檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

在宏觀層面,隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布,國(guó)家和社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出了明確的要求。然而,在微觀層面,囿于檔案工作者自身的素質(zhì)和能力,檔案工作仍然停留在的原始階段,且存在著理念和實(shí)務(wù)操作上的誤區(qū),把檔案管理收縮為檔案收集和保存。

1.有文必檔

從歷時(shí)性上講,檔案是文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案的產(chǎn)生一定離不開(kāi)文件?；谖募蜋n案的這一層關(guān)系,大部分檔案人在理念和實(shí)務(wù)操作過(guò)程中形成一條規(guī)則:有文必檔。這樣,檔案就成了文件的位移,并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)文件向檔案的質(zhì)躍。我們說(shuō)檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái),但不意味著每一份文件都必然地成為檔案。不能因文件與檔案存在普遍性,而武斷地消除文件與檔案各自的特殊性。促使文件轉(zhuǎn)向檔案質(zhì)躍的最根本的要素是文件的價(jià)值性。缺乏價(jià)值性的文件即使按檔案的規(guī)格處理,也徒有形式,而無(wú)本質(zhì)意義,雖無(wú)大害也無(wú)裨益。簡(jiǎn)言之,之所以對(duì)檔案進(jìn)行管理,在于檔案的價(jià)值性。檔案是經(jīng)過(guò)人們價(jià)值鑒別、有選擇保留下來(lái)的文件,是文件的精華,是有價(jià)值的歷史記錄,只有在日后實(shí)際工作和科學(xué)研究活動(dòng)中有查考利用價(jià)值的文件,才有必要轉(zhuǎn)化為檔案而進(jìn)行管理。故此,檔案管理離不開(kāi)但卻不等于檔案的收集和保存,切莫“有文必檔”。

2.存而不研

檔案是由原始文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的,而不是事后編寫(xiě)和隨意收集的材料。因而具有原始性的特點(diǎn)。檔案的原始性與記錄性相融合,即原始記錄性就是檔案的本質(zhì)屬性。基于檔案的原始記錄性屬性,我們認(rèn)為檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。所以檔案管理要保存一份份具體的文件紙本也是必要的。據(jù)此而否定事后對(duì)檔案的編研,檔案館就成了保管檔案材料的倉(cāng)庫(kù),把檔案這種文化載體當(dāng)做一潭死水,檔案中藏有大量珍貴信息資源的潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)就無(wú)從談起了。重檔案收集而輕檔案編研,是目前檔案工作中存在的通病。如此,不僅檔案的價(jià)值難以體現(xiàn),而且檔案管理的功能也難以實(shí)現(xiàn)。之所以要對(duì)檔案進(jìn)行管理,不是滿(mǎn)足懷舊心理,而是使檔案中的信息資源滿(mǎn)足未來(lái)的需求。所以,是對(duì)檔案和檔案管理的曲解。

二、實(shí)現(xiàn)檔案工作的將來(lái)時(shí)轉(zhuǎn)向

在形式上,檔案管理的通病表現(xiàn)為有文必檔、存而不研;在理念上,這個(gè)通病卻反映了檔案人只是把檔案管理當(dāng)做是對(duì)“過(guò)去時(shí)”粗糙混合的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。指出:“檔案是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的主要依據(jù),是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄;借助檔案,我們可以更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)測(cè)未來(lái)?！币允窞殍b。我們對(duì)檔案進(jìn)行管理不是要引導(dǎo)人們向后看,而是要引導(dǎo)人們向前看,不是玩賞歷史往事而迷古戀舊,而是為了繼往開(kāi)來(lái)譜寫(xiě)明天嶄新篇章。當(dāng)前,檔案界盡管也提出檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)想,并且在管理手段和環(huán)境上也一定程度是實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化;但是檔案人理念仍停滯在“檔案工作就是對(duì)昨天的儲(chǔ)存”的過(guò)去時(shí)階段,也可謂“新瓶裝舊酒”。要解決當(dāng)前檔案管理的通病,實(shí)現(xiàn)檔案的信息資源的價(jià)值,檔案人必須把目光轉(zhuǎn)向?qū)?lái)時(shí),為將來(lái)計(jì)。

1.創(chuàng)新檔案工作的理念

實(shí)現(xiàn)檔案工作的將來(lái)轉(zhuǎn)向,本身就是工作理念的更新、創(chuàng)新。這就要求檔案人在思維方面不但要自動(dòng)更新,跟得上時(shí)代要求,更要主動(dòng)創(chuàng)新,超前一步,不斷把檔案工作推向新階段。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想,觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。檔案管理工作要適應(yīng)社會(huì)需求的變化,本著“以人為本,服務(wù)至上”的服務(wù)理念,把滿(mǎn)足社會(huì)需求作為檔案工作的價(jià)值取向,從“重管理、輕利用”的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái),把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。變“封閉型”為“開(kāi)放型”,把“死”檔案變成“活”資源,尋求更為有效的服務(wù)新途徑,在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí),促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理應(yīng)立足現(xiàn)實(shí),既要做好常規(guī)基礎(chǔ)工作,又要緊跟新形勢(shì),拓展服務(wù)領(lǐng)域和范圍,找準(zhǔn)切入點(diǎn)和突破點(diǎn),在實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的同時(shí),服務(wù)社會(huì)發(fā)展。以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案工作,開(kāi)辟檔案管理的新途徑,促使檔案工作的將來(lái)時(shí)轉(zhuǎn)向。

2.提高檔案人的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。它既要有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ),又有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)。所以,檔案人除了具備先進(jìn)的工作理念,還必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí),并把所學(xué)理論知識(shí)運(yùn)用到工作實(shí)踐中去,做到理論與實(shí)踐相結(jié)合。同時(shí),要在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)、研究檔案專(zhuān)業(yè)的理論和技術(shù),不斷豐富和發(fā)展檔案學(xué)理論。只有這樣,才能將歷史留給我們的和目前還在源源不斷形成的數(shù)量浩繁、內(nèi)容豐富、種類(lèi)繁多、形式多樣的檔案管好、用好,從而推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。檔案管理作為一種專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作,需要較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)作支撐,需要不斷地學(xué)習(xí)和提高,不斷接受新的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。

3.深化檔案價(jià)值鑒定和信息編研

檔案價(jià)值鑒定和檔案信息編研,是克服當(dāng)前檔案工作中“有文必檔”和“存而不用“弊端的主要措施,是實(shí)現(xiàn)檔案管理功能和檔案價(jià)值不可或缺的過(guò)程,也是實(shí)現(xiàn)檔案工作將來(lái)時(shí)轉(zhuǎn)向的本質(zhì)要求。價(jià)值鑒定是從數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、內(nèi)容豐富、成分復(fù)雜、價(jià)值不一的檔案中去粗存精,是對(duì)特定文件的未來(lái)作用的一種預(yù)測(cè),實(shí)質(zhì)是解決檔案質(zhì)與量之間的矛盾。從客體角度講,檔案價(jià)值鑒定的合理與否是檔案信息編研的成敗的關(guān)鍵。檔案信息的編研是在價(jià)值鑒定的基礎(chǔ)上,為實(shí)現(xiàn)檔案與社會(huì)之間的價(jià)值對(duì)接,對(duì)檔案中儲(chǔ)存的大量信息研究,及時(shí)提供檔案信息的活動(dòng)。編研活動(dòng)的核心是研,即是對(duì)一份份具體的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的整理和開(kāi)發(fā)。價(jià)值鑒定和信息編研是檔案工作的核心,沒(méi)有它們,利用檔案無(wú)異于大海撈針。

