檔案管理數(shù)字化建設(shè)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

國(guó)土資源管理部門在進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)的過程中會(huì)生成各種信息，各類信息會(huì)會(huì)與不同的載體為依托，被保存起來，包括文字資料、圖片資料、影像資料、聲像資料、電子文件等，其中均包含了國(guó)土資源重要的歷史信息記錄，對(duì)該類國(guó)土資源檔案管理則是國(guó)土資源部門重要的工作之一?，F(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的普及，信息化技術(shù)的更新，使得國(guó)土資源檔案的形式有了較大的變化，更加多樣化，需要國(guó)土資源管理部門在管理方式上與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行一系列的改革，提高國(guó)土資源檔案的管理水平，使得國(guó)有土地的管理更加科學(xué)，更加充分、合理的利用國(guó)土資源。國(guó)家各類檔案均在開展信息化建設(shè)，國(guó)土資源檔案管理工作也需要順利時(shí)代的發(fā)展，強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)的力度，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)活動(dòng)及社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的順利進(jìn)行，對(duì)該課題進(jìn)行深入的研究與探討是十分有必要的。

1.國(guó)土資源檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

國(guó)土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術(shù)及設(shè)備，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)、圖像處理技術(shù)等，處置、管理普通載體的國(guó)土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對(duì)國(guó)土資源檔案進(jìn)行有效的管理，能夠促進(jìn)國(guó)土管理工作的順利推進(jìn)，達(dá)到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開展土地租金及國(guó)有土地使用稅的繳納[1]。

2.國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

2.1提高工作效率

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進(jìn)行各項(xiàng)工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲(chǔ)量越來越大，導(dǎo)致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無法適應(yīng)現(xiàn)代國(guó)土管理工作的發(fā)展，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項(xiàng)工作的效率及質(zhì)量。

2.2國(guó)土歸檔的工作要求

各種土地檔案文件材料，是在國(guó)土管理工作中逐步形成的，其也能夠?yàn)閲?guó)土管理的日常工作提供相應(yīng)的材料，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化國(guó)土管理，就需要構(gòu)建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設(shè)的主要部分，且現(xiàn)代國(guó)土管理工作的辦公自動(dòng)化程度越來越高，且網(wǎng)上辦公逐漸普及，包括土地申報(bào)、項(xiàng)目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進(jìn)程。

2.3適應(yīng)社會(huì)發(fā)展

過去對(duì)于檔案的需求屬于點(diǎn)信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于信息的利用更加深入，對(duì)檔案的需求逐步轉(zhuǎn)化為全面化的信息需求?，F(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設(shè)等，均需要以土地資源為基礎(chǔ)，所需全面的土地信息對(duì)其進(jìn)行評(píng)估判斷，需要大量的信息。要達(dá)到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展[2]。

3.國(guó)土管理檔案數(shù)字化建設(shè)

3.1網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

信息各項(xiàng)活動(dòng)均需要以網(wǎng)絡(luò)作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設(shè)國(guó)土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其建設(shè)過程可以分為以下幾點(diǎn)：①推廣普及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 當(dāng)前的國(guó)土管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步構(gòu)建了土地管理信息系統(tǒng)，其內(nèi)容包括當(dāng)前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)土地的使用情況、補(bǔ)充耕地、地籍?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)等，并有針對(duì)性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計(jì)軟件、大調(diào)查項(xiàng)目管理軟件。各個(gè)國(guó)土管理部門需要靈活的運(yùn)用該系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行推廣，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng) 現(xiàn)在投入使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，采用微機(jī)與局域網(wǎng)模式，有效的處理國(guó)土管理部門的內(nèi)部信息資源，且你能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設(shè) 利用多種現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術(shù)、光處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字化信息傳播技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進(jìn)行國(guó)土管理檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進(jìn)且可靠的安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)及安全，避免信息泄露[3]。

3.2數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

各個(gè)地區(qū)及等級(jí)的國(guó)土部門在土地管理檔案的數(shù)字化建設(shè)方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運(yùn)用方法也有所不同，因此很有必要構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，其是保障國(guó)土管理檔案數(shù)字化工程建設(shè)質(zhì)量及效果的基本條件之一。在實(shí)踐中構(gòu)建統(tǒng)一的國(guó)土管理檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，需要嚴(yán)格遵循一定的原則，即主要是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兼顧制度管理，并要求以internet網(wǎng)絡(luò)的信息管理平臺(tái)為就基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，并具有實(shí)際的可操作性，實(shí)用性強(qiáng)。

3.3構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)站

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)站是數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建。首先需要將案卷級(jí)及文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)土管理的所有檔案資料均需要把案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的全面性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。還需要利用現(xiàn)代的設(shè)備將源文件的信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等；②檔案網(wǎng)站的建立。構(gòu)建檔案網(wǎng)站的作用在于，政府及社會(huì)人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢到檔案信息及相關(guān)的政策法規(guī)。國(guó)土檔案管理部門也可以吧經(jīng)濟(jì)及建設(shè)、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行展覽。該網(wǎng)站需要和地方政府政務(wù)網(wǎng)及公眾網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，可以充分的利用信息資源[4]。

3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)

數(shù)字化人才是進(jìn)行國(guó)土管理檔案數(shù)字化建設(shè)的中堅(jiān)力量，需要重視其培養(yǎng)，主要的培養(yǎng)方向包括各國(guó)土管理專業(yè)人才、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)技術(shù)人員、數(shù)字化加工與管理人員、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)人才、數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行管理人才等，不斷促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

第2篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息化建設(shè)

數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案管理工作的模式與內(nèi)容發(fā)生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下檔案工作人員應(yīng)該樹立信息服務(wù)的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，充分滿足客戶不同階段的需求。

一、檔案管理信息化的必要性

新時(shí)期下各行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎(chǔ)，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時(shí)代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展?fàn)顩r等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計(jì)及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制。接下來筆者主要分析數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

數(shù)字化時(shí)代下檔案管理信息化建設(shè)過程中存在一些問題，筆者結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)將這些問題歸納總結(jié)如下。

（一）資金規(guī)模有限

檔案信息化建設(shè)以基礎(chǔ)設(shè)施投資與建設(shè)為基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)質(zhì)量與水平直接影響到信息化建設(shè)成敗與高低。信息化建設(shè)過程中需要購(gòu)入大量基礎(chǔ)設(shè)備與設(shè)施，但這些設(shè)備與設(shè)施價(jià)值較高，檔案部門往往經(jīng)費(fèi)來源有限，造成相關(guān)配置與設(shè)置較低，不能滿足網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，阻礙檔案信息化建設(shè)。

