檔案合同管理全文(5篇)

摘要：油田企業(yè)視為我國主要行業(yè)，其需對人力和物理的大量投入在運用當中，且進行一系列對外的經(jīng)濟活動。在進行經(jīng)濟活動的過程中，為了保障企業(yè)的經(jīng)濟效益需簽訂大量的合同。所以，將經(jīng)濟合同實施高效管理，對企業(yè)的發(fā)展起到關(guān)鍵作用。根據(jù)油田企業(yè)的特殊情況，對油田進行企業(yè)總結(jié)合同管理制度的作用以及存在的問題。本文將對合同管理制度在油田企業(yè)中的作用進行分析。

關(guān)鍵詞：合同管理；油田企業(yè)；作用

合同管理是對油田企業(yè)進行內(nèi)部管理和外部經(jīng)營的主要內(nèi)容，同時對油田業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理方面有著重大意義，由于油田企業(yè)中的管理制度是一項繁雜的系統(tǒng)工作，油田企業(yè)之間的業(yè)務合作、與顧客的經(jīng)濟來往都是以合同形式和合同管理，所以，合同管理具備著基礎(chǔ)性、復雜性、動態(tài)性的重要特征。

一、合同管理概述

合同管理是當事人雙方或數(shù)方確定各自權(quán)利和義務關(guān)系的協(xié)議，不等同于法律條款但依法成立的合同也具有法律約束力。一般情況下合同管理可以分為四個階段：合同準備階段、簽署階段、履行階段、結(jié)束管理階段。合同管理工作的有效開展可以為企業(yè)在市場中提高競爭力，保障企業(yè)的資產(chǎn)安全。合同管理的全過程是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，以致合同失效截止。因此，需要對簽訂前后的管理起到重視，系統(tǒng)性是對涉及合同條款內(nèi)容的所有部門進行整體管理。動態(tài)性是重視履約全過程中的情況變化，明確掌握對自身不利的變化，及時有效地將其修改、變更、補充以及終止。石油企業(yè)應用依法治企的重要途徑就是合同管理制度，不斷提升合同管理水平，建立健全與企業(yè)相應的合同管理制度，根據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)則制度，及時發(fā)現(xiàn)合同的不足以及不合法之處，以致油田經(jīng)濟損失的避免。在提升合同管理水平的同時，需要將每個環(huán)節(jié)的監(jiān)管工作做好，為保障合同履行合理合法，對企業(yè)的口碑和信譽做到維護。對油田企業(yè)加大專業(yè)化的管理，能將成本的投入最小化和經(jīng)濟效益的最大化，且能夠減少在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的經(jīng)濟糾紛減少。

二、合同管理制度在油田企業(yè)中的問題

（一）管理理念落后油田企業(yè)的合同管理存在著一定的問題，合同管理應該是全過程參與全方位照顧的。有些管理人員未深刻地意識到管理職能的重要性，進行合同管理的時候就會有一些盲目操作，對油田企業(yè)可能會在管理是面臨地風險沒有進行科學地分析，就開始實施管理。對合同管理只有片面的認識，合同地風險控制不僅僅是通過單一的獎懲制度來管理，一切理論不貼近實際的話都是鏡中花水中月沒有價值，在不了解企業(yè)內(nèi)部的控制，沒有結(jié)合油田企業(yè)發(fā)展的實際情況來做出相應管理，就會有潛在風險的可能，其次，油田企業(yè)內(nèi)部普遍存在合同管理制度的不重視以及管理理念的落后情況，且法律意識也存在欠缺，對合同管理制度和合同管理工作的敷衍了事，簽訂合同也是如此。此外，認為管理工作是合同有關(guān)部門的責任，與自身無關(guān)，以及風險意識和重視程度不足。

摘要:國有企業(yè)是國有經(jīng)濟的重要載體、公有制的重要實現(xiàn)形式和社會主義制度屬性的重要保證。堅持深化國有企業(yè)改革，提升國有企業(yè)管理能力，有助于做強、做優(yōu)、做大國有企業(yè)，推動國有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。合同作為國有企業(yè)經(jīng)濟活動的重要載體，加強國有企業(yè)合同管理制度建設(shè)，扎實推動國有企業(yè)合同管理制度的落地與執(zhí)行，能夠提升國有企業(yè)經(jīng)營能力，降低國有企業(yè)經(jīng)營風險，推動國有企業(yè)廉政建設(shè)。但是目前，國有企業(yè)對合同管理的重要性還缺乏認知和理解，合同管理流于形式，并沒有將合同管理真正地嵌入企業(yè)經(jīng)營活動中去。文章闡述了合同管理的重要意義，分析了國有企業(yè)合同內(nèi)控管理中存在的問題，并對國有企業(yè)合同內(nèi)控管理提出了幾點建議，以期望對國有企業(yè)合同管理提供一點幫助。

