檔案管理概念精選(九篇)
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第1篇：檔案管理概念范文
論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理
一、檔案物理管理及邏輯管理的概念
物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。
邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學(xué)的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認識現(xiàn)實的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。
二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區(qū)別比較
（一）管理對象
在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。
在物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學(xué)》與《檔案保護技術(shù)學(xué)》等。傳統(tǒng)《檔案保護技術(shù)學(xué)》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復(fù)技術(shù)、檔案文件的照相復(fù)制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學(xué)》則以“實體管理”為主要線索展開。
電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導(dǎo)地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當(dāng)長的一段時間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。
（二）勞動特征
不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：
由于管理對象是實際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關(guān)的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當(dāng)然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學(xué)的發(fā)展，人類思想的進步，我們應(yīng)該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應(yīng)該是一種科學(xué)化的管理，傳統(tǒng)檔案保護技術(shù)學(xué)的發(fā)展，就是最好的佐證。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計算機系統(tǒng)的勞動。計算機系統(tǒng)的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發(fā)展與延伸。
（三）方法特征
在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣踊挠嬎銠C及計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。
（四）思維特征
物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時間問題。
在物理管理中，人們在管理過程當(dāng)中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應(yīng)的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。
在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導(dǎo)地位的管理時期，人們在想到某些信息內(nèi)容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯(lián)想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。
（五）哲學(xué)特征
檔案物理管理針對的是一個現(xiàn)實的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學(xué)對傳統(tǒng)實態(tài)檔案管理哲學(xué)的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現(xiàn)實物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。
三、結(jié)束語
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導(dǎo)地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當(dāng)檔案信息在檔案管理工作中占有主導(dǎo)地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。
在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當(dāng)時物理管理占據(jù)主導(dǎo)地位，決定了人類社會的檔案管理首先經(jīng)歷了一個漫長的物理管理時代。
參考文獻
[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）
第2篇：檔案管理概念范文
關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；學(xué)校檔案；模式
一、學(xué)校進行檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.檔案管理的信息化是時展的必然趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，社會生活的方方面面，都已經(jīng)無法離開計算機的幫助。同時，計算機技術(shù)應(yīng)用在教育領(lǐng)域，具體表現(xiàn)為多媒體的應(yīng)用，電化教學(xué)，以及檔案的信息化管理，這已經(jīng)成為時展的必須趨勢。隨著改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟得到前所未有的發(fā)展，競爭是市場經(jīng)濟的本質(zhì)，誰能夠把握事物發(fā)展的趨勢，并采取積極有效的手段去適應(yīng)時代的發(fā)展，誰就能夠在未來的發(fā)展中取得競爭優(yōu)勢，所以學(xué)校必須要加強檔案管理的信息化水平，以適應(yīng)時展的需求。
2.能夠提高檔案的信息質(zhì)量，更好的為決策提供基礎(chǔ)。學(xué)校事業(yè)的發(fā)展是基于領(lǐng)導(dǎo)干部的管理與決策，面對機遇或者挑戰(zhàn)，決策正確，管理得當(dāng)，政令通暢，就能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的平穩(wěn)、健康的發(fā)展，使學(xué)校的各項工作都能夠走在同行業(yè)的前列；反之，錯誤的決策，會制約學(xué)校各項工作的順利開展，甚至?xí)寣W(xué)校蒙受重要的經(jīng)濟損失，而這些決策的制定又是基于學(xué)校內(nèi)部所產(chǎn)生的重要信息，檔案所提供的信息，就是決策的一項重要依據(jù)。因此，實現(xiàn)檔案管理的信息化，保證信息高速傳遞，能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確決策，打下堅實基礎(chǔ)。
3.使檔案管理的工作效率大幅度提高。學(xué)校在教學(xué)、科學(xué)研究以及日常管理的過程中，會形成大量有著重要保存價值的文件檔案、教務(wù)檔案、教學(xué)檔案以及學(xué)籍檔案等等，而大部分檔案都采取的是傳統(tǒng)的管理方式，可利用的價值十分有限，當(dāng)對這些檔案進行信息化處理之后，能夠使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作進入現(xiàn)代化的管理，檔案所包括的信息能夠被最大限度的挖掘，不但能夠使工作效率大幅度提高，還能體現(xiàn)出檔案在推動教育事業(yè)發(fā)展方面的重大意義。
二、學(xué)校檔案管理信息化的途徑
檔案管理信息化是一項需要運用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。
1.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平的提高。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首先要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2.檔案原件的準(zhǔn)備工作。從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，信息化管理在學(xué)校檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進行預(yù)處理，它包括：
1）依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。2）通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達出來。這樣一個用主題詞來標(biāo)識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。
3.有重點地抓好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案管理信息化的核心和基礎(chǔ)，是這項工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立 “活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。
4. 加強辦公自動化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量微機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識經(jīng)濟時代的檔案管理標(biāo)志。其優(yōu)點是：1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優(yōu)勢，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進行調(diào)整時，可利用計算機進行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作時效。2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準(zhǔn)確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其它無關(guān)的文件，從而達到了文檔保密的要求。
三、小結(jié)
知識經(jīng)濟時代的今天，對學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統(tǒng)的檔案管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的效益。
參考文獻：
[1]趙培.論加強檔案管理與信息化建設(shè)[J].供電企業(yè)管理，2010，（06）.
