文書與檔案管理精選(九篇)

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第1篇：文書與檔案管理范文

文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時代的需求，很難滿足當前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F(xiàn)代科學技術(shù)的快速發(fā)展，計算機已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域、各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計算機科學技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設(shè)計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實意義。

2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實現(xiàn)嚴格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學的管理辦法彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)以嚴格的業(yè)務(wù)流程為導向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實現(xiàn)的功能點，進而開發(fā)出對應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)中，首先要實現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進行下發(fā)與傳輸，所以要實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進行操作。當然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計和實現(xiàn)以下功能點來實現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實際的業(yè)務(wù)需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對文書檔案預(yù)訂操作，當查詢到對應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進行操作，文書人員可以根據(jù)實際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態(tài)。在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進行設(shè)計，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實現(xiàn)對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，主要是以實際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻：

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第2篇：文書與檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革

0引言

文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強的專業(yè)技術(shù)性和操作性?，F(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學內(nèi)容上要著力從學科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實用、知識精講、側(cè)重實務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學習，重點培養(yǎng)學生建構(gòu)系統(tǒng)的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。

1轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系

傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現(xiàn)理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學觀念。要堅持“學用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計專業(yè)培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學習后的集中實習周或?qū)嵙曉?，系統(tǒng)訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實際工作奠定扎實的基礎(chǔ)。

2積極探索研究，改革教學方法

文書工作與檔案管理的課程設(shè)計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規(guī)律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學，在適當?shù)臅r機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進行實習，實現(xiàn)理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內(nèi)容和所需課時，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。

2.3探索新型教學方法

2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應(yīng)用能力。:

2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經(jīng)驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活?，F(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學過程中，根據(jù)教學重點教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實生活中的工作環(huán)境，使學生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設(shè)置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發(fā)學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。

2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規(guī)律。運用實物演示教學，正是從這一認識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時候，可以結(jié)合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。

2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎(chǔ)上，組織學生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時也可以學習現(xiàn)代數(shù)字化、科學化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計算機技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進作用。

3加強“雙師型”教師隊伍建設(shè)

受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊伍建設(shè)和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學改革發(fā)展的必然要求。首先要加強宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學校領(lǐng)導的觀念，使他們充分認識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學習中去。對于從高校畢業(yè)直接進入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業(yè)實踐，在實踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實踐和機會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經(jīng)驗、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質(zhì)量的有效方法之一。

將先進的教學改革理念有機地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學改革之路必定會越走越寬。

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第3篇：文書與檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文書檔案績效考評實踐探討

醫(yī)院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系，對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發(fā)利用等指標進行考核，切實將文書檔案規(guī)章制度落到實處，進一步提高對文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價值。

一、健全醫(yī)院文書檔案管理制度

是檔案管理績效考核的基礎(chǔ)

第一，做好公文管理工作與檔案工作的規(guī)范銜接，從源頭規(guī)范管理公文的水平和質(zhì)量。醫(yī)院各類公文是文書檔案的來源，同時檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準確性，規(guī)范性，必須從公文處理的各個具體環(huán)節(jié)。我院采取的是相關(guān)職能部門負責起草文書，醫(yī)院辦公室統(tǒng)一印發(fā)。所有以醫(yī)院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫(yī)院內(nèi)部形成的公文，均由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一歸檔，確保文書檔案完整性和連續(xù)性。公文的擬制是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，針對各職能部門負責人對公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內(nèi)容等嚴格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎(chǔ)和前提。

第二，規(guī)范文書立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔，歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯(lián)系，便于保管和使用。同時，文書檔案的保密性要求嚴格執(zhí)行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫《檔案借閱申請》，部門負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經(jīng)辦人填寫申請，立卷部門負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。

二、提高醫(yī)院文書檔案管理意識

是檔案管理績效考評的保障

第一，加強領(lǐng)導的管理意識。醫(yī)院將檔案管理工作納入“十二五”規(guī)劃中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展，并作為醫(yī)院發(fā)展及爭創(chuàng)全國優(yōu)質(zhì)醫(yī)院的重要內(nèi)容來抓。本單位檔案工作由院領(lǐng)導直接分管，辦公室主任主管，院領(lǐng)導充分認識到檔案作為信息資源在醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫(yī)院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設(shè)施，配備了業(yè)務(wù)技術(shù)強，政治思想好，綜合素質(zhì)好，工作有責任心的黨員同志負責，實行職能科室一檔案室一主管領(lǐng)導三級管理體制。

第二，提高歸檔科室的責任意識。醫(yī)院在綜合檔案管理專職人員的基礎(chǔ)上，在每個職能科室設(shè)立一名兼職檔案管理員，通過加強宣傳、組織業(yè)務(wù)培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書檔案管理人員的歸檔意識和業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。兼職檔案管理人員專門負責本科室檔案材料的收集工作，醫(yī)院檔案室專員定期到各科給予業(yè)務(wù)指導，提高實際操作的業(yè)務(wù)水平，規(guī)范文件歸檔的每個環(huán)節(jié)。通過醫(yī)院院報、醫(yī)院網(wǎng)站、中層干部例會等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀念。