4.檔案信息共享化

管理檔案歸根結(jié)底是開(kāi)發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息,為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了條件?？梢詫n案信息資源合理配置,科學(xué)管理,使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化,以滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需要,并能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與深化,使檔案信息、交換電子數(shù)據(jù)、在線查找館藏信息等行為,在較大程度上突破了時(shí)空的限制。建立檔案信息網(wǎng)站,將其聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)或公眾信息網(wǎng),不僅能實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)間的信息交流和資源共享,而且能夠拓展檔案利用服務(wù)的范圍:從封閉的機(jī)要服務(wù)轉(zhuǎn)向開(kāi)放服務(wù);從為單純?yōu)楸绢I(lǐng)域服務(wù)擴(kuò)展到為全社會(huì)服務(wù)。

三、總結(jié)

第2篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

會(huì)計(jì)原始憑證是證明已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這種紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)原始憑證存在著弊端。會(huì)計(jì)檔案管理仍沿用傳統(tǒng)模式，沒(méi)有形成會(huì)計(jì)資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)在最初歸檔時(shí)的順序記錄來(lái)保存歸檔信息，使得會(huì)計(jì)電算化軟件和紙質(zhì)檔案分離，會(huì)計(jì)檔案信息共享未能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理，這種落后的管理方式不能適應(yīng)信息化的要求，異地調(diào)取會(huì)計(jì)資料很不方便，直接降低人們對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用的需求。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在問(wèn)題，會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的缺陷阻礙的會(huì)計(jì)檔案信息化，會(huì)計(jì)檔案管理得不到數(shù)字化建設(shè)的硬件支持。沒(méi)有設(shè)置對(duì)記帳憑證附件資料的存儲(chǔ)管理功能，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是。會(huì)計(jì)檔案信息安全有待加強(qiáng)，存在的主要安全問(wèn)題表現(xiàn)為數(shù)字化技術(shù)層面的安全，會(huì)計(jì)檔案特質(zhì)層面的安全，蓄意破壞和疏忽等兩大類(lèi)人為因素，設(shè)備突發(fā)性的故障和失效、自然社會(huì)災(zāi)害等，經(jīng)常性或過(guò)度性使用正本紙質(zhì)資料，商品化軟件的穩(wěn)定性和安全，還會(huì)造成數(shù)據(jù)檔案的失真，造成數(shù)據(jù)的丟失和毀壞。另外，會(huì)計(jì)檔案在整理裝訂時(shí)類(lèi)別不清，基礎(chǔ)管理相對(duì)薄弱，使會(huì)計(jì)檔案參考作用不能得到最大的發(fā)揮。

影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題現(xiàn)狀原因在于單位思想意識(shí)不強(qiáng)、管理方法落后和人員素質(zhì)低下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在，會(huì)計(jì)人員和管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的必要性不重視，沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的軟硬件更新，嚴(yán)重阻礙財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方法沒(méi)有采用科學(xué)手段，不注意對(duì)于信息的備份和書(shū)面形式保存，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案信息資源的挖掘、利用忽視，檔案管理意識(shí)嚴(yán)重不足；人員素質(zhì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響表現(xiàn)為缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員，財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏檔案數(shù)字化人才；經(jīng)濟(jì)的發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形成了信息市場(chǎng)，導(dǎo)致了大量軟硬件公司的涌現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該適應(yīng)這種信息市場(chǎng)的要求，明確科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展；會(huì)計(jì)自身特征對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的影響表現(xiàn)為保密性是會(huì)計(jì)固有的自身特征，原始性也是會(huì)計(jì)固有的自身特征，要制定全面的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理法律，以保證會(huì)計(jì)檔案資源的充分利用。

二、運(yùn)用數(shù)字化管理會(huì)計(jì)檔案

檔案的數(shù)字化內(nèi)容包括增量的檔案和館藏的檔案，運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作，對(duì)檔案館的這些業(yè)務(wù)實(shí)行自動(dòng)化的控制，提高檔案信息管理電子化基礎(chǔ)性工作水平。以各檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)為結(jié)點(diǎn)，要加強(qiáng)檔案館信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把各種縱橫交織的網(wǎng)絡(luò)作為信息通道，使網(wǎng)絡(luò)成為大家認(rèn)知檔案館信息的重要途徑。檔案館數(shù)字化管理模式下，優(yōu)化全國(guó)檔案館網(wǎng)系統(tǒng)的組合及布局，使資源無(wú)限擴(kuò)大，服務(wù)能力也倍增。

構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理方式，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案以其真實(shí)性和原始性為首要特點(diǎn)，建立相應(yīng)的活動(dòng)規(guī)范，全面了解會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際情況，必須堅(jiān)持合法性原則。要堅(jiān)持信息化的方針，要保證在會(huì)計(jì)檔案信息安全的基礎(chǔ)上滿(mǎn)足對(duì)檔案進(jìn)行真?zhèn)伪孀C、文字校勘，處理和存貯數(shù)字化檔案要確保內(nèi)容與原件相吻合，應(yīng)該按照統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，以實(shí)用性的原則來(lái)滿(mǎn)足對(duì)會(huì)計(jì)檔案的總需求，防止數(shù)據(jù)文件損毀等情況。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理技術(shù)，建立會(huì)計(jì)檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字型信息，通過(guò)采用權(quán)限設(shè)置，密碼保護(hù)，身份驗(yàn)證等措施。

第3篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院科研檔案 管理

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1005-0515（2011）7-339-02

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科研工作活動(dòng)中形成的文件、簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤(pán)片等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。醫(yī)院科研檔案記載著這個(gè)醫(yī)院科研發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定科研發(fā)展方向的好教材。所以，加強(qiáng)對(duì)這一信息的管理有著極其重要的意義。準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理, 是醫(yī)院科研檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。 醫(yī)院如何適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院科研檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，簡(jiǎn)析其原因，并相應(yīng)地采取一些對(duì)策，才能更好地做好新時(shí)期醫(yī)院科研檔案管理工作?，F(xiàn)就醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策談一下筆者的觀點(diǎn)。

1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)

加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。科研檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好科研檔案管理的前提，要把科研檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳科研檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識(shí)科研檔案的重要性，更好地支持科研檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院科研檔案缺乏嚴(yán)格的考核，因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無(wú)的認(rèn)識(shí)。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制，科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級(jí)干部對(duì)科研檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能使科研檔案工作順利開(kāi)展。

2 重視科研檔案的利用

科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用，因此，科研檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的科研檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外，還要加強(qiáng)科研檔案利用反饋信息的管理，以滿(mǎn)足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高科研檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

3 健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高科研檔案管理人員素質(zhì)

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是科研檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的科研檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的科研檔案統(tǒng)一管理，使科研檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展?？蒲袡n案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實(shí)科研檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高科研檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

4 開(kāi)發(fā)科研檔案資源，實(shí)現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化管理

科研檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是科研檔案管理的主要目的，通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源，提高科研檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用科研檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高科研檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)科研檔案建設(shè)。

要實(shí)現(xiàn)科研檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強(qiáng)科研檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強(qiáng)科研檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開(kāi)發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計(jì)算機(jī)管理，將科研檔案內(nèi)容按行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)等分門(mén)別類(lèi)地輸入計(jì)算機(jī)，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問(wèn)題。這樣既是人類(lèi)勞動(dòng)能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箍蒲袡n案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高科研檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對(duì)現(xiàn)代化各類(lèi)信息的收集和整理，多借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使醫(yī)院科研檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。

科研檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時(shí)了解醫(yī)院整體科研狀況，適時(shí)調(diào)整科研管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定醫(yī)院科研成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好科研檔案管理工作，不斷地更新科研檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體科研發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。科研檔案管理成果同醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了醫(yī)院資源配置的取向和模式，決定著醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)版圖和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好科研檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

參考文獻(xiàn)

