文書(shū)檔案精選(九篇)

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第1篇：文書(shū)檔案范文

一、文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案收集不全。只有文書(shū)檔案越全面才能夠?yàn)槠髽I(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進(jìn)行決策時(shí)能夠提供更細(xì)致的參考材料。但是，由于行政管理部門(mén)忽視文書(shū)檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。為了真實(shí)完整地收集文書(shū)檔案，滿足企業(yè)決策部門(mén)更全面的信息需求，必須要將文書(shū)檔案的資料在誕生之時(shí)就及時(shí)提交，由于大部分企業(yè)并沒(méi)有將文書(shū)檔案制度獨(dú)立出來(lái)，難以滿足資料整理的實(shí)際需求，所以影響了檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮。

（二）檔案收集過(guò)程不夠順暢。為保證文書(shū)檔案工作能夠發(fā)揮最大的價(jià)值，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)文書(shū)檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對(duì)文書(shū)檔案管理工作的深刻認(rèn)識(shí)，自身的職業(yè)能力有限，難以準(zhǔn)確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會(huì)出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問(wèn)題，為檔案收集管理工作的開(kāi)展帶來(lái)障礙。

（三）文書(shū)檔案的應(yīng)用效率低下。文書(shū)檔案的具體信息資源需要來(lái)自于企業(yè)的各個(gè)職能部門(mén)，而檔案的實(shí)際操作價(jià)值在于文書(shū)檔案的日常應(yīng)用。但是目前由于企業(yè)在文書(shū)檔案的移交管理過(guò)程中存在漏洞，沒(méi)有任何專業(yè)性的部門(mén)對(duì)企業(yè)的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督管理，行政部門(mén)檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時(shí)，由于單位員工的流動(dòng)性非常大，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)與基層員工對(duì)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值沒(méi)有深刻的了解，為檔案的日常應(yīng)用埋下了潛在危機(jī)。

二、文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件的最終歸宿。文書(shū)檔案管理人員做好文書(shū)的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級(jí)的文書(shū)收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書(shū)檔案管理人員一定要具備良好的文書(shū)收集意識(shí)，保證文件收集的真實(shí)性、完整性。與此同時(shí)，檔案管理人員需要加強(qiáng)與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護(hù)以及統(tǒng)計(jì)工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強(qiáng)化企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作水準(zhǔn)，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應(yīng)用于檔案管理工作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。為實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)建庫(kù)工作，促進(jìn)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時(shí)共享與信息開(kāi)發(fā)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與此同時(shí)，需要對(duì)文書(shū)檔案的信息收集運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)操作管理，提高檔案管理的自動(dòng)化程度。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為保障和提升文書(shū)檔案管理工作的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與操作質(zhì)量，需要重視對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的思想指導(dǎo)與意識(shí)管理，為工作人員及時(shí)了解國(guó)家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識(shí)與信息敏感度。與此同時(shí)，在對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感與使命感，在對(duì)文書(shū)檔案管理工作的技能提升中強(qiáng)化該項(xiàng)工作的應(yīng)用價(jià)值。

三、文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障文書(shū)檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設(shè)是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學(xué)合理的制度建設(shè)加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅?shū)的信息收集與檔案管理工作開(kāi)展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學(xué)的，陳舊落后的，對(duì)于充分提升管理效率沒(méi)有幫助的操作方式，需要結(jié)合企業(yè)文書(shū)檔案管理的實(shí)際情況建立有利于企業(yè)結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學(xué)性。在對(duì)不良制度的改善中積極結(jié)合富有時(shí)代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴(yán)密的管理體系。

（二）創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的工作機(jī)制。豐富文書(shū)檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對(duì)企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學(xué)研究都具有重要的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機(jī)制時(shí)需要強(qiáng)化組織的自我管理機(jī)制，主要的工作內(nèi)容需要對(duì)企業(yè)或者是該部門(mén)制定科學(xué)合理的階段性目標(biāo)，在對(duì)檔案管理的操作流程與實(shí)際運(yùn)用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強(qiáng)化組織企業(yè)的自我參與機(jī)制。將文書(shū)檔案的信息應(yīng)用發(fā)展為部門(mén)開(kāi)展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動(dòng)地參與到部門(mén)組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機(jī)制需要注意的是對(duì)互動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制的重視。加強(qiáng)檔案管理工作與操作部門(mén)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在良好的雙向互動(dòng)中提升部門(mén)之間的鏈接作用。

