檔案管理技術(shù)精選(九篇)

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第1篇：檔案管理技術(shù)范文

1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案，它有自己的獨(dú)特特征：（1）電子檔案的不穩(wěn)定性，其主要是存儲(chǔ)在磁介質(zhì)上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質(zhì)容易受到震動(dòng)、磁信號(hào)的影響，載體結(jié)構(gòu)稍微變化，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和破壞，這對(duì)電子檔案保存的環(huán)境有嚴(yán)格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設(shè)備來進(jìn)行，需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備來進(jìn)行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時(shí)還要保存其專門的閱讀設(shè)備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會(huì)留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時(shí)，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實(shí)性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對(duì)設(shè)備和技術(shù)的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設(shè)備和軟件，還需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)在其他設(shè)備和環(huán)境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進(jìn)行載體互換。

2 電子檔案管理的難點(diǎn)

2.1 檔案數(shù)據(jù)的不兼容性。數(shù)字檔案產(chǎn)生的途徑很多，有辦公檔案、數(shù)據(jù)檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產(chǎn)生這些檔案的管理系統(tǒng)和應(yīng)用程序也不一樣。這樣產(chǎn)生的各種各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級(jí)后也有可能不兼容或者丟失數(shù)據(jù)。這種不兼容性給數(shù)字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，各種各樣的數(shù)字檔案資源容易出現(xiàn)重復(fù)，數(shù)字文件的易復(fù)制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會(huì)不定期地修改，這樣就會(huì)造成備份的不統(tǒng)一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數(shù)據(jù)的冗余，不利于數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期維護(hù)，容易造成數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

2.3 數(shù)字檔案信息之間的聯(lián)系弱。很多數(shù)字檔案是相對(duì)孤立的，缺少相對(duì)的聯(lián)系，導(dǎo)致系統(tǒng)沒有辦法識(shí)別兩份電子檔案的聯(lián)系和區(qū)別。在保證電子檔案安全的同時(shí)，強(qiáng)化檔案關(guān)聯(lián)共享。這種數(shù)字檔案的獨(dú)立性容易產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島，如果文件的擴(kuò)展名被修改或者丟失，該文件所關(guān)聯(lián)的程序則會(huì)失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術(shù)研究

電子檔案的管理技術(shù)主要分為原生電子檔案歸檔技術(shù)和數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術(shù)。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產(chǎn)生的電子文件，又具有一定的保存價(jià)值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術(shù)主要有：在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像、白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)、fedora檔案存貯系統(tǒng)等。

（1）在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)：利用開源的原理，采用自動(dòng)收割技術(shù)下載整個(gè)網(wǎng)絡(luò)空間，對(duì)其進(jìn)行抽取和標(biāo)引，并組織成檢索庫(kù)供用戶使用。奧地利國(guó)家圖書館和維也納科技大學(xué)聯(lián)合開發(fā)和使用該項(xiàng)技術(shù)，目前已經(jīng)應(yīng)用到奧地利數(shù)字圖書館和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間。（2）網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像技術(shù)：這種技術(shù)主要運(yùn)用主題和事件的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行選擇，并形成檔案資源的元數(shù)據(jù)，包括對(duì)多媒體和超文本的采集、標(biāo)引、存貯并使用，最后運(yùn)用人工編目的方式，為每份檔案創(chuàng)建一條目錄。美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館開展的MINERVA項(xiàng)目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)：這種技術(shù)主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)而采用的方法，即對(duì)原生的電子檔案逐步地仿真和轉(zhuǎn)化，由黑色檔案（原始檔案）經(jīng)過保密加工和災(zāi)難恢復(fù)等工作，轉(zhuǎn)換成灰色檔案，最后再經(jīng)過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統(tǒng)：這是一套基于linux操作系統(tǒng)的管理軟件。其允許數(shù)據(jù)的錄入、刪除和修改，通過這個(gè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)原生數(shù)字檔案館藏資源建設(shè)，主要由弗吉尼亞大學(xué)、赫爾大學(xué)、斯坦福大學(xué)、耶魯大學(xué)和英國(guó)赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的評(píng)價(jià)和初審，可以實(shí)現(xiàn)檔案的病毒檢測(cè)、自動(dòng)生成檔案清單和信息包，并形成相關(guān)的檔案訪問權(quán)限。同時(shí)fedora還有數(shù)字對(duì)象存儲(chǔ)庫(kù)，并配有數(shù)字檔案的采集和標(biāo)引系統(tǒng)，主要由英國(guó)惠康圖書館開發(fā)，包含對(duì)不同標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)重新創(chuàng)建、整理和組織，并開發(fā)了元數(shù)據(jù)自動(dòng)提取和實(shí)施方案。

3.2 數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)。數(shù)字化檔案主要是指將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的檔案，這種檔案的優(yōu)點(diǎn)是使用的過程中不會(huì)對(duì)檔案本體造成損壞，并且方便多人同時(shí)使用。主要有頁面自動(dòng)分析技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)字檔案技術(shù)、3D激光掃描技術(shù)。

