檔案整理案例精選(九篇)

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第1篇：檔案整理案例范文

對(duì)此，西方檔案界已經(jīng)取得了比較一致的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐成果，他們以“文件生命周期理論”為理論基礎(chǔ)，以文檔一體化為實(shí)踐基礎(chǔ)，在電子政務(wù)平臺(tái)上，創(chuàng)造了元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，從而結(jié)束了西方傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)時(shí)代。而中國(guó)檔案界，一方面是迅速地引進(jìn)了西方的元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，另一方面則又提出了自己的多種多樣的檔案整理技術(shù)，如“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”、“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”等等。雖然中國(guó)一下出現(xiàn)了如此之多的檔案整理技術(shù)，顯得有些混亂，但這些檔案整理技術(shù)具有一個(gè)共同的特征，那就是它們并不使用“元數(shù)據(jù)”來(lái)整理檔案。這不是一般的技術(shù)上的不同，而是顯露出了中、西方迥然不同的檔案整理技術(shù)走向。我們始終認(rèn)為，中國(guó)現(xiàn)有檔案整理技術(shù)的出現(xiàn)，必然有它形成的道理。所以，我們借此篇文章，通過(guò)對(duì)不同檔案整理技術(shù)的比較，來(lái)揭示檔案整理技術(shù)的本質(zhì)及其我國(guó)檔案整理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”已被檔案界普遍接受，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”則還是一個(gè)剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數(shù)據(jù)”不是檔案整理的唯一技術(shù)，那么在“元數(shù)據(jù)”之外，就應(yīng)該有“非元數(shù)據(jù)”檔案整理技術(shù)的存在。大家必須理解，我們提出“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”，并不是要去反對(duì)和否定元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而只是要用“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的概念開(kāi)道，來(lái)梳理在中國(guó)已經(jīng)出現(xiàn)的檔案整理技術(shù)，并證明它們同樣是現(xiàn)代的，而且是更適應(yīng)中國(guó)檔案實(shí)踐的檔案整理技術(shù)體系。

一、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術(shù)。而西方產(chǎn)生這種技術(shù)的實(shí)踐基礎(chǔ)是，他們利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其技術(shù)實(shí)現(xiàn)了“電子政務(wù)”，并且使“電子政務(wù)平臺(tái)”成為他們?nèi)粘Ｐ姓芾淼膶?shí)踐基礎(chǔ)和管理工具。

在這種特殊的條件下，電子政務(wù)系統(tǒng)本身不僅能產(chǎn)生著電子文件、而且也能提供電子文件的實(shí)體信息(數(shù)據(jù))，并且能根據(jù)電子文件生成的具體環(huán)節(jié)，提供隱含在具體環(huán)節(jié)背后的、電子文件與社會(huì)實(shí)踐及其過(guò)程之間的對(duì)應(yīng)信息——元數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù))，即檔案實(shí)踐通常所稱的“檔案歷史聯(lián)系信息”。于是，嵌在電子政務(wù)平臺(tái)中的檔案整理系統(tǒng)就可以在電子政務(wù)的支持下，利用所采集的“元數(shù)據(jù)”完成“檔案歷史聯(lián)系”的整理，它不但獲得了“電子文件實(shí)體集合”，而且具有了足以使這一文件實(shí)體集合轉(zhuǎn)化為檔案的“檔案歷史聯(lián)系的記錄”。而“電子文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”這兩種物質(zhì)實(shí)體的獲得，就構(gòu)成了它所要得到的電子檔案實(shí)體。因此“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一個(gè)具有科學(xué)性、高自動(dòng)化程度的檔案整理技術(shù)體系。

由于現(xiàn)在西方和我國(guó)還只是將“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”嵌入到了電子政務(wù)系統(tǒng)，所以有人可能誤認(rèn)為，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)只適用于電子政務(wù)。其實(shí)不然，它不但能適應(yīng)電子政務(wù)的檔案整理，而且也能適應(yīng)諸如電子銀行、電子商務(wù)、電算化會(huì)計(jì)等等電子管理平臺(tái)的應(yīng)用。事實(shí)上，只要人們能為某一社會(huì)實(shí)踐的管理建立電子管理的平臺(tái)，那么元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)就能嵌入這個(gè)電子管理系統(tǒng)，成為適應(yīng)它的檔案整理技術(shù)。所以“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”本身是一種具有很寬實(shí)踐范疇的實(shí)用檔案整理技術(shù)。

“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的特征是，它徹底變革了傳統(tǒng)檔案實(shí)體整理的技術(shù)，成為“文件實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”分離的技術(shù)。這種文件實(shí)體與檔案歷史聯(lián)系整理的技術(shù)分離，使元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)中的“檔案歷史聯(lián)系整理”，不再受電子文件實(shí)體的干擾，而使檔案整理真正地進(jìn)入了多元的時(shí)代，使檔案整理原則從一維的“來(lái)源原則”，發(fā)展為具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”?！霸獢?shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”所具有的“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理技術(shù)的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”是其檔案整理技術(shù)的四大特征。

二、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

在檔案整理技術(shù)中“非元數(shù)據(jù)”與“元數(shù)據(jù)”是相對(duì)存在的兩種檔案整理技術(shù)。從概念上說(shuō)，除了“元數(shù)據(jù)”的檔案整理技術(shù)之外，都屬于“非元數(shù)據(jù)”檔案整理的技術(shù)范疇。但本篇文章不再研究傳統(tǒng)的檔案實(shí)體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”、“雙套制的檔案整理技術(shù)”和“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”。

不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術(shù)”，還是“不同載體的混合檔案整理技術(shù)”，它們的檔案實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理都是相互分離的?！半p套制的檔案整理技術(shù)”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質(zhì)檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質(zhì)檔案。由此我們可以看出，中國(guó)檔案界提出的這些非元數(shù)據(jù)的檔案整理技術(shù)，具有一個(gè)共同特點(diǎn)，即它們都是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的檔案整理技術(shù)。由于這些“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”是“檔案實(shí)體整理”與“檔案歷史聯(lián)系整理”相互分離的技術(shù)，所以它們就同樣都能實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來(lái)源原則”，過(guò)渡到具有“實(shí)踐主體”、“實(shí)踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”兩種物質(zhì)實(shí)體共同構(gòu)成檔案。