關(guān)鍵詞:合同管理;國有企業(yè);對策

2012年9月至2014年5月，廣東省某國有資產(chǎn)公司經(jīng)營班子，與青島某公司開展合作，并簽訂框架合同和具體購銷合同。在簽約前，相關(guān)責任人違反公司規(guī)定，在沒有對青島公司及其指定的上下游客戶的經(jīng)營狀況、財務狀況、履約能力和商業(yè)信譽進行調(diào)查，沒有對上下游企業(yè)進行深入了解的情況下，草率簽訂采購、銷售合同，未能及時發(fā)現(xiàn)融資性貿(mào)易中存在的巨大風險；在履約過程中，又麻痹大意，未對倉單對應貨物進行查驗從而發(fā)現(xiàn)持有倉單存在虛假的情況，致使公司約3.87億元貨款被非法占有，給國有企業(yè)帶來巨大風險。前事不忘，后事之師，加強合同管理意義重大。

一、國有企業(yè)合同管理的意義

1.提升國有企業(yè)經(jīng)營能力

合同是國有企業(yè)經(jīng)濟活動的呈現(xiàn)形式，合同管理本身即是對經(jīng)濟活動精細化管理的一個重要方面和體現(xiàn)。通過合同的審批管理，有助于發(fā)現(xiàn)企業(yè)在采購、銷售等各個環(huán)節(jié)的問題，提高企業(yè)經(jīng)營能力。

2.降低國有企業(yè)經(jīng)營風險

一、基層央行合同管理中存在的問題

（一）組織管理不到位。一是未建立合同管理制度。主要表現(xiàn)在：未明確合同授權(quán)審批和簽署權(quán)限，未建立會計財務部門與合同承辦部門溝通協(xié)調(diào)機制和合同履行的監(jiān)督檢查機制，也沒有對合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等全過程控制；二是未設(shè)置具體的合同管理崗位及人員職責，未建立合同管理臺賬和合同管理檔案，合同分散在內(nèi)部各主辦部門管理，保管又分散在各經(jīng)辦人手中；三是合同印章使用不規(guī)范。如有些單位對簽訂合同使用的印章類型未作統(tǒng)一規(guī)定，對外簽訂合同有的使用單位行政公章、有的使用合同專用章，有的使用財務專用章或單位辦公室公章等；四是基層央行普遍未設(shè)立專職的法律顧問和公職律師。（二）合同訂立及審核環(huán)節(jié)管理不到位。1.合同條款約定不完整。一是未明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、付款條件、違約責任、驗收日期、驗收方法等內(nèi)容；二是未明確合同的有效期限和合同終止條件，少數(shù)裝修改造工程合同沒有對工期作出規(guī)定，也未約定款項的支付時間和方式以及收取質(zhì)保金等內(nèi)容；三是少數(shù)合同缺少關(guān)鍵條款，存在一定的法律風險，如某單位分別與兩家公司簽訂辦公樓窗戶改造安裝合同和空調(diào)維修保養(yǎng)合同，兩份合同中均未明確安裝（維修）人員的安全事故責任。2.合同簽訂存在瑕疵。一是未對合同主體資質(zhì)進行考察，部分協(xié)議供貨單位未提供資質(zhì)證明文件；二是少數(shù)合同沒有法人代表簽字（用簽章代替）；三是有些存在招標公示期未到即簽訂合同，或存在履約時間早于合同簽訂時間的現(xiàn)象；四是合同簽訂主體不合規(guī)。主要表現(xiàn)為：簽訂合同的主體為基層央行內(nèi)設(shè)部門，由部門負責人（未經(jīng)授權(quán)）簽字并加蓋部門印章。3.合同審核把關(guān)不嚴。一是有些簽訂的合同未經(jīng)法律部門審核，或存在先簽訂合同后經(jīng)法律部門審核的現(xiàn)象；二是少數(shù)合同雖經(jīng)法律部門審核，但仍出現(xiàn)合同條款與招標文件不一致現(xiàn)象。如某單位與某基建項目管理公司簽訂《建設(shè)合同招標合同》，約定招標服務費由中標人支付，而招標文件中則確定由招標人支付服務費；三是法律部門審核意見未得到重視。主要表現(xiàn)在：少數(shù)基層央行對法律部門提出的修改意見或建議基本不予以采納，且未見理由。4.長期合作對象合同簽訂期限待規(guī)范。如基層央行與電信、聯(lián)通等網(wǎng)絡運營商存在長期租賃的關(guān)系，有些基層央行為減少合同簽訂的次數(shù)，一般簽訂的網(wǎng)絡租賃合同約定期限都是幾年以上，合同期限過長，在網(wǎng)絡資費不斷下調(diào)的趨勢下，基層央行的利益保護會受到限制，承擔的合同風險會相應上升。（三）合同履行和監(jiān)控不到位。1.合同變更不規(guī)范。一是少數(shù)合同重要內(nèi)容變更未簽訂補充協(xié)議。如某單位與物業(yè)管理公司簽訂物業(yè)服務合同，約定服務事項包括辦公樓保潔、保安、收發(fā)管理、綠化管理，但在合同履行期內(nèi)，服務內(nèi)容增加了老干部活動室、食堂等保潔工作，而又未簽訂補充協(xié)議；二是合同變更未經(jīng)雙方確認。如某單位與某物業(yè)公司簽訂勞務合同，崗位數(shù)量由5個改變?yōu)?個，變更合同上僅有某物業(yè)公司一人簽字（加指印），未見用工方即某單位負責人或被授權(quán)人簽字。2.合同履行存在薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)：一是未追究違約責任。如某單位與施工單位簽訂的《建筑工程施工合同》竣工日期為2016年9月4日，而實際竣工日期為2016年10月28日，竣工延期了54天，未見三方確認同意的工程延期說明，也未按照合同要求履行違約責任；二是未按合同約定的標準進行驗收，或驗收手續(xù)不完善；三是未按合同約定時間付款，或未按規(guī)定留存質(zhì)量保證金等。3.合同后續(xù)的跟蹤不到位。目前，基層央行普遍更注重對合同的事前審核，對合同的履行、變更、解除、違約責任、合同風險責任的追究等方面關(guān)注不夠，對合同的事中和事后監(jiān)督管理缺位，未對合同的履行情況及實施效果進行監(jiān)督檢查和分析，無法保證合同簽訂后的實施效果達到預期目的，同時也無法確認在合同履行過程中如果出現(xiàn)問題，能夠采取有效措施保護自身的利益。