（二）缺乏系統(tǒng)規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)很長(zhǎng)時(shí)間以來，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業(yè)務(wù)與技術(shù)缺乏通用性，對(duì)檔案信息共享產(chǎn)生阻礙。分析市場(chǎng)中存在的檔案管理軟件，可以發(fā)現(xiàn)多以單機(jī)版為主，并沒有聯(lián)網(wǎng)功能，不能滿足數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統(tǒng)。

（三）安全意識(shí)缺失

檔案信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支持，而信息技術(shù)的使用難免會(huì)遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護(hù)意識(shí)，都簡(jiǎn)單的以為只要有了安全防護(hù)體系就能確保信息安全，必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關(guān)信息企業(yè)進(jìn)行，沒有嚴(yán)格的管理制度，不能進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險(xiǎn)。

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)不足

目前大多數(shù)檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態(tài)度，要求其具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)以滿足工作需求。但現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員來源復(fù)雜，專業(yè)素質(zhì)存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責(zé)，造成實(shí)際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計(jì)算機(jī)時(shí)，受到自身學(xué)識(shí)限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。

三、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)途徑

數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據(jù)上文分析中存在的問題，給出具體的應(yīng)對(duì)解決措施。分別從五個(gè)角度展開分析：拓寬資金渠道、規(guī)范建設(shè)方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質(zhì)。

（一）拓寬資金渠道

檔案管理部門在原有資金來源的基礎(chǔ)上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預(yù)算中納入檔案信息化建設(shè)，可以通過擴(kuò)大電子政務(wù)建設(shè)規(guī)模增加專項(xiàng)資金的規(guī)模，保證信息化建設(shè)過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設(shè)過程中可以引入社會(huì)組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術(shù)及資源等因素支持。

（二）規(guī)范建設(shè)方式

需要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，有效整合內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案資源的長(zhǎng)期保存。信息資源整理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等都需要得到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。現(xiàn)階段需要不斷完善與優(yōu)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)共享、共用檔案信息，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理整體水平。

（三）保證資源安全

在信息化建設(shè)過程中由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的使用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)安全問題經(jīng)常發(fā)生，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和操作系統(tǒng)產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p壞，面對(duì)這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，處理好相關(guān)方面的安全建設(shè)工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時(shí)處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關(guān)系，做好重要數(shù)據(jù)的備份處理工作，提高系統(tǒng)安全防范。

（四）完善備份管理

對(duì)于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機(jī)制非常重要。首先，精細(xì)化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)當(dāng)重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲(chǔ)、及時(shí)匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機(jī)制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)值可能有所不同。

（五）提高人員素質(zhì)

控制檔案從業(yè)人員素質(zhì)，聘用具有相關(guān)從業(yè)資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經(jīng)驗(yàn)與高素質(zhì)，在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，人人按照規(guī)則辦事，樹立正確的職業(yè)觀與道德觀，通過制度規(guī)范行為避免發(fā)生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確認(rèn)檔案管理人員熟練掌握檔案管理實(shí)務(wù)技能，從業(yè)資格證并不能說明相關(guān)人員具備相應(yīng)的實(shí)務(wù)能力，各類人員素質(zhì)參差不齊，企業(yè)在聘用后加強(qiáng)培養(yǎng)，提高檔案管理技能以適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作方式。與此同時(shí)，企業(yè)明確各部門職責(zé)，推行崗位責(zé)任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執(zhí)行工作力度，提升互聯(lián)網(wǎng)實(shí)際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與數(shù)字化時(shí)代有效結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作更好發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)用高科技技術(shù)，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這也是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。除此之外，提高檔案信息化安全建設(shè)、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動(dòng)檔案管信息化建設(shè)。

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第3篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)極大地影響、促進(jìn)了檔案管理工作，但從另一方面來說，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也為信息技術(shù)的發(fā)展提出新的要求和改革方向。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，必須加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，從而滿足城建的需要。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

傳統(tǒng)的城建檔案主要是利用人工進(jìn)行管理和檢索的紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)時(shí)占據(jù)很大的面積，而且大多數(shù)的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調(diào)閱時(shí)必須依靠人工查找，致使調(diào)閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進(jìn)行查找和整合; 并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易在掉調(diào)閱時(shí)損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大; 一旦有火災(zāi)或者水災(zāi)發(fā)生，這些檔案就會(huì)受到滅頂之災(zāi); 城建檔案信息缺乏一定的系統(tǒng)性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性; 城建檔案信息是在各個(gè)館室內(nèi)完成調(diào)閱以及保管，無法進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱，因此不能實(shí)現(xiàn)資源共享，無法達(dá)到信息的交換。由于以上問題的存在，使得城建檔案的應(yīng)用有了很大障礙，而且一些資源需要重復(fù)保存，這樣就會(huì)浪費(fèi)很多存儲(chǔ)空間。而數(shù)字化檔案信息有效的避免了這些問題，它是在數(shù)字技術(shù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及存儲(chǔ)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案信息能夠充分的發(fā)揮其查詢和使用的功能。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，將文件級(jí)目錄輸入。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，可邊輸入邊打印，一方面將卷內(nèi)文件目錄補(bǔ)齊，另一方面對(duì)輸入的正確性進(jìn)行檢驗(yàn)，以保證城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2、加強(qiáng)電子文件的收集與積累。電子文件有電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來數(shù)字城建檔案的主要來源。為保證所形成的電子文件不會(huì)丟失，確保電子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要對(duì)所形成的電子文件及時(shí)收集積累。電子文件的收集積累，不但能確保電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，并且也防止了信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中丟失、損壞的現(xiàn)象，很好地保護(hù)了電子文件的安全，為電子文件的歸檔奠定基礎(chǔ)。

電子文件的收集積累范圍，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定登記、簽署，需要更改的，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，以防有差錯(cuò)。

3、城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。

數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

對(duì)于城建檔案來說，最重要的問題就是長(zhǎng)期存取。隨著我國(guó)科學(xué)、技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的軟件、硬件技術(shù)不斷的更新，直接影響城建檔案信息的長(zhǎng)期存取。數(shù)字城建檔案信息的需要在物質(zhì)載體上進(jìn)行記錄，物質(zhì)載體的性能越好，存儲(chǔ)的時(shí)間越長(zhǎng)，反之，物質(zhì)載體的性能越差，存儲(chǔ)的時(shí)間越短。所以檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體能夠直接決定數(shù)字信息的存取期限，在進(jìn)行存儲(chǔ)載體的選擇時(shí)要注意載體的穩(wěn)定性和使用壽命。