（1）頁面自動(dòng)分析技術(shù)，即在數(shù)字化的過程中，自動(dòng)對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行采集和標(biāo)引，該技術(shù)首先對(duì)圖像進(jìn)行預(yù)處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號(hào)、標(biāo)題和文本等，最后進(jìn)行文字的識(shí)別和重建。希臘國(guó)家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術(shù)。（2）檔案數(shù)字化技術(shù)，主要包括紙質(zhì)檔案的初始轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數(shù)據(jù)加載方式，自動(dòng)創(chuàng)建頁面級(jí)，手動(dòng)創(chuàng)建文章即元數(shù)據(jù)的方式，采用SGML DTD（標(biāo)記通用語言――文件形態(tài)定義）來反映，英國(guó)的曼徹斯特大學(xué)學(xué)者正在開發(fā)這種模式的歸檔技術(shù)。（3）多媒體數(shù)字檔案技術(shù)，這種技術(shù)主要研究了音頻檔案信號(hào)轉(zhuǎn)換的波段分析和恢復(fù)、信號(hào)提取、副本保存等關(guān)鍵技術(shù)，采用半自動(dòng)的方式從視頻和音頻中提取元數(shù)據(jù)以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對(duì)比來對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行識(shí)別，這樣減少了數(shù)字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學(xué)在對(duì)這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行深入研究，歐洲的很多國(guó)家都是使用這種技術(shù)。（4）3D激光掃描技術(shù)，這樣技術(shù)對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲(chǔ)和開放使用，目前研究這項(xiàng)技術(shù)的主要有斯坦福大學(xué)、加州大學(xué)和中國(guó)科技大學(xué)，已經(jīng)取得了初步的成果。

4 結(jié)語

第2篇：檔案管理技術(shù)范文

（一）技術(shù)檔案不夠完整。工程技術(shù)檔案管理中，普遍存在檔案資料不全的情況，較好的單位存檔率也只能達(dá)到80%，而一般的單位存檔率極其低。有很大一部分建筑工程竣工后技術(shù)檔案資料都不夠完整，有的甚至只有主體檔案，其他配套工程的技術(shù)檔案缺失，裝飾工程、室外工程、電網(wǎng)等檔案材料幾乎沒有。（二）管理模式不夠統(tǒng)一。從大多數(shù)建筑工程的檔案管理上來看，部分單位成立了獨(dú)立的檔案管理職能部門，對(duì)于檔案資料收集與管理的情況相對(duì)較為完整。但仍有一些單位對(duì)于工程技術(shù)檔案的管理工作不夠重視，是由其他職能部門兼職管理或代管的，檔案材料的管理不夠統(tǒng)一。（三）檔案管理人員素質(zhì)低下。從事建筑工程檔案管理的工作人員很多綜合素質(zhì)較差，對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)沒有一定的掌握，職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)低下，滿足不了檔案管理工作的需要。

二、加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理的措施

（一）規(guī)范工程技術(shù)檔案管理模式。1.管理機(jī)制。相關(guān)單位應(yīng)完善技術(shù)檔案管理制度，對(duì)其檔案需要管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。是否能夠規(guī)范檔案管理制度，與檔案管理質(zhì)量和進(jìn)程有直接關(guān)系。為了有效推進(jìn)檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，可通過完善檔案規(guī)章制度、建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)來提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應(yīng)對(duì)工作程序進(jìn)行規(guī)范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應(yīng)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行集中收集，并通過分類進(jìn)行整理，使得檔案資料越來越全面，同時(shí)對(duì)技術(shù)資料應(yīng)妥善管理，存檔的過程中應(yīng)以查找方便為主要原則。存檔的過程中，確保檔案的完整性，規(guī)范化管理工程技術(shù)檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調(diào)職的情況，這時(shí)就涉及檔案交接，應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行交接。首先確保在平時(shí)工作中，及時(shí)規(guī)整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過程中，明確雙方所承擔(dān)的責(zé)任，認(rèn)真執(zhí)行每一個(gè)文件的交接。在整理檔案的過程中，應(yīng)以文件規(guī)律進(jìn)行整理，理清文件之間的關(guān)系，根據(jù)原有基礎(chǔ)，進(jìn)行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過程中，應(yīng)確保案卷清楚的進(jìn)行分類，將標(biāo)題、標(biāo)目、編號(hào)等明確的標(biāo)注，為日后檢索工作做基礎(chǔ)。同時(shí)對(duì)整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標(biāo)注的一致。（二）工程技術(shù)檔案管理信息化。工程技術(shù)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在管理工程技術(shù)檔案的過程中，需要根據(jù)相關(guān)制度有條不紊地進(jìn)行管理，可選用現(xiàn)代化的管理辦法進(jìn)行檔案管理。近些年來，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷地成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)已應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今時(shí)代的需要，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理。為檔案室配備計(jì)算機(jī)、路由器、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，同時(shí)引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，創(chuàng)建獨(dú)立的檔案管理平臺(tái)。使用最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，很多檔案可通過電子形式進(jìn)行存檔，解決空間限制的同時(shí)，方便了日后檔案查閱，在對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)和分類過程中，也可通過計(jì)算機(jī)軟件來完成，既減輕檔案管理工作人員工作負(fù)擔(dān)，工程技術(shù)檔案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培訓(xùn)檔案管理人員。隨著近些年來國(guó)家城市化建設(shè)政策的不斷推進(jìn)，建筑行業(yè)也得到了迅速的發(fā)展，技術(shù)檔案的管理工作也越來越受到相關(guān)人員的重視。所以，應(yīng)提高工程技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。應(yīng)對(duì)其服務(wù)水平、質(zhì)量與意識(shí)進(jìn)行訓(xùn)練，讓每一個(gè)檔案管理人員都能充分地認(rèn)識(shí)到工程技術(shù)檔案管理工作的重要意義，將自身的服務(wù)水平及質(zhì)量有效提升，為工程技術(shù)檔案管理工作更好地服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)隨著時(shí)代的進(jìn)步，更新檔案管理理念，從根本上提高認(rèn)識(shí)，不斷地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，熟練掌握相關(guān)部門對(duì)檔案管理的規(guī)定，并在日常工作中，嚴(yán)格遵守、靈活運(yùn)用。

