檔案管理基本知識精選(九篇)

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第1篇：檔案管理基本知識范文

關鍵詞：檔案管理人員素質知識創(chuàng)新

0 引言

檔案管理工作能否順利進行會受到檔案管理工作人員素質的較大影響。對檔案管理工作人員的基本素質已有法律明文規(guī)定，“忠于職守、遵紀守法、專業(yè)技術過硬是檔案管理工作人員的必備基本素質”（《檔案法》第九條部分內容）[1]。概括來講，檔案管理相關基本知識、從業(yè)人員思想覺悟以及工作能力是從業(yè)人員需要提高自身素質的出發(fā)點。

1 基本知識

當前，我國大部分檔案管理從業(yè)人員的文化程度都不高，對專業(yè)知識的掌握也不夠靈活，狹窄的知識面以及水平較低的計算機和外語能力，都造成了當前的檔案管理工作不能適應社會的發(fā)展，正所謂“基礎不牢，地動山搖”。新形勢下，多方位的復合型人才是適應行業(yè)發(fā)展、滿足社會需求的人才特質。

新時期對檔案管理工作人員知識方面的要求有以下幾點：專業(yè)知識要扎實，這是對工作人員最基本的要求，也是從業(yè)人員做好其他要求的基本要素；知識結構要合理，為適應需求的快速變化，從業(yè)人員僅掌握相關專業(yè)知識是不夠的，還需要對計算機及外語知識有更深刻的了解；實踐功底深厚，檔案管理是一項十分繁瑣且需要極大耐心的工作，如果從業(yè)人員缺少豐富的實踐經驗可能會在復雜的工作程序中出現紕漏。

為提高工作效率，從業(yè)人員還需要學習計算機網絡技術的相關知識，掌握傳真機、復印機等設備的使用方法。為依法開展檔案管理工作，從業(yè)人員還必須要學習相關的法律知識。

2 思想方面

檔案管理較強的專業(yè)性就要求從業(yè)人員必須有高度的工作責任感以及良好的職業(yè)道德。熱愛本職工作、忠于職守是每一位檔案管理工作人員都必須具有的基本職業(yè)素養(yǎng)。從業(yè)人員還需要樹立正確的價值觀和人生觀，對待檔案管理工作勤勤懇懇，真心實意為企業(yè)生產服務，在平凡的崗位中貢獻自己的一份力量。

在新形勢下，檔案管理人員要以科學發(fā)展觀為工作指導思想，不斷與時俱進、解放思想、更新觀念，從傳統(tǒng)的檔案管理向現代新型檔案管理轉變[2]。相對于注重檔案保存的傳統(tǒng)檔案管理，現代檔案管理更傾向于對檔案實體的開發(fā)、利用，同時也由注重檔案的憑證到更注重檔案信息的內容。

檔案管理的根本目的是為了使企業(yè)獲得長遠利益，因此，能使檔案管理工作保持長久活力的主要推動因素是對檔案的利用。這也是檔案管理工作對社會的最大貢獻，通常也常作為檔案管理工作合格程度的一個評價指標。

3 工作能力

傳統(tǒng)的檔案管理工作偏向于檔案的保存，隨著需求的不斷變化，檔案保存工作從檔案管理的主要部分變?yōu)楝F代檔案管理的基本工作，這也對工作人員的工作能力提出了新的要求。工作能力是對從業(yè)人員素質的重要評價指標，檔案管理人員應具有不斷創(chuàng)新，團結合作的能力。

3.1 創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是社會持續(xù)發(fā)展的不竭動力。為實現檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，從業(yè)人員的創(chuàng)新能力就非常重要[3]。工作人員的創(chuàng)新體現在對優(yōu)良傳統(tǒng)的繼承以及工作新方法的運用。為提高工作人員的服務水平，定期的組織員工培訓，使員工的自主服務意識加強，加快員工創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。

再者，檔案管理工作要本著“為人民服務”的宗旨，立足社會、服務大眾才是工作人員創(chuàng)新的動力源泉。因此，檔案管理人員應加強對檔案內容的分析，全方位的將有價值的信息和知識揭示出來，從而提高檔案信息的利用率。

3.2 團隊協作能力

二十一世紀是團隊成功的時代，特別是檔案管理工作的復雜性決定了從業(yè)人員僅靠單打獨斗是不現實的。對那些個人難以決定或者完成的檔案保存或利用工作都需要幾個人的通力協作。檔案管理部門的每項工作都應該有盡量多的工作人員參與進來，個人的參與、團隊的協作能保證工作的順利進行[4]。

檔案管理面對的對象都是不可再生的信息資源，一旦在檔案的收集、保存或者利用等任一環(huán)節(jié)出現問題都會對檔案管理工作造成極大的影響。因此，團隊工作的方式也是互相監(jiān)督、互相學習的過程。一個團隊中有經驗的工作人員會讓新員工明白什么是檔案管理工作的基本要求，而他們也會從這些新鮮血液中感受到年輕的激情和創(chuàng)新意識。共同參與、通力協作是檔案管理工作持續(xù)保持活力的重要因素之一。

3.3 業(yè)務能力

檔案管理手段和技術的不斷豐富，這也對從業(yè)人員提出了“一專多能”的高要求，從業(yè)人員業(yè)務能力的重要性也受到了多方面的關注。

從業(yè)人員業(yè)務能力的根本體現是過硬的業(yè)務技能。過硬的業(yè)務技能主要指工作人員對其負責的工作部分操作流程非常熟悉，且不會出現紕漏。事實上，當前的許多檔案管理工作人員都不能做到這一點。

