文書檔案管理辦法精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的文書檔案管理辦法主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：文書檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；文書檔案；管理現(xiàn)狀；解決對(duì)策

引言

檔案管理工作實(shí)施起來(lái)較為繁瑣、復(fù)雜，且需要很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)整個(gè)各項(xiàng)資料，文書檔案管理作為檔案管理工作的一個(gè)重要部分，對(duì)于管理中各項(xiàng)資料收集、整理起到很大促進(jìn)作用。而檔案開(kāi)發(fā)、收集、整理等作為中職學(xué)校開(kāi)展管理工作的核心內(nèi)容之一，尤其是文書檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)、科研、發(fā)展等均起到重要作用，對(duì)學(xué)校的管理、建設(shè)工作也會(huì)產(chǎn)生很大影響。因此，本文從當(dāng)前中職學(xué)校文書檔案工作的現(xiàn)狀著手分析，針對(duì)存在的問(wèn)題，重點(diǎn)探究具體的應(yīng)對(duì)措施，以進(jìn)一步提升文書檔案管理工作質(zhì)量及工作效率。

1.關(guān)于中職學(xué)校文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1中職學(xué)校的檔案管理制度還需不斷完善

中職學(xué)校管理工作中，文書檔案管理工作是其中一個(gè)部分，其管理不當(dāng)直接反映出學(xué)校的管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學(xué)校管理人員在收集、整理文書期間，各個(gè)部門管理人員未及時(shí)溝通，造成合作不順暢等，均會(huì)影響管理工作進(jìn)度及水平；在調(diào)取、使用文書的過(guò)程中，其管理?xiàng)l例、程序等不夠成熟，使文書調(diào)取過(guò)程較混亂，會(huì)造成文書遺失的現(xiàn)象，從而影響學(xué)校文書檔案管理工作的有序開(kāi)展。

1.2中職學(xué)校文書檔案資料收集較分散

目前很多中職學(xué)校的高層管理者，對(duì)于學(xué)校內(nèi)部的文書檔案管理工作并未引起重視，且關(guān)注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學(xué)校的教學(xué)水平方面。此種管理狀態(tài)長(zhǎng)此以往，將影響各業(yè)務(wù)部門文書檔案收集整理的重視程度，以致沒(méi)把檔案收集、整理等過(guò)程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動(dòng)性，且易引發(fā)文書檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問(wèn)題，嚴(yán)重的使文書檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現(xiàn)問(wèn)題[1]。這主要因?yàn)槲臅鴻n案管理和普通檔案管理之間即有聯(lián)系又有區(qū)別，若二者難以較好地銜接，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作相互脫節(jié)，從而影響中職學(xué)校的整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展。

1.3中職學(xué)校對(duì)文書檔案管理工作者培訓(xùn)不足

中職學(xué)校在開(kāi)展文書檔案管理工作時(shí)，未對(duì)有關(guān)管理工作者提出較嚴(yán)格的要求，且日常管理工作中缺乏對(duì)檔案管理工作者的重視程度偏低，未對(duì)其做相應(yīng)的培訓(xùn)，僅僅把培訓(xùn)重心轉(zhuǎn)移到學(xué)校教師培訓(xùn)上。更有甚者，很多中職學(xué)校的文書檔案管理工作主要由學(xué)校教師兼職，在未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)的情況之下，使得文書檔案管理者的工作效率、工作質(zhì)量等受很多影響，這就很難滿足學(xué)校日常文書檔案管理工作。

1.4中職學(xué)校文書檔案管理信息化程度偏低

中職學(xué)校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學(xué)校開(kāi)展文書檔案管理工作時(shí)，常常出現(xiàn)檔案室基礎(chǔ)設(shè)備與標(biāo)準(zhǔn)不符、安保標(biāo)準(zhǔn)地、現(xiàn)代化、信息化水平低等，從而影響文書檔案管理現(xiàn)代化程度，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面，文書檔案管理部門的現(xiàn)代化水平較落后，而上述因素會(huì)大大降低學(xué)校文書檔案管理工作效率。

2.改善中職學(xué)校文化檔案管理的核心措施

2.1完善中職學(xué)校文書檔案管理制度

制度作為一種使各項(xiàng)工作按照計(jì)劃達(dá)到預(yù)期設(shè)定的目的、需人們一同遵守的行為準(zhǔn)則，對(duì)人們的日常行為起到一定的規(guī)范作用。首先，在開(kāi)展文書檔案管理工作的過(guò)程中，中職學(xué)校應(yīng)堅(jiān)持以制度作為管理規(guī)范，仔細(xì)熟知各檔案法、不同種類公文的處理辦法，按照相關(guān)部門的公文管理規(guī)定，提出相應(yīng)的管理方法，并整合以往的規(guī)定，構(gòu)建一體化、規(guī)范化的文書檔案管理策略。同時(shí)要將文書檔案管理辦法納入單位部門規(guī)章，進(jìn)一步提高管理人員對(duì)檔案管理執(zhí)行程序的統(tǒng)一性，提高辦事效率和辦事質(zhì)量，減少工作復(fù)核量。

其次，制定規(guī)范、統(tǒng)一的管理方法，可使整個(gè)文書檔案工作做到有據(jù)可依，有章可循，且制定可文書檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴(yán)格檢查、鑒定、分類、歸檔文書編號(hào)，以做好檔案管理有關(guān)工作，縮減重復(fù)工作量，確保檔案和文書協(xié)調(diào)；最后，中職學(xué)校文書檔案管理者需全面、細(xì)致地檢查案卷，將學(xué)校中無(wú)用的文件完全剔除，重新整理、歸類案卷，盡可能地把有聯(lián)系的文件整理在一起，以使案卷更加規(guī)范化。同時(shí)文書檔案管理者需規(guī)范文書題名，在記錄各資料的簡(jiǎn)稱時(shí)，需規(guī)范有效，保證檢索文書資料的準(zhǔn)確度，在管理文書檔案時(shí)健全規(guī)章制度，使工作流程更加規(guī)范化，從而提升學(xué)校文書檔案管理工作水平。

2.2促進(jìn)中職學(xué)校檔案管理和文書檔案工作間的協(xié)調(diào)

中職學(xué)校內(nèi)部的檔案管理和文書檔案管理工作即存在一定的聯(lián)系又互相區(qū)別，對(duì)此，想要提升文書檔案管理效率，就需先做好學(xué)校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎(chǔ)，檔案屬于文件的歸宿，學(xué)校文書工作水平對(duì)于文書檔案管理水平會(huì)產(chǎn)生直接的影響，因此，學(xué)校的文書工作者需具備相應(yīng)的檔案管理意識(shí)，在執(zhí)行歸檔制度的過(guò)程中，應(yīng)保證整個(gè)檔案文件完整、準(zhǔn)確，并以文件資料收集、整理工作為準(zhǔn)，促進(jìn)檔案室內(nèi)工作人員和管理者之間的聯(lián)系，使各個(gè)工作者做好各自的檔案審查職責(zé)，從而做好學(xué)校的文書檔案管理工作[2]。

2.3加強(qiáng)對(duì)中職學(xué)校文書檔案管理人員的培訓(xùn)

