檔案資料管理措施精選(九篇)

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第1篇：檔案資料管理措施范文

【關(guān)鍵詞】建筑工程；檔案資料管理；問題；措施

建筑工程檔案資料的有效管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目工程中必不可缺的重要組成部分，對(duì)檔案資料的有效管理可以督促整個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)單位、每個(gè)人都嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。因此，建筑施工單位要對(duì)工程檔案資料的管理高度重視，進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案資料的管理，才能更大程度上地提高企業(yè)施工的整體水平和安全質(zhì)量的保障。

一、建筑工程檔案資料管理中存在的問題

1、 對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不夠重視

在一些建筑行業(yè)管理者的思想中，對(duì)于檔案資料的管理沒有足夠的重視。他們一般注重工程建設(shè)的質(zhì)量和速度，認(rèn)為只有這些才是與工程利益直接相關(guān)的。他們的這種想法落后陳舊，是不切實(shí)際的。

2、對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不到位

建筑工程的檔案資料包含了多方面的數(shù)據(jù)資料，其中包括管理、施工、設(shè)計(jì)、質(zhì)檢等部門。各部門分工合作， 致使檔案資料完整存在相當(dāng)大的難度。例如，在工程施工或竣工驗(yàn)收過程中，檔案管理人員必須到現(xiàn)場(chǎng)才能對(duì)有關(guān)施工問題的檔案規(guī)整記錄，檔案資料記錄的全面性和準(zhǔn)確度才能得到保證。如若不然，施工過程中的檔案就得不到及時(shí)整理，或者在工程竣工驗(yàn)收過程中出現(xiàn)差錯(cuò)，而且這些差錯(cuò)很難被發(fā)現(xiàn)。

3、 建筑工程中檔案的管理制度不健全

目前，施工企業(yè)的檔案管理依據(jù)是20 世紀(jì)80年代末國家有關(guān)部門頒布的城市建設(shè)檔案管理規(guī)定，該規(guī)定對(duì)檔案資料管理的具體步驟沒作詳細(xì)規(guī)定。雖然有的地區(qū)制定了相關(guān)的制度，但是宣傳不到位，施工企業(yè)管理人員對(duì)此沒有給予足夠重視，直接導(dǎo)致了建筑工程檔案資料管理制度無法落實(shí)。

5、建筑工程中檔案資料管理人員的職業(yè)素質(zhì)偏低

建筑工程中檔案資料管理的從業(yè)人員應(yīng)該具有相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)，接受過正規(guī)的職業(yè)訓(xùn)練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業(yè)人員根本沒有接受過對(duì)口教育，只接受過一些簡(jiǎn)單的短期訓(xùn)練，文化程度一般偏低，即使接受訓(xùn)練，職業(yè)素養(yǎng)的形成也很緩慢。這些問題導(dǎo)致建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的工作受阻，對(duì)于問題的掌控能力較差。甚至有的施工企業(yè)根本就沒有專業(yè)從事檔案資料管理的人員，一般由企業(yè)中其他崗位的人員兼任，導(dǎo)致員工無法專注于檔案資料管理的工作。有的施工企業(yè)雖然有專職的檔案資料管理從業(yè)人員，但是從事這一工作的員工更換頻率過快，不利于對(duì)建筑工程中檔案資料的高效管理。

二、加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的措施

1、 健全建筑工程檔案資料的管理制度

建立健全的檔案資料管理制度是有效管理檔案的基礎(chǔ)。建設(shè)單位在項(xiàng)目成立之初就應(yīng)按照國家檔案的相關(guān)管理規(guī)定，結(jié)合工程實(shí)際，制定出一套相應(yīng)的工程檔案管理規(guī)定。與此同時(shí)，要明確建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等各項(xiàng)負(fù)責(zé)人以及檔案在形成中所需要承擔(dān)的責(zé)任，規(guī)范工程檔案的搜集與整理，保證建筑工程與檔案管理同步進(jìn)行。完整的資料可以給建設(shè)單位的合法權(quán)益提供保障性的重要依據(jù)。

2、 保證建筑工程技術(shù)資料真實(shí)性、實(shí)用性，如今，國內(nèi)大多數(shù)工程技術(shù)資料與工程并非同步進(jìn)行，基本都是工程施工領(lǐng)先于技術(shù)資料整理，此類資料并不能真實(shí)反映出建筑工程施工的具體實(shí)況，喪失了工程檔案資料的本身作用。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行抽樣調(diào)查制度，質(zhì)監(jiān)部門也應(yīng)加強(qiáng)施工項(xiàng)目的檢查，保質(zhì)保量保同步。

3、 嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收工程檔案資料質(zhì)量關(guān)，使竣工驗(yàn)收檔案可以發(fā)揮出憑證作用

建筑工程在竣工驗(yàn)收時(shí)，工程檔案資料的管理人員要和工程項(xiàng)目管理人員一同，依照建筑工程檔案歸檔范圍規(guī)范的要求，對(duì)工程施工建設(shè)過程中形成的資料檔案進(jìn)行全面審核、檢查，及早查出問題，并及時(shí)解決問題，務(wù)必使工程竣工的材料做到完整、真實(shí)，工程檔案的歸檔范圍符合規(guī)定的要求，認(rèn)真切實(shí)地執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》規(guī)定的相關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，竣工驗(yàn)收檔案的移交也是整個(gè)工程的重要環(huán)節(jié)。在移交出合格的工程檔案之后，由建設(shè)單位頒發(fā)出“建設(shè)工程檔案合格證”，反之，不滿足要求的則不發(fā)“建設(shè)工程檔案合格證”，建設(shè)單位有權(quán)按合同拒絕尾款的支付，以此確保工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性。

4、 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

加強(qiáng)工程檔案資料管理人員的培訓(xùn)工作是保證工程檔案質(zhì)量的有效措施，檔案管理人員需要高素質(zhì)、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷認(rèn)清工程檔案資料管理的作用和意義，充分利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術(shù)知識(shí)和檔案管理方法，靈活運(yùn)用檔案管理的新理念。與此同時(shí)，還要掌握相關(guān)法律法規(guī)以及與此相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)定，通過高素質(zhì)檔案資料管理人員，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。此外，作為一名工程檔案資料管理人員，必須具備一定的建筑工程專業(yè)的知識(shí)，所以在對(duì)檔案資料管理人員培訓(xùn)的時(shí)候應(yīng)加強(qiáng)建筑行業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，并對(duì)其進(jìn)行考核。只有在日常工作中多思考、多協(xié)調(diào)、多交流，并用認(rèn)真的態(tài)度去學(xué)習(xí)、去落實(shí)，才能將檔案資料與工程施工同步起來，資料才能得以真實(shí)、實(shí)用。

5、 實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制

激勵(lì)產(chǎn)生的效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)要大于管理本身，工程項(xiàng)目的各單位、各部門都應(yīng)重視工程檔案資料的形成，充分調(diào)動(dòng)各方對(duì)資料管理的積極性，落實(shí)工程資料檔案管理的獎(jiǎng)懲制度，并每周對(duì)檔案進(jìn)行例行抽樣檢查，將工作做到位、做到實(shí)的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。反之，則對(duì)其進(jìn)行管理整頓，甚至處罰。

6、充分利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)

如今是現(xiàn)代化進(jìn)程飛速的高科技時(shí)代，計(jì)算機(jī)媒體在發(fā)展，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)也隨之越來越方便、快捷，所以我們要利用這個(gè)優(yōu)勢(shì)，多層次、多角度地開辟出建筑工程資料檔案的信息資源。在搜集的過程中不僅要考慮到目前建筑工程的需要，還要有大局觀，預(yù)知觀，要考慮到未來，也就是說竣工的驗(yàn)收或者下一個(gè)項(xiàng)目在建筑工程時(shí)的需要。此外，還要主動(dòng)搜集檔案資料：建設(shè)面積、項(xiàng)目名稱、資金來源、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)來源、施工單位、合同工期、竣工日期、檔案移交情況、質(zhì)量監(jiān)理、工程造價(jià)等等。設(shè)計(jì)合理的報(bào)表，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供重要的依據(jù)，也為建筑工程項(xiàng)目的質(zhì)量和管理提供有力保障。