在檔案收集工作中，要保證收集資料的齊全必須要保證資料的“三性”：科學性、原始性以及可理解性。資料的科學性主要指的是檔案資料邏輯上的科學性，檔案管理工作的質量將直接受到檔案資料的科學合理性的影響[5]。邏輯科學性的保持需要保證相關部門移交資料的齊全，由于待收集資料的內容來源于多個方面，可能還有相異形式的出現，因此，資料收集的規(guī)范性是非常必要的。記錄性同原始性的完美結合是檔案資料的本質特征，保證檔案資料的原始性也是一項非常重要的工作。原件原稿的檔案保持是檔案絕對原始性的要求，除非不方便復制、要求保密性特別強的檔案，一般來說，檔案的原始性都指的是相對原始性[6]。具有相對原始性的檔案范疇不僅僅包括絕對原始檔案，還包括絕對原始檔案的復制資料、影音文件及圖書。

4 職業(yè)素養(yǎng)

本文對職業(yè)素養(yǎng)的討論主要包括兩個方面，分別是職業(yè)道德和對自我提高的態(tài)度。

在當今社會，從事各行各業(yè)的工作人員都要有一個基本的職業(yè)道德，對于檔案管理工作尤為重要。檔案管理的加強職業(yè)道德建設，是檔案管理和有關企業(yè)和事業(yè)單位的實際需要。但是，長期以來，檔案部門工作時常會有一些文件丟失，也可出現檔案資料不全現象，甚至有些檔案管理人員不知道基礎知識的檔案。因此，加強檔案管理的職業(yè)道德是非常必要的。通常，檔案管理職業(yè)道德主要體現在兩個方面，保證檔案的完整安全性以及在日常工作中遵紀守法。

為適應行業(yè)的發(fā)展，工作人員必須時刻不忘充電，提高自身的工作能力。對此，從業(yè)人員要積極參加單位組織的各項培訓，在實踐中提高自己，在交流中鍛煉自己的業(yè)務技能。工作中要對新生事物充滿濃厚興趣，在興趣中學習，在學習中進步，不斷更新思想和知識，保持與時俱進。

5 結語

從四個方面對檔案管理工作人員應具有的素質進行了探討，從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)尤為重要。從本質上講，任何行業(yè)的發(fā)展動力都來源于從業(yè)人員素質的不斷提高。特別是當今時代對人才的重視，擁有了人才優(yōu)勢就等于擁有了競爭力和持續(xù)前進的動力。綜上，傳統(tǒng)檔案管理向現代檔案管理的發(fā)展需要高素質的從業(yè)人員，檔案管理人員素質的提高具有十分重大的意義。

參考文獻：

[1]潘淑娟.對高等學校檔案管理工作人員素質現狀的思考[J].工會論壇(山東省工會管理干部學院學報)，2009(5).

[2]鄭春宏.淺議如何做好檔案管理工作[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊)，2010(10).

[3]何暉，劉健.淺談提高檔案管理人員政治思想水平的重要性及檔案日常管理[J].中國集體經濟，2010(9).

[4]張九玲.檔案管理人員的職業(yè)倦怠及心理調適[J].內蒙古師范大學學報(哲學社會科學版)，2004(12).

第2篇：檔案管理基本知識范文

對檔案專業(yè)人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項目本身專業(yè)性、復雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。

一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格等。根據以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現場施工技術資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點的不同，造成檔案專業(yè)人員在進入工程項目檔案管理這個行業(yè)時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。

二是檔案專業(yè)人員在工程項目檔案管理中“話語權”不足。在工程建設項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質量，在檔案專業(yè)術語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術規(guī)范和要求，對資料員形成的施工技術資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現在對紙張、字跡的要求上，對施工技術資料的內容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準大打折扣，也直接導致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經常淪為簽字、蓋章的工具。

在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設項目的基本知識，對工程施工技術資料的內在質量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。

（摘自《檔案界》網站 作者單位：珠海中冶基礎設施建設投資有限公司）

第3篇：檔案管理基本知識范文

根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國獻血法》、《血站基本標準》和《血站管理辦法》等法律法規(guī)的有關規(guī)定，采供血工作過程中形成的資料都應分類歸檔，采供血活動的業(yè)務資料必須規(guī)范化管理，充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用。

1采供血業(yè)務工作檔案的特點

血站業(yè)務檔案主要產生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸等環(huán)節(jié)。記錄量大面寬、種類繁多，主要包括以下幾個方面的內容：

1.1采血管理 負責收集采血前獻血員的健康征詢體檢表、采血過程中的相關活記錄以及采血活動后的各種消毒、清潔記錄、報廢處理記錄、儲備冰箱的溫度記錄等。

1.2血液制備 收集成分血制備方面的工作記錄，包括成分制備的各種清潔消毒記錄、血液成分制備工作記錄及各種報表等。

1.3檢驗工作 收集血液檢驗報告、血液標本送檢及檢驗工作的記錄報表及各種清潔消毒記錄等。

1.4供血工作 收集血液包裝、入庫和各醫(yī)院使用血液的具體情況等記錄，血液儲存設備的溫度記錄等。

1.5質控工作 收集質控工作中對各種原材料、血液產品和儲血設備抽查監(jiān)控的報告和報表等。

1.6輸血研究工作 收集免疫血液學檢查記錄和與輸血研究工作的相關記錄和報表等記錄。

2采供血業(yè)務檔案的重要性

2.1便于維權。隨著人們法制觀念和自我保護意識的增強，以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，采供血工作檔案必將成為分辨各方責任的重要依據。作為證據，應具有真實性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的采供血檔案管理系統(tǒng)就是獻血者、血液檢測和血液質量情況的真實依據。血站的記錄是在采供血操作過程中產生的業(yè)務工作的真實原始記載，可提供每袋血液經檢測證實為安全及保存、制備過程符合相關質量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關文件資料，可以確定血液的質量是否適合使用，所以在涉及采供血活動的醫(yī)療糾紛中，血站的采供血工作記錄就是證實自己嚴格依法執(zhí)業(yè)，在采供血業(yè)務工作中無過錯的重要依據。

