基層行政管理人員高效時(shí)間管理法

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【摘要】一天只有24小時(shí)，而能被有效利用的時(shí)間少之又少，高效管理時(shí)間對每個(gè)人來說至關(guān)重要。作為基層行政管理人員，每天面對大量、繁雜、內(nèi)容交叉的工作任務(wù)，容易產(chǎn)生疲于應(yīng)付、工作效率低下等一系列問題，掌握時(shí)間管理的方法尤為重要。時(shí)間管理的三大法則分別是目標(biāo)性法則、要事優(yōu)先法則、組織計(jì)劃性法則。時(shí)間管理是一個(gè)綜合的理論，不能只把計(jì)劃當(dāng)成時(shí)間管理，需要把計(jì)劃、實(shí)施、總結(jié)、評估以及再次計(jì)劃做成一個(gè)大的循環(huán)體系，從而實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作和生活，有助于基層行政管理人員從容應(yīng)對多重任務(wù)的轉(zhuǎn)換。

【關(guān)鍵詞】基層行政管人員;時(shí)間管理

基層行政管理工作主要包括對辦公事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、行政文書事務(wù)、秘書事務(wù)和后勤等的管理，具有綜合性、繁雜性、協(xié)調(diào)性、突發(fā)性、時(shí)限性。因此，為了更好地平衡協(xié)調(diào)臨時(shí)性新增任務(wù)和計(jì)劃中的事項(xiàng)，合格的行政管理者必備能力之一就是有效的時(shí)間管理。

一、基層行管人員工作現(xiàn)狀

一是基層行管人員的工作特點(diǎn)。基層行管部門是單位的綜合服務(wù)部門，包括一些常規(guī)性工作和突發(fā)性、臨時(shí)性工作。行管人員的配置以精簡為原則，大多要求一崗多能，很多行管人員同時(shí)承擔(dān)行管、文秘等多重角色，日常工作包括統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、撰寫各類文字材料、收集整理文檔資料，以及一些來電、來訪等臨時(shí)性、突發(fā)性工作。這些工作性質(zhì)不同、要求不一，往往相互沒有關(guān)聯(lián)且連續(xù)性不強(qiáng)，但截至?xí)r限嚴(yán)格，這就要求行管人員合理分配自己的時(shí)間，從容處理各項(xiàng)工作事物，達(dá)到提升工作效率的目標(biāo)。二是單位缺乏對基層行管人員的職業(yè)規(guī)劃和激勵(lì)機(jī)制。很多單位對行管人員缺乏長期的職業(yè)規(guī)劃，疏于對其提供進(jìn)修提升的時(shí)間和機(jī)會(huì)，行管人員在工作進(jìn)入崗位后大多在忙于一些日常性、事務(wù)性工作，工作任務(wù)量大但缺乏挑戰(zhàn)性，長此以往發(fā)現(xiàn)每天的忙忙碌碌除了帶來年齡的增長并沒有工作能力上的大幅提升;另外，單位沒有建立適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制，長期的行管工作會(huì)讓從業(yè)者消極怠工，缺乏工作積極性、主動(dòng)性。三是基層行管人員自身的時(shí)間管理概念不強(qiáng)。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層行管人員大多數(shù)都沒有做過時(shí)間的精細(xì)管理，雖然工作長期處于忙亂狀態(tài)，卻不愿意改變，認(rèn)為平時(shí)工作那么忙，只要完成份內(nèi)的工作就不錯(cuò)了，沒有時(shí)間對個(gè)人時(shí)間做精細(xì)安排;還有就是認(rèn)識(shí)到時(shí)間管理的重要性，迫切想提升工作效率的同時(shí)提升個(gè)人能力，改變目前忙亂的狀態(tài)，為自己創(chuàng)造更好的進(jìn)步空間，卻苦于找不到合適的方法，改變不了現(xiàn)狀。由此可見，基層行管人員從工作性質(zhì)、工作效率和個(gè)人成長進(jìn)步上對有限的時(shí)間做高效的管理都迫在眉睫。

