檔案管理應(yīng)用中計算機技術(shù)的必要性

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摘要：隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)逐步應(yīng)用在了全民生活中的方方面面，計算機的重要性不容忽視。同時，計算機與檔案管理的結(jié)合，代替了人工在管理中的作用，可以大大減少因人為主觀因素而造成的錯誤，使工作效率大大提升，檔案管理更加輕松便捷。下文將對計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；檔案管理應(yīng)用；必要性

引言

近些年，計算機技術(shù)不斷地發(fā)展，同時在計算機工作人員的努力下，對于人們?nèi)粘Ｉ钪须y以應(yīng)付的，工作量大的困難工作都由計算機代替人工來運行。計算機早在幾十年前就已經(jīng)存在，當(dāng)時的計算機就能夠十分精確且快速的完成一系列人工無法媲美的工作，所以在這幾十年的發(fā)展中，計算機的性能優(yōu)點也越來越顯著，人們將他穿插在日常工作中已成為十分普遍的現(xiàn)象。對于檔案管理工作來說，該工作建立在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，而處理數(shù)據(jù)恰巧就是計算機最擅長的地方，其能夠比人工更高效地完成檔案管理工作。因此，將檔案管理工作與計算機技術(shù)相結(jié)合是很有必要的。

1檔案管理工作與計算機技術(shù)

計算機技術(shù)之所以能夠被利用到檔案管理工作中去，基于檔案管理工作的工作性質(zhì)，所以了解計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性首先要了解檔案管理工作究竟是什么，在此基礎(chǔ)上對計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的必要性的分析才更具說服力。

1.1檔案管理工作內(nèi)容

檔案管理工作，是指對檔案進(jìn)行管理并對其提供利用服務(wù)的工作。在檔案初到檔案室時，檔案管理員需要對檔案進(jìn)行收集，再進(jìn)行詳細(xì)的分類，最后經(jīng)過一系列工作后將其保存供給下次利用。在這個過程中，最重要的就是對檔案的進(jìn)行分類，因為檔案管理員往往保管著大量的檔案，且檔案往往零散混亂、量大難以分類，在檔案逐漸增多的過程中，對檔案進(jìn)行合理的分類對于下次快速找到檔案并予以利用具有非常重要的影響。同時，快速找到檔案位置，是工作效率能否提升的關(guān)鍵之處。因此分類檔案保存檔案是每個檔案管理員的最重要的工作部分。所以我們說檔案管理是建立在大量數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上。

1.2計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必要性

根據(jù)上文對檔案管理的論述，我們可以了解到檔案管理是一項工作量大、難度大，需要在保存大量數(shù)據(jù)的同時又確保精確的一門工作。這樣的工作對于人來說，確實是一項很耗費精力的工作，且工作效率難以得到保障。但將檔案管理工作與計算機技術(shù)結(jié)合后會有很大改變。計算機技術(shù)是一種高速而精確的技術(shù)，他本身的運行就建立在計算機數(shù)據(jù)的運行之中。而且計算機擁有大量的儲存空間，它能夠在自己的計算運行中建立起一個豐富的分類儲存程序，可以將大量的檔案精確的進(jìn)行分類。計算機在計算分類后可形成檢索窗口，人們可以根據(jù)自己的需要通過計算機檢索功能快速找到自己需要的東西。另外，計算機技術(shù)改變了以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，他不再是將數(shù)據(jù)記錄在紙面上，而是將數(shù)據(jù)記錄在計算機中，不僅方便了記錄，同時利于檔案的保存，而且保存在計算機中的檔案可以利用計算機的網(wǎng)絡(luò)傳遞功能快速地在不同計算機之間傳輸，從而提高工作效率和檔案保存的保密性。基于以上計算機技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的種種優(yōu)點，我們可以說計算機技術(shù)在檔案管理中是很有必要的。

2計算機技術(shù)與檔案信息管理的創(chuàng)新結(jié)合

根據(jù)前文論述計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用十分必要，因此隨著計算機技術(shù)發(fā)展的不斷進(jìn)步，計算機與檔案信息管理的功能也應(yīng)該隨之而提升，我們可以根據(jù)檔案利用的實際要求對檔案和計算機技術(shù)結(jié)合進(jìn)行創(chuàng)新，這樣在未來的發(fā)展中，計算機技術(shù)就會對檔案管理產(chǎn)生更加重要的利用價值，我們的工作效率就會隨之提高。

2.1利用計算機技術(shù)設(shè)計多樣化檢索工具

計算機技術(shù)可以利用多媒體顯示數(shù)據(jù)，那么，在計算機檔案管理工作完成后，我們可以利用計算機技術(shù)設(shè)計出更便于檢索檔案的工具，再利用多媒體技術(shù)顯示出來。例如對于網(wǎng)絡(luò)虛擬檔案，我們可以精煉提取檔案關(guān)鍵詞和檔案類別，需要者可以根據(jù)檔案關(guān)鍵詞、檔案類別等等進(jìn)行篩選。其次對于實體檔案文件，我們可以利用計算機進(jìn)行位置導(dǎo)航，精確篩查出檔案放置的位置，幫助需要者找到檔案。其次，計算機同時也可以記錄檔案取閱者的信息，以便檔案在出現(xiàn)問題時可以找到責(zé)任人。利用計算機進(jìn)行設(shè)計檔案檢索工具可以將計算機對檔案的分類利用的優(yōu)點發(fā)揮的更大。