第三，樹立檔案專職人員的服務(wù)意識。檔案專職人員的服務(wù)意識體現(xiàn)在要關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，主動了解醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作，搞清服務(wù)方向、服務(wù)對象和服務(wù)重點，用好用活檔案，為醫(yī)院發(fā)展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫(yī)院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)意識的強弱、服務(wù)質(zhì)量的高低，關(guān)系著檔案工作自身的發(fā)展和檔案開發(fā)的成效。

三、醫(yī)院文書檔案的開發(fā)和利用

是檔案管理績效考評的動力

作為三級甲等腫瘤?？漆t(yī)院，醫(yī)院注重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的同時，隨著電子信息化程度的提高，同時機關(guān)單位無紙化辦公的推進，對文書檔案的管理意識日漸淡薄，檔案資料存在散失的現(xiàn)象。如何扭轉(zhuǎn)這一局面，醫(yī)院著重在檔案的利用與開發(fā)方面動腦筋、挖潛力，通過展示檔案工作的價值，進一步加強對檔案工作的重視和認可程度。

第4篇：文書與檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有較強的綜合性、專業(yè)性和實踐性。檔案管理是文秘工作的重要內(nèi)容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關(guān)系，二者同時也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，對將來和現(xiàn)在都十分重要。

1.文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系

這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務(wù)中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續(xù)集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。隨著信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統(tǒng)。這就要求各個相關(guān)部門對檔案的錄入和輸出都按照統(tǒng)一的格式進行。這樣就方便了管理，減少了許多重復工作，節(jié)約了時間、財力、人力，使這兩種工作更加規(guī)范，從而滿足現(xiàn)代化的要求。

2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規(guī)范

公文是非常規(guī)范的一種文體，我國也出臺了相應(yīng)的法律規(guī)范對其制發(fā)、使用等環(huán)節(jié)進行了規(guī)范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過程中，沒有在正文中對附件進行標識，出現(xiàn)多個附件時沒有對附件進行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規(guī)范現(xiàn)象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規(guī)范化和管理等工作。

2.2 版記不全面，辦理程序不規(guī)范

版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實現(xiàn)“文檔一體化”的一個重要標識。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發(fā)單位，不標明印發(fā)部門和時間等，文件主題詞選用不準確，把公文標題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象，直接影響到文書檔案管理工作。

2.3 歸檔資料不完整、編號不規(guī)范

在傳統(tǒng)的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進行裝訂存檔。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始使用電腦進行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒有及時登記出現(xiàn)漏編、錯編甚至重編的現(xiàn)象，造成公文編號不規(guī)范。

2.4 用紙不達標，裝訂不規(guī)范

公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質(zhì)量差和耐折度低，保存時間不長便開始發(fā)黃。紙型大小不規(guī)范，即使是同一型號的紙，有時大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時方便，將自己唯一的資料交給上級，導致部門內(nèi)部資料減少。

2.6 移交資料不及時

因為日常的公文及其他工作任務(wù)比較繁忙，導致移交資料不及時，給檔案管理工作造成了不利影響。

3.實現(xiàn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1 強化文檔相關(guān)人員的管理意識

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個部門相關(guān)工作人員的管理意識。在完成本部門工作任務(wù)后多了解另一個部門的工作，提高自身工作意識，為實現(xiàn)這兩種工作向著一體化發(fā)展打下基礎(chǔ)，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。

3.2 強化全過程管理工作

1）樹立質(zhì)量管理意識。

2）要嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定。

3）要理順管理體制，完善組織機構(gòu) ，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

4）要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序辦理公文。

5）要依靠先進的裝備和技術(shù)。要與單位的現(xiàn)代化發(fā)展同步，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具適應(yīng)檔案法律法規(guī)的要求，并強化其操作的熟練性和規(guī)范化。

3.3 加強標準化建設(shè)

“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標準化才能形成。沒有統(tǒng)一的標準，“文檔一體化”的綜合管理網(wǎng)絡(luò)就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統(tǒng)一標準、強化標準，并且以一定的手段促使各級文書檔案部門實行標準，這是我們今后一段時期工作中應(yīng)特別加強的一項工作。不僅如此，“文檔一體化”建設(shè)不應(yīng)只限制在傳統(tǒng)的文書檔案部門，還應(yīng)擴展到各種職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的檔案領(lǐng)域，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮“一體化”數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢。

3.4 強化文秘部門文書立卷工作

文書立卷是文書處理工作的一個重要組成部分，是條理化、系統(tǒng)化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉(zhuǎn)處理的終點與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后， 由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T及時整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是二者真正意義上的銜接點。各職能部門辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員或?qū)Ｂ毴藛T集中統(tǒng)一保管，并根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日常化。文書立卷的關(guān)鍵是要有計劃地做好平時積累，并進行分門別類的管理，這樣既方便平時查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