于是我們發(fā)現(xiàn)，中國(guó)提出的非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)雖然還存在著許多的缺點(diǎn)，但在“質(zhì)”上，這些非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)都具有“文件實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的分離”、“檔案歷史聯(lián)系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成”的四大檔案整理技術(shù)的特征。

三、兩種典型檔案整理技術(shù)的比較

我們的研究發(fā)現(xiàn)，雖然非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的技術(shù)環(huán)境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術(shù)具有相同的內(nèi)在結(jié)構(gòu)，完全可以用同一的《檔案整理結(jié)構(gòu)的模型》來(lái)認(rèn)識(shí)和解釋它們的機(jī)理和過(guò)程?；蛘哒f(shuō)，是因?yàn)樗鼈兙哂邢嗤臋n案整理結(jié)構(gòu)，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)這兩種看似非常不同的檔案整理技術(shù)，其實(shí)是同一檔案整理結(jié)構(gòu)的兩種不同技術(shù)表現(xiàn)形式。

為什么會(huì)產(chǎn)生這兩種不同的檔案整理技術(shù)形式，或者說(shuō)，西方為什么采用元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而中國(guó)為什么要采用非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，而這是相同的檔案整理原理為適應(yīng)不同國(guó)家檔案實(shí)踐條件而產(chǎn)生必然結(jié)果。在中國(guó)，其實(shí)始終存在著兩種不同的檔案實(shí)踐和理論體系。一種是，從民國(guó)時(shí)期開(kāi)始的“文檔連鎖法”，后來(lái)的“文檔一體化”和現(xiàn)階段提出的“文件中心”，與之相應(yīng)的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實(shí)踐分離的檔案實(shí)踐，在解放后，中國(guó)接受了前蘇聯(lián)的檔案實(shí)踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實(shí)踐體制，同時(shí)也就形成了有別于西方的檔案學(xué)理論。

原理、價(jià)值和理念要過(guò)渡到實(shí)踐，就需要技術(shù)的中介，由于技術(shù)離實(shí)踐更近，所以它更要受到實(shí)踐的約束，先進(jìn)的技術(shù)并非在哪里都適用，對(duì)誰(shuí)都是具有實(shí)用的價(jià)值。中國(guó)人民大學(xué)王健教授在國(guó)家社科基金項(xiàng)目“OA環(huán)境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術(shù)報(bào)告中就客觀和直率地提出，在中國(guó)“無(wú)論是檔案行政管理機(jī)構(gòu)，還是檔案館，都無(wú)權(quán)指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)的文件工作，……因而無(wú)法具備全面的一體化功能?！雹賹?duì)于在中國(guó)建立文件中心的問(wèn)題上她也指出“全盤否定檔案室的態(tài)度是不科學(xué)的，完全撤銷檔案室的做法是不現(xiàn)實(shí)的，在保留檔案室的基礎(chǔ)上再重建一套文件中心是不必要的，簡(jiǎn)單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問(wèn)題。”②這些認(rèn)識(shí)對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案整理技術(shù)的發(fā)展同樣有效。

我們應(yīng)特別注意，計(jì)算機(jī)化與現(xiàn)代化是兩個(gè)不同的概念，比如，一種檔案整理技術(shù)雖然沒(méi)有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化，但如果它能實(shí)現(xiàn)多維的檔案歷史聯(lián)系聯(lián)系整理；而另一個(gè)雖然實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化，但它形成的檔案歷史聯(lián)系卻是一維的，那么我們究竟應(yīng)該將哪種技術(shù)判斷為現(xiàn)代檔案整理技術(shù)呢？檔案整理技術(shù)現(xiàn)代化的關(guān)鍵是檔案整理技術(shù)內(nèi)容上的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)化只是檔案整理現(xiàn)代化的一種外在的形式。

在自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的程度上，元數(shù)據(jù)顯然要高于非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。但在中國(guó)發(fā)展元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，有著諸多檔案界自身無(wú)法克服的現(xiàn)實(shí)障礙，但只要我們放棄部分元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的高自動(dòng)化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”、能脫離電子政務(wù)環(huán)境、不用制定也不依賴“檔案元數(shù)據(jù)集”的條件下，創(chuàng)造出一種可應(yīng)用于文書和科技檔案、并適用于紙質(zhì)文件、電子文件和實(shí)物混合的、非常實(shí)用的檔案整理技術(shù)。所以不要簡(jiǎn)單化地根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用程度，來(lái)論檔案整理技術(shù)的長(zhǎng)短。

四、中國(guó)檔案整理技術(shù)前景的展望

通過(guò)“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”與“元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”的比較研究，我們認(rèn)為：

中國(guó)檔案界，須在元數(shù)據(jù)和非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術(shù)問(wèn)題，而是干系到中國(guó)檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學(xué)者和中國(guó)檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都必須傾心關(guān)注的問(wèn)題。

不應(yīng)該排斥元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，但在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”應(yīng)該是一條更適應(yīng)中國(guó)國(guó)情的檔案整理技術(shù)路線。我們甚至認(rèn)為，它是遲早要被國(guó)人所接受的一種檔案整理技術(shù)。

“非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)”雖然已經(jīng)有了基礎(chǔ)，但技術(shù)整體還處于相當(dāng)混亂的狀態(tài)。我國(guó)應(yīng)該在夯實(shí)它的檔案學(xué)理論基礎(chǔ)、簡(jiǎn)約它的技術(shù)、注重它的實(shí)用性的前提下，統(tǒng)一制定中國(guó)的檔案整理技術(shù)規(guī)范。其結(jié)果應(yīng)該是創(chuàng)造出一種具有中國(guó)特色的檔案整理技術(shù)體系和理論。這也是中國(guó)檔案界在世界有所建樹(shù)的一個(gè)契機(jī)。

我國(guó)在轟轟烈烈引進(jìn)元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的過(guò)程中已經(jīng)積累了許多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)在是否應(yīng)該對(duì)它進(jìn)行一次階段性的總結(jié)，召開(kāi)一次高端研討會(huì)，客觀地評(píng)價(jià)一下得失，這可能是一個(gè)非常有益的建議。

第2篇：檔案整理案例范文

【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開(kāi)放以來(lái)，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來(lái)越多?？蒲许?xiàng)目，即開(kāi)展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無(wú)論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過(guò)程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過(guò)去的科研成果以及過(guò)程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果?？偠灾娮訖n案的便利性，給人類的生活帶來(lái)了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲(chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過(guò)筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來(lái)越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目中的檔案管理仍然離不開(kāi)紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開(kāi)紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過(guò)檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒(méi)有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，電子檔案永遠(yuǎn)無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫(kù)存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许?xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過(guò)程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報(bào)檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移和信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的安全管理措施[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2015(4)：220-221.