（三）建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍。現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊(duì)伍之上，（下轉(zhuǎn)第136頁(yè)）（上接第127頁(yè)）在最大限度內(nèi)滿足文書(shū)檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機(jī)制，對(duì)具有文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對(duì)于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進(jìn)行必要的職業(yè)培訓(xùn)，開(kāi)展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與管理理念的學(xué)習(xí)中強(qiáng)化工作人員的檔案管理意識(shí)，在定期的職業(yè)培訓(xùn)中提升工作人員的職業(yè)技能，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，在爭(zhēng)創(chuàng)先進(jìn)的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學(xué)習(xí)環(huán)境。

（四）檔案室的信息化操作。具有現(xiàn)代氣息與信息化技術(shù)支撐的檔案室是參與檔案工作管理的必要環(huán)境支持，信息化的檔案室操作是適應(yīng)新時(shí)期檔案管理要求的重要技術(shù)表現(xiàn)。為建立現(xiàn)代化的檔案室條件，首先需要企業(yè)或者是事業(yè)單位投入資金，在經(jīng)濟(jì)的支持下開(kāi)展檔案室的信息化建設(shè)。引進(jìn)科學(xué)、先進(jìn)的信息化技術(shù)設(shè)備也是參與檔案室建設(shè)的重要條件，最后在對(duì)文書(shū)資源信息化的轉(zhuǎn)移中實(shí)現(xiàn)技術(shù)協(xié)調(diào)，在電子檔案的建立中實(shí)現(xiàn)有效的信息共享，便于文書(shū)檔案的應(yīng)用操作。

第2篇：文書(shū)檔案范文

首先感謝各位領(lǐng)導(dǎo)比機(jī)會(huì)我參加競(jìng)爭(zhēng)上崗。對(duì)我個(gè)人來(lái)講，我想這不僅是一次競(jìng)爭(zhēng)，更是一次對(duì)自己的檢驗(yàn)、學(xué)習(xí)和鍛煉。

我叫×××,1997年畢業(yè)后在×××工作，01年調(diào)到廠部任文書(shū)工作至今，期間修讀了中文秘書(shū)大專課程充實(shí)自己?？梢哉f(shuō)，我的青春歲月在×××公司的蓬勃發(fā)展中度過(guò)，雖然沒(méi)有參加過(guò)公司的三大工程建設(shè)，沒(méi)有轟轟烈烈的感人事跡，但我默默無(wú)聞的做好自己的本職工作。

我之所以選擇競(jìng)爭(zhēng)文書(shū)檔案員這個(gè)崗位，有兩方面原因：一是我有一定的文秘工作經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)崗位能充分發(fā)揮自己的所長(zhǎng)；二是我很在乎工作環(huán)境氛圍是否融洽愉快，在辦公室工作得到大家的支持和配合，工作雖然繁瑣，但心情舒暢。

競(jìng)爭(zhēng)文書(shū)檔案員我有以下的優(yōu)勢(shì)：

1、有良好的思想品德修養(yǎng)。自己一貫注重個(gè)人品德素質(zhì)的培養(yǎng)，努力做到尊重領(lǐng)導(dǎo)，團(tuán)結(jié)同志，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不計(jì)較個(gè)人得失。

2、有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。我有給水工程專業(yè)為基礎(chǔ)，熟悉廠的生產(chǎn)工藝流程，對(duì)開(kāi)展各項(xiàng)工作提供有利條件。另外修讀的中文秘書(shū)大專課程和4年多的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并取得了檔案員上崗證，這些硬件足以勝任文書(shū)檔案員崗位的工作。

3、有較強(qiáng)的工作能力。熟悉檔案管理工作相關(guān)知識(shí)，掌握電腦操作、辦公系統(tǒng)等操作技能。

4、有較好的工作業(yè)績(jī)。從事文書(shū)檔案員以來(lái)，曾獲公司的表?yè)P(yáng)檔案員、優(yōu)秀通訊員、女能手。在五年的團(tuán)支部工作中，任團(tuán)支部副書(shū)記，個(gè)人多次獲局和公司優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干等稱號(hào)，而團(tuán)支部連續(xù)五年獲公司先進(jìn)團(tuán)支部，在2002-2004年更獲×××市先進(jìn)團(tuán)支部稱號(hào)。

竟聘成功后的工作設(shè)想：一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新能力。二是團(tuán)結(jié)同志，充分調(diào)動(dòng)大家的工作積極性，搞好各項(xiàng)工作。三是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，認(rèn)真履行文書(shū)檔案員的工作職責(zé)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，熱情為廣大職工服務(wù)。四是創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。提高服務(wù)質(zhì)量。

各位領(lǐng)導(dǎo)，各位評(píng)委，如果我能得到您的信任，我會(huì)萬(wàn)分感激，我會(huì)以大家的支持為動(dòng)力，在工作中踏踏實(shí)實(shí)做事，在生活中認(rèn)認(rèn)真真做人，以實(shí)現(xiàn)我自己的人生價(jià)值！