針對(duì)中職學(xué)校的文書檔案管理者，其職業(yè)技能、檔案管理意識(shí)施做基本的要求，這就需學(xué)校加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的培訓(xùn)，以增長(zhǎng)其見(jiàn)識(shí)，同時(shí)多思考一些問(wèn)題，以提升其認(rèn)知能力，同時(shí)學(xué)校需告知檔案管理者不斷學(xué)習(xí)、思考，以培養(yǎng)管理者的各方面能力及提升其綜合素質(zhì)?，F(xiàn)在大多數(shù)中職學(xué)校教師、各部門管理者入職后，均會(huì)對(duì)其做相應(yīng)的培訓(xùn)，時(shí)間在15-30天左右，主要便于相關(guān)工作者盡快地熟悉自己的工作環(huán)境，同時(shí)也為進(jìn)一步培養(yǎng)及鍛煉工作者的工作能力。中職學(xué)校的文書檔案管理工作雖然表面上看比較簡(jiǎn)單，但是內(nèi)容較多，所涉及的數(shù)據(jù)資料也非常多，管理起來(lái)任務(wù)較繁重，需綜合素質(zhì)高且專業(yè)技能較強(qiáng)的管理者才可勝任。

2.4促進(jìn)中職學(xué)校文書檔案現(xiàn)代化管理

中職學(xué)校以往的文書檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯(lián)系，這樣能確保單份的文件不會(huì)磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯(lián)網(wǎng)普遍運(yùn)用的環(huán)境下，學(xué)校以往的管理方法在文書管理中的缺點(diǎn)慢慢凸顯出來(lái)，這就難以確保案卷質(zhì)，對(duì)學(xué)校文書檔案銷毀、利用及鑒定等方面會(huì)產(chǎn)生很大影響，且難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)管理需求。

對(duì)此，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校文書檔案現(xiàn)代化管理非常關(guān)鍵，首先，中職學(xué)校文書檔案管理者應(yīng)選取與學(xué)校文書管理工作相符的軟件，以計(jì)算機(jī)對(duì)文書檔案做相應(yīng)的整理、編號(hào)、立卷等，并構(gòu)建檢索、查閱引擎，并對(duì)接好文書檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)兩系統(tǒng)間無(wú)縫對(duì)接，確保電子文件中的數(shù)據(jù)信息可錄入系統(tǒng)當(dāng)中[3]；其次，文書檔案的計(jì)算機(jī)的檢索工具運(yùn)用較多樣化，能使檔案由文件級(jí)順次向檔案專題、案卷等級(jí)別發(fā)展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時(shí)、快速、準(zhǔn)確地提供所需文書檔案，最終提升文書檔案利用率。最后，應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在中職學(xué)校構(gòu)建相應(yīng)的文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步規(guī)范管理各種文書檔案，且運(yùn)用檔案系統(tǒng)于各部門間較好地傳遞文件、資料，以實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上闡述，中職學(xué)校的文書檔案管理是學(xué)校展開(kāi)各方面管理工作的關(guān)鍵部分，也是學(xué)校朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展的重要標(biāo)志，只有做好文書檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)構(gòu)建文書檔案管理系統(tǒng)等，才能進(jìn)一步提升中職學(xué)校文書檔案管理效率及管理水平，最終適應(yīng)當(dāng)前學(xué)校文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)

[1]王山.學(xué)校人事檔案管理工作的規(guī)范化與數(shù)字化[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)，2013，24（4）：23.

第2篇：文書檔案管理辦法范文

一、健全組織機(jī)構(gòu)

為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理，將檔案工作列入了2014年重點(diǎn)工作，成立了由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)小組，配備熟悉業(yè)務(wù)工作的兼職管理人員，及時(shí)解決了檔案工作的困難和問(wèn)題。組織學(xué)習(xí)《檔案法》，國(guó)家檔案局8號(hào)令、9號(hào)令。通過(guò)多種形式的宣傳學(xué)習(xí)，提高了廣大職工的檔案意識(shí)，建立了一支由股、所組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍，營(yíng)造了一個(gè)重視檔案管理工作的良好氛圍。

二、強(qiáng)化制度管理

根據(jù)《檔案法》及《實(shí)施辦法》等相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，建立健全了檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。包括收集、整理、保管、鑒定（含銷毀鑒定）、統(tǒng)計(jì)、利用及歸檔范圍、檔案保管期限表、分類方案及各種專門檔案、電子文檔管理的制度和辦法，按規(guī)定進(jìn)行了上墻。

三、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施

自移民搬遷后，局領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案管理工作，按要求建立了專門檔案庫(kù)房，購(gòu)置了檔案柜，安裝了防盜設(shè)備，空調(diào)設(shè)備、有防火、防光、防蟲、防有害氣體的消毒殺蟲設(shè)備和藥物，做到了檔案員辦公室、檔案查閱室和檔案室“三分開(kāi)”，庫(kù)房?jī)?nèi)存放檔案裝具樣式、規(guī)格及質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，有數(shù)量充足、質(zhì)量較好的檔案專用柜，對(duì)機(jī)關(guān)形成的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

四、強(qiáng)化檔案管理

按照歸檔范圍和歸檔制度要求及時(shí)將各股室移交的檔案資料進(jìn)行歸檔。歸檔文件的質(zhì)量符合有關(guān)規(guī)范要求，書寫材料適宜檔案的長(zhǎng)期保存，文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、科技檔案及形成的各種光盤、磁盤信息等齊全完整。按照《縣重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》的規(guī)定，本規(guī)定所稱縣重大建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目）是指縣政府確定的重大建設(shè)項(xiàng)目及投資額在500萬(wàn)元以上（含500萬(wàn)元）的建設(shè)項(xiàng)目，我局無(wú)項(xiàng)目涉及。按照《向家壩水電站庫(kù)區(qū)移民檔案管理辦法》和民生檔案管理辦法，并結(jié)合我局實(shí)際，將形成的檔案歸入了本單位的文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

五、檔案管理不足方面

第3篇：文書檔案管理辦法范文

        一、存在的問(wèn)題

        1.文件資料收集不完整

        據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒(méi)有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個(gè)單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來(lái)不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒(méi)法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國(guó)家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對(duì)科研檔案建檔意識(shí)較強(qiáng)，也比較重視，但對(duì)文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

        2.文件資料歸檔過(guò)程中存在漏洞

        目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開(kāi)放工作帶來(lái)了許多困難。

        3.人員管理和文件印制中造成浪費(fèi)

        大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費(fèi)，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無(wú)章。

        許多農(nóng)業(yè)科研所的機(jī)關(guān)文件起草、打印、下發(fā)、整理、歸檔的前期工作都由各職能部門自己進(jìn)行。單位每年都要撥付相當(dāng)一部分辦公經(jīng)費(fèi)給各職能部門用于文件的印制。因?yàn)闆](méi)有一個(gè)統(tǒng)一的制度和管理辦法，所以每年各個(gè)單位在文件的印制過(guò)程中花了多少錢，誰(shuí)也不知道，浪費(fèi)了多少經(jīng)費(fèi)，誰(shuí)也不關(guān)心。文件在印制過(guò)程中印重、印廢、印多的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。因此在文件印制過(guò)程中出現(xiàn)的浪費(fèi)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。 

