檔案存檔管理精選(九篇)

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第1篇：檔案存檔管理范文

對(duì)于當(dāng)前檔案的管理制度來(lái)說(shuō)，最主要的是加強(qiáng)對(duì)檔案的合理管理化。我們都知道檔案是跟隨我們一生的主要學(xué)業(yè)事業(yè)的項(xiàng)目工作憑證。檔案是所有信息的主要來(lái)源，管理好檔案才能利用其中的作用為資源的合理開(kāi)發(fā)做基本的準(zhǔn)備。本文就從檔案的重要性和當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題做了簡(jiǎn)單的敘述，并就問(wèn)題的出現(xiàn)提出了有建設(shè)性的建議。

一、檔案管理的重要性

檔案是人類(lèi)從出生到發(fā)展成為社會(huì)上有用之才的主要記錄本，它是文明發(fā)展的產(chǎn)物。在不同世紀(jì)中充當(dāng)著人類(lèi)記憶的存檔器。中國(guó)五千多年的文化史是借助檔案?jìng)鞒邢聛?lái)的，所以說(shuō)做好檔案的管理工作對(duì)于人類(lèi)發(fā)展的文明史來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案在各個(gè)不同的年代起到一個(gè)承上啟下的作用。我們可以通過(guò)對(duì)檔案的查詢知道很久以前發(fā)生的史實(shí)，了解中國(guó)博大精深的文化發(fā)展過(guò)程，中華民族創(chuàng)造的偉大歷史。另外從小的方面來(lái)說(shuō)，我們也可以從檔案的記錄中知道一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，或者說(shuō)主要的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等。從某一方面來(lái)說(shuō)，檔案存在的本身就是一部簡(jiǎn)史，記錄時(shí)代變遷的過(guò)程。在一定意義上檔案是當(dāng)前來(lái)說(shuō)最為寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。作為無(wú)形資產(chǎn)存在的另一種形式，它也在為資產(chǎn)的增值、保值、維護(hù)起到重要的法律憑證作用。

檔案管理的工作性質(zhì)主要是機(jī)密性、政策性、專業(yè)性等。對(duì)于各級(jí)的檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案的管理不僅要合理還要有意識(shí)到檔案安全的重要性。檔案存在的性質(zhì)是其他物資所不能替代的。檔案的特殊性主要是在人們的社會(huì)活動(dòng)中貢獻(xiàn)的力量是無(wú)窮大的。它主要起到法律憑證、參考的作用。憑證的作用是指在現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中的檔案是歷史存在的依據(jù)，，并且是有法律性質(zhì)的存在體。在這一層面上不同于其他學(xué)術(shù)性的文獻(xiàn)。參考作用體現(xiàn)在檔案作為一種歷史的依據(jù)是最重要的基本存在證明。每一時(shí)期的檔案都記錄時(shí)代的人物、實(shí)踐活動(dòng)、風(fēng)俗人情等，從不同的層度記錄了實(shí)踐活動(dòng)的深度。向人們呈現(xiàn)一個(gè)真實(shí)的認(rèn)識(shí)自然、改變自然的經(jīng)驗(yàn)和事件。

二、檔案管理工作中存在的困境

當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：

第一、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、水平和方式不成熟。大部分企業(yè)或者說(shuō)人力資源市場(chǎng)檔案管理部的人才多是沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)技能的培訓(xùn)而直接上崗的。所以說(shuō)工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)、收集檔案的概念薄弱。對(duì)檔案的及時(shí)收集、歸檔、整理、裝訂等基本業(yè)務(wù)流程不太清楚。這就造成檔案的安全管理工作得不到基本的重視。甚至有些檔案管理人員并不是專業(yè)的管理人員，對(duì)待檔案的管理就是將拿到的材料放入到檔案盒中，并沒(méi)有對(duì)檔案及時(shí)的整理和歸檔，影響了檔案的管理安全性。

第二、部分地區(qū)和企業(yè)對(duì)檔案的管理重視度不夠高。長(zhǎng)久以來(lái)，部分地區(qū)對(duì)檔案的管理意識(shí)不夠強(qiáng)，企業(yè)對(duì)檔案部門(mén)的管理工作也不夠重視。很多工作人員認(rèn)為檔案的管理只是簡(jiǎn)單的記錄、保管、抄寫(xiě)等工序就完成了檔案的歸檔工作。不重視檔案的意識(shí)也造成很多人認(rèn)為的只要做好檔案的存放工作就能應(yīng)付對(duì)外的查檔、外調(diào)行動(dòng)了。

第三、檔案管理的外部條件不完善。當(dāng)前對(duì)檔案的管理工作并沒(méi)有進(jìn)入到真正的重視，基本的管理設(shè)備并沒(méi)有配備齊全。有些單位甚至沒(méi)有專門(mén)存放檔案的科室，還有些單位存放檔案的地方環(huán)境條件惡劣、空間狹小、潮濕、基本配備不齊全。

三、檔案管理中解決問(wèn)題的方法

1、把檔案管理人員的素質(zhì)提高。首先要對(duì)干部的檔案建設(shè)工作進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)，并選擇安全可靠、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心的工作人員來(lái)從事有關(guān)的檔案管理工作，最好是黨員身份的人員參與檔案的管理工作。定期對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，再就是對(duì)他們從政治上、行為上進(jìn)行教育和培養(yǎng)。在實(shí)際的生活和工作中關(guān)心員工，從另一方面鼓勵(lì)他們的工作積極性。檔案管理的妥當(dāng)與否與他們的工作態(tài)度有很大的關(guān)系。作為工作中有建設(shè)性意義的管理行為，檔案的管理人員要注重對(duì)自身專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行考量。通過(guò)不同的方式在增強(qiáng)自己的學(xué)習(xí)主動(dòng)性。最后從自學(xué)、參與培訓(xùn)等方式加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，對(duì)檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)能做到安全妥放的要求。積極探索新型的檔案管理模式，使得工作效率不斷的提高和改善。

2、不斷探索新的檔案功能。為了使得檔案的作用更加明顯我們從不同的角度對(duì)檔案的功能做了全新的定位。一是要對(duì)檔案原有的功能進(jìn)行分析、保留、升華，使其記錄的內(nèi)容夠全面、真實(shí)、可靠。二是對(duì)檔案的定義要更加的廣泛化。把更新?lián)Q代的檔案信息功能不斷的增加到新的服務(wù)要求中去，為把單位的服務(wù)功能完善好而努力。

3、建立健全的檔案管理制度。當(dāng)前的檔案管理制度尚且不夠完善，必須建立一個(gè)健全的檔案管理制度才能全方位的解決檔案中存在的問(wèn)題。首先有關(guān)部門(mén)要對(duì)制度的制定體現(xiàn)出合理的需求性、科學(xué)可見(jiàn)性。企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的管理規(guī)定，必須按照實(shí)際的情況來(lái)規(guī)范，以適應(yīng)企業(yè)的管理要求。再次制度必須是具有可操作性，要體現(xiàn)出制度對(duì)檔案管理簡(jiǎn)約、得當(dāng)、可操作。然后是堅(jiān)持制度的雙向標(biāo)準(zhǔn)約束，建立的檔案管理制度必須是既能約束員工，又能讓領(lǐng)導(dǎo)受到制度的管理。

4、采用現(xiàn)代化的手段管理檔案。時(shí)代的發(fā)展是現(xiàn)代化的，隨著信息化時(shí)代的趨勢(shì)迅猛而來(lái)，我們?cè)趯?duì)檔案的管理中建立了新的要求，就在管理中運(yùn)用新的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而提高工作效率和服務(wù)水平。在當(dāng)代是信息社會(huì)發(fā)展的時(shí)代，我們要快速實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能跟上時(shí)展的腳步。計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的手段已經(jīng)越來(lái)越盛行，所以說(shuō)當(dāng)代人管理的制度主要是計(jì)算機(jī)使用輔助管理檔案。

5、有檔案的管理意識(shí)。檔案的管理工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，在管理中有必要對(duì)工作人員的檔案意識(shí)和管理意識(shí)的提高，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)服務(wù)態(tài)度的重要性。要培訓(xùn)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，心中要有工作就是服務(wù)的態(tài)度。積極的增強(qiáng)在實(shí)際中的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，禮貌微笑服務(wù)等細(xì)節(jié)。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案建設(shè)的工作勢(shì)在必行，我們要時(shí)刻關(guān)注時(shí)代的變化，在觀念上更新措施，積極采取管理的新模式，把檔案的作用發(fā)揮到該有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]李多.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的信用檔案及其管理和利用[D].安徽大學(xué).2005年.

