檔案管理的分類精選(九篇)

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第1篇：檔案管理的分類范文

【關(guān)鍵詞】　電子檔案　分類　整理　保護(hù)

隨著醫(yī)療技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案的形式及要求不斷發(fā)展，如何做好醫(yī)院電子檔案的分類、整理及保管工作已成為醫(yī)院檔案管理人員需要學(xué)習(xí)的新課題。

1 電子文件及電子檔案的定義

電子文件指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。

電子檔案指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明［1］。

2 醫(yī)院電子檔案的分類

根據(jù)醫(yī)院的工作特點(diǎn)，醫(yī)院電子檔案主要?jiǎng)澐钟幸韵聨最悾?/p>

2.1電子文書　主要是指用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件以及各種醫(yī)療活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表等。主要包括醫(yī)院的內(nèi)部電子文件、外來電子文件（材料）、電子病歷及一般電子文書材料（如圖片、照片、多媒體資料、日常電子公文）等。

2.2電子影像/圖像

指由圖紙掃描或其他方式產(chǎn)生的二維點(diǎn)陣圖文件。主要包括檢驗(yàn)檢查科室在醫(yī)療活動(dòng)過程中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)影像材料、醫(yī)學(xué)圖像資料及重要的監(jiān)視、視頻材料等。

2.3電子圖紙

指由計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的圖形、圖紙等二維或三維圖形文件，主要包括工程、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工和維修方案等。

2.4配套紙質(zhì)文件

包括上述所有電子檔案形成過程中配套的紙質(zhì)文件及一些軟件開發(fā)任務(wù)書、系統(tǒng)分析報(bào)告、鑒定證書或驗(yàn)收說明、軟件測試報(bào)告、修改記錄、說明等。

3 醫(yī)院電子檔案的整理

3.1電子文件的整理

3.1.1醫(yī)院的內(nèi)部和外部電子文件應(yīng)由文件形成部門負(fù)責(zé)收集積累、整理、編輯，并按要求進(jìn)行組盤，由檔案部門在接收文件時(shí)按照不同年度、來文形式、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。把同一部門的文件集中在組盤可以方便查找和利用。按照不同的年度和保管期限分類可方便檔案的保管和定期刪除或重新挎貝。檔案人員應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及文件歸檔和命名形式，便于歸檔和查找。

3.1.2醫(yī)院一般的電子文件如照片資料及各種PPT、DBF、DOC、TXT、EXE等文件資料整理相對(duì)簡單，只需要按照年度、部門及保管期限進(jìn)行歸檔即可。

3.1.3科技電子文件可按照醫(yī)學(xué)科研、學(xué)術(shù)交流、基建工程、設(shè)備購置等分類整理，再按相應(yīng)的不同年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行歸檔。

3.1.4產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過程形成的電子文件要以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按類別進(jìn)行歸檔。

3.1.5會(huì)計(jì)電子文件整理時(shí)應(yīng)附有會(huì)計(jì)交接表，列明歸檔材料的詳細(xì)項(xiàng)目，如帳薄名稱、編號(hào)、頁數(shù)、啟用日期等、相關(guān)人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，同時(shí)附存紙質(zhì)文件。

3.2電子影像/圖像文件的整理

由于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院每天產(chǎn)生大量的電子影像/圖像文件及電子病歷資料，根據(jù)衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》，在醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像、切片等資料都屬于病歷的范疇。因此，對(duì)與病人有關(guān)的電子影像/圖像資料的保管也要提高到重要的位置。

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由于電子影像/圖像文件、電子病歷資料多在特定的條件和工作平臺(tái)上產(chǎn)生，日常的保管工作應(yīng)由信息中心（科）進(jìn)行管理，但應(yīng)每年對(duì)產(chǎn)生的上述電子文件資料進(jìn)行存盤保管，在歸檔時(shí)應(yīng)按不同年度（時(shí)間）、產(chǎn)生部門、保管期限等進(jìn)行整理，并注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)等內(nèi)容。

3.3電子圖紙屬于建設(shè)項(xiàng)目的按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序進(jìn)行排列，在整理時(shí)應(yīng)注明系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、等內(nèi)容。方便跟蹤及使用。