二、基層央行合同管理中存在問題的原因分析

（一）合同管理制度不健全。目前,基層央行的上級管理部門還沒有建立一套統(tǒng)一全面的合同管理基本制度，基層央行在建立和完善合同管理相關(guān)制度時，無章可循、無據(jù)可依，缺乏上級行系統(tǒng)部署和頂層設(shè)計的制度進行統(tǒng)一指導和規(guī)范，導致基層央行合同管理工作缺少制度規(guī)范，存在著一定的制度性風險。如：對合同履行情況的監(jiān)督檢查，因缺乏上級行的政策指導，基層央行對做好此項工作的積極性不高，沒有建立合同履行監(jiān)督檢查機制，也沒有履行監(jiān)督檢查職責，影響合同履行效果。（二）合同管理職責落實不到位。首先，合同簽訂部門及經(jīng)辦人員對自身在合同管理中的職責認識不足，認為合同管理應該是法律事務部門或集中采購部門的事情，所以在合同起草、談判等關(guān)鍵環(huán)節(jié)還存在把關(guān)不認真、核心條款審讀不仔細，致使條款內(nèi)容不完整、必備要素缺失、合同后續(xù)管理松懈等；其次，基層央行法律事務部門多為兼職人員，日常事務較多，加之合同標的金額較小、合同對象較為固定，受慣有的工作習慣和“熟人”思想的影響，審核合同時容易產(chǎn)生麻痹思想，沒有引起足夠的重視，難免出現(xiàn)一些合同雖經(jīng)法律部門審核但仍存在瑕疵的現(xiàn)象。（三）合同管理人員法律意識不強。基層央行合同管理人員多為事權(quán)部門綜合人員，雖然具有一定的專業(yè)技術(shù)知識和管理知識，但卻不具備法律專業(yè)知識，且缺乏相關(guān)法律知識培訓，不能滿足合同管理工作需要，給合同管理帶來風險隱患。還有部分合同管理人員風險意識淡薄，只注重合同起草，忽視合同簽訂、審核、執(zhí)行等過程控制以及合同檔案管理，導致了無授權(quán)簽訂合同、合同條款約定不完整、法律部門意見未采納等現(xiàn)象發(fā)生。