[2]樂(lè)利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2008（24）.

[3]趙巍.試論文書(shū)檔案管理的信息化[J].黑龍江史志.2012（12）.

第2篇：檔案存檔管理范文

關(guān)鍵詞 學(xué)校 檔案管理 對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

學(xué)校中的檔案管理工作，記錄著學(xué)生從入學(xué)開(kāi)始，一直到其畢業(yè)之間所有學(xué)習(xí)、生活等基礎(chǔ)信息，不僅對(duì)學(xué)生自身而言有著重要的意義，還是其在未來(lái)走向社會(huì)就業(yè)時(shí)被用人單位參考的重要依據(jù)，是屬于學(xué)生個(gè)人的重要履歷，對(duì)于學(xué)生而言起到了不可替代的作用。但是目前我國(guó)學(xué)校檔案管理方面的各項(xiàng)工作還是不能夠完全令人滿意，有著不同程度的弊端。對(duì)此，就需要我們對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的管理和改革，從而能夠做好學(xué)生檔案的管理工作。

1目前學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 缺少相應(yīng)硬件

對(duì)于新社會(huì)形勢(shì)下的學(xué)校檔案管理工作，國(guó)家專門(mén)頒布了新的檔案法，對(duì)檔案管理中的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行了要求。但是在實(shí)際情況中，很多學(xué)校檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，和其相應(yīng)的防盜、消防設(shè)施都有著不足的現(xiàn)象，同時(shí)一些專業(yè)的技術(shù)設(shè)備也沒(méi)有按需安放，這就將導(dǎo)致學(xué)校的檔案的整理規(guī)劃性不足，且沒(méi)有良好的保護(hù)環(huán)境。

1.2 相關(guān)管理不規(guī)范

很多學(xué)校雖然也能夠按照檔案法對(duì)檔案進(jìn)行合理安放，但是其管理措施往往不到位，造成一些檔案長(zhǎng)期分散各處，沒(méi)有做到應(yīng)有的集中管理。有的學(xué)校則更是因?yàn)楣ぷ魅藛T缺乏，沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理人員，這就更使得檔案管理工作“支離破碎”。同時(shí)，因?yàn)閷W(xué)校缺少相應(yīng)的檔案管制度，不能以此來(lái)對(duì)工作人員規(guī)范化管理，這些問(wèn)題都會(huì)嚴(yán)重影響檔案的管理成果。

1.3 工作人員素質(zhì)參差不齊

很多學(xué)校中，雖然設(shè)置了專門(mén)的檔案管理人員，但往往是非專業(yè)出身，其對(duì)檔案管理工作的技術(shù)有著不同程度的匱乏。隨著檔案進(jìn)入現(xiàn)代化管理進(jìn)程，對(duì)檔案整體要求逐漸增高的同時(shí)也對(duì)工作人員的自身素質(zhì)提出了更大的考驗(yàn)，而目前狀態(tài)下的學(xué)校檔案人員離這個(gè)要求還很遠(yuǎn)。

2針對(duì)存在檔案管理問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)

對(duì)于任何工作來(lái)說(shuō)，都需要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其提高認(rèn)識(shí)，才能夠使后續(xù)的工作得以順利實(shí)施。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是一樣，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)改變已有認(rèn)識(shí)，把檔案看做是一種有著重要作用的資源信息。在領(lǐng)導(dǎo)深刻體會(huì)到檔案管理的重要性之后，才能夠使學(xué)校對(duì)其加大投入，以充足的財(cái)力與人力來(lái)滿足檔案管理工作的要求，為其提供必要的軟硬件設(shè)備。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)以會(huì)議、談話的方式提高學(xué)校全體教職工的認(rèn)識(shí)，這樣才能讓大家共同對(duì)檔案管理工作進(jìn)行努力。

2.2 健全相關(guān)制度

要想切實(shí)做好學(xué)校的檔案管理工作，就必須從最基本的辦公場(chǎng)所做起。學(xué)校必須設(shè)置專門(mén)的檔案室，并安排專門(mén)的工作人員對(duì)其進(jìn)行集中管理，以此來(lái)防止檔案遺失、分散的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善，只有通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的管理制度，才能夠?yàn)樽龊脵n案的管理工作打下最根本的基礎(chǔ)。在這其中，首先要做好檔案的收集工作，由于檔案的特殊性，所以在對(duì)檔案收集的過(guò)程中一定要保持收集的全面性與準(zhǔn)確性，切忌出現(xiàn)收集時(shí)丟三落四，收集后苦思冥想的現(xiàn)象發(fā)生。要保證檔案收集的系統(tǒng)化、真實(shí)化，對(duì)收集到的檔案要進(jìn)行認(rèn)真的分析鑒別，防止偽劣的檔案混入其中。對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼硪彩橇硗庑枰⒅氐囊稽c(diǎn)，作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)的培訓(xùn)后掌握正確的整理技術(shù)，時(shí)刻保證檔案的有序性、易查性，這樣才能夠在完整保存檔案的同時(shí)隨時(shí)能夠?qū)n案信息反饋給學(xué)校中需要使用檔案的個(gè)人及部門(mén)。最后，學(xué)校還要對(duì)其建立嚴(yán)格的考評(píng)機(jī)制，不僅對(duì)于普通管理人員進(jìn)行考核，還要對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行考核，只有在良好的規(guī)范及考核制度的保障下，才能夠使檔案管理的工作做到有序進(jìn)行。

2.3 提高檔案管理人員技術(shù)水平

作為直接接觸到檔案第一線的檔案管理人員，其自身素質(zhì)的高低與專業(yè)技能的好壞將直接影響到學(xué)校檔案管理的成功與否。對(duì)此學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立起一支專門(mén)的管理隊(duì)伍，這個(gè)隊(duì)伍的職責(zé)就是要在保證檔案管理工作良好運(yùn)行的同時(shí)確保檔案工作的完整性、優(yōu)質(zhì)性。同時(shí)還要定期為檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅能夠使其完善自身技能的各項(xiàng)不足，還能夠時(shí)刻吸收最新知識(shí)，從而能夠更好地應(yīng)用在實(shí)際工作中。最后還要注重隊(duì)伍的年齡層次分布，保持隊(duì)伍中各年齡段人員分布合理，這也是提高檔案管理工作的重要部分。

2.4 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著社會(huì)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案信息化也成為了未來(lái)檔案管理中的必備要求。對(duì)此學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)其增加投入，對(duì)檔案館的設(shè)備及基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新完善。同時(shí)學(xué)校還應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體物件同虛擬信息的有機(jī)結(jié)合，這將不僅使檔案的整體質(zhì)量得到了提高，還能夠?qū)n案更好地對(duì)學(xué)校中的各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)。

3結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著我國(guó)教育體制的優(yōu)化、社會(huì)科技水平的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理要求的提高和對(duì)檔案信息化建設(shè)的需求不僅是對(duì)學(xué)校檔案工作的基本要求，也是檔案管理工作中未來(lái)的需要。所以，作為學(xué)校而言，一定要認(rèn)真思考目前檔案管理工作中所存在的各項(xiàng)問(wèn)題，并及時(shí)為之實(shí)行相應(yīng)的解決措施，從而使得學(xué)校的檔案管理質(zhì)量得到提高，進(jìn)而使檔案能夠更好的為我們服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 馬靜.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的策略[J].資治文摘（管理版），2010（7）.