2.2利于開展無償獻血 根據《獻血法》規(guī)定的無償獻血、免費用血的原則，各地均制定了有關無償獻血者免費用血的具體規(guī)定，以鼓勵和調動社會公眾積極參與無償獻血。采供血業(yè)務檔案記載了獻血者的姓名、年齡、性別、獻血時間、獻血量，從而為《獻血法》的順利實施提供可靠的保證，并可通過對業(yè)務檔案資料的分析，使有關部門對采血數量及獻血者分布等情況有較客觀的了解。

3采供血業(yè)務工作檔案管理措施

3.1健全檔案管理制度 檔案管理制度是開展檔案行為準則和依據，采供血檔案部門應根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國獻血法》等法律法規(guī)，建立健全相應的管理制度，對檔案的歸檔流程、保管期限和各職能科室的職責予以明確，確保從檔案立卷、歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定、銷毀，從檔案移交、接收等每個環(huán)節(jié)都做到有章可循、有據可查，實現檔案管理的規(guī)范化。

3.2加強檔案管理 檔案的集中統(tǒng)一管理是維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全的有力保障，是充分發(fā)揮檔案整體效益的根本保證。辦公室負責檔案室的管理，各業(yè)務科室有分管檔案工作負責人，具體負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作。確保采供血業(yè)務檔案收集齊全。

3.3加強檔案人員的業(yè)務培訓 采供血業(yè)務檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既掌握檔案管理的專業(yè)知識，又要掌握采供血的基礎知識。因此，應加強對檔案人員的業(yè)務培訓，定期組織學習檔案管理工作的基本知識和要求，掌握業(yè)務檔案的收集、整理、歸檔的具體操作程序和步驟，從而保證業(yè)務檔案的安全管理，有效地提供利用。

3.4加強采供血業(yè)務檔案的信息化管理 要提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮業(yè)務檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計算機信息化、網絡化管理的優(yōu)勢，注重電子檔案的管理使用，使檔案信息能夠被更好的利用，為血站管理和采供血工作提供更加優(yōu)質高效的服務。

總之，隨著采供血工作檔案的管理工作的不斷創(chuàng)新發(fā)展，采供血工作檔案管理者，也要充分認識到檔案管理的重要性，認真做好采供血工作檔案的管理工作，更好地為血液事業(yè)的發(fā)展服務。

采供血業(yè)務檔案是記錄和反映血站全過程的業(yè)務檔案，其規(guī)范性、準確性、完整性和及時性均很重要。

第4篇：檔案管理基本知識范文

轉變會計管理方式提升會計工作水平研究

目前，會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下：

一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案，不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據?！薄稌嫽A工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。

三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業(yè)務工作之中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是會計檔案規(guī)范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業(yè)務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業(yè)務，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規(guī)范化標準，更談不上科學管理。

四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業(yè)務指導與監(jiān)督。財政部門只強調會計業(yè)務規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調了會計業(yè)務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題，筆者認為應強化以下方面工作：

一要加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。

二要加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員崗前培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。結合實際，聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

第5篇：檔案管理基本知識范文

[關鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高

一、關于“技能”的新內涵

相對于觀念的間接影響和基礎而言，是否有新技能，是能否適應檔案管理現代化環(huán)境的直接因素和現實。當然“技能”一詞的涵義是動態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯合國教科文組織對“文盲”的定義一樣，強調一個人不僅要掌握信息語言，會斷文識字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語言和計算機操作技術。從檔案界整體人員的素質而言，在電子文件時代來臨之前，更新技能已經到了刻不容緩的地步了。

二、加強培訓，掌握新技能

就整體而言，要真正實現檔案管理現代化，檔案界缺乏相關的專業(yè)技術人才。雖然目前廣大檔案部門擁有豐富的檔案管理專門人才，也有一支力量不小的計算機技術人員隊伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機結合程度不高；而至于兼具兩方面專業(yè)知識的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內舉外引之路，加強人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻身于檔案工作的專業(yè)人才隊伍。具體采取三個方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，要加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，要把檔案管理現代化，尤其是檔案計算機管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題，放到一個重要的位置。總之，高等院校檔案專業(yè)要對檔案專業(yè)學生進行新知識與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學知識、又懂得新技術運用的專業(yè)管理人員。從根本上說，只有高等院校檔案專業(yè)加強專業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現代化人才短缺問題的措施。

第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國檔案部門已經普遍開展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識、新技能培訓放到第一位，樹立用人新理念，以追求專業(yè)素質與操作技能并舉的雙重效應。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引薦、引進所需的專業(yè)人才，來壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質量。

