檔案保密工作信息技術(shù)處理應(yīng)用

前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了檔案保密工作信息技術(shù)處理應(yīng)用范文，希望能給你帶來(lái)靈感和參考，敬請(qǐng)閱讀。

摘要:進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，同時(shí)電子信息技術(shù)也逐漸發(fā)展到了較高的水平。電子信息技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，幾乎融入到各行各業(yè)之中，其中就包括檔案保密工作行業(yè)。檔案的保密始終是檔案管理工作的重中之重，傳統(tǒng)的檔案保密方式顯然不再適應(yīng)信息時(shí)代的檔案管理。因此，利用電子信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的保密工作已是大勢(shì)所趨，本文將對(duì)電子信息技術(shù)下檔案的保密工作進(jìn)行思考和研究，以期為提高檔案保密人員的工作質(zhì)量和效率提供一些建議和理論參考。

關(guān)鍵詞:電子信息技術(shù);檔案保密;思考應(yīng)用

1緒論

隨著電子信息技術(shù)應(yīng)用的越來(lái)越廣泛，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保密方式已經(jīng)顯然不再適用。然而如何再電子信息技術(shù)的條件下做好檔案保密工作并非易事，需要每一位有關(guān)檔案管理人員給予充分的重視。鑒于此，本文將先對(duì)傳統(tǒng)檔案保密工作的主要特點(diǎn)進(jìn)行闡述，再對(duì)利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密的優(yōu)勢(shì)和不足進(jìn)行深入分析，進(jìn)而提出提高電子信息技術(shù)下檔案保密工作質(zhì)量的策略和建議。

2傳統(tǒng)檔案保密工作的主要特點(diǎn)

雖然傳統(tǒng)的檔案保密工作在信息時(shí)代效率不高而且質(zhì)量低下，很難再被廣泛應(yīng)用，但是其也擁有自己的特點(diǎn)。下文將從檔案人員的職業(yè)教育、檔案的存放地點(diǎn)和檔案的分級(jí)管理三個(gè)方面對(duì)傳統(tǒng)檔案保密工作的主要特點(diǎn)進(jìn)行闡述和分析。

(1)注重檔案管理人員的職業(yè)教育。

檔案管理人員必須要擁有相關(guān)的資格證書才能夠真正上崗，相關(guān)企業(yè)單位和事業(yè)單位在聘用檔案管理人員時(shí)必須要保證其擁有高質(zhì)量的職業(yè)素養(yǎng)。

(2)注重檔案的存放地點(diǎn)。

由于傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)版，所以十分注重檔案的存放地點(diǎn)。一般保密性文件都會(huì)集中的放在檔案保密處，保密處管理嚴(yán)格，二十四小時(shí)有人值守，層層監(jiān)控。一般情況下嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入和接近，工作人員進(jìn)入時(shí)須得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的通知才可進(jìn)入。這種做法極大程度上保護(hù)了檔案的安全性和保密性。

(3)注重檔案的分級(jí)管理。

在我國(guó)傳統(tǒng)的檔案保密工作中，對(duì)不同的秘密檔案有著嚴(yán)格的等級(jí)劃分。一般情況下不同等級(jí)的秘密檔案加密方式和保密方式都有較大的區(qū)別，檔案的重要性和秘密性不同，其加密的復(fù)雜程度和加密成本也不同，同樣解密方式和復(fù)雜程度也由較大的區(qū)別。除此之外，一般不同等級(jí)的檔案都存放于不同的檔案管理處，同樣其監(jiān)控力度和保護(hù)力度也不同。如此便極大限度的保護(hù)了不同等級(jí)檔案的秘密性。

3利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密的優(yōu)勢(shì)和不足

現(xiàn)如今利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密已經(jīng)應(yīng)用十分廣泛，因此為了更好地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)其弊端，必須要對(duì)其進(jìn)行一定的認(rèn)識(shí)和了解。下文將對(duì)利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密的優(yōu)勢(shì)和不足進(jìn)行研究和分析。

(1)利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密的優(yōu)勢(shì)。

首先，利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密可以更便捷的實(shí)現(xiàn)檔案的上傳和下載，在檔案的上傳和調(diào)用方面十分便捷。其次，利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保密方式而言，極大地節(jié)省了儲(chǔ)存空間，在現(xiàn)如今的大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案進(jìn)行信息化處理，可以實(shí)現(xiàn)超大容量的檔案信息存儲(chǔ)。除此之外，利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密，可以使檔案管理人員隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用，使檔案為企業(yè)或社會(huì)服務(wù)的能力得到很大程度的提高。

(2)利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密的不足。

利用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行保密的缺陷十分嚴(yán)重。一旦安全網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，由于網(wǎng)絡(luò)秘密檔案庫(kù)的傳播速度很快，而且信息種類豐富，信息量很大，一旦發(fā)生信息泄露，不但對(duì)企業(yè)單位、事業(yè)單位和社會(huì)經(jīng)濟(jì)會(huì)造成很大的損失，而且很難在短時(shí)間內(nèi)完成彌補(bǔ)工作。