7、挖掘施工工程資料的潛在價(jià)值

施工工程檔案資料涉及到施工過程中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，具有重要的指導(dǎo)作用。因此，施工單位在進(jìn)行施工工程檔案資料的管理過程中應(yīng)該充分挖掘施工工程檔案資料的潛在價(jià)值。在保證施工工程檔案資料的完整的前提下，充分用資料對(duì)施工工程進(jìn)行統(tǒng)籌考慮。通過現(xiàn)存的施工工程檔案資料對(duì)施工工程進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，達(dá)到節(jié)省工程資源，合理控制預(yù)算，統(tǒng)籌規(guī)劃布局，使工程的建設(shè)具有和諧性與統(tǒng)一性，保證工程的可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，建筑工程檔案資料管理是一項(xiàng)漫長(zhǎng)而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個(gè)階段，不能有絲毫的馬虎大意，必須對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料，具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。否則，將影響到工程竣工驗(yàn)收是否能順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1] 史艷春，單承瑾. 優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的對(duì)策研究[J]. 中國管理信息化. 2012（20）

[2] 靖冬超. 淺談檔案資料管理存在的問題及解決辦法[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2013（14）

第2篇：檔案資料管理措施范文

【關(guān)鍵詞】建筑工程；檔案資料；檔案管理

建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，其重要作用也越來越被人們所重視。

1 建設(shè)工程項(xiàng)目及其基本程序

建設(shè)工程項(xiàng)目是指具有計(jì)劃任務(wù)書和總體設(shè)計(jì)，經(jīng)濟(jì)工實(shí)行獨(dú)立核算，行政工具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目可以有多個(gè)單項(xiàng)工程，也可以只有一個(gè)單項(xiàng)工程。一個(gè)完整的建設(shè)工程項(xiàng)目一般包含以下幾個(gè)基本程序：1）基本建設(shè)前期準(zhǔn)備階段：提出項(xiàng)目建議報(bào)告，進(jìn)行可行性研究，編制設(shè)計(jì)任務(wù)書，制定總體規(guī)劃、初步設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)施工圖。2）基本建設(shè)后期建設(shè)階段：施工組織、交工驗(yàn)收、組織竣工驗(yàn)收。所謂項(xiàng)目管理，就是圍繞著建設(shè)項(xiàng)目而進(jìn)行的規(guī)劃、組織、控制與協(xié)調(diào)工作?？茖W(xué)的基本建設(shè)程序是基本建設(shè)過程及其規(guī)律的反映，如何規(guī)范化、程序化、合理化地對(duì)基本建設(shè)工作進(jìn)行管理，是建筑搞好建筑工程工作的基礎(chǔ)和命脈。同樣地，規(guī)范化、程序化、合理化地對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行同步管理，是做好建筑工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要基礎(chǔ)工作。

2 建筑工程檔案資料的歸檔范圍

2.1 綜合性文件資料

上級(jí)批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料

開/竣工報(bào)告；圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

2.3竣工圖

總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電、弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖；其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

3 建筑工程檔案存在的問題及解決辦法

3.1存在的問題

（1）施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器、必要條件和生動(dòng)素材的一般作用；

（2）施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮憑證、參考的特殊作用；

（3）施工記錄不夠規(guī)范、真實(shí)，以致歸檔后缺乏利用價(jià)值；

（4）對(duì)工程發(fā)生的會(huì)議紀(jì)要、簽證資料不夠重視，以致在決算審計(jì)時(shí)得不到有效利用；

（5）施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢，缺乏時(shí)效性。

3.2 解決辦法

如何發(fā)揮施工檔案在工程管理中的應(yīng)有作用，為工程管理提供有效、及時(shí)的服務(wù)，是一項(xiàng)嚴(yán)峻、緊迫的課題。要將施工檔案規(guī)范化，走上良性循環(huán)的軌道。首先要對(duì)從事資料人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)；其次是把公司貫標(biāo)中的檔案管理辦法與施工檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，從根本上改變?cè)瓉淼牟灰?guī)范狀況，對(duì)癥下藥，逐個(gè)予以解決。

4 建筑工程檔案的科學(xué)化管理

4.1建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。

為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施，同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

4.2嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。

工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.3加強(qiáng)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)是確保工程檔案質(zhì)量的有力措施

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

在工程檔案收集過程中，根據(jù)建筑工程檔案的內(nèi)容和利用者的需要，主動(dòng)收集檔案信息，如工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)地點(diǎn)、建筑面積、資金來源、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及工程概算、立項(xiàng)批復(fù)時(shí)間、中標(biāo)價(jià)、合同簽訂時(shí)間、合同工期、合同價(jià)款、竣工驗(yàn)收時(shí)間、工程質(zhì)量等級(jí)、工程結(jié)算價(jià)款、工程竣工驗(yàn)收備案情況、檔案移交情況等信息項(xiàng)目，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為工程項(xiàng)目科學(xué)管理提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐英浩.淺談施工檔案在工程管理中的作用[J].工海煤氣，2004（5）：8788

第3篇：檔案資料管理措施范文

要嚴(yán)格劃清密與非密的界限，限制密級(jí)文件資料的下發(fā)范圍和知悉范圍。首先在起草的文稿上先擬定密級(jí)，防止在起草過程中造成泄密；其次在文件的修改、制作、發(fā)送、傳閱、使用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)上按要求進(jìn)行登記、管理、監(jiān)控，并確定哪些檔案資料能開放利用，哪些應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，嚴(yán)格執(zhí)行保密期限、解密時(shí)間或者解密條件的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，進(jìn)一步做好檔案資料管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作，做到科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供利用。

強(qiáng)化目標(biāo)管理，應(yīng)用保密技術(shù)促進(jìn)檔案資料管理

隨著秘密信息載體形式的多樣化，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)步入了以電子信息交流為標(biāo)志的信息化時(shí)代，其各項(xiàng)業(yè)務(wù)由點(diǎn)發(fā)展到面，幾乎覆蓋了辦公業(yè)務(wù)的全部流程，造成了大量數(shù)字化信息的不斷涌現(xiàn)。我們已逐步認(rèn)識(shí)到，電子文件的傳遞速度、檢索途徑等相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件來說有著極大的優(yōu)越性，但在信息采集、處理、存儲(chǔ)和交換方式等方面又有其致命的弱點(diǎn)，如：易被竊取、篡改、刪除、偽造，如果使用和管理不當(dāng)，將會(huì)給國家和企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。因此，確保資料的保密性、完整性、有效性、可控性和不可抵賴性是現(xiàn)代企業(yè)檔案資料管理工作中信息安全保密的目標(biāo)。在嚴(yán)峻的保密形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極地將保密防范技術(shù)和保密檢查技術(shù)引入檔案資料管理工作中。在保證環(huán)境、設(shè)備、設(shè)施安全的前提下，通過備份與恢復(fù)、病毒檢測(cè)與消除、電磁兼容等措施，保證信息系統(tǒng)的運(yùn)行安全；在進(jìn)行計(jì)算機(jī)標(biāo)引、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、以及為用戶提供網(wǎng)上信息服務(wù)時(shí)，采取物理隔離、身份鑒別、訪問控制、傳輸加密、存儲(chǔ)加密、完整性校驗(yàn)、防電磁泄漏發(fā)射、安全審計(jì)跟蹤等積極主動(dòng)的防范措施，盡量減少信息利用者的安全風(fēng)險(xiǎn)。

第4篇：檔案資料管理措施范文

關(guān)鍵詞：永定新河檔案資料管理工作

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、工程概況

永定新河位于天津市市區(qū)北側(cè)，是天津市北部的防洪屏障。河道開挖于1971年，全長(zhǎng)66km，沿途納入機(jī)場(chǎng)排水河、北京排污河、潮白新河等，河口處控制流域面積8.3萬km2，對(duì)天津市防洪、沿岸及支系河道的排澇等均起到了十分重要的作用。

本次治理建設(shè)內(nèi)容為：樁號(hào)：53+000～66+000進(jìn)行河道清淤；樁號(hào)：63+041處新建防潮閘一座；閘下永定新河右岸新建漁船碼頭一座；樁號(hào)59+600～62+177長(zhǎng)2577m永定新河右堤復(fù)堤及閘左、右岸引堤工程；管理用房及水文站工程；管理區(qū)、防潮閘區(qū)水土保持綠化工程等。