3.5 加強公文的標準化建設(shè)

要想實現(xiàn)這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標準化。這會使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)更加便捷，不存在標準不一樣的麻煩。

4.結(jié)束語

綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個有效手段；在實踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進行的；有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。

參考文獻

[1] 余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

第5篇：文書與檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代化；文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097

[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02

現(xiàn)代化文書檔案管理的實施，是為了進一步提高文書檔案的安全性，并高效分析和處理檔案信息，提高其管理能力和服務(wù)質(zhì)量。文書檔案管理的現(xiàn)代化，主要包括信息化和規(guī)范化兩個方面，并具體圍繞著制度、技術(shù)和人才進行管理，實施科學、可行的管理辦法。

1 現(xiàn)代化文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要價值

1.1 提高企業(yè)信息的分析和處理能力

文檔案信息，能夠詳細反映出企業(yè)的發(fā)展概況和現(xiàn)實狀況，其關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展。在文書檔案管理工作中，不僅需要保證關(guān)于企業(yè)發(fā)展的信息資料的安全和完整，還需要重視這些信息的功能和作用。文書檔案信息能夠為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展給予指導和引領(lǐng)，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供有價值的參考。為了從文書檔案中獲取更加全面的信息資料，企業(yè)需要對其進行嚴格、規(guī)范的管理，以高效完成信息資料的調(diào)取、分析和處理等工作，因此，實現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理顯得尤為重要。應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，建立文書檔案信息系統(tǒng)，極大的擴展了文書檔案的儲存空間。同時還能利用計算機代替人工，更加快速的分析和處理信息資料，提高了信息服務(wù)工作的效率和質(zhì)量，減輕了相關(guān)工作人員的壓力和負擔。由此可見，現(xiàn)代化文書檔案管理對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著積極的影響。

1.2 創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益

文書檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程，涵蓋了生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多項工作。企業(yè)經(jīng)營發(fā)展與管理過程中所出現(xiàn)的問題，均可以參考文書檔案找尋原因，以更好的采取解決辦法。在當前社會環(huán)境下，面對復雜多變的經(jīng)濟形勢，企業(yè)發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)。而提高文書檔案管理水平，能在很大程度上提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。為了進一步提升文書檔案管理的安全性，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變其管理理念，更新其管理策略，依托于先進的技術(shù)和規(guī)范的制度，將文書檔案信息轉(zhuǎn)換為有價值的資源和生產(chǎn)力，以更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟價值。

1.3 更新經(jīng)營理念

現(xiàn)代化文書檔案管理，能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理工作提供全新的思路，轉(zhuǎn)變其經(jīng)營理念。企業(yè)領(lǐng)導干部需要對文書檔案管理工作予以重視，能根據(jù)其信息資料，更加清楚認識到企業(yè)今后的發(fā)展形勢，更新經(jīng)營理念。還能合理進行工作任務(wù)安排，讓每一名員工的價值均能在崗位中予以實現(xiàn)，自覺規(guī)范要求，重視創(chuàng)新與創(chuàng)造，其對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著良好的推動作用。

2 現(xiàn)代化文書檔案管理的不足之處

2.1 缺乏專業(yè)、明確的文書檔案管理機構(gòu)

部分企業(yè)單位在開展文書檔案工作過程中，沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，多是由人事管理部門負責。文書檔案管理的分工不明確，從事文書檔案管理的并不是專業(yè)的工作人員，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平不高，對電算化技術(shù)和信息技術(shù)的掌握不夠熟練，這在很大程度上影響了文書檔案管理的工作質(zhì)量，同時也制約了文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 缺乏規(guī)范化的管理制度

很多企業(yè)單位在文書檔案管理方面缺乏規(guī)范化和標準化的制度。當前，企業(yè)文書檔案管理工作正逐漸朝著信息化和自動化過渡，這便需要一個更為標準化和規(guī)范化的管理體制。文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的主要內(nèi)容包括應(yīng)用軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，但由于缺乏規(guī)范化的管理制度，資料的收集和儲存不嚴謹，文檔分類不合理，應(yīng)用軟件雜亂。文書檔案的收編管理缺乏統(tǒng)一的標準，其通用性和適用性較為欠缺，信息資料的完整性、準確性以及安全性均難以保障，這是現(xiàn)階段文書檔案管理工作中需要改進的部分。

2.3 信息化建設(shè)滯后

從某種意義上說，文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展也是信息化的發(fā)展。但文書檔案的信息化建設(shè)相對滯后，企業(yè)在該方面的投入較少，這就導致文書檔案信系統(tǒng)相關(guān)硬件和軟件功能不全，辦公系統(tǒng)落后，相關(guān)設(shè)備和技術(shù)得不到及時更新和升級，數(shù)據(jù)庫和整編庫尚不完善，電子文件資料的存儲存在障礙。與此同時，缺乏防火墻、殺毒軟件對信息系統(tǒng)的防護，文書檔案的安全性難以得到保障。