第4篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

一、基層林業(yè)檔案管理工作目前存在的主要問(wèn)題

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。基層單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)比較薄弱，認(rèn)識(shí)不到檔案在社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各個(gè)方面、各個(gè)領(lǐng)域都有重要的依據(jù)、憑證、參考和借鑒作用，對(duì)促進(jìn)社會(huì)的物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)都有其重要意義。認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，不能給予應(yīng)有的重視，使得單位檔案工作不能與其他工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展，這是普遍存在的問(wèn)題，不僅嚴(yán)重制約單位檔案工作的健康發(fā)展，也影響了全縣檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案管理機(jī)制和設(shè)施不健全。有的基擁ノ壞蛋腹ぷ髏揮蟹止芰斕跡即使有分管領(lǐng)導(dǎo)也很少過(guò)問(wèn)檔案工作；檔案工作沒(méi)有指定專(zhuān)人管理，兼職的檔案員也是身兼數(shù)職；管理制度不健全，檔案工作落實(shí)不到位；必要的檔案管理設(shè)施不完備，檔案室裝具不足，有的單位沒(méi)有單獨(dú)的檔案室，和行政辦公室在一起，有獨(dú)立檔案室的，有的也成了堆放雜物的庫(kù)房。保管的檔案門(mén)類(lèi)單一，只保管了文書(shū)檔案，單位檔案沒(méi)有全宗集中統(tǒng)一管理，各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案自行管理，給檔案的保管和利用帶來(lái)許多不便，給檔案的安全保密工作留下了隱患。

3、基層檔案管理工作人員更換頻繁，業(yè)務(wù)水參差不齊。由于基層檔案管理人員身兼多職，沒(méi)有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，加之更換頻繁，剛剛培訓(xùn)完熟悉了業(yè)務(wù)又被調(diào)出等原因，使基層檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，管理水平跟不上，很大程度上限制了基層檔案管理工作水平的整體提高。

二、做好基層林業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

近年來(lái)，為了配合我縣林場(chǎng)改革，作為全國(guó)檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體單位檔案員更是要發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)參與，盡職盡責(zé)，牢固樹(shù)立為民服務(wù)意識(shí)，切實(shí)務(wù)實(shí)工作作風(fēng)，把關(guān)注民生、情系民生、服務(wù)民生作為檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，共接待查檔利用者300人多次，復(fù)印資料5138頁(yè)。為林場(chǎng)改革試點(diǎn)及時(shí)提供了大量原始憑證和參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了重要依據(jù)。2015年10月經(jīng)國(guó)家、省、市驗(yàn)收合格，“國(guó)營(yíng)林場(chǎng)總場(chǎng)”升格為副處級(jí)單位，更名為國(guó)有林場(chǎng)管理處，批復(fù)管理處全額編制40人（比原來(lái)增加21人全額編制），各級(jí)財(cái)政補(bǔ)助改革資金3991萬(wàn)元，其中國(guó)家補(bǔ)助資金2005萬(wàn)元，省財(cái)政補(bǔ)助資金438萬(wàn)元，縣財(cái)政補(bǔ)助資金1548萬(wàn)元，管理處檔案資料得到有效開(kāi)發(fā)利用，取得了巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此加強(qiáng)基層檔案管理是十分必要。

1、加強(qiáng)基層檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)?；鶎宇I(lǐng)導(dǎo)重視是做好基層檔案管理工作的前提。因此，作為基層單位的領(lǐng)導(dǎo)必須把檔案管理工作納入全年工作的重要議事日程，與其它工作同部署、同實(shí)施、同考核，把考核結(jié)果作為年終個(gè)人評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)之一。要不斷加大檔案的宣傳力度，不斷增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)，使檔案工作得到全社會(huì)的支持。

2、提高檔案管理工作人員素質(zhì)。提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員必須掌握足夠的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育不斷提高檔案管理水平。檔案管理工作人員要堅(jiān)持深入實(shí)際，親自實(shí)踐，熟練掌握本單位檔案信息需求，不斷提高辨別信息水平和處理能力，要有開(kāi)發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，要不斷探索檔案管理工作的新思路。從事檔案工作的管理人員要有正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，恪守工作紀(jì)律，以高度的責(zé)任心和使命感做好檔案服務(wù)利用。樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，甘做無(wú)私的奉獻(xiàn)者。

3、加快完善檔案管理機(jī)制。檔案管理機(jī)制，是做好檔案管理工作的重要保證，確保檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能做到依章行事。一是要建立檔案歸檔、收集、保管、利用、鑒定和銷(xiāo)毀等各項(xiàng)制度。制定檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍以及保管期限表等相關(guān)的規(guī)定。要把分散在各科室個(gè)人手中的文件材料按照相關(guān)規(guī)定收集齊全、立卷歸檔。要做好檔案移交，綜合檔案室要設(shè)專(zhuān)人管理檔案。要做好檔案借閱登記、利用效果登記等，做到手續(xù)齊全完備。二是基層檔案管理人員在更換時(shí)，嚴(yán)格遵守有關(guān)交接規(guī)定，交接前清點(diǎn)各類(lèi)檔案，在有監(jiān)交人的情況下做好交接工作，要避免在檔案移交時(shí)出現(xiàn)卷數(shù)不對(duì)和責(zé)任不清等問(wèn)題。三是要把這些制度和規(guī)定納入單位崗位責(zé)任制和年度考核辦法中，做到檔案管理工作與績(jī)效考核掛鉤，不斷推進(jìn)基層檔案管理工作走向規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

第5篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

【關(guān)鍵詞】人力資源檔案管理；信息化；影響因素；建設(shè)對(duì)策

一、人力資源檔案管理

1.人力資源

人力資源的指的是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，一個(gè)國(guó)家或地區(qū)有具有勞動(dòng)能力的人口資源，其中既包括正處于勞動(dòng)年齡的人口，又包括尚未達(dá)到勞動(dòng)年齡以及雖然超出勞動(dòng)年齡卻具備勞動(dòng)能力的所有人員。在我們國(guó)家，人力資源就是指在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，能夠幫助促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的、具有自主的勞動(dòng)力的人口的統(tǒng)合。

2.人力資源檔案管理

一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的高低離不開(kāi)該地區(qū)多元、優(yōu)質(zhì)的人力資源。由于一個(gè)地方的人力資源的素質(zhì)參差不齊，而各行各業(yè)對(duì)人力資源又有著不同的需要，所以需要對(duì)人力資源進(jìn)行檔案管理，通過(guò)對(duì)該地區(qū)人力資源的有效記錄、分類(lèi)與管理，記錄該地區(qū)可勞動(dòng)人口的數(shù)量、各自的文化程度、生活背景、工作能力等，為該地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高效的服務(wù)。

3.人力資源檔案管理的作用

二十一世紀(jì)是發(fā)現(xiàn)人才的世紀(jì)。人力資源的檔案管理的作用就是推動(dòng)一個(gè)地區(qū)的人力資源的流動(dòng)，使得一個(gè)地區(qū)的人力資源得到最大限度的利用――幫助企業(yè)、社會(huì)發(fā)現(xiàn)人才，幫助人才找到適宜其發(fā)展的工作崗位，使其才華得到發(fā)展，進(jìn)而服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

二、信息化與人力資源檔案管理

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。（智能化工具又稱(chēng)信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱(chēng)為信息化生產(chǎn)力。智能化生產(chǎn)工具與過(guò)去生產(chǎn)力中的生產(chǎn)工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個(gè)具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。這種網(wǎng)絡(luò)性生產(chǎn)工具將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類(lèi)社會(huì)發(fā)生極其深刻的變化。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)，中國(guó)信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國(guó)家的距離。我國(guó)信息化應(yīng)用逐步深入，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益明顯提高。數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)醫(yī)療信息化、政務(wù)信息化和物流信息化市場(chǎng)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大。在各行業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，仍存在著突出的問(wèn)題。在社會(huì)信息化、政務(wù)信息化與信息安全建設(shè)領(lǐng)域仍有不同程度的不足。相信隨著我國(guó)政策的支持和產(chǎn)業(yè)問(wèn)題的解決，我國(guó)信息化將進(jìn)一步向著縱深方向發(fā)展。可見(jiàn)信息化不僅代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時(shí)信息化也代表著一個(gè)國(guó)家的科學(xué)技術(shù)水平和人民的生活水平。