3.4全部歸檔的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。鑒于磁盤及移動(dòng)硬盤的保存時(shí)限、抗干擾能力及結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性不及光盤，應(yīng)盡量避免使用磁盤或移動(dòng)硬盤存檔。在歸檔時(shí)應(yīng)附有標(biāo)簽、注明編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟硬件條件等。 轉(zhuǎn)貼于

3.5歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套供查閱利用，對(duì)重要的電子文檔資料可復(fù)制第三套進(jìn)行異地保存。

4 電子檔案的保護(hù)

電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度。

4.1建立 “兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。

4.2光盤的保護(hù)

光盤在歸檔時(shí)應(yīng)規(guī)范排放，不宜受壓，應(yīng)直立旋轉(zhuǎn)。在日常的使用及保管過程中注意對(duì)光盤不得擦洗、劃刻、觸摸光盤裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打光盤，以免造成損壞。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤片基霉變。光盤應(yīng)避免接觸外來磁場，外來磁場可作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低。保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，相對(duì)溫度45%～60％，而保存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對(duì)溫度40%±5％［2］；注意避光，光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽光的直射會(huì)使光盤過早老化。防止光盤沾染灰塵和污垢，灰塵對(duì)電子檔案也會(huì)造成危害，有可能會(huì)污染、腐蝕、霉化損壞電子文件載體，造成數(shù)據(jù)信息的丟失，因此應(yīng)注意落實(shí)嚴(yán)格防塵措施。

4.3電子檔案使用條件的保護(hù)

由于電子文件是通過將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，需要通過計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的工作軟件或平臺(tái)才能識(shí)讀，一旦出現(xiàn)技術(shù)過時(shí)或電子文件運(yùn)行的條件和平臺(tái)出現(xiàn)了變化，都會(huì)影響到電子檔案的有效性和使用性，因此在維護(hù)電子檔案的完整性與安全性方面應(yīng)注意做好以下工作：

4.3.1電子檔案運(yùn)行系統(tǒng)及檔案管理的應(yīng)用軟件需進(jìn)行及時(shí)升級(jí)，滿足軟、硬件環(huán)境及文件運(yùn)行的需求。

4.3.2對(duì)電子檔案在使用及利用過程中的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與確認(rèn)。不斷更新安全防護(hù)軟件，是電子檔案安全性的有效保障。

4.3.3鑒于電子載體壽命相對(duì)較短，一般為5-15年，而且易受多種人為的不良因素影響，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存［3］。

4.3.4對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案，及時(shí)采取有效的修復(fù)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。

隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求。除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。努力成為掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的新型檔案管理人員隊(duì)伍中的一員，為醫(yī)院的檔案管理工作做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求.第一部分:電子文件歸檔與檔案管理[S].中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)，GB/T17678.1-1999.

第2篇：檔案管理的分類范文

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。

1.1檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作不重視

檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對(duì)此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對(duì)企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取，就會(huì)對(duì)今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時(shí)致使簡單的按照時(shí)間分類，完全沒有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會(huì)檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會(huì)出現(xiàn)各種問題。

1.3檔案的編號(hào)缺失或不準(zhǔn)確

檔案編號(hào)也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)，使得許多新的內(nèi)容無法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無法確定，已經(jīng)存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

1.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對(duì)新知識(shí)接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用，無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對(duì)新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性

檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對(duì)檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對(duì)待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。

2.1提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識(shí)到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。

2.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對(duì)檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對(duì)檔案的管理會(huì)更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。

2.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.4加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。

三、結(jié)語

第3篇：檔案管理的分類范文

組成部分。實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的專業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施

0 引言

科技水平發(fā)展促進(jìn)我國社會(huì)發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。

1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理是我國人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國檔案管理中依舊存在一些問題，成為我國檔案管理發(fā)展中的障礙。

一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國大部分企業(yè)或單位對(duì)檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過程中對(duì)企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時(shí)檔案管理的管理人員的計(jì)算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。

2 實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施

2.1 實(shí)施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實(shí)施

實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實(shí)施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對(duì)檔案管理中“歷史遺留問題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時(shí)間較長的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。

2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理

實(shí)施網(wǎng)絡(luò)詩句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實(shí)施檔案管理自動(dòng)化軟件，結(jié)合OA辦公自動(dòng)化和MIS信息管理相結(jié)合實(shí)施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動(dòng)化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國某企業(yè)實(shí)施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財(cái)富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲(chǔ)存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時(shí)也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲(chǔ)存空間的問題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。