二、基層行管人員在時(shí)間管理上面臨的問題

前面談到行管人員的工作現(xiàn)狀，要進(jìn)行高效的時(shí)間管理，下文對行管人員工作中面臨的時(shí)間管理上幾個(gè)方面的問題做簡要分析。一是時(shí)間被碎片化，不易被高效利用。這是由行管人員的工作特點(diǎn)決定的，基層行管人員工作具有綜合性、繁雜性的特點(diǎn)，時(shí)間被碎片化，處理工作過程中相互干擾從而分散行政人員的注意力，常規(guī)的工作總是被突發(fā)性工作打斷，以致疲于應(yīng)付緊急事務(wù)而在處理更重要的任務(wù)時(shí)精力和時(shí)間不充足，計(jì)劃內(nèi)工作不能按時(shí)、高質(zhì)完成，對工作質(zhì)量的提升更是無暇顧及，長此以往，行管人員的個(gè)人業(yè)務(wù)能力的得不到有效提升，工作積極性、主動(dòng)性降低，工作質(zhì)量和效率低下。二是缺乏有效的時(shí)間管理方法。實(shí)現(xiàn)高效的時(shí)間管理，提升工作效率，方法很重要。在實(shí)際工作中，很多行管人員苦惱于無法管理好自己的時(shí)間，一方面由于工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，另一方面在于缺乏正確的方法指導(dǎo)，雖然很多人采用清單法、工作日志等幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)高效的時(shí)間管理，但效果不理想。三是時(shí)間管理缺乏持續(xù)性。時(shí)間管理，越早想明白越好;但想明白還不夠，越早做到越好;做到還不夠，只有每天堅(jiān)持才重要。堅(jiān)持的、持續(xù)不斷的努力，才能更好的用好有限的時(shí)間，更高效的工作，實(shí)現(xiàn)個(gè)人業(yè)務(wù)能力和工作效率的雙重提升。不能三天打魚兩天曬網(wǎng)，工作順心的時(shí)候就按計(jì)劃進(jìn)行，工作不順心就就各種借口不付諸行動(dòng)，這樣下去，時(shí)間管理永遠(yuǎn)都只停留在夢想里而不是現(xiàn)實(shí)中。

三、時(shí)間管理存在一些誤區(qū)

以下幾種誤區(qū)實(shí)在時(shí)間管理中普遍存在的。行管人員的時(shí)間管理無法顯著提升，始終停留在皮毛階段正式這幾種誤區(qū)造成的。一是認(rèn)為自己不需要時(shí)間管理，領(lǐng)導(dǎo)交代什么做什么就可以了，但是時(shí)間有限，沒有有效的時(shí)間管理，碎片時(shí)間不能被充分利用，自己的職場技能得不到提升，得過且過，永遠(yuǎn)都只能是職場小白。任何一項(xiàng)技能的掌握都需要不斷的練習(xí)。因此，時(shí)間管理，越早掌握就越早受益。二是認(rèn)為時(shí)間管理，就是列個(gè)清單，一項(xiàng)一項(xiàng)完成就可以了。很多行管人員都有自己的工作日志，把領(lǐng)導(dǎo)交代的工作分門別類記錄在工作日志里面，逐一完成，但時(shí)間管理能力還是沒有得到提升。這就是把計(jì)劃當(dāng)作時(shí)間管理，只學(xué)到了時(shí)間管理的皮毛。三是忽視了時(shí)間管理的人格屬性。行政管理人員要根據(jù)自身的特點(diǎn)設(shè)置適合自己的時(shí)間管理方法，不能一味模仿和人云亦云。比如你的年度目標(biāo)是個(gè)人業(yè)務(wù)能力得到提升，讀50本書，英文詞匯量達(dá)到10000，那么在年終總結(jié)的時(shí)候，你就要看自己的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)多少，一次來檢驗(yàn)自己的時(shí)間管理方式是不是適合的，需要做哪些調(diào)整。