       二、改革設(shè)想

        1.健全檔案管理制度，提高檔案管理意識(shí)  

        歸檔文件整理前需要制定文件材料整理與歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限表、不歸檔文件處理辦法等相關(guān)制度，其中還包括收發(fā)文登記制度、傳閱紀(jì)錄制度、打印留存制度等文書處理制度。通過(guò)制度規(guī)定，將文件材料的收集列入文書人員的崗位職責(zé)。傳閱文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，保證辦結(jié)文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規(guī)范化。檔案人員要定期對(duì)收集來(lái)的文件進(jìn)行篩選，按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保材料的內(nèi)在質(zhì)量。

        文書檔案的管理工作與領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是分不開(kāi)的，尤其是秘書直接參與文書處理各環(huán)節(jié)，直接參與大部分文件材料的形成過(guò)程，得到他們對(duì)檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質(zhì)量和來(lái)源。因此，作為一名檔案工作者，除了了解自身工作對(duì)象和職責(zé)外，還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行宣傳，提高他們的檔案意識(shí)，讓他們更加重視和支持檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)。

        2. 加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)  

        從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。隨著當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活的快速發(fā)展，對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)，如果檔案人員知識(shí)過(guò)于老化單一，面對(duì)新情況、新問(wèn)題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應(yīng)新形勢(shì)，把學(xué)習(xí)作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農(nóng)業(yè)科研工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，努力去多思考，多研究，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型的轉(zhuǎn)變。

        3.及時(shí)收集文件資料，確保文書檔案的完整性  

第4篇：文書檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；文書檔案；服務(wù)

引言：文書檔案管理作為各行業(yè)企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很至關(guān)重要的作用。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的啟用，文書檔案日益成為企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，這就對(duì)檔案管理提出了更高的要求，即如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。目前企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，加強(qiáng)管理的規(guī)范化工作。

1.信息社會(huì)對(duì)電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求

20世紀(jì)末美國(guó)面對(duì)日益激烈的全球競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)提出了”信息高速公路’‘建設(shè)的戰(zhàn)略此戰(zhàn)略主要是為了提高網(wǎng)絡(luò)的傳輸速率和寬帶。該戰(zhàn)略的施行收到了良好的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益使美國(guó)的管理成本大幅度的降低、競(jìng)爭(zhēng)力大大增強(qiáng)。同時(shí)許多國(guó)家紛紛效仿美國(guó)制定了相類似的信息發(fā)展工程，出現(xiàn)了一種爭(zhēng)先利用先進(jìn)科學(xué)、技術(shù)來(lái)改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的局面?？梢?jiàn)，信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)及研究對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有不可忽視的作用。信息化這個(gè)概念已經(jīng)滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的各個(gè)領(lǐng)域信息化建設(shè)；一切都是為了社會(huì)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)而生。信息化意味著我們有加強(qiáng)一切有用信息的開(kāi)發(fā)和管理的必要使信息的服務(wù)帶動(dòng)作用，從而得到有效利用。

電子企業(yè)是知識(shí)型、技術(shù)型高度密集的企業(yè)是關(guān)系國(guó)家能源安全和國(guó)民經(jīng)濟(jì)命脈的國(guó)有重要骨干企業(yè)。電子企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的.是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營(yíng)管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價(jià)值。信息社會(huì)對(duì)電子企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求。如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務(wù)為社會(huì)信息管理、建設(shè)服務(wù)成為擺在信息開(kāi)發(fā)和管理者面臨的首要問(wèn)題。當(dāng)前加快信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化是實(shí)現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

2.實(shí)現(xiàn)信息化管理的原則

計(jì)算機(jī)管理在各個(gè)領(lǐng)域的普及使企業(yè)文書檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理成為現(xiàn)實(shí)。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入企業(yè)文書檔案管理領(lǐng)域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務(wù)范圍擴(kuò)大、檔案資源開(kāi)發(fā)利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進(jìn)行改革，才能適應(yīng)當(dāng)前的信息化潮流。目前，電力企業(yè)已經(jīng)將計(jì)算機(jī)引入了文書檔案的管理，通過(guò)應(yīng)用該技術(shù)大大簡(jiǎn)化了文件材料的收集、整理和歸檔過(guò)程，節(jié)約了時(shí)間，提高了效率。一個(gè)成功的企業(yè)文書檔案計(jì)算機(jī)管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內(nèi)部各方面的工作信息，對(duì)信息加以區(qū)別和處理，并為企業(yè)提供準(zhǔn)確的信息利用。

2.1效率高

企業(yè)文書檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的目標(biāo)是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，提高工作效率。

2.2經(jīng)濟(jì)實(shí)惠

當(dāng)前采用的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時(shí)期具有先進(jìn)性，而不被淘汰。要簡(jiǎn)化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應(yīng)用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動(dòng)化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.3安全可靠

文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，文件須經(jīng)加密處理。 單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個(gè)單獨(dú)的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開(kāi)形式，從而維護(hù)信息的安全。

3.電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的措施

采用科學(xué)的文書檔案管理體制和管理方法，開(kāi)發(fā)檔案信息資源提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)，其中人是最重要的因素。

3.1切實(shí)提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識(shí)

電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導(dǎo)必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識(shí)。一是要改變檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲無(wú)息的收集整理局面.面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應(yīng)用相關(guān)檔案的電子計(jì)算機(jī)管理辦法和要求加強(qiáng)管理.’提高電子計(jì)算機(jī)管理水平為文書檔案工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境，為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)；二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來(lái).千方百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域只有這樣才能打開(kāi)電力企業(yè)文書檔案工作的新局面帶動(dòng)電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展.

3.2加大電子企業(yè)文書檔案現(xiàn)

代化管理的軟硬件投入制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多如資金、人才等，但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)管理水平。一是應(yīng)投入較大的精}力關(guān)心和支持這一事業(yè)沒(méi)有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒(méi)有設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配備先進(jìn)設(shè)備；沒(méi)有管理人才.應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才把檔案現(xiàn)代化管理納入電力.建設(shè)、電力供應(yīng)、電力管理工作計(jì)劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。二是各基層單位領(lǐng)導(dǎo)尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過(guò)問(wèn)此項(xiàng)工作.定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào).了解檔案工作現(xiàn)狀指導(dǎo)檔案部門依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。三是要有宏觀指導(dǎo)的總體思路.實(shí)現(xiàn)微觀動(dòng)作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

3.3建設(shè)高素質(zhì)的電子文書檔案工作者隊(duì)伍

電子企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案管理人員應(yīng)具有現(xiàn)代意識(shí)和服務(wù)思想，應(yīng)掌握現(xiàn)代知識(shí)和技能。檔案人才是知識(shí)，管理人才。當(dāng)前文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用即檔案計(jì)算機(jī)管理。電子計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)，算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。電子企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化訓(xùn)練，對(duì)檔案專（兼）職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。只有這樣才能在實(shí)踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過(guò)硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管一理隊(duì)伍進(jìn)而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識(shí)和管理水平。