2.3 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力

提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專業(yè)性。

3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)

3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動(dòng)化管理軟件和虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號(hào)和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問題。

3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高

其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類采用電子檔案自動(dòng)分類管理，依據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動(dòng)化檔案管理能夠智能化對(duì)更新檔案進(jìn)行分類管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對(duì)接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問題。

3.3 檔案管理的工作效率提高

其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來，檔案管理水平和管理手段都逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對(duì)培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運(yùn)用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。

3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展

其四，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專業(yè)會(huì)程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實(shí)現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。

4 結(jié)論

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會(huì)資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]倪代川，戚穎.檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播案例評(píng)析――以《檔案界》網(wǎng)站及《檔案界》電子雜志為例[J].檔案管理，2010，05：59-62.

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第4篇：檔案管理的分類范文

檔案管理的基礎(chǔ)工作一般包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，工作內(nèi)容比較單一，但工作量非常大。檔案管理的基礎(chǔ)工作大多由人工完成，在進(jìn)行檔案資料整理和分類等過程中會(huì)由于疏忽或其他因素的影響，造成檔案資料信息記錄不完整，甚至是檔案丟失，給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來不利的影響。因此，檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理工作人員必須重視檔案管理基礎(chǔ)工作，充分認(rèn)識(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性和作用。

1.促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

檔案管理基礎(chǔ)工作可以使檔案管理更加的規(guī)范化，檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、保管等一系列操作，認(rèn)真、準(zhǔn)確的完成檔案基礎(chǔ)工作可以簡化后續(xù)工作，加快提取有效的信息的速度和質(zhì)量，提高工作效率，此外，還可以明確檔案資料的分類和編號(hào)，方便進(jìn)行檔案資料查找，使檔案資料管理工作更加的規(guī)范。

2.提高檔案資料的準(zhǔn)確性。

檔案管理基礎(chǔ)工作是后續(xù)檔案管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，提高檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性會(huì)對(duì)后續(xù)工作的進(jìn)行有很好的幫助。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)，因此，檔案資料信息的編輯、匯總、分類等工作準(zhǔn)確性就變的更加重要。

3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

當(dāng)代社會(huì)，檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為必然。檔案管理基礎(chǔ)工作與可檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是相輔相成的關(guān)系，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的引擎和運(yùn)算能力的幫助下，檔案資料的檢索和調(diào)取速度可以得到極大的提高。而檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，也減小了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作量，保障了資料錄入的準(zhǔn)確性。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作中常見的問題

檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行整理和分類時(shí)，檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度非常大，往往忽視了對(duì)檔案資料的檢查，在加上檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)工作不重視，就使檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)一些問題。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作不受重視。

檔案管理基礎(chǔ)工作是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作，檔案管理的基礎(chǔ)工作往往工作強(qiáng)度很大，而且工作內(nèi)容單一，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生枯燥乏味的感覺，從而引起對(duì)工作的抵觸或者是應(yīng)付了事。此外，許多檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，日常工作制度也不完善，使得檔案管理工作混亂，檔案資料損壞或者是丟失問題頻發(fā)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，給后續(xù)整理工作造成影響。

2.檔案的分類不合理。

檔案資料分類不合理也是檔案管理基礎(chǔ)工作中常出現(xiàn)的問題。由于檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理機(jī)構(gòu)管理不到位，使檔案資料分類不合理，甚至是混亂。尤其是有一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒有規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案分類時(shí)往往是盲目的按時(shí)間分類，忽視了檔案資料的內(nèi)容，給檔案資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy，增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

3.檔案的編號(hào)不準(zhǔn)確。

檔案編號(hào)就像是檔案資料的身份證件一樣，每份檔案都是獨(dú)一無二的，但是在檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)編號(hào)多份檔案或者是一份檔案多個(gè)編號(hào)的問題，嚴(yán)重的影響了檔案資料的查找和歸檔工作。

4.缺少高素質(zhì)的檔案管理人員。

許多檔案管理機(jī)構(gòu)不重視人才的培養(yǎng)，造成高素質(zhì)檔案管理人員嚴(yán)重短缺，許多資歷深的工作人員還是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式工作，無法理解和應(yīng)用信息化的檔案管理方法，對(duì)數(shù)字化檔案管理體系不了解，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。

三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法

檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)于整個(gè)檔案管理工作是非常重要的，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須采取科學(xué)有效的措施來加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。