3 現(xiàn)代化文書檔案管理的新思考

3.1 管理制度的完善

文書檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，需要依托于規(guī)范化、標準化的管理制度，進而保證管理工作的質(zhì)量?；谄髽I(yè)自身的管理體制和組織架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際，建立健全企業(yè)單位文書檔案管理制度；設(shè)置專門的文書檔案管理機構(gòu)，并由專業(yè)的管理人員負責，分別管理紙質(zhì)文檔和電子文檔；改變傳統(tǒng)的工作形式，更加靈活地進行管理。加快文書檔案的信息化建設(shè)，并加強對文書檔案信息系統(tǒng)的管理，并將其納入管理制度的條目中。文書檔案的調(diào)取和查閱，需要進行詳細的登記和記錄，相關(guān)管理人員需要認真履行其職責，嚴格執(zhí)行文書檔案管理制度，避免出現(xiàn)差錯。建立相應(yīng)的考核制度，以激勵管理人員，調(diào)動其工作積極性，使其全身心投入文書檔案管理工作中。

3.2 管理技術(shù)的革新

進一步加快文書檔案的信息化建設(shè)，需要依托于先進的技術(shù)手段，增加在該方面的資金投入。購進性能良好的硬件設(shè)備，開發(fā)和應(yīng)用功能強大的軟件設(shè)備，加強對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，進而推動文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。加快文書檔案管理技術(shù)的革新與升級，提高其信息化程度，高效處理繁雜、龐大的信息，減輕管理人員的工作負擔，同時保證文檔信息的準確性。應(yīng)用防火墻、殺毒軟件，提高文書檔案信息系統(tǒng)的安全性。應(yīng)用密鑰技術(shù)，設(shè)置信息的查詢權(quán)限，并設(shè)置保護密碼，分別由檔案管理人員和企業(yè)領(lǐng)導掌握，以保證文書檔案信息的安全性。對于查閱資料的用戶，經(jīng)過實名認證和身份認定后方可登錄系統(tǒng)，并做好相關(guān)記錄。

3.3 管理隊伍的建設(shè)

現(xiàn)代化文書檔案管理工作的責任和難度較大，需要工作人員具有良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，加強對文書檔案管理隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才。現(xiàn)代化文書檔案管理人員需要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，并重點予以培養(yǎng)。定期開展培訓活動，讓文書檔案管理人員能夠在盡可能短的時間內(nèi)掌握新技術(shù)，定期開展技能考核，并將其納入績效考核中，營造競爭的氛圍，提高工作人員的責任意識，不斷提高自身素質(zhì)，進而從整體上提升現(xiàn)代化文書檔案管理水平。

4 結(jié) 語

現(xiàn)代化文書檔案管理，對現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著重要的指導和引領(lǐng)作用，有助于提高企業(yè)信息的分析和處理能力，更新管理理念，幫助企業(yè)制定正確的經(jīng)營管理決策，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益，其應(yīng)用價值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技術(shù)革新，強化人才隊伍建設(shè)，以全面提高現(xiàn)代化文書檔案管理水平，對企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。

主要參考文獻

[1]徐曉霞.提高企業(yè)檔案文書管理效能的實踐路徑[J].東方企業(yè)文化，2015（16）.

[2]邱迎瑩.供電企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理探究[J].勞動保障世界，2015（12）.

第6篇：文書與檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文書檔案 信息化 利用

中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0237-02

科學技術(shù)的迅猛發(fā)展給醫(yī)院文書檔案的信息化管理帶來的很大的便捷，對促進醫(yī)院管理效果的提升發(fā)揮了巨大的作用。但由于我國很多醫(yī)院的文書檔案在信息化建設(shè)上起步比較晚，仍存在著不少的問題，制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用。為此，有關(guān)部門必須高度重視文書檔案信息化管理與利用工作，促進醫(yī)院管理水平的持續(xù)提升。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的意義

1.1 提升辦公效率

傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發(fā)生各種錯誤。而計算機擁有強大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統(tǒng)計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環(huán)節(jié)都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。

1.2 共享檔案資源信息

文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實現(xiàn)了檔案目錄與內(nèi)容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現(xiàn)了同其它醫(yī)療機構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通，提高了檔案資源的利用效率，所調(diào)閱的信息能夠及時脫機處理和適時響應(yīng)，查準率和查全率都得到了保證。

1.3 信息傳遞安全及時

傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案的傳遞受人為、距離、方式等的影響，容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，給工作帶來的嚴重影響。而信息化管理以網(wǎng)絡(luò)作為傳遞平臺，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息傳遞的安全性與及時性。

1.4 信息資源保存穩(wěn)定

電子文件載體的壽命比傳統(tǒng)紙質(zhì)載體要長的多，在高溫、高濕等惡劣環(huán)境下，紙質(zhì)文書檔案就會發(fā)生損失，而電子文件則不會發(fā)生這些情況。電子技術(shù)的發(fā)展異常迅猛，也給醫(yī)院文書檔案的存儲帶來的很大的便捷，可選用光碟、閃存、移動硬盤等各種載體，這些載體不僅信息儲存方便快捷，且不易受外部環(huán)境干擾，信息資源保存非常穩(wěn)定。