3.4加快電子文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

電子企業(yè)文書檔案工作規(guī)范，化標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。電力文書檔案工作被看成是一項(xiàng)知識(shí)性管理工作。知識(shí)性管理檔案是電力企業(yè)信息管理的延伸和發(fā)展。知識(shí)不是一般的信息而是能在信息運(yùn)用中改進(jìn)人的行為的特殊信息。知識(shí)管理要求把信息與信息、信息與活動(dòng)、信息與人連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和社會(huì)化。把檔案管理從信息管理看成知識(shí)管理，這是認(rèn)識(shí)的又一深化，無(wú)疑也提升了電子文書檔案工作的重要地位。文書檔案是企業(yè)資料信息源是企業(yè)的財(cái)富、智慧的積累文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化和現(xiàn)代化管理，可使信息資料資源更好地發(fā)揮作用。

4.結(jié)語(yǔ)：

文書檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一筆寶貴的文化財(cái)富。建立健全一套完整科學(xué)的文書檔案管理體系，有助于減輕檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，使文書檔案管理能夠服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)。

參考文獻(xiàn)

第5篇：文書檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗(yàn)

1 什么是專門檔案

專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。

專門檔案是一個(gè)群體概念，不是說(shuō)某一個(gè)檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學(xué)籍檔案、藝術(shù)檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應(yīng)用于檔案分類當(dāng)中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對(duì)具有獨(dú)立性。

2 專門檔案分類的優(yōu)勢(shì)

專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強(qiáng)烈，更便于查找和借閱。類似我國(guó)古代史書中的“紀(jì)傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀(jì)傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來(lái)說(shuō)，專門檔案在技術(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢(shì)。

同時(shí)，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨(dú)分類、單獨(dú)存儲(chǔ)，同時(shí)其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質(zhì)分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。

3 如何更好地建設(shè)專門檔案的管理工作

3.1 要掌握靈活性

管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調(diào)整。比如我們保存出版刊物時(shí)，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們?cè)诖鎯?chǔ)這類專門檔案的時(shí)候可以選擇按照出版時(shí)間加以分類，也可以選擇按照出版地點(diǎn)加以分類，還可以按照面向人群進(jìn)行分類，類似1999年1月1日的《新華日?qǐng)?bào)》可以和同時(shí)間的《人民日?qǐng)?bào)》一同歸檔，也可以按照地域和同一時(shí)間的《揚(yáng)子晚報(bào)》一同歸檔。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)實(shí)要求，分情況分類進(jìn)行歸檔。

另外需要特別說(shuō)明的是，對(duì)于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質(zhì)靈活對(duì)待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨(dú)放置，避免消磁。同時(shí)因?yàn)槁曄駲n案的瞬時(shí)性和階段性，此類檔案還應(yīng)該及時(shí)歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應(yīng)當(dāng)留存?zhèn)浞荨?duì)于感光材料和磁材料的借閱問(wèn)題上，應(yīng)該嚴(yán)格控制原件借閱。

3.2 要重視完整性

專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對(duì)查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機(jī)關(guān)立案?jìng)刹椤z察機(jī)關(guān)提訟到審判機(jī)關(guān)審查宣判，全部記錄，缺一不可。無(wú)論時(shí)間再長(zhǎng)，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設(shè)備、財(cái)會(huì)、驗(yàn)收等方方面面，其參與部門之多、時(shí)間之長(zhǎng)、工程之復(fù)雜等都非?？简?yàn)機(jī)關(guān)單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點(diǎn)，在后期的核查及糾錯(cuò)將會(huì)出現(xiàn)重大干擾。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。

對(duì)于非紙介檔案，除了應(yīng)留存?zhèn)浞葜?，在記中還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案生產(chǎn)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、工作內(nèi)容和活動(dòng)等一一注明。明確一線責(zé)任人的責(zé)任，加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)督。

3.3 要強(qiáng)調(diào)時(shí)效性

不同的專門檔案有不同的管理方式?，F(xiàn)實(shí)社會(huì)中，信息量冗雜且繁復(fù)，很難對(duì)全部的檔案管理做到全面、準(zhǔn)確，紙質(zhì)材料的存檔更是如此，往往紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來(lái)了諸多不便。這就要求檔案管理人員對(duì)歸檔整理要有時(shí)效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說(shuō)訴訟檔案中若存檔超過(guò)一定時(shí)限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價(jià)值，這時(shí)我們可以將超時(shí)的這類訴訟檔案再逐一進(jìn)行專門管理；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案根據(jù)學(xué)生是否在校，分類管理，按照在籍學(xué)生、未畢業(yè)保留學(xué)籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對(duì)獨(dú)立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應(yīng)的支持。

對(duì)待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時(shí)效性，還要從其本身的材質(zhì)出發(fā)，視情況整理。磁介質(zhì)的檔案需要隔一段時(shí)間檢查檔案質(zhì)量，光材料檔案要選用遮光避光場(chǎng)所，同時(shí)也要注意保質(zhì)期限。

如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。

第6篇：文書檔案管理辦法范文

一、提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

近年來(lái)，我局高度重視機(jī)關(guān)檔案管理工作，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。牢固了樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。20__年，根據(jù)工作需要，我們及時(shí)調(diào)整了縣局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位目標(biāo)考核中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，各科室都配備了兼職檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助工作的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

為提高檔案管理質(zhì)量，我局在資金緊張的情況下不斷加大檔案設(shè)施投入。20__年局機(jī)關(guān)搬入辦公大樓后，專門設(shè)立了文書檔案室，并撥出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，購(gòu)置檔案柜15節(jié)，為檔案室配置專用檔案裝具，基本適應(yīng)了檔案管理工作的需求。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

為不斷促進(jìn)我局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高文書檔案管理水平，20__年以來(lái)，我局先后制定了《##縣食品藥品監(jiān)管局檔案管理辦法》及《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使各有關(guān)科室對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。

同時(shí)，我局按照檔案管理要求，一是在歸檔過(guò)程中，將所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打??；二是文件、材料的歸檔全部使用無(wú)酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存；三是結(jié)合我局實(shí)際情況，認(rèn)真落實(shí)檔案庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全；四是增強(qiáng)檔案利用安全意識(shí)，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。通過(guò)以上措施使我局的檔案管理工作逐步走向了規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。

三、積極參加檔案管理培訓(xùn)，切實(shí)做好歸檔和利用工作。

為不斷提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，建局4年來(lái)，每年安排檔案工作人員參加縣檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)班，購(gòu)買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等工具書，對(duì)檔案工作的開(kāi)展，提供了科學(xué)依據(jù)。我局還按照縣檔案局和上級(jí)主管部門的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案600余件。20__、20__年年按照縣檔案局要求完成了現(xiàn)行文件報(bào)送任務(wù)，共報(bào)送現(xiàn)行文件100余件。

四、存在問(wèn)題和今后打算

由于我局建局時(shí)間較短，檔案工作基礎(chǔ)較薄弱，日常管理中還存在很多問(wèn)題和不足，一是對(duì)檔案法規(guī)宣傳力度不夠，缺乏全員檔案管理意識(shí)，造成歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差。二是人員少、經(jīng)費(fèi)緊張，檔案室硬件建設(shè)存在較大差距。三是檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等有關(guān)的規(guī)章制度還不夠健全和完善。四是檔案管理信息化程度不高，一定程度上影響了檔案作用的發(fā)揮。