三、總結(jié)

總而言之，在整個(gè)建筑施工的管理過程中，工程技術(shù)檔案管理是非常重要的一部分，技術(shù)檔案是工程竣工驗(yàn)收的必備資料之一，同時(shí)也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術(shù)檔案管理中，應(yīng)提高對(duì)技術(shù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使用多種管理手段，達(dá)到檔案資料規(guī)范化、信息化、全面化，并妥善地進(jìn)行管理，利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效提升工程技術(shù)檔案管理效率。

作者:李偉 單位:國(guó)家新聞出版廣電總局五四二臺(tái)

【參考文獻(xiàn)】

第3篇：檔案管理技術(shù)范文

1有利于減輕檔案管理的工作量節(jié)省人力成本

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，中小學(xué)通過電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進(jìn)行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計(jì)算機(jī)的支持就可以完成。從這方面看，計(jì)算機(jī)技術(shù)同時(shí)又促進(jìn)了中小學(xué)檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)與中小學(xué)檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個(gè)校園的檔案管理工作獲得了進(jìn)一步的完善。因此，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于中小學(xué)檔案管理工作的作用，在此著重探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在中小學(xué)檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用，以探索計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際工作中運(yùn)用的可行性。

2.1對(duì)檔案管理工作內(nèi)容開展數(shù)字化模式變革

由于中小學(xué)在日常的管理工作中普遍會(huì)涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開展檔案管理工作時(shí)往往會(huì)忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學(xué)校發(fā)展歷史的記錄、學(xué)生管理工作的記錄、教師科研成果、學(xué)生學(xué)習(xí)成果等等。同時(shí)檔案管理的目錄也可以在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下由原來的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進(jìn)行管理。完成這些工作的跟進(jìn)才能使中小學(xué)檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入

計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的支持，是通過相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，中小學(xué)管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請(qǐng)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)為自己設(shè)計(jì)合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動(dòng)化管理系統(tǒng)的引入會(huì)造成學(xué)校管理成本暫時(shí)性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長(zhǎng)期性的節(jié)約以及工作效率長(zhǎng)期性的提高都會(huì)給學(xué)校帶來巨大的補(bǔ)償。

2.3規(guī)范計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以融入整個(gè)檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學(xué)校都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行便捷化的操作。但是在實(shí)際使用過程中，學(xué)校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡(jiǎn)便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學(xué)校要明確各方面的權(quán)利，通過客戶端的管理將實(shí)際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

2.4定期開展技術(shù)培訓(xùn)與系統(tǒng)維護(hù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實(shí)際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來支持。因此在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導(dǎo)。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀(jì)偏大的人員負(fù)責(zé)，或者由部分教師兼職。在開展技術(shù)培訓(xùn)時(shí)，往往由于部分人員沒有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，造成整個(gè)培訓(xùn)工作很難順利開展。因此，學(xué)校要適時(shí)調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)高度重視軟件的維護(hù)與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學(xué)校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及操作系統(tǒng)的維護(hù)工作至關(guān)重要。學(xué)校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過企業(yè)的技術(shù)支持定期對(duì)整個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障檔案管理工作的有效開展。

3結(jié)語

第4篇：檔案管理技術(shù)范文

關(guān)鍵詞:信息化處理;檢索;統(tǒng)計(jì);壓縮技術(shù);國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET;信息

On the Computer Technology in Records Management Application

YANG Zhen-dong

(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)

Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.

Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技水平的日益提高,各種形式的檔案管理和利用各種載體向社會(huì)提供利用的 問題,檔案管理從最初的輔助手工管理,公文、檔案一體化管理,發(fā)展到對(duì)絕密檔案的計(jì)算機(jī)管理。在“國(guó)家863計(jì)劃十五周年成就展覽會(huì)”上展出的“國(guó)務(wù)院絕密文檔管理系統(tǒng)”標(biāo)志著政府公文、檔案管理信息化進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理和利用檔案,可以最大限度的發(fā)揮檔案的利用效率,延長(zhǎng)檔案的實(shí)用年限。如果處理不當(dāng)則可能導(dǎo)致檔案資料的損失,甚至損害國(guó)家及檔案所有者的利益。當(dāng)今社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的信息社會(huì),誰優(yōu)先掌握以計(jì)算機(jī)技術(shù)為先導(dǎo)的信息技術(shù),將它運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域,誰就會(huì)再在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

1 檔案管理信息化的含義

檔案管理信息化就是將檔案資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可處理的數(shù)字形式的檔案,方便以后的存儲(chǔ)和利用。檔案管理信息化可充分利用和發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的潛能,提高利用率,縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間,提高檔案信息的時(shí)效性。檔案管理信息化,還可一次投入,多次產(chǎn)出,可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。檔案管理信息化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門,容易擴(kuò)大社會(huì)影響,拓寬服務(wù)范圍。檔案管理信息化,可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國(guó)尚在起步階段,但檔案管理只要注意這方面發(fā)展動(dòng)向,超前拿出對(duì)策,使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求,使現(xiàn)在的勞動(dòng)信息化,為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要性、必要性和迫切性

2.1 重要性

1) 計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代科技技術(shù)的產(chǎn)物,它具有數(shù)字化的特點(diǎn),可以使檔案管理規(guī)范化。計(jì)算機(jī)技術(shù)錄入,掃描,微縮等形式的檔案信息(聲音,圖像,文本)都以計(jì)算機(jī)語言的0或1的 二進(jìn)制來表示,使檔案管理工作變得規(guī)范準(zhǔn)確。

2) 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有智能化的特點(diǎn)?？梢源龠M(jìn)檔案管理工作的科學(xué)性。以計(jì)算機(jī)為首的信息技術(shù)具有良好的人機(jī)交互環(huán)境,智能化的判斷能力,能高效,準(zhǔn)確的識(shí)別檔案的相關(guān)信息,自動(dòng)進(jìn)行檔案的檢索,查閱等業(yè)務(wù)。

3) 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。能促進(jìn)檔案信息的共享。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)(國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)INTERNET)可以連接世界各地的檔案信息系統(tǒng),使不同區(qū)域的人們可以隨時(shí)方便的查詢對(duì)方的檔案信息。極大的方便了人們對(duì)檔案的查詢需求,節(jié)省了大量的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)。

4) 計(jì)算機(jī)技術(shù)還具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和信息處理能力,可促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化?？梢钥旖轀?zhǔn)確的收集,整理,統(tǒng)計(jì)匯編各種檔案信息(聲音,圖像,文本),利用壓縮技術(shù),可以達(dá)到有效的海量存儲(chǔ)。

總之,計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化,現(xiàn)代化,規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的有力手段和主要工具,在現(xiàn)代檔案管理工作中具有十分重要的作用。

2.2 必要性

1) 計(jì)算機(jī)技術(shù)具有促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用,促進(jìn)檔案管理工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的最終目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。檔案信息是信息社會(huì)中的一個(gè)重要組成部分,是其中的主要信息資源。二十一世紀(jì)信息時(shí)代知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)離不開信息資源,人類信息資源的開發(fā)利用能力成為生產(chǎn)力發(fā)展水平的重要體現(xiàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)使知識(shí)經(jīng)濟(jì)由意識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力向客觀世界的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)變,促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展,同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用其收集,存儲(chǔ),傳遞,處理信息的能力,有力推進(jìn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的快速發(fā)展。

2) 人類社會(huì)高度依賴信息經(jīng)濟(jì)的各類信息成果。首先,掌握信息技術(shù)的人,可極大的提高其工作效能,能為信息社會(huì)所接受,其從事的工作才能順利進(jìn)行,為社會(huì)所承認(rèn)。其次,在國(guó)際化的社會(huì)化的大生產(chǎn)中很難找到與檔案信息無關(guān)的事務(wù)。只有大力發(fā)展信息技術(shù),才能在當(dāng)今的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

總之,要做好現(xiàn)代檔案信息管理工作,必須充分利用信息技術(shù),尤其是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為首的信息技術(shù)。

2.3 迫切性

1) 信息社會(huì)為檔案管理工作的發(fā)展帶來前所未有的機(jī)遇

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)普及以前,西方發(fā)達(dá)國(guó)家已有幾十年的發(fā)展歷史,無論是計(jì)算機(jī)技術(shù),還是其在檔案信息化的應(yīng)用都領(lǐng)先雨我們。但是,當(dāng)今社會(huì)是世界經(jīng)濟(jì)一體化的社會(huì),信息技術(shù)使先進(jìn)技術(shù)知識(shí)迅速傳播,我們可以享用其先進(jìn)成果,高起點(diǎn)高速度發(fā)展,站在巨人的肩膀上后來者居上。所以,檔案管理的信息化發(fā)展面臨歷史性的機(jī)遇。