2.2利用計算機技術(shù)幫助使用者理解檔案

檔案記錄在計算機中時計算機會對其進(jìn)行讀取提煉關(guān)鍵詞，所以計算機對檔案信息的讀取十分全面，計算機可以明確地對檔案內(nèi)容進(jìn)行分列概述，那么我們就可以利用計算機的這一優(yōu)點對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化以幫助使用者更方便的利用檔案，例如我們可以將檔案文字在需要時轉(zhuǎn)化為語音以便檔案利用者方便利用檔案資料或者是在必要時可以采用語音記錄將語音轉(zhuǎn)化為文字生成檔案保存。又或是檔案資料在具有一定的關(guān)系時我們可以將其轉(zhuǎn)化為關(guān)系圖表以便我們可以直觀地看出資料關(guān)系以提高工作效率。計算機技術(shù)同樣在圖像、字符、影響等方面進(jìn)行轉(zhuǎn)化，我們都可以利用計算機的這一優(yōu)勢將各種不同形式的檔案資料進(jìn)行不同形式之間的轉(zhuǎn)化從而方便保存利用。

2.3利用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案保密

檔案有時是需要保密的，而人工的保密存在一定的不確定性因素，那么我們就可以依靠計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行保密，同時還可以計算機技術(shù)對重要檔案進(jìn)行來訪記錄，以確保重要檔案在保存中能夠確保安全。例如我們可以計算機技術(shù)建立一個專門供檔案傳輸?shù)耐ǖ?，這個通道不需要聯(lián)網(wǎng)且僅供檔案傳輸，計算機兩邊的交換者可以利用這一通道進(jìn)行檔案之間的交換傳輸，在這個絕密通道交換的時候需要使用者錄入使用者信息，這樣就能大概率的保證檔案可以在安全的情況下被使用，同時又避免了實體檔案在傳輸過程中可能會出現(xiàn)的丟失損壞情況。另外計算機可以利用數(shù)據(jù)編程系統(tǒng)在檔案出現(xiàn)被盜取的情況下自動將檔案進(jìn)行封鎖，這樣又對檔案的安全提供了另一重保障。

3順應(yīng)社會信息化的要求,全面提高檔案工作者的素質(zhì)

在當(dāng)下這個信息技術(shù)和檔案管理工作共同發(fā)展的現(xiàn)狀下，只有提高檔案工作者的個人素質(zhì)才能夠在信息化的世界里，將檔案工作發(fā)展得更加符合我們的需求。當(dāng)今世界，信息發(fā)展十分迅速，計算機技術(shù)也在高速的發(fā)展，檔案工作者不能夠只著眼于當(dāng)下，他們也應(yīng)跟隨信息發(fā)展的腳步不斷地進(jìn)步，否則就只能被社會落下。如果固守傳統(tǒng)的方式技術(shù)，不知道為工作注入新鮮技術(shù)，那就如同清朝的閉關(guān)鎖國政策，被世界鄙視。所以，要想在這個高速發(fā)展的社會立足，檔案工作者必須不斷地學(xué)習(xí)掌握新的技術(shù)。當(dāng)然我們所說的學(xué)習(xí)并不是一味的向新事物看齊，檔案工作者要學(xué)會取其精華，棄其糟粕，在傳統(tǒng)的舊技術(shù)的基礎(chǔ)上，增加一些新的技術(shù)，將更高效的技術(shù)進(jìn)行新舊結(jié)合，這樣在有利于檔案工作的進(jìn)行。在信息化的社會，不只是檔案工作者，任何職業(yè)的工作者都要學(xué)會順應(yīng)時代，改革創(chuàng)新。尤其是像檔案管理工作這種容易被計算機技術(shù)代替人工的工作，大部分的基礎(chǔ)檔案工作者就已被計算機代替淘汰，所以仍保留在檔案工作者位置上的檔案工作者更要把握這個機會，不斷地更新自己對計算機管理所掌握的知識，以促進(jìn)對檔案管理的方法更新，不斷地提升自己的個人工作素質(zhì)，這樣才不會被社會淘汰。

4結(jié)束語

綜上所述，計算機技術(shù)在檔案管理工作中起著十分重要的作用，但是計算機技術(shù)與檔案管理的工作的結(jié)合并不能止步于此，未來計算機技術(shù)將會不斷地發(fā)展，人們對于檔案管理工作的要求也會越來越復(fù)雜，人們對于工作效率要求也會越來越高，因此我們需要在不斷的發(fā)展中創(chuàng)新計算機技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，使檔案工作在未來的發(fā)展中能夠越來越完善。

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作者：顏紅 單位：江蘇省洪澤區(qū)人民法院