現代高科技的運用與電子文件的大量產生，帶給檔案部門的壓力是無形的，但又是巨大的。雖然檔案部門和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競爭，但是如果不能主動適應隨新科技發(fā)展帶來的新變化，必將使檔案部門的工作水平滯后于社會的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會中提供檔案信息服務的職責，最后也必將嚴重影響社會對檔案工作的評價，檔案部門和檔案人員的地位也會進一步下降。因此，檔案部門和檔案人員在面對技術革命的沖擊時，要有一種憂患意識，要立足于本職工作，加強知識和技能的培養(yǎng)，以主動適應工作對象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對于電子文件管理，檔案部門和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護檔案的完整與安全，方便社會各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學習計算機技術，學習電子文件形成和管理知識，研究這方面的問題，迎頭趕上，適應這種形勢。

三、檔案管理人員必備的知識技能

在檔案管理現代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識與技能呢？我國1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過這個問題，并指出電子檔案管理人員必備的知識技能包括三大方面。我們認為這與檔案管理現代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎知識

1.檔案學概論

了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國檔案的產生與發(fā)展的歷史過程，明確檔案的基本含義、本質屬性和檔案種類的劃分等。

2.檔案管理學

了解和掌握以檔案收集為重點的檔案館（室）的館藏建設方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關信息的反饋技術和方法等。

3.檔案保護技術學

了解紙質檔案耐久性的檢測指標及方法，掌握造紙原料質量、纖維質量、造紙工藝與紙質耐久性的關系；了解各種紙質檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護條件；了解檔案館庫溫濕度控制的依據，掌握檔案館庫內外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲、鼠類的基本知識及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術和方法等。

4. 文書學

了解文件的概念，明確文件及公務文件的特點、功能及其表現；劃分公文立卷范圍和編制立卷類目等。

（二）計算機應用及自然科學基礎知識

1.自然科學基礎學科

學習高等數學、普通物理學、普通化學、電子學、自動化技術等。了解自然科學的基礎知識和物質運動規(guī)律，掌握工程技術的設計方法、材料的物理化學性質、電子及電路原理等。

2. 微電子技術

微電子技術是微小型電子元器件和電路的研制、生產以及用它們實現電子系統(tǒng)功能的技術專業(yè)學科。在這項技術學科領域內最主要的是集成電路技術。微電子技術是隨著集成電路技術、特別是規(guī)模型集成電路技術的發(fā)展而發(fā)展起來的電子學方面的分支學科。這門學科是電子計算機技術、通信技術的基礎。認真學習微電子技術，就是要了解和掌握電子技術原理，特別是集成定電路方面的基礎知識，為學習電子計算機和通信技術打好基礎。

3. 電子計算機技術

學習電子計算機技術，目的是了解與電子計算機技術的發(fā)展過程、分類及發(fā)展趨勢。懂得電子計算機的算術基礎、數理邏輯、脈沖及邏輯電路、運算方法及運算器、控制器、內存儲器及外部設備等，掌握電子計算機的基礎知識和工作原理。

4. 電子計算機軟件技術

目的是了解熟悉電子計算機使用的二進制和其他數制的轉換關系、機器語言、匯編語言及各種高級計算機語言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現代通信及電子計算機網絡技術

如果說建立在微電子技術及軟件基礎上的電子計算機是現代社會的“大腦”的話，那么由程控交換機、光纜、通信衛(wèi)星及其他現代化通信設備和電子計算機網絡設備交織而成的覆蓋全球的電信網絡，就是現代社會的“神經系統(tǒng)”。學習現代通信技術，就是要了解現代通信的工作原理及所需設備的作用、性能及發(fā)展趨勢，掌握信息存儲、傳輸的方法和技術，為管理電子文件、電子檔案打好技術基礎。直接管理電子檔案的人員，應掌握網絡操作技能，要達到國家規(guī)定的中級以上水平。

6.辦公自動化（OA）及電子計算機輔助設計（CAD）技術

電子計算機在國家機關、社會團體及生產設計、制造等部門的應用，主要體現在辦公自動化（OA）和電子計算機輔助設計（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動化、電子計算機輔助設計、輔助制造等基本知識，就掌握了電子文件從產生到運作的過程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術要求。

7. 電子計算機技術在檔案部門的應用知識

電子計算機在檔案部門的應用，正在兩個方面迅速地展開：一是為提高紙質等載體檔案的管理效率，開發(fā)檔案信息資源為社會服務，而大量使用電子計算機技術；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開電子計算機。前者經過多年的實踐和推廣應用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學習電子計算機在檔案部門的應用知識，就是要了解電子計算機在檔案部門的應用情況及發(fā)展趨勢，掌握各種應用的典型范例，熟悉其相應的應用程序等，以便在前人的基礎上，更深入一步地拓寬電子計算機在檔案部門的應用范圍。電子檔案管理人員的電子計算機操作應達到國家規(guī)定的中級以上水平。

8. 設備維護知識

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設備，如電子計算機及外部設備、數字通信的一系列設備、電源設備、調控設備等等。了解這些設備的工作原理并對這些設備進行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學、電子計算機技術，而且要涉及到電工、電子學等方面的專業(yè)知識。我們對這些知識必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設備的實際操作技能。

9. 標準化知識

電子文件、電子檔案管理離不開標準化。它涉及到標準制定、貫徹、修訂等知識和方法；涉及到電子計算機信息處理、信息技術管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標準內容。了解并制定、完善這些標準，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作