隨著信息化進(jìn)程的進(jìn)一步推進(jìn)，多媒體以及信息技術(shù)也在潛移默化的影響著我們的思維模式和工作方式，為我們的生產(chǎn)生活提供了諸多便利。作為能夠從多種角度全方位展現(xiàn)勞動(dòng)人員勞動(dòng)能力水平關(guān)鍵資料的人力資源檔案，對(duì)其進(jìn)行信息化的建設(shè)就顯得尤為關(guān)鍵。與此同時(shí)，檔案管理的工作也伴隨著信息化的進(jìn)程取得了進(jìn)一步的發(fā)展，這就要求我們?cè)谌肆Y源檔案管理工作中不斷的更新、學(xué)習(xí)、實(shí)踐，盡早完成檔案管理的現(xiàn)代化。

三、人力資源檔案管理信息化的影響因素

1.人力資源檔案管理的基本設(shè)施過(guò)于落后

信息化作為現(xiàn)今人力資源檔案管理建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的任務(wù)，但是我國(guó)現(xiàn)在的人力資源檔案管理的狀況卻不容樂(lè)觀。據(jù)了解，現(xiàn)在我國(guó)絕大部分地區(qū)的人力資源檔案管理還依舊停滯在通過(guò)人工記錄成紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔、保留、篩選、處理，人力資源檔案管理的工作內(nèi)容絕大部分也還停滯在單純的“收集勞動(dòng)人口的資料、整理人力資源的資料、鑒定人力資源檔案資料是否與勞動(dòng)人口能力相符、代替保管勞動(dòng)人口檔案，等”十分基本的工作內(nèi)容。

2.人力資源檔案管理信息化的意識(shí)相對(duì)落后

由于我國(guó)的地域比較廣闊，整體的科技化進(jìn)程還需要加快，所以導(dǎo)致我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的信息現(xiàn)代化進(jìn)程較為緩慢，導(dǎo)致我國(guó)目前的人力資源檔案管理水平相對(duì)落后，故而對(duì)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)的意識(shí)就比較薄弱。雖然我國(guó)東部等經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)逐步開(kāi)始了人力資源檔案管理的信息化進(jìn)程，但往往因?yàn)閭鹘y(tǒng)人力資源檔案管理固有的“重視儲(chǔ)藏、輕視使用”的傳統(tǒng)觀念，很多地方對(duì)人力資源檔案管理的信息化沒(méi)有足夠的重視，使得人力資源檔案管理的工作內(nèi)容依舊停滯在只是對(duì)勞動(dòng)人口的基礎(chǔ)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記、存檔，而非根據(jù)勞動(dòng)人口的發(fā)展進(jìn)行及時(shí)的擴(kuò)展與更新，這就大大降低了人力資源檔案管理的作用，使得人力資源檔案管理對(duì)該地區(qū)勞動(dòng)人口的充分利用大打折扣。甚至部分地區(qū)的人力資源檔案在形成歸檔之后變塵封于高閣之上，使人力資源檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的作用大大削弱。

3.缺乏人力資源檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才

人力資源檔案管理作為一項(xiàng)重要的政府性的工作，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性，這就要求從事人力資源檔案管理的人員必須是具有極強(qiáng)的工作能力、極高的政治素養(yǎng)。由于涉及到檔案管理的信息化，這就還要求從事人力資源檔案管理的工作人員必須是擅長(zhǎng)信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。但是傳統(tǒng)人工的人力資源檔案管理模式導(dǎo)致我國(guó)現(xiàn)今從事于人力資源檔案管理的工作者還都停滯在手工操作、紙質(zhì)記錄的水平。這就一定程度上阻礙了我國(guó)人力資源檔案管理的信息化進(jìn)程。

四、人力資源檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)策

人力資源檔案信息化，就是在國(guó)家人力資源檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人力資源檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。一方面，因?yàn)槿肆Y源檔案需要長(zhǎng)久保存，為提高其存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，無(wú)論是國(guó)家還是企業(yè)，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)是在所難免的，而且因其無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔(dān)憂(yōu)。另一方面，因?yàn)闄n案需反復(fù)被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的憂(yōu)慮?？梢?jiàn)，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)工作，是一種既節(jié)省人力，又減少紙張的浪費(fèi)保護(hù)環(huán)境，避免不必要的困憂(yōu)的現(xiàn)代信息管理的手段。

要做好人力資源檔案管理的信息化工作首先要：加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如計(jì)算機(jī)的配備，在人力資源檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行人力資源檔案的整理、收集、編制、檢索內(nèi)容、相關(guān)介紹等工作。也同時(shí)可以用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為人力資源檔案的編研工作提供服務(wù)以及人力資源檔案統(tǒng)計(jì)等工作。加強(qiáng)人力資源檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，在管理好人力資源檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。做好人力資源檔案管理信息化工作的要求：

首先，要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都形成網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，從而加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用。

第三，加強(qiáng)人力資源檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)建設(shè)：形成人力資源檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式的統(tǒng)一，逐步適應(yīng)人力資源檔案信息資源共享的要求，加強(qiáng)人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人力資源檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時(shí)查、取。

最后，加強(qiáng)人力資源檔案信息化人才的培養(yǎng)，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新出更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，所以，要通過(guò)各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。從多方面提高人力資源檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

在我國(guó)新形勢(shì)下，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，做好人力資源檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，進(jìn)行檔案管理的信息化理念的更新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)人力資源檔案管理工作的新局面。人力資源檔案管理的信息化不僅有利于為隨時(shí)查詢(xún)提供便利，同時(shí)也為人力資源檔案管理工作人員減少了很多不必要的勞動(dòng)力，增強(qiáng)人力資源檔案的永久儲(chǔ)存性。促進(jìn)我國(guó)政府和企業(yè)的人力資源檔案管理工作朝向更科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。

隨著全球化經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)的推動(dòng)，促進(jìn)各方面發(fā)展水平的提高。在這種新發(fā)展形勢(shì)的影響下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，需要大量的知識(shí)與技術(shù)型人才對(duì)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行填充。新經(jīng)濟(jì)背景下企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占領(lǐng)一定地位就要加大人才的培養(yǎng)，留住人才。所以，這就需要企業(yè)在新經(jīng)濟(jì)背景下加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理，通過(guò)對(duì)企業(yè)的綜合分析找尋人力資源檔案管理中存在的問(wèn)題，并具體問(wèn)題具體分析，促進(jìn)企業(yè)人才共享，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的最大化。

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第6篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

司法機(jī)關(guān)檔案概述

司法檔案是以訴訟檔案為主體的多元化檔案體系，作為特殊的檔案門(mén)類(lèi)，司法檔案與其他檔案相比，具有鮮明的特點(diǎn)。從檔案管理來(lái)看，司法檔案在收集和整理、保管期限、歸檔范圍、歸檔流程等方面有專(zhuān)門(mén)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。從檔案形成來(lái)看，它完整反映司法機(jī)關(guān)在案件偵查、審理過(guò)程的工作情況，按照國(guó)家的法定程序形成。從檔案作用來(lái)看，司法檔案是案件辦理的原始記錄，多系手抄孤本，是案件審判工作的重要憑證和依據(jù)，其“原始性”和“真實(shí)性”高于其他文獻(xiàn)材料。從保管機(jī)關(guān)組織架構(gòu)來(lái)看，司法機(jī)關(guān)按照法院、檢察院行政區(qū)劃管理，均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，不必納入各級(jí)檔案館的進(jìn)館單位，司法檔案由司法機(jī)關(guān)檔案室獨(dú)立管理，各級(jí)檔案局負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)檔案工作開(kāi)展。