1.提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)。

在檔案管理工作中由于檔案管理機(jī)構(gòu)的不重視或者是檔案資料基礎(chǔ)工作工作強(qiáng)度太大，檔案管理工作人員往往忽視了檔案管理基礎(chǔ)工作，工作狀態(tài)散漫，檔案資料管理不規(guī)范，影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育和培訓(xùn)，要讓每一個(gè)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，在工作中規(guī)范自己的行為，保證檔案資料的準(zhǔn)確和規(guī)范。

2.加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化。

檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理等一系列的工作過程，在對(duì)龐大的檔案資料進(jìn)行整理時(shí)，往往會(huì)由于管理不到位而產(chǎn)生錯(cuò)誤，影響了檔案管理的后續(xù)工作。此外，由于檔案管理機(jī)構(gòu)的管理模式和規(guī)章制度各不相同，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案資料的傳遞和共享時(shí)，會(huì)產(chǎn)生許多的問題。因此，必須要加強(qiáng)檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)。國家和各級(jí)政府要統(tǒng)一檔案管理制度，建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)本單位的正規(guī)化建設(shè)，完善自身的管理體系，加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育工作，提高檔案管理工作人員的自覺性，在工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

3.強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)。

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

4.提高檔案管理的安全性。

確保檔案管理和檔案資料的安全性也是檔案管理基礎(chǔ)工作必不可少的一部分。檔案資料的數(shù)量龐大，在進(jìn)行管理時(shí)會(huì)非常的困難，一些檔案管理工作人員會(huì)疏忽對(duì)檔案資料的檢查，無法及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞或者是丟失，因此，檔案管理工作人員必須重視檔案管理的安全性建設(shè)，要定期的對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和整理，一旦發(fā)現(xiàn)檔案資料損壞和丟失要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，對(duì)于有條件的管理機(jī)構(gòu)，要在檔案室安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案資料的安全。

四、結(jié)語

第5篇：檔案管理的分類范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

在學(xué)校的管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容。從檔案管理的作用來看，一方面是檔案可以為學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展提供有效的參考資料。另一方面是利用檔案資料，可以對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)估?？傊?，檔案管理工作具有重要的價(jià)值，所以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于提升檔案管理的質(zhì)量具有重要的意義。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，分析管理中的問題并進(jìn)行針對(duì)性地解決作用巨大。而本文所探討的，正是學(xué)校檔案管理工作中存在的問題以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的策略。

一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不健全。在目前的學(xué)校檔案管理工作中，制度不健全是存在的一個(gè)主要問題。就管理現(xiàn)狀而言，制度不健全主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一是檔案管理的責(zé)任制度存在缺陷，在實(shí)際管理的過程中往往會(huì)發(fā)生責(zé)任遺漏的情況。檔案管理要想獲得較高的效果，必須要對(duì)檔案分門別類地進(jìn)行處理，但是目前存在的分類混亂嚴(yán)重影響了責(zé)任的落實(shí)。第二是在管理檔案的時(shí)候，級(jí)別劃分存在問題。在一般管理中，根據(jù)檔案的價(jià)值會(huì)進(jìn)行不同等級(jí)地劃分，而等級(jí)不同，采取的管理也會(huì)存在差異。目前，等級(jí)劃分的衡量標(biāo)準(zhǔn)缺陷嚴(yán)重，所以檔案價(jià)值的判斷有失標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也是目前學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題。標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一主要是因?yàn)闄n案管理缺乏執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的環(huán)境。就目前的管理現(xiàn)狀而言，檔案管理的流程和步驟劃分模糊不清，所以在具體的管理中很難利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。再者，檔案管理的目標(biāo)建設(shè)也缺乏先導(dǎo)性，所以在實(shí)際管理工作中缺乏統(tǒng)一的目標(biāo)，目標(biāo)缺失導(dǎo)致的管理混亂也是管理標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一的重要原因。簡而言之，目前學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，基本來源于管理環(huán)境的混亂，所以要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，需要從管理環(huán)境入手。