基于城建檔案的特殊性質(zhì)，使得城建檔案信息具有一定的法律價(jià)值。在傳統(tǒng)的非信息化的檔案，即紙質(zhì)檔案中，檔案信息存儲(chǔ)的載體是紙張，不容易被改變，所以能夠保證信息的完好，其在法律上小的效力也很強(qiáng)。但是在電子檔案中，一些檔案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始檔案信息，其法律價(jià)值也需要一定的時(shí)間才能得到認(rèn)可。

數(shù)字檔案需要進(jìn)行資源共享，信息資源共享的前提就是數(shù)字檔案應(yīng)具有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的格式和規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)各檔案館的檔案信息共享。但是當(dāng)前，檔案館中對(duì)于數(shù)字檔案的相關(guān)規(guī)范和建設(shè)缺乏統(tǒng)一，一定程度上影響日后的資源共享，更不能實(shí)現(xiàn)信息資源的交換。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)穩(wěn)定性和保存的時(shí)間期限都比較好，所以、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有一定的可靠性。而信息數(shù)字化的檔案的存儲(chǔ)載體主要靠技術(shù)設(shè)備，又比較高的環(huán)境條件限制，缺乏穩(wěn)定性，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問題，數(shù)字檔案就無法使用。

四、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)

大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。城建檔案館是集中管理城建檔案的地方，應(yīng)加大對(duì)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)力度，大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)。在城建檔案管理中，通過數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)模式由被動(dòng)“轉(zhuǎn)化”為“主動(dòng)”。數(shù)字城建檔案館建設(shè)應(yīng)以城建檔案信息資源利用為目的，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。在大力推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)中，城建檔案部門是社會(huì)資源消費(fèi)的一個(gè)系統(tǒng)，數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，將實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)列為重點(diǎn)內(nèi)容，應(yīng)以面向館外的“統(tǒng)一門戶”和面向館內(nèi)的“管理統(tǒng)一平臺(tái)”為核心，以城建檔案信息資源利用為目的，加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。

（二）加大硬件投入，擴(kuò)大軟件推廣

目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復(fù)開發(fā)的問題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類型不一致，數(shù)據(jù)庫(kù)之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費(fèi)資源。因此，必須有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行微機(jī)硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財(cái)政支持，營(yíng)造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理數(shù)字化已成為時(shí)展的必然趨勢(shì)，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點(diǎn)。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計(jì)方案，迫使粗制濫造、不符合實(shí)際的軟件退出市場(chǎng)，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實(shí)需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的軟件環(huán)境。

（三）規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國(guó)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國(guó)家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。

（四）提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平

提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學(xué)決策、處理問題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專長(zhǎng)并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。

結(jié)束語

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，因此我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展，從而為建立一套完備的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭榮花. 淺析檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義[J]. 科教文匯(下旬刊),2009,01:216+225.

第4篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

城市建設(shè)離不開檔案建設(shè)，電子信息化的發(fā)展給我過現(xiàn)有的城建檔案帶來了高效的管理模式，而數(shù)字化管理隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展也營(yíng)運(yùn)而生，在城建檔案管理上也正向數(shù)字化方面建設(shè)而努力發(fā)展，在發(fā)展過程中給城建檔案管理帶來了強(qiáng)有力的保障，極大的提升了城市檔案管理水平。本文筆者則結(jié)合我國(guó)目前城建檔案管理現(xiàn)狀提出城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題，然后提出針對(duì)性的解決對(duì)策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】

城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題；對(duì)策

前言

計(jì)算機(jī)信息化的發(fā)展帶動(dòng)了數(shù)字化的發(fā)展，在現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)發(fā)展過程中，城市檔案建設(shè)管理工作也應(yīng)跟隨時(shí)展的潮流向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，近些年來，國(guó)家政府部門都在高調(diào)提倡檔案管理的重視程度，提倡運(yùn)用科學(xué)的信息化手段來推進(jìn)我國(guó)的城建檔案管理，面對(duì)新形勢(shì)，城建檔案管理也面臨著自己的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1.我國(guó)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.1城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

檔案數(shù)字化建設(shè)不僅需要電腦、專業(yè)圖紙掃描儀以及其他輔助設(shè)備等硬件，而且還需要檔案管理平臺(tái)、應(yīng)用等軟件，但城建檔案數(shù)字化建設(shè)其資金來源主要來源財(cái)政撥款，撥款資金不足是絕大部分檔案館共同面臨的問題。就現(xiàn)狀而言，國(guó)家一二線城市撥款較多，城建檔案數(shù)字化建設(shè)起步早；三四線城市撥款較少，其城建檔案數(shù)字化建設(shè)就受到制約。資金不足是影響城建檔案數(shù)字化建設(shè)的主要因素。

1.2城建檔案管理缺乏專業(yè)人才

城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要的是在檔案管理和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)方面有所專長(zhǎng)的復(fù)合型人才。但是在實(shí)際工作中不難發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)從事城建檔案管理人員專業(yè)大部分不是對(duì)口，即便有檔案管理工作多年的檔案管理專業(yè)人才，往往在信息化方面有有些不足。大部分從業(yè)人員是半路出家對(duì)城建檔案工作不熟悉，也沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)城建檔案管理知識(shí)，甚至部分地方還存在著兼職現(xiàn)象。

1.3城建檔案數(shù)字化建設(shè)安全性不高

城建檔案數(shù)字化安全性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是城建檔案數(shù)字化過程，因?yàn)檫@一過程中，檔案會(huì)在不同人之間進(jìn)行交接，接觸到檔案的人員較多也十分復(fù)雜，對(duì)于檔案的安全性、檔案的保密性以及完整性都存在一定的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面電子檔案依賴于對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備，但由于計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等技術(shù)原因可能造成系統(tǒng)問題或者重要數(shù)據(jù)就會(huì)丟失，這給電子檔案的安全保管帶來一定的威脅。

2.城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的建議

2.1推進(jìn)城建檔案信息化的建設(shè)與其他平臺(tái)接軌形成聯(lián)動(dòng)