4提高電子信息技術(shù)下檔案保密工作的質(zhì)量

由于利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案的保密工作有著比較嚴(yán)重的缺陷，因此提高電子信息技術(shù)下檔案保密工作的質(zhì)量已經(jīng)成為了各企業(yè)單位和事業(yè)單位檔案管理人員工作的重中之重。鑒于此，下文將從樹立檔案管理和保密工作的服務(wù)意識(shí)、完善電子檔案的查詢使用制度和加強(qiáng)單位內(nèi)部的信息安全管理三個(gè)方面進(jìn)行研究和分析。

(1)樹立檔案管理和保密工作的服務(wù)意識(shí)。

一切的檔案管理和檔案保密的最終目的都是服務(wù)社會(huì)，為社會(huì)發(fā)展提供所需的資料性參考文件。因此在電子信息技術(shù)下的檔案保密工作中要樹立服務(wù)意識(shí)，以服務(wù)社會(huì)作為核心的理念和目標(biāo)。

(2)完善電子檔案的查詢使用制度。

為了提高電子檔案的安全性，必須要完善電子檔案的查詢使用制度。對(duì)不同等級(jí)的秘密檔案建立不同的審核程序，嚴(yán)格監(jiān)控檔案的查詢者和調(diào)用者，避免一切秘密檔案泄露。

(3)加強(qiáng)單位內(nèi)部的信息安全管理。

最容易導(dǎo)致檔案泄露的便是計(jì)算機(jī)病毒，不法黑客利用計(jì)算機(jī)病毒侵入各大網(wǎng)絡(luò)的事件屢見不鮮，因此電子信息技術(shù)下的檔案保密工作對(duì)單位計(jì)算機(jī)病毒的防御不容忽視。①拒絕盜版軟件。為了確保秘密性檔案的安全性，檔案管理人員在選擇管理軟件的時(shí)候一定要避免因貪圖便宜而使用盜版軟件，不法分子極有可能通過(guò)盜版軟件來(lái)傳播計(jì)算機(jī)病毒。②小心留意軟盤。除了存放在網(wǎng)絡(luò)上外，軟盤和光盤也是秘密檔案的主要載體，然而正因如此，更要留意軟盤的安全性，對(duì)經(jīng)常存放秘密檔案的軟盤進(jìn)行嚴(yán)格的控制和管理，絕不允許無(wú)關(guān)人員隨意接觸。③不能隨意下載文件和軟件。檔案管理人員在瀏覽網(wǎng)頁(yè)資源時(shí)對(duì)網(wǎng)頁(yè)上的文件和軟件要格外的注意，更不能隨意下載。在不能確保安全的情況下，不要隨意使用網(wǎng)頁(yè)上的文件或者軟件，其很有可能攜帶計(jì)算機(jī)病毒。④對(duì)電子郵件提高警惕。檔案管理人員遇到陌生電子郵件時(shí)不能隨意打開，即使是熟人也有可能被盜用IP或者用戶名，因此對(duì)所有的電子郵件都要仔細(xì)檢查后再瀏覽。⑤選用防毒軟件。防毒軟件是比較有效的抵御計(jì)算機(jī)病毒的一種方式，在選用防毒軟件時(shí)要經(jīng)過(guò)層層測(cè)試，選用正版的、最有效的防毒軟件。⑥及時(shí)做好檔案?jìng)浞?。秘密檔案一旦泄露，其造成的損失很難在短時(shí)間內(nèi)彌補(bǔ)。因此，為了維持保密文件的緊急調(diào)用，必須要在保證安全的情況下做好備份，并且嚴(yán)格加密，非緊急情況下嚴(yán)禁調(diào)用備份文件。

5結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)電子信息技術(shù)條件下檔案的保密工作進(jìn)行了深入的分析和研究。然而將電子信息技術(shù)充分應(yīng)用于檔案的保密工作依然任重而道遠(yuǎn)，其存在的問(wèn)題也不容忽視。檔案管理人員要在實(shí)際中發(fā)現(xiàn)電子信息技術(shù)所存在的不足，從而對(duì)其進(jìn)行研究和分析，進(jìn)而有針對(duì)性的提出改進(jìn)措施。這樣，電子信息技術(shù)將在檔案的保密工作中得到更加安全有效的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn):

[1]黃偉.電子信息技術(shù)條件下檔案保密工作的思考和研究［J］.課程教育研究,2013(21):227-228．

[2]黃偉.略論電子信息技術(shù)條件下的檔案保密工作［J］.電子技術(shù)與軟件工程,2012(21):20-21．

[3]周媛媛.電子信息技術(shù)條件下工程檔案的保密工作［J］.城建檔案,2013(12):75-76．

[4]劉玲.芻議現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下如何做好檔案管理的保密工作［J］.才智,2015(20)．79

作者:鄭魯明 單位:哈爾濱凱納科技股份有限公司