第3篇：檔案管理概念范文
關(guān)鍵詞：信息化檔案建設(shè) 概念 重要性 建設(shè)過程 現(xiàn)在 辦法
引言：在進入人類信息化的社會以后，檔案管理對人們認識和了解客觀世界，對傳承古老的人類文明，對發(fā)展經(jīng)濟和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會信息化的總格局中，大力推動檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。
一、檔案管理信息化建設(shè)的概念
所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲模式過渡和轉(zhuǎn)變的過程。主要形式要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲和查詢的一體化模式；要實現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對檔案原有信息類資源進行處理、計算、轉(zhuǎn)化和存儲管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務(wù)，加快實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化的過程會是一個長期快速的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。
二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性
在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動化和辦公的無紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運作流程在計算機終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線路中進行，這樣迫使檔案必須以計算機別的語言為主要存在形態(tài)，以計算機的計算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲器的識別為儲存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會面對更多的計算機讀取、傳遞、存儲的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會更直接、準(zhǔn)確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節(jié)省存儲空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準(zhǔn)確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢時間和實體檔案的存儲物質(zhì)和空間，對環(huán)境保護也起到了一定的積極作用。由此看來，對于任何一個單位來說能夠提供有價值的系統(tǒng)性、真實性電子檔案信息，就標(biāo)志著這個單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。
三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過程
檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。
（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計算機、網(wǎng)絡(luò)交換機、介質(zhì)儲存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計算機和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲器為存儲手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。
（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強大的電子檔案信息。
（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。
（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠為檔案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺。
（五）管理人才的建設(shè)：能夠為檔案管理信息化提供技術(shù)支持。
四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法
（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對檔案管理的重要性認識不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動力和發(fā)展環(huán)境。5、無法建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過時”的現(xiàn)象，沒有先進的信息化管理知識和意識。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)相對較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無法適應(yīng)新時代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護意識不夠，存在信息丟失的風(fēng)險。
（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進的信息技術(shù)，加強檔案管理信息化建設(shè)，要加強組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專業(yè)認識，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進和培養(yǎng)先進的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強硬的檔案管理隊伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。
檔案管理的信息化建設(shè)給予新時期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項長期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實施，抓住重點，講求時效，不斷持續(xù)發(fā)展和進步。
參考文獻：
1.檔案管理學(xué)陳智為中國人民大學(xué)出版社
2.檔案管理學(xué)原理王向明上海大學(xué)出版社
3.檔案學(xué)研究進展王新才武漢大學(xué)出版社