目前建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)各平臺(tái)建設(shè)百花齊放，就威海市，目前有市建委的建設(shè)工程項(xiàng)目一體化平臺(tái)和招投標(biāo)平臺(tái)，市審批中心的聯(lián)審聯(lián)批平臺(tái)，市發(fā)改委的企業(yè)征信平臺(tái)，市規(guī)劃綜合管理平臺(tái)、市檔案館的智慧城建檔案管理平臺(tái)等。城建檔案信息化建設(shè)若能將將建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收備案過程中所有審批環(huán)節(jié)所需要的材料，進(jìn)行整理，去除重復(fù)的資料，在城建檔案數(shù)字化平臺(tái)上，形成一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，各部門審批的證件、證明等都通過各自平臺(tái)上傳到這個(gè)大數(shù)據(jù)中，各個(gè)部門、科室根據(jù)自己實(shí)際業(yè)務(wù)需要，從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取數(shù)據(jù)。這樣不僅可以打破地域和部門間分割，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源在不同部門間的共享，保證電子檔案的真實(shí)準(zhǔn)確；而且還減少企業(yè)重復(fù)工作，簡(jiǎn)化手續(xù)事項(xiàng)，方便企業(yè)，推動(dòng)了城建檔案工作取得成效，為機(jī)關(guān)、企業(yè)提供了更好更有效的服務(wù)。與此同時(shí)，還通過電子政務(wù)平臺(tái)的發(fā)展，推進(jìn)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

2.2做好城建檔案數(shù)字化可行方案

城建檔案數(shù)字化工作需將大量的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，不能一蹴而就。城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)、不懈探索的過程，我們應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制，科學(xué)設(shè)計(jì)、合理規(guī)劃，不可刻意追求最高、最新的技術(shù)，這樣要投入大量的人力、物力、財(cái)力，容易造成浪費(fèi)，城建檔案的信息化的不僅僅是檔案信息的數(shù)字化，更重要的是信息化地“管”與信息化地“用”，應(yīng)選擇成熟、可靠、穩(wěn)定的技術(shù)，充分發(fā)揮資金利用效率。

2.3加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定

城建檔案信息化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但是相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策都相對(duì)滯后，有的甚至是空白，嚴(yán)重制約著數(shù)字化工作的推進(jìn)。目前，我們應(yīng)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面的工作，要對(duì)檔案整理著錄標(biāo)準(zhǔn)、掃描數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等方面的研究，制定相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要注重同規(guī)劃、國(guó)土、市政、工程質(zhì)量監(jiān)督部門等緊密合作，確保數(shù)字檔案在不同部門，但采取高度統(tǒng)一的格式，規(guī)范數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)在不同部門、地區(qū)之間進(jìn)行資源的共享，共同推進(jìn)城建城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)。

3結(jié)束語

綜上所述，城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)化的工程，而非一朝一夕就能夠建設(shè)全面和完善的，在數(shù)字化建設(shè)過程中需要加大投入力度，建立專業(yè)性的檔案人員隊(duì)伍，從標(biāo)準(zhǔn)和要求上嚴(yán)格把控自身，同時(shí)應(yīng)強(qiáng)化城建檔案管理部門的規(guī)章制度，只有這樣才能夠?yàn)榻ㄔO(shè)規(guī)范的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供有力支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉亞萍.淺談城市建設(shè)檔案館的發(fā)展與建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2010(S2).

[2]丁敬達(dá),楊佳懌.促進(jìn)城建檔案信息利用的途徑和方法[J].蘭臺(tái)世界,2007(01).

[3]張小平,晏永衛(wèi).關(guān)于對(duì)城建檔案信息的開發(fā)和利用的思考[J].陜西檔案,2005(05).

第5篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 文檔一體化 檔案服務(wù)社會(huì)化

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，開發(fā)利用信息資源的規(guī)模和水準(zhǔn)，成為反映一個(gè)國(guó)家的綜合國(guó)力和經(jīng)濟(jì)、科技與社會(huì)發(fā)展水平的標(biāo)志。國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)自產(chǎn)生之日起就以其快捷、方便的優(yōu)點(diǎn)成為世界各國(guó)實(shí)現(xiàn)信息交流和資源共享的手段，互聯(lián)網(wǎng)為人類信息交流創(chuàng)造了全新的模式，改變了人們信息交往的固有方式，并得到了迅速的發(fā)展和普及。目前互聯(lián)網(wǎng)已聯(lián)通世界各地，進(jìn)入千家萬戶，成為人們工作和生活的工具，也為服務(wù)利用檔案創(chuàng)造了良好的社會(huì)環(huán)境條件。檔案利用者的檔案信息化需求增強(qiáng)，涉及的內(nèi)容越來越廣泛，對(duì)檔案人員提供的服務(wù)要求越來越高，而事實(shí)上出現(xiàn)了不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)象，檔案利用率不高，檔案館的真正性質(zhì)、功能不為社會(huì)公眾所知。整個(gè)檔案界對(duì)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的全面發(fā)展似乎準(zhǔn)備不足，可見檔案部門和檔案人員必須提高自身水平，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，積極為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，使檔案中的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)。

一、以檔案數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)中任務(wù)繁重的一項(xiàng)階段性工作，它是將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始的紙質(zhì)檔案、圖像照片、聲像檔案和微縮照片等通過掃描、壓縮、攝錄、采集、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)等相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)上的過程。檔案數(shù)字化建設(shè)是目前我國(guó)檔案工作需要解決的重要問題，它與檔案信息化建設(shè)、電子檔案管理以及文檔一體化管理密切相關(guān)。

檔案數(shù)字化建設(shè)的根本目的是最大限度地發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。數(shù)字化過程需要使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等信息采集設(shè)備，綜合運(yùn)用掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮存儲(chǔ)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等。檔案部門配備電腦、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，只是營(yíng)造了檔案信息利用的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發(fā)揮效能，取決于有無充足的運(yùn)送對(duì)象——數(shù)字檔案資源。由計(jì)算機(jī)代替手工完成的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，對(duì)于檔案實(shí)行數(shù)字化管理顯得尤為重要，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，為研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理的制度與辦法，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理有著極其重要的意義：

1.提高檔案信息的利用效率

數(shù)字化后的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中提供利用，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳輸面廣、越時(shí)越地、快捷便利的特點(diǎn)，解決傳統(tǒng)利用方式中同時(shí)利用帶來的矛盾。此外，數(shù)字化后的檔案可以與辦公OA系統(tǒng)生成的線性電子文件在同一系統(tǒng)中提供利用，極大地提高了文檔信息的利用效率。

2.保護(hù)歷史檔案

許多歷史檔案因老化或管理不當(dāng)變得脆弱易損，如不及時(shí)進(jìn)行“搶救”，很有可能徹底損壞，通過掃描等制作其數(shù)字化副本代替原件流通利用，將原件信息存儲(chǔ)于易于保存的光盤等載體中，可保護(hù)重要?dú)v史檔案免遭進(jìn)一步的破壞。