2) 檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用踩剛剛開始,實(shí)際成功開發(fā)應(yīng)用的項(xiàng)目很少。但是,我們多年積累的珍貴歷史檔案資料非常需要計(jì)算機(jī)技術(shù)來保護(hù),開發(fā)和利用。我們目前高速健康發(fā)展的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)迫切需要信息技術(shù)提供方方面面各種各樣的檔案信息。我們和西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比,計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用開發(fā)隊(duì)伍還很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社會(huì)使現(xiàn)代檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用體系

根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理性質(zhì)和特點(diǎn),并借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),筆者認(rèn)為檔案管理中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用有以下幾個(gè)方面。

1) 數(shù)字檔案庫(kù)

歷年我們國(guó)家在各級(jí)政府努力下,已經(jīng)積累了很多有價(jià)值的可供利用開發(fā)的檔案資料。首先,一些檔案歷史較長(zhǎng),破損嚴(yán)重,如果不抓緊時(shí)間利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字保存,這些檔案也許將永遠(yuǎn)在世界上消失,那樣我們就會(huì)由于工作上的失誤而成為千古的罪人。所以,建立數(shù)字檔案庫(kù)已經(jīng)刻不容緩。目前,在保護(hù)檔案方面,較為成熟的技術(shù)有縮微技術(shù),數(shù)字壓縮存儲(chǔ)技術(shù)。存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì),還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。其次,運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成日常檔案的檢索查閱工作,極大的減少檔案的磨損,把檔案資料的正常程度降到最低,從而延長(zhǎng)檔案的壽命,對(duì)需要永久保存的檔案資料效果特別明顯,使檔案保護(hù)工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

2) 檔案檢測(cè)系統(tǒng)

檔案資料來源于社會(huì)生產(chǎn)和生活的各個(gè)方面,是現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì),社會(huì)人文歷史狀態(tài)的真實(shí)記錄。古人云“觀歷史可知興替”,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)智能化的特點(diǎn),對(duì)相應(yīng)的社會(huì)問題有針對(duì)性的建立監(jiān)測(cè)分析系統(tǒng),及早預(yù)報(bào)事件變化趨勢(shì),防患于未然,采取必要的措施將問題解決在萌芽狀態(tài)。例如在1998年的我國(guó)長(zhǎng)江流域特大洪水抗洪搶險(xiǎn)戰(zhàn)斗中,計(jì)算機(jī)汛情預(yù)報(bào)檢測(cè)系統(tǒng)為我國(guó)軍民準(zhǔn)確預(yù)報(bào)汛情,并最終戰(zhàn)勝洪水不可磨滅的汗馬功勞。

3) 檔案信息處理系統(tǒng)

檔案資料來源于社會(huì)的各個(gè)層面,原本雜亂無章,沒有規(guī)律性,不能為社會(huì)各界,特別是高層領(lǐng)導(dǎo)所利用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的收集,整理,匯編,分類,分析,匯總和統(tǒng)計(jì)能力,將紛繁復(fù)雜的檔案資料轉(zhuǎn)化為符合各階層要求的,科學(xué)有序的數(shù)據(jù)情報(bào),利用它們指導(dǎo)生產(chǎn)促進(jìn)生產(chǎn),從而促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)和諧社會(huì)的快速發(fā)展。這是檔案資料成為有價(jià)值的能為社會(huì)各界利用的信息的關(guān)鍵。

4) 檔案信息系統(tǒng)

檔案管理工作最終目標(biāo)是為社會(huì)各界提供利用,計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的利用水平,決定著檔案管理的工作水平。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速傳遞,復(fù)制和多媒體技術(shù),建立檔案信息系統(tǒng),充分利用目前日益流行的計(jì)算機(jī)城域網(wǎng),計(jì)算機(jī)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)(INTERNET)技術(shù),將有價(jià)值的檔案資料(聲音,圖像,文本)到世界的任何一個(gè)角落,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用原則

1) 現(xiàn)代檔案管理要依托計(jì)算機(jī)技術(shù),檔案計(jì)算機(jī)應(yīng)用要面向檔案現(xiàn)代管理未來的發(fā)展趨勢(shì)。二者交叉滲透,相互促進(jìn),相互發(fā)展,形成科技檔案一體化的發(fā)展格局。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí),還需具備一定的自然科學(xué)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí),掌握漢字輸入方法,熟練操作計(jì)算機(jī),掌握檔案管理軟件的使用方法。

2) 我們的檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用要走創(chuàng)新,跨越式的發(fā)展道路。檔案管理要充分利用世界上先進(jìn)的科技成果武裝自己,同時(shí)加強(qiáng)創(chuàng)新能力,后來者居上,發(fā)展自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)能力,這樣才能不至于受制于人,才能百尺竿頭,再上層樓。

3) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用要加強(qiáng)組織,堅(jiān)強(qiáng)管理,堅(jiān)強(qiáng)交流,有組織有計(jì)劃的開展合作,分工協(xié)作,優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),使檔案科技化工作健康有序的發(fā)展。

4) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用應(yīng)面向市場(chǎng),走商品化,產(chǎn)業(yè)化,科學(xué)化的道路,堅(jiān)強(qiáng)科技成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的步伐。

5) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用應(yīng)走開放道路。在健全相應(yīng)法制基礎(chǔ)上,建立國(guó)家和世界信息的信息共享機(jī)制,利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息共享,提高檔案利用價(jià)值。

6) 注重信息安全, 政府的檔案涉及國(guó)家集體利益,特別是涉及國(guó)家秘密的檔案關(guān)系到國(guó)家安全。政府機(jī)構(gòu)的信息安全建設(shè)從本質(zhì)上講不是個(gè)人或部門行為,而是國(guó)家行為。要按照國(guó)家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。在檔案管理信息化建設(shè)中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原則是必須是在國(guó)家有關(guān)主管部門的指導(dǎo)下,按照國(guó)家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章、制度、標(biāo)準(zhǔn)開展工作。

7) 檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)建立開發(fā),流動(dòng),聯(lián)合,競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,檔案管理服務(wù)部門積極進(jìn)行技術(shù)研究,開發(fā),應(yīng)用,加快科技應(yīng)用步伐,成為推進(jìn)檔案科技現(xiàn)代化的主體。

8) 國(guó)家要抓好檔案科學(xué)管理研究的立項(xiàng)和科學(xué)成果的嚴(yán)格驗(yàn)收工作,協(xié)調(diào)好重點(diǎn)項(xiàng)目的推進(jìn)工作。

5 結(jié)束語

知識(shí)經(jīng)濟(jì)催生檔案管理工作的現(xiàn)代化,現(xiàn)代化的檔案管理又進(jìn)一步促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,檔案管理部門應(yīng)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理水平的同時(shí),提高為社會(huì)各界的服務(wù)水平,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最終目標(biāo)。我們相信隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展,我們綜合國(guó)力的不斷加強(qiáng),檔案事業(yè)的明天會(huì)更加美好。

參考文獻(xiàn):

第5篇：檔案管理技術(shù)范文

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理

1 計(jì)算機(jī)管理檔案的優(yōu)勢(shì)

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理不同文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，購(gòu)買文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行檔案管理的綜合化管理。

2 檔案原件的準(zhǔn)備工作

從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：

2.1 依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。

2.2 通過對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來。這樣一個(gè)用主題詞來標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。

檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

對(duì)檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個(gè)需要花費(fèi)大量勞動(dòng)、付出很多時(shí)間的工程。因此，必須在引進(jìn)計(jì)算機(jī)前著手這方面工作，否則，計(jì)算機(jī)將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運(yùn)行。

3 專業(yè)技術(shù)人才的準(zhǔn)備

面對(duì)計(jì)算機(jī)二次開發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須擁有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計(jì)算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少企業(yè)把整個(gè)檔案計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計(jì)算機(jī)研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計(jì)算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實(shí)用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個(gè)維護(hù)和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計(jì)算機(jī)，那么計(jì)算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個(gè)零。因此，必須首先作好檔案部門計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的準(zhǔn)備，它包括： 轉(zhuǎn)貼于

3.1 應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備 檔案管理應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行計(jì)算機(jī)原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)。使他們學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)高級(jí)語言，學(xué)會(huì)操作和使用機(jī)器，學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)和上機(jī)實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員接零的任務(wù)知識(shí)很好地銜接。

3.2 主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備 檔案管理應(yīng)選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會(huì)使用漢語主題詞表，學(xué)會(huì)依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識(shí)，學(xué)會(huì)如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會(huì)特殊情況的特殊處理等。通過學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語主題詞表管理的工作。

3.3 全體檔案工作者，無論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃盲

檔案工作者是信息工作者，在當(dāng)今的信息社會(huì)中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當(dāng)通過舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過自學(xué)等多種形式，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢(shì)的需要。

第6篇：檔案管理技術(shù)范文

【摘要】隨著電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的逐步建立與完善，產(chǎn)生了越來越多的電子文件和電子檔案，給檔案的管理工作帶來了歷史性的變革。新型的管理模式正在以意想不到的速度和規(guī)模進(jìn)入檔案工作領(lǐng)域。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理

現(xiàn)代社會(huì)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)和影響下，以飛快的速度步入信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子文件的產(chǎn)生，不僅意味著產(chǎn)生了一種新型載體的檔案，也標(biāo)志著人類社會(huì)記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的方式發(fā)生了改變。它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論乃至思維觀念。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的載體面臨著更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，檔案工作以意想不到的速度和規(guī)模進(jìn)入一種新型的管理模式。

計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，使得越來越多的社會(huì)管理活動(dòng)逐步被綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式所取代，隨著電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的逐步建立與完善，電子文件最終將成為各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生文件的主要形式，進(jìn)而成為國(guó)家檔案資源的重要組成部分。