4.《電子文件風(fēng)險管理》馮惠玲等著中國人民大學(xué)出版社
第4篇：檔案管理概念范文
[關(guān)鍵詞]檔案 管理 計算機 應(yīng)用 技術(shù)
1 檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢分析
檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
因此，為了實現(xiàn)檔案管理不同文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，購買文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行檔案管理的綜合化管理。
2 做好檔案原件的準(zhǔn)備工作
從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計算機在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對檔案文件進行預(yù)處理，它包括：
2.1 依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。
2.2 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達出來。這樣一個用主題詞來標(biāo)識文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。
檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁，
對檔案文件進行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進行，它是個需要花費大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進計算機前著手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運行。
3 搞好檔案管理計算機專業(yè)技術(shù)人才的準(zhǔn)備
面對計算機二次開發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計算機專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少企業(yè)把整個檔案計算機的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計到系統(tǒng)實現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應(yīng)用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業(yè)人才的準(zhǔn)備，它包括：
3.1 應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備檔案管理應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進行計算機原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)，使他們學(xué)會計算機高級語言，學(xué)會操作和使用機器，學(xué)會設(shè)計和上機實現(xiàn)一個完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計算機專業(yè)人員接零的任務(wù)知識很好地銜接。
3.2 主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備檔案管理應(yīng)選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會使用漢語主題詞表，學(xué)會依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識，學(xué)會如何進行主題詞的組配，學(xué)會特殊情況的特殊處理等，通過學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語主題詞表管理的工作。
3.3 全體檔案工作者，無論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進行計算機掃盲
檔案工作者是信息工作者，在當(dāng)今的信息社會中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當(dāng)通過舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過自學(xué)等多種形式，提高計算機應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢的需要。
第5篇：檔案管理概念范文
關(guān)鍵詞:檔案管理;知識管理;概念;關(guān)系;相互作用
在知識經(jīng)濟時代背景下，知識管理和檔案管理發(fā)生了密切的聯(lián)系，社會經(jīng)濟活動的決策者和引導(dǎo)者明確提出把知識管理的基本理念和方法全面系統(tǒng)的應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，人們也開始逐漸意識到知識管理和檔案管理從有所區(qū)別，到相互影響，最后有機融合，形成內(nèi)在規(guī)律的邏輯關(guān)系。
一、檔案管理與知識管理的概念
知識管理是以知識為核心的管理，圍繞著知識和與知識有關(guān)的一系列生產(chǎn)社會活動。而知識是通過學(xué)習(xí)、實踐或者探索所獲得的認識、判斷或技能，在人類社會當(dāng)中，知識已成為一種重要資源，久而久之人們認識到知識的稀缺和可靠，開始追逐知識的獲取，最終演化成一門知識學(xué)科，于是知識管理作為一種最新的管理意識和形式，經(jīng)歷了多年的積累和發(fā)展，它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識經(jīng)濟理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，在企業(yè)管理中知識管理是一項重要內(nèi)容。檔案管理亦稱檔案工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。廣義意義的檔案管理是指檔案的保管，而狹義意義的檔案管理是指對已經(jīng)收集、整理后的材料存入庫房形成的檔案進行日常的管理工作。檔案管理作為一項管理工作，主要環(huán)節(jié)在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和為檔案利用者提供服務(wù)。在現(xiàn)代社會經(jīng)濟活動當(dāng)中，眾多企事業(yè)單位實際經(jīng)營活動就是采取和使用企業(yè)管理進行日常工作安排和產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而檔案管理作為一項企業(yè)管理的重要內(nèi)容，逐漸得到?jīng)Q策者和領(lǐng)導(dǎo)者的重視，對于檔案管理本身來講，除了對檔案實體的管理以外，還有對檔案內(nèi)在信息的管理，在某種程度上來說，實際上是對一種知識的使用價值的有效管理，因此檔案管理和知識管理二者很難割裂開來。
