檔案管理信息服務(wù)思考

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引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們對于信息的深度和廣度都有了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足這種需求，應(yīng)該充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段提升自身的服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)用戶的需要主動地收集大量的信息資源，并對信息進(jìn)行整理加工，確保最大限度的滿足管理人員對于檔案管理的要求，作為提供信息服務(wù)的機(jī)構(gòu)，面對當(dāng)前的形式，如何深化自身的服務(wù)工作，發(fā)揮自身的特點(diǎn)，給管理人員提供更加周到的服務(wù)，是每個檔案管理應(yīng)該思考的問題。

1.檔案管理服務(wù)存在的問題

1.1思想觀念較為落后

檔案管理由于自身性質(zhì)的原因，一直相對落后于時代的快速發(fā)展，在服務(wù)過程中過分注重檔案管理的館藏數(shù)量，對于館藏質(zhì)量的重視程度不足，同時也忽略了對信息資源的整理和開發(fā)，只局限于紙面資源，一些優(yōu)秀的電子資源儲備不足，除此之外，當(dāng)前的檔案管理不能夠充分考慮管理人員的閱讀需求，收集的大量資源不僅無人問津，還造成了人力物力的浪費(fèi)，傳統(tǒng)的觀念導(dǎo)致檔案管理難以實(shí)現(xiàn)快速的轉(zhuǎn)變，對于新興的電子資源存在較為強(qiáng)烈的排次心里，喜歡用自身擅長的方式為管理人員提供服務(wù)，服務(wù)方式較為單一。

1.2經(jīng)費(fèi)短缺

目前我國很多檔案管理都已經(jīng)出現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)短缺的問題，這一問題在一些民辦和普通中更加嚴(yán)重，極大的限制了檔案管理的發(fā)展，也阻礙了檔案管理改進(jìn)完善自我的步伐。面對這種情況，我國很多開始加大對檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，但經(jīng)費(fèi)投入的增加幅度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如檔案費(fèi)用的上漲幅度，而且隨著人們閱讀方式的多樣化，對于信息資源的需求也更加多樣化，現(xiàn)代服務(wù)方式的建立需要檔案管理投入更多的資金建設(shè)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和計算機(jī)設(shè)備，這些都需要更多的資金投入，這恰恰是當(dāng)前檔案管理所不具備的。

1.3信息服務(wù)人員素質(zhì)較低

隨著我國檔案管理年齡結(jié)構(gòu)的年輕化發(fā)展，檔案管理的服務(wù)質(zhì)量有了較大的進(jìn)步，但由于很多年輕的人才不滿足于在檔案管理的工作，一些年老的人員對于檔案管理服務(wù)質(zhì)量重視程度不足，不肯去學(xué)習(xí)新的技術(shù)方式，只局限在傳統(tǒng)的服務(wù)之中，種種因素導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理服務(wù)人員素質(zhì)不高。很難找到對檔案管理工作流程精通，同時又善于學(xué)習(xí)新的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的人才，難以根據(jù)管理人員的需要提供良好的服務(wù)。還有一些服務(wù)人員對于當(dāng)前的計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識了解不深，也不愿意花時間去提高自我，只是機(jī)械的提供自己掌握的服務(wù)，導(dǎo)致用戶對檔案管理的服務(wù)質(zhì)量普遍評價不高。

2.深化信息服務(wù)的措施

2.1強(qiáng)化信息服務(wù)意識

目前檔案管理逐漸向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足管理人員的需求，這一點(diǎn)應(yīng)該引起檔案管理工作人員的充分認(rèn)識。因此服務(wù)人員也要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，根據(jù)用戶的需要樹立以人文本的服務(wù)意識，在日常工作中不斷完善自我，通過各種方式學(xué)習(xí)接收新的知識和技能，以開放的心態(tài)對待新的技術(shù)方式和服務(wù)種類，不斷完善自身的服務(wù)體系。同時檔案管理應(yīng)該建立良好的信息服務(wù)環(huán)境，針對管理人員的需求，在電子資源的獲取上加大力度，并對大量的電子資源進(jìn)行整合歸納，給管理人員提供更加全面完善的檔案管理服務(wù)。通過不同檔案管理之間的聯(lián)合，能夠擴(kuò)大檔案管理的館藏，實(shí)現(xiàn)資源和人力物力的共享，更好的發(fā)揮合作的優(yōu)勢。

2.2增加經(jīng)費(fèi)投入

檔案管理為用戶提供高質(zhì)量的信息服務(wù)必須有豐富的信息源,因此,需大量的經(jīng)費(fèi)購買書刊和光盤。信息服務(wù)手段的多樣化,需要計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代設(shè)備來支撐,而構(gòu)建這些設(shè)備需要大量的資金,沒有資金,開展現(xiàn)代化的信息服務(wù)模式只能是紙上談兵。現(xiàn)在投入檔案管理的經(jīng)費(fèi)比以前增加了很多,但還有相當(dāng)一部分經(jīng)費(fèi)比較緊缺,導(dǎo)致資源不足,信息服務(wù)質(zhì)量跟不上。通過增加檔案管理的經(jīng)費(fèi),并合理利用有限的資金,就使為用戶提供高質(zhì)量的信息服務(wù)有了保證。

2.3開展個性化服務(wù)

個性化服務(wù)也稱定制服務(wù),就是根據(jù)不同用戶特定的信息要求,向其提供個性化信息內(nèi)容和針對性服務(wù)。檔案管理不僅要保留以前個性化服務(wù),還要深化其個性化服務(wù)。檔案管理可為用戶提供個性化定制服務(wù)、個性化推薦服務(wù)和個性化知識決策服務(wù)。深化檔案管理個性化服務(wù)主要從網(wǎng)絡(luò)個性化服務(wù)著手,檔案管理可以利用信息推送服務(wù)技術(shù)、個性化搜索服務(wù)技術(shù)、信息檢索幫助服務(wù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)技術(shù)等為信息用戶提供個性化服務(wù)。

結(jié)語

信息技術(shù)的快速發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式的帶來了較大的沖擊，如何有效利用當(dāng)前的信息技術(shù)，通過改善自身的服務(wù)方式，給管理人員提供更加全面?zhèn)€性化的服務(wù)是每個檔案管理應(yīng)該思考的問題。當(dāng)前檔案管理面臨著觀念落后、服務(wù)水平單一、人員素質(zhì)有待提高等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，也使得管理人員對于檔案管理的服務(wù)滿意度不高。深化檔案管理信息服務(wù)方式，合理利用檔案管理優(yōu)秀的資源儲備，給管理人員提供更加良好的閱讀環(huán)境，是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，個性化的服務(wù)也必然在將來的檔案管理服務(wù)體系中發(fā)揮它的價值。

作者：宋偉 單位：唐山市婦幼保健院