計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案工作管理帶來了革命。這場(chǎng)改革是自近現(xiàn)代檔案學(xué)理論誕生以來，檔案管理工作最為劇烈的一次改革，它影響檔案工作的基本理論、運(yùn)作方式乃至思維觀念。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體面臨著更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，傳統(tǒng)的管理模式已不再完全適用檔案的收集。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及及利用，使檔案資料的收集更全面，更及時(shí)，更方便，各種存儲(chǔ)工具滿足了現(xiàn)代檔案管理工作的要求。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展對(duì)檔案管理工作的變革主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，在照相機(jī)、錄音、錄像等工具的應(yīng)用上。更加真實(shí)地記錄了許多大型的會(huì)議、節(jié)日活動(dòng)、人物的資料，保證了檔案資料收集的真實(shí)性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性。目前數(shù)字檔案收集來源主要有三個(gè)方面：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，就是把紙張、照片、音頻影像等載體保存的傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為電子檔案，后期主要工作是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。二是現(xiàn)有電子文檔的接收和歸檔，這是目前各個(gè)單位檔案館數(shù)字檔案的主要來源。三是一些重要數(shù)字信息資源和采集，有些重要數(shù)字信息檔案對(duì)反映歷史社會(huì)變化、豐富館藏起著重要作用，應(yīng)注意收集和接收。

第二，在檔案的整理上。檔案分類更加清晰，整理上更加便捷。檔案目錄的標(biāo)引要符合《檔案目錄著錄規(guī)則》《中國(guó)檔案主題詞表》《中國(guó)檔案分類法》等標(biāo)準(zhǔn)，檔案目錄數(shù)據(jù)格式要符合《機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)格式》以及本單位頒發(fā)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案數(shù)據(jù)的遷移、共享、移交等。檔案信息化建設(shè)的目的是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)提高檔案工作的管理水平與效率。需要通過計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，其中主要包含檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)，將來還會(huì)涉及到包括非結(jié)構(gòu)化檔案以及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)建設(shè)。

第三，在檔案的保存上。檔案的存儲(chǔ)量擴(kuò)大，保管的介質(zhì)種類擴(kuò)大，保管更加便利，更安全。將一些珍貴的、易損壞的檔案進(jìn)行數(shù)字化，除了滿足檔案的利用目的外，可以兼顧搶救、保存、備份等功能。

第四，在檔案的利用上。檔案的保管作用在于備查、利用，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，把檔案資料分門別類，方便查找、檢索，通過網(wǎng)絡(luò)向用戶提供檔案的利用服務(wù)，使用戶在可以上網(wǎng)的條件下在任何地點(diǎn)、時(shí)間都能查到權(quán)限許可所需要查詢的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息資源的共享。主要包含檔案的信息開發(fā)，智能查詢、網(wǎng)站信息、光盤等。檔案信息開發(fā)是對(duì)檔案信息進(jìn)行專題開發(fā)、編研等，綜合智能查詢是提供館藏的數(shù)字檔案文檔、圖像、音頻資源、視頻資源的查詢和閱覽以及虛擬演播等服務(wù)。網(wǎng)站的信息指得是通過互聯(lián)網(wǎng)將館藏?cái)?shù)字檔案相關(guān)信息進(jìn)行信息，提供對(duì)外檔案利用服務(wù)，光盤是通過光盤刻錄等形式提供利用。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展更有利于對(duì)檔案資料的研究和利用，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的原始依據(jù)和有效服務(wù)。

第7篇：檔案管理技術(shù)范文

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化技術(shù)；醫(yī)學(xué)檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號(hào)]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-02

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價(jià)值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對(duì)于新時(shí)期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對(duì)促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

第一，數(shù)量和類型逐漸增多。現(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對(duì)其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。

第二，醫(yī)學(xué)檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長(zhǎng)、時(shí)間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。

第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因?yàn)獒t(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會(huì)需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會(huì)中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會(huì)需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會(huì)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項(xiàng)工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。

2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 順應(yīng)時(shí)代的需要

過去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計(jì)算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲(chǔ)目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時(shí)展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 提高工作的質(zhì)量

把醫(yī)學(xué)檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會(huì)由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計(jì)算機(jī)代勞，計(jì)算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時(shí)可能出現(xiàn)的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢(shì)在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對(duì)一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡(jiǎn)化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。

3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢(shì)，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個(gè)腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢(shì)下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。

3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個(gè)方面出發(fā)：一是對(duì)醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對(duì)社會(huì)化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫(kù)，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對(duì)相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對(duì)所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對(duì)性的查閱與下載功能。社會(huì)化資源的開發(fā)管理，是對(duì)部分擁有較高學(xué)術(shù)價(jià)值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對(duì)醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。

3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式

現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展和社會(huì)主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個(gè)重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個(gè)和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。

3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施

近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時(shí)，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動(dòng)樹立安全防范意識(shí)，通過有針對(duì)性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動(dòng)態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會(huì)引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動(dòng)學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。

4 結(jié) 語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個(gè)發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動(dòng)樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項(xiàng)工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。

主要參考文獻(xiàn)

[1]楊菲林，李峰.醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)探索[J].醫(yī)學(xué)信息，2010（1）.