四、建立高效時(shí)間管理的方法

成功等于有效的自我管理，而時(shí)間管理一切管理的根源，是實(shí)現(xiàn)有效管理的基礎(chǔ)。時(shí)間管理要掌握三大法則:目標(biāo)性法則、要事優(yōu)先法則、組織計(jì)劃性法則。一是掌握目標(biāo)性法則。目標(biāo)性法則是時(shí)間管理的基礎(chǔ)，如果掌握了這個(gè)法則，時(shí)間管理能力會(huì)顯著提升，看到掌握時(shí)間的魅力與價(jià)值。法國著名思想家蒙田認(rèn)為:“靈魂如果沒有確定的目標(biāo)、就會(huì)喪失自己。”管理學(xué)中，我們用SMART(specific、measurable、attainable、realistic、)原則來確定目標(biāo)，即具體的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、合理的、有時(shí)間限制的。第五項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)(time—targeted)一詞就能看出，目標(biāo)性法則是以時(shí)間管理為基礎(chǔ)的。這里不得不提到的是10000小時(shí)定律，就拿行管人員提升文字能力和工作創(chuàng)新能力來說，找到自己的可控和非可控時(shí)間，運(yùn)用smart法則這一時(shí)間管理中要優(yōu)先掌握的一項(xiàng)法則，確定目標(biāo)，不能只把自己定下的目標(biāo)當(dāng)成一種口號(hào)，而要變成自己的行動(dòng)綱領(lǐng)，每一天堅(jiān)持去實(shí)踐，稻盛和夫認(rèn)為每天一點(diǎn)的鉆研創(chuàng)新，日積月累，今天比昨天進(jìn)一步，希望做的更好，這種“上進(jìn)心”是工作和人生中最重要的，也正是“創(chuàng)造”之門的秘訣。讓自己的努力看得見，實(shí)踐才是檢驗(yàn)自己時(shí)間管理能力的標(biāo)準(zhǔn)。二是要堅(jiān)持事優(yōu)先法則。這是時(shí)間管理中非常重要的法則。彼得德魯克認(rèn)為，要把重要的事情放在前面，并且一次只做一件事情。這就要求我們行管人員把握好事情的輕重緩急，把能掌握的整塊時(shí)間全情投入做重要但不緊急的事情。比如今年的年度目標(biāo)上第一件事情就是要提升文字材料的處理能力，那么你整塊的可控時(shí)間就要用于提升這項(xiàng)能力上，而把碎片時(shí)間用于處理緊急但不重要的工作，比如:日常性、事務(wù)性的工作。這樣在完成工作的同時(shí)，個(gè)人能力又得到了提升，工作起來更積極和高效。三是組織計(jì)劃性法則。確定了目標(biāo)和事情的輕重緩急，接下來就要按計(jì)劃組織實(shí)施了。缺乏組織計(jì)劃的時(shí)間管理，無法有效實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，也是對時(shí)間的不負(fù)責(zé)任?？梢圆捎媚繕?biāo)分解法、單點(diǎn)突破法等來實(shí)現(xiàn)高效時(shí)間管理。一定要記得時(shí)間管理是一個(gè)計(jì)劃、實(shí)施、總結(jié)、評估、再次計(jì)劃的一個(gè)閉環(huán)結(jié)構(gòu)。缺少任何一個(gè)環(huán)節(jié)都是不可缺少，很多人勤于計(jì)劃或者計(jì)劃、實(shí)施，后面的都沒有了，值得注意到是總結(jié)、評估才是不斷完善自身時(shí)間管理的重點(diǎn)，好的總結(jié)評估在有助于對自己的管理方法修改完善，使之更適合自己的工作實(shí)際，才能封號(hào)的進(jìn)行下一步計(jì)劃。聯(lián)想倡導(dǎo)的復(fù)盤文化還有圍棋中的復(fù)局都強(qiáng)調(diào)了總結(jié)反思的重要性。檢驗(yàn)時(shí)間管理能力強(qiáng)不強(qiáng)，不僅要看在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，你的目標(biāo)達(dá)成情況以及創(chuàng)造的價(jià)值，還有在工作之外，個(gè)人知識(shí)與技能是否增強(qiáng)。高效的時(shí)間管理能力，不僅決定了你未來跑得快不快，還決定了你跑得遠(yuǎn)不遠(yuǎn)。作為基層行管人員一定要找到正確的時(shí)間方法，早日實(shí)現(xiàn)高效時(shí)間管理，實(shí)現(xiàn)工作和能力雙提升。

【參考文獻(xiàn)】

［1］彼得德魯克．卓有成效的管理者［M］．機(jī)械工業(yè)出版社，2009

［2］張萌．人生效率手冊:如何卓有成效的過每一天［M］．湖南文藝出版社有限責(zé)任公司，2017

［3］稻盛和夫．干法［M］．機(jī)械工業(yè)出版社，2016

作者：白林果 單位：河南省總工會(huì)干部學(xué)校