1.5 充分發(fā)揮多學科檔案資源互補的作用

不同學科之間，由于各自學科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學科上的跨度，信息資源的調(diào)度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學科的檔案信息都了如指掌。而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進行簡單的平臺操作，就可以迅速調(diào)閱出不同學科的信息，發(fā)揮了多學科檔案資源的互補功效，管理效能大大提升。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用中存在的問題

雖然醫(yī)院文化檔案的信息化管理利用的優(yōu)勢非常明顯，但也存在著一些不可忽視的問題。

2.1 與其它學科檔案資源信息共享方面重視程度不高

管理者往往只是重視自身學科文書檔案的信息化建設(shè)，敝帚自珍，不同學科之間的信息資源很難做到及時調(diào)閱。這導致在信息資源利用中，無法實現(xiàn)資源的跨學科調(diào)閱利用，降低了工作效率，延誤了診治時間。究其原因，還是不同學科的檔案資源信息的共享重視程度不夠。

2.2 檔案管理軟件的橫向?qū)酉鄬?/p>

由于醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量不斷提高，對其標準要求也日漸提升，傳統(tǒng)檔案管理軟件的開發(fā)相對而言就顯得比較滯后，不同的檔案軟件，由于在開發(fā)技術(shù)環(huán)境、使用方式、接口上等的不同，導致其很難做到橫向?qū)?，可擴張性和兼容性都不夠理想，影響了對檔案的管理利用效率。

2.3 文書檔案管理與利用宣傳力度不夠

當前，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用已滲透至醫(yī)院的方方面面，如文書檔案管理系統(tǒng)、單位內(nèi)部助力辦公系統(tǒng)、科教管理系統(tǒng)、醫(yī)院基建、設(shè)備管理系統(tǒng)等，都已得到了廣泛的應(yīng)用。但由于部分管理者的思維還停留在固有觀念上，并沒有將這些系統(tǒng)有機整合提高檔案管理，有效利用，導致其檔案資源整合管理利用效率不高，作用難以充分發(fā)揮。

3 提升醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用效果的途徑

面對醫(yī)院文書檔案信息化管理利用中存在的問題，必須采取切實有效的措施，才能不斷提升其管理利用效率。

3.1 規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系

醫(yī)院采用的檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)存儲、收集整理、權(quán)限控制、借閱管理、統(tǒng)計報表、檢索瀏覽、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)輸入輸出等功能，確保醫(yī)院文書、職能管理檔案的信息資源利用開發(fā)、業(yè)務(wù)流程管理和一體化管理，實現(xiàn)文書、職能管理檔案系統(tǒng)網(wǎng)、內(nèi)部信息網(wǎng)三網(wǎng)間的互聯(lián)互通，建立科學的檔案管理利用基本體系。

3.2 提高各部門對檔案集合體的認知意識

醫(yī)院文書檔案管理者必須清醒的認識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責任，也不是醫(yī)院哪個部門、哪個科室的責任，所有人員和部門，如黨辦、護理部、醫(yī)務(wù)處、總務(wù)處、藥劑科、門診部、設(shè)備科、財務(wù)處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環(huán)，哪一環(huán)出了問題，檔案信息資源發(fā)生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產(chǎn)生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認知意識，共同為實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理而貢獻力量。

3.3 加強信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化布局建設(shè)的力度

必須依托醫(yī)院已形成的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，提供信息的聯(lián)機、公共目錄的查詢、檢索服務(wù)。還應(yīng)提供檔案信息咨詢服務(wù)，以定向和定題授權(quán)的方式，為員工提供交互式的信息查詢服務(wù)，便于其能夠及時了解到文書檔案及職能科室歸檔信息。利用現(xiàn)代化計算機技術(shù)，對檔案信息進行深層次提煉、加工與開發(fā)，從而擴展醫(yī)院檔案的服務(wù)功效和范圍，提升醫(yī)院的文書檔案，職能科室管理檔案的總體質(zhì)量水平。

3.4 注重檔案資源的挖掘與持續(xù)性發(fā)展

文書檔案資源是醫(yī)院重要的戰(zhàn)略性資源之一，是醫(yī)院多年來發(fā)展成果的最寶貴結(jié)晶。在挖掘檔案資源內(nèi)在價值的過程中，應(yīng)將重點放在醫(yī)院管理、重大事件、重點項目、科學技術(shù)、會計憑證、設(shè)備儀器、科室文化、特殊載體等方面的檔案資源的歸檔整理利用上，從而提升其管理利用的潛力。同時，醫(yī)院各個部門和人員還應(yīng)注意檔案信息的不斷更新，采取現(xiàn)代化技術(shù)手段改善檔案信息的管理質(zhì)量，時刻保證檔案信息的實時性，確保檔案資源的可持續(xù)發(fā)展。

