的難度，也可以增加檔案的存儲(chǔ)年限。工作人員可以利用對(duì)數(shù)字化的保險(xiǎn)檔案進(jìn)行分類、保存、排序以及調(diào)取，減少人工操作造成的失誤。采用信息化的管理方式將參保人員的信息上傳到云端，可以有效避免檔案被他人竊取，安全性能較高。

（二）建立健全的檔案制度標(biāo)準(zhǔn)城鄉(xiāng)居民建設(shè)中，需要注重養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理細(xì)則，明確參保的過程。根據(jù)參保流程和權(quán)益，重點(diǎn)分析廣大群眾的切身利益水平，實(shí)施全面的檔案管理制度優(yōu)化。通過信息搜集、整理、掌握相關(guān)數(shù)據(jù)資料，制定統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)。通過檔案收集整理工作，嚴(yán)格掌控質(zhì)量關(guān)系，對(duì)資料進(jìn)行完整、齊全、科學(xué)的統(tǒng)一管理。通過掌控相關(guān)檔案管理的規(guī)律，對(duì)檔案的安全質(zhì)量存放進(jìn)行操作處理，確保檔案的完整性和有效性，明確檔案存放通風(fēng)、干濕度適宜、禁火等操作。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)化管理平臺(tái)全面推行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案建設(shè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化的安全管理，確定檔案數(shù)據(jù)管理體系的標(biāo)準(zhǔn)有效性。通過管理過程分析，對(duì)電腦、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字信息進(jìn)行融合，注重提升城鄉(xiāng)居民檔案養(yǎng)老保險(xiǎn)建設(shè)管理，實(shí)現(xiàn)全國參保對(duì)象信息數(shù)據(jù)的有效共享，結(jié)合相關(guān)信息參保流程，實(shí)施系統(tǒng)數(shù)據(jù)的平臺(tái)查詢分析。

第7篇：檔案分類方式范文

從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。

現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

第8篇：檔案分類方式范文

從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。 這是《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇。

現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快， 許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。 每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)， 因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定， 某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)， 保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤， 以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性， 保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。 檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合， 檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

第四，電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞， 即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件， 從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

第9篇：檔案分類方式范文

一、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的現(xiàn)狀及其問題

由于檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄形成與發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)不同，所屬部門不同等因素，我國于2007年正式的《政務(wù)信息資源目錄體系》與我國的檔案目錄體系相對(duì)獨(dú)立，是對(duì)同一事物所處不同階段進(jìn)行的獨(dú)立編目。在當(dāng)前的電子政務(wù)和信息化環(huán)境下，檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系仍未有效協(xié)同工作。這一現(xiàn)狀可帶來以下問題。一是浪費(fèi)資源。如對(duì)相同信息分別編目，重復(fù)著錄，造成人財(cái)物等資源浪費(fèi)。二是影響信息資源開發(fā)利用整體效益。一方面，由于編目標(biāo)準(zhǔn)存有差異，影響著錄信息的一致性，在一定程度上割裂信息資源的內(nèi)在聯(lián)系；另一方面，如不將檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系建立關(guān)聯(lián)，政務(wù)信息資源中應(yīng)歸檔或已歸檔的政務(wù)信息在進(jìn)入檔案館保管階段，經(jīng)檔案館編目錄管理和控制之后，不易再通過原利用體系獨(dú)立對(duì)其進(jìn)行查找利用，進(jìn)而影響信息資源開發(fā)利用的整體效益。三是不利于對(duì)檔案資源的前端控制和全程管理。進(jìn)入電子文件時(shí)代，檔案部門實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，同樣可以借鑒目錄控制思想，?τ?歸檔和尚未進(jìn)館檔案進(jìn)行前端控制和全程管理。由于檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系之間尚未建立有效關(guān)聯(lián)，檔案目錄的潛在管理功能仍未充分發(fā)揮。

二、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系交互融合的可能性

（一）二者具有內(nèi)在聯(lián)系

檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系都在一定程度上運(yùn)用了目錄控制的思想，將目錄作為組織管理和檢索利用信息資源的一種基本機(jī)制。都可以通過在微觀上著錄、標(biāo)引、規(guī)范控制和在宏觀上利用選擇、描述和檢索控制等手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的整合、管理、發(fā)現(xiàn)與定位，協(xié)調(diào)和引導(dǎo)信息資源的流動(dòng)和有效利用，以解決信息組織、分類、存儲(chǔ)、檢索、定位、獲取等問題。正如文件與檔案的關(guān)系，政務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的經(jīng)過鑒定具有保存價(jià)值的政務(wù)信息，可以通過政務(wù)專網(wǎng)或其他方式直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案全文信息。根據(jù)信息生命周期，這兩個(gè)目錄體系的編制在時(shí)間軸線上雖有先后之分，但具有同源性的信息資源將這兩個(gè)目錄體系緊密地聯(lián)系了起來，且因其編目對(duì)象的同源性而具有交叉關(guān)系。