第6篇：檔案管理基本知識范文

【關鍵詞】醫(yī)院檔案；管理工作；人員素質

檔案是醫(yī)院重要的信息資源， 在深化醫(yī)院改革、建設文明行業(yè)、提高醫(yī)療質量中發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院的發(fā)展與建設離不開檔案，隨著醫(yī)學技術提高， 醫(yī)院管理力度不斷加大， 檔案管理越來越受到關注與重視， 由此也對醫(yī)院檔案管理人員提出了更新更高的要求。在此， 筆者就新時期醫(yī)院檔案管理工作者應具備的基本素質談談自己的幾點認識。

1 醫(yī)院檔案人員應具備的素質

1.1 良好的思想品德。檔案工作人員必須堅持正確的政治方向和堅定的革命信念，有高度的政治責任感，樹立正確的世界觀和人生觀，努力提高思想覺悟，做到自重、自省、自警、自律，嚴格要求自己。檔案工作人員要忠于職守，嚴守秘密，熱愛檔案事業(yè)，有埋頭苦干的務實精神和艱苦奮斗的工作作風，不怕吃苦，任勞任怨，無私奉獻，甘為清貧。同時還要具有全心全意為人民服務的思想境界，要有堅持真理和弘揚正氣的品質。

1.2 合理的知識結構。現代醫(yī)院檔案人員應當是通才與專才相結合的復合型人才，因而合理的知識結構就顯得尤為重要。檔案人員應具有檔案管理學、文書學、檔案保護技術學、檔案文獻編纂學、檔案與計算機基本知識等檔案專業(yè)基礎知識。具有與檔案學相關的歷史學、哲學、圖書館學、邏輯學、目錄學、情報信息學等方面的知識。熟悉《檔案法》等國家檔案法律法規(guī)和醫(yī)院各種規(guī)范、規(guī)章制度，能將各種檔案法律規(guī)范用于實際的醫(yī)院檔案工作。具有社會科學和自然科學知識，掌握物理、化學、生物等方面的知識，做好檔案的管理和技術保護工作。檔案人員還應當關注現實社會的發(fā)展和世界科學技術的進步，掌握外語知識和現代管理知識，不斷改進檔案管理手段和方式，提高工作效率，使醫(yī)院檔案管理與國際接軌，與時代的發(fā)展保持同步。此外，檔案人員應了解現代醫(yī)學研究和治療技術相應的背景知識，使檔案更好地服務于醫(yī)療、教學、科研工作。

1.3 較強的綜合能力。能力是知識的發(fā)揮和運用。醫(yī)院檔案人員應具有熟練的立卷技能、分類整理技能、檔案編目技能、檔案檢索技能（包括手工檢索和機檢）等基本操作技能?，F代科技發(fā)展很快，檔案信息的網絡化和檔案實現資源共享，檔案人員應及時儲備和掌握新知識，具有與檔案工作有關的最新技術的能力和應用現代化手段的管理能力，熟練掌握計算機的操作和應用能力，對數字化醫(yī)療設備、數字化醫(yī)學影像、數字化醫(yī)療信息進行正確處理。檔案人員應具有一定的文字綜合能力和組織協調能力，做好醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等工作。在當今的信息時代，檔案人員還必須有創(chuàng)新能力，解放思想，開拓進取，善于捕捉新信息，勇于探索，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，及時提出新觀念、新方法，在工作中大膽創(chuàng)新，推動醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。

2 檔案人員素質的培養(yǎng)與提高

2.1 端正思想， 強化意識

醫(yī)院檔案為領導決策、醫(yī)院的改革發(fā)展、醫(yī)療技術水平的提高及各項工作提供了大量的、準確的參考資料和數字依據。作為一名合格的醫(yī)院檔案管理工作者， 首先， 思想上必須堅定正確的政治立場、政治方向和政治觀點， 應堅持政治理論學習， 堅定不移地貫徹執(zhí)行黨的基本路線、方針、政策， 以科學的發(fā)展觀和方法論指導工作， 最大限度地發(fā)揮醫(yī)院檔案的重要依據作用。其次，醫(yī)院檔案管理工作者必須從思想上深刻認識檔案管理工作的重要性， 認識到將醫(yī)院運行完畢的資料有序地分類歸檔、編號保存， 不僅有利于醫(yī)院工作的連續(xù)性， 而且也是反映醫(yī)院成績的有力憑據。第三， 檔案管理新技術的不斷應用， 必然給檔案工作者帶來相當大的心理壓力。當前， 信息資料的種類日益繁多， 信息量不斷增大， 新技術含量逐步提高， 電子文件的產生、積累、歸檔 傳輸 、存 儲、保護、利用等一條龍的作業(yè)與服務， 都需要檔案管理人員解放思想， 調整心理， 改變思維方式， 更新觀念， 積極主動適應新形勢新要求。

2.2 加強學習， 提高素質

醫(yī)院檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作， 從事這項工作的人員應具備較強的文化素質和檔案專業(yè)素質。除熟悉檔案工作法律法規(guī)和業(yè)務規(guī)范， 以及檔案學科基礎理論知識外， 還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧， 掌握醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務、基礎建設、行政管理等各方面的專業(yè)知識。當前， 現代管理手段離不開計算機管理， 同時借助數碼照相機、掃描儀、刻錄機等現代化工具， 使得檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果。檔案工作的自動化、數字化、網絡化的發(fā)展趨勢， 必然要求檔案管理人員不斷更新知識， 加強學習， 具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能， 網上信息資源的組織和篩選的技能。