我的演講完畢，謝謝大家??！

第3篇：文書(shū)檔案范文

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；計(jì)量單位；比較

計(jì)量單位，主要是用來(lái)表示同自身相對(duì)比的同種事物量大小所采用的特定量以及約定的定義。目前，在我國(guó)文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)工作中，常用的計(jì)量單位主要包括有“卷”、“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等，其中，最為常用的就是“卷”和“米”。隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，文書(shū)檔案的整理、存儲(chǔ)形式較之從前發(fā)生了巨大的變化，而其計(jì)量單位也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變，傳統(tǒng)的一些計(jì)量單位已經(jīng)不能有效的完全滿足當(dāng)前文書(shū)檔案計(jì)量的需求，因此，必須根據(jù)當(dāng)前文書(shū)檔案的實(shí)際情況，選擇準(zhǔn)確、有效的計(jì)量單位。本文就當(dāng)前文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)中使用的計(jì)量單位進(jìn)行分析和比較，使人們更好的了解和認(rèn)識(shí)到各種計(jì)量單位的優(yōu)點(diǎn)和不足，從而在今后的文書(shū)檔案工作中選擇最佳單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

1 文書(shū)檔案中計(jì)量單位“卷”、“米”、“公斤”之間的比較

1.1 “卷”在現(xiàn)代文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“卷”是當(dāng)前我國(guó)文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)中最為常用的一種計(jì)量單位，它同“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等相比，在準(zhǔn)確程度上有著較為明顯的優(yōu)勢(shì)，但仍不能夠全面、精確、有效地反映出文書(shū)檔案的規(guī)模與數(shù)量。目前，我國(guó)有些部門(mén)，尤其是建立時(shí)間較長(zhǎng)的部門(mén)，在其所現(xiàn)存的文書(shū)檔案中，有很大一部分的存儲(chǔ)形式是厚卷形的，有的卷宗當(dāng)中存儲(chǔ)了多達(dá)八、九十件文件，但卷的一般平均值是不超出3件的，因此，同樣的一卷文書(shū)檔案，由于內(nèi)部存儲(chǔ)文件數(shù)量的不同，其計(jì)量結(jié)果甚至?xí)嗖顜妆痘驇资丁?/p>

1.2 “米”在現(xiàn)代文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“米”作為文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)工作中規(guī)模和數(shù)量的計(jì)量單位，是依據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)所規(guī)定的要求進(jìn)行確定的。它對(duì)檔案的計(jì)量方法主要為：將諸多文書(shū)檔案進(jìn)行豎向排列，而后再用米尺對(duì)它們進(jìn)行測(cè)量，其所得出的米數(shù)數(shù)值就是該文書(shū)檔案的數(shù)量。雖然“米”作為計(jì)量單位，對(duì)其文書(shū)檔案的測(cè)量是實(shí)際的測(cè)定，但由于人為因素等原因的影響，它所測(cè)量的結(jié)果的伸縮性較大。例如，當(dāng)所排列的文書(shū)檔案較密時(shí)，其所測(cè)量的數(shù)值就較小，而當(dāng)所排列的文書(shū)檔案較疏時(shí)，其所測(cè)量的數(shù)值就較大，有些排列疏密情況差別明顯的，其測(cè)量的結(jié)果甚至?xí)嗖顜妆?。另一方面，由于目前?duì)文書(shū)檔案的排列疏密情況沒(méi)有一個(gè)明確、統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，而不同時(shí)期、不同內(nèi)容的文書(shū)檔案在材質(zhì)、厚度等方面也存在差異，導(dǎo)致文書(shū)檔案的排列長(zhǎng)度沒(méi)有可比性，從而導(dǎo)致測(cè)量結(jié)果的不準(zhǔn)確、不規(guī)范。

1.3 “公斤” 在現(xiàn)代文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“公斤”也是目前文書(shū)檔案計(jì)量工作當(dāng)中的一個(gè)非常重要的常見(jiàn)計(jì)量單位，它的測(cè)量伸縮性較之“米”有所降低，但其測(cè)定結(jié)果所受的影響因素較多，例如文書(shū)檔案的載體、卷皮、濕度、裝訂等等，都能夠直接的作用于計(jì)量結(jié)果?！肮铩弊鳛槲臅?shū)檔案的計(jì)量單位，其主要的計(jì)量方式是“稱重”，然而，在實(shí)際工作中，工作人員所得出的重量值，往往不是單純的文書(shū)檔案的自身重量，這不僅導(dǎo)致檔案計(jì)量結(jié)果的不精確，同時(shí)由于稱量工作的工作量較大，因此耗費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間。