第3篇：檔案整理案例范文

【關(guān)鍵詞】土地整理；檔案管理；建議

我國(guó)土地檔案管理工作暫行規(guī)定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內(nèi)容是對(duì)成片土地上的道路、水源、農(nóng)居建設(shè)及耕地坡度改造等，工作內(nèi)容主要有選址、測(cè)量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，所涉領(lǐng)域涵蓋工程建設(shè)、田間道路、農(nóng)田水利、護(hù)林綠化、土地復(fù)墾等。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，研究檔案管理工作規(guī)律，是實(shí)現(xiàn)土地整理檔案資料在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮重要作用的技術(shù)保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細(xì)記錄了采取工程、生物等措施，對(duì)田、水、路、林、村等實(shí)行綜合整治等關(guān)于土地總體規(guī)劃或?qū)ｍ?xiàng)規(guī)劃的過(guò)程，通過(guò)土地整理措施的實(shí)施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質(zhì)量，調(diào)整了土地資源利用結(jié)構(gòu)，改善了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和生態(tài)環(huán)境，改善了農(nóng)民生活條件。在土地資源分配利用、流轉(zhuǎn)、收益過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。因此研究和探討如何規(guī)范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發(fā)揮土地整理檔案在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認(rèn)識(shí)，是土地整理檔案管理的基礎(chǔ)。1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)。要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從主觀上樹(shù)立工作責(zé)任感和嚴(yán)肅認(rèn)真做好工作的思想意識(shí)，按工作優(yōu)先，服務(wù)至上的原則，最大限度地發(fā)揮管理人員的主觀能動(dòng)性，更積極主動(dòng)的投身于檔案管理工作中。2.增強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理和保護(hù)檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)；充分認(rèn)識(shí)檔案資源的價(jià)值，從主觀上對(duì)檔案管理有個(gè)全新的了解和認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)配合做好檔案法制建設(shè)，使檔案工作開(kāi)展做到有法可依。3.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持是工作順利開(kāi)展的有力保障。向領(lǐng)導(dǎo)宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績(jī)，讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)檔案工作的地位和作用，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；從機(jī)制上加強(qiáng)檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質(zhì)是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復(fù)雜、煩瑣的工作，是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的專業(yè)性工作，因此要加強(qiáng)檔案工作者職業(yè)道德建設(shè)，培養(yǎng)檔案工作人員愛(ài)崗敬業(yè)的精神；工作中嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，尊重檔案資料的真實(shí)性；培養(yǎng)埋頭苦干，無(wú)私奉獻(xiàn)的道德情操；培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態(tài)度，樹(shù)立扎實(shí)干，服務(wù)優(yōu)，守紀(jì)律，創(chuàng)一流的堅(jiān)定信念。不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點(diǎn)。土地整理檔案所要保存的內(nèi)容是具有價(jià)值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測(cè)量、科研論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、審查批復(fù)、資金預(yù)算、招標(biāo)、施工、監(jiān)管、竣工驗(yàn)收等不同階段進(jìn)行細(xì)致分類，認(rèn)真歸檔。要認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)歸檔項(xiàng)目進(jìn)行審查，文件材料要收集齊全，單項(xiàng)工程要有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級(jí)工作，分類要細(xì)致，歸檔要認(rèn)真，才能充分發(fā)揮檔案資料在后期土地規(guī)劃、利用環(huán)節(jié)的重要作用，是土地資源長(zhǎng)期發(fā)展的歷史依據(jù)。

（四）將檔案資料數(shù)字化管理是土地整理檔案管理發(fā)展的必然需求。1.開(kāi)展管理人員技術(shù)培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力發(fā)展和信息技術(shù)的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進(jìn)先進(jìn)的土地檔案管理信息系統(tǒng)后，要邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家對(duì)管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術(shù)基礎(chǔ)和工作能力，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的技術(shù)保障。2.檔案資料數(shù)字化管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的必然需求。當(dāng)前正處于推進(jìn)“四城同創(chuàng)、提升耕地質(zhì)量、打造美麗鄉(xiāng)村、建設(shè)生態(tài)宜居涪陵”建設(shè)的重要時(shí)期，土地征用與土地流轉(zhuǎn)、農(nóng)村建設(shè)用地復(fù)墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調(diào)卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質(zhì)業(yè)務(wù)堆積如山，為滿足群眾對(duì)檔案資料的查閱和利用需求，充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網(wǎng)上備份、分類，建立數(shù)字化管理體系，因此，土地整理檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代化建設(shè)的必然需求。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，土地整理檔案管理要能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮較大效用，最大限度的發(fā)揮國(guó)土檔案的使用價(jià)值，為土地的開(kāi)發(fā)利用提供最真實(shí)的依據(jù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案,2006(03).

[2]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2010(03).

第4篇：檔案整理案例范文

【關(guān)鍵詞】科研項(xiàng)目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用

改革開(kāi)放以來(lái)，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來(lái)越多。科研項(xiàng)目，即開(kāi)展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

（一）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)。隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進(jìn)入了全新的時(shí)代。當(dāng)代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開(kāi)科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。

在信息發(fā)展迅猛的今天，無(wú)論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會(huì)交流與國(guó)際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項(xiàng)目管理中，電子檔案緊緊依賴于計(jì)算機(jī)而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，且其記憶速度和運(yùn)算速度高達(dá)數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費(fèi)的時(shí)間，優(yōu)化了資源檢索過(guò)程。電子檔案具有存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量大、儲(chǔ)存困難等特點(diǎn)。在科研項(xiàng)目中，電子檔案可對(duì)檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，科研檔案在科研管理活動(dòng)中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過(guò)去的科研成果以及過(guò)程，而且對(duì)于今后的科研計(jì)劃、科研政策的制定具有重要的參考價(jià)值。因此，電子檔案長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計(jì)算機(jī)的特殊功能對(duì)科研項(xiàng)目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進(jìn)行原件保存。但是，電子檔案儲(chǔ)存難度大，因其對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性強(qiáng)，一旦計(jì)算機(jī)受到病毒等的侵害，就會(huì)造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會(huì)對(duì)科研項(xiàng)目中的檔案管理工作造成危害，還會(huì)間接影響到科研項(xiàng)目的成果。