2.3 堅持原則， 規(guī)范管理

醫(yī)院檔案工作是為醫(yī)院的各項工作服務的， 實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化， 是推進醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、現代化的重要原則。醫(yī)院檔案工作者在文件材料歸檔實際工作中要準確把握文件立卷歸檔的時效性， 完成現行文件階段任務的， 才能予以立卷或歸檔， 沒有完成的， 則不能立卷或歸檔， 否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。對于已完成工作的各項資料， 檔案工作人員應指導、督促各兼職檔案員及時收集歸檔， 防止應歸檔文件的散失， 在維護醫(yī)院歷史真實面貌的前提下， 及時收集具有歷史憑證作用和科學研究價值的文件材料， 為后人留下寶貴的資料。醫(yī)院檔案要逐步從封閉式、分散式、保管式向開放式、標準化、參與決策型轉變， 使醫(yī)院各種信息互相補充、互相滲透， 有效提高檔案利用率。

2.4 甘于平淡， 樂于奉獻

醫(yī)院的檔案室和其他科室相比， 接觸的人和事較少， 表面上屬于相對比較“清閑”的科室， 事實上， 檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作， 更需要兢兢業(yè)業(yè)、扎扎實實的工作作風。檔案管理人員從事的是默默無聞的幕后工作， 承擔著全院檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管工作， 終日需埋頭在繁瑣雜亂的文件材料里， 工作面廣量大， 是外人無法接觸了解的。另外， 檔案工作產生的經濟效益和社會效益是潛在的、間接的， 沒有立竿見影的效果。這些， 都需要檔案工作者具有變無序為有序的細心和耐心，具有甘于平淡、樂于奉獻的精神， 具有不求名利、博大豁達的胸襟度量。就目前而言， 醫(yī)院檔案工作總體上還不能完全適應當前社會發(fā)展的需要， 檔案工作的社會功能和經濟效益還沒有得到充分的利用和發(fā)揮。只有全面提高檔案管理人員的整體素質， 才能進一步推進醫(yī)院檔案管理工作更好更快向前發(fā)展。

參考文獻：

[1] 梁怡. 做好醫(yī)院檔案管理工作的體會[J]. 現代醫(yī)院， 2007， 7（ 4） ： 146-147.

第7篇：檔案管理基本知識范文

1 檔案工作者應具備的素質

1.1 檔案專業(yè)工作人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質。即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執(zhí)行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。同時，由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，檔案專業(yè)工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。

1.2 檔案專業(yè)工作人員還應具有較強的專業(yè)基本知識。既要熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務工作，還要能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際中，熟練完成自己的業(yè)務工作。

1.3 檔案專業(yè)工作人員還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識。例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業(yè)知識或與業(yè)務工作有關的科學技術知識。

1.4 檔案專業(yè)工作人員在檔案管理工作中還應具備一定的綜合能力。一是協調能力。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關部門、有關人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協調能力的發(fā)揮，通過工作達到各部門檔案管理協調統(tǒng)一；二是寫作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統(tǒng)概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項工作服務；三是現代信息化管理能力。近年來，隨著現代信息技術在檔案工作中的廣泛應用，計算機替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質檔案，而是有大量的電子文件。檔案管理人員要負責將豐富的檔案信息數字化，通過專用網絡向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。只有掌握計算機相關知識，才能促進檔案人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。

現階段，我國現有龐大的檔案工作人員隊伍，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發(fā)應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質已成為我們要解決的重要課題。

2 改變現狀，提高檔案工作者素質

2.1 領導高度重視，加大支持力度。隨著市場經濟不斷完善，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求分管領導進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下高素質復合型檔案人才的迫切需求有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。

2.2 加強政治學習，努力提高政治素質。良好的政治素質是檔案人員的內在要求，檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業(yè)務工作始終保持正確的政治方向。同時，檔案工作還具有一定的保密要求，因此檔案工作者要甘當無名英雄，盡職盡責、一絲不茍地做好工作，認真學習貫徹《檔案法》和《保密法》的要求，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，只有這樣，才能使自己在這個普通的工作崗位上發(fā)揮應有的作用。

第8篇：檔案管理基本知識范文

1 信息時代對檔案管理人員提出的新要求

在信息時代的潮流下，信息在推動社會發(fā)展的進程中發(fā)揮了關鍵性的作用，且成為一種非常重要的先進社會生產力。而檔案作為信息的主要載體，其利用效率也必須引起相關人員的重視。在以往的檔案管理工作中，“管理”經常與“保存”相聯系，“保管員”這個角色也常常是檔案管理人員的代稱，因為只重保存不重利用，在檔案中那些隱秘的信息資源沒有被充分使用，使得檔案管理工作的意義和價值也大打折扣。在科技信息時代，檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展要求管理者務必要思想和角色的轉變定位，必須要求檔案管理人員積極提升自己的綜合素養(yǎng)，優(yōu)化自身的知識框架，轉變其服務理念，使其成為知識信息的提供者，并增強檔案利用的管理，在原有工作的基礎上充分實現檔案管理的工作價值。