3.5 樹立檔案資源為醫(yī)院工作和員工服務(wù)的理念

文書檔案的信息化管理利用，有利于實現(xiàn)檔案的一次性輸出記錄，擴展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機對醫(yī)院各種載體和門類的檔案進行儲存，既利于醫(yī)務(wù)工作者的閱讀查找，同時也節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費，確保了醫(yī)院工作效率，也為醫(yī)院創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟效益與社會效益，這也反過來推進了醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的不斷發(fā)展。

4 結(jié)語

加快醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用建設(shè)步伐，加強與職能科室的橫向信息化對接與管理，功能互補，注意檔案資源的開發(fā)利用，達到與醫(yī)院各項工作協(xié)調(diào)一致，可持續(xù)性發(fā)展的功能，對提升我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)水平有著非常重要的意義。醫(yī)院管理者應(yīng)高度重視這一問題，多措并舉、持續(xù)用力，不斷促進我國醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)利用水平邁上一個嶄新的臺階。

參考文獻

[1]王健.淺談對加強醫(yī)療檔案信息化管理的思考[J].價值中國，2013（4）.

第7篇：文書與檔案管理范文

關(guān)鍵詞：文書檔案 辦公自動化 管理

隨著中國特色社會主義建設(shè)日新月異的發(fā)展，我國檔案事業(yè)得到了前所未有的迅速發(fā)展，文書檔案管理也進入了飛速發(fā)展的時代。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息滿足社會各方面的需求，從而實現(xiàn)文書檔案管理自動化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。下面，筆者就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談點粗淺的認識。

一、應(yīng)用辦公自動化進行文書檔案管理優(yōu)勢

（一）辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的優(yōu)勢之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費時費力。計算機管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。

（二）實現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對所調(diào)信息資源做出適時響應(yīng)和脫機處理，保證其查全率和查準率。同時，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺可以及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態(tài)。

（三）提高文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負責郵發(fā)，受到距離長短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、應(yīng)用辦公自動化在文書檔案管理中制約因素

（一）電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都是對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗。

（二）對檔案綜合管理人員要求較高。對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。要實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，要具備較高的知識儲備和先進技術(shù)水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏檔案綜合管理人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用。

三、文書檔案應(yīng)用辦公自動化管理的對策

（一）辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：一是從硬件建設(shè)和投入上下工夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對這些設(shè)備（施）了解、學習直至熟練運用，達到增強業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”的模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴大自身的交際面。通過交流，學習兄弟單位成功的經(jīng)驗方法，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷擴充檔案管理人員的信息源和創(chuàng)新思維。

第8篇：文書與檔案管理范文

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)越性

電子文件作為20世紀的新生事物，在我國檔案國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中將其定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”由于載體的特殊性，使其在檔案管理工作中，具備了很多以往手工檔案所不具有的優(yōu)點。

首先，儲存介質(zhì)上來說：低碳環(huán)保――電子文件以數(shù)據(jù)形式存儲，具有重量輕、體積小、信息容量大等特點，極大節(jié)省了紙張、柜架、庫房等儲存空間，非常符合現(xiàn)在倡導的低碳環(huán)保。

其次，從可操作性來說：方便高效――數(shù)據(jù)化的存儲為數(shù)據(jù)化的利用帶了便利，通過計算機數(shù)據(jù)處理，能方便的進行檢索、復制、修改等操作，高效靈活。

再次，從內(nèi)容上來說：豐富多彩――電子文件的出現(xiàn)，使文件的存儲擺脫了過去紙質(zhì)文件單一的圖文存儲，拓展到了聲音、影像等多媒體信息。

最后，從檔案利用率上來講：信息交流，資源的共享――在傳統(tǒng)的手工模式下，醫(yī)院各部門之間的檔案工作往往是各自為政，很多有用的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案管理進行信息化處理后，可以通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行信息的傳輸和共享，供更多人進行信息的溝通與交流。檔案價值在很大程度上得到充分利用。

二、文書檔案信息化管理的弱點

1.電子檔案的真實性受到限制

檔案區(qū)別于其他信息資料，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。由于檔案的原始記錄具有真實性，所以它也具有法律憑證的作用。例如當事人的親筆手稿、親筆簽名等。電子文件是在電腦上形成的，且文本的格式，包括字體、字號、段落等，都可以隨意地進行編輯和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。這就為不法分子偽造、仿造、變造文件提供了可乘之機。在一定程度上影響了電子檔案的真實性，也使人們無法根據(jù)筆跡等紙質(zhì)檔案所特有的屬性來作出判斷。

2.電子檔案長久保存存在困難

電子文件需要長久保存則要具備一定的環(huán)境條件和技術(shù)條件。

（1）環(huán)境條件：電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤等化學材料，它對保存的環(huán)境條件要求比較高，很容易受溫度、濕度、灰塵、磁場、震動、光線、有害氣體等影響。一旦載體受到影響，就會造成不可修復的損毀，使電子文件失去保存價值。相對來說，紙質(zhì)文件對保管條件相對低一些。