第3篇：檔案存檔管理范文

1 高?；n案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T(mén)以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見(jiàn)。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級(jí)管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒(méi)有相應(yīng)的材料和電子資料。文件材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，不符合歸檔要求。

1.2 管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個(gè)部門(mén)，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無(wú)期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，對(duì)專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。

1.3 缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T(mén)和檔案管理部門(mén)的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員更是少之又少。

2 加強(qiáng)高?；n案的建議及對(duì)策

2.1 加強(qiáng)宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》及《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認(rèn)識(shí)到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項(xiàng)目檔案工作納入基建部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強(qiáng)化施工、監(jiān)理單位歸檔意識(shí)。四是檔案管理人員要注意及時(shí)跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長(zhǎng)，容易遺失基建檔案材料。

2.2 堅(jiān)持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準(zhǔn)確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價(jià)值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無(wú)法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可研、評(píng)價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建檔案人員就應(yīng)及時(shí)建立檔案。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建工程一開(kāi)工就要與檔案收集工作同步進(jìn)行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補(bǔ)充圖紙?jiān)斐煽⒐D失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標(biāo)的位置與實(shí)際不符等。所以，在對(duì)施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準(zhǔn)確性作為合同的一個(gè)附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過(guò)程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。

2.3 建立和完善有效的保管機(jī)制，確保資料不流失。檔案管理人員將檔案資料收集齊全后，一般分成前期、施工、竣工驗(yàn)收等階段，階段再按基建程序進(jìn)行排列，排列好后編制歸檔目錄。一般小的項(xiàng)目二三十盒，大的項(xiàng)目達(dá)七八十盒。按不同程度分為三份（按城建檔案館的要求交一份，學(xué)校檔案館交一份，基建部門(mén)保存一份）。在平時(shí)檔案管理工作中，制定規(guī)章制度，對(duì)檔案資料移交人與檔案管理人員提出具體要求，如歸檔時(shí)，移交人必須提供原件，如無(wú)原件，要注明原件去向，移交人、接收人雙方簽署姓名、移交日期。借檔時(shí)，借出、歸還都由借用人簽名，還有在資料借出的過(guò)程中，如借出有一段時(shí)間，借檔人未還，檔案管理人員要及時(shí)催還，以防丟失。

第4篇：檔案存檔管理范文

［關(guān)鍵詞］檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.02.037

［中圖分類(lèi)號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2013）02-0080-02

檔案管理工作是當(dāng)前血站管理中的一個(gè)重要組成部分，隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，有著獨(dú)特的重要意義。重視血站檔案管理，科學(xué)地積累完整的檔案資料，是血站服務(wù)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。血站發(fā)展的歷程中的原始記錄和權(quán)威憑證，同時(shí)也是血站管理發(fā)展不可分割的重要組成部分。面對(duì)日益深化的醫(yī)療衛(wèi)生改革，血站檔案管理如何創(chuàng)新，如何適應(yīng)新的形勢(shì)，更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，是醫(yī)療衛(wèi)生戰(zhàn)線檔案工作者所面臨的新任務(wù)、新課題。它將影響和推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，同時(shí)，也是醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)保持蓬勃生機(jī)和持久生命力的力量所在。

1　當(dāng)前血站檔案管理中存在的問(wèn)題

（1）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率不高在檔案收集管理中，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作重視程度不夠，對(duì)檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問(wèn)題，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（2）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。目前，血站檔案管理分散，缺乏信息資源整體性。由于管理制度的不完善，一些有價(jià)值的文獻(xiàn)資料得不到及時(shí)的收集、整理，有的檔案雖然收集了，但卻忽視了信息的利用。

（3）檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。檔案管理工作投入未列入到行政預(yù)算中，同醫(yī)療投入沒(méi)有可比性。檔案室用房面積、設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)化管理都嚴(yán)重不足。目前，區(qū)級(jí)以下血站及衛(wèi)生社區(qū)服務(wù)中心在檔案管理中存在停留在手工收集、整理、信息量小、不利于檔案的收集利用和開(kāi)發(fā)。

（4）檔案管理人員兼職多、素質(zhì)參差不齊。目前，從事血站、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理人員都是兼職人員，缺乏正規(guī)院校專業(yè)檔案人員配備，這些檔案人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度、年齡等方面都參差不齊。由于身兼數(shù)職很難有更多的精力全身心投入到檔案管理中，難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)的發(fā)展。

（5）檔案交接手續(xù)不嚴(yán)格。①檔案交接不及時(shí)，一些血站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)；不親自到場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)交指導(dǎo)，把檔案交接當(dāng)做事務(wù)性工作，看成是檔案人員之間的事，有的只是檔案室的鑰匙交接，不實(shí)地進(jìn)行卷中核對(duì)。②交接手續(xù)不嚴(yán)密。移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作重要內(nèi)容和基本要求。

2　改善血站檔案管理的對(duì)策

2．1　強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化手段是增加資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。

設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置和利用。根據(jù)血站的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的血站，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)之間，站際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)血站各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

2．2　更新思想觀念

（1）要改變舊的管理模式，樹(shù)立新的管理理念。血站檔案管理部門(mén)，要努力沖破阻礙創(chuàng)新發(fā)展的思維和理念，改變束縛創(chuàng)新發(fā)展的做法和規(guī)定。把檔案工作放到整個(gè)時(shí)代大背景下來(lái)思考，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，延伸檔案工作觸角，增強(qiáng)檔案工作滲透性，盡快建立適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生改革需求的檔案管理新模式，建立科學(xué)的檔案管理方法和模式，以適應(yīng)衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療的需求。

（2）提高認(rèn)識(shí)，做好充分的準(zhǔn)備。管理理念和服務(wù)模式的創(chuàng)新，直接影響著衛(wèi)生管理和臨床醫(yī)療實(shí)際工作效果。作為血站檔案工作者，要緊跟時(shí)代步伐，既不能死抱著傳統(tǒng)不變，也不能丟掉傳統(tǒng)而迷失方向。電子檔案的出現(xiàn)，信息技術(shù)的應(yīng)用，新型檔案載體的保管等等，都亟待我們檔案工作者去認(rèn)識(shí)、去解決。

（3）轉(zhuǎn)變思想。①?gòu)倪^(guò)去的服務(wù)轉(zhuǎn)變成為血站的三個(gè)文明建設(shè)服務(wù)；②從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源為利用者服務(wù)；③從重保管、輕利用轉(zhuǎn)變?yōu)楸９堋⒗谩皟墒肿ァ?、“兩手硬”?/p>

2．3　創(chuàng)新管理制度

任何管理制度都不可能一成不變，過(guò)去的檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，甚至成為前進(jìn)路上的障礙。在目前采用電腦信息系統(tǒng)進(jìn)行管理的情況下，除編制檔案目錄、專題目錄外，一些單位還在投入大量精力，編制日常工作中幾乎沒(méi)有用處的卡片檢索工具，這些具體實(shí)際問(wèn)題，都應(yīng)該隨著時(shí)代進(jìn)步而加以改革創(chuàng)新。要廣泛應(yīng)用檔案管理信息軟件，從繁重的工作中解脫出來(lái)，在不涉及單位機(jī)密、不影響個(gè)人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會(huì)開(kāi)放更多的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2．4　創(chuàng)新管理手段

為適應(yīng)社會(huì)信息對(duì)檔案工作的新要求，檔案部門(mén)應(yīng)在繼承傳統(tǒng)管理方式科學(xué)成分的同時(shí)，積極采納和吸收國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理手段和方法，與時(shí)俱進(jìn)，積極突破與時(shí)展不相適應(yīng)的工作理念和工作模式。在實(shí)際工作中，可以采用目標(biāo)管理、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式和措施，加強(qiáng)血站檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提高醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理人員素質(zhì)和工作效率、調(diào)動(dòng)檔案工作人員積極性，從而促進(jìn)檔案工作適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展服務(wù)。在實(shí)行檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等方式、方法的同時(shí)，要根據(jù)檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展和認(rèn)識(shí)水平的提高，及時(shí)調(diào)整檔案工作目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)的總體布局，及時(shí)修訂目標(biāo)條款要求，賦予目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)以新的內(nèi)容，進(jìn)一步優(yōu)化目標(biāo)管理體系，完善業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使目標(biāo)管理和質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)更具生機(jī)與活力。

2．5　創(chuàng)新服務(wù)方式

血站檔案工作者要在實(shí)際工作中尋求機(jī)遇，在服務(wù)上，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，把檔案實(shí)體的靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息動(dòng)態(tài)管理。充分利用檔案信息和現(xiàn)行文件資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行科學(xué)整合。

