檔案管理信息化需統籌推進探析

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近年來，隨著檔案管理信息化布局不斷深入，加強機關事務檔案管理信息化建設，樹立機關事務檔案管理新理念，成為推動機關事務高質量發(fā)展的重要內容。相較于其他工作，檔案管理單調乏味，常常不被重視，檔案管理專業(yè)人才難以被吸納，現有檔案管理人員接受培訓機會比較少，工作積極性不高。此外，掃描儀、縮微設備等檔案管理工具器材缺乏，導致紙質檔案信息化轉換處理、整理分析工作受到影響，快捷高效智能化的檔案管理也就無從談起。

面對這些問題，需要統籌協調，將檔案管理信息化工作納入整個單位信息化管理體系中，從資金、人員等各方面給予支持。本著既滿足工作需要又節(jié)約成本的原則，嚴格設備采購和使用要求，加大對現有設備的維護力度。檔案電子文件從起草到歸檔，涉及眾多崗位和人員，需要在歸檔文件形成的全過程實行標準化、規(guī)范化、制度化管理，確保同一類型檔案在不同部門和人員之間產生的電子文檔格式、大小、樣式一致。要嚴格電子檔案加工、保管、借閱程序，做到歸檔統一、保管安全、使用有序，確保檔案信息真實、完整、有效。

加強培養(yǎng)，不斷強化檔案業(yè)務人員和工作人員的檔案信息化意識教育。全體工作人員要不斷加強對檔案管理信息化重要性的認識，增強保護檔案信息、利用檔案信息、開發(fā)檔案信息的全局意識。加大檔案管理信息化人才培養(yǎng)力度，使其不僅掌握檔案學理論和具有檔案思維，還要具備創(chuàng)新意識和運用現代信息技術的能力。在適度引進人才的同時，通過崗位輪換等途徑加大人才儲備力度。

通過多種方式建立檔案數據的保存、遷移及校驗機制，配備功能齊全的信息處理和利用工具，確保信息保管安全。建立層次分明的信息利用機制，建立權限設置流程。在系統安全管理上，通過采取設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源安全有效以及網絡系統正常運行。信息化時代檔案管理人員接觸到的信息更加頻繁密集，其中不乏核心數據信息，因此要加強對工作流程的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠。

檔案信息資源建設是實現檔案管理信息化建設的重要要素。要從豐富資料入手，狠抓檔案信息的儲備，廣攬信息，改善資料結構，豐富檔案管理信息門類。對檔案進行數字化處理時，注意對分散的檔案信息進行整合、加工，把經過二次加工的信息同時進行數字化，才能真正擴充信息資源，提高信息資源的質量和利用率。要加強共同標準的制定和應用，在檔案管理系統建設中常遇到過分強調本單位特殊性、管理方式不可更改的情況。這種無視標準化、拒絕采用標準的觀念并不可取。標準化意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發(fā)展有不可估量的推動作用，必須大力推進共同標準的制定和應用。對耗費巨大的部分標準，例如電子檔案的標準更應統一領導，集中力量，持續(xù)推進。

作者:周晶晶 單位:北京市古代建筑博物館