二、檔案資料管理工作的難點(diǎn)

1、本工程建設(shè)歷時(shí)50個(gè)月，在工程實(shí)施期間，由于北塘鎮(zhèn)拆遷，現(xiàn)場(chǎng)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)歷數(shù)次搬家，檔案資料容易丟失。

2、本工程涉及的專業(yè)種類比較多，給檔案資料收集、整編帶來了很大困難。

3、本工程共分為4個(gè)監(jiān)理標(biāo)段、27個(gè)施工標(biāo)段和5個(gè)設(shè)備采購標(biāo)，由于工程分標(biāo)較多，無形中增加了檔案資料管理工作量。

三、施工準(zhǔn)備階段的檔案資料管理工作

1、要求選派有檔案資料管理經(jīng)驗(yàn)、精通業(yè)務(wù)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作能力強(qiáng)的工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)各自標(biāo)段的檔案資料管理工作。

2、根據(jù)工程性質(zhì)，將施工標(biāo)段分為防潮閘主體工程、碼頭工程、河道清淤工程、堤防工程、房屋建筑工程、綠化工程、設(shè)備采購工程和臨時(shí)工程計(jì)八類，在監(jiān)理工作程序交底時(shí)，分別對(duì)不同類型的工程提出工程檔案資料的管理要求。

3、根據(jù)批準(zhǔn)的工程項(xiàng)目劃分和檢測(cè)計(jì)劃，初步確定各標(biāo)段應(yīng)形成的工程檔案資料數(shù)量。

4、監(jiān)理機(jī)構(gòu)主動(dòng)與項(xiàng)目法人和質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)聯(lián)系，確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、適用的表格樣式，以免發(fā)生資料大量返工。

5、監(jiān)理機(jī)構(gòu)制定文件傳遞程序，凡不符合文件傳遞程序規(guī)定的文件，一律視為無效文件，并建立文件收發(fā)臺(tái)帳。

6、監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資料管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，做到工程檔案資料齊全、規(guī)范。

四、施工階段的檔案資料管理工作

1、工程檔案資料的形成和責(zé)任人

根據(jù)“誰施工，誰負(fù)責(zé)”的原則，由現(xiàn)場(chǎng)職能人員形成工程檔案資料，并對(duì)工程資料負(fù)責(zé)，例如：持證上崗的測(cè)量員進(jìn)行實(shí)地測(cè)量，對(duì)在外業(yè)工作結(jié)束后形成的測(cè)量成果負(fù)責(zé)，測(cè)量工程師對(duì)測(cè)量成果的核驗(yàn)負(fù)責(zé)。質(zhì)檢員和專業(yè)工程師，分別對(duì)質(zhì)量自檢和質(zhì)量抽檢負(fù)責(zé)，施工員和監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)值班人員，分別形成各自的施工現(xiàn)場(chǎng)記錄，并對(duì)其負(fù)責(zé)。重點(diǎn)防范施工單位的檔案資料由資料員一人在室內(nèi)編造形成，只有將工程檔案資料的形成過程和責(zé)任人落實(shí)在工程實(shí)施過程中，才能保證工程資料的真實(shí)性。

2、工程檔案資料與施工進(jìn)度同步

在工程施工過程中往往因各種原因發(fā)生所謂“搶工期、趕進(jìn)度”的情況，這時(shí)就會(huì)出現(xiàn)檔案資料不能與施工同步的情況，為了確保檔案資料與工程進(jìn)度同步，除了做好施工前的各種準(zhǔn)備工作外，重點(diǎn)要解決征地拆遷等外部條件，如發(fā)生工程檔案資料不能與施工進(jìn)度同步，監(jiān)理機(jī)構(gòu)則要求施工單位增加資料管理人員，對(duì)于嚴(yán)重滯后，又不采取措施的施工標(biāo)段，則采取暫停施工或暫停工程價(jià)款支付的辦法促使施工單位進(jìn)行整改，做到檔案資料與工程同步。

3、定期檢查制度

在施工過程中，對(duì)施工單位的工程檔案實(shí)行定期檢查制度，永定新河治理一期工程對(duì)防潮閘工程、碼頭工程、堤防工程等每月檢查一次，由總監(jiān)、檔案資料工程師和專業(yè)工程師及施工單位有關(guān)職能人員參加，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)理機(jī)構(gòu)以書面形式向施工單位提出，并要求限期整改，必要時(shí)通報(bào)項(xiàng)目法人，要求施工單位撤換相關(guān)的職能人員。

4、工程檔案資料的應(yīng)用

本工程除了注重檔案資料形成的及時(shí)、真實(shí)、完整性外，還注重其在施工過程中的應(yīng)用，例如：在高噴防滲墻施工過程中，通過施工記錄和防滲墻的檢測(cè)，及時(shí)調(diào)整了防滲墻的施工參數(shù)，使防滲墻的質(zhì)量達(dá)到設(shè)計(jì)要求的指標(biāo)，在防潮閘第一塊閘底板施工過程中，通過混凝土溫控記錄，發(fā)現(xiàn)混凝土的內(nèi)外溫差超過25℃，有可能出現(xiàn)溫度裂縫，除了通過預(yù)埋冷卻水管調(diào)節(jié)溫度外，及時(shí)調(diào)整了混凝土配合比，適當(dāng)減少水泥用量，增加摻合料用量，使混凝土內(nèi)外溫差控制在25℃左右，防止溫度裂縫的出現(xiàn)。

所以工程檔案資料不僅在工程完工后是工程管理的重要依據(jù)，在施工過程中，其靈活運(yùn)用對(duì)提高工程質(zhì)量也起到十分重要的作用。

四、竣工期檔案資料管理工作

竣工期檔案資料管理工作的重點(diǎn)是對(duì)監(jiān)理機(jī)構(gòu)及施工標(biāo)段已經(jīng)形成并完成整編的工程檔案資料，按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)）、《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》（SL223-2008）、《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法的通知》（水辦[2008]336號(hào)）等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一次全面的核查。

組織核查

各標(biāo)段通過單位工程完工驗(yàn)收后，監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織檔案管理專職工程師、現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)監(jiān)理工程師及施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人、資料員、施工員、測(cè)量員、材料員、質(zhì)檢員和試驗(yàn)員對(duì)該標(biāo)段的工程檔案資料（包括竣工圖紙）進(jìn)行全面審核。

2、檔案資料的范圍和內(nèi)容

監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案資料的范圍包括：3個(gè)監(jiān)理標(biāo)段、27個(gè)施工標(biāo)段和5個(gè)設(shè)備采購標(biāo)段，審核的主要內(nèi)容有：工程建設(shè)程序文件，質(zhì)量保證文件，質(zhì)量評(píng)定文件，施工記錄文件，工程變更文件，工程價(jià)款支付和工程索賠文件，設(shè)備采購文件和竣工圖紙等。

3、檔案資料的審核方法

（1）工程建設(shè)程序文件的審核方法

根據(jù)基本建設(shè)程序和監(jiān)理工作程序，逐一審核施工單位的程序文件，如：進(jìn)場(chǎng)通知，合同項(xiàng)目開工申請(qǐng)，分部工程開工申請(qǐng)，人員、施工設(shè)備、試驗(yàn)室進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)，施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃，質(zhì)量保證措施，安全及環(huán)境保護(hù)措施，專項(xiàng)措施計(jì)劃的申報(bào)及批復(fù)，設(shè)計(jì)交樁，設(shè)計(jì)交底，基準(zhǔn)點(diǎn)復(fù)核及施工測(cè)量成果報(bào)驗(yàn)，材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)等。

（2）質(zhì)量保證文件的審核

對(duì)于工程中所使用的原材料/構(gòu)配件和中間產(chǎn)品，施工單位應(yīng)首先報(bào)送材料采購計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后方進(jìn)行采購，材料進(jìn)場(chǎng)時(shí)進(jìn)行外觀質(zhì)量檢查，檢查合格后按檢測(cè)計(jì)劃進(jìn)行取樣試驗(yàn)，試驗(yàn)合格后向監(jiān)理機(jī)構(gòu)報(bào)驗(yàn)，批準(zhǔn)后用于工程指定部位。檔案資料審核時(shí)，除了檢查材料檢驗(yàn)報(bào)告的各項(xiàng)指標(biāo)符合設(shè)計(jì)要求外，還要審核各種材料的取樣個(gè)數(shù)滿足批準(zhǔn)的檢測(cè)計(jì)劃要求。

