現(xiàn)代科技下的農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理建議

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隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展大趨勢(shì)的到來(lái)，各類細(xì)分專業(yè)的數(shù)字化建設(shè)異軍突起，農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理數(shù)字化建設(shè)也不容忽視。如何做好農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理工作，加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，滿足農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求，為數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展提供盡可能多的服務(wù)，成為當(dāng)下檔案工作必須突破的一大課題。

一、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)農(nóng)業(yè)科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發(fā)展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財(cái)務(wù)、文書(shū)、人事、基建、音像、實(shí)物等相關(guān)資料，內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工具，已經(jīng)難以滿足科研院所發(fā)展需求，無(wú)法適應(yīng)信息化發(fā)展環(huán)境。目前，農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理仍然存在許多問(wèn)題。

1.檔案管理仍然采用傳統(tǒng)管理辦法。一些農(nóng)業(yè)科研院所雖然對(duì)歷年檔案進(jìn)行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁(yè)碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機(jī)構(gòu)檔案資料少的情況下，這種傳統(tǒng)歸檔方法對(duì)日后工作利用無(wú)可置疑。但隨著農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的日益發(fā)展，不斷開(kāi)拓業(yè)務(wù)范圍，業(yè)務(wù)量逐日逐年增長(zhǎng)，應(yīng)歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統(tǒng)歸檔方法，已經(jīng)不適應(yīng)科研院所不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)發(fā)展的利用需求。檔案量大，利用起來(lái)不方便，查閱一份文件如大海撈針。

2.各類檔案未統(tǒng)一管理。農(nóng)業(yè)科研院所涉及綜合辦公、人事、財(cái)務(wù)、科研管理、行政管理、業(yè)務(wù)一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書(shū)、人事、會(huì)計(jì)、基建、影像、實(shí)物等檔案。這些類別的檔案在相關(guān)部門分散管理，沒(méi)有由辦公室統(tǒng)一管理，文件零散，沒(méi)有按照檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)歸檔，有些文件到了要用時(shí)才發(fā)現(xiàn)不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。

3.檔案管理庫(kù)房設(shè)備落后?？蒲性核鶛n案管理部門沒(méi)有規(guī)劃專門用于存放保管檔案的庫(kù)房，即使有也是設(shè)備落后，沒(méi)有鐵皮柜或密集架，沒(méi)有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調(diào)、溫濕度儀等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，達(dá)不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)等存放檔案最基礎(chǔ)的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎(chǔ)條件，導(dǎo)致檔案管理實(shí)現(xiàn)不了檔案質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理員流動(dòng)性大。科研院所檔案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒(méi)有安排檔案管理人員，一般是由身兼數(shù)職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔(dān)了其他工作職能，崗位變換與調(diào)整的概率很大。對(duì)檔案知識(shí)剛開(kāi)始有點(diǎn)熟悉就面臨輪崗，新來(lái)的接班人因也是半路出家，無(wú)法系統(tǒng)、完整管理檔案?？傊瑱n案管理員的流動(dòng)性不利于檔案管理工作的穩(wěn)定性、延續(xù)性、科學(xué)性與系統(tǒng)性。

5.檔案管理員綜合素質(zhì)不高。科研院所檔案管理人員一般是由其他專業(yè)技術(shù)人員兼任，不是檔案學(xué)專業(yè)人員，屬半路出家。同時(shí)，由于身兼數(shù)職，工作繁忙，沒(méi)法參加檔案類專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，沒(méi)法及時(shí)更新檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)。由于檔案整理與保管等專業(yè)知識(shí)的欠缺，導(dǎo)致整理檔案流程不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)文件資料缺失現(xiàn)象，達(dá)不到檔案歸檔質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。由于整理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現(xiàn)惡性循環(huán)。

二、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理意義

做好文書(shū)、會(huì)計(jì)、科研項(xiàng)目、音像、基建、人事檔案的規(guī)范管理，對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所的內(nèi)部規(guī)范管理起到重要作用，對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具要重要意義。