總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來(lái)了巨大的收益，電子檔案的存儲(chǔ)地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲(chǔ)存所需信息，存儲(chǔ)量大且運(yùn)算和記憶速度已經(jīng)達(dá)到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過(guò)筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時(shí)間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢(shì)。除此之外，電子檔案可以長(zhǎng)時(shí)間保存相關(guān)信息，不會(huì)隨時(shí)間的延長(zhǎng)造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個(gè)信息全球化的社會(huì)，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進(jìn)自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項(xiàng)主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲(chǔ)存、保護(hù)、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時(shí)，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達(dá)到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲(chǔ)存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲(chǔ)存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴(yán)重后果。電子檔案的最大缺點(diǎn)即存儲(chǔ)信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來(lái)越高明，許多機(jī)密性文件可能因?yàn)楹诳偷那秩攵斐蓢?yán)重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴(yán)格做好防盜措施，設(shè)立嚴(yán)密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)?？蒲许?xiàng)目中的檔案管理仍然離不開(kāi)紙質(zhì)檔案的幫助，科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開(kāi)紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時(shí)可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼和記錄，通過(guò)檢索號(hào)就可快速獲得科研項(xiàng)目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡(jiǎn)明地表現(xiàn)出其簡(jiǎn)單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒(méi)有當(dāng)事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點(diǎn)也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對(duì)于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對(duì)其紙質(zhì)進(jìn)行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進(jìn)了紙質(zhì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)，由于電子檔案的產(chǎn)生也進(jìn)一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費(fèi)，不僅能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項(xiàng)目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時(shí)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行搜索。就科研項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，電子檔案永遠(yuǎn)無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項(xiàng)目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫(kù)存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢(shì)，還能有效地提高工作效率，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用。科研項(xiàng)目材料檔案是探索科研規(guī)律的實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄。主要包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題申請(qǐng)書、審批文件、任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托書、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實(shí)驗(yàn)階段中的各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)中的成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。 只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)才能有效完成科研項(xiàng)目的檔案管理工作。

電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點(diǎn)特征明顯，因此在科研項(xiàng)目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點(diǎn)整合利用過(guò)程，相關(guān)人員要盡最大努力對(duì)檔案的優(yōu)點(diǎn)加以最大程度地利用，而對(duì)于其缺點(diǎn)，要盡量避免，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，為科研項(xiàng)目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚(yáng)長(zhǎng)避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢(shì)。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢(shì)不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當(dāng)?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢(shì)要加以保留。將兩者的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，必然能夠使檔案管理工作的效率進(jìn)一步得到優(yōu)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

在高速發(fā)展的信息時(shí)代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，但每一項(xiàng)文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢(shì)，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實(shí)際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項(xiàng)目檔案管理工作水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風(fēng)等.高校學(xué)報(bào)檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設(shè)與商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，2009（29）：12-13.

第5篇：檔案整理案例范文

一、工作目標(biāo)

各單位機(jī)關(guān)工作人員計(jì)劃生育管理建檔率100%、環(huán)孕檢率100%、避孕節(jié)育措施落實(shí)率100%。

二、工作步驟

整個(gè)管理服務(wù)月活動(dòng)分三個(gè)階段進(jìn)行：

1、宣傳發(fā)動(dòng)階段（3月8日—3月15日）

召開(kāi)全鎮(zhèn)集中開(kāi)展黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位計(jì)劃生育管理服務(wù)月活動(dòng)動(dòng)員大會(huì)。各單位在3月10日前要召開(kāi)本單位全體工作人員及下屬單位負(fù)責(zé)人會(huì)議，成立領(lǐng)導(dǎo)和辦事機(jī)構(gòu)，制定實(shí)施方案，將會(huì)議精神傳達(dá)到每個(gè)工作人員。

2、組織實(shí)施階段（3月11日—4月5日）

凡國(guó)家公職人員要按照要求詳細(xì)填寫環(huán)孕檢信息檔案，對(duì)所填寫信息內(nèi)容，單位領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格把關(guān)，確保信息內(nèi)容真實(shí)；同時(shí)督促其下屬單位將信息檔案送交當(dāng)?shù)劓?zhèn)計(jì)生辦，信息檔案建好后，組織本單位人員按照要求統(tǒng)一到指定鎮(zhèn)計(jì)生服務(wù)所進(jìn)行環(huán)孕檢，具體建檔環(huán)孕檢安排：黨群口3月11日—3月17日；綜合經(jīng)濟(jì)口、條管單位：3月18日—3月24日；民生事業(yè)口及其他單位在3月31日前完成建檔環(huán)孕檢工作。鎮(zhèn)計(jì)生服務(wù)所安排1—2名工作人員值班，認(rèn)真做好環(huán)孕檢登記。

3、鞏固提高階段（4月1日—4月10日）

各單位要對(duì)本單位及其下屬單位干部職工建檔環(huán)孕檢情況進(jìn)行自查，對(duì)未建檔或未做環(huán)孕檢人員進(jìn)行督促，確保一人一檔，不漏檢一人。

三、主要措施

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，為集中開(kāi)展黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位計(jì)劃生育管理服務(wù)月活動(dòng)提供組織保障。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)管理服務(wù)月活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)，成立“縣鎮(zhèn)集中開(kāi)展黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位計(jì)劃生育管理服務(wù)月活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組”，其組成人員如下：

各單位、要成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。根據(jù)本實(shí)施方案，制定抓好屬地機(jī)關(guān)單位管理服務(wù)月活動(dòng)實(shí)施方案。對(duì)屬地機(jī)關(guān)單位建檔及環(huán)孕檢情況向縣人口計(jì)生委和其上級(jí)主管部門進(jìn)行通報(bào)。

第6篇：檔案整理案例范文

關(guān)鍵詞：檔案;整理;鑒定

檔案是十分重要的信息資源，而且是任何資源都不可替代的，是不可再生的，也是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的原動(dòng)力和精神原材料。只有抓好檔案的整理和檔案的鑒定工作，才能充分發(fā)揮檔案這種特殊的知識(shí)產(chǎn)品服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)政務(wù)建設(shè)，服務(wù)文化建設(shè)，服務(wù)社會(huì)建設(shè)。

