檔案記憶觀對高校檔案管理啟示

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【摘要】本文論述了檔案記憶觀視閾下高校檔案管理的實踐與思考，認(rèn)為高校檔案管理應(yīng)樹立“大檔案觀”，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)館員成為高校記憶的建構(gòu)者，創(chuàng)新檔案利用與服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案記憶；高校檔案；管理

檔案記憶觀是基于后現(xiàn)代主義思潮、社會記憶理論和后保管時代檔案理論形成的檔案學(xué)理論新范式，在以往檔案理論強(qiáng)調(diào)檔案的證據(jù)功能、行政功能、教育功能等基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)檔案更應(yīng)發(fā)揮構(gòu)建社會記憶的功能。

一、檔案記憶觀及其內(nèi)涵

檔案記憶觀在21世紀(jì)初逐漸形成較為完備的理論，馮惠玲歸納了檔案記憶觀的基本觀點：“檔案是構(gòu)建集體記憶重要且不可替代的要素；檔案工作者有責(zé)任通過自身的業(yè)務(wù)活動積極主動地參與集體記憶的建構(gòu)、維護(hù)與傳承；檔案工作者的觀念、工作原則與方法對于社會記憶的真實、完整與鮮活產(chǎn)生正面或負(fù)面的影響?！毙鞊碥娫谌媸崂頇n案記憶觀理論依據(jù)基礎(chǔ)上，指出檔案記憶觀的內(nèi)涵主要包括三個方面：其一，檔案是建構(gòu)社會記憶的不可替代要素，既承載著建構(gòu)社會記憶的作用，又受社會記憶的反作用影響而表現(xiàn)出一定的主觀性；其二，檔案工作是建構(gòu)社會記憶的受控選擇機(jī)制，檔案對社會記憶的建構(gòu)是通過選擇出一些材料保存為檔案來實現(xiàn)的，這種選擇受權(quán)力影響和控制。其三，檔案工作者是建構(gòu)社會記憶的能動主體，檔案的社會記憶功能通過檔案工作者來實現(xiàn)，因而檔案工作者要發(fā)揮能動作用，積極投入社會記憶的建構(gòu)。他們對檔案記憶觀的研究全面梳理了檔案記憶理論演進(jìn)脈絡(luò)，指出了檔案工作發(fā)展的新路徑，從社會記憶、集體記憶的視角思考和拓展檔案概念內(nèi)涵，探討檔案工作內(nèi)容的延伸和檔案工作者職能的轉(zhuǎn)變，為創(chuàng)新開展檔案工作實踐提供了理論指導(dǎo)。以檔案記憶觀為依據(jù)，很多省市檔案館開展了“城市記憶工程”建設(shè)，從檔案資源建設(shè)入手，為根據(jù)社會記憶廣義地構(gòu)建歷史提供資源支撐。

二、檔案記憶觀對高校檔案管理的啟示

基于檔案記憶觀，高校檔案管理在資源建設(shè)、利用服務(wù)和隊伍建設(shè)等方面需要深入思考，充分發(fā)揮檔案構(gòu)建高校記憶的重要作用。

（一）樹立“大檔案觀”，加強(qiáng)高校檔案資源體系建設(shè)。在檔案記憶觀理念下，要立足“大檔案觀”，重新審視檔案資源建設(shè)系統(tǒng)性和完整性原則的內(nèi)涵。所謂系統(tǒng)性，不僅是指高校檔案收集應(yīng)覆蓋本校教學(xué)、科研、管理、服務(wù)各部門，而且要求檔案載體應(yīng)包括紙質(zhì)、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等多種形態(tài)，從內(nèi)容到形式形成多維度檔案資源建設(shè)體系。所謂完整性，包括如下幾點：一是完整體現(xiàn)學(xué)校各層面工作情況，很多高校在檔案資源建設(shè)方面存在偏重教學(xué)科研等關(guān)鍵部門、輕視后勤基建等服務(wù)部門的問題，這種情況必然帶來記憶要素的缺失，檔案記憶觀從社會記憶的角度強(qiáng)調(diào)，既要收集來自行政黨群的“官方檔案”，也要重視收集來自師生教職工的“民間檔案”，完整的檔案資源建設(shè)體系是構(gòu)建高校記憶的基礎(chǔ)。二是完整展示各項工作內(nèi)容，按件整理規(guī)則推行以來，弱化整理強(qiáng)化檢索確實很大程度上減輕了整理這一環(huán)節(jié)的工作量，但是由于不需要組卷，也造成了一些檔案材料不完整的問題，如有工作檔案缺落實材料等；另外，很多提交上級單位的材料通過網(wǎng)絡(luò)上報，也存在上報材料歸檔缺失的情況。三是檔案載體形式的完整性，隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校工作中形成了大量的視頻、音頻、網(wǎng)頁檔案資源，但是檔案工作普遍存在滯后現(xiàn)象，很多社交平臺或者網(wǎng)頁上形成的檔案材料難以及時全面歸檔，這些問題都影響著檔案資源的完整性。