第7篇：文書檔案管理辦法范文

（一）基于檔案利用的會(huì)計(jì)檔案保管期限

檔案利用是檔案利用者通過(guò)檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過(guò)程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過(guò)程。我國(guó)著名檔案學(xué)家吳寶康教授在《當(dāng)代我國(guó)檔案工作的重要文獻(xiàn)》中曾指出：“檔案必須利用，通過(guò)利用來(lái)充分發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育等各方面緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案自身的社會(huì)價(jià)值?！睍?huì)計(jì)檔案作為檔案實(shí)體的一個(gè)組成部分，也必須通過(guò)利用來(lái)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。為了便于人們?cè)谌粘＝?jīng)濟(jì)活動(dòng)中更科學(xué)保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，財(cái)政部于1998年重新頒布（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》?！掇k法》中規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；其中會(huì)計(jì)憑證15年（原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證）、會(huì)計(jì)賬簿類15年 （現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年）、財(cái)務(wù)報(bào)告類（年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久， 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 ）。隨著人們社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁及對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用需求度增大，超期的會(huì)計(jì)檔案潛在價(jià)值越來(lái)越顯現(xiàn)，人們對(duì)現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案保管期限的質(zhì)疑越來(lái)越多。

（二）會(huì)計(jì)檔案保管期限在實(shí)際利用過(guò)程中矛盾表現(xiàn)

1、會(huì)計(jì)檔案保管期限的與文書檔案保管期限不相協(xié)調(diào)

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)2006年12月18日簽署國(guó)家檔案局第8號(hào)令，對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案保管期限做了新的規(guī)定：凡涉及“職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料”由長(zhǎng)期調(diào)整為永久保管。對(duì)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料也定為永久保管。國(guó)家對(duì)文書檔案保管期限科學(xué)界定，開(kāi)創(chuàng)檔案保管期限的先河，體現(xiàn)“以人為本”思想。而現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案保管期限不能與時(shí)俱進(jìn)。特別是對(duì)記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)的會(huì)計(jì)原始憑證保管期限一律為十五年，這與當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展及不相稱。

2.會(huì)計(jì)檔案保管期限與法律時(shí)效矛盾

我國(guó)《刑法》第七十六條對(duì)追訴時(shí)效有明確具體的規(guī)定：“犯罪經(jīng)過(guò)下列期限不再追訴：（一）法定最高刑為不滿五年有期徒刑的，經(jīng)過(guò)五年；（二）法定最高刑為五年以上不滿十年有期徒刑的，經(jīng)過(guò)十五年；（三）法定最高刑為十年以上有期徒刑的，經(jīng)過(guò)十五年；（四）法定最高刑為無(wú)期徒刑、死刑的，經(jīng)過(guò)二十年。”追訴時(shí)效最短五年，最長(zhǎng)二十年。我國(guó)《民法通則》第一百三十七條對(duì)訴訟時(shí)效有明文規(guī)定：“訴訟時(shí)效期間從知道或者應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利被侵害時(shí)起計(jì)。但是，從權(quán)利被侵害之日起超過(guò)二十年的，人民法院不予保護(hù)?！比绻船F(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，將期滿十五年會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿都銷毀。司法舉證就會(huì)有一定難度，犯罪分子就有可能從容地逃避法律的制裁，權(quán)利人的合法權(quán)益就難以得到法律的保護(hù)。

3、會(huì)計(jì)檔案保管期限與檔案室室藏優(yōu)化的矛盾

由于在實(shí)際工作中，一方面有許多超服役的會(huì)計(jì)檔案的仍然經(jīng)常發(fā)揮潛在價(jià)值；另一方面現(xiàn)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》會(huì)計(jì)憑證保管期限為十五年這與中華人民共和國(guó)刑法的追訴時(shí)效相沖突的影響。許多單位對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案銷毀遵循“管理從嚴(yán)銷毀從寬”原則，抱有的謹(jǐn)慎態(tài)度。顧慮重重，怕?lián)?dāng)責(zé)任不敢銷毀。使得有些沒(méi)有利用價(jià)值的確實(shí)需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，也沒(méi)有得到即使銷毀。占據(jù)檔案室?guī)旆?，造成檔案室?guī)旆烤o張。這及不利于檔案室室藏優(yōu)化，也不利會(huì)計(jì)檔案資源整合。

（三）協(xié)調(diào)檔案利用與會(huì)計(jì)檔案保管期限措施

1、加強(qiáng)會(huì)計(jì)憑證檔案的前端控制

對(duì)涉及經(jīng)濟(jì)積案、土地房產(chǎn)、資產(chǎn)分配、大額經(jīng)費(fèi)收支、在建項(xiàng)目、未了債權(quán)債務(wù)、工資、福利、重要的合同協(xié)議等原始憑證會(huì)計(jì)檔案在裝訂時(shí)，可按文書檔案存檔，檔案部門和財(cái)務(wù)處進(jìn)行協(xié)商，用蓋有檔案部門公章的復(fù)印件代替原件，作為憑證附件與憑證裝訂一起，原件做為文書檔案保管；或在每卷會(huì)計(jì)憑證封底制作一個(gè)備考表，遇到上述等問(wèn)題可以備考表中說(shuō)明。以方便以后的會(huì)計(jì)檔案保管期限的重新界定。

2、適當(dāng)延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的保管期限

延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的保管期限就是對(duì)會(huì)計(jì)檔案再鑒定的過(guò)程。這就要求從事會(huì)計(jì)檔案鑒定的工作者，要用科學(xué)發(fā)展的眼光，以人為本的思想，高瞻遠(yuǎn)矚的態(tài)度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案科學(xué)鑒定。根據(jù)檔案界定“易長(zhǎng)不易短”的原則（1）對(duì)涉及對(duì)未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、正在項(xiàng)目建設(shè)期間等方面會(huì)計(jì)憑證除在會(huì)計(jì)憑證封底備考表注明外，保存至結(jié)清債權(quán)債務(wù)及為止；（2）對(duì)大面額票據(jù)及工資、福利、房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面原始憑證保管期限的應(yīng)有原來(lái)的十五定為70年以上或永久.這國(guó)家房屋所有權(quán)70年的規(guī)定相匹配。（3）對(duì)其他的原始憑證一律定為二十年，這與法律訴訟時(shí)效也不沖突。（4）對(duì)記錄和反映本單位所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的總賬應(yīng)定為永久。（5）其他賬簿應(yīng)和現(xiàn)金、銀行存款日記賬保管期限相匹配均定為25年。

3、建立健全會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度

根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法規(guī)規(guī)定，建立完善會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀制度。會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀是按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法，判定會(huì)計(jì)檔案的保存價(jià)值，確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案予以銷毀。做好會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作，有利于優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案庫(kù)藏，節(jié)省儲(chǔ)藏空間，減少人力物力財(cái)力的浪費(fèi)，提高會(huì)計(jì)案的利用效率。