（三）管理人員隊(duì)伍素質(zhì)不高。管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)不高，對(duì)于管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化影響也非常巨大。由于管理人員素質(zhì)不高，所以對(duì)待檔案管理的態(tài)度存在著輕視，正是由于這種輕視使得檔案管理的價(jià)值沒有充分地發(fā)揮出來。再者，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏科學(xué)的管理理念和管理方法，也會(huì)存在檔案分類或者分級(jí)的錯(cuò)誤，更有甚者，會(huì)因?yàn)椴僮鞯膯栴}造成檔案資料的毀壞，這種現(xiàn)象的存在使得檔案管理很難得到進(jìn)一步的提高。

二、學(xué)校檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理策略

（一）強(qiáng)化管理制度，實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范化。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，必須建立規(guī)范化的制度，從目前的管理現(xiàn)狀來看，規(guī)范化的制度需要從兩方面來確立：第一，要建立健全管理責(zé)任制度。在管理中，要將工作進(jìn)行分級(jí)和分類，然后根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀進(jìn)行設(shè)置或者是部門的劃分，通過這樣的方式，使得工作人員有明確的管理范圍，從而可以實(shí)現(xiàn)責(zé)任的全面落實(shí)。第二，要詳細(xì)檔案的分級(jí)制度。在管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，檔案的重要性存在著差別，所以在實(shí)際工作中要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)處理，通過級(jí)別的統(tǒng)一，然后采取統(tǒng)一的管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。打造統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化而言具有重要的作用。要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要做好兩項(xiàng)工作：第一是對(duì)檔案管理的流程和步驟進(jìn)行明確地劃分。在不同的管理階段和管理層次，檔案管理會(huì)存在差異，所以對(duì)檔案管理的過程進(jìn)行步驟劃分，更有利于在各個(gè)過程中實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。第二是在檔案管理的過程中，要確定統(tǒng)一的管理目標(biāo)。在管理目標(biāo)確定的情況下，管理的標(biāo)準(zhǔn)更容易明確。簡而言之，要實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，需要強(qiáng)化管理目標(biāo)。

（三）培養(yǎng)和建設(shè)具有標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)性的管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，專業(yè)的管理隊(duì)伍打造不可缺少。而專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍打造需要進(jìn)行兩個(gè)方面的培養(yǎng)。第一是進(jìn)行檔案管理理論的培養(yǎng)，使管理人員對(duì)檔案管理的重要意義和價(jià)值有更加深刻的認(rèn)識(shí)，從而在工作中能夠重視檔案管理，認(rèn)真對(duì)待管理工作。第二是對(duì)管理人員進(jìn)行實(shí)際管理的培訓(xùn)，包括對(duì)檔案資料的分級(jí)、分類、存儲(chǔ)以及具體的實(shí)施方法等。通過專業(yè)化的操作，可以盡可能地避免操作失誤帶來的分類分級(jí)錯(cuò)誤或者是檔案資料損毀問題。總之，利用專業(yè)化隊(duì)伍實(shí)施檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性必然會(huì)得到提升，管理的效率和質(zhì)量也會(huì)得到提高。

三、結(jié)語

學(xué)校檔案管理是校園管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，通過提高檔案管理的效率和質(zhì)量，可以使得檔案資料的價(jià)值得到更大的發(fā)揮，而檔案價(jià)值發(fā)揮可以幫助學(xué)校進(jìn)行更為合理的發(fā)展規(guī)劃和建設(shè)。所以說，深入地分析校園檔案管理工作存在的問題，然后進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的策略研究，可以實(shí)現(xiàn)校園建設(shè)的科學(xué)化。

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[2]黃潔.淺談中專學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：122.

第6篇：檔案管理的分類范文

關(guān)鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 新途徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成擁有一定保存價(jià)值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國家教委下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》，到2008年國家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國家對(duì)高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。

1 新時(shí)期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進(jìn)關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會(huì)影響到整個(gè)檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過強(qiáng)制性的合規(guī)操作，實(shí)現(xiàn)“依法治檔”，促進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進(jìn)高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識(shí)化進(jìn)程。另一方面，實(shí)施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個(gè)部門、每個(gè)檔案管理人員的工作責(zé)任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個(gè)部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。

2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個(gè)環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。

2.1 高校檔案的收集階段

收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對(duì)高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時(shí)的收集有保存價(jià)值的資料。在實(shí)際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點(diǎn)放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。

2.2 高校檔案的分類整理階段

檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級(jí)及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時(shí)間”進(jìn)行分類的方法，大力實(shí)施“復(fù)合型”分類法。