（3）質(zhì)量評(píng)定文件的審核

根據(jù)批準(zhǔn)的工程項(xiàng)目劃分，審核單位工程、分部工程及單元工程質(zhì)量評(píng)定表的填寫內(nèi)容是否符合《水利水電工程施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定規(guī)程》（SL176-2007）的要求，以及其數(shù)量是否與工程項(xiàng)目劃分一致，評(píng)定表中的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與合同（或設(shè)計(jì)）要求及現(xiàn)行規(guī)范一致，工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。

（4）施工記錄文件的審核

施工記錄文件審核時(shí)應(yīng)與施工日志、現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)記錄、監(jiān)理日志等文件對(duì)照進(jìn)行審核，核查現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)項(xiàng)目和數(shù)量是否與檢測(cè)計(jì)劃相一致，例如：回填土的擊實(shí)試驗(yàn)或相對(duì)密度試驗(yàn)，現(xiàn)場(chǎng)碾壓試驗(yàn)，各種形式樁基的施工參數(shù)現(xiàn)場(chǎng)試驗(yàn)，樁機(jī)的施工記錄，砼澆筑記錄，監(jiān)理旁站記錄等。

（5）工程變更文件的審核

審核的主要內(nèi)容有：工程變更是否符合合同有關(guān)規(guī)定，確定變更的責(zé)任方和變更程序是否符合有關(guān)規(guī)定，以及工程變更是否得到批準(zhǔn)。

（6）竣工圖紙的審核

在單位工程完工驗(yàn)收后，要求施工單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向監(jiān)理機(jī)構(gòu)提交竣工圖，按原圖組織施工或修改部分不超過原圖1/3的施工圖按有關(guān)規(guī)定可以作為竣工圖，施工單位加蓋竣工圖章，監(jiān)理機(jī)構(gòu)審核并簽字確認(rèn)，對(duì)原施工圖修改超過1/3的應(yīng)重新繪制竣工圖，監(jiān)理機(jī)構(gòu)根據(jù)工程變更文件、設(shè)計(jì)通知等文件，逐張進(jìn)行審核，并加蓋監(jiān)理機(jī)構(gòu)審核確認(rèn)章，監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)。

竣工圖紙審核時(shí)，重點(diǎn)一定要放在竣工圖要與工程實(shí)際情況一致，能反映工程的實(shí)際情況。

第5篇：檔案資料管理措施范文

關(guān)鍵詞：工程；檔案資料；管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言

檔案資料是工程單位工作中的重要組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程，檔案資料為單位事業(yè)的發(fā)展提供了依據(jù)。國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，傳統(tǒng)的檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問題和困難，只有及時(shí)的做好檔案管理工作，才能為發(fā)展和諧社會(huì)提供服務(wù)。

一、工程檔案資料管理工作的重要性

工程檔案資料來源于工程建設(shè)全過程。工程項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、要求高、涉及面廣、內(nèi)外協(xié)作等關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因此形成的檔案有多種載體，檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。工程在建設(shè)過程中往往采用先進(jìn)的工藝設(shè)備及周密的組織管理，使得檔案具有較高的利用價(jià)值。它不僅對(duì)建設(shè)過程中的質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗(yàn)收及其他日常管理工作具有重要的作用,而且在工程運(yùn)行管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。有了工程檔案資料，可以了解工程的前期工作、建設(shè)情況，也可以搞好運(yùn)行管理，預(yù)見工程將來可能發(fā)生的問題，幫助控制不良事態(tài)發(fā)展趨勢(shì)。工程檔案是工程建設(shè)全過程活動(dòng)的真實(shí)記錄，是不可再生的信息資源，也是國家財(cái)產(chǎn)管理的依據(jù)和憑證，它對(duì)于保存歷史、指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)和服務(wù)未來具有重要的作用。

二、工程檔案資料管理存在的問題

1、檔案管理制度不能適應(yīng)工程建設(shè)項(xiàng)目管理體制的改革

近年來，工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作發(fā)生了很大變化，國家對(duì)建設(shè)管理體制改革逐漸深入，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度逐步完善，政府轉(zhuǎn)變職能，行政審批進(jìn)行改革，對(duì)不適應(yīng)深化改革新形勢(shì)的部分規(guī)章和規(guī)范性文件進(jìn)行了系統(tǒng)的清理、修訂，使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改，工程檔案還沒有納入新的管理機(jī)制，如何盡快建立完善的項(xiàng)目檔案法規(guī)制度，目前缺乏研究和應(yīng)對(duì)措施。

2、重工程建設(shè)，輕檔案管理

建設(shè)單位的工作人員從領(lǐng)導(dǎo)到同志，對(duì)工程建設(shè)傾注了全部的時(shí)間和精力；而對(duì)工程檔案管理工作，各建設(shè)單位一般不設(shè)專職的檔案工作人員，把檔案管理工作只看作是一種資料的簡(jiǎn)單存放、堆積、保管，只有在工程階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收時(shí)，才進(jìn)行資料建檔、歸檔等整理工作。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害，使相隔時(shí)間較長(zhǎng)的資料零散，無法完整無誤地歸檔，由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。

3、檔案管理水平普遍較差

在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。

4、檔案專業(yè)人才缺乏，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，知識(shí)層次低

在工程建設(shè)中，檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用，用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。

三、加強(qiáng)工程檔案資料管理工作的措施

1、建立科學(xué)的適合工程實(shí)際的檔案資料管理體制

做好檔案工作要把檔案工作納入工程總體格局之中，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專人負(fù)責(zé)，部門分級(jí)配合、協(xié)調(diào)的原則。工程實(shí)行業(yè)主負(fù)責(zé)制、招標(biāo)投標(biāo)制和建設(shè)監(jiān)理制。新的建設(shè)管理體制，致使建設(shè)期間檔案資料管理體制及機(jī)制與過去有所不同。首先，建設(shè)管理局是項(xiàng)目法人，代表出資各方負(fù)責(zé)工程建設(shè)管理。工程的檔案資料必須實(shí)行業(yè)主統(tǒng)一集中管理，無論是施工單位、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位都必須把所有的檔案資料按時(shí)、保質(zhì)、保量地提交給業(yè)主。由工程建設(shè)管理局牽頭，明確建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)檢、施工等各有關(guān)單位和人員的職責(zé)范圍，理順關(guān)系，落實(shí)任務(wù)，以形成檔案工作一級(jí)抓一級(jí)，層層負(fù)責(zé)，各單位密切配合，有機(jī)組成一個(gè)檔案工作大網(wǎng)絡(luò)的格局。另外，監(jiān)理單位又具有審核把關(guān)職責(zé)，檔案資料是否完整、系統(tǒng)并符合要求，監(jiān)理單位有著不可推卸的責(zé)任。監(jiān)理工程師在審核檔案資料過程中，對(duì)于質(zhì)量檢驗(yàn)資料的審核，必須如實(shí)反映情況、不得擅自修改、偽造和事后補(bǔ)作；對(duì)于質(zhì)量評(píng)定資料的審核，必須要求各種試驗(yàn)、驗(yàn)收、質(zhì)量評(píng)價(jià)資料齊全、完整；對(duì)于竣工圖的審核，必須要求如實(shí)記錄并反映各種地上、地下建筑物的詳細(xì)情況，特別要反映出設(shè)計(jì)變更后的真實(shí)情況;所有工程檔案資料均應(yīng)按照工程檔案管理的要求，分類進(jìn)行整編；竣工驗(yàn)收的檔案資料必須保證在4個(gè)月內(nèi)( 尾工驗(yàn)收1個(gè)月) 歸檔完畢。因此，作為業(yè)主必須充分依靠監(jiān)理單位，通過監(jiān)理工程師的現(xiàn)場(chǎng)工作，把好檔案資料質(zhì)量第一關(guān)。