第8篇：文書檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】職業(yè)教育;檔案管理;教育質(zhì)量;管理水平

一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個(gè)專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時(shí)，會(huì)造成教學(xué)資料丟失，從而在實(shí)際教學(xué)過(guò)程中，無(wú)法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實(shí)行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，有利于了解學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的了解程度，還可以通過(guò)提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個(gè)檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。

二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過(guò)程，還包括學(xué)校在發(fā)展過(guò)程中取得的成績(jī)，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過(guò)文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對(duì)學(xué)校發(fā)展有利的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。另外，學(xué)生可以通過(guò)文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛(ài)校的情懷。

（二）教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過(guò)教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握程度。通過(guò)教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過(guò)教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過(guò)教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。

（三）學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時(shí)的基本情況、學(xué)生在校期間的成績(jī)以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過(guò)學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會(huì)用工單位可以通過(guò)學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個(gè)重要依據(jù)。

（四）設(shè)備、基建檔案管理

設(shè)備檔案是指在教學(xué)過(guò)程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過(guò)設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法?；n案是指學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。

三、加強(qiáng)職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性

（一）增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，而且管理人員需要具有檔案管理的意識(shí)。現(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)管理工作缺乏責(zé)任感，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會(huì)失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來(lái)了巨大困難。加強(qiáng)職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識(shí)。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識(shí)，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個(gè)人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過(guò)程中，應(yīng)將檔案管理的場(chǎng)地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨(dú)立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規(guī)章制度

在職業(yè)教育檔案管理過(guò)程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時(shí)代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時(shí)代的步伐，實(shí)行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個(gè)整體的檔案管理方案，按照計(jì)劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立一個(gè)實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開(kāi)發(fā)利用水平

職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過(guò)檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開(kāi)發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。在檔案資料的收集過(guò)程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無(wú)價(jià)值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)部分檔案的公開(kāi)性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識(shí)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱紅.加強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[2]吳桂云.改制后職業(yè)教育系統(tǒng)檔案管理的幾個(gè)新區(qū)域[J].辦公室業(yè)務(wù).2011.

[3]尹英范.加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關(guān)于職業(yè)教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[5]江華.發(fā)達(dá)國(guó)家職業(yè)教育中的學(xué)籍檔案管理[J]教育與職業(yè).2001.

第9篇：文書檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：立卷改革；高校檔案；按件整理；《歸檔文件整理規(guī)則》

立卷改革長(zhǎng)期以來(lái)都是我國(guó)檔案界較為關(guān)注的話題，2001年，正式出臺(tái)的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）是對(duì)前期各種文書立卷改革措施的總結(jié)和升華，是“繼30年代行政效率運(yùn)動(dòng)之后文檔工作的第二次變革”。[1]《規(guī)則》作為我國(guó)文書立卷改革的重要成果，自其以來(lái)，在檔案界產(chǎn)生了較大的影響，各級(jí)綜合性檔案館基本已按其要求進(jìn)行了相應(yīng)的改革。在高校領(lǐng)域，《規(guī)則》也同樣被逐步推行開(kāi)來(lái)。卞咸杰同志曾就高校領(lǐng)域適用《規(guī)則》問(wèn)題在檔案界論壇作過(guò)專題講座，[2]并將其主要內(nèi)容以《高校各類檔案以件歸檔的實(shí)踐》（以下簡(jiǎn)稱《卞文》）為題在《檔案管理》2010年第1期上發(fā)表。筆者對(duì)卞咸杰同志在文中所展示的創(chuàng)新精神和改革膽略深為敬佩，但是，對(duì)于《卞文》將該校立卷改革的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為按件整理方法“以點(diǎn)代面，從文書檔案延伸到其他類別檔案”，[3]認(rèn)為《規(guī)則》能夠適用于高校各類檔案的論斷則無(wú)法認(rèn)同。

《規(guī)則》所提倡的“簡(jiǎn)化整理，強(qiáng)化檢索”的理念與計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)空前發(fā)展的時(shí)代背景相得益彰，在文書檔案領(lǐng)域，“卷”改“件”是對(duì)檔案客觀實(shí)證性的回歸，盡量減少因?yàn)榻M卷及其相關(guān)操作引起的主觀性失實(shí)和失序。筆者雖然也認(rèn)同《規(guī)則》在高校文書檔案領(lǐng)域的運(yùn)用是檔案整理方式的一種進(jìn)步，但是，這并不能成為《規(guī)則》適用范圍可以無(wú)限擴(kuò)展的理由，從《規(guī)則》本身以及檔案自身特點(diǎn)等方面考量，《規(guī)則》不適用于高校非文書類檔案。

1 基于《歸檔文件整理規(guī)則》文本的思考

《規(guī)則》的出臺(tái)，正式確立了按件整理的專業(yè)地位，卻也由此引發(fā)了關(guān)于按件整理規(guī)則適用范圍的不斷爭(zhēng)議，為了能夠讓探討基于相同的平臺(tái)，筆者認(rèn)為，在思考按件整理的適用范圍時(shí)，有必要對(duì)《規(guī)則》的文本意愿進(jìn)行重新梳理。

1.1 《規(guī)則》制定的背景。檔案整理是檔案工作的重要內(nèi)容之一，而歸檔材料的整理方法則是整理工作的核心內(nèi)容。因此，關(guān)于檔案整理方法的探索在我國(guó)就一直存在。大規(guī)模的立卷改革探討開(kāi)始于上世紀(jì)80年代，而隨著上世紀(jì)90年代對(duì)電子文件的不斷關(guān)注，關(guān)于文書立卷改革的探討與爭(zhēng)論越發(fā)如火如荼?；厥走@一段歷史，其間，關(guān)于文書立卷改革的方法從“上世紀(jì)八十年代以來(lái)，以‘六特征立卷法’為基礎(chǔ)，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三個(gè)為主，五個(gè)分開(kāi)’、‘三分兩同’等一系列立卷法”。[4]從中，我們不難發(fā)現(xiàn)，不管是何種立卷方法，都是基于對(duì)文書檔案的整理方法而產(chǎn)生，其涉及范圍并沒(méi)有涵蓋所有類型的檔案?！兑?guī)則》的出臺(tái)是在對(duì)文書立卷改革的探討有了一定的成效后，集合各種立卷方法的優(yōu)點(diǎn)而形成的一種國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?！兑?guī)則》以推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的形式，于2000年12月由國(guó)家檔案局批準(zhǔn)，于2001年正式頒布實(shí)施?！兑?guī)則》之所以作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)推出，也是為了兼顧現(xiàn)實(shí)檔案工作中存在的各種復(fù)雜多變的問(wèn)題，避免“一刀切”的狀況出現(xiàn)。

1.2 《規(guī)則》關(guān)于適用檔案類型的規(guī)定。我國(guó)高校檔案的類別基本采用了1993年《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中的規(guī)定，分為黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等10個(gè)類別，2008年，頒布的教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》與之相比，僅僅是新增加了學(xué)生類檔案，在實(shí)際工作中，一般會(huì)將特殊載體的聲像類和實(shí)物類檔案作為單獨(dú)類別列出。根據(jù)高校各種類型檔案的基本特點(diǎn)，可以大體上將其分為三個(gè)大類，一是文書檔案，即黨群類、行政類和外事類；二是科技檔案，即科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案；三是專門檔案，即學(xué)生類、教學(xué)類、出版物類、財(cái)會(huì)類。