二、檔案管理與知識管理異同關(guān)系
(一)檔案管理與知識管理的相同之處
1．二者的管理對象檔案管理的對象主要是文字、圖形、音頻、視頻等等文件材料，可以說檔案管理具備信息屬性，而信息作為一種知識的表現(xiàn)形式，同屬于知識管理的范疇。知識管理的對象則主要是知識，而知識的組成部分為顯性知識和隱形知識，顯性知識主要是通過外部獲取的方式得到的，如圖書、報紙期刊等有形知識，而隱形知識是側(cè)重于無法用文字描述和表達的知識，更多的是以思想、經(jīng)驗為代表的無實物形態(tài)的知識。我們可以看出檔案管理屬于顯性知識范疇內(nèi)，知識管理的管理對象包含了檔案管理的管理對象。2．二者的管理目的檔案管理的管理目的在于為檔案利用者提高更精準(zhǔn)、更快速的服務(wù)，側(cè)重滿足利用者的需求;而知識管理的管理目的是盡可能的實行知識的價值，為知識管理者提高知識理論體系，指導(dǎo)其作出正確的決策和判斷?？梢哉f二者在最終終端管理工作的達成都是為了滿足使用者需求實現(xiàn)管理的價值，二者出發(fā)點相近。3．二者的管理流程不管是傳統(tǒng)檔案管理模式還是現(xiàn)代化檔案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分類統(tǒng)計、利用的過程，而知識管理的流程主要是知識產(chǎn)生、收集、加工、整理、評價、利用，可以看出在某幾個環(huán)節(jié)當(dāng)中，檔案管理和知識管理的管理流程基本類似。4．二者的管理技術(shù)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，各行各業(yè)也都隨之與其相結(jié)合，可以說在管理技術(shù)和手段上，新一代現(xiàn)代化檔案管理和知識管理都紛紛以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)支撐和傳播媒介，二者技術(shù)手段相同。
(二)檔案管理與知識管理的不同之處
1．范圍大小檔案管理管理范圍主要是檔案實體和信息管理，而知識管理的范圍較檔案管理廣泛，包含顯性知識與隱形知識，可以說檔案管理的管理范圍僅僅涵蓋了顯性知識，而不具備隱形知識，知識管理二者皆備。2．重視利用程度在社會經(jīng)濟活動中，檔案管理一直受決策者和領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，重視程度低，利用效率同樣低下，甚至就因為檔案管理人員知識管理認知較低導(dǎo)致檔案管理水平不高，隨著近些年檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程加快，情況有所好轉(zhuǎn)，但是知識管理從出現(xiàn)至今一直備受重視二者的重視利用程度差異明顯。3．機制體系完善度正是由于二者的重視程度差異較大，知識管理早早就形成了屬于自己的理論體系，以及系統(tǒng)有效的管理機制，而檔案管理理論水平較低，由于思想認知問題導(dǎo)致人員參與程度低，長期處于體系不完整、機制不完備的狀況。
三、檔案管理與知識管理的相互作用
(一)知識管理提升檔案管理
正是由于傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏高水平的知識管理介入，現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理工作需要知識管理的作用。知識管理通過其自身先進的理念來推動檔案管理工作，提高管理人員和執(zhí)行人員的認知水平和思想深度，在主觀上影響其促使檔案管理知識深化，形成檔案管理的知識及管理體系。同時隨著知識管理的不斷深入，數(shù)字信息技術(shù)的引進也使得檔案管理手段豐富、工作效率提升。
(二)檔案管理推動知識管理
檔案管理工作的工作主客觀條件得到改善，管理工作的大力開展，有助于知識的沉淀和積累，形成的知識理論體系將培養(yǎng)出新一代管理人才，對知識的傳播與交流都起到了推動作用，并在此過程中，知識管理可以得到深挖，通過新一輪的理解和完善，知識管理體系會更為深化和系統(tǒng)。
參考文獻:
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第6篇：檔案管理概念范文
[關(guān)鍵詞] 本體系統(tǒng)模型 城建檔案 信息系統(tǒng)
中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：
一、引言
本體，作為一種能在語義和知識層次上描述信息系統(tǒng)的概念模型的建模工具，迅速成為信息系統(tǒng)與人工智能領(lǐng)域的一個研究熱點，并在許多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，如知識工程，軟件復(fù)用，信息系統(tǒng)間異構(gòu)信息處理，自然語言理解等。特別是在信息檢索領(lǐng)域，本體提供了一種對信息和知識進行規(guī)范化描述和建模方法，在構(gòu)建智能化的檢索系統(tǒng)、構(gòu)建語義等方面具有重要的意義。
二、本體的基本知識
2.1本體的定義
本體是由Neches與Fikes在1991年提出的，是領(lǐng)域術(shù)語及其關(guān)系的外在形式化表示，術(shù)語及其聯(lián)系是現(xiàn)實世界的提取。本體作為一種服務(wù)方式作用于領(lǐng)域知識的抽取、描述、傳遞與共享。本體能使智能更加清晰地理解相關(guān)的元素、關(guān)系以及概念，使知識表示更加合理與方便，幫助人們作出更恰當(dāng)?shù)倪x擇。
2.2基于本體的信息檢索的基本原理
本體是把現(xiàn)實世界中的某個應(yīng)用領(lǐng)域抽象成一組概念及概念間的關(guān)系。在傳統(tǒng)信息檢索技術(shù)中融入本體,既能夠發(fā)揮概念信息檢索的優(yōu)勢,又可以克服概念信息檢索的局限性,即它不能對概念關(guān)系進行處理。由于本體能夠?qū)Ω拍铌P(guān)系進行處理,并通過概念之間的關(guān)系來表達概念語義,所以檢索的查全率和查準(zhǔn)率會得到提高?；诒倔w的個性化信息檢索是對需求集合和信息集合進行了匹配與選擇,并在其中加入了本體的元素。
三、本體在城建檔案信息管理系統(tǒng)的中的應(yīng)用
利用本體理論指導(dǎo)并開發(fā)城建檔案信息管理系統(tǒng)，目的是使城建檔案管理的過程信息化、現(xiàn)代化，以適應(yīng)當(dāng)前工作的需要。城建檔案信息管理系統(tǒng)是以城建檔案為核心，以館藏檔案資源為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)為載體，用本體理論來建立檔案信息的檢索模型，將現(xiàn)代的計算機技術(shù)與傳統(tǒng)檔案查詢服務(wù)方式相融合。它不僅做到了統(tǒng)一、完整，而且還具有容量大、速度快等特點，還能夠做到較為準(zhǔn)確的查詢，充分開發(fā)城建檔案信息資源、提高了工作效率和管理水平。