2．6　創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

（1）血站的檔案工作人員要根據(jù)本部門(mén)檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)和服務(wù)對(duì)象，按照有關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)檔案征集工作創(chuàng)新，整合信息資源。及時(shí)完整收集各類(lèi)檔案資料，大力開(kāi)展檔案征集工作，征集有價(jià)值的檔案，不斷擴(kuò)展檔案門(mén)類(lèi)，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系。構(gòu)造和完善涵蓋血站各個(gè)部門(mén)或者其中數(shù)個(gè)部門(mén)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置管理權(quán)限，在保證數(shù)據(jù)安全保密的前提下，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、資源共享。在此基礎(chǔ)上，構(gòu)筑一個(gè)檔案信息查詢平臺(tái)，使檔案查詢更加便利，并且不受時(shí)間、空間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)路查詢、遠(yuǎn)程查詢，變實(shí)物檔案室為虛擬電子檔案室等。

（2）要在檔案質(zhì)量上下功夫，樹(shù)立精品意識(shí)、特色意識(shí)。要有針對(duì)性地收集有保存價(jià)值并具有地方特色的檔案，使檔案部門(mén)真正成為血站各項(xiàng)工作的信息來(lái)源和決策助手。

主要參考文獻(xiàn)

第5篇：檔案存檔管理范文

1、各行政村應(yīng)設(shè)立專門(mén)檔案室和保管檔案的櫥柜，對(duì)本村檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2、行政村檔案管理員原則上由各村文書(shū)兼任，除檔案管理員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案室。

3、村檔案室應(yīng)具備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等相關(guān)條件。

4、村檔案管理人員應(yīng)每季度對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查核對(duì)工作，做到賬物相符。

二、行政村文件材料立卷歸檔制度

1、凡村黨支部、村民委員會(huì)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的各種文件材料，都應(yīng)歸檔保存。

2、列入歸檔范圍的各類(lèi)文件材料應(yīng)按要求及時(shí)向村檔案室移交歸檔，重要文件材料應(yīng)在形成的當(dāng)天移交，任何組織和個(gè)人不得隨身攜帶或據(jù)為己有。

3、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案制成材料應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保管的要求。

4、文件材料歸檔時(shí)，交接雙方應(yīng)在清點(diǎn)完畢后辦理移交手續(xù)并在移交清冊(cè)上簽字。

三、行政村檔案借閱利用和保密制度

1、村級(jí)檔案一般不提供對(duì)外借閱，確需借閱的需經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并填寫(xiě)《檔案查閱利用登記簿》。

2、除國(guó)家法律法規(guī)另有規(guī)定外，外單位人員借閱或查閱有密級(jí)和涉及村民隱私的檔案，需村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

3、檔案借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，并遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，不得損害國(guó)家、社會(huì)、集體和村民的合法權(quán)益。對(duì)破壞檔案或造成檔案泄密的，按國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)予以處罰。

四、行政村檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

1、對(duì)已到保管期限的檔案，由村兩委聯(lián)席會(huì)進(jìn)行鑒定；對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后予以銷(xiāo)毀。

2、村級(jí)財(cái)務(wù)檔案銷(xiāo)毀前，需經(jīng)村賬鎮(zhèn)中心和鎮(zhèn)財(cái)政所共同審核，查明無(wú)誤并簽字后，通知所在村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀。

3、檔案銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有兩人以上同時(shí)在場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)歸檔并永久保存。

4、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)并逐份登記每份文件的標(biāo)題、文號(hào)、制發(fā)單位、形成時(shí)間等信息。

五、行政村檔案管理責(zé)任追究制度

出現(xiàn)下列行為的，將根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)現(xiàn)任人進(jìn)行批評(píng)教育或其他相應(yīng)處理；構(gòu)成犯罪的，按法律規(guī)定追究刑事責(zé)任：

1、損毀、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案的；

2、擅自提供、抄錄、復(fù)制保密檔案的；

3、將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、材料據(jù)為己有，拒絕歸檔的；

4、涂改、偽造或出賣(mài)、轉(zhuǎn)讓檔案的；

第6篇：檔案存檔管理范文

一、企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理工作的制度有待完善

新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作復(fù)雜化程度逐漸加深，隨之而來(lái)的工作強(qiáng)度也逐漸加大，檔案管理制度的不完善在一定程度上降低了企業(yè)檔案利用效率，制定科學(xué)適用的檔案管理制度對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益也有著不容忽視的作用。

檔案管理的制度化、規(guī)范化是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。在檔案管理制度方面，結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，應(yīng)制定行之有效的“三合一制度”并隨著企業(yè)發(fā)展不斷完善、補(bǔ)充、修改；從各類(lèi)檔案的收集、鑒定、分類(lèi)整理到檔案的統(tǒng)計(jì)、保管、服務(wù)利用等方面進(jìn)行全方位的管理。但在實(shí)際工作中，有的企業(yè)在檔案管理方面沒(méi)有制定科學(xué)合理的檔案管理制度，或者制定了檔案管理制度卻又沒(méi)有執(zhí)行到位，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式。

（二）企業(yè)檔案管理的手段與方法落后

我國(guó)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀還是處于一個(gè)相對(duì)落后的狀況，企業(yè)檔案管理工作主要還是依靠人工手工作業(yè)的方式。企業(yè)進(jìn)行檔案歸檔一般是由檔案工作人員手動(dòng)進(jìn)行文卷的歸檔，利用普通辦公軟件進(jìn)行手動(dòng)編目，檔案管理軟件普及率不高。這種檔案管理的工作方式浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，大大降低了企業(yè)檔案管理工作效率。此外，由于多數(shù)企業(yè)主要傾向?qū)嶓w經(jīng)濟(jì)建設(shè)，對(duì)于沒(méi)有明顯產(chǎn)出的檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作力度不夠，意識(shí)不強(qiáng)，也是造成檔案管理工作流于形式的一個(gè)重要因素。

（三）檔案管理信息化問(wèn)題

企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送過(guò)程缺乏靈活性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化不足的根源是企業(yè)未能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒(méi)有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作未能緊跟檔案管理工作實(shí)際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升。

二、加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的途徑

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作制度

現(xiàn)行的企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)都是在過(guò)去實(shí)踐基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，有的已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)行的檔案管理?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作必須投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為企業(yè)增加效益服務(wù)；現(xiàn)有企業(yè)在產(chǎn)權(quán)關(guān)系，組織機(jī)構(gòu)形式、管理體制、經(jīng)營(yíng)管理方式等方面都發(fā)生了深刻的變化，這就要求企業(yè)檔案管理工作者必須適應(yīng)這種變化，必須用創(chuàng)新思維來(lái)修訂和完善企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，采取多種不同的管理方式和手段做好企業(yè)檔案管理工作。

（二）規(guī)范檔案管理思路，做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)要以提高創(chuàng)新意識(shí)、提升創(chuàng)新能力、激發(fā)創(chuàng)新活力、規(guī)范創(chuàng)新行為、增強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展后勁為總目標(biāo)，關(guān)注創(chuàng)新、思考創(chuàng)新、參與創(chuàng)新，按照檔案管理工作科學(xué)化管理規(guī)范的嚴(yán)格要求，不斷開(kāi)展自測(cè)自評(píng)，隨查隨糾。對(duì)企業(yè)重要營(yíng)運(yùn)管理活動(dòng)、重要業(yè)務(wù)推廣、重點(diǎn)工程項(xiàng)目的“三重”檔案加強(qiáng)跟蹤整理、及時(shí)歸檔，為開(kāi)展檔案創(chuàng)新編研做足充分準(zhǔn)備；精選極具代表性和專業(yè)性的檔案材料，結(jié)合企業(yè)新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富室藏資源，為開(kāi)展檔案創(chuàng)新編撰工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化

企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開(kāi)展的手段，在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，檢查和考核工作很容易被忽視，卻是對(duì)檔案管理監(jiān)督工作最行之有效的手段。各企業(yè)應(yīng)結(jié)合我國(guó)檔案管理的需求，制定出一套適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)做到考慮周詳，留足補(bǔ)充修改的空間，并對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)做出詳細(xì)的解釋。同時(shí)，也需要完善企業(yè)檔案管理檢查和考評(píng)制度，將檔案管理部門(mén)檢查和考評(píng)工作做為企業(yè)內(nèi)部管理工作考評(píng)的一個(gè)參考依據(jù)。

