醫(yī)院文書檔案管理問題的解決策略

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摘要：我國(guó)的經(jīng)濟(jì)在快速的向前發(fā)展，人們對(duì)于文書檔案管理越來(lái)越重視，醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院存在的基礎(chǔ)和重要的資源產(chǎn)生地，是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。醫(yī)院管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)就是醫(yī)院文書檔案管理，通過檔案的管理可以反應(yīng)出醫(yī)院不同時(shí)期的工作內(nèi)容。醫(yī)院需要不斷的去提高文書檔案的管理，逐漸的將文書檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和系統(tǒng)化，對(duì)于文書檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的問題要及時(shí)解決。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；存在問題；策略分析

醫(yī)院通過文書檔案管理可以反映行政活動(dòng)，醫(yī)院檔案當(dāng)中會(huì)明確的記錄醫(yī)院所從事的各項(xiàng)活動(dòng)，其中還會(huì)將保存價(jià)值比較高的文書進(jìn)行文字轉(zhuǎn)換。醫(yī)院最重要的服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作就是文書檔案管理。

一、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理重視程度不夠工作人員長(zhǎng)期受醫(yī)院傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式的影響，對(duì)于文書檔案管理不夠重視，在管理的過程當(dāng)中比較重視業(yè)務(wù)輕視檔案。許多工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作非常簡(jiǎn)單，其中涉及不到技術(shù)含量的工作，在實(shí)際工作當(dāng)中的應(yīng)用價(jià)值不大。文書檔案工作缺乏嚴(yán)格的考核機(jī)制，在管理過程當(dāng)中，對(duì)于文書檔案信息資源的開發(fā)程度明顯不足，整體導(dǎo)致文書檔案資源的利用率下降。就目前的文書檔案發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，我國(guó)文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，欠缺專門維護(hù)文書檔案權(quán)益的法律法規(guī)，沒有法律做強(qiáng)有力的后盾，檔案信息不受保障。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于文書檔案信息化管理，主要依靠計(jì)算機(jī)法規(guī)保護(hù)，但是由于文書檔案管理容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾，導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專門維護(hù)文書檔案權(quán)益的法律法規(guī)，就會(huì)使文書檔案處于一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài)，如果文書檔案的權(quán)益受到了威脅，很難依靠法律的支撐進(jìn)行維權(quán)。2.文書檔案管理人員素質(zhì)不高醫(yī)院在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程當(dāng)中，大多數(shù)都會(huì)重視醫(yī)療技術(shù)人員的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)不夠重視。大多數(shù)從事醫(yī)院文書檔案管理工作的人員，在最開始都是從事相關(guān)的護(hù)理和計(jì)算機(jī)工作，就職之前并沒有得到專業(yè)的培訓(xùn)。工作人員缺乏相應(yīng)的文書檔案管理知識(shí)，不能勝任對(duì)文書檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置的工作。對(duì)于相應(yīng)的檔案工作管理技能掌握不熟練，在工作的過程當(dāng)中造成了工作效率降低，也會(huì)對(duì)于文書檔案的收集范圍不明確，對(duì)檔案進(jìn)行立卷管理時(shí)不規(guī)范。醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)的工作人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于管理過程當(dāng)中的一些理論知識(shí)不能夠得到很好的認(rèn)識(shí)，在具體工作開展的過程當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院文書管理工作整體效率下降。3.文書檔案管理制度不完善醫(yī)院制訂了比較完善的管理制度，但是對(duì)于文書檔案管理工作沒有進(jìn)行明確的劃分，沒有對(duì)文書檔案管理工作制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。許多有價(jià)值的文數(shù)檔案在工作的過程當(dāng)中沒有得到重視，長(zhǎng)期就會(huì)造成文書檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節(jié)，導(dǎo)致文書檔案工作失去了系統(tǒng)性和完整性。醫(yī)院文書檔案管理沒有建立較為完善的體系，對(duì)于工作具體的職責(zé)沒有進(jìn)行明確的劃分，在工作的過程當(dāng)中還應(yīng)該設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，這樣才可以在整體上確保醫(yī)院文書檔案管理工作得到有序地進(jìn)行。