（2）技術(shù)條件：電子文件的壽命不僅與保管環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新密切相關(guān)，電子文件如何長久保存面臨以下技術(shù)問題。其一，電子文件的不兼容性。很多電子設(shè)備之間都是不兼容的。電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換。其二，電子文件的安全性和保密性。網(wǎng)絡(luò)黑客及網(wǎng)絡(luò)犯罪現(xiàn)象時有發(fā)生，這對存在于網(wǎng)絡(luò)上共享的電子檔案信息也構(gòu)成了一定的威脅。計算機木馬的植入和計算機病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子文件被丟失或篡改?；谝陨显?，如何保護電子文件不受損害成為重要技術(shù)課題。

3.電子檔案管理水平有待提高

電子檔案管理作為新興的檔案管理方式，對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要求檔案人員懂得紙質(zhì)文書檔案管理的相關(guān)理論、操作方法等，還需要他們要熟練使用電子計算機及檔案管理軟件。因此，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)已經(jīng)不能很好地滿足實際工作的需要。檔案人員素質(zhì)的提升成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。

三、建議和意見

針對以上種種在文書檔案信息化管理應(yīng)用中出現(xiàn)的實際問題，結(jié)合我自身的工作實踐，提出幾點建議，以供商榷：

1.強化檔案制度

利用制度機制，從源頭上對電子檔案的真實性進行控制。定崗定責，專人操作；原始數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)保存由檔案人員一手負責：完善記錄機制，修改稿與原始稿分別保存，防止信息的丟失與錯誤操作。

2.強化軟硬設(shè)施

電子檔案的管理電腦應(yīng)專機專用，并安裝安全可靠的安全軟硬件，確保電子檔案的傳輸與共享過程中，不泄漏信息。同時開發(fā)合適醫(yī)院檔案管理所用軟件，提高使用效率。強化硬件投入，建立專門機房，使數(shù)據(jù)長效保存。

3.強化管理人員

電子檔案的管理對檔案人員有了新的要求，且需要不斷地提升業(yè)務(wù)能力。首先應(yīng)加大對檔案人員教育培訓的力度，建立一定的學習激勵機制，鼓勵支持檔案管理人員的學歷教育和業(yè)務(wù)學習，如業(yè)務(wù)培訓、在職學習、短期培訓等。將檔案業(yè)務(wù)學習納入業(yè)績考核的一部分，從而調(diào)動檔案人員學習的主動性。同時有計劃、有針對性對廣大職工進行檔案培訓，使檔案管理可以從底層數(shù)據(jù)開始就有一定的標準化，最終提高整體使用效率。其次要建立自學為主、培訓交流為輔的學習模式，形成良好的學習氛圍，使學習長效化、終身化。有條件的應(yīng)參加檔案管理專業(yè)的職稱考試，取得檔案管理專業(yè)的職稱。從而保證檔案人員的素質(zhì)隨著時代變化而不斷提高。

四、結(jié)束語

時代在發(fā)展，社會在進步，檔案信息化管理已然成為當今社會檔案管理中重要的手段。老式的紙質(zhì)檔案管理已逐步被文書檔案信息化管理所取代，為保證電子文件可靠性和長期可讀性，同時確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態(tài)，檔案人員要面對實際，從需要出發(fā)，做好知識更新、引進和拓展，使檔案發(fā)揮更大的社會價值，提供更大的經(jīng)濟效益，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

第9篇：文書與檔案管理范文

關(guān)鍵詞：交通運輸；檔案管理；管理優(yōu)化

檔案管理工作，是交通運輸管理工作中一項工作量大、數(shù)據(jù)處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執(zhí)法檔案、車輛檔案、實物檔案等各種信息。隨著我國交通運輸業(yè)的發(fā)展和升級，交通運輸檔案管理工作內(nèi)容和數(shù)量進一步擴大，當前的檔案管理工作較為滯后，需要進行工作優(yōu)化和提升。

1 當前交通運輸管理檔案存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內(nèi)容，常常被認為是整理材料、儲存數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分類、文件歸檔、數(shù)據(jù)調(diào)用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運輸?shù)囊痪€工作、也不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運輸管理工作的戰(zhàn)略性地位中，部分工作人員甚至認為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯誤、不外泄，就達到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設(shè)施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設(shè)施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實物等，需要電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存。電子檔案可以直接采用本地存儲，但是紙質(zhì)檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲容量和信息安全水平能夠滿足當前的管理要求，但是隨著交通運輸事業(yè)的快速發(fā)展，這些硬件技術(shù)也需要不斷更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業(yè)的情報專業(yè)或檔案專業(yè)的技術(shù)人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進行檔案管理，缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識和技能[3]。而交通運輸部門很少針對檔案管理來制定專門的工作規(guī)范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運輸檔案管理工作的優(yōu)化途徑