一、抓好檔案整理基礎(chǔ)，是提高檔案質(zhì)量和效率的關(guān)鍵

檔案的整理工作，包括機(jī)關(guān)文件的平時(shí)歸卷與調(diào)整，文件組卷、案卷排列、案卷目錄的編制、檔號(hào)的編寫、局部案卷或保管單位的調(diào)整等項(xiàng)工作內(nèi)容。在一般情況下，上述工作主要由機(jī)關(guān)文件處理部門與檔案室共同完成，其大部分工作由文件處理部門或有關(guān)業(yè)務(wù)部門來(lái)完成，作為檔案室只負(fù)責(zé)對(duì)有關(guān)具體工作的指導(dǎo)和業(yè)務(wù)檢查以及進(jìn)行局部的加工處理工作，有時(shí)檔案室也接收和征集到一些比較零散的文件，這就需要開(kāi)展全過(guò)程的整理工作。

二、注重檔案整理的系統(tǒng)性、完整性、是發(fā)揮檔案資源利用的保證

檔案收集工作的質(zhì)量高低直接影響檔案館和檔案室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的水平。整理檔案的過(guò)程也就是鑒選檔案的過(guò)程，只有把有保存價(jià)值的檔案集中在檔案館和檔案室，就能為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)，檔案質(zhì)量高，材料收集齊全，才能豐富檔案資源，提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在做好檔案整理工作的同時(shí)，檔案的正確分類管理是資源利用高低的體現(xiàn)，檔案的分類要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次，實(shí)際工作的需要，檔案管理的原基礎(chǔ)等情況進(jìn)行具體的比較，綜合分析，客觀公正的選擇符合實(shí)際情況的最佳分類標(biāo)準(zhǔn)。檔案整理工作的第一個(gè)步驟就是區(qū)分全宗，這也是檔案整理工作中的重要內(nèi)容，由于全宗是檔案管理的核心單位，所以區(qū)分全宗就成為檔案整理乃至整個(gè)檔案管理工作的首要任務(wù)。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是檔案鑒定工作的前提

社會(huì)的不斷發(fā)展，促進(jìn)了檔案數(shù)量的增長(zhǎng)。一個(gè)單位、部門、企業(yè)要進(jìn)行正常的工作、生產(chǎn)等等活動(dòng)，這一切都會(huì)形成大量的文件檔案。它們的發(fā)展每時(shí)每刻都在產(chǎn)生或形成檔案，單位、部門、企業(yè)的擴(kuò)大，人員的增加、設(shè)備的更新?lián)Q代、職能的擴(kuò)大都在形成大量的檔案，檔案的劇增給檔案鑒定工作提出了新要求，一部分檔案將成永久保管，―部分沒(méi)有可存價(jià)值的，這就要求檔案工作人員要根據(jù)檔案有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行全面地鑒定，檔案鑒定的正確與否，關(guān)系至關(guān)重要，檔案工作者要不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，掌握有關(guān)知識(shí)政策，不斷提高鑒別能力，使真正有價(jià)值的東西成為檔案，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，對(duì)于無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行及時(shí)銷毀，以便減輕檔案館（室）庫(kù)存壓力。

四、逐步實(shí)現(xiàn)檔案鑒定理論與實(shí)踐的統(tǒng)一，是檔案工作良性循環(huán)的途徑

檔案鑒定是檔案管理的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它關(guān)系到檔案的銷毀館藏的優(yōu)化以及檔案質(zhì)量與檔案效益的發(fā)揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價(jià)值，鑒定檔案的真?zhèn)?。在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作屬于檔案的保存價(jià)值，也就是對(duì)檔案保存價(jià)值的大小進(jìn)行鑒定，來(lái)確定檔案的存放時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對(duì)于“毀”往往是不為的，這就有一個(gè)鑒定檔案的關(guān)鍵。檔案保存價(jià)值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長(zhǎng)期以來(lái)就會(huì)形成大部分無(wú)用檔長(zhǎng)期存在，如果對(duì)檔案的價(jià)值判斷不準(zhǔn)確，輕視檔案的存在，錯(cuò)誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個(gè)薄弱壞節(jié)，開(kāi)展這項(xiàng)工作要慎重而認(rèn)真。

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案這一特殊的資源所起的作用越顯重要，檔案質(zhì)量的高低如何來(lái)衡量，這就要求我們對(duì)檔案的價(jià)值予以定期鑒定，只有通過(guò)鑒定工作才能不斷提高檔案的質(zhì)量。

第7篇：檔案整理案例范文

關(guān)鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內(nèi)目錄 漫談

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)施，是我國(guó)檔案工作改革的一項(xiàng)重要舉措，是檔案管理進(jìn)入了一個(gè)更新、更高境界的標(biāo)志。筆者結(jié)合工作體驗(yàn)，就文書檔案的整理問(wèn)題進(jìn)行了探討，主要肯定了文書檔案實(shí)行“卷改件”給整理工作帶來(lái)的高效率。而對(duì)于科研檔案的整理，由于它的特殊性和復(fù)雜性，檔案界眾說(shuō)紛紜。本文就科研檔案的有關(guān)整理問(wèn)題進(jìn)行初步的探討。

（1）以件歸檔在文書檔案方面有利實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，而在科研檔案中對(duì)檢索的效則會(huì)產(chǎn)生或多或少的制約。以件歸檔的現(xiàn)代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎(chǔ)上，每一條文件目錄都要輸入電腦中，這樣檢索每份文件就迅速。通常文書檔案是一份份利用，案卷對(duì)文書檔案來(lái)說(shuō)不是一個(gè)必要的檢索層次，而文件才是檢索的必要層次，所以以件歸檔使得文書檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中，課題是很重要的一個(gè)分類層次，案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次，增加了文件級(jí)就增加了一個(gè)檢索層次，同時(shí)，科研材料的內(nèi)容比較規(guī)范，同一類型的科研材料內(nèi)容都是大同小異，主要有申報(bào)書、鑒定證書、總結(jié)報(bào)告、論文、查新報(bào)告、應(yīng)用證明等等，而且不同階段的材料不會(huì)混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，類似的文件題名的輸入利少弊多，不僅耗費(fèi)人力，而且增加了數(shù)據(jù)庫(kù)的層次，影響了檢索效率。