二、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)增強(qiáng)意識(shí)增加醫(yī)院文書檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，定期組織文書檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷的去強(qiáng)化文書檔案管理意識(shí)。通過不斷的學(xué)習(xí)可以提高工作人員在文書檔案信息管理當(dāng)中的業(yè)務(wù)水平，提高文書檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。強(qiáng)化文書檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的重要性，對(duì)文書檔案管理工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的基礎(chǔ)知識(shí)，更新工作人員的工作理念和知識(shí)內(nèi)容。隨著醫(yī)院文書檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案應(yīng)該確定保密的安全防護(hù)到位，加大醫(yī)院文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，完善醫(yī)院文書檔案信息管理的管理體系。我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，而醫(yī)院檔案制度的順利推廣和實(shí)施，可以推動(dòng)醫(yī)院文書檔案工作的持久開展，所以我們要建立健全的制度體系，保障醫(yī)院文書檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展。信息管理中的電子文檔、信息數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及文檔的操作系統(tǒng)都需要不斷的完善，才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫(yī)院文書檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書檔案應(yīng)該確保訪問網(wǎng)站的安全防護(hù)到位，加大醫(yī)院文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，完善醫(yī)院文書檔案信息管理的管理體系。工作人員應(yīng)充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識(shí)，自覺遵守檔案記錄工作規(guī)則，加大醫(yī)院文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全。醫(yī)院文書檔案管理很容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾，導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理使用的防偽加密，實(shí)行嚴(yán)格的醫(yī)院文書檔案登記防偽驗(yàn)證碼。每一個(gè)工作人員都應(yīng)該擁有自己唯一的登入賬號(hào)，且此賬號(hào)無(wú)法進(jìn)行復(fù)制粘貼，隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展，我們應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案登記管理人員的計(jì)算機(jī)管理水平。2.建立健全的規(guī)章制度科學(xué)技術(shù)在快速的向前發(fā)展，利用科技水平的提高可以提高文書檔案管理的水平，建立符合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責(zé)任范圍，對(duì)醫(yī)院不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，建立較為健全的規(guī)章制度。對(duì)文書檔案管理工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，制定嚴(yán)格的文書檔案保密制度，對(duì)相關(guān)的文書檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)借閱文書檔案要進(jìn)行仔細(xì)的記錄，根據(jù)記錄來(lái)尋求每一份文書檔案的來(lái)源。充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識(shí)，自覺遵守檔案記錄工作規(guī)則，加大文書檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，針對(duì)不同的數(shù)據(jù)電子檔案、簽名設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)癱瘓維護(hù)。對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行有關(guān)的保密宣傳教育，開展法律常識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)教育，讓文書檔案管理的工作人員清楚地認(rèn)識(shí)到保密的重要性。同時(shí)完善文書檔案信息管理的管理體系，保證檔案信息不會(huì)外泄，規(guī)定文書檔案方案的記錄格式，防治被其他人濫用。3.加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量審核，確保檔案的格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案資料的收集過程當(dāng)中，可以有效提高醫(yī)院文書檔案管理自動(dòng)化水平。對(duì)于醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一定要加快建設(shè)的步伐，將檔案信息充分的匯集在醫(yī)院的信息中心，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束，確保可以更高效的服務(wù)于醫(yī)院的各個(gè)部門。醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過長(zhǎng)期的培訓(xùn)和管理才可以提高管理的水平。醫(yī)院整體的管理水平是通過文書檔案管理水平來(lái)衡量的，通過建立較為健全的規(guī)章制度，可以解決醫(yī)院文書檔案管理中存在的一些問題。不斷的去提高文書檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，引進(jìn)新的管理技術(shù)和理念，提高文書檔案管理工作的整體水平。隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用提高了文書檔案管理的工作效率，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書檔案信息管理相融合，既可以高效的動(dòng)態(tài)管理文書檔案，又可以提高文書檔案工作人員的工作效率。同時(shí)將文書檔案業(yè)務(wù)過程中的信息轉(zhuǎn)化為電子信息，可以全面提高文書檔案工作者的工作效率，同時(shí)也可以保障醫(yī)院檔案的信息安全。

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作者:顧豪 單位:連云港市中醫(yī)院