3.1本體知識在城建檔案信息檢索中的應(yīng)用
由于城建檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜繁瑣，為減少數(shù)據(jù)檢索時間，提高數(shù)據(jù)的匹配效率，故引入本體知識來改善檢索的效率。信息檢索過程涉及 3個方面: 用戶任務(wù) (用戶需求 )、文獻的邏輯表示 (文檔替代物 )、相關(guān)性判斷。為了提高系統(tǒng)的響應(yīng)速度，信息檢索系統(tǒng)一般不直接進行用戶需求和文檔的相關(guān)性分析，而是使用表現(xiàn)形式既簡單又相似的需求替代物和文檔替代物進行相關(guān)性匹配 。
文檔替代物，如關(guān)鍵詞向量，可以通過人工標(biāo)引或者自動標(biāo)引獲得，生成之后一般不再更新；需求替代物，如查詢表達式，一般由用戶或者檢索系統(tǒng)輔助構(gòu)造而成。文檔替代物是檔案的元數(shù)據(jù)，文檔類的替代物是文檔類的元數(shù)據(jù)。從檢索效率的角度來看 , 標(biāo)引能顯著提高全文數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率，并能縮短檢索時間。檢索結(jié)果可以是題名、知識、概念含義水平上的信息或全文等多種形式。城建檔案文本標(biāo)引工作至少應(yīng)該包含主題標(biāo)引和實體關(guān)系標(biāo)引兩個方面 , 因為文本內(nèi)部既包含主題信息，又包含實體關(guān)系信息，這是兩類不同類型的信息，文本信息檢索系統(tǒng)應(yīng)該提供這兩類信息的檢索入口。
到目前為止，主題標(biāo)引技術(shù)已經(jīng)比較成熟 , 被廣泛用于信息檢索系統(tǒng)之中，實體關(guān)系標(biāo)引技術(shù)還需進一步完善。
城建檔案信息檢索引入本體技術(shù)的一個重要目的是變關(guān)鍵詞 (或者主題詞 ) 匹配為基于語義的匹配，使系統(tǒng)在查全率和查準(zhǔn)率上有更好的保證。然而，現(xiàn)有的基于本體的信息檢索系統(tǒng)在標(biāo)引過程中對本體的利用過于簡單，只是借助于領(lǐng)域本體，判斷文檔所屬的領(lǐng)域，對文檔按領(lǐng)域進行分類。領(lǐng)域本體能否在標(biāo)引過程中發(fā)揮更多的作用，有沒有必
要對標(biāo)引功能進行相應(yīng)的改造，例如，使用本體描述檔案文檔，用本體作為檔案文檔的替代物，這些都有待繼續(xù)進行研究。
在標(biāo)引過程中，本體技術(shù)可以發(fā)揮更多的作用。但是，應(yīng)該將領(lǐng)域本體分為兩類：一類是反映特定領(lǐng)域內(nèi)概念之間關(guān)系的本體，簡稱概念關(guān)系本體；一類是反映特定領(lǐng)域內(nèi)實體之間關(guān)系的本體，簡稱實體關(guān)系本體。這兩類領(lǐng)域本體的作用不同。
實體關(guān)系標(biāo)引屬于信息抽取技術(shù)，可視為信息檢索技術(shù)的一個深化。在標(biāo)引過程中，實體關(guān)系本體可以充當(dāng)信息抽取框架。實體關(guān)系標(biāo)引的過程可以按以下幾個步驟進行:
1．標(biāo)引系統(tǒng)對城建檔案進行主題標(biāo)引，識別文本中所包含的主題，并根據(jù)文本主題將文本按照領(lǐng)域進行歸類。
2． 利用文本的領(lǐng)域歸屬信息從文本中識別出命名實體。
3． 利用信息抽取模板將特定的描述信息與實體聯(lián)系起來。
4．在實體識別的基礎(chǔ)之上標(biāo)注出實體之間的關(guān)系。
對文本信息檢索系統(tǒng)而言，沒有必要使用本體形式的文檔替代物，因為文檔的多個主題詞之間的概念關(guān)系比較簡單。文檔主題詞只是某些概念關(guān)系本體上的幾個概念節(jié)點 ，用標(biāo)引詞向量作為文檔替代物就可以了。
3.2系統(tǒng)流程
圖1城建檔案管理流程圖[4]
3.3模式特色
該系統(tǒng)模式主要有以下特色
1．一切從實際需要出發(fā)，完全根據(jù)城建檔案館檔案管理工作的實際需要來進行功能分析、系統(tǒng)架構(gòu)甚至是界面設(shè)計，檔案館工作人員對系統(tǒng)的使用不存在過長的熟悉時間。
2．實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的“瘦管理”，用戶無須過多的了解SQL Server 2000的使用和管理技術(shù)就可以對系統(tǒng)進行維護和管理。
3．系統(tǒng)采用分布式體系結(jié)構(gòu)（客戶/服務(wù)器（C/S）模式），全部數(shù)據(jù)管理采用開放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)/接口設(shè)計，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，方便檔案管理系統(tǒng)的升級、功能擴充。
4．系統(tǒng)在檔案管理中廣泛采用了報表技術(shù)，實現(xiàn)了對用戶編目時所需的資料文件內(nèi)容的打印功能，提高了工作效率和準(zhǔn)確度。
5．?dāng)?shù)據(jù)庫實現(xiàn)了對圖片和文件的存儲，在方便了檔案文件的管理的同時也提高了檔案文件的安全性。
6．通過使用OLE技術(shù)，工作人員可以系統(tǒng)的將處理結(jié)構(gòu)進行有自己特色的二次加工。
7．建立電子文件歸檔系統(tǒng)，解決存量檔案的電子化工作，建立了法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系。
第7篇：檔案管理概念范文
以文件為單位組織室藏，是由少數(shù)單位檔案部門發(fā)起并已產(chǎn)生了一定影響的管理方式。對于這種管理方式，檔案界各說不一，筆者以此文參與對這個問題的討論。
一、以文件為單位組織室藏消除了傳統(tǒng)的檔案觀念
傳統(tǒng)的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構(gòu)成全宗的基本單位，案卷特征揭示了卷內(nèi)文件某一共性。它是由卷內(nèi)若干文件、卷內(nèi)文件目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊）構(gòu)成保管單位。該保管單位還應(yīng)具有案卷標(biāo)題、案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內(nèi)文件份數(shù)等若干標(biāo)識，形成一個完整的案卷概念。