1.有利于科研業(yè)務(wù)發(fā)展。一是有利于促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的研發(fā)力度。由于每一項(xiàng)科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收、鑒定、績(jī)效評(píng)價(jià)等資料得到了完整歸檔，為開(kāi)發(fā)新項(xiàng)目提供了借鑒與參考。二是有利于農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)科研項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)與匯總。三是有利于實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，促進(jìn)基礎(chǔ)研發(fā)。四是有利于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。

2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規(guī)范管理，有助于農(nóng)業(yè)科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業(yè)情況特點(diǎn)、專業(yè)技術(shù)水平，及時(shí)摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對(duì)本單位人員有一定的清晰了解與認(rèn)識(shí)，有幾方面好處：一是有助于職工培訓(xùn)與職業(yè)生涯規(guī)劃，利于干部培養(yǎng)與鍛煉；二是有助于合理調(diào)整人員崗位，實(shí)現(xiàn)人盡其才，使人的潛能發(fā)揮到最大化；三是有助于有目的有計(jì)劃地培訓(xùn)高層管理人員；四是還能更好地定位引進(jìn)人才的需求設(shè)置，招聘到更加適用的專業(yè)人才；五是有利于干部隊(duì)伍建設(shè)。

3.有利于內(nèi)部規(guī)范管理。由于各類檔案規(guī)范管理，一方面，有助于農(nóng)業(yè)科研院所內(nèi)部流程的控制管理，及時(shí)掌握單位內(nèi)部規(guī)章制度運(yùn)轉(zhuǎn)情況，淘汰不適用的，根據(jù)最新情況制訂和修訂一批適用性強(qiáng)、可行性高、可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，使各項(xiàng)運(yùn)轉(zhuǎn)流程更加規(guī)范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對(duì)各項(xiàng)檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀(jì)檢的各項(xiàng)審計(jì)檢查，本單位及上級(jí)主管部門負(fù)責(zé)人的任中和離任審計(jì)，本單位年度財(cái)務(wù)審計(jì)，各類項(xiàng)目審計(jì)，其他項(xiàng)目檢查、績(jī)效考核檢查，等等。

4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規(guī)范管理，各類資料得到規(guī)范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內(nèi)外信譽(yù)度提高，形成高效而內(nèi)涵豐富的農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)企業(yè)文化。第二，音像檔案的有效、高質(zhì)量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農(nóng)業(yè)科研院所的品牌建設(shè)，有利于產(chǎn)品宣傳，提升農(nóng)業(yè)科研院所的內(nèi)外部形象。5.有利于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。農(nóng)業(yè)科研院所各部門開(kāi)展業(yè)務(wù)的資料及上級(jí)和同級(jí)部門的來(lái)文通過(guò)規(guī)范整理后，使單位能夠更進(jìn)一步總結(jié)以往年度所開(kāi)展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)完成情況，找出創(chuàng)新點(diǎn)、亮點(diǎn)以及需要突破的瓶頸項(xiàng)目，列出下一步的主要工作清單，制定未來(lái)重點(diǎn)工作任務(wù)計(jì)劃，從而更加有條不紊地推進(jìn)各項(xiàng)工作。

三、提升農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理水平的建議

針對(duì)農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理存在的問(wèn)題，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務(wù)職能特點(diǎn)，可從以下幾方面提升農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理工作水平。

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案管理工作。農(nóng)業(yè)科研院所領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，安排具體分管領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃和部署，把檔案工作與業(yè)務(wù)工作放到同等位置，列入每年工作重點(diǎn)，年初制定每年檔案工作重點(diǎn)計(jì)劃，年終做好每年檔案工作總結(jié)。同時(shí)努力強(qiáng)化全員檔案管理意識(shí)，具體到每個(gè)部門、每個(gè)崗位、每一位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人都要樹(shù)立檔案整理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，每經(jīng)辦一項(xiàng)業(yè)務(wù)就完成該項(xiàng)業(yè)務(wù)資料的整理，按照事項(xiàng)、時(shí)間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時(shí)間移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來(lái)，提升檔案管理工作的整體水平。