（2）以件歸檔在文書檔案方面有利于日常整理保管，而對(duì)科研檔案則不適用。文書檔案歸檔后迅速移交檔案室保管，檔案室管理有序，一般不會(huì)丟失。通常文書檔案的利用、借用時(shí)間不長(zhǎng)，易管理。而對(duì)于科研檔案來(lái)說(shuō)，歸檔前材料是由科研人員保管的，要科研人員做到隨辦隨歸無(wú)論在業(yè)務(wù)能力上，還是在意識(shí)上都難以辦到。此外，目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種：課題結(jié)束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法，因課題還沒(méi)結(jié)束，一般都由課題組借出長(zhǎng)期自己保管。即使是課題結(jié)束一次性歸檔，在課題結(jié)束一、二年內(nèi)，由于申請(qǐng)下一個(gè)課題的需要，課題組也需較長(zhǎng)時(shí)間的借用。采用以件歸檔，科研人員借去時(shí)間長(zhǎng)了很容易丟失檔案。

（3）科研檔案卷內(nèi)目錄應(yīng)采用固定格式。目前我國(guó)的科研檔案的卷內(nèi)目錄是按照科研檔案在形成過(guò)程中各個(gè)工作程序的特點(diǎn)，從應(yīng)歸檔的文件材料中歸納出來(lái)的。長(zhǎng)期以來(lái)，每項(xiàng)科研項(xiàng)目所形成的科研檔案歸檔項(xiàng)目都有相對(duì)固定的內(nèi)容材料。針對(duì)這一特點(diǎn)，筆者認(rèn)為對(duì)科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式來(lái)填寫各部分的材料內(nèi)容，有助于提高科研檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、同時(shí)提高科研檔案整理的工作效率。

科研檔案卷內(nèi)目錄采用固定格式具體的做法：在制定科研檔案的卷內(nèi)目錄時(shí)，應(yīng)細(xì)致地分析科研活動(dòng)各個(gè)階段形成科技文件材料的特點(diǎn)和規(guī)律，按照國(guó)家規(guī)定的應(yīng)歸檔的文件材料內(nèi)容進(jìn)行篩選，根據(jù)文件材料形成先后或重要程度將內(nèi)容系統(tǒng)排列，確定后將這些內(nèi)容印刷在統(tǒng)一規(guī)定的科研檔案的卷內(nèi)目錄上，成為卷內(nèi)固定格式目錄。其益處是：首先，便于歸檔人員對(duì)科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對(duì)一個(gè)項(xiàng)目的科研文件材料應(yīng)歸檔的范圍、內(nèi)容和文件排列的先后順序都不十分了解，通過(guò)卷內(nèi)目錄的固定格式內(nèi)容，可以清楚地知道哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件可不歸檔，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷內(nèi)固定格式目錄對(duì)科研項(xiàng)目的文件材料歸檔和整理起到指導(dǎo)作用。其次，卷內(nèi)固定格式目錄填寫方便。填寫卷內(nèi)固定格式目錄時(shí)，只需“對(duì)號(hào)入座”，即將收集到的科技文件材料，按卷內(nèi)固定格式目錄所確定的順序排好，將內(nèi)容逐項(xiàng)填上“頁(yè)次”即可。

由于項(xiàng)目大小不同，形成的科研文件材料數(shù)量不同，卷內(nèi)固定格式目錄中各項(xiàng)內(nèi)容不可能都有，這種情況可通過(guò)所填寫的卷內(nèi)目錄“順序號(hào)”加以體現(xiàn)，即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫順序號(hào)，不需要收集的項(xiàng)目跳過(guò)，不填寫順序號(hào)，卷內(nèi)共有多少份檔案一目了然。如果項(xiàng)目材料很多，卷內(nèi)固定格式目錄中沒(méi)有表現(xiàn)相應(yīng)的內(nèi)容，可以將這些內(nèi)容材料補(bǔ)在最后。

總之，檔案整理工作要不斷地標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化使之與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)科技進(jìn)步，更好地服務(wù)于我國(guó)的科學(xué)技術(shù)事業(yè)。

第8篇：檔案整理案例范文

1鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問(wèn)題

1.1檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)

由于我國(guó)檔案管理工作的起步較晚，發(fā)展速度較慢，領(lǐng)導(dǎo)階層將精力集中在經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，忽視了對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的效益認(rèn)識(shí)不到位，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是他們認(rèn)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要圍繞經(jīng)濟(jì)、社會(huì)保障等工作，檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府附帶工作，與主體工作的關(guān)系不大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只需負(fù)責(zé)配合上級(jí)檔案管理部門的工作；二是他們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項(xiàng)無(wú)需專業(yè)知識(shí)和技能的簡(jiǎn)單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負(fù)責(zé)即可，有些甚至沒(méi)有指派專人負(fù)責(zé)，而是采取臨時(shí)負(fù)責(zé)的形式。

1.2檔案收集工作不到位

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視不夠，對(duì)于檔案的收集和整理工作缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，檔案存放雜亂無(wú)章，很容易出現(xiàn)丟失、亂擺亂放的現(xiàn)象，降低了檔案保存的完整性，同時(shí)也降低了檔案的利用率。其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員對(duì)于檔案管理存檔的意識(shí)不強(qiáng)，很多資料沒(méi)有及時(shí)交給檔案管理人員，對(duì)一些重要的會(huì)議記錄及資料沒(méi)有進(jìn)行完整的保存，久而久之造成資源的丟失，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。

1.3檔案管理制度不健全

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要職能是服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)，因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被認(rèn)為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府往往缺乏一套長(zhǎng)期、規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現(xiàn)為人員配備不齊，管理制度空白，獎(jiǎng)懲機(jī)制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)有相應(yīng)的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的實(shí)際需求，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的服務(wù)功能。

1.4檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應(yīng)付檢查而臨時(shí)指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質(zhì)的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術(shù)水平較低的人員擔(dān)任，這部分人員思想保守，對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)，從而制約了新的管理手段和技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的推廣和普及。

2加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的措施

2.1加強(qiáng)檔案宣傳教育工作

加強(qiáng)?n案管理的宣傳教育工作，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案保存完整性的重要條件。組織政府工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案法律、法規(guī)，使工作人員都能夠意識(shí)到檔案管理工作的重要意義，積極的配合檔案管理人員進(jìn)行日常的檔案收集、歸檔工作。搭建良好的交流平臺(tái)，使檔案管理人員之間進(jìn)行積極的溝通與交流，提高自身的業(yè)務(wù)水平和道德素養(yǎng)，提高檔案的利用率。