第8篇：檔案管理技術(shù)范文

運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志，建立能夠進(jìn)行相關(guān)的存儲(chǔ)處理，檢索復(fù)制包含圖文以及音像等內(nèi)容檔案文獻(xiàn)信息，能夠?qū)n案保護(hù)與檔案信息處理融合為一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是現(xiàn)在檔案管理的重要內(nèi)容。同時(shí)，為達(dá)到將檔案信息方便快捷地轉(zhuǎn)化為可利用的社會(huì)資源的目的，各級(jí)檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關(guān)的設(shè)備，尤其在針對(duì)檔案管理升級(jí)工作中，各級(jí)檔案管理單位都配置了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，這些現(xiàn)代化辦公設(shè)施的引入，在檔案現(xiàn)代化管理工作中發(fā)揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)自己從事管理工作的實(shí)際情況，為檔案信息管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。

1　確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)

現(xiàn)代檔案管理，應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想，應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識(shí)：檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向，就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達(dá)到檔案管理的高效準(zhǔn)確，就必須確立各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)，應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂，系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn)，這也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實(shí)施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施，才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求，減少相關(guān)資源的投入，以達(dá)到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

(1)對(duì)于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案，應(yīng)先按大類進(jìn)行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存檔，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理；(2)對(duì)于不同形式的的文字以及音像材料，應(yīng)實(shí)行按形式、時(shí)間來具體分類，針對(duì)不同的保管期限進(jìn)行立卷歸檔；(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實(shí)際工作內(nèi)容，制定符合實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn)，便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行操作的標(biāo)準(zhǔn)。

2　培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

科技以人為本，時(shí)代的振興和社會(huì)的進(jìn)步，包括各行業(yè)的發(fā)展，人才的作用是十分重要的，但是現(xiàn)階段中，我國(guó)的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，僅能利用現(xiàn)有軟件程序進(jìn)行簡(jiǎn)單的重復(fù)操作，一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整，需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)就束手無策。因此，如何做好新時(shí)期檔案管理工作人才，各級(jí)檔案管理單位必須面對(duì)的緊迫而現(xiàn)實(shí)的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件，也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí)，能根據(jù)檔案管理工作的自身需要，對(duì)相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強(qiáng)相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才，要做到以下幾點(diǎn)：(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要，對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行有針對(duì)性、實(shí)用性的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用；(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實(shí)際特點(diǎn)，要采用合理的用人制度，選擇有工作能力，有實(shí)干精神的人員從事檔案管理工作；(3)要培養(yǎng)新時(shí)期檔案管理工作人才，不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還培養(yǎng)其開拓進(jìn)取的意識(shí)，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)水平和操作技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

3　強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

總的來說，實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容，相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作，學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)檔案管理工作的內(nèi)容；(2)敢于大膽實(shí)踐，利用現(xiàn)有條件，探索出符合實(shí)際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑；(3)應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系，提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平；(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，不斷強(qiáng)化檔案信息現(xiàn)代化管理意識(shí)，改變只提供上門查閱的被動(dòng)服務(wù)方式；(5)及時(shí)總結(jié)探索檔案管理工作的特點(diǎn)和規(guī)律，找出快捷有效地為各項(xiàng)檔案管理工作和為社會(huì)服務(wù)的新途徑。

4　制定檔案管理一體化體系

由于歷史原因，過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài)，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國(guó)家的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，集合自身特點(diǎn)總結(jié)出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點(diǎn)，保護(hù)檔案文件之間聯(lián)系，便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢(shì)，但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù)，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進(jìn)行取代，其主要內(nèi)容就是以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨(dú)立部門分別管理，導(dǎo)致檔案部門不能及時(shí)的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案，不能及時(shí)投入開發(fā)利用?，F(xiàn)代檔案管理體系，就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有機(jī)地聯(lián)系，依據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進(jìn)行處理，制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達(dá)到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此，只有制定檔案管理一體化體系，才能有效地提高檔案利用時(shí)效，利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù)，提高立卷方法改革的可行性。同時(shí)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索檔案文件，既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達(dá)到查閱時(shí)不需要調(diào)動(dòng)原件，不需要進(jìn)入庫(kù)房的效果。要制定檔案管理一體化體系，就要做到以下幾點(diǎn)：(1)利用計(jì)算機(jī)加工已形成的各種文獻(xiàn)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩?，?shí)現(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便；(2)利用現(xiàn)有的辦公條件，發(fā)展檔案管理的對(duì)象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展；(3)檔案管理部門在收集紙質(zhì)文件的同時(shí)，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集，實(shí)現(xiàn)多種形式的檔案共管，將工作重點(diǎn)逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲(chǔ)存和開發(fā)上。

第9篇：檔案管理技術(shù)范文

1.1樹立檔案信息化意識(shí)，完善檔案工作條件

對(duì)于高校來說，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時(shí)也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時(shí)幫助檔案管理人眼樹立信息化意識(shí)，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。

1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平

在組織開展學(xué)生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對(duì)此，高校可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。

1.3建立健全工作機(jī)制，對(duì)多媒體檔案實(shí)施規(guī)范化管理

高校利用多媒體技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施管理的過程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對(duì)學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。

2結(jié)論