2.3 高校檔案的保管階段

檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實(shí)現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對(duì)于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進(jìn)程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護(hù)，高校要指定專人進(jìn)行系統(tǒng)軟件硬件升級(jí)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運(yùn)行平臺(tái)。要進(jìn)一步落實(shí)好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實(shí)際，出臺(tái)《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進(jìn)檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進(jìn)程。

2.4 高校檔案的利用階段

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡?！焙秃侠砭幣拧踩４?，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級(jí)，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，增強(qiáng)檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個(gè)用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動(dòng)建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個(gè)部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫，為學(xué)生的成長與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。

總之，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代，加強(qiáng)高校檔案規(guī)范化管理，對(duì)于夯實(shí)高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。實(shí)現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動(dòng)性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進(jìn)一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實(shí)現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護(hù)；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個(gè)性人服務(wù)；最終才能夠更好的實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1] 嚴(yán)小蕾.高校檔案工作規(guī)范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.

第7篇：檔案管理的分類范文

現(xiàn)行的村鎮(zhèn)建設(shè)檔案真實(shí)記錄著村鎮(zhèn)各項(xiàng)工作以及重要的信息記錄，是村鎮(zhèn)運(yùn)行發(fā)展的重要憑證。村鎮(zhèn)建設(shè)檔案也屬于國家檔案的一部分，在社會(huì)發(fā)展的過程中具有重要的記錄作用。村鎮(zhèn)相關(guān)的檔案管理人員要根據(jù)當(dāng)前管理過程中存在的各類問題加以改革??新，從而促進(jìn)我國當(dāng)前村鎮(zhèn)檔案管理工作的全面發(fā)展，從而促進(jìn)村鎮(zhèn)改革發(fā)展各項(xiàng)工作的有效運(yùn)行。

一、現(xiàn)行村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中存在的各項(xiàng)具體問題

1.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

就目前山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀來看，許多管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作還處于忽視的階段，只注重村鎮(zhèn)建設(shè)發(fā)展的過程，很少注重管理相關(guān)的具體活動(dòng)。管理工作中受到過去傳統(tǒng)的思想觀念影響，沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案中所保存的諸多有效信息不能被合理妥善的保管與利用[1]。

2.檔案管理的范圍不明確

就目前村鎮(zhèn)相關(guān)部門針對(duì)檔案管理還沒有制定出一個(gè)完整有效的管理辦法，檔案管理的內(nèi)容也隨著社會(huì)的快速發(fā)展發(fā)生了相應(yīng)的改變。當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理沒有先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)可以參考，只能在實(shí)踐的過程中加深對(duì)各項(xiàng)管理工作的理解。長期的發(fā)展下去，會(huì)導(dǎo)致大量有效的信息資料被忽視丟棄，這樣檔案管理就失去了該有的實(shí)效性，影響了檔案的完整性[2]。

3.檔案缺乏現(xiàn)代化的管理理念

現(xiàn)階段由于許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)用地資源緊張，在后續(xù)的各項(xiàng)工作中降低了檔案室的布置面積，將其作為其它空間使用。在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的今天，仍有許多村鎮(zhèn)還采取人工錄入的方式進(jìn)行信息的錄取和收集，導(dǎo)致檔案管理中的信息量受限，這在一定程度上限制了檔案資源的綜合利用。

二、解決村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理中存在問題的具體辦法

1.加強(qiáng)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)

山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)相關(guān)管理部門對(duì)于檔案管理的重視程度是進(jìn)行管理工作的重要前提，村鎮(zhèn)的各個(gè)部門要將檔案管理的重要性進(jìn)行全面的宣傳并執(zhí)行。通過各類研究討論會(huì)和參觀學(xué)習(xí)的方式為村鎮(zhèn)員工講解檔案管理的重要意義，更全面地提高醫(yī)務(wù)人員的管理意識(shí)。

2.建立檔案管理制度，完善規(guī)范化管理

山東省濱州市沾化區(qū)村鎮(zhèn)要加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。首先對(duì)村鎮(zhèn)現(xiàn)有的資料進(jìn)行相應(yīng)的整理分類，對(duì)檔案管理中所執(zhí)行的各個(gè)步驟加強(qiáng)管理，讓每項(xiàng)措施活動(dòng)都能有規(guī)定的制度指導(dǎo)。最后將所有的檔案作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，對(duì)每個(gè)有效的資源進(jìn)行分類，擴(kuò)大檔案管理的綜合全面性[3]。