而以文件為單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特征不復(fù)存在。單份歸檔文件作為室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發(fā)生了嬗變。檔案，是"機關(guān)或企業(yè)等分類保存的文件和材料。"①"是按一定規(guī)律集中保存而形成文件材料的組合…。相對的系統(tǒng)化、文件的有機體系才是檔案區(qū)別于文件的本質(zhì)屬性之一。"②這里給檔案所下的定義是：1檔案是由若干份文件按照一定規(guī)律形成的組合體，是文件集合的概念。2檔案與文件相互區(qū)別的本質(zhì)屬性，是文件的系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，而所謂的文件系統(tǒng)化和有機聯(lián)系，一般是指文件按類別特征、問題特征、職能特征等構(gòu)成的相互之間的關(guān)系。沒有這些特征和相互關(guān)系，只靠文號聯(lián)系，顯然就是缺乏文件形成規(guī)律的有機聯(lián)系，也就是從根本上抹煞了檔案與文件的本質(zhì)區(qū)另別。這樣，以單份文件為保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無存。那么，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術(shù)語的概念都失去了本質(zhì)上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖
二、以文件為單位組織室藏不適用于科技、聲像等門類檔案管理
以單份文件組織室藏，從目前狀況分析，僅僅適用于原來意義上的文書檔案。文書檔案中的單份文件，相對獨立性很強，或者說本來就是互相獨立的案卷單元。以其為基本單位組織室藏，只要考慮好如何過渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項目、某一產(chǎn)品或某一臺設(shè)備的檔案，不管是僅有幾份科技文件或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內(nèi)文件或圖紙的自然聯(lián)系是不容分割的。它的各種文件、圖紙，仿佛人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。會計檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問題。會計憑證是由若干份憑證以旬或月為單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證為單位保管，則會給管理和查找利用帶來不少的麻煩。人事檔案往往以某個人為單位組成案卷，如果將某一個人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份文件或若干項活動，也無法將它們硬性分開單獨保存。光盤檔案更是以數(shù)千乃至上萬份的文件組成一個自然保管單位，更是無法將其中的某一份文件分開管理。
如果在一個檔案全宗內(nèi)實行以單份文件為單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷為單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號、編目、統(tǒng)計、保管等項工作帶來明顯的差別，這種差別是否會給管理帶來諸多的不便呢﹖
三、以文件為單位組織室藏不適用于手工管理
歸檔文件的最初登錄形式，是發(fā)文簿或收文簿。根據(jù)手工管理檔案的經(jīng)驗，通過收發(fā)文簿查找歸檔文件，一般是萬不得已而為之的事情。這主要是由于這種檢索途徑幾乎是漫無邊際的查找。文件的六大特征，其中僅有文號這一線索一般單位的各種收文由于采取按時間順序混編的方法，此線索則無。而按發(fā)文文號查找，只是在所查文件的文號準(zhǔn)確無誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查文件的文號及準(zhǔn)確的發(fā)文日期時間長了，多數(shù)檔案利用者難以提供出這一查找線索，同時沒有其它檢索途徑或標(biāo)識加以配合，那么，只能從文件標(biāo)題中查找，這往往會將發(fā)文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個年收文數(shù)千份的機關(guān)，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由于收發(fā)文登記中摻雜了若干不歸檔文件，須有明確標(biāo)識才可以辨別歸檔和不歸檔文件。如果將歸檔文件加以逐份標(biāo)識，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔文件，確實需要重新編制一份歸檔文件目錄。對于身兼多職的基層檔案管理人員來說，手工編制數(shù)千份歸檔文件目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔文件目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實現(xiàn)有效、快速的檢索，都是有待解決的問題。
單份文件保管，不甚適宜裝盒。其理由之一是：某一年度若干份文件，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號，可保持按文號順序檢索文件這一途徑。但由于每月發(fā)文數(shù)量不均，有的2棧掣鱸路⑽目勺奧緩?，有的一各|碌姆⑽囊埃矖3盒。這種裝盒的文件失去了月份特征而無助于檢索。按發(fā)文部門將文件裝盒，由于各部門發(fā)文數(shù)量懸殊較大，也存在著按月份裝盒文件數(shù)量不均引起的問題。
此外，按發(fā)文部門裝盒，打亂了原有的發(fā)文文號次序，而企業(yè)改革時期，機構(gòu)名稱不統(tǒng)一、不規(guī)范、常變動，機構(gòu)重疊或過度精簡造成職能界限不清，形成亂發(fā)文現(xiàn)象，在打亂了文號排序之后，按部門檢索文件，可能使某些文件極難找到。另外，本單位文件按部門裝盒可以，相當(dāng)數(shù)量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒有一定特征的文件裝盒，基本上是一種簡單的文件數(shù)量上的匹配，而任何一種打亂文號排序的匹配，如果失去了文件間有機聯(lián)系，都必然會增加檢索難度。所以，以單份文件組織室藏，一般只適用于文件打捆這一種形式。從便于檢索方面考慮，不如分成發(fā)文、收文，發(fā)文按文號排序，收文按原發(fā)文單位的文號由小到大各自排序，然后只做簡單捆扎放入檔案柜內(nèi)。但是，這一種方法由于不存在文件間有機聯(lián)系，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來回倒去的翻找中，必然加大文件的磨損程度，不利于文件的保護。采用木架保存的文件，失去卷盒的保護，使得灰塵和不相適宜的溫濕度、光照，毫無障礙地穿透文件，必定引起文件過早老化。
不同期限的文件混存在一起，不利于永久保存的文件得到一個適宜的環(huán)境，而按"三條鞭"分開期限保存文件，使一年的若干種類、若干份文件分成三捆，查找難度倍增。
四、應(yīng)當(dāng)對檔案管理改革采取正確的態(tài)度
