高中檔案管理存在的問題

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摘要：高中檔案管理是學(xué)校教育教學(xué)及管理工作的重要組成部分。但是目前高中檔案管理工作還存在著諸多問題，影響了高中教育教學(xué)管理的質(zhì)量與效率。本文首先對(duì)高中檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析，進(jìn)而針對(duì)存在的問題提出了一可行性解決策略。希望能給高中檔案管理工作提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：高中；檔案管理；問題；解決策略

一、引言

高中檔案是反映學(xué)生在高中學(xué)習(xí)、生活及發(fā)展情況的載體，通過檔案可以對(duì)學(xué)校的管理情況進(jìn)行了解，檔案也是體現(xiàn)學(xué)校在教育教學(xué)工作的真實(shí)材料。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作的重要作用日益凸現(xiàn)出來，高中學(xué)校必須高度重視檔案管理的作用，把檔案管理作為教育教學(xué)管理的重要組成部分，提到了議事日程。高中學(xué)校需要在提高檔案管理效率的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案管理質(zhì)量，對(duì)檔案信息進(jìn)行核對(duì)，探索高效檔案管理的有效途徑。

二、高中檔案管理存在的問題

第一，信息收集存在著障礙。目前相當(dāng)一部分高中學(xué)校在檔案管理方面仍然沿用傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息的收集存在著障礙。因?yàn)樾畔⑹占姆秶浅V泛，如師生的各個(gè)方面、每個(gè)階段的信息，都需要收集完整。工作量較大，需要大量的人去做信息收集工作，在信息收集之后，又需要進(jìn)行信息錄入工作，又需要投入大量的時(shí)間。很多學(xué)生對(duì)信息收集工作缺乏應(yīng)有的重視，在提交信息時(shí)存在著應(yīng)付心理，影響了信息的質(zhì)量，會(huì)出現(xiàn)大量的錯(cuò)誤，再加之教職工對(duì)于信息錄入工作缺乏重視與熱情，即使信息錄入檔案當(dāng)中，在以后的查詢過程中也會(huì)存在諸多困難，這就影響了信息收集工作的質(zhì)量與效率，檔案信息也發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。第二，學(xué)校各部門配合不主動(dòng)。由于目前大多數(shù)高中學(xué)校忽視檔案管理工作，對(duì)檔案管理缺乏有效的管理制度體系，或?qū)ο鄳?yīng)的管理制度落實(shí)不利，導(dǎo)致學(xué)校各部門對(duì)檔案管理的配合不主動(dòng)。檔案信息管理所涉及的范圍很廣，具有系統(tǒng)性，尤其涉及到的個(gè)人信息又較為復(fù)雜，學(xué)校各部門部認(rèn)為檔案信息的收集是一種額外附加工作，各部門存在著推諉現(xiàn)象，加之檔案管理制度不完善，要求不具體，分工不明確，責(zé)任不到位，導(dǎo)致各部門在檔案信息管理工作方面效率與質(zhì)量不高，工作失誤現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，導(dǎo)致管理的程序混亂，影響了檔案管理的規(guī)范化、高效化。第三，科技手段的應(yīng)用程度不高。部分學(xué)校還在沿用傳統(tǒng)檔案管理的手工操作管理形式，具體的檔案信息需要檔案人員耗費(fèi)大量的時(shí)間，勞動(dòng)強(qiáng)度大，還通常會(huì)出現(xiàn)失誤，影響檔案的準(zhǔn)確度。個(gè)別學(xué)校只是把提高學(xué)生升學(xué)率放在首位，對(duì)檔案管理缺乏應(yīng)有的重視。隨著科技的進(jìn)步，信息化管理手段引入也為檔案管理工作的高效管理提供了保障，信息的傳輸、整理、存儲(chǔ)、共享等，打破了傳統(tǒng)檔案管理方式，提高了查詢功能，提高管理效率，而學(xué)校還沒有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要作用，檔案管理效率難以提升。

三、高中檔案管理有效策略

第一，完善檔案管理制度。檔案管理離不開制度的規(guī)范，管理部門需要根據(jù)實(shí)際工作，使檔案管理系統(tǒng)化，提高檔案信息的質(zhì)量與精確度，要制定出相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作。如建立與完善檔案信息收集制度、整理制度、查閱制度、網(wǎng)絡(luò)制度等。要有專人具體負(fù)責(zé)檔案管理，進(jìn)行檔案信息的收集與預(yù)立卷工作。檔案管理工作需要分工明確，責(zé)任明確，才能使檔案管理工作有章可循，落到實(shí)處。同時(shí)，要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，發(fā)掘檔案信息資源，真正發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，以及教育管理功能。將傳統(tǒng)檔案管理以收藏為主的功能轉(zhuǎn)變?yōu)橐蚤_發(fā)利用、為教育教學(xué)管理提供服務(wù)的功能。學(xué)校要重視檔案管理的作用，并且進(jìn)行管理的投入，更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。第二，引入信息技術(shù)進(jìn)行高效管理。檔案管理的信息化是網(wǎng)絡(luò)背景下檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，所以要大力推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，從而改變傳統(tǒng)教學(xué)以手工操作為主的管理模式，通過建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，促進(jìn)檔案信息管理手段的全面運(yùn)用，這需要引入先進(jìn)和檔案管理硬件與軟件，實(shí)現(xiàn)高中檔案資源的校與校之間的共享與借鑒。此外，還要運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的管理儲(chǔ)存功能，開發(fā)高效的檔案管理信息系統(tǒng)，為學(xué)校與社會(huì)提供基礎(chǔ)性和系統(tǒng)性的信息服務(wù)，發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。第三，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的信息管理工作，需要有效的管理系統(tǒng)，這對(duì)檔案管理者提出了更高的業(yè)務(wù)要求。高中學(xué)校目前缺乏專業(yè)的檔案管理人員，這是檔案管理低效與質(zhì)量不高的重要原因。同時(shí)，需要成立專門的檔案管理小組，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)的提高。并且可以引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)檔案管理向著信息化、規(guī)范高、高效化的方向發(fā)展，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。第四，科學(xué)地進(jìn)行信息收集與管理。檔案信息的收集需要持之以恒，是一個(gè)長(zhǎng)期積累的過程。學(xué)校要加大宣傳力度，提高師生對(duì)檔案管理重要意義的認(rèn)識(shí)，使廣大師生能夠積極投入到信息收集工作中來，提供完善的檔案信息，完善檔案材料。此外，檔案管理人員要密切配合學(xué)校各部門的工作，對(duì)于復(fù)雜的信息材料，運(yùn)用科學(xué)的手段進(jìn)行篩選，保障信息的真實(shí)、完整與高效。提高信息質(zhì)量，更好地為學(xué)校管理與社會(huì)發(fā)揮服務(wù)功能。

四、結(jié)語(yǔ)

做好高中檔案管理工作是提高高中教學(xué)質(zhì)量與管理效率的重要途徑。學(xué)校要建立健全管理制度，運(yùn)用科技手段提高檔案管理的質(zhì)量與效率，提高檔案管理者的管理技能，更好地發(fā)揮檔案管理為學(xué)校與社會(huì)服務(wù)的功能。

參考文獻(xiàn)：

[1]秦堯：高中學(xué)校檔案管理工作存在的問題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）.

[2]柯童：高中檔案工作存在的問題及解決策略[J].黑龍江檔案，2012（03）.

作者:徐強(qiáng) 單位:山東省鄒城市第一中學(xué)