司法機(jī)關(guān)檔案資源體系建設(shè)存在的問(wèn)題

檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)，作為信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，是加快檔案工作融入信息社會(huì)步伐、推動(dòng)檔案部門(mén)向多元化服務(wù)型角色轉(zhuǎn)變、適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)和公眾需要的重要舉措。近年來(lái)，司法檔案的建設(shè)取得了一定的成果，門(mén)類(lèi)比較齊全、結(jié)構(gòu)逐步合理、管理日益科學(xué)、裝備日趨精良、能有效為司法工作提供服務(wù)的檔案資源體系基本形成。但是，與國(guó)家檔案發(fā)展規(guī)劃相比，與國(guó)內(nèi)先進(jìn)城市檔案水平相比，與司法工作和社會(huì)民眾要求相比，仍存在一些深層次的問(wèn)題和矛盾。具體表現(xiàn)在：

1、從宏觀分析，檔案建設(shè)缺乏全局性戰(zhàn)略規(guī)劃

一方面，由于目前國(guó)家尚無(wú)全國(guó)統(tǒng)一、具體的檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致全國(guó)各地區(qū)、各級(jí)司法機(jī)關(guān)在檔案資源體系建設(shè)中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，形成了“以我為主，自成體系”的建設(shè)機(jī)制。另一方面，國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)和實(shí)務(wù)界對(duì)于檔案資源建設(shè)理論的研究欠缺，傾向于通過(guò)管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用提高檔案管理工作，而忽視了檔案信息資源的整合、利用、共享和安全保障?；趯?duì)檔案資源體系建設(shè)的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)內(nèi)容的理解差異，司法機(jī)關(guān)在體系核心、建設(shè)策略、建設(shè)原則、體系結(jié)構(gòu)等方面分化嚴(yán)重，“重硬輕軟”、“重信息輕實(shí)體”、“重系統(tǒng)輕信息資源”成為許多司法機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀寫(xiě)照，盲目投資，重復(fù)建設(shè)比比皆是，甚至破壞了檔案的完整性。

2、從管理分析，司法檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境

標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境包括兩個(gè)方面：一是法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容具有強(qiáng)制性，反映不同類(lèi)別、不同業(yè)務(wù)流程下檔案在各環(huán)節(jié)工作的流程和規(guī)定。如法院系統(tǒng)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》，檢察院系統(tǒng)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》等。二是信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，涉及數(shù)據(jù)共享與交換的關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)樣式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等。以上標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一與規(guī)范，是加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，是確保檔案資源系統(tǒng)建設(shè)根基牢固的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無(wú)縫流通的關(guān)鍵。由于司法機(jī)關(guān)檔案部門(mén)組織結(jié)構(gòu)均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，司法機(jī)關(guān)的專(zhuān)業(yè)檔案館(室)分別遵循最高法、最高檢的檔案規(guī)定，開(kāi)展檔案的收集、整理、利用等工作，難以形成統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境，制約了司法檔案資源跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨門(mén)類(lèi)的利用和共享。

3、從內(nèi)部狀況分析，司法檔案資源體系建設(shè)面臨著諸多制約因素

一是檔案缺位失位現(xiàn)象。個(gè)別檔案部門(mén)沒(méi)有樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，不能突破從檔案保管者向多元化服務(wù)者角色轉(zhuǎn)變，缺乏檔案工作可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，檔案缺位失位現(xiàn)象普遍存在。二是受傳統(tǒng)檔案管理模式、館庫(kù)建設(shè)和人員綜合素質(zhì)等因素限制，司法機(jī)關(guān)弱化了對(duì)聲像、實(shí)體和特色檔案等檔案材料的接收，導(dǎo)致室藏檔案門(mén)類(lèi)單一，普遍“車(chē)少貨缺”。三是“條塊分割”的弊端尚未革除。司法檔案均以各自形成單位利益為重，只注重本單位的檔案工作，“直筒式”的檔案管理系統(tǒng)居多，分散保管限制了檔案的整合。

建立司法機(jī)關(guān)“一體化”檔案資源體系的思考

1、“一體化"檔案資源體系的基礎(chǔ)分析

從政策方針看，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在2009年全國(guó)檔案工作會(huì)議上明確提出要從3個(gè)方面對(duì)檔案實(shí)體或檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合：“整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合統(tǒng)一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源。”在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中明確：“實(shí)現(xiàn)‘大檔案’建設(shè)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系成為‘十二五’期間的檔案戰(zhàn)略發(fā)展的主要任務(wù)。”司法機(jī)關(guān)的檔案改革趨勢(shì)勢(shì)必要跟上國(guó)家信息化建設(shè)步伐。

從理論研究看，“大檔案”資源體系建設(shè)一直以來(lái)是檔案實(shí)務(wù)和理論學(xué)術(shù)研究的熱點(diǎn)課題。2004年丁培良在《淺析集聚“大檔案”》一文已經(jīng)對(duì)“大檔案”進(jìn)行，了深入的思考，也即“一體化”檔案資源建設(shè)的理論雛形。2005年，安徽和縣進(jìn)行了檔案資源整合試點(diǎn)，引發(fā)了波及全國(guó)的縣級(jí)檔案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作為先行先試的改革試驗(yàn)田，在檔案資源建設(shè)方面取得突出的成績(jī)?yōu)椤按髾n案”理論奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)。

從工作實(shí)踐來(lái)看，司法檔案在形成、內(nèi)容、利用、整理等方面存在特殊性，司法機(jī)關(guān)之間基于案件辦理所形成的司法檔案聯(lián)系相當(dāng)緊密，互為參考，互為補(bǔ)充。

2、建立司法檔案“一體化”檔案資源體系的客觀原因

一是管理體制的創(chuàng)新。體制的創(chuàng)新將促成各管理機(jī)構(gòu)形成工作合力，尋求工作上的支持和默契。積極探索建立區(qū)域性有效調(diào)控機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)力度，推動(dòng)資源建設(shè)全面發(fā)展。同時(shí)，體制改革能增進(jìn)管理者之間的學(xué)習(xí)交流，拓寬業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道和范圍，加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。

二是有利于建立多樣化資源整合模式?！耙惑w化”檔案資源體系能夠把實(shí)體整合和信息整合相結(jié)合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，針對(duì)各專(zhuān)業(yè)檔案的國(guó)標(biāo)要求，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理，最大限度保證檔案的歸檔率、完整性和安全性。

三是有利于資源共享，深化服務(wù)職

能。實(shí)現(xiàn)“多檔合一”，規(guī)避傳統(tǒng)管理模式所形成的管理壁壘，通過(guò)建立功能強(qiáng)大、海量的數(shù)據(jù)庫(kù)和安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門(mén)、跨門(mén)類(lèi)的檔案資源共享，從而使社會(huì)、機(jī)關(guān)和用戶(hù)成為真正受益者，實(shí)現(xiàn)檔案資源查詢(xún)、利用的一站式服務(wù)，最大限度的發(fā)揮檔案資源的整體效益。

四是有利于減少建設(shè)成本和運(yùn)行維護(hù)支出。體系的建設(shè)將遵循統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，穩(wěn)步推進(jìn)、注重實(shí)效的原則，有效避免多頭建設(shè)、多頭投資，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的合理規(guī)劃和配置，從而節(jié)約財(cái)政開(kāi)支和日常維護(hù)費(fèi)用。同時(shí)，體系的建設(shè)所籌集的專(zhuān)項(xiàng)資金也解決了各機(jī)關(guān)資金緊張的難題。

3、司法機(jī)關(guān)“一體化”檔案資源體系的建設(shè)構(gòu)想

建設(shè)“一體化”檔案資源體系意味著要打破長(zhǎng)期形成的檔案管理體制，改變多年來(lái)的傳統(tǒng)管理模式，面對(duì)體制的改革、資源的整合、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立、共享渠道的監(jiān)控等難題，任重道遠(yuǎn)，卻意義非凡。