（二）以“單軌制”為目標(biāo)，加快高校檔案信息化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公系統(tǒng)是檔案單軌制得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)條件，學(xué)校各項工作業(yè)務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)平臺完成并歸檔，這對于檔案工作無疑是值得期待的美好前景，因為所有工作流程及結(jié)果都以電子信息的形式存檔，不僅大大減輕了整理紙質(zhì)檔案的工作負(fù)擔(dān)，而且在很大程度上解決了歸檔材料不齊全不完整的問題。雖然目前能夠真正實現(xiàn)單軌制檔案管理的高校有限，但是這一趨勢顯然是不可阻擋的。因此，高校檔案管理者應(yīng)從單軌制檔案管理的角度思考檔案信息化建設(shè)工作，從檔案資源加工、檔案資源安全等方面提前謀劃，加快檔案信息化建設(shè)步伐。一是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)納入高校整體信息化建設(shè)，在整體謀劃學(xué)校信息化建設(shè)的同時將歸檔環(huán)節(jié)有效嵌入其中；二是完善高校數(shù)字化檔案管理制度，為逐步轉(zhuǎn)向檔案單軌制管理提供理論指導(dǎo)和制度 保障。

（三）更新觀念，促進(jìn)館員隊伍成為高校記憶的主動構(gòu)建者。檔案記憶觀要求高校檔案工作者由“資源管理員”轉(zhuǎn)變?yōu)椤坝洃洏?gòu)建者”，主動謀劃和參與高校記憶的構(gòu)建工作。首先，升級理論水平。了解和掌握檔案學(xué)研究領(lǐng)域的新理論新思路，更新檔案管理理念。一方面，將新理論用于檔案管理實踐；另一方面，做檔案理論的傳播者，宣傳檔案文化，促進(jìn)社會檔案意識的提高。其次，升級檔案業(yè)務(wù)能力。檔案記憶觀要求檔案工作者成為熟練掌握檔案工作各業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)的“通才”，不僅熟悉檔案專業(yè)知識，而且要了解管理學(xué)、社會學(xué)、信息科學(xué)領(lǐng)域的知識，從社會記憶視角思考檔案的形成、鑒定、保管和利用，強(qiáng)調(diào)“前段控制”，在檔案形成之前就統(tǒng)籌考慮可能生成檔案的形態(tài)、內(nèi)容、結(jié)果等，提高檔案資源建設(shè)的有效性。再次，升級專業(yè)技術(shù)水平。比如口述檔案對于高校檔案工作者是個新領(lǐng)域，如何做好口述檔案的收集和整理，既保留個體記憶的原始性，又維護(hù)社會記憶的真實性和多樣性，都需要在實踐中總結(jié)經(jīng)驗；又如信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案工作者主動學(xué)習(xí)，挖掘信息技術(shù)和檔案工作的結(jié)合點，通過信息技術(shù)搭建整合檔案資源的平臺、提供便利利用的窗口、完善信息挖掘的工具，也對檔案工作人員提出了更高技術(shù)要求。

（四）創(chuàng)新服務(wù)，拓展檔案利用功能。檔案的利用與檔案的生成是相互依存相互制約的，檔案的生成為利用提供條件，檔案的利用為生成提供依據(jù)。特里·庫克說：“沒有背景豐富、上下文清晰的可靠證據(jù)，記憶不免虛假、失真，成為隨意之念或無端的想象、虛構(gòu)、空論。沒有記憶的影響和需要，證據(jù)既無用又無關(guān)”。首先，是創(chuàng)新檔案服務(wù)的形式。很多高校通過新媒體的公眾號、微視頻，舉辦線上線下的檔案展陳等宣傳檔案知識、展示檔案資源、提供網(wǎng)絡(luò)利用通道，積極推進(jìn)檔案工作從幕后走向前臺，主動培養(yǎng)師生和社會公眾建立檔案意識，在為他們提供便利服務(wù)的同時，也更廣泛地引發(fā)了公眾的關(guān)注。其次，是創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容。在傳統(tǒng)的校史、年鑒、資料匯編等編研利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，從展示學(xué)校記憶的角度開展專業(yè)史、專人志、專題資源的編研整理，積極挖掘檔案生成者和利用者的潛在需求，從引導(dǎo)和挖掘檔案利用需求的角度促進(jìn)檔案的有效生成和完善 積累。

三、思考

檔案記憶觀在高校檔案管理中為創(chuàng)新檔案管理提供了新的思路和方式，但是在實際應(yīng)用中，也要結(jié)合檔案工作規(guī)律，有所批判地理性對待。一是注意思考檔案來源不確定性滋生檔案虛無主義傾向。檔案記憶觀擴(kuò)展了檔案資源的來源，高校歸檔范圍已不僅僅局限于《高等學(xué)校檔案管理辦法》中提到的類別，但是也還沒有新的管理制度適應(yīng)檔案理論發(fā)展變化對高校歸檔范圍進(jìn)行有效規(guī)范，個人檔案、口述檔案的征集與積累工作在引發(fā)檔案研究和管理者反思，這些新型檔案的真實性、可靠性如何界定尚缺乏有效的標(biāo)準(zhǔn)，在這種情況下，不加辨別地“凡文必檔”難免流于檔案虛無主義，消解了檔案的證據(jù)宗旨，也為后期數(shù)據(jù)利用造成干擾信息。二是注意在建構(gòu)記憶過程中要以客觀性公正性為底層原則。檔案記憶觀強(qiáng)調(diào)記憶是在控制論基礎(chǔ)上被建構(gòu)的，因而檔案工作者的思維高度和理論水平對檔案資源對建構(gòu)從長遠(yuǎn)來講，影響著學(xué)校記憶產(chǎn)生的觀點和結(jié)論，這就要求檔案工作者在資源建構(gòu)過程中時時要將客觀性、公正性作為基礎(chǔ)底層原則，秉持“不虛美，不隱惡”的實錄標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案資源，使高校記憶得以客觀全面呈現(xiàn)。

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作者:王琴 單位:北京電子科技職業(yè)學(xué)院