《規(guī)則》自身文本中，雖沒(méi)有適用檔案類型的明確條款，但是，其在第二部分“定義”中，認(rèn)為“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。王健教授據(jù)此，也將“辦理完畢”、“文書檔案”、“紙質(zhì)文件”歸納為《規(guī)則》適用范圍的“三個(gè)顯性限定”。因此，從《規(guī)則》的本意來(lái)考察，文書檔案應(yīng)該是其適用的基本條件之一，《規(guī)則》并沒(méi)有涉及文書檔案之外的檔案類型。《卞文》也意識(shí)到了這一點(diǎn)，但是，其處理的方式是在編制本校的實(shí)施細(xì)則時(shí)，將“文書檔案”直接擴(kuò)大為“各種紙質(zhì)歷史記錄”，但對(duì)于這種適用范圍擴(kuò)大的合理性，缺乏足夠的解釋和論證。

2 尊重檔案自身特點(diǎn)是整理工作的起點(diǎn)

檔案整理工作需要以“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”為原則來(lái)進(jìn)行，對(duì)各種類型檔案自身特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)是探討其整理方式的起點(diǎn)，也是判斷各種檔案整理方式優(yōu)劣的基本標(biāo)準(zhǔn)，檔案的整理方式只有與該類別檔案的自身屬性相符合才能實(shí)現(xiàn)整理工作的科學(xué)化。

2.1 按件整理違背了科技檔案的成套性特點(diǎn)。高校的科技檔案主要包括科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)等四類檔案。因?yàn)榭萍脊ぷ鬟^(guò)程的完整性及其相對(duì)獨(dú)立性，使科技檔案的形成在客觀上具有成套性的特點(diǎn)，這也是科技檔案與文書檔案的最主要區(qū)別?？萍紮n案的成套性特點(diǎn)主要是指“圍繞著一個(gè)獨(dú)立科技項(xiàng)目的進(jìn)行，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)的科技文件，這些科技文件記載和反映了該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的全部過(guò)程和成果，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的文件整體”。[5]不管某個(gè)具體的科技項(xiàng)目在數(shù)量、內(nèi)容和形式上有著怎樣的差別，但是，它們因?yàn)橥粋€(gè)總體的科技程序和科技內(nèi)容而相互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成了相關(guān)科技活動(dòng)的文件整體。只有將基于同一個(gè)科技項(xiàng)目產(chǎn)生的文件集中整理起來(lái)才能反映科技活動(dòng)的全貌，才符合科技檔案整理的基本原則要求。

因?yàn)榭萍紮n案的成套性特點(diǎn)，“案卷”在科技檔案整理中成為一種“客觀存在”，例如，同一個(gè)科研項(xiàng)目、同一件產(chǎn)品、同一個(gè)工程或設(shè)備都是統(tǒng)領(lǐng)關(guān)聯(lián)科技文件材料的客觀案卷形式。文書檔案則因?yàn)闆](méi)有明顯的內(nèi)容特征來(lái)客觀統(tǒng)領(lǐng)卷內(nèi)相關(guān)文件，容易形成不同立卷者立卷結(jié)果大相徑庭的局面，這也是文書檔案實(shí)現(xiàn)按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技檔案案卷概念相對(duì)容易確定，在科技檔案按卷整理的過(guò)程中不會(huì)因?yàn)榻M卷環(huán)節(jié)的復(fù)雜而明顯增加工作量。相反，案卷作為聯(lián)系科技文件之間微觀歷史聯(lián)系的作用會(huì)在檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率方面作出重要的貢獻(xiàn)。綜合而言，按件整理在文書檔案方面因?yàn)槿∠妇矶鴰?lái)的整理結(jié)果更加客觀、整理工作量減少的優(yōu)勢(shì)在科技檔案領(lǐng)域沒(méi)有明顯的體現(xiàn)。相反，如果放棄科技檔案按卷整理的方法，以“件”為原則的整理方法容易造成同一科技項(xiàng)目文件的分散，對(duì)科技檔案的完整性和系統(tǒng)性構(gòu)成威脅，也違背了科技檔案成套性特點(diǎn)。

2.2 專門檔案需要“專門”的整理方法。高校專門檔案主要包括學(xué)生類、教學(xué)類、出版物類、財(cái)會(huì)類等四類檔案。學(xué)生類檔案屬于人事檔案的范疇，而且，全國(guó)多數(shù)高校還未將學(xué)生類檔案納入檔案部門管理，因此，對(duì)其不作探討。

教學(xué)類檔案是高校檔案的主體，客觀地反映了高校的中心工作在于培養(yǎng)高層次的人才。高校的教學(xué)類檔案包括學(xué)生錄取、考試成績(jī)、休學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)及學(xué)位等學(xué)習(xí)管理過(guò)程中的各個(gè)方面的材料。教學(xué)類檔案雖然內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量龐大，但是，高校教學(xué)工作內(nèi)容固定，分類清晰，因此，按卷整理便于集中同類的材料。在工作量方面，教學(xué)類檔案往往自然地以班級(jí)或者年級(jí)的方式集中在一起，無(wú)須為材料的分類組織浪費(fèi)更多的精力，這一點(diǎn)，也是教學(xué)類檔案區(qū)別于文書類檔案的重要特征。

財(cái)會(huì)類檔案是在財(cái)務(wù)管理工作和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料，是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)專業(yè)資料。高校的會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)憑證占據(jù)絕大多數(shù)，且已由學(xué)校的會(huì)計(jì)專業(yè)人員以冊(cè)的方式裝訂完畢。一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證基本都是按照時(shí)間順序，將多份會(huì)計(jì)憑證集合起來(lái)裝訂而成，用“卷”顯然比“件”能更好地概括這一冊(cè)會(huì)計(jì)憑證檔案。會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告都具有明顯的時(shí)間特征和內(nèi)容特征，例如，日記賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告等，因此，根據(jù)相關(guān)時(shí)間和內(nèi)容要素組卷保存更符合文件本身特點(diǎn)。

出版物類檔案是指高校在編輯出版報(bào)紙、刊物、圖書、音像等出版物活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等載體材料。出版物類檔案往往由于一個(gè)具體的出版事宜而產(chǎn)生，其內(nèi)容清晰明確，因此，對(duì)其進(jìn)行按卷整理便于集中相關(guān)內(nèi)容，也不存在文書檔案按卷整理中存在的內(nèi)容難以概括、題名難以擬寫的問(wèn)題。

3 《歸檔文件整理規(guī)則》運(yùn)用過(guò)程中一些認(rèn)識(shí)誤區(qū)