3.加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理

在當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理過程中，要想全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，就要付諸一定量的資金投入。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，村鎮(zhèn)建設(shè)檔案所包括的內(nèi)容逐漸增多，憑借過去傳統(tǒng)的技術(shù)和管理方法很難進(jìn)行有效的管理，所以必須引進(jìn)更多先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，促進(jìn)管理方式的科學(xué)化。以現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)取代過去手工管理，實(shí)現(xiàn)智能化的管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)各類檔案進(jìn)行分類編號(hào)，從而便于之后檔案資料的快速查找，不僅提高了管理的效率也增強(qiáng)了管理的科學(xué)化和有序性的提升，符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。

4.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴(yán)格的選取，而是由村鎮(zhèn)其他相關(guān)部門人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)的。檔案管理人員在一定程度上缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)就上崗工作，使得專業(yè)管理技術(shù)不具備應(yīng)有的科學(xué)性。所以企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的招聘活動(dòng)，選取更多優(yōu)秀的管理人才。經(jīng)過嚴(yán)格的刪選培訓(xùn)才能上崗，從根本上提升村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理人力資源的力量，從而進(jìn)一步推動(dòng)各項(xiàng)管理工作的有效開展。

三、村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理工作的創(chuàng)新

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)在告訴發(fā)展，社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)改革進(jìn)程加快。村鎮(zhèn)各項(xiàng)管理運(yùn)行過程都應(yīng)建立在改革發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行。相關(guān)管理機(jī)構(gòu)要以現(xiàn)代化的科學(xué)方法對(duì)村鎮(zhèn)內(nèi)部管理設(shè)備進(jìn)行有效的維護(hù)，從根本上減少檔案管理系統(tǒng)自身存在的危害，提高管理的實(shí)效性。制定科學(xué)合理的管理體系，完善檔案管理的各項(xiàng)流程，維護(hù)信息資源的穩(wěn)定和有效利用率。

從當(dāng)前村鎮(zhèn)建設(shè)檔案管理發(fā)展的實(shí)際情況來看，要完成各類監(jiān)督運(yùn)行的工作，就需要對(duì)系統(tǒng)整體的運(yùn)行情況進(jìn)行有效的把握，明確各項(xiàng)任務(wù)的流動(dòng)情況，在一定程度上保障電子檔案的完整有效性。在檔案管理工作的創(chuàng)新中充分展示出檔案管理的相應(yīng)職能，做好各類文件檔案的分類管理，將科學(xué)化的管理過程吸取到工作的環(huán)節(jié)中，從而提升檔案管理的整體效率。

第8篇：檔案管理的分類范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代化；管理對(duì)策

一、醫(yī)院文書管理的重要性

醫(yī)院的文書檔案客觀記錄了一個(gè)醫(yī)院各個(gè)時(shí)期的重要活動(dòng)，重大事件及工程進(jìn)展，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的廣度與深度，直接反應(yīng)醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開各項(xiàng)活動(dòng)和工作提供了寶貴的資源和經(jīng)驗(yàn)，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分[1]。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段不斷應(yīng)用于工作和生活的各方各面，醫(yī)院文書檔案文件繁多，如何利用現(xiàn)代化技術(shù)將其進(jìn)行分類及管理成為目前的重大課題。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對(duì)文書檔案管理重視程度不夠

由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對(duì)其管理意識(shí)薄弱，而多集中如何提高醫(yī)院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，有人認(rèn)為對(duì)醫(yī)院文書管理的工作簡單，不需要技術(shù)含量，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展并沒有什么意義，沒有存在意義。長期存在的觀念抑制了在現(xiàn)代化背景下文書檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，造成了醫(yī)院文書檔案資料缺失或分類不當(dāng)，降低其的利用率。

（二）醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院的人才培養(yǎng)中多關(guān)注引進(jìn)高端醫(yī)療技術(shù)人員，忽略了管理方面的人才引進(jìn)；在人才培養(yǎng)方面，注重療效知識(shí)的教育培訓(xùn)，卻忽略了對(duì)醫(yī)院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫(yī)院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業(yè)的學(xué)生，來自計(jì)算機(jī)、護(hù)理等專業(yè)的人員通過自學(xué)相關(guān)知識(shí)，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業(yè)背景，難以投入到文書檔案管理復(fù)雜的工作當(dāng)中。此外，醫(yī)院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動(dòng)，為醫(yī)院的文書檔案管理也加大了難度。