在組織管理架構(gòu)上，各級(jí)檔案館，尤其是市級(jí)以上檔案主管部門(mén)，應(yīng)該充分履行檔案統(tǒng)管和指導(dǎo)職能，將司法機(jī)關(guān)納入體系建設(shè)推進(jìn)小組，憑借自身檔案專(zhuān)業(yè)和資源優(yōu)勢(shì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)，分類(lèi)指導(dǎo)，分層推進(jìn)，分階段實(shí)施，做大、做強(qiáng)、做活檔案館。

在整合內(nèi)容和管理模式上，一是對(duì)分散在各單位的司法檔案進(jìn)行實(shí)體整合或信息虛擬整合。經(jīng)濟(jì)和館庫(kù)條件較好的地區(qū)可以將實(shí)體移交進(jìn)館實(shí)現(xiàn)集中管理，館庫(kù)條件緊張的地區(qū)則依托檔案資源數(shù)字信息匯集到檔案館系統(tǒng)進(jìn)行虛擬整合。二是實(shí)現(xiàn)檔案信息整合。在統(tǒng)一檔案信息著錄、數(shù)字化處理規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)不同單位、檔案的信息整合，建立區(qū)域性檔案目錄中心或共享平臺(tái)。

在標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境上，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)應(yīng)盡快出臺(tái)系統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案工作者有章可循，各地檔案主管部門(mén)也應(yīng)該結(jié)合司法機(jī)關(guān)特點(diǎn)，制定規(guī)范性的實(shí)施細(xì)則和管理規(guī)范。此外，還應(yīng)該建立科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，確保檔案資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

在人才培養(yǎng)上，各級(jí)檔案主管部門(mén)和司法機(jī)關(guān)要善于總結(jié)和工作創(chuàng)新，要支持、鼓勵(lì)和促進(jìn)學(xué)者和檔案工作者對(duì)檔案資源體系進(jìn)行研究，加強(qiáng)校地合作，提高業(yè)務(wù)水平，實(shí)施檔案資源建設(shè)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使復(fù)合型檔案人才成為建設(shè)的中堅(jiān)力量。

參考文獻(xiàn)：

1、丁培良，《淺析集聚“大檔案”》，中國(guó)檔案，2004，06

2、魏勤政，《大檔案熱的冷思考》，檔案管理，2006，02

3、沈偉光，《檔案陷阱》，新華出版社

第7篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

關(guān)鍵詞：基層專(zhuān)業(yè)檔案；管理問(wèn)題；對(duì)策

基層專(zhuān)業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務(wù)于基層的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行合理的管理，可以很好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于基層的了解，更好的將信息進(jìn)行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專(zhuān)業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進(jìn)行合理的發(fā)揮，就要首先對(duì)于其管理中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，有針對(duì)性的制定解決策略，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于基層專(zhuān)業(yè)檔案的管理和利用，更好的實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值。

1 基層專(zhuān)業(yè)檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專(zhuān)業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質(zhì)差距較大，在管理制度上也沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致基層專(zhuān)業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領(lǐng)導(dǎo)，并沒(méi)有對(duì)于基層專(zhuān)業(yè)檔案的存在進(jìn)行重視，存在對(duì)于檔案的隨意篡改問(wèn)題，甚至造成了基層檔案的嚴(yán)重破壞，并且由于沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理以及規(guī)范，對(duì)于基層專(zhuān)業(yè)檔案出現(xiàn)的問(wèn)題，并沒(méi)有辦法追根揭底，管理的職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確化的制定，管理力度很弱。這些問(wèn)題的存在都在一定程度上影響了基層專(zhuān)業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，給檔案管理工作的混亂提供了契機(jī)。

1.2 稅收檔案管理問(wèn)題分析

稅收檔案主要是指各個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機(jī)關(guān)在進(jìn)行管理工作的過(guò)程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個(gè)人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權(quán)利時(shí)形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計(jì)以及企業(yè)納稅監(jiān)管過(guò)程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過(guò)程中，存在的主要問(wèn)題如下：

（1）第一類(lèi)檔案在管理過(guò)程中，信息泄露以及檔案隨意進(jìn)行篡改的問(wèn)題較為嚴(yán)重，對(duì)數(shù)的問(wèn)題出現(xiàn)是由于受到個(gè)人利益驅(qū)使，是為了增加個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益，做出的損害國(guó)家利益的行為。

（2）在第二類(lèi)檔案的管理過(guò)程中，由于其形成的過(guò)程中不是由直接的監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進(jìn)行的過(guò)程中，并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問(wèn)題的出現(xiàn)，在進(jìn)行交接的時(shí)候，往往沒(méi)有辦法進(jìn)行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問(wèn)題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復(fù)雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權(quán)以后，從事的都是政府某一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)職能，因此這些部門(mén)的管理往往相對(duì)專(zhuān)業(yè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)專(zhuān)事專(zhuān)管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對(duì)于綜合性辦公機(jī)構(gòu)，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機(jī)構(gòu)，管理的往往是一個(gè)地區(qū)的綜合性事務(wù)，這些事務(wù)多數(shù)是政策性事務(wù)，一項(xiàng)工作結(jié)束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結(jié)束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無(wú)法歸結(jié)到某一門(mén)類(lèi)而移送到檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理。因此，在實(shí)務(wù)中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。

1.4 法律檔案問(wèn)題分析

（1）就第一部分檔案來(lái)說(shuō)，司法檔案、檢察檔案、紀(jì)律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專(zhuān)業(yè)的法律機(jī)關(guān)形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專(zhuān)門(mén)機(jī)關(guān)，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門(mén)也會(huì)產(chǎn)生諸多問(wèn)題，比如刑事檔案，就有人可以通過(guò)各種關(guān)系進(jìn)行篡改，還有人可以對(duì)公安機(jī)關(guān)從事的戶(hù)籍管理檔案進(jìn)篡改，嚴(yán)重影響了社會(huì)秩序。

（2）行政部門(mén)和自治機(jī)關(guān)形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門(mén)多是基層機(jī)構(gòu)，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責(zé)任意識(shí)和管理的保密意識(shí)，會(huì)造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內(nèi)容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問(wèn)題分析

病歷檔案是指一個(gè)人在就醫(yī)等活動(dòng)的過(guò)程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專(zhuān)業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責(zé)任屬于醫(yī)院，但是并沒(méi)有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復(fù)雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責(zé)任更加不清晰。在當(dāng)前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專(zhuān)業(yè)檔案的人員進(jìn)行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對(duì)病歷檔案進(jìn)行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動(dòng)等問(wèn)題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣(mài)病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對(duì)策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對(duì)于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺(tái)，開(kāi)展宣傳教育活動(dòng)，使檔案管理工作人員能夠提高對(duì)檔案管理工作的重視，并切實(shí)發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹(shù)立服務(wù)理念，基層單位其他部門(mén)及人員，應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時(shí)主動(dòng)的送交相關(guān)檔案材料，在檔案資料借閱和使用過(guò)程中，應(yīng)做到自覺(jué)保護(hù)檔案完整與安全，并在用后及時(shí)歸還。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的法制化

一方面，應(yīng)全面樹(shù)立依法治檔的理念，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于《檔案法》的學(xué)習(xí)與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項(xiàng)行為，明確對(duì)檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對(duì)于嚴(yán)重失責(zé)的行為應(yīng)堅(jiān)決以制度予以追責(zé)，從而在法律與制度的約束與指導(dǎo)下，保證檔案管理工作的良好開(kāi)展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

應(yīng)結(jié)合時(shí)展的趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作隊(duì)伍的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍成員的綜合素質(zhì)與管理能力，并要加強(qiáng)對(duì)檔案管理綜合型人才的引進(jìn)，提高人才在檔案管理隊(duì)伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢(shì)的良好發(fā)揮。