（二）二者在構(gòu)成方面具有相似之處

1.技術(shù)總體架構(gòu)具有相似功能。政務(wù)信息資源目錄體系技術(shù)總體架構(gòu)包括信息庫系統(tǒng)和目錄服務(wù)系統(tǒng)。信息庫系統(tǒng)由政務(wù)部門的共享信息庫、目錄內(nèi)容信息庫和目錄服務(wù)中心的目錄內(nèi)容管理信息庫、服務(wù)信息庫組成。目錄內(nèi)容服務(wù)系統(tǒng)由共享信息服務(wù)系統(tǒng)、編目系統(tǒng)、目錄傳輸系統(tǒng)、目錄管理系統(tǒng)、目錄服務(wù)系統(tǒng)組成。目錄服務(wù)系統(tǒng)基于目錄內(nèi)容服務(wù)信息庫，向用戶提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務(wù)。與之比較，雖然在檔案目錄體系中尚無信息庫系統(tǒng)和目錄服務(wù)系統(tǒng)等稱謂，但是檔案目錄體系同樣具有類似的系統(tǒng)及相對(duì)應(yīng)的功能，亦可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案目錄內(nèi)容的存儲(chǔ)、管理、提供查詢檢索服務(wù)等功能，亦有編目、管理、更新、維護(hù)檔案目錄內(nèi)容和檔案目錄載體，以及提供目錄內(nèi)容查詢檢索服務(wù)等內(nèi)容。

2.管理架構(gòu)涉及相似角色。政務(wù)信息資源目錄體系管理架構(gòu)包括政務(wù)信息資源目錄體系使用和管理的3個(gè)角色、6項(xiàng)活動(dòng)。3個(gè)角色是政務(wù)信息資源目錄的提供者、管理者和使用者。6項(xiàng)活動(dòng)包括規(guī)劃、編目、注冊(cè)、管理、服務(wù)、使用。在檔案目錄體系中，也包括檔案目錄的提供者、管理者和使用者3個(gè)角色，只是各個(gè)角色在各自目錄體系中的管理職責(zé)、管理環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)與角色的關(guān)系有所差異。

（三）二者的提供利用服務(wù)方式存在共性

政務(wù)信息資源目錄內(nèi)容服務(wù)形成與提供流程包括準(zhǔn)備、編目、注冊(cè)、4個(gè)環(huán)節(jié)。檔案館提供檔案目錄內(nèi)容服務(wù)需經(jīng)過接收、編目、審核、提供檢索利用等環(huán)節(jié)。二者雖有差異，但均需經(jīng)過對(duì)信息資源的匯集、編目、審核等過程，向用戶提供目錄服務(wù)。二者在定位和利用信息資源方面也都包含目錄查詢和信息獲取環(huán)節(jié)。一般情況下，檔案用戶可以基于瀏覽器等客戶端查詢開放檔案目錄及部分特定的檔案目錄內(nèi)容，這與查詢政務(wù)信息資源目錄的方式類似。不同的是，檔案目錄服務(wù)和檔案提供利用服務(wù)在很大程度上受時(shí)空限制，檔案利用者仍需到檔案館在相關(guān)工作人員的幫助下查詢檔案目錄內(nèi)容，并獲取所需的檔案信息。

（四）二者具有建立映射關(guān)系的先決條件

兩個(gè)目錄體系交互融合的一個(gè)必要條件是能夠在二者之間建立一定的映射關(guān)系。檔案著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)在提供的檢索點(diǎn)、著錄選擇等方面具有共性，這兩個(gè)目錄體系中都可按主題分類信息資源，且分類原理基本相同，具有建立映射關(guān)系的先決條件。

1.檔案著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)都是用于揭示和描述信息資源特征的記錄事項(xiàng)，都是編制信息資源目錄和檢索利用信息資源的基礎(chǔ)，二者可提供的檢索點(diǎn)具有明顯的交叉重合，如信息資源名稱、信息資源摘要、信息資源提供方、信息資源日期、關(guān)鍵字等核心元數(shù)據(jù)與檔案著錄信息中題名、提要、責(zé)任者、時(shí)間、主題詞或關(guān)鍵詞等，可以通過技術(shù)等手段進(jìn)行轉(zhuǎn)換，尤其在信息資源名稱與題名、摘要與提要、關(guān)鍵字與主題詞或關(guān)鍵詞、類目編碼與檔號(hào)、信息資源標(biāo)識(shí)符與分類號(hào)等之間都具有建立映射關(guān)系的可能性。