3.規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)

通過異地存放多套檔案數(shù)字化副本，確保檔案信息的安全，規(guī)避各種自然災(zāi)害或人為損害對(duì)檔案信息可能帶來的災(zāi)難性后果。

4.緩解庫(kù)房空間的緊張

對(duì)于日益增多的非永久保管的半現(xiàn)行文件，可通過制作數(shù)字化文本來取代原件進(jìn)行保管，可以緩解檔案庫(kù)房保存空間不足的壓力，提高空間利用率。

5.便于檔案移交工作

以數(shù)字化檔案代替檔案原件，以檔案“信息流”代替檔案“物流”，可以解決已到移交年限檔案的移交與利用之間的矛盾，便于檔案移交工作的正常進(jìn)行。

6.在數(shù)字環(huán)境下，文檔實(shí)現(xiàn)一體化管理

在數(shù)字環(huán)境下，隨著電子文件數(shù)量的不斷增多，特別是電子文件結(jié)構(gòu)對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性，使電子文件在形成與現(xiàn)實(shí)使用過程中形成質(zhì)量狀態(tài)對(duì)文件整體質(zhì)量將產(chǎn)生決定性的影響。檔案工作者對(duì)電子文件具有不容回避的監(jiān)控、管理職責(zé)，電子文件的“前端控制原則”和“文件連續(xù)體理論”都要求將電子文件和數(shù)字檔案看成一個(gè)連續(xù)的、無明顯分接界整體，要求檔案工作者從文件形成之時(shí)甚至形成之前就提前介入，進(jìn)行入口控制和滯后控制，對(duì)文件自形成到歸檔、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一體化管理，對(duì)文件檔案生命的全過程負(fù)責(zé)。

二、加快數(shù)字化檔案建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化

網(wǎng)絡(luò)連接著世界，利用檔案的傳媒實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空的嬗變，網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理、查詢和集成在一起，發(fā)揮出強(qiáng)大的整體效應(yīng)。只有加快檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)行一體化管理，避免信息資源在產(chǎn)生者那里無效保存導(dǎo)致的浪費(fèi)和價(jià)值生命的縮短，確保檔案信息價(jià)值得到最充分的利用，使檔案這一人類共同的文化遺產(chǎn)被人們共享，才能推進(jìn)世界上多種文化共生和交融。

館藏資源數(shù)字化、空間虛擬化、信息資源共享化、服務(wù)對(duì)象及需求擴(kuò)大化和傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息社會(huì)化這些特征表明，加快檔案數(shù)字化建設(shè)符合檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

1.檔案管理自動(dòng)化

這是對(duì)檔案自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)管理問題是基礎(chǔ)性的，它是開展檔案數(shù)字化工作的前提條件。

2.檔案信息管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

所有數(shù)字化的檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化。檔案信息組織形式從紙張上順序的、線性方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式。索引文件、超文本技術(shù)等使得信息可以按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，這為方便用戶檢索、提高檢索效率奠定了基礎(chǔ)。

3.檔案信息存儲(chǔ)海量化

傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化，需要機(jī)讀系統(tǒng)和機(jī)檢系統(tǒng)提供海量存儲(chǔ)介質(zhì)予以保存；而電子文件∕檔案的管理，更需要有海量的存儲(chǔ)系統(tǒng)作為技術(shù)支持。因而，各個(gè)物理位置的檔案保管單位，必須采取海量存儲(chǔ)技術(shù)。

4.檔案信息社會(huì)化

傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案在一段時(shí)間內(nèi)只能供一個(gè)使用者使用，其他讀者如果也想獲得這種檔案信息，則必須上檔案部門排隊(duì)等待，因而，很難實(shí)現(xiàn)真正意義的檔案信息服務(wù)化。世界上一些藏有極其珍貴檔案和文物的檔案部門為了保護(hù)這些檔案、文物，每年只批準(zhǔn)每月2000名左右的學(xué)者和專家來此研究。為此，很多學(xué)者等了數(shù)年也依然無法如愿。如果建立了數(shù)字檔案，這個(gè)問題迎刃而解。利用者在任何時(shí)間任何地點(diǎn)都可以進(jìn)入檔案部門查找資料，可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上利用，這些檔案、文物則可以得到真正永久的保存與收藏，也實(shí)現(xiàn)了真正意義上的檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁耀琪. 檔案館網(wǎng)絡(luò)利用檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究.檔案學(xué)通訊,2008

第6篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問題；思考

在我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，城建檔案作為城市建設(shè)的重要組成部分，有著重要的指導(dǎo)意義，城建檔案主要是針對(duì)城市發(fā)展建設(shè)過程中的建筑情況進(jìn)行充分的了解，并且歸納總結(jié)成相應(yīng)的資料用于今后的建設(shè)，所以可以說是對(duì)今后的城市發(fā)展進(jìn)程起到了支撐以及促進(jìn)的作用。在我國(guó)城市現(xiàn)代化水平不斷提升的過程中，城建檔案的信息量也呈現(xiàn)逐漸增多的趨勢(shì)，所以采用原有的檔案管理方式顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展速度，這就必須要運(yùn)用數(shù)字化的管理手段做到與時(shí)俱進(jìn)，更好的促進(jìn)城建檔案管理質(zhì)量的進(jìn)步，加快管理效率，這樣才能為社會(huì)提供服務(wù)。所以本文重點(diǎn)針對(duì)城建檔案的數(shù)字化管理問題進(jìn)行研究，希望對(duì)今后的工作有所幫助。

1 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

在對(duì)城建檔案進(jìn)行管理的過程中，普遍采用了數(shù)字化的管理方式，但是在此之前，我國(guó)基本上采用的都是人工的方式進(jìn)行管理，相比較兩種管理方式就會(huì)很明顯莪對(duì)看出，采用數(shù)字化的管理方式更有助于檔案的建設(shè)，無論是在整理還是在進(jìn)一步查閱的過程中都顯示出了明顯的優(yōu)越性。并且隨著社會(huì)的進(jìn)步，人工查找的方式顯然已經(jīng)不能滿足管理的要求了。必須要對(duì)檔案管理的方式進(jìn)行改革，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。所以數(shù)字化管理建設(shè)是目前檔案事業(yè)的必然之舉。并且在過去的檔案保管中主要是紙質(zhì)檔案，這種檔案如果經(jīng)常調(diào)閱就會(huì)損壞，并且也不能實(shí)現(xiàn)資源共享的效果，在這種情況下就需要運(yùn)用數(shù)字化的存儲(chǔ)空間，保證城建檔案無論是在廣度上還是在深度上都不會(huì)受到局限，讓信息資料可以得到更加便捷的交換，因此，數(shù)字化檔案的建設(shè)大大節(jié)省了時(shí)間，促進(jìn)工作效率的提高，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展建設(shè)，讓城建檔案的價(jià)值在這一過程中得到了充分的發(fā)揮。但是在數(shù)字化建設(shè)的過程中，城建檔案是存在一定問題的，這些問題在不同程度上制約了我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，筆者對(duì)此進(jìn)行了總結(jié)。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

