市場經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)檔案現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)

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隨著社會的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)量日益增多，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足時展要求?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理面臨著保存數(shù)量龐大、難于查找、管理水平低等問題。要切實(shí)解決這些問題，檔案管理的現(xiàn)代化就應(yīng)運(yùn)而生。以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用現(xiàn)代的管理方法和手段，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性、創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方法改良，使檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，是企業(yè)檔案管理的必由之路。

一、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的優(yōu)勢

（一）檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理存儲方式優(yōu)化的重要方式。

長期以來，我國的企業(yè)檔案存儲方式都是以卷宗歸檔存儲為主，館藏數(shù)量巨大，查找不便，極受時間和空間的限制，不僅不利于檔案保管，更不利于檔案信息資源的開發(fā)利用。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就能有效節(jié)省檔案存儲空間，一張小小的芯片就能包容一整間屋子的卷宗內(nèi)容，可以大大地提高信息存儲量。

（二）檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理增加社會效益的有效來源。

企業(yè)檔案管理的本質(zhì)就是信息資源的管理，信息資源的價值取決于開發(fā)利用，而開發(fā)利用的效果則體現(xiàn)在檔案開發(fā)的時效和利用的廣度。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，利用現(xiàn)代化的管理手段存儲各種信息，更便于利用和開發(fā)，從而促進(jìn)企業(yè)在生產(chǎn)、銷售和提供服務(wù)等方面做得更為精細(xì)，促進(jìn)企業(yè)與同行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)之間的信息交流，從而帶來更廣泛的社會效益。

（三）檔案管理現(xiàn)代化對現(xiàn)代企業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義。

當(dāng)前，我們的社會信息瞬息萬變，迅速掌握第一手市場信息，就能夠?yàn)槠髽I(yè)在激烈的市場競爭中夯實(shí)基礎(chǔ)、站穩(wěn)腳步。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，就是一個利用現(xiàn)代最先進(jìn)技術(shù)獲取市場信息的過程，而其最終的結(jié)果則對當(dāng)代企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。

二、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的制約因素

（一）企業(yè)檔案管理缺乏現(xiàn)代化管理意識。

長期以來，由于檔案效益的隱蔽性和滯后性等原因，企業(yè)的檔案管理仍然處于一種相對微弱狀態(tài)。一些企業(yè)的檔案現(xiàn)代化意識相當(dāng)薄弱，對加強(qiáng)檔案工作現(xiàn)代化的認(rèn)識不足，許多企業(yè)的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的工作方法，加之企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識停留在老觀念上，不承認(rèn)它是一門應(yīng)用管理學(xué)科，往往講起來重要，忙起來不要，使檔案管理現(xiàn)代化工作排不上號、擺不上位，缺乏緊迫感。

（二）檔案管理現(xiàn)代化缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是必要條件之一。但由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享帶來隱患。

（三）檔案管理現(xiàn)代化缺乏專業(yè)高素質(zhì)人才隊伍。

人才隊伍現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的前提。但當(dāng)前一些企業(yè)的檔案管理人員普遍學(xué)歷較低，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，相當(dāng)一部分檔案人員是來自生產(chǎn)崗位的人員或一般科員，缺乏檔案專業(yè)知識，文化專業(yè)知識水平參差不齊，大中專畢業(yè)生從檔人員少，檔案專業(yè)畢業(yè)從檔的更少，檔案部門待遇低的狀況普遍存在。

三、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的思路與對策

（一）通過提高從業(yè)人員的思想認(rèn)識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須從根本上提高企業(yè)檔案管理者的思想認(rèn)識，促使其站在一個全新的高度去看待新形勢下的企業(yè)檔案管理工作，充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化與企業(yè)發(fā)展之間的關(guān)聯(lián)性和迫切性。在法制思想建設(shè)上，要深入、持久的宣傳和貫徹落實(shí)《檔案法》。在市場經(jīng)濟(jì)思想層面上，要促使企業(yè)檔案管理從業(yè)人員形成市場經(jīng)濟(jì)觀念、法制觀念、信息觀念和全局觀念，把工作重心轉(zhuǎn)移到發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益軌道上來。發(fā)揮檔案價值的應(yīng)有作用，為社會創(chuàng)造財富，為本單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。

（二）通過推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作是企業(yè)在檔案管理現(xiàn)代化中的重中之重。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。為了適應(yīng)工作需要，在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，還要逐步建立檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理工作事事有標(biāo)準(zhǔn)、件件有規(guī)范，達(dá)到全方位標(biāo)準(zhǔn)化。無規(guī)矩不成方圓。企業(yè)檔案管理現(xiàn)代的內(nèi)容必須保證準(zhǔn)確、及時和完備，方能不斷拓寬檔案工作的內(nèi)容，為企業(yè)及其管理者提供更為全面的指導(dǎo)依據(jù)。

（三）通過加強(qiáng)隊伍建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

從檔案從業(yè)人員素質(zhì)看，提高企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能和文化水平，加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急。從檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)看，除了提倡自學(xué)外，還應(yīng)有組織、有計劃地開展系統(tǒng)培訓(xùn)，采取脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)的形式，開展多種形式的培訓(xùn)或參加成人教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一批具有較好的綜合素質(zhì)、檔案管理的理論知識，有效掌握現(xiàn)代電子通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的全能型、綜合型、活力型檔案人才隊伍，走出一條科技含量高的企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化之路。

作者：杜愛民