2.二者都可按主題將信息資源分類，且分類原理基本相同，即通過對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行分析、提煉，將分析結(jié)果與類目表中的具體類目進(jìn)行對(duì)應(yīng)，進(jìn)而確定所屬類目及分類標(biāo)識(shí)。不同的是，對(duì)檔案著錄條目進(jìn)行主題分類主要依據(jù)《中國檔案分類法》《中國檔案主題詞表》《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等，而政務(wù)信息資源主題分類的依據(jù)主要是《政務(wù)信息資源目錄體系第4部分：政務(wù)信息資源分類》附錄中明確給出的《主題分類類目表》，二者在類目設(shè)置、標(biāo)識(shí)等也有一定差異，但這些同樣可以借助技術(shù)手段解決或減少其差異對(duì)建立相互關(guān)聯(lián)的影響。

三、檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的融合方式

（一）構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)

檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系交互融合的前提是，而不是試圖將這兩個(gè)目錄體系合二為一。因此，調(diào)整政務(wù)信息資源目錄體系，使之與檔案目錄體系的建設(shè)規(guī)范相一致，或是調(diào)整檔案目錄體系，使之與政務(wù)信息資源目錄體系框架、技術(shù)要求、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)識(shí)、管理要求等規(guī)范相匹配，似乎都不適宜。本文認(rèn)為可以充分利用這兩個(gè)目錄體系之間的內(nèi)在關(guān)系、共性及建立映射關(guān)系的先決條件，嘗試構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，在電子政務(wù)和政務(wù)公開不斷推進(jìn)的同時(shí)，盡可能地滿足社會(huì)公眾在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面的信息利用需求，并進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案目錄編制及服務(wù)中的應(yīng)用，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用。其做法主要是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案目錄數(shù)據(jù)庫與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)庫連接起來，再利用網(wǎng)絡(luò)通訊實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問查詢。如?D1所示。

在構(gòu)建的檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)庫仍可相對(duì)獨(dú)立，并能夠?qū)崟r(shí)更新目錄數(shù)據(jù)。二者可通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的信息處理系統(tǒng)與用戶端進(jìn)行交互。用戶可以通過信息處理系統(tǒng)查詢檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)可滿足不同權(quán)限用戶異地查詢需求，并使用戶可以有針對(duì)性地選擇或是由系統(tǒng)自動(dòng)選擇檢索檔案目錄信息，或是政務(wù)信息資源目錄信息，或是同時(shí)檢索檔案目錄信息和政務(wù)信息資源目錄信息，以得到更為充分完整的信息線索。通過構(gòu)建檔案目錄與政務(wù)信息資源目錄一體化服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄體系與政務(wù)信息資源目錄體系的交互融合，不僅有利于實(shí)現(xiàn)信息交互與共享，而且有利于節(jié)省資源，并實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

（二）需注意的幾個(gè)問題

1.檢索質(zhì)量。檔案著錄項(xiàng)目與核心元數(shù)據(jù)在含義、編排組織、條目涵蓋范圍、特征等方面存在差異，如不能嚴(yán)格定義映射關(guān)系，可能導(dǎo)致映射不清，擴(kuò)大或縮小檢索范圍，從而影響查全率和查準(zhǔn)率等檢索指標(biāo)。因而保證檢索質(zhì)量關(guān)鍵是解決好檔案目錄數(shù)據(jù)與政務(wù)信息資源目錄數(shù)據(jù)的映射問題，包括定義傳統(tǒng)檔案著錄項(xiàng)目與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射、檔案元數(shù)據(jù)與政務(wù)信息資源目錄體系核心元數(shù)據(jù)的映射，以及傳統(tǒng)檔案著錄項(xiàng)目與檔案元數(shù)據(jù)之間的映射等。還需考慮在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)內(nèi)涵不一致、詞語與代碼規(guī)范不一致等一些不相匹配的情況。

2.檔案館內(nèi)各目錄數(shù)據(jù)庫之間的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)。檔案館還需進(jìn)一步將各層級(jí)、類別的目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)組織關(guān)聯(lián)起來，充分發(fā)揮、擴(kuò)展如檔號(hào)等著錄項(xiàng)目功能，以利于實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目錄體系的雙向映射，降低檢索的復(fù)雜度，保證檢索質(zhì)量與效率。