（四）依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

第7篇：檔案存檔管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；FoxPro； 檔案工作

高校是培養(yǎng)專業(yè)化高級(jí)人才的主要機(jī)構(gòu)，是提高學(xué)生綜合素質(zhì)，適應(yīng)社會(huì)各種需要的培養(yǎng)基地。高校學(xué)生檔案管理工作是高?；A(chǔ)工作的重要內(nèi)容，也是國(guó)家人事檔案的組成部分[1-3]。高校學(xué)生檔案記錄著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和主要社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)，它是學(xué)?？疾?、教育和培養(yǎng)人才的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且是用人單位選拔、聘用人才的重要依據(jù)。在新形勢(shì)下， 高校學(xué)生檔案工作面臨著許多新情況、新問(wèn)題，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理和檢查制度，提高檔案管理效率，才能更加準(zhǔn)確、完整地提供高校學(xué)生的信息，以便用人單位從大學(xué)畢業(yè)生檔案中獲得大學(xué)生在情商、誠(chéng)信、創(chuàng)新能力等諸多方面的信息，促進(jìn)大學(xué)生的就業(yè)。傳統(tǒng)的檔案管理多由手工進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、保存，耗時(shí)費(fèi)力，效率低，而且檔案在調(diào)入調(diào)出過(guò)程中容易丟失，在電子化、信息化快速發(fā)展的新形勢(shì)下，要求檔案管理做到電子、紙質(zhì)同步，高校學(xué)生檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)、出國(guó)及再深造等許多方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化已經(jīng)成為檔案管理人員面臨的重要任務(wù)。筆者根據(jù)高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，供同行參考。

一、 高校學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題

1. 高校學(xué)生檔案內(nèi)容不完整、領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄  高校學(xué)生檔案包括學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)情況

記載，主要包括學(xué)習(xí)成績(jī)方面、政治表現(xiàn)方面、身體健康狀況方面的材料，具體有新生基本情況登記表，入學(xué)通知書(shū)存根、派遣證存根，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)課程成績(jī)表，獎(jiǎng)學(xué)金鑒定材料，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)（黨）申請(qǐng)書(shū)，黨團(tuán)組織社會(huì)調(diào)查證明，學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，畢業(yè)生登記表等等。大學(xué)生檔案是人才信息的重要組成部分，大學(xué)生畢業(yè)時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容將成為學(xué)生個(gè)人的終身檔案。它必須做到相對(duì)準(zhǔn)確、齊全、完整。能充分記載大學(xué)生在校期間的生活經(jīng)歷、思想品德、政治作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)等重要信息，能全面反映出大學(xué)生在校期間的各方面情況。

目前，我國(guó)還沒(méi)有專門(mén)的檔案管理法規(guī)，也沒(méi)有統(tǒng)一的高校學(xué)生建檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，這就使得高校學(xué)生檔案管理相對(duì)混亂，有的學(xué)校把大學(xué)生檔案存放在校綜合檔案室進(jìn)行綜合管理的；有的學(xué)校則把大學(xué)生檔案存放在各個(gè)院系實(shí)行分散管理。由于管理不規(guī)范，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，學(xué)生本人對(duì)自己的檔案不夠重視，檔案管理人員工作較隨意等原因，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，如學(xué)生檔案材料內(nèi)容不夠完整，收集不夠準(zhǔn)確、及時(shí)，漏蓋章或缺成績(jī)單等問(wèn)題，一些能全面反映學(xué)生個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)業(yè)實(shí)踐、參與創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的證明等各種材料包括各種英語(yǔ)考試的成績(jī)及證書(shū)、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)、心理測(cè)試成績(jī)、助學(xué)貸款及還貸等誠(chéng)信材料都沒(méi)有歸檔，影響了學(xué)生檔案的完整性。

2.檔案管理制度不夠完善 

目前,高校檔案管理水平不高，沒(méi)有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程、學(xué)生檔案?jìng)鬟f工作規(guī)定、學(xué)生檔案室崗位責(zé)任制等規(guī)章制度。檔案管理較隨意，主要由管理人員的經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心決定檔案管理水平。

3.檔案管理技術(shù)陳舊落后，信息化相對(duì)滯后 

我國(guó)高校檔案建設(shè)投入不足，目前還沒(méi)有一套統(tǒng)一規(guī)范的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大多數(shù)高校學(xué)生檔案的管理仍采用傳統(tǒng)的手工操作管理模式，因此，檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題是工作量大、操作繁瑣、易出錯(cuò)等，缺乏采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段解決高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的能力。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高 

大多數(shù)高校的檔案管理人員大都是半路出家，很少機(jī)會(huì)參加專門(mén)的檔案管理、信息技術(shù)培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，檔案專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員的綜合素質(zhì)亟待提高。

二、做好高校學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)檔案管理，建立高校學(xué)生檔案管理規(guī)章制度 

高校檔案管理應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等若干文件精神，結(jié)合大學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)“法規(guī)”來(lái)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生、檔案管理人員的檔案意識(shí)，從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，制定相應(yīng)的檔案管理細(xì)則。如學(xué)生檔案收集制度、學(xué)生檔案保存制度、學(xué)生檔案調(diào)入調(diào)出制度等，以準(zhǔn)確、客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)為指導(dǎo)原則，及時(shí)全面地收集各種充分反映學(xué)生全貌的材料，確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。

2.加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔 

高校檔案管理部門(mén)應(yīng)采用各種措施,通過(guò)各種渠道加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳教育,讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、大學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，充分認(rèn)識(shí)到檔案在就業(yè)中的重要作用，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是將來(lái)政審、入黨、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、出國(guó)、考研等很多方面的重要依據(jù)。對(duì)檔案涉及到的資料必須做到及時(shí)收集和有效整理。建檔工作是從大學(xué)生被錄取時(shí)就要做好，然后再根據(jù)學(xué)生的專業(yè)，按照國(guó)家檔案法規(guī)的要求，收集、整理有關(guān)的材料，即時(shí)存檔。檔案管理工作者還要根據(jù)時(shí)展的要求，隨時(shí)向各相關(guān)的職能部門(mén)索取、征集。及時(shí)收集學(xué)生各個(gè)階段形成的檔案材料，建立檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，將檔案材料收集的責(zé)任落實(shí)到人?？梢砸园嗉?jí)為單位設(shè)置兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，協(xié)助輔導(dǎo)員做好檔案管理工作，以便實(shí)現(xiàn)檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，同時(shí)也有助于檔案管理意識(shí)的提高。檔案材料要經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后再及時(shí)送交檔案室。要加強(qiáng)檔案材料收集的橫向聯(lián)系，確保材料收集過(guò)程中的保密與安全，保證檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔。

3. 擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍 

多渠道及時(shí)收集高校學(xué)生信息，為學(xué)校和用人單位提供全面系統(tǒng)地綜合評(píng)價(jià)學(xué)生的檔案內(nèi)容，有必要擴(kuò)大檔案歸檔范圍。原有的歸檔范圍不能反映學(xué)生的完整成長(zhǎng)過(guò)程和素質(zhì)、能力等方面的全貌，學(xué)校管理部門(mén)和用人單位對(duì)畢業(yè)生全面準(zhǔn)確的了解比較困難。因此，要擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔材料的范圍。 盡可能包含學(xué)生在校期間的主要信息。包括大學(xué)生的學(xué)歷材料、黨團(tuán)材料、素質(zhì)培養(yǎng)、實(shí)踐技能、身心健康五個(gè)方面內(nèi)容。力爭(zhēng)做到檔案材料真實(shí)反映學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展特征，更好地服務(wù)于學(xué)校的教育改革，更有利于學(xué)生管理工作和將來(lái)的就業(yè)。根據(jù)當(dāng)前社會(huì)的要求，建議增加下列內(nèi)容。

（1）學(xué)生的誠(chéng)信記錄。誠(chéng)實(shí)守信是學(xué)生最最基本的道德修養(yǎng)。學(xué)生信用記錄將做為學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，學(xué)生在校期間誠(chéng)實(shí)守信方面材料能準(zhǔn)確反映學(xué)生的信用行為和品行狀況。培養(yǎng)學(xué)生將誠(chéng)信當(dāng)成自然的行為，成為自己的內(nèi)在需要。

（2）創(chuàng)新的潛能。檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)，還要善于發(fā)現(xiàn)、記錄與評(píng)價(jià)學(xué)生將來(lái)可能的發(fā)展?jié)撃?，要特別關(guān)注大學(xué)生科技創(chuàng)新活動(dòng)及學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力。

（3）情商記錄?！爸巧虥Q定是否錄用，情商決定是否升遷”基本成了職業(yè)發(fā)展的重要信條。現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)非常注重個(gè)人的情商，情商指的是人在情緒、情感、耐受挫折等方面的綜合品質(zhì)。建立學(xué)生的情商記錄檔案，對(duì)于準(zhǔn)確分析學(xué)生的個(gè)性特征、促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.建立高校檔案管理數(shù)字化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化 

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其應(yīng)用的不斷發(fā)展，使用信息化、網(wǎng)絡(luò)化手段解決學(xué)生檔案管理的問(wèn)題已是形勢(shì)所需。目前，各高校還沒(méi)有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，有的自主開(kāi)發(fā)了自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)，有的還仍采用傳統(tǒng)的手工操作。如2007年，海南大學(xué)應(yīng)用科技學(xué)院采用Microsoft Visual FoxPro編程的管理數(shù)據(jù)庫(kù)自主開(kāi)發(fā)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案管理工作的電子化處理。該系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的查詢功能和數(shù)據(jù)分析等功能實(shí)現(xiàn)了檢索速度快、查詢便捷、可靠性高、存儲(chǔ)容量大、成本低等優(yōu)勢(shì)，提高了學(xué)生檔案信息管理的高效性和準(zhǔn)確性。Visual FoxPro是基于局域網(wǎng)環(huán)境的中、小型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，支持“結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言”(SQL)命令和函數(shù)[8-9]。具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能，容易實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理中的各項(xiàng)功能，但目前僅能在本校局域環(huán)境下使用。建議大學(xué)要研制開(kāi)發(fā)適合學(xué)校學(xué)生教育管理需要的統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與相關(guān)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的鏈接處理，方便學(xué)生檔案的管理、網(wǎng)上查閱和其它方面的利用，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生電子檔案的快捷轉(zhuǎn)接。

5.加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)  應(yīng)采取多種形式加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn),在崗繼續(xù)教育,積極參加各種全國(guó)性的檔案專業(yè)會(huì)議和各種培訓(xùn)學(xué)習(xí), 加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感,提高檔案管理人員的專業(yè)水平、外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作能力等，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使大學(xué)生檔案管理高效、規(guī)范、有序、準(zhǔn)確、完整。

參考文獻(xiàn)：

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第8篇：檔案存檔管理范文

1 教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 教學(xué)檔案不完整

一所學(xué)校比較完整的教學(xué)檔案應(yīng)該包括：開(kāi)設(shè)專業(yè)可行性方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)研究、實(shí)訓(xùn)教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)總結(jié)、教案、考試題庫(kù)、考試成績(jī)以及學(xué)籍管理、學(xué)生教育管理、學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)、新入學(xué)生和畢業(yè)生名冊(cè)、畢業(yè)生反饋等方面的內(nèi)容。據(jù)了解，目前各類(lèi)學(xué)校教學(xué)檔案的收集整理，都不同程度存在以下問(wèn)題。

1.該形成的文件沒(méi)有形成。按經(jīng)驗(yàn)隨意上課已成為某些“老”教師的習(xí)慣，覺(jué)得沒(méi)有必要編寫(xiě)課目新課標(biāo)、擬寫(xiě)教學(xué)進(jìn)度、編寫(xiě)教案、教材分析等教學(xué)文件；學(xué)期教學(xué)總結(jié)時(shí)，往往是開(kāi)個(gè)會(huì)，大致談一談，作作簡(jiǎn)單的記錄；對(duì)新開(kāi)辦專業(yè)，在師資、場(chǎng)地、設(shè)備等辦學(xué)條件論證方面，常常是幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)坐下來(lái)議一議，沒(méi)有形成書(shū)面的可行性報(bào)告；畢業(yè)實(shí)習(xí)材料，實(shí)訓(xùn)教學(xué)管理方面材料很多都沒(méi)有按管理上的要求形成文件。最后有的材料無(wú)法歸檔。

2.文件在運(yùn)行中流失。上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、招生、表彰決定、教育教學(xué)管理等文件，往往在業(yè)務(wù)部門(mén)辦理的過(guò)程中，傳來(lái)傳去傳丟了。如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或處室主任收到或開(kāi)會(huì)帶回的文件材料：規(guī)范學(xué)籍材料、實(shí)施素質(zhì)教育督導(dǎo)評(píng)估報(bào)告、校園安全管理、教學(xué)質(zhì)量目標(biāo)考核等不是按收文處理程序先交辦公室登記后，再傳閱、辦理，而是處室直接辦理，辦理完畢又沒(méi)有及時(shí)歸檔，最后材料丟失。

3.該歸檔的文件或材料未歸檔。教師自編教材、教案、試卷，合編教材，教師在實(shí)施新課程中的自我反思材料、在各種刊物和學(xué)術(shù)上發(fā)表、翻譯的論文、文章等一般都舍不得歸檔；會(huì)議材料、教師參加教學(xué)研討會(huì)、交流會(huì)帶回的材料，多數(shù)留在個(gè)人手中沒(méi)有歸檔。如教師為了出一份質(zhì)量較高的試卷，認(rèn)真研究新課標(biāo)，鉆研教材，花了很多時(shí)間，等學(xué)生考完試后，考卷也一起流失，出現(xiàn)無(wú)法補(bǔ)救的現(xiàn)象。另一種教師自編的教案，在授課的過(guò)程中，教師為了促進(jìn)課標(biāo)新理念與教學(xué)實(shí)踐的結(jié)合，補(bǔ)充了很多典型案例，這樣的教案對(duì)今后很有利用價(jià)值?？山處煓n案意識(shí)不強(qiáng)，不肯交檔案室存檔，時(shí)間一久當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>

4.形成于校外的材料，如畢業(yè)生反饋等材料，不是在校內(nèi)形成的，容易被忽視，造成這部分材料的欠缺。

5、學(xué)生殘留檔案未歸檔。學(xué)生的檔案是隨著升學(xué)時(shí)，被錄取學(xué)校提著的。但有一部分學(xué)生沒(méi)能繼續(xù)就讀，就參加工作了，他們的檔案就暫存放在原學(xué)校，等需要時(shí)再提著。可有的學(xué)校沒(méi)把殘留的檔案整理歸檔，亂堆在一旁，時(shí)間一久，學(xué)生又沒(méi)來(lái)拿，就處理了，造成有的學(xué)生拿不到檔案，不能提職提薪。

1.2 教學(xué)檔案不準(zhǔn)確

1.有的教師制定的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度純粹是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門(mén)的檢查，在實(shí)際教學(xué)過(guò)程中根本不按原計(jì)劃、進(jìn)度執(zhí)行，只憑“肚子里的東西”口授而已，這樣的計(jì)劃既不準(zhǔn)確也不真實(shí)。如以往“傳授型”教師已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)課改的需要，課改需要的是“研究型學(xué)者式”的教師。教師是在教學(xué)實(shí)踐中不斷成長(zhǎng)成才的。如果教師在教學(xué)過(guò)程中只憑“肚子里的東西”口授而已，就與新課標(biāo)強(qiáng)調(diào)的上下結(jié)合，強(qiáng)調(diào)問(wèn)題從實(shí)踐中來(lái)，在實(shí)踐中研究，在實(shí)踐中解決，在實(shí)踐中提升相脫離。

2.教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)進(jìn)度一般只是預(yù)設(shè)而已，在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中往往還需考慮到專業(yè)特點(diǎn)與學(xué)生素質(zhì)等問(wèn)題，對(duì)計(jì)劃、進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充，但往往沒(méi)有把這些變化情況記錄下來(lái)，或記錄不詳，最后無(wú)法提供利用。

3.教學(xué)管理及學(xué)生管理方面的臺(tái)帳記錄沒(méi)有建立或做得不認(rèn)真。如學(xué)生基本情況統(tǒng)計(jì)，對(duì)學(xué)生獎(jiǎng)懲、成績(jī)、評(píng)語(yǔ)記錄不詳，有的甚至漏填；教師考勤、任課沒(méi)有記錄。這些材料往往要等到學(xué)校評(píng)估或上級(jí)檢查時(shí)，才匆忙進(jìn)行“補(bǔ)課”，這種應(yīng)付檢查補(bǔ)做的記錄，往往與實(shí)際情況不相符合，提供不了真實(shí)的價(jià)值。

1.3 載體材料不規(guī)范

1.教師在編寫(xiě)教案、授課計(jì)劃、撰寫(xiě)總結(jié)、填寫(xiě)學(xué)生成績(jī)、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍評(píng)語(yǔ)等材料時(shí)，常常用復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆、鉛筆及其它不耐久的字跡材料。如學(xué)籍評(píng)語(yǔ)上記載著林XX學(xué)生在校年年都是班干部、三好生、成績(jī)優(yōu)秀，尊紀(jì)守法等等。若干年后，這位學(xué)生成了才，回母校想看看當(dāng)年自已在校情況，可提供的是一份當(dāng)年用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的，現(xiàn)字跡已模糊不清的材料。

2.表格和表冊(cè)不統(tǒng)一，制作材料五花八門(mén)，既影響案卷質(zhì)量也增加立卷難度。如有的用16K、有的用A4、有的表格橫著寫(xiě)、有的表格豎著寫(xiě)。

2 加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作

2.1 提高認(rèn)識(shí)

加大《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳力度，不斷提高教職員工群體檔案意識(shí)，是解決教學(xué)檔案完整性與準(zhǔn)確性的根本前提，尤其是專業(yè)教師的檔案意識(shí)最為重要。

教師是教學(xué)活動(dòng)的指導(dǎo)者和組織者，在教學(xué)中占主導(dǎo)地位。大量的教學(xué)文件形成于教師手中，是他們長(zhǎng)期積累，甚至耗費(fèi)畢生精力與心血的結(jié)晶，珍愛(ài)有加，自我保存得相當(dāng)好，舍不得交出來(lái)，這是完全可以理解的。因此，對(duì)教師要做深入細(xì)致的宣傳工作，用正反兩方面的典型事例，宣傳教學(xué)檔案的重要性以及教學(xué)檔案流失所造成的巨大損失，通過(guò)宣傳，讓他們明白檔案資源是一項(xiàng)社會(huì)財(cái)富，每個(gè)公民都有保護(hù)的義務(wù)與利用的權(quán)利，使之認(rèn)識(shí)到這些珍貴的資料，只有放到檔案部門(mén)，才能得到最安全的保存。同時(shí)，要讓他們認(rèn)識(shí)到，建立教學(xué)檔案是做好學(xué)校管理工作的一項(xiàng)基本要求，是學(xué)校尊重知識(shí)，尊重人才的表現(xiàn)；把教師勞動(dòng)成果作為學(xué)校歷史財(cái)富保存起來(lái)甚至永遠(yuǎn)地流傳下去，是學(xué)校對(duì)教師關(guān)懷和尊重。

2.2 超前控制，嚴(yán)格審核

教學(xué)檔案是由教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)，沒(méi)有前期文件材料的形成，檔案管理就成了“無(wú)水之渠”，缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，只有對(duì)文件材料形成進(jìn)行超前控制，對(duì)檔案收集進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確。

1.明確歸檔范圍，從文件材料的形成抓起。

教務(wù)處（室）和政教處（室）是重要的教學(xué)督導(dǎo)和學(xué)生安全管理部門(mén)，所有的教學(xué)文件均在這里形成。因此，這兩個(gè)部門(mén)應(yīng)克服重教育教學(xué)、輕檔案材料收集的現(xiàn)象，把教學(xué)文件的形成、收集工作納入教育教學(xué)管理之中，依靠管理來(lái)規(guī)范教學(xué)文件材料的形成并轉(zhuǎn)化為檔案。學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)在每學(xué)期初，將《歸檔通知書(shū)》發(fā)放到這兩個(gè)處（室），明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導(dǎo)。教務(wù)處重點(diǎn)抓好以下幾方面材料的形成和歸檔：第一，辦班可行性方案、各學(xué)科教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度、教材要收集匯總，審查修改報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)、交付打印成冊(cè)，然后將定稿和原稿歸檔。同時(shí)，對(duì)尚不會(huì)編寫(xiě)教學(xué)計(jì)劃、進(jìn)度的“老”教師，進(jìn)行幫助、指導(dǎo)。第二，定期開(kāi)展教案、論文評(píng)比活動(dòng)，既活躍學(xué)術(shù)氣氛，交流教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，又可從中選出典型教案、優(yōu)秀論文歸檔。第三，定期檢查計(jì)劃、進(jìn)度的執(zhí)行與變化情況，及時(shí)找出“失真”部分，責(zé)成有關(guān)人員修訂、補(bǔ)充、歸檔。第四，抓好各學(xué)科考試內(nèi)容（包括空白試卷、標(biāo)準(zhǔn)卷、質(zhì)量分析、考試成績(jī)等）與教學(xué)總結(jié)形成文件的收集歸檔。第五，建立學(xué)生基本情況登記、學(xué)籍變動(dòng)登記、獎(jiǎng)懲登記、畢業(yè)生去向登記等方面的臺(tái)帳記錄。在校外形成的材料，要注意收集原始材料和第一手材料，如畢業(yè)生反饋、獲獎(jiǎng)成果等材料要有通報(bào)文件，個(gè)人獎(jiǎng)狀要有復(fù)印件及聲像材料，針對(duì)學(xué)籍檔案形成周期長(zhǎng)，并具有連貫性和系統(tǒng)性等特點(diǎn)，要注重不間斷的積累，待學(xué)生畢業(yè)時(shí)歸檔。政教處（室）應(yīng)將學(xué)生在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動(dòng)中，如加強(qiáng)學(xué)生安全教育，請(qǐng)校外輔導(dǎo)員進(jìn)行法制宣傳、交通安全、家教講座等方面所形成的文件材料及時(shí)收集歸檔， 為使教學(xué)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案質(zhì)量，有關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計(jì)制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊(cè)分發(fā)有關(guān)人員使用。

2.嚴(yán)把材料審核關(guān)

統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)材料的的收集時(shí)間，根據(jù)學(xué)校工作周期的特點(diǎn)，教學(xué)材料一般一學(xué)期一匯總，一學(xué)年一歸檔，教學(xué)方面的材料交由教務(wù)處匯總，學(xué)生安全管理方面的材料交由政教處審核。審核時(shí)要“三看”：一看檔案材料項(xiàng)目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫(xiě)清楚；二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)；三看材料內(nèi)容與實(shí)際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時(shí)采取措施，責(zé)任糾正，及時(shí)排除材料中的“水分”和“雜質(zhì)”，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認(rèn)可的材料不能歸檔。

2.3 建立與完善考核及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

學(xué)校檔案人員要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真負(fù)責(zé)地將本校形成的教學(xué)文件、材料及時(shí)收集、保管、積累并如期歸檔。避免教學(xué)文件、材料的散失。學(xué)校要把檔案管理納入學(xué)校工作的年度考核。各部門(mén)及有關(guān)人員檔案工作做得好壞，均由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)考核，根據(jù)年度歸檔率予以評(píng)分，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，做為年度考核的一項(xiàng)依據(jù)。（1）鼓勵(lì)教師有計(jì)劃地編寫(xiě)教材，對(duì)于優(yōu)秀的材料應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；（2）獎(jiǎng)勵(lì)教學(xué)文件形成完整、準(zhǔn)確又執(zhí)行好的教師和教學(xué)人員；（3）獎(jiǎng)勵(lì)教師上交個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的論文，著作等創(chuàng)作材料；（4）獎(jiǎng)勵(lì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并取得成績(jī)的檔案員。

總之，把教學(xué)活動(dòng)中形成的能夠反映教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理、教學(xué)措施、教學(xué)研究、教學(xué)總結(jié)及教師教學(xué)水平等文件材料，齊全完整的收集起來(lái)，規(guī)范化的整理好，科學(xué)的管理好，為教學(xué)管理服務(wù)，是檔案法律法規(guī)的基本要求，是提高教學(xué)水平的基本需要，也是教職員工應(yīng)盡的基本職責(zé)。