從我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展建設(shè)來看，伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為工作中必不可少的工具之一，沒有計(jì)算機(jī)的幫助，就無法高效的進(jìn)行工作，就城建檔案的管理而言，如果缺少了計(jì)算機(jī)的支持，那么對(duì)今后的長(zhǎng)期存取也會(huì)造成一定的影響，所以城建檔案的數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)是要建立在物質(zhì)載體的基礎(chǔ)上的，物質(zhì)載體的性能越好，那么就能得到更長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，相反，如果物質(zhì)載體不能保證長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，這樣也就會(huì)對(duì)相關(guān)資料的保存帶來一定的影響。由此可見，物質(zhì)載體對(duì)于信息的存儲(chǔ)具有決定性的作用，要想保證長(zhǎng)時(shí)間的應(yīng)用，就要充分考慮物質(zhì)載體的穩(wěn)定性，并且保證其使用壽命，這樣才能更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的使用計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備開展數(shù)字化管理的相關(guān)工作。

實(shí)際上，城建檔案是具有一定特殊性的，這就要求城建檔案必須要具備適當(dāng)?shù)姆蓛r(jià)值，從傳統(tǒng)的管理角度來看，進(jìn)行檔案管理的信息存儲(chǔ)載體的性質(zhì)是非信息化的，紙張是一種不容易隨便改變的載體，只要能夠?qū)⑵浔４嫱旰镁途邆湟欢ǖ膬r(jià)值，在法律上也擁有相應(yīng)的效力，但是數(shù)字化的檔案就有所不同了，因?yàn)閿?shù)字化檔案并不能保證是原始檔案，即便是原始檔案也是需要一段較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)證的，這就要求對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)定，讓其更加具有統(tǒng)一性的特點(diǎn)，在我國(guó)現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，這方面是比較缺乏的，也是今后的工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)的穩(wěn)定性以及保存時(shí)間上都比較理想，并且也具有可靠性的特點(diǎn)，在數(shù)字化檔案中則需要更加安全的環(huán)境才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定性的要求，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問題數(shù)字檔案就無法使用。

3 對(duì)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

3.1 前期的全面規(guī)劃

對(duì)于城建檔案數(shù)字化建設(shè)來說，前期的規(guī)劃是一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，需要將大量的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成數(shù)字文檔，工作量非常巨大。在進(jìn)行數(shù)字化工作時(shí)，應(yīng)對(duì)本檔案館的館藏有一定的了解，通過對(duì)館藏的徹底調(diào)查，根據(jù)檔案的類型對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃。在規(guī)劃的過程中，工作人員應(yīng)認(rèn)真謹(jǐn)慎按照一定的程序突出工作的重點(diǎn)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定做好規(guī)劃，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

數(shù)字文檔的資源共享，需要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行文檔信息的數(shù)字化，所以建設(shè)檔城建檔案管理的數(shù)字化，需要制定一個(gè)完整的規(guī)范制度體系。主要包括信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和數(shù)字化檔案管理規(guī)范。信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是指對(duì)信息采集和整理，檔案信息的安全保障，數(shù)字檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)以及網(wǎng)站建立和管理等的指導(dǎo)說明。數(shù)字化檔案管理的規(guī)范主要是由接收標(biāo)準(zhǔn)和管理細(xì)則這兩方面構(gòu)成。加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)為城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作的操作提供合理有效的依據(jù)。

3.3 加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)

城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個(gè)檔案信息系統(tǒng)，不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，配合檔案的管理和共享。在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性，使用者或者管理者在訪問網(wǎng)站時(shí)要進(jìn)行安全認(rèn)證和身份認(rèn)證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生，保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

3.4 完善資源庫(kù)的建設(shè)

城建檔案需要進(jìn)行基本信息資源庫(kù)的建設(shè)，這里包括目錄數(shù)據(jù)，目錄中心，全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等的建設(shè)。為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性，可以將工作的重點(diǎn)放在特色資源庫(kù)的建設(shè)上，將各個(gè)專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)據(jù)庫(kù)變得更加條理清晰，一目了然，提高數(shù)字檔案的實(shí)用性，有利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.5 提高檔案的使用效益

城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者，除了憑證需要，還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會(huì)帶來一定的價(jià)值，城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會(huì)對(duì)于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的最佳使用效益。

4 結(jié)束語

城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于城市建設(shè)來說有著不可忽視的作用，檔案工作人T應(yīng)予以高度的重視。在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，重視檔案信息的安全問題以及其系統(tǒng)的穩(wěn)定性，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高數(shù)字檔案的使用效益，捉進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，為社會(huì)提供更好的信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉亞萍.淺談城市建設(shè)檔案館的發(fā)展與建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界.2010（S2）

第7篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；數(shù)字化；白圖替代藍(lán)圖

Abstract: Blueprint by white diagram or electronic diagram instead, this is a trend in the management of files, but also must keep up with the pace of work to implement. Consistency on paper files and electronic files, are not a technical issue, but a management problem. Third technology, seven -management. "To the command of technical application of technology guide the management concept of innovation to manage."Keywords: electronic files; digitization; white Figure alternative blueprint

現(xiàn)美國(guó)或一些歐洲國(guó)家已經(jīng)完成了白圖替代藍(lán)圖的轉(zhuǎn)換，藍(lán)圖在很多國(guó)家已經(jīng)消失了。所有的藍(lán)圖都由白圖或電子圖代替。這是檔案管理的一個(gè)趨勢(shì)，也是跟上時(shí)代腳步所必須去落實(shí)的工作。

關(guān)于紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，不是技術(shù)問題，而是管理問題。

國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見意見》：企業(yè)檔案信息化建設(shè)，要堅(jiān)持與企業(yè)信息化建設(shè)同步的原則；堅(jiān)持技術(shù)與管理并重的原則。