2 檔案管理人員素質建設的途徑

2.1 提升檔案管理人員的信息道德

信息道德，主要是對保密類檔案而言的。現如今信息是一種高效生產力，信息的資源價值也相對很大，必須要做好檔案保密工作。特別是在涉及到國家安全或社會穩(wěn)定的檔案管理中，檔案管理人員更是要做好相應的保密工作。檔案管理人員都要從思想和行為上遵守職業(yè)準則、合乎職業(yè)規(guī)矩，無論是在檔案的開發(fā)、保管，還是傳遞、利用等相關工作中，都要展現良好的職業(yè)操守。信息時代下，網絡技術比較發(fā)達，檔案也逐漸呈現數字化管理發(fā)展，對檔案信息的安全環(huán)境要求更加復雜。也就意味著，信息的保密工作和對檔案人員的信息道德要求也就隨之更加重要和更加嚴格，為此必須要盡快提升檔案管理人員的信息道德。

2.2 提升檔案管理人員的創(chuàng)新能力

隨著檔案管理工作不斷邁向信息化，在當前信息時展的過程中會涉及到傳統(tǒng)檔案管理中不曾觸碰的新問題，如果要讓檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案管理水平在很大程度上有所提升，就必須要提升檔案管理員的創(chuàng)新能力。在此過程中，檔案管理員要善于發(fā)現新鮮事物，掌握新的知識，同時能夠根據隨機應變，在解決問題的時候得心應手，確保檔案管理信息化的穩(wěn)固發(fā)展。還要積極摒棄陳舊觀念，轉變適合當代信息化發(fā)展的創(chuàng)新思維，提高自身的素質。以新思維去看待新問題，以新思想和新對策解決相應的問題，這是新時期檔案管理員必須要具備的能力。

2.3 努力掌握現代信息技術

信息時代的檔案管理者要能將檔案基礎理論和現代信息技術完美結合?，F代檔案信息管理需要懂檔案學的同時又掌握先進信息技術的全能人才，這與傳統(tǒng)檔案管理有很大差異。在信息數字化和網絡化時代下，信息技術給檔案管理工作帶來諸多方便，但在為用戶提供了更全面的查閱信息機會的同時，也將用戶帶入了完全陌生的數字化信息的海洋，這時就要檔案管理人員有很好的信息環(huán)境適應能力，成為用戶所信賴的咨詢師，能通過網絡系統(tǒng)快捷地找到用戶所需求的檔案信息。信息資源的開放和利用水平要求檔案人員的素質過硬，也就是檔案管理人員有寬闊的知識面和合理的知識結構，能熟練使用現代化辦公設備并能熟悉掌握信息網絡技術的技能，同時還要不斷充實自己的業(yè)務知識，去熟悉掌握檔案管理的相關理論知識、業(yè)務環(huán)節(jié)及基本工作技能。

除此之外，檔案管理主體單位還要制定出適合自身企業(yè)發(fā)展的管理制度，去適應檔案在新時期工作的發(fā)展，在組織人員積極參加上級部門的統(tǒng)一業(yè)務培訓外，還要結合實際的工作需要，認真開展內部培訓工作，對檔案管理者進行定期相關現代科學管理技術的傳授。并先后進行檔案工作新標準和檔案信息化建設等知識的相關培訓，使其能及時更新檔案工作的知識，并能不斷對管理人員知識結構進行更新，在一定程度上提高管理者的專業(yè)素質。為適應信息時代的發(fā)展要求，檔案人員要掌握檔案的專業(yè)知識，以保證檔案管理的科學化和規(guī)范化。

2.4 積極提升自身綜合素質

機遇和挑戰(zhàn)在信息化時代并存，形形的誘惑也逐漸增多，只有具備高度的工作熱情和責任感，懷著一種兢兢業(yè)業(yè)任勞任怨的態(tài)度，以及忠誠職守、甘愿拋棄個人名利的職業(yè)操守，才能做好檔案工作。檔案管理者不僅要擁有檔案專業(yè)的基本知識外，還應不斷拓展自己的知識水平，拓寬業(yè)務面，為使用者提供更優(yōu)質的服務。例如，當前諸多檔案都用英語來表達，掌握外語已經成為現代信息檔案人員應該具有的能力。另外，信息時代的知識不斷增長和更新，檔案者要有較高的憂患意識，具有超強的自學能力和活到老學到老的意識，不斷努力，在擴大知識面的同時，還要注重知識的積累和探索，把理論與實踐有機地結合起來，更有效地提高自身綜合素養(yǎng)。

2.5 強化優(yōu)質服務意識

檔案信息管理工作的實踐性很強，檔案工作的出發(fā)點和歸宿是信息服務的功能，管好企業(yè)檔案工作的重中之重是如何用好檔案和用活檔案，這也是管好并利用企業(yè)檔案的最終目的。檔案人員要和其他部門之間加強聯系，摒棄原有的被動服務，變成主動服務的工作模式，積極熱情的服務好每一位利用者；開展網絡檔案信息服務，把更便捷、更優(yōu)質的服務提供給檔案使用者，使信息資源的作用充分發(fā)揮，提高檔案的針對性以及利用價值，是信息時代下檔案工作人員義不容辭的責任。因此，檔案管理者為做好檔案利用的工作，應當轉變積極的服務理念，主動改進積極的服務模式，樹立新型的服務意識。

第9篇：檔案管理基本知識范文

[關鍵詞]建筑設計；文書檔案；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.127

[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01

1 建筑設計單位文書檔案管理的特點

建筑設計單位的文書檔案主要包括生產合同、人事檔案、行政檔案、院內重大活動（如職代會、建院周年慶等）的方案及記錄、各類合作協議、各種上級來文、院務及黨委會議紀要、院內普發(fā)文件、各項規(guī)章制度以及各種重要時刻的照片與影像，等等。對大多數建筑設計單位而言，設計圖紙等技術檔案有著重要的價值，自然受到格外的重視，一般設有專門的圖檔室并安排專業(yè)人員負責管理，而文書檔案則沒有得到足夠的重視。與技術檔案管理相比，整體上還處于比較原始的階段，還有較大的提升空間。