2.2做好檔案管理工作

首先，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，確保檔案收集、存檔等環(huán)節(jié)的安全性，提高安全意識(shí)。第二，建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的日常工作行為，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，指派專人進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)借閱、歸檔等環(huán)節(jié)的手續(xù)進(jìn)行定期、不定期的檢查，堅(jiān)決杜絕檔案丟失、損壞等現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是，要加強(qiáng)日常內(nèi)部管理，確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地，要積極采取措施，安裝好防火、防盜設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)消防和供水、供電線路的管理，確保檔案室安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、霉變等情況經(jīng)常進(jìn)行抽樣檢查，把安全管理責(zé)任制落到實(shí)處，確保檔案絕對(duì)安全。四是，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要有過(guò)硬的政治素質(zhì)，嫻熟的業(yè)務(wù)技能和扎實(shí)的工作作風(fēng)。

2.3提高檔案服務(wù)能力

檔案服務(wù)是檔案工作的重要目的，要不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作，提高服務(wù)能力，切實(shí)增強(qiáng)檔案為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的功能。一是，要不斷明確服務(wù)方向。檔案管理人員要對(duì)檔案服務(wù)功能有更加全面的認(rèn)識(shí)，既要為黨委和政府服務(wù)，也要為農(nóng)村和農(nóng)民服務(wù)。要主動(dòng)提供檔案信息，明確服務(wù)方向。要掌握服務(wù)需求，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，定向提供專題服務(wù)，真正把群眾對(duì)檔案的需求作為服務(wù)的方向。二是，要不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)的不斷發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在做好原有領(lǐng)域建檔服務(wù)的同時(shí)，積極做好新的領(lǐng)域的建檔服務(wù)。一方面，要重視現(xiàn)有檔案中的民生檔案資源的整合與開(kāi)發(fā)，綜合利用好現(xiàn)有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權(quán)檔案、計(jì)生檔案、綜治檔案等。另一方面，要進(jìn)一步拓展民生檔案的服務(wù)領(lǐng)域，切實(shí)做好近幾年新形成的新型合作醫(yī)療檔案，土地流轉(zhuǎn)檔案，民營(yíng)企業(yè)檔案，農(nóng)技推廣檔案，村級(jí)財(cái)務(wù)檔案等事關(guān)人民群眾生產(chǎn)生活的民生檔案，作為服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)行科學(xué)整合開(kāi)發(fā)利用，為人民群眾利用檔案提供實(shí)實(shí)在在的服務(wù)。

第9篇：檔案整理案例范文

關(guān)鍵詞: 市政工程檔案科學(xué)管理機(jī)制

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

引言

市政工程是為城市基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)的工程, 是城市的神經(jīng)和脈絡(luò), 是城市賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此, 市政工程檔案既是工程建設(shè)的實(shí)際記錄, 也是城市發(fā)展的歷史縮影。近年來(lái), 市政建設(shè)投資規(guī)模不斷擴(kuò)大、工程數(shù)量持續(xù)猛增, 每年都有很多市政工程項(xiàng)目竣工。同時(shí)市政工程項(xiàng)目涵蓋的工程類型也越來(lái)越多, 由原先的地面道路工程、排水系統(tǒng)工程以及橋梁工程, 發(fā)展到現(xiàn)在的高架道路工程、地鐵工程、越江隧道工程、高速公路工程等多元化的市政工程。因此, 城市建設(shè)的快速發(fā)展給市政工程檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也面臨了許多挑戰(zhàn), 如何加強(qiáng)市政工程檔案的管理, 保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng), 得到妥善保管和有效利用, 是市政工程建設(shè)和管理單位必須引起關(guān)注的重要問(wèn)題。

1 市政工程檔案的作用和面臨的問(wèn)題

1.1市政工程檔案的作用

1.1.1市政工程檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和市政設(shè)施管理的依據(jù)。沒(méi)有市政檔案，市政規(guī)劃編制、調(diào)整、完善只能是紙上談兵。隨著現(xiàn)代化城市建設(shè)的加快, 城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也在不斷的更新和發(fā)展, 不論是建設(shè)新設(shè)施, 還是改造舊設(shè)施, 所有的規(guī)劃都必須建立在現(xiàn)有市政設(shè)施基礎(chǔ)之上, 而這一切的來(lái)源就是市政工程檔案。因此, 市政工程就是市政規(guī)劃編制和調(diào)整的基礎(chǔ)和前提?，F(xiàn)代城市立體化的發(fā)展使城市不斷向地下和空中延伸, 這些新增加的市政設(shè)施科學(xué)管理和維護(hù)的重要依據(jù)就是在建設(shè)過(guò)程中形成的工程檔案, 只有真實(shí)、完整、可靠的市政工程檔案才能為日后的工程維修和應(yīng)付突發(fā)事件提供有力的工程依據(jù)。

1.1.2 市政工程檔案是市政工程質(zhì)量保證體系的重要組成部分。市政工程檔案真實(shí)地反映了工程建設(shè)的全過(guò)程,使工程質(zhì)量控制、以及工程后期的改、擴(kuò)建的依據(jù), 同時(shí), 國(guó)家也出臺(tái)了相關(guān)法規(guī)和政策, 明確規(guī)定了工程檔案在工程建設(shè)中的重要地位, 并通過(guò)加強(qiáng)工程檔案的管理來(lái)促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。

1.1.3市政檔案是市政工程管理、養(yǎng)護(hù)和維修工作的依據(jù)。市政檔案既是市政工程的“履歷表”，又是市政工程的“健康檔案”?？茖W(xué)分析市政設(shè)施現(xiàn)狀，根據(jù)其不同特點(diǎn)，才能制定出科學(xué)合理的管養(yǎng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。道路路況檔案為道路大中修或改建提供決策資料，以其確定工程的投資規(guī)模及見(jiàn)效程度一特別是地下管線及構(gòu)筑物，哪里發(fā)生故障，確定怎樣的維修方案，必須查找準(zhǔn)確的檔案同時(shí)，維修改造后的成果，又組成了新的市政檔案，為下一步的管養(yǎng)提供最新的依據(jù)。沒(méi)有準(zhǔn)確的市政檔案就不能實(shí)現(xiàn)城市的可持續(xù)發(fā)展。