電子文件檔案的存儲(chǔ)媒介：由于設(shè)計(jì)手段的現(xiàn)代化，促進(jìn)設(shè)計(jì)質(zhì)量和效益的提高，設(shè)計(jì)周期也明顯縮短，而越來越多的工程、產(chǎn)品圖紙存檔以及管理制度勢(shì)必要隨著CAD技術(shù)的普及應(yīng)用作出相應(yīng)的變革和調(diào)整。 應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)是CAD技術(shù)發(fā)展的必然。經(jīng)對(duì)比研究，國(guó)家決定采用光盤存儲(chǔ)電子文件以支持CAD技術(shù)的深入發(fā)展和應(yīng)用。

光盤具有如下特點(diǎn)：1）存儲(chǔ)量大，記錄密度高。（一張650MB的光盤可存儲(chǔ)A1圖紙4000張，或幾萬張A4圖紙，或3億個(gè)漢字）；2）聲、像、圖、文并茂，多媒體再現(xiàn)；3）壽命長(zhǎng)，信息質(zhì)量高（相對(duì)磁介質(zhì)）；4）信息存取方便、靈活，可鍵盤輸入（矢量），也可掃描輸入（光柵）；5）信息還原效果好，有叫高的分辨率；6）系統(tǒng)容易建立和普及，性能價(jià)格比越來越高。且雙向適應(yīng)：適應(yīng)利用，也適應(yīng)保存。

采用光盤存儲(chǔ)工程圖紙等技術(shù)資料，可以免去日益增加的紙質(zhì)圖庫(kù)建筑面積和節(jié)省投資；方便檢索、調(diào)用已有技術(shù)檔案，修復(fù)破損嚴(yán)重的老圖紙，有利于提高檔案的利用率，加快設(shè)計(jì)速度，縮短設(shè)計(jì)周期，增強(qiáng)企事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；也有利于檔案管理水平的提高和檔案工作人員素質(zhì)的提高，充分體現(xiàn)檔案管理部門也是服務(wù)于生產(chǎn)和創(chuàng)造效益一個(gè)重要組成部門之一。要改變舊的圖樣管理制度，制定新標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)力推廣CAD技術(shù)的要求。

當(dāng)前電子文件管理工作的三個(gè)階段，起步階段；準(zhǔn)備階段；我們?cè)赫幵跍?zhǔn)備階段（檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立；傳統(tǒng)檔案的原文信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換；多媒體數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用；較大型網(wǎng)絡(luò)和廣域網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用研究；分布式綜合性數(shù)據(jù)庫(kù)的建立；檔案信息網(wǎng)站的建立。）發(fā)展階段；（法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系的建立和完善；電子文件法律地位的確定；電子文件四性保障；電子檔案的長(zhǎng)久保存；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。）

檔案文件接收的四性原則：真實(shí)性-可用性-可靠性-完整性

管理規(guī)范：

法律法規(guī)

電子簽名法

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)及標(biāo)準(zhǔn)體系

規(guī)章制度

電子文件的整理：

歸檔的電子文件由形成部門負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫入光盤，檔案部門予以協(xié)助、指導(dǎo)。

產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。

存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬件平臺(tái)等。

電子文件經(jīng)整理后，按項(xiàng)目填寫“電子檔案登記表”一式兩份。

編寫歸檔說明

一、檔案管理方面遇到的常見問題

設(shè)計(jì)資料，尤其是圖紙，這些資料如何收集、如何能保證最新的資料被收集；如何把收集到的資料合理的分類存放；如何能使得這些資料被高效利用；如何能在海量的資料中快速準(zhǔn)確找到自己需要的資料……這些都是我們所關(guān)心的問題。

有不少設(shè)計(jì)企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)往往側(cè)重于普通的文件和檔案管理，不能切合設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際，存在許多弊端，嚴(yán)重妨礙了設(shè)計(jì)資料的有效利用。具體來說包括：

（1）對(duì)電子圖紙和相應(yīng)的信息采集都是手工完成的，錄入工作量大，檔案工作人員工作負(fù)擔(dān)過重；

（2）手工錄入的方式使得圖紙內(nèi)容不全、容易出錯(cuò)等問題，導(dǎo)致真實(shí)性、可靠性和可信性的不足，影響了系統(tǒng)的使用效率；

（3）不可見的業(yè)務(wù)過程；從任務(wù)分配到項(xiàng)目完成，整個(gè)過程不可見不可控；

（4）設(shè)計(jì)資源流失，重要的電子資料得不到保存和重復(fù)利用；

（5）版本無法控制、設(shè)置變更頻繁，加大設(shè)計(jì)成本；

（6）各職能部門的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)繁瑣，造成工作和生產(chǎn)的滯后；

（7）難以規(guī)范和控制企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化，給生產(chǎn)和管理帶來一定壓力，如圖框、字體、線型、文件沒有標(biāo)準(zhǔn)化，院內(nèi)外交流困難；

（8）無有效的技術(shù)手段促進(jìn)CAD電子文件的歸檔，僅靠管理手段并不能促使設(shè)計(jì)人員主動(dòng)歸檔完整、準(zhǔn)確的電子文件。

（9）如何確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實(shí)性，使電子文件和出版文件完全一致；

（10）設(shè)計(jì)過程中的圖檔、文檔等資料采用服務(wù)器共享的方式，不能保證共享數(shù)據(jù)的安全性，無法防范無形資產(chǎn)的流失。

（11）項(xiàng)目的圖檔和資料采用刻錄光盤的方法進(jìn)行保存，無法對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行及時(shí)備份。更重要的是無法集中管理圖檔，設(shè)計(jì)人員不能及時(shí)查閱需要的資料，不能保證電子圖檔有效重復(fù)利用。

電子文檔管理面臨的問題

電子文件歸檔不及時(shí)

電子文件不完整性

電子文件不準(zhǔn)確

電子文件不規(guī)范

電子文件信息不能被共享利用

二、 電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔。

與建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。

著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集

應(yīng)整理、鑒定再歸檔

確保歸檔電子文件的有效性、完整性、真實(shí)性，使歸檔的電子文件和出版的紙質(zhì)文件完全一致

以電子文件的利用取代底圖的利用，工程圖紙的套用、調(diào)曬等直接使用電子文檔打印完成出版

第8篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0278（2015）03-181-01

隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展與更新，數(shù)字化成為了檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化將促進(jìn)檔案管理效率與水平的有效提高。

一、檔案管理數(shù)字化的可行性分析

（一）技術(shù)條件

檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

（二）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)條件

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)主要包括兩個(gè)方而，一方而是通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，對(duì)檔案原件進(jìn)行更好的保護(hù)；另一方而通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提高。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理數(shù)字化的前提條件，主要的內(nèi)容包括局域網(wǎng)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況決定了檔案管理數(shù)字化是否能夠?qū)崿F(xiàn)，具有非常重要的基礎(chǔ)作用。