（1）工程建設(shè)初期要根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求，制定本工程的檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、，材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等作出具體規(guī)定，使整個(gè)檔案工作從工程建設(shè)一開始就納入正常管理軌道，真正做到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有法可依。

（2）在工程準(zhǔn)備與建設(shè)階段，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時(shí)了解工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃、規(guī)模、性質(zhì)、進(jìn)度等，并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系，使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項(xiàng)開始就與工程同步進(jìn)行。同步進(jìn)行是指，下達(dá)工程建設(shè)計(jì)劃任務(wù)與提出檔案工作要求要同步；檢查工程進(jìn)度、施工質(zhì)量同檢查檔案文件材料的形成要同步；單元、分部、單位工程驗(yàn)收及工程竣工驗(yàn)收前必須先對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行驗(yàn)收,凡歸檔文件資料的質(zhì)量達(dá)不到規(guī)定要求的，不得進(jìn)行驗(yàn)收，在規(guī)定期限內(nèi)未完成歸檔任務(wù)的建設(shè)項(xiàng)目不能評(píng)定為優(yōu)質(zhì)工程。檔案管理采取責(zé)任到人的措施，全部檔案落實(shí)到每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)員的頭上，每位業(yè)務(wù)員有針對(duì)性地介入各自負(fù)責(zé)的工程，跟蹤指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對(duì)各自負(fù)責(zé)的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位跟蹤服務(wù),耐心講解檔案收集、整理、歸檔的要求，對(duì)施工中檔案存在的問題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（3）在工程建設(shè)后階段，要認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤，加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作,以確保資料齊全、完整和準(zhǔn)確。

2、提高專、兼職檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)

檔案人員不但要學(xué)習(xí)檔案理論，精通檔案業(yè)務(wù)，同時(shí)，還要真正做好新時(shí)期檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要提高思想素質(zhì)，提倡愛崗敬業(yè)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，具備良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)；要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到依法治檔，自覺參加崗位培訓(xùn)；要塑造復(fù)合型人才，既有檔案管理專業(yè)能力，又善于計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理。總之，檔案工作者應(yīng)該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，勇于創(chuàng)造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和工程檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

結(jié)束語

總之，檔案資料管理工作在工程建設(shè)中也占據(jù)著不小的地位。這要求我們抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案，2008（06）.

第6篇：檔案資料管理措施范文

關(guān)鍵詞：檔案 資料 收集 歸檔

一.閘站檔案資料管理

1.1閘站檔案的特點(diǎn)及管理缺陷

閘站檔案資料管理在其日常的管理工作中涉及到包括工程設(shè)備技術(shù)管理和行政管理在內(nèi)的各項(xiàng)工作內(nèi)容。就目前而言，閘站檔案資料管理中的工作內(nèi)容都是由人工去收集、整理并歸檔的，也因此存在著許多缺陷，由于管理方法的落后，執(zhí)行起來不僅費(fèi)工費(fèi)時(shí)，同時(shí)也為日后的查詢工作帶來不便，經(jīng)常性的，由于沒有及時(shí)對(duì)有關(guān)記錄進(jìn)行收集和整理，導(dǎo)致很多原始記錄遺失，給閘站檔案的資料管理工作造成不必要的損失。

1.2加強(qiáng)閘站檔案資料管理的措施

1.2.1加強(qiáng)對(duì)原始資料的控制

只有加強(qiáng)了對(duì)原始資料的控制，才能有效地保證工程檔案的完整性。檔案的原始文件是解決工程質(zhì)量糾紛及經(jīng)濟(jì)糾紛的重要憑證和依據(jù)，因此，加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)檔案原始文件的收集和保存工作是非常重要的。想要做到工程檔案的完整性，就必須加強(qiáng)對(duì)工程前期工作階段有關(guān)文件資料的收集和對(duì)工程的初開工階段有關(guān)文件資料的收集，改變工程檔案原始的管理工作模式，將檔案原始文件的收集和整理工作成為項(xiàng)目開工的前提條件，另外的，也應(yīng)將閘站檔案資料管理工作納入程序管理，并使該工作始終貫穿于項(xiàng)目的全過程。

1.2.2利用經(jīng)濟(jì)制約手段確保工程檔案系統(tǒng)的完整性

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步完善，合同的重要性越來越顯現(xiàn)出來，合同作為參加各方的紐帶對(duì)他們起著約束的作用，同時(shí)也是約束他們的強(qiáng)有力的法律依據(jù)。合同制管理的重要性在新的建設(shè)管理體制中也表現(xiàn)得很明顯，相關(guān)的法律法規(guī)別規(guī)定：勘察設(shè)計(jì)合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、質(zhì)量要求、費(fèi)用以及其他協(xié)作條件等條款。在合同中應(yīng)該明確規(guī)定要預(yù)留出一些資金，當(dāng)施工單位或部門移交的檔案缺乏完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性時(shí)，或沒有嚴(yán)格按照流程的規(guī)定讓檔案部門在驗(yàn)收表上簽證，并由財(cái)務(wù)部門實(shí)施決算的話，那么就將這預(yù)留出來的資金用于對(duì)文檔材料的收集和歸檔，以此來制約承建單位，使其重視對(duì)檔案的收集和歸檔，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

1.2.3加強(qiáng)隱蔽工程、關(guān)鍵部位質(zhì)保資料的質(zhì)量控制

水利工程質(zhì)保資料是工程質(zhì)量和監(jiān)督過程的實(shí)際記錄，為工程使用過程出現(xiàn)的質(zhì)量問題，提供技術(shù)查考數(shù)據(jù)和補(bǔ)救措施。因此，特別要重視對(duì)工程質(zhì)量和隱蔽工程產(chǎn)生的質(zhì)量保證資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性審核，重視對(duì)容易被素質(zhì)不高的施工單位偷工減料和鉆空子的地方。加強(qiáng)隱蔽工程、關(guān)鍵部位的平時(shí)督查，嚴(yán)格隱蔽工程驗(yàn)收記錄的簽章，防止工程腐敗行為，保證工程質(zhì)量，保證建設(shè)者的利益。

1.2.4重視水利工程建設(shè)核心階段的資料收集和歸檔

水利工程建設(shè)核心階段包括工程的設(shè)計(jì)階段、施工階段和竣工階段，這些階段所收集、歸檔出的檔案作為水利工程的核心檔案，由于設(shè)計(jì)階段、施工階段和竣工階段的復(fù)雜、多樣性，其檔案資料也具有多樣化、周期長(zhǎng)和科技含量高等特性。應(yīng)及時(shí)掌握工程的施工進(jìn)度，抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)不失時(shí)機(jī)，采取主動(dòng)出擊的方式，收集并歸檔相關(guān)的文件材料，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的監(jiān)督，以確保檔案的質(zhì)量。在水利工程竣工驗(yàn)收之前，工程的承建單位的有關(guān)人員應(yīng)連同參建單位的負(fù)責(zé)人，與工程技術(shù)人員和有關(guān)的檔案人員一起，根據(jù)竣工檢查程序圖和檢查要求，徹底檢查竣工圖的編制質(zhì)量和資料收集、整理情況，及時(shí)修改不準(zhǔn)確的地方和補(bǔ)充不完善的地方。在對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，通過對(duì)圖文、實(shí)物與檢驗(yàn)圖紙、文件進(jìn)行對(duì)比，檢查其準(zhǔn)確性，通過利用資金流向分析法和檢查會(huì)計(jì)總賬，并對(duì)固定資產(chǎn)卡片等進(jìn)行分析，檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案是否具有完整性和系統(tǒng)性；通過以上兩種方式加強(qiáng)在工程驗(yàn)收期間的工程檔案的審計(jì)驗(yàn)收，保證成檔文件的真實(shí)有效性和完整性。

二.閘站檔案的開發(fā)利用

2.1開發(fā)利用的制度

對(duì)于閘站檔案的開發(fā)與利用，應(yīng)圍繞以下幾條開發(fā)利用制度來進(jìn)行：第一，相關(guān)的檔案人員要主動(dòng)了解各部門對(duì)利用檔案的要求，做好提供利用的工作；第二，按照達(dá)標(biāo)規(guī)定及利用工作的需要，編制包括人名卡片、索引卡片和著錄卡片在內(nèi)的專題卡片，需要注意的是著錄工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行；第三，根據(jù)已收藏的相類似的工程檔案，開發(fā)資料發(fā)源，開展編輯工作和研究工作；第四，結(jié)合實(shí)現(xiàn)工作和應(yīng)急工作任務(wù)，準(zhǔn)確提供檔案利用和服務(wù)。