1.1.4市政檔案工作是科技資源的儲(chǔ)備手段。搞市政建設(shè)，不但要有充分的物質(zhì)資源和資金，而且要有設(shè)計(jì)文件，勘測(cè)、施工和預(yù)算資料等科技資源。利用原有的檔案資料，可以啟迪思踐，開(kāi)闊視野，促進(jìn)科研工作的發(fā)展.通過(guò)原有資料的分析，有助于探索市政建設(shè)的發(fā)展變狂規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為科研指明方向。

1.2市政工程檔案現(xiàn)存的問(wèn)題

1.2.1市政工程檔案質(zhì)量問(wèn)題。目前市政工程建設(shè)存在著重建設(shè), 輕檔案, 對(duì)工程檔案缺乏足夠的重視, 使得工程檔案資料不規(guī)范、齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象, 同時(shí)檔案管理人員大多沒(méi)有參加專業(yè)知識(shí)訓(xùn)練,管理水平低, 服務(wù)意識(shí)差, 工作往往處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài),從而大大影響了工程檔案的質(zhì)量。

2.2.2市政工程檔案管理問(wèn)題。由于建設(shè)單位對(duì)市政檔案工作的不重視, 造成檔案管理機(jī)制不健全, 同時(shí)由于缺乏一套完整的管理體系和現(xiàn)代化信息管理機(jī)制, 使得工程檔案管理落后,缺乏對(duì)工程建設(shè)的約束性。因此, 如何加強(qiáng)工程檔案的科學(xué)管理, 建立完善的科學(xué)管理體制, 使之為城市建設(shè)發(fā)展提供完備、詳實(shí)的軟件資料, 是當(dāng)前市政工程檔案管理的重要課題。

2 關(guān)于市政工程檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

2.1重點(diǎn)加強(qiáng)管理機(jī)制:市政工程建設(shè)有其自身的特性, 一個(gè)項(xiàng)目是由參加建設(shè)的各方共同完成的, 其檔案工作也一樣, 從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個(gè)環(huán)節(jié)需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)等單位密切協(xié)作配合。因此, 理順機(jī)制, 明確職責(zé), 保持各環(huán)節(jié)的有效銜接, 是做好市政工程檔案工作的基本保障。理順管理機(jī)制, 變檔案一級(jí)管理為檔案室、項(xiàng)目管理部?jī)杉?jí)管理, 這樣可以較好地解決管理機(jī)制差的問(wèn)題。在每個(gè)工程項(xiàng)目管理部設(shè)立專職檔案員,負(fù)責(zé)該項(xiàng)工程的檔案工作, 將工程檔案的編制職責(zé)交到項(xiàng)目管理部, 并且要求檔案工作與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行。檔案室負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目管理部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查, 變工程檔案工作的一級(jí)管理為兩級(jí)管理。

市政工程檔案的兩級(jí)管理體制有其自身的優(yōu)點(diǎn):一是檔案工作力度加強(qiáng), 管理重心下放, 解決了市政工程檔案編制工作不到位的問(wèn)題, 保證了及時(shí)收集和歸檔; 二是檔案工作責(zé)任進(jìn)一步落實(shí), 工程檔案工作成為項(xiàng)目管理部的考核內(nèi)容后, 使檔案工作在項(xiàng)目管理部受到重視, 從領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員都能自覺(jué)地做好文件材料的收集, 及時(shí)交給檔案員。在項(xiàng)目各標(biāo)段工程結(jié)束時(shí), 項(xiàng)目管理部能主動(dòng)組織標(biāo)段工程檔案的驗(yàn)收, 為整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的按時(shí)驗(yàn)收提供了保障; 三是專業(yè)分工有利于檔案員進(jìn)一步掌握相關(guān)專業(yè)知識(shí)使工程檔案的組卷更為合理、實(shí)用;四是有利于對(duì)項(xiàng)目竣工圖變更情況的掌握, 保證項(xiàng)目竣工圖的編制質(zhì)量。由于項(xiàng)目管理部設(shè)在施工現(xiàn)場(chǎng), 檔案員對(duì)工程的進(jìn)度和工程變更情況比較了解,可以及時(shí)督促施工單位做好變更文件的收集和相關(guān)圖紙的修改工作, 以保證項(xiàng)目竣工圖能夠與市政工程實(shí)際狀況相符。

2.2 市政工程檔案的完整化、系統(tǒng)化。市政工程檔案的完整、系統(tǒng)是有效利用, 發(fā)揮市政工程檔案作用, 實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的前提。加強(qiáng)管理必須抓住收集齊全, 材料系統(tǒng)這二個(gè)環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提, 也是最重要的工作環(huán)節(jié)。市政工程檔案來(lái)源分散, 形成周期長(zhǎng), 同時(shí)內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大, 給做好收集工作帶來(lái)很大的困難。檔案人員只有全面了解工程項(xiàng)目建設(shè)情況, 才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍, 既不重復(fù)也不遺漏。收集工作要從平時(shí)做起, 階段工作完成后要對(duì)歸檔文件完整性進(jìn)行檢查, 檢查歸檔材料是否齊全、完整。把握歸檔文件的系統(tǒng)性, 是實(shí)現(xiàn)市政工程檔案有效利用的先決條件。市政工程項(xiàng)目歸檔材料只有在完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上, 按照國(guó)家相關(guān)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化整理和編目, 科學(xué)分類, 合理組卷, 才能為今后工程管理和運(yùn)行提供依據(jù)。

2.3檔案管理自動(dòng)化、信息化。現(xiàn)行的市政工程建設(shè)過(guò)程中, 除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外, 還會(huì)產(chǎn)生許多照片、電子文件等, 這些特殊的文件材料也反映了市政建設(shè)的過(guò)程, 是工程項(xiàng)目檔案不可缺少的組成部分, 在收集時(shí)不能疏忽遺漏。同時(shí)在當(dāng)今的現(xiàn)代化的社會(huì)已經(jīng)高速發(fā)展到信息化階段, 順應(yīng)時(shí)展, 建立的市政工程檔案, 使市政工程檔案能更快捷、更方便的為城市建設(shè)提供了一個(gè)新的平臺(tái)。

綜上所述, 只有提高思想認(rèn)識(shí), 加強(qiáng)責(zé)任意識(shí), 建議一套完整的、科學(xué)的市政工程檔案管理模式和機(jī)制, 才能順應(yīng)時(shí)展, 使市政工程檔案真正為城市建設(shè)的發(fā)展發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn):