銀行會計(jì)檔案管理分析
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自《銀行會計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來，我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會計(jì)以及基層國庫會計(jì)資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關(guān)會計(jì)資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計(jì)資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計(jì)檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動化程度不高，難以對會計(jì)檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實(shí)施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會計(jì)檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計(jì)檔案的查詢，會計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計(jì)檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會計(jì)檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計(jì)檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計(jì)檔案的登記、審批等制度，實(shí)現(xiàn)有關(guān)會計(jì)檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對于會計(jì)檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會計(jì)管理中，為保證會計(jì)檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會計(jì)檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計(jì)核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計(jì)檔案，沒有進(jìn)行及時的銷毀。
二、基層人民銀行會計(jì)檔案管理中存在的問題及原因探究
當(dāng)前，人民銀行在實(shí)施會計(jì)檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計(jì)基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計(jì)檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。
(一)會計(jì)檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式
當(dāng)前，基層人民銀行在實(shí)施會計(jì)檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實(shí)施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計(jì)檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風(fēng)險；二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理?xiàng)l件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計(jì)檔案存在影響會計(jì)檔案安全性的問題，就很容易帶來會計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會計(jì)檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，由于會計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實(shí)現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中，一些磁介質(zhì)會計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會計(jì)檔案管理的有效使用
(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會計(jì)檔案管理存在風(fēng)險
為防止會計(jì)檔案在管理中造成的會計(jì)數(shù)據(jù)丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計(jì)檔案管理辦法》，對于會計(jì)檔案的管理明確作出“各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突，這就導(dǎo)致在實(shí)施的過程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問題。比如對于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時，就會要求基層人民銀行出具有關(guān)的會計(jì)檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計(jì)檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計(jì)檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會計(jì)檔案管理知識欠缺等問題，導(dǎo)致對于一些會計(jì)檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專人的保管，內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格，就導(dǎo)致在會計(jì)檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。
(三)會計(jì)檔案制度制定不完善，有關(guān)會計(jì)檔案監(jiān)督不到位
在目前運(yùn)作的會計(jì)檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計(jì)檔案管理工作。對于會計(jì)工作檢查而言，會計(jì)檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容，但是部分人民銀行在實(shí)際的會計(jì)工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實(shí)施檢查的比較少，結(jié)果就造成會計(jì)檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會計(jì)檔案制度制定不完善，主要表現(xiàn)在：一是對于會計(jì)檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計(jì)檔案保管期限表》中，涉及會計(jì)財(cái)務(wù)、國庫會計(jì)、貨幣發(fā)行會計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計(jì)資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管?！庇捎谏鲜鲋贫?、規(guī)程對事后監(jiān)督過程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒有明確、具體的規(guī)定，基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會計(jì)檔案的管理會出現(xiàn)真空和時緊時松現(xiàn)象，造成會計(jì)監(jiān)管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關(guān)會計(jì)檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會計(jì)檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會計(jì)監(jiān)督職能，由于分別隸屬會計(jì)序列和政工序列的會計(jì)檔案管理部門，工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計(jì)資料。
三、提升基層人民銀行會計(jì)檔案管理質(zhì)量的建議
(一)嚴(yán)格會計(jì)檔案統(tǒng)一管理，明確管理部門責(zé)任劃分
針對當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會計(jì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會計(jì)檔案管理部門的職責(zé)。首先，為徹底解決基層人民銀行會計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問題，建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督，集中管理”的會計(jì)檔案管理模式。通過實(shí)施會計(jì)檔案資料的異地保管，定期對會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制，由事后監(jiān)督部門對監(jiān)督完畢的會計(jì)資料以及會計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會計(jì)資料進(jìn)行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計(jì)檔案管理工作，不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會計(jì)檔案制度管理方面的學(xué)習(xí)，在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，嚴(yán)厲杜絕會計(jì)檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規(guī)范會計(jì)檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會計(jì)檔案查閱手續(xù)，庫房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際，不斷地對本行的內(nèi)控制度中存在的問題進(jìn)行及時的修訂，明確自身職責(zé)，積極地將有關(guān)會計(jì)檔案管理的工作落實(shí)到人，對于檔案管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實(shí)加大會計(jì)檔案的檢查力度
為切實(shí)的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先，針對《中國人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，這一管理弊端，應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會計(jì)資料的管理范疇中，并及時的對事后監(jiān)管部門在實(shí)施監(jiān)管的過程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時的明確；其次，針對會計(jì)檔案管理工作中的檢查，應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理，以實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調(diào)閱會計(jì)檔案審批制度進(jìn)行有效的完善，不僅要強(qiáng)化會計(jì)檔案管理人員的安全、保密教育，還應(yīng)對其在實(shí)施會計(jì)檔案管理中的保密與安全意識進(jìn)行有效地提升，以積極的確保會計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計(jì)信息的安全管理，就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門之間的溝通與聯(lián)系，積極的就基層人民銀行會計(jì)檔案信息的管理措施，進(jìn)行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
(三)盡快制定人民銀行會計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，明確會計(jì)檔案管理職責(zé)
為確保會計(jì)檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、財(cái)政部和國家檔案局印發(fā)的《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況制訂科學(xué)、合理、規(guī)范、操作性強(qiáng)的會計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，并切實(shí)貫徹實(shí)行。還應(yīng)應(yīng)在實(shí)施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。切實(shí)加大會計(jì)檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)。對會計(jì)檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實(shí)核對是否相符、銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查，確保會計(jì)檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。針對磁介質(zhì)會計(jì)檔案的調(diào)閱可能受到特定應(yīng)用環(huán)境的限制，可通過積極的改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)等措施，以及強(qiáng)化有關(guān)會計(jì)檔案管理資料的調(diào)閱、備份等管理方式，實(shí)行雙備份，異地保管，避免因會計(jì)檔案的磁化、老化造成會計(jì)檔案管理實(shí)效等問題。