2.2閘站檔案利用需要注意的問題

在利用閘站檔案時(shí)需遵守以下條規(guī)：

①檔案室資料主要供本處及相關(guān)部門利用，利用密級(jí)檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

②利用本室檔案、資料必須填寫《查閱檔案登記表》；

③檔案原件一般不借出檔案室，因特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，特殊重要的檔案借出檔案室時(shí)，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)文字批準(zhǔn)，借出時(shí)間不得超過一星期；

④愛護(hù)檔案資料，不準(zhǔn)在檔案上打點(diǎn)、劃線、折角、做記號(hào)、更不準(zhǔn)涂改和撕、拆檔案；借出的檔案、資料要防止丟失、損壞，收回時(shí)要嚴(yán)格檢查；

⑤利用者有義務(wù)將利用檔案資料產(chǎn)生的效果反饋到檔案室，檔案室應(yīng)詳細(xì)填寫利用效果登記；

⑥利用者必須遵守《中華人民共和國檔案法》，未經(jīng)分管或主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自公布檔案；

⑦檔案室應(yīng)編制各類檢索工具，有效提高檔案的檢索效率；

⑧檔案室應(yīng)積極編研各類專業(yè)匯編材料，提高可靠數(shù)據(jù)和有價(jià)值的資料，做好檔案的開發(fā)利用工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]董敏.膠東供水工程檔案的收集與管理[J].山東檔案.2009

第7篇：檔案資料管理措施范文

關(guān)鍵詞:園林工程檔案資料問題 對(duì)策

中圖分類號(hào)：TU986文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，城市園林綠化建設(shè)的規(guī)模和速度、質(zhì)量和水平都有了顯著提升，城市人居環(huán)境質(zhì)量明顯改善。近年來，各地建成很多園林精品工程，綠化施工的水平也越來越高。但是在具體項(xiàng)目中，園林綠化工程檔案資料的管理水平卻還有較大差距，很多項(xiàng)目的檔案資料無法全面反映園林綠化工程項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)和建設(shè)審批情況、施工和養(yǎng)護(hù)過程的情況，也不能為建設(shè)單位提供完整的變更、竣工資料，難以為后期使用、維護(hù)提供詳盡的依據(jù)。要全面提高城市園林綠化工作水平，就必須解決園林綠化工程檔案資料管理這個(gè)突出問題。

一、城市園林綠化工程檔案管理存在的問題

一是思想上不重視，認(rèn)識(shí)上存在偏差。園林綠化工程的主體是園林植物，而植物是生長(zhǎng)的、變化的，于是很多人就認(rèn)為這樣的工程項(xiàng)目不用也沒法存檔案、編資料，覺得鮮活的植物比僵硬的資料更有現(xiàn)實(shí)意義。不少建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理方面知之甚少，不清楚建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有哪些要求，更不清楚項(xiàng)目檔案工作的具體做法。項(xiàng)目建設(shè)單位一般不會(huì)制定相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，或者存在不完善、可操作性不強(qiáng)的問題；對(duì)各參建單位的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核力度不夠，管理處在松散狀態(tài)；相當(dāng)多的項(xiàng)目在實(shí)施過程中，檔案管理明顯滯后，未將項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)要求列入控制管理內(nèi)容。

二是工作不細(xì)致，資料收集不齊全。園林綠化工程檔案資料要全，要符合工程檔案資料完整性的要求。就單項(xiàng)工程形成的工程檔案而言，應(yīng)包含該單項(xiàng)工程全歷程中形成的所有具備生存價(jià)值、切合實(shí)際性的文件資料。園林綠化工程檔案具有不可分離性，體現(xiàn)在連結(jié)工程檔案之間的資料要有機(jī)接洽，不能隨意肢解與組合園林綠化工程資料，造成資料不能相互印證的問題。許多項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件和監(jiān)理文件的收集不完整、不系統(tǒng)，多數(shù)單位沒有收集項(xiàng)目施工前的原場(chǎng)地舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、施工工藝等聲像資料；竣工資料往往缺項(xiàng)更多。更重要的，植物的檔案資料更少，特別是反映植物原生存狀態(tài)的資料幾乎沒人收集，這成為所有園林工程檔案資料中最大的缺項(xiàng)。

三是工作不嚴(yán)謹(jǐn)，園林綠化工程檔案資料存在安全隱患。工程檔案的精確，要求工程檔案必需是真正的實(shí)際情況記載，使其檔案為今后研究和實(shí)際使用提供可靠的依據(jù)和憑據(jù)。檔案資料應(yīng)按系統(tǒng)科學(xué)歸檔，并且要做到從個(gè)別到整體都能構(gòu)成相互依存、相互證明的嚴(yán)謹(jǐn)關(guān)系?，F(xiàn)實(shí)的情況是，各自為政的多，按規(guī)范做得少；得過且過得多，認(rèn)真整理的少。很多項(xiàng)目是有什么算什么，資料不全可以去搜集、補(bǔ)充，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。由于建設(shè)單位重視不夠，自有知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)不力，制度不健全，造成園林綠化工程檔案的安全保存得不到可靠保障。最常見的問題就是，工程檔案文件書寫用材不規(guī)范，造成園林綠化工程檔案資料保存時(shí)間不長(zhǎng)的問題。還有些單位檔案保護(hù)意識(shí)弱、保護(hù)方法少、保護(hù)手段滯后，導(dǎo)致檔案較早被損壞，難以恢復(fù)原貌。

四是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不夠，工程檔案資料不規(guī)范。按照規(guī)定，工程文件應(yīng)筆跡、圖樣清晰，圖表整潔，具名、蓋章手續(xù)完整，但在實(shí)際工作中難以落實(shí)。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，有些材料沒有審核批準(zhǔn)簽名、不是原始記錄；歸檔的文件應(yīng)為原件，而許多檔案資料中往往是復(fù)印件；有些檔案立卷時(shí)著錄項(xiàng)填寫不規(guī)范；工程文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容及深度不能滿足工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的規(guī)定、規(guī)范要求；圖紙應(yīng)是藍(lán)圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能使用計(jì)算機(jī)出圖的拷貝件等，參建單位不注意、無要求，造成竣工圖紙資料白圖較多；立卷千變?nèi)f化，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，園林工程資料歸檔使用的表格各自為政、大小不一，檔案資料雜亂無章。

二、加強(qiáng)城市園林綠化工程檔案資料管理的對(duì)策措施

一要千方百計(jì)把檔案資料收上來。要明確目標(biāo)，按照國家有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確工程項(xiàng)目的歸檔范圍、資料類型、保管期限等，使這項(xiàng)工作的目標(biāo)和要求更加明確。檔案資料的載體也日漸多樣化，除紙質(zhì)外還包含照片、錄音、錄像、實(shí)物等，只有明確具體的要求，才能從源頭上保證檔案收藏資源。要及早介入，在工程建設(shè)初期收集工作就要跟上，這時(shí)候文件材料形成的部門很多,主要是文書材料和指令性的文件。一旦出現(xiàn)疏漏,就會(huì)給最后檔案的歸檔帶來很多負(fù)面的影響。工程項(xiàng)目開工前,就應(yīng)該設(shè)立工程負(fù)責(zé)人分管檔案工作,并協(xié)調(diào)好專、兼職檔案人員與相關(guān)部門的工作關(guān)系,及時(shí)解決收集工作中出現(xiàn)的新情況、新問題。要建立網(wǎng)絡(luò)，組織相關(guān)部門的專、兼職檔案人員和工程技術(shù)人員建立一個(gè)多層次的文件材料收集網(wǎng)絡(luò)。工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集自己工作范圍內(nèi)形成的文件材料及電子檔案;工程檔案人員積累工程往來的重要文件原件、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件材料及電子檔案。