3.1 “件”的概念應(yīng)該如何定義？按卷整理的核心在于“案卷”的組織，而按件整理的核心則在于“件”的確定。在文書檔案領(lǐng)域，《規(guī)則》對(duì)于“件”的確立有著明確的規(guī)定，在此不再贅述。而如果要將《規(guī)則》的適用范圍擴(kuò)展至非文書檔案，如何進(jìn)行相關(guān)“件”的定義就成為問(wèn)題的關(guān)鍵。《卞文》在處理此問(wèn)題時(shí)，采取了“補(bǔ)充專門檔案和科技檔案類目中件的確定”方法，雖未作更為明確的闡釋，但從其后續(xù)操作示例中可發(fā)現(xiàn)《卞文》中“件”確立的幾個(gè)特點(diǎn)。

第一，帶有較強(qiáng)的主觀色彩，缺乏客觀標(biāo)準(zhǔn)。不管是以件歸檔還是按卷歸檔，“件”、“卷”都作為一種組織和計(jì)量單位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明確并且符合約定俗成的習(xí)慣才能有效地指導(dǎo)具體的歸檔操作?！侗逦摹分小皩n案檢索中有關(guān)聯(lián)的多份文件組合成一件”、“根據(jù)利用率界定件”等方法，在實(shí)際操作中對(duì)文件之間的檢索關(guān)聯(lián)關(guān)系和文件未來(lái)利用率高低的判斷都帶有一定的主觀色彩，容易產(chǎn)生“件”的確定結(jié)果因人而異的情況，違背了《規(guī)則》制定的初衷。

第二，部分“件”的定義與傳統(tǒng)“案卷”實(shí)質(zhì)相同。案卷是指按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。[6]在《卞文》中，“把同一個(gè)班級(jí)學(xué)籍材料組合為一件”、“科研檔案中的獲獎(jiǎng)申報(bào)材料，可把申報(bào)表、科研成果、社會(huì)影響或?qū)嶋H效果證明、其他材料等界定為一件”等方法中的“件”在名稱上雖為件，而在內(nèi)容上卻具有明顯的組合和集中行為，實(shí)質(zhì)上，已經(jīng)與“案卷”概念相同。同時(shí)，這些“件”的概念與約定俗成的“件”的概念迥異，容易造成概念上的混亂。例如，如果把一個(gè)班級(jí)的學(xué)籍材料稱為一件，那其中，每個(gè)具體人員的學(xué)籍材料該用什么來(lái)稱呼？

3.2 按件整理是否減少工作量？《卞文》在談到以件歸檔的經(jīng)驗(yàn)時(shí)，認(rèn)為“《規(guī)則》的實(shí)施簡(jiǎn)化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率”，[7]在實(shí)際工作中，這一說(shuō)法也成為按件整理適用范圍擴(kuò)大的一個(gè)重要理由。在文書檔案領(lǐng)域，傳統(tǒng)的文書檔案按照分類組卷卷內(nèi)文件整理填寫案卷目錄和備考表案卷裝訂擬寫案卷題名填寫案卷封面檔號(hào)編制案卷排列案卷目錄編制的程序來(lái)進(jìn)行。而按照《規(guī)則》的要求，實(shí)行按件整理后其整理程序變?yōu)椋杭拇_定裝訂蓋歸檔章文件歸類文件排列填制歸檔章編目裝盒。兩相比較，從數(shù)量上看，按件整理減少了工作環(huán)節(jié)，從內(nèi)容上看，取消了難度大、爭(zhēng)議多、耗時(shí)費(fèi)力的組卷及卷內(nèi)文件整理的環(huán)節(jié)，客觀上，減少了文書檔案整理的工作量。

在非文書檔案領(lǐng)域，無(wú)論是科技檔案還是各種專門檔案，其內(nèi)容往往明確涉及某個(gè)事件，或者有明確的組卷標(biāo)識(shí)，因此，組卷和案卷題名的擬寫變得較為容易，《規(guī)則》在文書檔案整理中的這種優(yōu)勢(shì)就不復(fù)存在。相反，從實(shí)際工作情況來(lái)看，在檔案實(shí)體的裝訂方面，因?yàn)檠b訂對(duì)象由一卷文件細(xì)化至每份文件，按件整理的裝訂工作量沒(méi)有減少反而有所增加，加之，按件整理方式中裝具及裝訂方法一直缺少穩(wěn)定有效的做法，無(wú)疑給具體工作增加了難度。例如，每份用縫紉機(jī)線裝的文件，在進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)，就很難拆除后進(jìn)行高速掃描。因此，按件整理并沒(méi)有減少非文書檔案的整理工作量。

3.3 按件整理對(duì)于統(tǒng)計(jì)和檢索的意義有多大？《規(guī)則》實(shí)施以后，檔案統(tǒng)計(jì)的基本單位由案卷變成案卷與件兩種方式并存的狀況，在一定程度上，給直觀比較和統(tǒng)計(jì)分析館藏?cái)?shù)量帶來(lái)了困難。但是，如果據(jù)此擴(kuò)展《規(guī)則》的適用范圍則有舍本逐末之嫌，檔案整理方式的選擇必須以遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，尊重檔案自身特點(diǎn)為原則，不能因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)單位一致性的需要而改變各種檔案的最合理整理方式。實(shí)際上，雖然有案卷與件兩種統(tǒng)計(jì)單位，但是，按照《規(guī)則》本身的適用范圍而言，案卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)與件的統(tǒng)計(jì)數(shù)都清晰地確定為館藏文書檔案與非文書檔案的數(shù)量。

按件整理“優(yōu)化了檢索效果，使檔案檢索更加迅速、高效、靈活”的觀點(diǎn)被當(dāng)做是《規(guī)則》適用范圍擴(kuò)展的重要原因，但是，事實(shí)果真如此嗎？根據(jù)筆者調(diào)查，現(xiàn)在的高校檔案基本采用計(jì)算機(jī)檢索的方式，絕大多數(shù)的高校館藏檔案目錄也是建立在文件級(jí)的基礎(chǔ)上。在手工檢索情況下，紙質(zhì)卷內(nèi)文件目錄與按件整理形成的目錄體系在形式和內(nèi)容完整性上是一致的。在計(jì)算機(jī)檢索的情況下，在目錄建設(shè)體系均建立在文件級(jí)的基礎(chǔ)上時(shí)，按件整理的各種檢索方式和效果會(huì)同樣表現(xiàn)在按卷整理的文件檢索中。但是，因?yàn)椤鞍妇怼弊鳛槁?lián)系文件之間歷史微觀聯(lián)系的作用而存在，會(huì)把那些在責(zé)任者、來(lái)源、時(shí)間、題名等多種要素上并沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)關(guān)系的文件整理匯集一起，反而給檢索結(jié)果的查全率和查準(zhǔn)率帶來(lái)幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]王靜.對(duì)以“件”為單位立卷方法改革的思考[J].山西檔案，2001（4）：17～19.

[2]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實(shí)踐——以鹽城師院為例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.

[3][7]卞咸杰.高校各類檔案以件歸檔的實(shí)踐[J].檔案管理，2010（1）：20～23.

[4]王健.關(guān)于立卷改革思路的思考——《歸檔文件整理規(guī)則》的應(yīng)用與反思[J].檔案學(xué)通訊，2002（3）：74～80.

[5]王傳宇.科技檔案管理學(xué)[M].修訂本.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1998：58.