可以發(fā)現(xiàn)，當前的交通運輸檔案管理工作存在不足，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定檔案管理工作的優(yōu)化途徑。

（一）加強電子檔案的管理

隨著信息技術(shù)和數(shù)碼成像的不斷發(fā)展，大量的紙質(zhì)文件都可以轉(zhuǎn)化成電子化方式并進行存儲，數(shù)據(jù)管理方式也逐漸成熟。例如：對于目前沒有電子版本的紙質(zhì)檔案，可以進行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對已經(jīng)歸檔的文件資料，設(shè)置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對當前的檔案格式和內(nèi)容進行統(tǒng)一設(shè)計，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網(wǎng)站

在加強電子檔案的管理的基礎(chǔ)上，將電子檔案進行分類、歸檔、提取、整理，通過內(nèi)部OA平臺上傳進行共享，讓檔案信息真正服務(wù)于交通管理工作。同時，在內(nèi)部OA平臺中，授予不同部門查閱、調(diào)用、修改的權(quán)限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運輸檔案管理的工作效率。

同時，還要積極建設(shè)外聯(lián)網(wǎng)，建立交通運輸檔案信息網(wǎng)站，為廣大用戶提供一個快速查詢交通運輸檔案信息的平臺，使得用戶能夠不受時間和空間的限制，查閱到權(quán)限內(nèi)最新的交通運輸相關(guān)資料。另外，在網(wǎng)站中還可以增設(shè)咨詢服務(wù)的窗口，及時提供檔案管理的服務(wù)幫助。

（三）加強檔案管理工作的培訓

對于當前已經(jīng)從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進行專業(yè)培訓，通過不斷學習檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術(shù)和新方法，幫助他們解決實際工作中出現(xiàn)的新問題、創(chuàng)新工作方法、提高工作效率。對于剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，需要進行入職前的業(yè)務(wù)培訓，尤其是對于一些具有檔案管理專業(yè)技能的人才，要通過入職培訓，讓他們盡快了解交通運輸檔案管理工作的內(nèi)容、特點和要求，以便于迅速適應(yīng)工作，并在工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規(guī)范

管理規(guī)范的建立，是保證檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。目前，國家已經(jīng)對各類檔案的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護措施，制定出了各種技術(shù)規(guī)范標準和要求，這些規(guī)定已經(jīng)在政府正式公文管理中得到廣泛應(yīng)用。而交通運輸檔案的管理，同樣也需要遵照國家的檔案管理要求，并針對交通運輸檔案的特點，來制定針對性的規(guī)范和要求。例如：交通運輸信息的形式具有多樣性，有可能同時具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺賬、加快電子檔案的同步化與核對工作。只有這樣，才能為交通運輸管理提供規(guī)范、精確的信息資源，提升整個交通運輸管理的水平。

（五）建立交通運輸檔案管理的保障機制

交通運輸檔案管理的保障機制包括責任機制、考核機制、激勵機制三個部分。首先，是落實交通運輸檔案管理的責任機制。建立交通運輸檔案管理的組織和領(lǐng)導層、明確管理責任、制定制度和管理規(guī)范、落實對檔案管理的資金和人員支持、提高交通運輸部門的內(nèi)部職能。其次是落實交通運輸檔案管理的考核機制。上部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項工作調(diào)研等方式，到各級交通運輸檔案管理部門進行管理抽檢，查看紙質(zhì)文檔的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護措施是否符合國家標準、檔案室的硬件配套設(shè)施是否更新和完善、查看電子文檔的轉(zhuǎn)化率和情況，將這些檢查結(jié)果作為考核依據(jù)。最后是落實交通運輸檔案管理的激勵機制。這一機制與考核機制密不可分。檢查結(jié)果將作為激勵措施的參考依據(jù)，管理者需要根據(jù)檢查結(jié)果和考核情況，對檔案管理工作成果突出的工作人員進行嘉獎、對檔案管理工作落實較好的基層交通運輸管理單位進行表彰，并且對情況不佳的單位提出針對性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實實施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進度。

（六）挖掘交通運輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經(jīng)歸檔的交通運輸檔案一直是處于閑置狀態(tài)，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發(fā)揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費。因此，需要挖掘交通運輸檔案管理的利用率。對于長期處于閑置狀態(tài)的交通運輸檔案，可以將其移動到后備檔案庫中，將頻繁調(diào)用的檔案放置到前端位置，以便調(diào)用。對于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設(shè)計收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時，標注檔案之間的信息調(diào)用關(guān)系，節(jié)約存儲空間。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運輸檔案信息進行電子化和信息化處理，方便調(diào)用和查閱。

3 結(jié)語

針對當前交通運輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設(shè)施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強電子檔案的管理、建設(shè)檔案管理網(wǎng)站、加強對人員的檔案管理培訓、制定檔案管理規(guī)范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關(guān)的責任機制、考核機制、激勵機制，提高檔案管理的效果，為交通運輸管理服務(wù)。

參考文獻

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