二是科學(xué)認(rèn)真地把檔案資料管起來。要健全制度，如建立檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案保密制度、檔案人員工作職責(zé)、保管利用制度、檔案鑒定、銷毀制度、保管期限、歸檔范圍等規(guī)定。要按制度管理，制定專職檔案人員的工作職責(zé)以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)規(guī)范、高效管理。要按制度考核，把有關(guān)制度和規(guī)定納入崗位職責(zé)和考核體系，提高全員檔案意識(shí)，使大家積極主動(dòng)地配合檔案部門工作，強(qiáng)化動(dòng)態(tài)管理，一旦遺失及時(shí)查找補(bǔ)損，確保材料完整。

三是努力讓城市園林工程檔案資料活起來。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，要通過檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)社會(huì)化利用，提高檔案的利用率。要強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。比如能夠匯總出一個(gè)城市當(dāng)年某種喬木的種植數(shù)量、成活率，這對(duì)于園林行業(yè)來說就是很重要的信息。要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在推進(jìn)信息化管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低的情況對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，這樣就可以加快檔案管理信息化的進(jìn)程和提高利用的效率。

第8篇：檔案資料管理措施范文

【關(guān)鍵詞】工程竣工；資料管理；問題；措施

近年來，我國建筑事業(yè)在不斷地發(fā)展，相應(yīng)的工程施工企業(yè)的管理體制也在不斷地完善中，對(duì)工程竣工資料管理工作的要求也是越來越嚴(yán)格。工程竣工資料包含的內(nèi)容非常多，例如：工程最后驗(yàn)收的資料、整個(gè)工程施工的管理文件、竣工圖以及工程財(cái)務(wù)結(jié)算的資料等等，工程竣工資料管理在整個(gè)工程項(xiàng)目管理中是不可忽視的一項(xiàng)管理工作，因?yàn)楣こ炭⒐べY料為今后工程項(xiàng)目，能夠安全的投入到使用中提供了重要的保障，所以工程竣工資料管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工程竣工資料的管理，保證每次記錄的工程竣工資料能夠準(zhǔn)確、真實(shí)，而且能夠系統(tǒng)直觀的反映工程竣工的全過程，從而達(dá)到預(yù)期的效果。

一、工程竣工資料管理工作存在的突出問題

（一） 建筑企業(yè)檔案整理意識(shí)薄弱

建筑行業(yè)屬于一項(xiàng)施工復(fù)雜，并且難度很大的工程，所以工程合同的制定非常重要，不僅僅是關(guān)乎整個(gè)建筑企業(yè)的利益，還關(guān)乎著施工人員的合法權(quán)益[1]?？墒窃诮ㄖこ讨校泻芏喙こ淘诳⒐ず?，各部門的施工檔案沒有及時(shí)的到工程竣工資料管理部門辦理歸檔手續(xù)，進(jìn)而使檔案資料還保存在原來的各個(gè)部門中。檔案資料沒有統(tǒng)一的到工程竣工資料管理部門進(jìn)行歸檔，不僅不利于管理部門的檢查工作，而且還會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案資料不重視的現(xiàn)象發(fā)生，造成檔案資料的缺失[2]。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷變革，建筑企業(yè)的體制也會(huì)隨之變革，這樣企業(yè)就會(huì)對(duì)管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而就會(huì)出現(xiàn)大規(guī)模的人事調(diào)動(dòng)，因此，各部門的工作人員如果沒有及時(shí)的對(duì)資料進(jìn)行歸檔，就會(huì)造成檔案資料的丟失，對(duì)建筑企業(yè)的影響也是非常嚴(yán)重的，雖然管理部門會(huì)采取一些措施加以解決，但是也解決不了實(shí)際性問題，還是會(huì)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二） 建筑企業(yè)過于重視實(shí)際建設(shè)，忽視了對(duì)檔案的管理

在整個(gè)工程項(xiàng)目管理中，工程竣工資料的管理工作非常重要，如果竣工資料不進(jìn)入歸檔整理，必定會(huì)影響整個(gè)工程的管理，同時(shí)也不能更好的發(fā)揮其作用。為了使工程竣工資料管理工作順利開展，相應(yīng)的也要制定一些管理制度，來加強(qiáng)管理工作的力度，以此來保證工程竣工檔案資料的完整性[3]。近年來，由于建筑行業(yè)的發(fā)展越來越快，不僅得到了國家的高度重視，還得到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，所以就導(dǎo)致企業(yè)的管理部門對(duì)工作程序進(jìn)行簡(jiǎn)單化，在具體的工作環(huán)節(jié)中不按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行辦理，檢查工作更是簡(jiǎn)單化，相應(yīng)的就是走一個(gè)形式而已。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，對(duì)建筑工程后期的正式投入使用會(huì)帶來嚴(yán)重的影響。

（三）工程竣工資料管理人員專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)今社會(huì)是信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，因此，信息技術(shù)活躍于各個(gè)領(lǐng)域，尤其在建筑領(lǐng)域影響力非常大，進(jìn)而使建筑企業(yè)的管理工作發(fā)生了巨大的變化，不僅體現(xiàn)在管理方式上，還體現(xiàn)在管理工作人員的自身上。在建筑工程管理中出現(xiàn)的問題，除了是因?yàn)楣芾矸绞降耐磺?，還有一小部門是因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)不高[4]。在對(duì)工程竣工資料進(jìn)行整理時(shí)，沒有按照要求，就盲目的工作，所以經(jīng)常會(huì)有整理缺失、記錄不完整、準(zhǔn)確性不高的現(xiàn)象發(fā)生。

二、加強(qiáng)工程竣工資料管理的有效措施

（一） 做好建筑工程前期的準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)對(duì)竣工資料的收集與管理

由于建筑工程的施工難度大并且相對(duì)復(fù)雜，所以在正式施工前要進(jìn)行詳細(xì)的策劃，將企業(yè)各部門的工作落實(shí)好，將建筑工程施工前期的資料都整理好，最后統(tǒng)一交由管理部門進(jìn)行歸檔整理，以便在今后的翻看查閱。工程竣工資料在施工前期就進(jìn)行整理，可以保障工程管理部門有足夠的時(shí)間去預(yù)算竣工日期，以及日后的財(cái)務(wù)核算[5]?，F(xiàn)在工程的施工規(guī)模越來越大了，存在的這一問題，經(jīng)常會(huì)使檔案記錄的資料與實(shí)際工作不符，為了有效地進(jìn)行解決，建筑工程的每個(gè)部門都要正確行使自己的職權(quán)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

（二）保證工程竣工資料的健全性

由于建筑工程的施工量非常大，所以對(duì)施工人員的數(shù)量也有很大的要求，隨著建筑企業(yè)的要求限制漸漸放寬，施工單位的工作人員可以來自全國各地。長(zhǎng)此以往，在建筑工程施工中，各地區(qū)的施工人員已經(jīng)形成了自己獨(dú)特的施工方式，并且在管理工作上也按照自己的習(xí)慣進(jìn)行管理[6]。工程竣工資料能夠完整、準(zhǔn)確的記錄，可以為工程后期的財(cái)務(wù)結(jié)算與工程驗(yàn)收提供重要的依據(jù)。為了使工程竣工資料能夠及時(shí)、完整的歸檔，還有保證資料的準(zhǔn)確，工程竣工資料的管理部門應(yīng)該派一些專業(yè)人員，對(duì)建筑項(xiàng)目進(jìn)行前期的分析準(zhǔn)備工作，在了解施工單位的具體施工情況后，才能派施工人員正式進(jìn)入施工場(chǎng)地。管理部門在施工前期也要制定好相關(guān)的管理內(nèi)容，明確落實(shí)好各個(gè)部門的工作，并且要求各部門在工程竣工后，進(jìn)行對(duì)資料的收集與整理，并統(tǒng)一交由檔案管理部門進(jìn)行歸檔整理，方便日后對(duì)資料的查閱。