以單份文件為保管單位組織室藏，無疑是對傳統(tǒng)的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身發(fā)展的要求。從發(fā)展的觀念看問題，這一改革方式還是有著一定生命力的。它表現(xiàn)為：在傳統(tǒng)的文書檔案中推行以單份文件組織室藏，適用于計算機管理。使用計算機管理歸檔文件最好是全文錄入、全文檢索，文件的檢索、利用、復(fù)制一般地可脫離原件，原件采用何種管理方式，對于檢索便利與否影響甚微。
由于單份文件存在著自然的相對獨立性，可以允許我們將傳統(tǒng)的文書檔案管理方式進行改革，推廣計算機單份歸檔文件的管理，還可以與文件中心的管理體制改革相呼應(yīng)，以現(xiàn)代化的文件管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。而其它門類檔案能否適用于單份文件保管，應(yīng)當(dāng)進行調(diào)查研究和反復(fù)論證，不宜在推行單份文件為保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應(yīng)視具體條件具備與否適時酌情而定。
第8篇：檔案管理概念范文
隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深入，醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)取得了極大的進步。醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革使得醫(yī)院管理向著現(xiàn)代化的進程不斷的加速，結(jié)合現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項業(yè)務(wù)實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理已經(jīng)成為了一種必然的趨勢。但是醫(yī)院的檔案管理依然存在著一些問題。為了解決醫(yī)院檔案管理中的問題，需要對醫(yī)院檔案管理的環(huán)境、系統(tǒng)以及服務(wù)等各方面進行創(chuàng)新，從而使其更好的服務(wù)于醫(yī)療、科研和教學(xué)等工作。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案； 創(chuàng)新； 水平； 管理
【中圖分類號】
R181.3+2 【文獻標(biāo)識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）08-0303-02
醫(yī)院的檔案管理能夠真實的反映醫(yī)院的實踐活動，是醫(yī)院在發(fā)展的過程中積累下來的寶貴財富，主要以文件材料的形式存在于醫(yī)院專門的檔案管理系統(tǒng)中。加強對醫(yī)院的檔案信息資源的管理，不僅對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，而且對記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史有著重要的意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和深化，及時的抓住醫(yī)院發(fā)展的機遇，做好醫(yī)院的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息資源的價值，從而提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平。
1 醫(yī)院檔案管理的概念及加強醫(yī)院檔案管理的意義
1.1 醫(yī)院檔案管理的概念：
醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的業(yè)務(wù)實踐活動和醫(yī)療技術(shù)發(fā)展工作中形成的重要的資料的記載，不僅是對醫(yī)院改革和發(fā)展歷程的真實回顧，也是對醫(yī)院的業(yè)務(wù)實踐活動的真實回顧。
1.2 加強醫(yī)院檔案管理的意義：
在醫(yī)院的整個管理體系中，檔案管理占據(jù)著重要的地位，檔案管理承載著醫(yī)院大量的實踐活動和科研成果，具有很強的資證作用。對醫(yī)院的檔案內(nèi)容進行整理和存儲，能夠為醫(yī)院的管理和發(fā)展提供重要的信息價值和工具價值。完整準(zhǔn)確的檔案信息更加為提高醫(yī)療服務(wù)和科研以及教學(xué)工作的開展等提供了便利，加強醫(yī)院的檔案管理對提高醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。
2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題
2.1 檔案認識不強，檔案信息資源開發(fā)不足：
醫(yī)院的很多工作人員對檔案管理的認識不足，認為檔案管理無關(guān)緊要，醫(yī)院發(fā)展最重要的還是要不斷地提高業(yè)務(wù)水平。其中以醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部為例，他們對醫(yī)院的檔案管理意識較為淡薄，認為檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中無關(guān)緊要。這顯然是對檔案管理在醫(yī)院工作的重要性和必要性認識不足，因此醫(yī)院的檔案信息資源利用率低。
2.2 檔案管理制度不健全，對其檢查監(jiān)督?jīng)]有落實：
目前為止許多的醫(yī)院檔案管理制度并不完善，檔案管理十分的滯后?，F(xiàn)實中許多的醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院會按照衛(wèi)生部門的要求制定適合本院的較為健全的管理制度和工作人員的相關(guān)工作職責(zé)，但是其中涉及到檔案管理的制度和職責(zé)很少。反映出的是目前的醫(yī)院檔案管理還沒有建立一套完整的科學(xué)和統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。而且更為嚴重的是沒有將醫(yī)院的檔案管理納入到醫(yī)院的管理目標(biāo)考核的范圍內(nèi)。
2.3 檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊：