（三）資金與人才條件

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)非常龐大的工程，在實(shí)現(xiàn)的過程中需要投入大量的資金，檔案部門應(yīng)該對(duì)自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力進(jìn)行評(píng)估，依據(jù)自身實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展。同時(shí)，檔案管理數(shù)字化中包含了很多新的知識(shí)、技術(shù)等，對(duì)高素質(zhì)的專業(yè)人才有著更大的需求，人才是檔案管理數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

二、檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)措施

檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，在發(fā)展的過程中必須制定可行的實(shí)施方案。實(shí)施方案中包括現(xiàn)狀分析、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要素與保障系統(tǒng)四個(gè)方而的內(nèi)容。

（一）檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案部門在實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化之前，應(yīng)該對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查與分析，從而全而掌握檔案部門的現(xiàn)狀與問題。

1.管理制度的調(diào)查與分析

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對(duì)這些情況進(jìn)行明確與了解。

2.硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

3.技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對(duì)白身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。

4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對(duì)當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評(píng)估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

（二）檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)

通過對(duì)檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢(shì)作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢(shì)相協(xié)調(diào)。

（三）檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素

在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評(píng)估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評(píng)估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。

（四）檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。

第9篇：檔案管理數(shù)字化建設(shè)范文

摘 要 社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)時(shí)間中的相關(guān)記錄的保存工作，是檔案工作的由來，檔案工作的順利開展關(guān)系到各個(gè)領(lǐng)域的秩序，它是我國(guó)科學(xué)文化事業(yè)中的重點(diǎn)。檔案管理工作素來以繁瑣的特征著稱。隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作走向了數(shù)字化的道路。本文將針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及利用措施進(jìn)行分析探討，希望為我國(guó)檔案工作的順利進(jìn)行以及效率的提高，提供有價(jià)值的思考與建議。

關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 問題 利用措施

不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學(xué)的優(yōu)勢(shì)。在數(shù)字化的作用下，檔案的表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)方式以及查詢方式等都出現(xiàn)了新的發(fā)展。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息管理系統(tǒng)于大型檔案館的廣泛應(yīng)用之中，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)初見成效。為了促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，我國(guó)出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了政策支持以及法律依據(jù)[1]?？梢姍n案數(shù)字化所帶來的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點(diǎn)，即安全性、保密性，這無疑是目前檔案數(shù)字化需要著重解決的問題。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)的不合理

這一點(diǎn)的具體體現(xiàn)主要與不同檔案部門的實(shí)際情況不同，其檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)也不相同。不同的行業(yè)、不同地區(qū)、不同性質(zhì)的單位的檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)以及相關(guān)的管理設(shè)備、管理經(jīng)費(fèi)之間千差萬別。檔案管理工作的復(fù)雜性要求對(duì)相關(guān)設(shè)備的使用以及經(jīng)費(fèi)的投入具有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，推進(jìn)數(shù)字化的檔案管理模式對(duì)于計(jì)算機(jī)、轉(zhuǎn)換設(shè)備、掃描設(shè)備的配備具有一定的要求。但是在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)工作當(dāng)中往往忽視了不同檔案部門的特有的發(fā)展?fàn)顩r，產(chǎn)生了“一刀切、一風(fēng)吹”的不合理的發(fā)展措施[2]，對(duì)檔案數(shù)字化的建設(shè)具有不利的影響，不僅降低了檔案數(shù)字化的建設(shè)效率，還會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數(shù)字化水平出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。在國(guó)家事業(yè)單位中，檔案的數(shù)字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關(guān)的管理隊(duì)伍水平較高。在其他的領(lǐng)域或企業(yè)之中，基于領(lǐng)導(dǎo)重視程度以及資金投入等方面的問題，檔案數(shù)字化水平普遍較低。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全問題

基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用發(fā)展下的檔案數(shù)字化管理模式中的開放性與共享性的特點(diǎn)，兩者之間所存在嚴(yán)重的沖突[3]。在目前的檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)之中，由于檔案的外包原因以及相關(guān)的技術(shù)問題，檔案泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數(shù)字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關(guān)注的問題。另一方面，檔案在利用過程中出現(xiàn)的信息公開的問題也具有危害性。在目前的檔案利用問題上，檔案在內(nèi)部的流通方式以及利用效果值得商榷。

二、檔案數(shù)字化利用措施

（一）做好檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

針對(duì)上文中提出的不同部門、不同地區(qū)以及不同單位之中的檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)條件的不同。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)與推廣的過程中需要同時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，采取統(tǒng)籌規(guī)劃的方法，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作的重要意識(shí)的宣傳，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供相應(yīng)的政策支持，對(duì)相關(guān)的經(jīng)費(fèi)以及投入進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，依據(jù)不同部門、不同地區(qū)以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標(biāo)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的檢查工作。對(duì)各個(gè)檔案管理部門進(jìn)行定期、抽樣檢查，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中檔案安全問題的解決

基于檔案數(shù)字化所帶來的檔案的安全問題，在實(shí)際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對(duì)檔案進(jìn)行安全的管理[4]。對(duì)于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開的問題，在相關(guān)的程序以及具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上需要進(jìn)行商討。在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的檔案數(shù)字化的管理模式下，解決好上述三者的關(guān)系對(duì)檔案管理的保密性具有促進(jìn)作用。在進(jìn)行檔案利用工作時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)部流通的形式以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定需要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，必要時(shí)候應(yīng)加以法律條例進(jìn)行硬性規(guī)定，確保檔案的利用安全。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字平臺(tái)上的安全系統(tǒng)的建立，嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)，避免黑客入侵，導(dǎo)致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案數(shù)字化的便利性以及管理方式的科學(xué)性、高效性等諸多優(yōu)勢(shì)對(duì)于整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計(jì)算機(jī)技術(shù)的開放性之間存在著沖突，在檔案數(shù)字化的應(yīng)用發(fā)展之中出現(xiàn)了泄密的嚴(yán)重問題，針對(duì)目前檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的保密手段，完善檔案數(shù)字化管理的體制、優(yōu)化具體的檔案數(shù)字化管理的相關(guān)措施具有必要性以及重要性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 羅順明.檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及利用措施[J].蘭臺(tái)世界，2012.23（30）：38-39.

[2] 譚遠(yuǎn)宏，趙家文，劉健華.我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與對(duì)策[J].湘潭師范學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010.05（34）：174-176.