3 結(jié)論

基層的專(zhuān)業(yè)檔案包含種類(lèi)較多，所以在管理中較為復(fù)雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國(guó)對(duì)于基層檔案的分類(lèi)以及管理并沒(méi)有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進(jìn)行管理的時(shí)候，很多管理人員會(huì)由于無(wú)據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專(zhuān)業(yè)檔案管理帶來(lái)很不好的負(fù)面影響，隨意泄露以及丟失問(wèn)題嚴(yán)重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進(jìn)行，并且給社會(huì)以及公民信息安全造成了嚴(yán)重的不良影響。所以在對(duì)于基礎(chǔ)專(zhuān)業(yè)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，要不斷的加強(qiáng)管理的力度，盡快的增強(qiáng)基層專(zhuān)業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負(fù)面的影響進(jìn)行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

參考文獻(xiàn)

第8篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

【摘要】隨著辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化、工廠智能化的發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式已經(jīng)不能企業(yè)發(fā)展的需要。本文通過(guò)分析企業(yè)檔案信息化管理的特點(diǎn)、存在的問(wèn)題，從檔案資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍等方面提出了五項(xiàng)檔案信息化建設(shè)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 信息化

企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開(kāi)發(fā)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過(guò)程。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔在管理過(guò)程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，這就給高效利用檔案帶來(lái)諸多不便。當(dāng)今，企業(yè)對(duì)檔案資源的需求已由過(guò)去的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案，現(xiàn)行文件、圖紙、實(shí)物等檢索的綜合需求。這就給傳統(tǒng)的檔案管理提出了挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代信息化管理方式轉(zhuǎn)變已經(jīng)刻不容緩。探索檔案管理的新思路、新方法，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源采集自動(dòng)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)人性化，是遵循檔案自身發(fā)展規(guī)律，提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然選擇。

一、企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.檔案管理的自動(dòng)化和檔案實(shí)體管理的簡(jiǎn)化。一方面通過(guò)檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)許多管理過(guò)程的自動(dòng)化，包括歸檔、存儲(chǔ)、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析，另一方面可以簡(jiǎn)化檔案實(shí)體的管理，如立卷、實(shí)體分類(lèi)等。

2.檔案實(shí)體得到保護(hù)。首先是代替原件提供利用防止了對(duì)實(shí)體檔案的損害。其次以電子的方式傳承歷史。因?yàn)椴还鼙Ｗo(hù)措施如何完善，實(shí)體檔案的載體的壽命總是有限的，如果將珍貴的歷史檔案數(shù)字化，且格式選擇得當(dāng)，檔案信息就會(huì)永久存在。

3.促進(jìn)服務(wù)水平的提高。檔案管理系統(tǒng)具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)的一次輸入、多次輸出，可以從多個(gè)角度查檢檔案，有助于滿(mǎn)足用戶(hù)多元化的檢索需求。信息化條件下查詢(xún)效率的提高不僅表現(xiàn)在檢索時(shí)間的縮短，更表現(xiàn)在查全率和查準(zhǔn)率的提高上，越是跨時(shí)空、大規(guī)模、綜合性的查找，這種優(yōu)越性表現(xiàn)越明顯。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性能夠更好地得以發(fā)揮，不但可以將開(kāi)放檔案全部，可以將檔案信息以文字、圖像、音頻、視頻等多種形式予以展現(xiàn)，利用者可用的信息內(nèi)容更為全面、立體，獲取服務(wù)的手段、途徑更為多樣化。

二、企業(yè)檔案信息化存在的問(wèn)題

部分企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠；檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，存量檔案數(shù)字化水平較低，增量電子檔案管理不規(guī)范，系統(tǒng)建設(shè)分散，檔案信息資源孤島現(xiàn)象比較突出，難以適應(yīng)系統(tǒng)集成、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的需要；檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍匱乏。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

（一）企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步。企業(yè)檔案工作規(guī)定（DA/42-2009）指出 “企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。”由于電子文件的格式要求和元數(shù)據(jù)采集等有賴(lài)于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，而系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是在文件生成前進(jìn)行的。這就要求在文件生成前的系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，把檔案管理的各項(xiàng)需求嵌入系統(tǒng)中，使電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案后滿(mǎn)足檔案管理的需要。因此要求企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與企業(yè)信息化建設(shè)主管部門(mén)的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)信息化系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接。

（二）加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。檔案信息化過(guò)程遭遇到的操作規(guī)程問(wèn)題需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)解決，以普及優(yōu)秀的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一管理方法，減少低水平重復(fù)，保證檔案信息與實(shí)體的安全，促進(jìn)信息共享和交換。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)積極組織貫徹落實(shí)國(guó)家檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章，比如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》等。企業(yè)也可以結(jié)合自身檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，制定相關(guān)企業(yè)電子文件、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范及其實(shí)施細(xì)則，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)共享。

（三）以資源建設(shè)為核心，建設(shè)豐富的檔案信息資源體系。在信息時(shí)代，信息已成為社會(huì)的核心資源和戰(zhàn)略資源。誰(shuí)擁有信息，誰(shuí)就可以在時(shí)展中運(yùn)籌帷幄，占據(jù)主動(dòng)。檔案承載著豐富的信息資源。數(shù)字檔案信息資源是企業(yè)檔案信息化的立身之本。沒(méi)有信息資源，信息化無(wú)從談起。數(shù)字檔案信息資源按信息加工程度分為目錄信息和原文信息。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案目錄可以由人工輸入形成，也可以通過(guò)捕獲電子文件形成過(guò)程中的元數(shù)據(jù)而自動(dòng)生成。檔案原文信息可以通過(guò)檔案數(shù)字化加工形成，也可以由企業(yè)各信息系統(tǒng)中生成，比如公文管理系統(tǒng)，合同管理系統(tǒng)，設(shè)備管理系統(tǒng)等。構(gòu)建檔案信息資源體系，可以通過(guò)建立完備的檔案目錄和存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化得以實(shí)現(xiàn)。為了確保檔案信息資源的真實(shí)性、可用性和規(guī)范性，企業(yè)要充分發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的引領(lǐng)和支撐作用，不斷規(guī)范和優(yōu)化工作流程。

（四）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案管理人員在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程中具有舉足輕重的作用，他們的創(chuàng)新精神、管理理念影響著企業(yè)檔案管理效率和水平。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理。因此企業(yè)對(duì)檔案人員培訓(xùn)時(shí)，不僅僅局限于檔案管理業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)，還要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，建立以管理型人才為基礎(chǔ)、復(fù)合型人才為重點(diǎn)、高科技專(zhuān)門(mén)人才為骨干的檔案隊(duì)伍體系，滿(mǎn)足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要。

（五）優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，開(kāi)創(chuàng)檔案管理新局面。檔案管理系統(tǒng)是用來(lái)管理檔案信息資源的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括部分硬件設(shè)施、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與管理的任務(wù)包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、防火墻等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的部署，軟件平臺(tái)的選型，存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方案的明確，備份、災(zāi)難恢復(fù)、認(rèn)證等安全保護(hù)技術(shù)的確定等。其中，最重要的是檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與維護(hù)，其功能好壞直接關(guān)系檔案資源管理的質(zhì)量。企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)相銜接，確保檔案部門(mén)對(duì)本企業(yè)各類(lèi)電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。筆者所在單位是中石化27家檔案管理信息系統(tǒng)推廣單位之一，所采用的檔案管理系統(tǒng)是中國(guó)石化推廣實(shí)施的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)在完成流程設(shè)計(jì)、系統(tǒng)配置、系統(tǒng)測(cè)試，用戶(hù)培訓(xùn)和數(shù)據(jù)預(yù)導(dǎo)入及系統(tǒng)模擬運(yùn)行、數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作之后正式上線運(yùn)行。上線后的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了以下功能：

1. 遵照國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范并結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)際，在系統(tǒng)中創(chuàng)建了檔案分類(lèi)、管理應(yīng)用視圖，相關(guān)報(bào)表，檔案館視圖建設(shè)，并完成了規(guī)范數(shù)據(jù)的遷移工作。