目前，醫(yī)院的檔案管理人員大多屬于兼職人員，不具備專業(yè)的檔案管理技術(shù)，而且素質(zhì)表現(xiàn)普遍較低，在理論知識和專業(yè)技術(shù)等方面也是參差不齊，離著現(xiàn)代化科學(xué)管理的目標(biāo)還有很大的差距。檔案管理人員的數(shù)量缺乏，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)，對檔案業(yè)務(wù)的熟知度較低，學(xué)歷不高，知識結(jié)構(gòu)不合理以及現(xiàn)代化知識缺乏等都不利于醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，而且有可能會阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員的素質(zhì)對提高檔案管理水平有著重要的意義，只有將檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)知識水平納入到醫(yī)院的培訓(xùn)發(fā)展計劃和要求中，才能使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟上時代的步伐，使其為醫(yī)療衛(wèi)生、科研和教學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。
2.4 檔案管理水平不高，檔案資源利用率較低：
檔案管理水平不高主要表現(xiàn)為：傳統(tǒng)的手工記錄和整理方式，效率低而且信息整理不完整和不準(zhǔn)確。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中也應(yīng)該應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檢索信息時才能更加的迅速、便捷和準(zhǔn)確。但是傳統(tǒng)的手工記錄和整理的方式，在進行信息檢索時很費時費力，檔案資源利用效率較低。
3 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理，提高檔案工作水平
3.1 管理環(huán)境創(chuàng)新：
管理環(huán)境的創(chuàng)新需要做到以下兩點：
3.1.1 更新觀念，實現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化： 樹立正確的現(xiàn)代化檔案管理理念能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院檔案資源的有效利用和科研以及教學(xué)的創(chuàng)新發(fā)展。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案。為此檔案管理人員應(yīng)該更加努力的去學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，學(xué)習(xí)新的管理理念，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的手工型的檔案管理方式向現(xiàn)代化的檔案管理轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)檔案信息資源的價值和優(yōu)勢。為此，一方面檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)新的管理理念，提高自身素質(zhì)和檔案管理水平；另一方面，廣大的醫(yī)務(wù)人員也應(yīng)該加強對醫(yī)院檔案管理的認識，重視對檔案管理人員的技能和理念的培訓(xùn)。
3.1.2 加強檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化：
傳統(tǒng)的檔案管理屬于純手工型，費時費力，效率低下，很難滿足現(xiàn)代化的醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要。為此，在現(xiàn)代化管理理念的影響下，應(yīng)該為醫(yī)院的檔案管理投入必要的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的電子化和自動化管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中安裝統(tǒng)一的軟件，并且對檔案管理人員進行培訓(xùn)，掌握計算機技術(shù)，提高檔案管理的水平。
3.2 管理制度創(chuàng)新：
建立完善的規(guī)章制度，規(guī)范管理。建立完善的規(guī)章制度能夠減少檔案管理的隨意性，從而保證檔案管理的健康和可持續(xù)性的發(fā)展。比如制定電子檔案、零散文件的收集歸檔制度；對檔案管理工作的職責(zé)范圍進行明確，檔案管理兼職人員的責(zé)任落實到每一個人等，可以有效的規(guī)范檔案管理工作。
3.3 服務(wù)工作的創(chuàng)新：
醫(yī)院檔案管理工作開展的最終目的是利用和挖掘其中的經(jīng)濟價值和社會價值，從而實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的轉(zhuǎn)變。為此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該提高工作的主動性和積極性，拓寬服務(wù)范圍，擴大服務(wù)領(lǐng)域。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，及時完整的收集和整理各給信息，豐富醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。
實現(xiàn)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，一方面創(chuàng)新檔案信息加工服務(wù)。隨著社會的發(fā)展，對檔案的歷史和經(jīng)濟等主題性需求越來越多。檔案工作部門應(yīng)該根據(jù)利用者的不同需求，對已經(jīng)占有的檔案資源進行加工和組合，從而使檔案信息資源更加的完備和充實；另一方面創(chuàng)新提供現(xiàn)行文件的閱讀服務(wù)。檔案館建立現(xiàn)行的文件閱讀服務(wù)能夠有效的推動檔案資源的共享。
4 總結(jié)
隨著計算技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種必然趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法費時費力，效率低下，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)代化的管理環(huán)境。只有創(chuàng)新，才能實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，從而更好的為醫(yī)療、科研和教學(xué)服務(wù)。
參考文獻
[1] 王金鳳.醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新之我見[J].科技風(fēng)，2014，15（8）：104-105.
第9篇：檔案管理概念范文
企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。
總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。
關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。