（三）文書檔案管理制度存在缺陷

由于缺少與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的管理制度，多數(shù)醫(yī)院并沒有對(duì)文書檔案建立完善的管理制度，使得相關(guān)的資料收集、整理、儲(chǔ)存不當(dāng)；各部門對(duì)醫(yī)院文書檔案適應(yīng)分散管理，對(duì)其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質(zhì)量層次不齊，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，除了紙質(zhì)版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復(fù)保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）文書檔案管理硬件設(shè)備投入不夠

醫(yī)院對(duì)于先進(jìn)的治療設(shè)備投入加大，但在文書檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備上投入較少，一些醫(yī)院對(duì)于單獨(dú)文書檔案室的設(shè)立，管理管理設(shè)備及消防設(shè)備達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；此外一些醫(yī)院并沒有將計(jì)算機(jī)設(shè)備及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)引進(jìn)文書檔案管理中，多數(shù)管理還集中于手工管理，自動(dòng)化管理程度?。磺以谧詣?dòng)化檔案管理中，工作人員無法很好的應(yīng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)管理、信息安全以及防御計(jì)算機(jī)病毒、修復(fù)技術(shù)等，知識(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的開發(fā)和利用與其他管理領(lǐng)域存在很大差距[2]。

三、提高醫(yī)院文書管理檔案的對(duì)策

（一）加強(qiáng)醫(yī)院管理人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度

通過對(duì)醫(yī)院各層人員培訓(xùn)，提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，尤其要增強(qiáng)管理人員的重視意R。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視意識(shí)提高，才能提高管理在醫(yī)院地位的提高，才能增加對(duì)檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫(yī)院醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)能力，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，為檔案管理提供必要的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。文書檔案管理工作不是分散的，而應(yīng)作為統(tǒng)一管理的，因此要加強(qiáng)各部門的交流與溝通，推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大文書管理檔案高端管理人才的引進(jìn)投資，招收具有檔案管理背景或有經(jīng)驗(yàn)的工作人員；定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其接受更專業(yè)、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的知識(shí)體系，從而不斷提高自身的素質(zhì)；加強(qiáng)工作人員對(duì)計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用能力；此外減少檔案管理崗位的流動(dòng)性也有助于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程。

（三）完善檔案管理的各項(xiàng)相關(guān)制度

建立健全文書檔案管理制度，對(duì)文書檔案的范圍準(zhǔn)確定義，并明確檔案管理人員職責(zé)，對(duì)整個(gè)醫(yī)院不同部門的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理；建立關(guān)于文書檔案管理的考核制度，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，確保其業(yè)務(wù)水平，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于業(yè)務(wù)能力較差的檔案管理人員，對(duì)其進(jìn)行二次培訓(xùn)，實(shí)行考核上崗等。此外還應(yīng)對(duì)文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。

（四）推進(jìn)文書檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著我國人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢(shì)，單純通過手工完成對(duì)其記錄、分類及儲(chǔ)存以不能滿足人們的需求，因此必須引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)、云技術(shù)等運(yùn)用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設(shè)備的投入，完善資料室的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施；其次重視紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，并對(duì)檔案中重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行整理，缺失的內(nèi)容予以標(biāo)記，并對(duì)已有文書檔案進(jìn)行分類，便于之后的檔案統(tǒng)計(jì)，有利于提高工作的自動(dòng)化程度；此外要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，將各類檔案信息納入其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作復(fù)雜，需要長期的投入，是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。因此醫(yī)院各層必須對(duì)該工作予以重視，加大投資人才和設(shè)備，解決好目前存在的問題，發(fā)揮其在醫(yī)療工作、教學(xué)科研及醫(yī)院管理中的作用，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]紅.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2013，12（02）：126.

[2]黃建華.探討醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].北方藥學(xué)，2013，10（07）：151.

第9篇：檔案管理的分類范文

1信息挖掘技術(shù)

1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。

1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法

二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。

1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析

計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。

2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理

系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：

2.1收集法

該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。

2.2保留法

該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類法通過計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。

3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性

計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：

3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面

一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。

3.2提升檔案管理的質(zhì)量

在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

4結(jié)語

綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。

作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗(yàn)中心

參考文獻(xiàn)