2.完善檔案管理制度。農(nóng)業(yè)科研院所根據(jù)國(guó)家《檔案法》、檔案管理質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點(diǎn)的檔案管理制度，包括庫(kù)房管理制度，文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、基建、科研、音像等檔案整理標(biāo)準(zhǔn)或整理工作指引、管理細(xì)則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項(xiàng)。農(nóng)業(yè)科研院所各部門不僅是負(fù)責(zé)檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財(cái)務(wù)管理部門、科研管理部門及業(yè)務(wù)部門，都要統(tǒng)一意識(shí)，遵從本單位檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的意識(shí)和基本知識(shí)，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個(gè)部門每個(gè)人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開(kāi)展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規(guī)范性，使單位檔案管理規(guī)范、統(tǒng)一、整齊。

3.設(shè)立檔案統(tǒng)一管理部門。農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務(wù)范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會(huì)因業(yè)務(wù)不交叉或相互間有隔閡而不會(huì)資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長(zhǎng)期下來(lái)有可能導(dǎo)致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長(zhǎng)期管理。農(nóng)業(yè)科研院所要設(shè)立職能部門，如綜合辦公室，統(tǒng)一管理文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統(tǒng)一規(guī)劃庫(kù)房，統(tǒng)一按規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)整理，使檔案整齊劃一。統(tǒng)一管理和利用，包括整理歸檔、維護(hù)、查閱、借閱、復(fù)印、掃描等，迎接審計(jì)和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護(hù)，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。

4.使用現(xiàn)代檔案管理軟件。農(nóng)業(yè)科研院所要結(jié)合數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展形勢(shì)，順應(yīng)現(xiàn)代辦公軟件的使用形勢(shì)，結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)科技，安裝和使用現(xiàn)代檔案管理軟件，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，簡(jiǎn)化檔案管理辦法，改善檔案管理?xiàng)l件。使用現(xiàn)代檔案管理軟件有幾方面的優(yōu)點(diǎn)：一是簡(jiǎn)化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統(tǒng)上直接調(diào)取需要的文件掃描件以及相關(guān)數(shù)據(jù)，減少了翻閱紙質(zhì)檔案的幾率，紙質(zhì)檔案也因此不易受損，一定程度上保護(hù)了紙質(zhì)檔案的完整性；四是有利于推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，迎合數(shù)字農(nóng)業(yè)的發(fā)展需求，助力農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展。

5.完善檔案管理設(shè)備。農(nóng)業(yè)科研院所要規(guī)劃一個(gè)統(tǒng)一存放檔案的庫(kù)房，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)安裝防盜門窗、空調(diào)，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環(huán)境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長(zhǎng)期存放要求。

6.安排專職檔案管理員。農(nóng)業(yè)科研院所要設(shè)置專職檔案崗位，安排具有一定文字處理能力且具有通才素質(zhì)的人員專職管理檔案。因?yàn)闄n案資料涉及各部門專業(yè)業(yè)務(wù)，檔案員要鑒別文件資料是否應(yīng)歸檔及歸檔期限，除了應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還需熟悉本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作范圍、性質(zhì)及作用，具有相關(guān)業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)的鑒定鑒別能力，使文件資料歸檔完整、到位、科學(xué)、合理。

7.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。農(nóng)業(yè)科研院所要定期安排檔案管理人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，給予充分的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，參加檔案專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班。檔案人員要加強(qiáng)檔案相關(guān)政策文件自學(xué)，做到及時(shí)學(xué)習(xí)，及時(shí)更新最新檔案專業(yè)知識(shí)，及時(shí)指導(dǎo)日常檔案工作，及時(shí)調(diào)整工作思路和做法，及時(shí)改進(jìn)檔案管理落后方式方法，使本單位檔案工作處于最新且科學(xué)合理的管理模式狀態(tài)，從而不斷提升檔案管理水平。

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作者：羅小容 單位：廣東省現(xiàn)代農(nóng)業(yè)裝備研究所