第9篇：檔案存檔管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案 信息安全 基本原則

前言：

電子檔案信息的安全主要是保護(hù)檔案核心內(nèi)容的安全，主要指保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)文件、檔案數(shù)據(jù)的完整、有效以及合法性，并保護(hù)其不受到破壞、修改以及泄露和竊取等。由于我國(guó)的電子檔案系統(tǒng)正處于建設(shè)的初級(jí)階段，有很多尚未完善的工作需要進(jìn)一步的處理，因此，加強(qiáng)電子檔案信息安全管理工作，具有重要的意義。

一、 現(xiàn)階段我國(guó)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1． 缺少相應(yīng)的電子檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，我國(guó)的檔案信息安全工作的進(jìn)行還處在初級(jí)階段，其體系的建立還有很長(zhǎng)的一段路要走。隨著科技進(jìn)步和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)檔案信息化和數(shù)字化進(jìn)行到一定程度的時(shí)候，電子檔案就會(huì)大量的產(chǎn)生，因此，制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是當(dāng)務(wù)之急，必須將其安排到檔案部門(mén)的議事日程上來(lái)。然而，目前許多檔案部門(mén)沒(méi)有意識(shí)到制定電子檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)的重要性，而更加注意檔案部門(mén)設(shè)備的配置工作以及網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)等，忽視了安全管理標(biāo)準(zhǔn)的建立，保障電子檔案信息的安全就變得困難重重。

2. 電子檔案信息的存儲(chǔ)設(shè)備并不完善

現(xiàn)階段很多電子檔案中的信息都以硬盤(pán)的形式作為存儲(chǔ)的方式，然而隨著電子檔案數(shù)量的進(jìn)一步增加，為了更加有力的保護(hù)各種信息的安全，就要充分考慮到提高保存檔案的信息的方法和途徑，同時(shí)也要進(jìn)行先進(jìn)的存儲(chǔ)載體的研發(fā)工作。然而現(xiàn)階段有很多檔案管理的工作都缺少規(guī)范化的管理，在信息的存儲(chǔ)方法上也需要進(jìn)一步的改進(jìn)，以加強(qiáng)檔案管理工作的有效性和規(guī)范性，使它們適應(yīng)改革開(kāi)放以來(lái)的新形勢(shì)發(fā)展和需要。

3. 檔案管理人員缺少相應(yīng)的技術(shù)管理手段

由于檔案管理人員的復(fù)雜性，有些工作人員的文化程度較低，專業(yè)知識(shí)過(guò)于老化，有些檔案管理人員缺少計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力，檔案管理工作中的這些問(wèn)題制約了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。還有些地區(qū)的檔案管理工作者對(duì)于自身工作中所面臨的挑戰(zhàn)認(rèn)識(shí)不足，總是滿足于自己的工作現(xiàn)狀，對(duì)所掌握的知識(shí)也沒(méi)有更新的需要，缺乏實(shí)際應(yīng)用的動(dòng)力。再加之缺少標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的體系建設(shè)和缺乏統(tǒng)一的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，所做的工作就難以獲得廣泛的認(rèn)同，也無(wú)法發(fā)揮導(dǎo)向的作用。

二、影響電子檔案信息安全的主要因素

1.電子檔案信息的安全受到自然環(huán)境因素的影響

電子檔案的信息安全首先受到自然環(huán)境的影響，例如自然災(zāi)害的影響對(duì)電子檔案信息來(lái)說(shuō)是毀滅性的打擊，很多檔案的載體和硬件設(shè)備遭到了破壞，電子檔案信息的內(nèi)容也就被破壞了。同時(shí)，電子檔案載體的自然老化也威脅到電子檔案信息的安全。存放電子檔案載體的環(huán)境因素包括空氣質(zhì)量、溫濕度控制、防光、防塵的措施等也是影響電子檔案信息安全的重要因素。此外，社會(huì)大環(huán)境下能建立起來(lái)的電子檔案信息安全規(guī)范，也是為電子檔案信息的安全提供保護(hù)。

2. 電子檔案信息的安全受到理論方面的影響

理論的作用是從實(shí)踐中來(lái)并能指導(dǎo)實(shí)踐，為實(shí)踐指引前進(jìn)的方向。在先進(jìn)理論的指導(dǎo)下，電子檔案的實(shí)踐性就會(huì)取得較好的成果，因此理論水平的高低會(huì)影響著現(xiàn)實(shí)中安全保護(hù)措施的高低。很多在現(xiàn)實(shí)中遇到的一些問(wèn)題也需要從理論上加以進(jìn)一步的研究和探討，然而由于電子檔案信息安全領(lǐng)域的研究尚未出現(xiàn)合理的管理規(guī)則，其理論水平也落后于實(shí)踐，無(wú)法滿足實(shí)踐中的需要。管理在電子檔案的安全保障中起著制約的作用，因此，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能保證電子檔案信息的安全性。

3. 電子檔案信息的安全受到技術(shù)因素的影響

技術(shù)也是影響電子檔案信息安全的關(guān)鍵性因素。在電子檔案信息所運(yùn)行的過(guò)程中，安全保障技術(shù)對(duì)電子檔案的安全起著支撐的作用。安全保障技術(shù)既可以保證檔案信息的安全流轉(zhuǎn)，同時(shí)抵制非法用戶的侵入以及保護(hù)電腦不受病毒的入侵等功能，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展程度對(duì)目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案信息安全有著十分顯著的作用，同時(shí)在電子檔案信息長(zhǎng)期保存的過(guò)程中，隨著技術(shù)的變遷和安全信息平臺(tái)的升級(jí)，新舊軟件的不兼容性也會(huì)導(dǎo)致檔案信息的缺損現(xiàn)象。

三、電子檔案信息安全建設(shè)的基本原則

1. 電子檔案信息安全建設(shè)的系統(tǒng)性原則

根據(jù)電子檔案信息自身的特點(diǎn)以及對(duì)安全的需求，有必要建立一個(gè)完整的系統(tǒng)安全保障體系，對(duì)已經(jīng)存在的電子檔案信息進(jìn)行永久的保存和系統(tǒng)地保護(hù)。電子檔案信息的安全保障系統(tǒng)是一個(gè)較為全面的體系，涉及到電子檔案的保存和管理工作，只有建立一個(gè)涵蓋電子檔案信息的目標(biāo)體系、程序體系以及技術(shù)方法體系，才能真正實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的安全保障的目標(biāo)。

2. 電子檔案信息安全建設(shè)的適度保護(hù)的原則

適度保護(hù)原則是指的電子檔案信息在失去價(jià)值之前就要受到相應(yīng)的保護(hù)，各種信息被保護(hù)的程度與它們自身的價(jià)值是一致的。適度保護(hù)原則要對(duì)不同價(jià)值的電子檔案信息采取不同強(qiáng)度的保護(hù)措施。然而，由于大量的電子檔案信息的存在，我們無(wú)法讓每個(gè)檔案信息都受到最強(qiáng)的保護(hù)措施，因而只要對(duì)眾多的電子檔案信息進(jìn)行分類(lèi)和分級(jí)的整理，讓它們?cè)陔娮訖n案信息安全保障體系中找到適合自身的位置。

3.電子檔案信息安全建設(shè)的便利性原則

電子檔案信息安全的便利性原則就是指要在檔案機(jī)密性得以保障的前提情況下，盡量使合法用戶在使用電子檔案信息時(shí)能夠更加方便和快捷，不必必須通過(guò)層層“突破”才能找到所需要的檔案信息，從而挫傷檔案信息用戶使用電子檔案的積極性。此外，由于任何事物都在不停的運(yùn)動(dòng)與發(fā)展過(guò)程中，電子檔案信息安全也要經(jīng)歷一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，必須用運(yùn)動(dòng)和發(fā)展的眼光來(lái)看待電子檔案的安全性。

總之，由于時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，更多的電子檔案會(huì)出現(xiàn)并應(yīng)該受到相應(yīng)的保護(hù)，使其真正的留下歷史的印記，為我們的工作和生活提供更多的幫助。

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