三、強化基層央行合同管理的相關(guān)建議

（一）完善合同管理的內(nèi)控建設(shè)。上級行應明確合同歸口管理部門和出臺合同管理的具體操作制度，以便于基層央行相應的確定合同管理的主辦部門和據(jù)此建立健全合同管理實施細則。同時，基層央行應搭建部門之間溝通協(xié)調(diào)機制，明確涉及兩個部門以上的合同職責分工。建立合同歸口管理，明晰法律事務、會計財務部門以及合同主辦部門之間的關(guān)系，進一步落實合同檔案管理歸屬，完善合同檔案的整理歸檔。逐步建立合同履行的跟蹤監(jiān)管機制，切實維護好基層行的權(quán)益，防范法律風險。（二）增強合同管理的內(nèi)部控制能力。合同管理是一項系統(tǒng)、動態(tài)的管理工作，需要對合同履約的全過程進行動態(tài)的管理和控制。在合同簽訂環(huán)節(jié)，合同擬訂人員應熟悉和掌握合同中所涉及的相關(guān)內(nèi)容，檢查是否符合簽訂合同的條件，并合理選擇相應的合同表現(xiàn)形式；合同審核人員應仔細審核合同主體的合格性、合同條款的完備性、違約責任的明確性及糾紛處理的合理性等相關(guān)內(nèi)容；合同簽字人員應根據(jù)單位授權(quán)制度確定是否屬于授權(quán)范圍內(nèi)。在合同履行環(huán)節(jié)，要加強合同檔案管理，并定期或不定期對合同的履行情況進行檢查，及時反映合同履行中存在的問題和隱患、合同到期狀況等相關(guān)信息。還要加強合同款項支付的管理，在款項支付前，財務人員應認真檢查款項支付時間、金額、支付方式、支付對象等是否符合合同要求，付款依據(jù)和審批手續(xù)是否符合相關(guān)法律和內(nèi)部管理制度的規(guī)定等，著力控制資金風險。（三）加強合同管理人員的業(yè)務培訓。目前基層央行合同管理人員均為兼職，未設(shè)立專門的合同管理部門，也沒有指定專人負責合同管理工作。而基層央行簽訂的合同涉及面廣、內(nèi)容廣泛，要求合同管理人員要有較強的業(yè)務能力。因此，建議上級行加強對合同管理人員的業(yè)務培訓，提高合同管理人員對合同重要性的認識，增強其加強合同管理的責任意識和主動學習合同管理相關(guān)法律的自覺性。另外，基層央行應建立經(jīng)?；?、規(guī)范化的法律法規(guī)學習培訓制度，提高合同管理人員的法律素養(yǎng)和風險意識，增強對合同法律法規(guī)的理解和掌握，不斷提升合同管理的規(guī)范性。（四）切實防范各類合同的風險。合同管理人員要根據(jù)合同類型和特點，找準風險點、對癥下藥、堵塞漏洞，防范各類合同風險。對外包合同，要重點關(guān)注承包方是否具備相應專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)及經(jīng)驗水平，通過對合同履行過程的實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)承包方日常管理工作存在的問題，防范承包方信譽風險；對貨物類采購合同，要重點關(guān)注采購貨物的性能、款式、質(zhì)量能否達到合同約定標準，通過完善驗收手續(xù)，防范合同糾紛風險；對建筑維修合同，要重點關(guān)注是否先付款后施工、工程質(zhì)量是否達到預期設(shè)計效果，通過查看會計財務分戶賬、工程日志和實施跟蹤評價，防范資金風險和工程質(zhì)量風險；對勞動合同，要重點關(guān)注合同內(nèi)容是否約定保守央行商業(yè)秘密事項，通過辦公室法律事務崗位人員在合同簽訂前嚴格審核，防范泄密風險。（五）提高合同管理的電子化水平。建立合同管理信息系統(tǒng)，是提高合同管理水平的重要手段。因此，建議基層央行在加強合同管理的同時，應積極探索電子化合同管理方法，建立電子管理臺賬，將每個合同的訂立、履行及監(jiān)控等主要內(nèi)容輸入系統(tǒng)，使合同歸檔分類、在線檢索、臺賬統(tǒng)計等，均可通過合同管理系統(tǒng)在線操作，不僅能提高合同管理工作質(zhì)量和工作效率，約束限制不規(guī)范的合同管理行為，還能為合同資料的保存和查閱提供方便，為開展合同管理監(jiān)督提供保障。