2.統(tǒng)一了企業(yè)檔案管理的收集、整理、歸檔等工作流程，規(guī)范了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)及著錄標(biāo)準(zhǔn)。

3.建立了基于AD域統(tǒng)一身份驗(yàn)證體系，規(guī)范的建立了檔案管理系統(tǒng)用戶(hù)并按照工作職能分類(lèi)了相關(guān)權(quán)限。

4.提供了檔案資源在線利用服務(wù)。

5.完成了與合同管理系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)的集成工作。

中石化檔案管理系統(tǒng)的上線確保了歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用和安全，進(jìn)一步提升了企業(yè)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理水平，為建立中國(guó)石化統(tǒng)一檔案信息資源管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)。

（六）合理安排信息化進(jìn)程，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)。在檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)要立足全局與長(zhǎng)遠(yuǎn)，做好檔案信息化頂層設(shè)計(jì)。企業(yè)檔案管理部門(mén)要根據(jù)自身的特點(diǎn)和經(jīng)濟(jì)條件做出準(zhǔn)確的選擇，合理安排檔案信息化進(jìn)程，從現(xiàn)實(shí)需要和自身?xiàng)l件出發(fā)，有重點(diǎn)、分批次進(jìn)行檔案信息化工作。

檔案信息化建設(shè)是從目錄檢索、全文檢索到社會(huì)化開(kāi)發(fā)、知識(shí)化管理、輔助決策支持的信息資源的開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程 ，是一個(gè)不斷發(fā)展、循序漸進(jìn)的過(guò)程。所以檔案信息化的發(fā)展不是一蹴而就的，數(shù)字檔案館的發(fā)展還需要大量的資金和技術(shù)人才的支持，只有在不斷爭(zhēng)取資金技術(shù)支持的條件下，抓好基礎(chǔ)性建設(shè)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，分階段分步驟地展開(kāi)，才能逐漸形成具有完備數(shù)據(jù)的信息中心，更好的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：[1]《中央企業(yè)檔案職業(yè)技能競(jìng)賽培訓(xùn)教材工作理論與實(shí)務(wù)讀本》

第9篇：檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)范文

物業(yè)檔案是在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的,反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶(hù)變遷以及物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)情況,具有查考利用價(jià)值的不同載體和形式的歷史記錄。它是小區(qū)物業(yè)管理基本狀況的綜合反映,是開(kāi)展物業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù),一般歸業(yè)主所有。

一、根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)完善檔案內(nèi)容

物業(yè)檔案的形式多樣,主要有檔、圖、卡、冊(cè)、表?！皺n”是指在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文字材料,包括早期介入文件、接管驗(yàn)收文件、委托管理合同副本、租賃合同副本、業(yè)主和住戶(hù)來(lái)訪記錄等,是物業(yè)檔案的主要組成部分?！皥D”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的房屋分幢平面圖、房屋分戶(hù)平面圖、房屋分層分間平面圖、屋內(nèi)線路圖、管道走向圖、井下水道位置圖等?！翱ā笔侵父鶕?jù)需要制作的內(nèi)容濃縮、檢索方便的各類(lèi)卡片,包括設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等?！皟?cè)”是指為了增加信息容量,提高管理效率而建立的業(yè)主繳費(fèi)手冊(cè)、綠化管理手冊(cè)等?！氨怼笔侵阜课蒡?yàn)收質(zhì)量登記表、業(yè)主情況登記表、房屋裝修申請(qǐng)表等。物業(yè)檔案管理狀況是考察評(píng)定物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)情況的依據(jù),是檢驗(yàn)小區(qū)物業(yè)管理水平的標(biāo)志,所以加強(qiáng)物業(yè)檔案管理至關(guān)重要。

二、建立健全物業(yè)檔案管理制度體系

物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《公司法》、《合同法》、《物業(yè)管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律法規(guī)來(lái)制定物業(yè)檔案規(guī)章制度,使其覆蓋物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、移交、日常保管、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié),以制度的形式對(duì)其具體操作行為作為規(guī)范。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí),明確責(zé)任,依法管理,確保物業(yè)檔案各項(xiàng)管理制度的執(zhí)行力度和執(zhí)行效果,做到有章可循、有法必依,使物業(yè)檔案管理逐步變成自覺(jué)的行動(dòng),逐步進(jìn)入制度化軌道。

三、加強(qiáng)物業(yè)檔案流轉(zhuǎn)的規(guī)范性

物業(yè)檔案是某一區(qū)域物業(yè)管理的原始記錄,具有從屬性與唯一性,其產(chǎn)權(quán)屬于全體業(yè)主共同所有。但其使用保管權(quán)卻時(shí)常異動(dòng):小區(qū)建成后,在辦理物業(yè)承接驗(yàn)收手續(xù)時(shí),由小區(qū)建設(shè)單位向小區(qū)物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)行相關(guān)檔案的移交,包括竣工總平面圖,單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖,配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料,設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料,物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件以及物業(yè)管理所必須的其他資料;物業(yè)服務(wù)企業(yè)在受聘管理的期限內(nèi),對(duì)物業(yè)檔案負(fù)有形成、收集、歸檔和妥善保管的職責(zé);并應(yīng)在物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)將上述資料移交給業(yè)主委員會(huì);物業(yè)服務(wù)企業(yè)變更后,業(yè)主委員會(huì)再將物業(yè)檔案移交給新的物業(yè)服務(wù)企業(yè),原物業(yè)管理單位也應(yīng)該將物業(yè)開(kāi)發(fā)建設(shè)的文件材料和在物業(yè)管理中形成的維修養(yǎng)護(hù)、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。移交時(shí),雙方要查驗(yàn)移交檔案的數(shù)量及質(zhì)量,并履行簽字蓋章等相關(guān)移交手續(xù),確保物業(yè)檔案的來(lái)源清楚,去向明確。

四、注重物業(yè)檔案在物業(yè)管理中作用的實(shí)現(xiàn)

在物業(yè)管理中,物業(yè)服務(wù)企業(yè)在為小區(qū)居民服務(wù)的過(guò)程中形成了大量的動(dòng)態(tài)檔案,包括各種交費(fèi)、報(bào)修、維修記錄,業(yè)主出租情況記錄,、投訴及解決辦法記錄,參與街道、社區(qū)居委會(huì)活動(dòng)記錄,冬季、雨季以及重大節(jié)假日進(jìn)行安全檢查的記錄,對(duì)房屋共用部位和公共設(shè)施進(jìn)行日常管理和維修養(yǎng)護(hù)的記錄,對(duì)違反規(guī)劃私搭亂建和擅自改變房屋用途等行為的記錄等。這些物業(yè)檔案系統(tǒng)而翔實(shí)地記錄著物業(yè)管理各方面的情況和數(shù)據(jù),其準(zhǔn)確性和真實(shí)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)通過(guò)社會(huì)問(wèn)卷調(diào)查得來(lái)的結(jié)果。因此,物業(yè)檔案就成為物業(yè)管理研究素材的基本來(lái)源,是物業(yè)服務(wù)企業(yè)開(kāi)展物業(yè)管理、提供物業(yè)服務(wù)、處理突發(fā)事件、解決物業(yè)糾紛的重要依據(jù)。通過(guò)物業(yè)檔案,物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以全面地了解業(yè)主(或住戶(hù))的情況與需求,從而為業(yè)主(或住戶(hù))提供各種有針對(duì)性的服務(wù)和開(kāi)展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營(yíng)活動(dòng)。例如,當(dāng)從檔案中了解到住戶(hù)大部分是工作繁忙的高收入階層時(shí),可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車(chē)清洗養(yǎng)護(hù)等服務(wù);而如果住戶(hù)中老年人較多,則可開(kāi)設(shè)“老年人活動(dòng)室”等場(chǎng)所。

五、加強(qiáng)物業(yè)檔案管理中現(xiàn)代化手段的應(yīng)用