1.1 文書檔案管理過于分散

建筑設計單位根據業(yè)務需要，一般會設置不同的職能管理部門，比如：生產經營處、技術處、人事處、財務處、后勤處與辦公室等，在日常工作中，這些職能部門均是為一線生產經營部門服務的，每個部門每年都會產生一定量的文書檔案。為了使用的方便，這些檔案大都由各職能部門自行存檔管理，比如：生產合同由生產經營處保管、人事檔案由人事處保管、財務資料由財務處保管、各種文件由辦公室保管等，這就不可避免地造成了檔案管理的過于分散，不利于建筑設計單位文書檔案的整體控制與保管。

1.2 管理人員不夠專業(yè)

建筑設計單位普遍缺乏專職文書檔案管理人員，文書檔案管理往往由其他崗位的工作人員兼任，例如：生產合同一般由生產經營處負責資質證書、項目登記，或者由生產一線的人員兼職管理；人事檔案則由人事處負責，或由工資社保的同志兼職管理；辦公室的檔案管理一般由秘書負責，秘書的主要任務是起草文字、收發(fā)文件、登記傳閱、上傳下達等，日常瑣事繁多。這些人因為都不是專職的文書檔案管理人員，用在檔案管理上的時間和精力就十分有限，管理也不夠科學，收集、存放、保管都比較隨意，存在收集不完整、歸檔不到位、借閱不歸還的現象。

1.3 檔案管理手段和技術落后

建筑設計單位的技術檔案（圖紙）管理水平十分先進，大多已采用了電子歸檔，之前沒有電子歸檔的圖紙，也已全部掃描成電子文件，極大地方便了圖紙的歸檔整理和查閱。相比而言，文書檔案則落后的多，基本全是紙質檔案，由于沒有專門的檔案室，檔案保存條件簡陋，年代久遠的一些文件資料，紙張開始變得發(fā)黃發(fā)脆，在翻閱時稍有不慎便會對這些寶貴的資料造成損害。因此，在文書檔案管理過程中，引進一些現代化的管理手段和技術是十分必要的，充分利用現代化的一些軟件和設備，實現文書檔案管理的信息化、數字化并不是難事。

2 建筑設計單位文書檔案管理的改進策略

文書檔案管理作為建筑設計單位職能管理的一部分，有其自身的價值和意義，文書檔案中的各種文件、合同、圖片、影像等資料，是一個單位業(yè)績的體現和歷史文化的積淀，對于提升一個單位的聲譽、影響有潛移默化的作用。因此，應重視文書檔案管理，提升管理水平，發(fā)揮其潛在價值。

2.1 加強對文書檔案管理的重視，整合職能，統(tǒng)一管理

建筑設計單位的一個共同特點是，重業(yè)務、輕黨建，重生產、輕管理，文書檔案管理與生產經營關系不大，不能帶來直接的經濟效益，所以很難引起領導的重視。但一個現代化的建筑設計企業(yè)，必須既重經營，也重管理，對記載著單位發(fā)展歷程和重大成果的文書檔案，更應引起足夠的重視。首先，應成立專門的檔案室，將單位所有的文書檔管集中存放管理。如果條件不允許，至少在現有職能管理部門內開辟一個單獨的空間有序存放本部門負責保管的文書檔案。其次，配備專職的管理人員，專門負責文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計、歸檔和借閱等。再次，要依據《中華人民共和國檔案法》制定適合本單位的檔案管理制度，使文書檔案管理更加規(guī)范化、科學化。最后，要將文書檔案管理納入單位的質量管理手冊，每年進行質量抽查，確保安全有效。

2.2 加強對管理人員的培訓，提高職業(yè)素養(yǎng)

文書檔案管理人員除了應具備基本的政治素質、敬業(yè)精神、服務意識、保密意識和業(yè)務知識外，還要通過不斷學習和培訓，提高職業(yè)素養(yǎng)。首先，建筑設計單位的文書檔案管理人員大多不是科班出身，缺乏基本的檔案管理知識，因此要對他們普及檔案管理的一些基本知識和技能，經過嚴格的培訓再安排上崗；其次，根據建筑設計單位文書檔案的特點，文書檔案管理人員應學習一些勘察設計方面的知識和法律、法規(guī)，以便對所管理的檔案有更深刻的了解，對檔案的功能和價值有較好的把握；再次，檔案管理人員要學習保密法，對文件要嚴格保管，以免因好奇泄密而觸碰法律；最后，管理人員要充分利用文書檔案的價值，為生產一線服好務。

2.3 加強信息化建設，提升工作效率

建筑設計單位文書檔案管理的信息化、現代化水平普遍較低，應向圖書館、檔案館以及一些大型現代化企業(yè)的檔案管理部門學習，加快信息化建設，進一步提升工作效率。首先，單位應投入一定的資金采購硬件設備，如掃描儀、硬盤等；其次，將現有的紙質檔案全部掃描、分類存儲；再次，建立綜合信息查詢借閱系統(tǒng)，通過設置一定權限，方便職工查詢借閱相關資料；最后，逐步實現無紙化辦公，新形成的文書檔案由電子文書逐步取代紙質文書，當然，這是一個慢長的過程，不是一個單位的事情，需要全社會的共同努力。

主要參考文獻