（三）加大對(duì)工程竣工資料收集的管理力度

在建筑工程施工前，相關(guān)的管理部門就要做好前期的準(zhǔn)備工作，其中最主要的工作就是對(duì)工程竣工資料的收集與管理，雖然工程竣工資料的管理屬于工程后期才應(yīng)該考慮的工作，但是它涉及的范圍廣、內(nèi)容多，所以如果不在前期做好宣傳工作，都放在工程竣工后再對(duì)資料進(jìn)行整理，就會(huì)出現(xiàn)對(duì)資料整理不集中、易丟失以及不準(zhǔn)確的現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)此，建筑企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)資料收集人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，向工作人員傳輸正確的檔案資料收集知識(shí)，并且要不斷地提高工作人員的對(duì)檔案資料收集的管理意識(shí)，使工作人員在進(jìn)行資料收集管理時(shí)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理。只有加大對(duì)工程竣工資料的收集管理力度，才能保證管理工作的效率有所提高，進(jìn)而工程竣工資料的質(zhì)量也會(huì)越來越好。

結(jié)束語

總而言之，隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，我國建筑行業(yè)也在不斷的興起，并且建筑工程的施工單位越來越多，進(jìn)而在工程施工中出現(xiàn)的問題也越來越多。其中工程竣工資料的管理存在的問題非常多，特別是對(duì)檔案資料的收集，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案資料收集不完整、記錄不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，這對(duì)工程的管理工作帶來了很大的影響，不僅會(huì)影響管理工作的效率，還會(huì)影響管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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第9篇：檔案資料管理措施范文

[關(guān)鍵詞]建筑工程 資料管理 體會(huì)

中圖分類號(hào)：F27017 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）15-0049-01

近年來，我國建筑行業(yè)發(fā)展的十分迅速，在全國建筑市場(chǎng)的檢查過程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)各地建筑工程資料管理的比較混亂，尤其是在資料的詳實(shí)方面及各種表格的格式設(shè)計(jì)、內(nèi)容涵蓋、規(guī)格尺寸等方面，都或多或少存在一些問題。這必然在一定程度上影響到城市建設(shè)檔案的質(zhì)量，給城市未來的改造建設(shè)，尤其會(huì)給工程質(zhì)量及安全事故的處理和對(duì)已建成的建筑物在改造擴(kuò)建的工程檔案資料的檢索、查詢工作帶來更多的不便。所以，做好建筑工程資料管理是一項(xiàng)十分重要的工作。

建筑工程資料管理指建筑工程作為一個(gè)工程實(shí)體，在建設(shè)過程中涉及規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各項(xiàng)技術(shù)工作，這些在不同階段形成的工程資料或文件，經(jīng)過規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等不同單位相關(guān)人員積累、收集、整理，形成具有歸檔保存價(jià)值的工程檔案的過程。

1.建筑工程資料的特征

1.1 復(fù)雜性

由于建筑工程建設(shè)的周期長(zhǎng)，建設(shè)過程中階段性和季節(jié)性較強(qiáng)，并且建筑材料種類繁多，生產(chǎn)工藝又比較復(fù)雜，所以，影響建筑工程的因素多樣，這就必然導(dǎo)致建筑工程文件和檔案資料具有一定的復(fù)雜性。

1.2 真實(shí)性

建設(shè)工程文件和檔案資料只有全面真實(shí)的但應(yīng)項(xiàng)目的各類信息，包括發(fā)生的事故和存在的隱患，才具有使用價(jià)值。否則一旦引用會(huì)起到誤導(dǎo)作用，造成難以想象的后果，所以，建設(shè)工程文件和檔案資料必須真實(shí)全面反應(yīng)工程的實(shí)際情況。

1.3 時(shí)效性

有時(shí)工程文件和檔案已經(jīng)生成，就必須及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門，否則如果有關(guān)單位或部門不予認(rèn)可，將會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。因此，建筑工程資料具有很強(qiáng)的時(shí)效性。除此之外，隨著施工工藝水平，新材料以及管理水平不斷提高，文件和檔案資料的價(jià)值也會(huì)隨著時(shí)間的推移而衰減，但文件和檔案資料仍可以被借鑒積累經(jīng)驗(yàn)。

2.建筑工程資料管理的必要性

建筑工程資料管理是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)重要工作，是保證工程質(zhì)量與安全的重要環(huán)節(jié)，是建筑工程施工管理程序化、規(guī)范化和制度化的具體體現(xiàn)。因此做好建筑工程資料管理工作具有重要意義。做好建筑工程資料管理工作，是認(rèn)真貫徹《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001，確實(shí)加強(qiáng)建設(shè)資料的規(guī)范化管理，提高工程管理水平，確保工程質(zhì)量的具體體現(xiàn)。建筑工程資料是城建檔案的重要組成部分，是工程竣工驗(yàn)收，評(píng)定工程質(zhì)量?jī)?yōu)劣，結(jié)構(gòu)及安全可靠程度，認(rèn)定工程質(zhì)量等級(jí)的必須條件。所以，必須加強(qiáng)管理，使其能夠全面客觀的反映工程的實(shí)際情況。

除此之外，建筑工程資料是對(duì)工程質(zhì)量及安全事故的處理，以及對(duì)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、使用、改建、擴(kuò)建、工程結(jié)算、決算、審計(jì)的重要依據(jù)。施工過程中過程資料的保存管理應(yīng)按有關(guān)程序和約定執(zhí)行，工程竣工后，參建的各方應(yīng)對(duì)工程資料歸檔保存，為未來的建設(shè)提供參考，積累經(jīng)驗(yàn)，是指導(dǎo)未來工程的重要信息。加強(qiáng)工程資料管理，可以督促每個(gè)單位和個(gè)人按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和規(guī)程進(jìn)行工作。

3.加強(qiáng)建筑工程資料管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程資料管理工作的重視

建設(shè)工程中長(zhǎng)存在著到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理的現(xiàn)象，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對(duì)建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。如果不認(rèn)真督導(dǎo)檢查，到最后會(huì)導(dǎo)致建筑工程資料十分混亂，甚至?xí)写罅康馁Y料丟失。所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門和檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

3.2 加強(qiáng)對(duì)建筑工程資料管理制度的健全

為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理了，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自開始與檔案跟蹤管理同步。

3.3 加強(qiáng)對(duì)建筑工程資料管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。由于工程施工中人員變動(dòng)大，一個(gè)新項(xiàng)目可能又是一批新人。從實(shí)踐來看，絕大部分人對(duì)檔案工作不太了解，有的工程技術(shù)人員甚至連施工工藝流程都不明白，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。因此工程開工前，應(yīng)對(duì)檔案管理人員及有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。使他們掌握內(nèi)業(yè)資料整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，避免資料整理返工和重復(fù)勞動(dòng)。

3.4 加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件，施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人編制資料和試驗(yàn)計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目部資料相關(guān)人員進(jìn)行交底。工程資料實(shí)施計(jì)劃對(duì)各單位工程的分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批次施工段進(jìn)行劃分；工程施工檢測(cè)試驗(yàn)計(jì)劃對(duì)工程中涉及的試驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行計(jì)劃統(tǒng)計(jì)，劃分試驗(yàn)批次，這樣對(duì)整個(gè)工程資料和試驗(yàn)進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，讓工作有條有理的進(jìn)行，可以避免建筑工程資料的落項(xiàng)。

3.5 加強(qiáng)竣工資料整理、檢查和督導(dǎo)工作

工程竣工驗(yàn)收完成后，施工單位與建設(shè)單位聯(lián)系做好竣工資料移交工作，根據(jù)合同及城建檔案館歸檔要求對(duì)資料進(jìn)行整理、組卷、裝訂，限定期限要求資料員向本公司及建設(shè)單位移交竣工資料，資料移交時(shí)做好移交記錄表，寫明工程名稱、資料名稱、份數(shù)、日期，移交方、接收方簽字確認(rèn)，雙方各留存，作為資料移交的依據(jù)。

建筑工程資料管理是一項(xiàng)漫長(zhǎng)而繁瑣的工作，貫穿工程的開工至竣工的各個(gè)階段，資料管理員必須認(rèn)真、仔細(xì)的完成本職工作，不能有絲毫的馬虎大意，否則，將影響到工程竣工驗(yàn)收是否能順利進(jìn)行。資料管理員要工作實(shí)踐中認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)及體會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)各項(xiàng)技術(shù)及規(guī)范，不斷增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力，擴(kuò)展自己的知識(shí)面。

參考文獻(xiàn)