作者：黃敏 單位：人民銀行新余市中心支行）理財廣場

一、概述

西方有句諺語，財富的一半是合同，合同在經(jīng)濟活動中扮演著重要角色。大數(shù)據(jù)時代下的經(jīng)濟活動具有種類繁多、數(shù)據(jù)量大等特點，這需要企業(yè)的管理者具備更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力，合同管理貫穿經(jīng)濟活動的整個流程，合同管理能力的高低則是管理者流程優(yōu)化能力的重要體現(xiàn)。合同管理具有兩個方面的作用。一是作為商務活動的集合，包括前期考察、調(diào)研、談判、擬定文本、簽訂等環(huán)節(jié)；二是對經(jīng)濟活動的監(jiān)督與控制，是企業(yè)風險控制的重要環(huán)節(jié)，包括對合同履行風險的控制，以及合同各環(huán)節(jié)的參與者的監(jiān)督。利用標準化的管理方法進行企業(yè)合同管理，可以更為有效地避免簽訂對企業(yè)不利的合同、提高合同管理工作效率。

二、當前合同管理存在的主要問題

1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設(shè)立了法務部門，但企業(yè)法務部門的法律顧問和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關(guān)不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。

4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標準化工作沒有開展。

【摘要】在高校合同類型持續(xù)豐富的前提下，對合同的科學管理成為高校總體管理工作的重要組成部分，與高校的權(quán)益高度相關(guān)。因此構(gòu)建科學的合同管理體系成為提升高校管理職能和法治效果的重要渠道。

【關(guān)鍵詞】高校；合同管理；規(guī)范化

新時期，隨著高校教育教學水平的不斷提高，在開展高校合同管理過程中，應結(jié)合工作實際，有針對性地開展管理實踐與創(chuàng)新研究，從而全面推進高校合同管理規(guī)范化水平，為高校各項工作的開展提供有效保證。本文分析了高校合同管理內(nèi)涵及其特點，總結(jié)了高校合同管理的重要性以及相關(guān)規(guī)范化管理措施。

一、高校合同管理內(nèi)涵及其特點

高校合同是以高校為法人，與其他主體的自然人、法人和相關(guān)組織，基于公平和自愿等原則簽訂的協(xié)議。一旦簽署法律合同，便同步產(chǎn)生了法律效力。合同主體均需嚴格依據(jù)合同的約定條款執(zhí)行相關(guān)工作，如果有任何一方違背了合同約定，便需承擔相應的責任。高校的合同管理工作是高校在法律的指導下，依據(jù)既定的法律和行政等手段對合同關(guān)系進行的組織、協(xié)調(diào)等工作，從而捍衛(wèi)合同主體的合法利益，并在出現(xiàn)合同糾紛時能夠妥善處理，避免發(fā)生違法行為，保證順利履行合同內(nèi)容?？梢?，高校合同管理工作的實施效果直接關(guān)系到高校所開展的各項活動的合理性與合法性。當前，高校簽署的合同類型主要為商品買賣、建設(shè)工程、聯(lián)合辦學、科技服務、債權(quán)債務、捐贈等多種類型，上述合同廣泛涉及經(jīng)濟事項。除此之外，還有部分并不涉及經(jīng)濟的合同類型，如人事管理、知識產(chǎn)權(quán)等合同，充分體現(xiàn)出高校的教學、科研與服務職能。與一般性的企業(yè)相比，高校所使用的合同類型較多，涉及的金額較大，需多個部門共同參與，這決定了高校的合同管理工作具有明顯的特征。

二、高校合同管理的重要性

從內(nèi)容來看，高校合同具有明顯的高校特征，其緊緊圍繞教學、科研與服務的職能來完成硬件的建設(shè)與維護、設(shè)備采購、技術(shù)研發(fā)、房產(chǎn)租賃等經(jīng)濟活動，以市場化的模式進行操作，通過合同方式在高校和不同市場主體之間建立了權(quán)利與義務關(guān)系。對高校的合同進行管理，需圍繞上述合同類型實施。在具體開展合同管理工作時，需高校的不同職能部門共同參與，其程序性較強，合同的審查和執(zhí)行均由不同的部門完成，具有高度的分離性特征。如高校簽署的采購合同，通常需物資的需求部門提出采購申請，經(jīng)由領(lǐng)導審批后交到采購部門形成計劃。如果條件允許，還需以招標的方式來確定供應商。經(jīng)過一系列的談判后形成合同初稿，由法務部門審查后，高校法人可簽署合同。而履行合同則由需求方和主辦方共同完成。合同中約定的校方所需履行的權(quán)利和義務可由具體涉及的部門完成?？梢姡瑓⑴c高校合同管理的部門較多，需求部門、主辦、審查、財務、法律等部門均需協(xié)同配合，各部門均與合同存在密不可分的關(guān)系。因此高校在管理合同時，不能僅將管理工作局限于對合同的起草、修改等工作，同時還需以專業(yè)化為指導原則，通過構(gòu)建相對健全的合同管理體系來形成動態(tài)化的管理機制，從而不斷優(yōu)化高校合同的管理效果。