2 文書(shū)檔案中計(jì)量單位“件”的優(yōu)越性

眾所周知，文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)量單位有一個(gè)代表性的基礎(chǔ)特征，就是不可再分性，也就是其統(tǒng)計(jì)結(jié)果不具有伸縮性。而“件”作為文書(shū)檔案計(jì)量中最基本、最小的統(tǒng)計(jì)單位恰恰具有這一特點(diǎn)。它是在確保文書(shū)檔案依據(jù)和憑證作用前提下的最小計(jì)量單位。同時(shí)，“件”也具有絕對(duì)性，能夠明確、有效的區(qū)分不同的文書(shū)檔案，從而更加方便了人們查閱，充分的發(fā)揮了文書(shū)檔案的依據(jù)和憑證作用。用“件”作為文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)量單位，能夠有效的降低和避免“卷”、“米”、“公斤”等計(jì)量單位在統(tǒng)計(jì)工作中存在的缺陷和不足，同時(shí)用“件”作為文書(shū)檔案的計(jì)量單位，也能快速、準(zhǔn)確地對(duì)其進(jìn)行整理、歸檔，大大提高了其使用價(jià)值。因此它不光能夠準(zhǔn)確、全面的反映出文書(shū)檔案本身的實(shí)際規(guī)模和數(shù)量，加強(qiáng)了文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，也為文書(shū)檔案的提供利用創(chuàng)造了價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

文書(shū)檔案工作作為記錄政府、部門(mén)或組織等活動(dòng)歷史的重要資料內(nèi)容，其在內(nèi)容、形式、管理等方面隨著當(dāng)前社會(huì)時(shí)代改變以及高新技術(shù)的發(fā)展也發(fā)生了巨大的變化，最為顯著的就是增加了電子檔案資料的存儲(chǔ)。而這些新出現(xiàn)的文書(shū)檔案存儲(chǔ)手段（途徑）也使得計(jì)量單位出現(xiàn)而來(lái)極大的變動(dòng)，導(dǎo)致傳統(tǒng)的一些計(jì)量單位不再適應(yīng)當(dāng)前文書(shū)檔案計(jì)量的實(shí)際發(fā)展需求。經(jīng)過(guò)實(shí)際分析討論，“件”這一計(jì)量單位由于能較為準(zhǔn)確、詳細(xì)的反映出文書(shū)檔案的規(guī)模和數(shù)量，能夠作為當(dāng)今文書(shū)檔案的計(jì)量單位。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，相信還會(huì)出現(xiàn)更加準(zhǔn)確、更加具有說(shuō)服力的計(jì)量單位，從而更好的促進(jìn)文書(shū)檔案計(jì)量統(tǒng)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。

參考文獻(xiàn)

[1] 周麗瑩.文書(shū)檔案計(jì)量單位的比較研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（02）

第4篇：文書(shū)檔案范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還

中圖分類號(hào)：TP393

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書(shū)是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展，文書(shū)工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書(shū)檔案管理工作也成為文書(shū)工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書(shū)類型越來(lái)越多，版本的文書(shū)數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書(shū)工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書(shū)檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書(shū)檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書(shū)工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書(shū)工作以及文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開(kāi)展科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書(shū)檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書(shū)檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書(shū)檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門(mén)對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書(shū)檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書(shū)管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書(shū)檔案管理障礙。

第二，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了文書(shū)職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書(shū)檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書(shū)與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書(shū)檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書(shū)職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書(shū)與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書(shū)并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書(shū)檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書(shū)角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書(shū)對(duì)檔案管理的作用。

第三，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書(shū)工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專門(mén)的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書(shū)檔案的管理，對(duì)于一般性的文書(shū)檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書(shū)檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書(shū)檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開(kāi)展，而實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。

首先，文書(shū)檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門(mén)進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書(shū)檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書(shū)檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見(jiàn)的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書(shū)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。

其次，文書(shū)檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書(shū)檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。

如圖1所示，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)包括文書(shū)檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書(shū)檔案管理模塊

文書(shū)檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書(shū)檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作。

1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。

4）案卷著錄：主要是文書(shū)檔案的歸類，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書(shū)檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。

5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書(shū)工作需求。

7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過(guò)年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書(shū)檔案借閱與歸還

文書(shū)檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書(shū)檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。

2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書(shū)檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書(shū)人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書(shū)檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書(shū)檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。

在此，對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書(shū)管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書(shū)、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書(shū)人員的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

3.4系統(tǒng)設(shè)定

系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

第5篇：文書(shū)檔案范文

一、文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書(shū)檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中起到基礎(chǔ)性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。文書(shū)檔案所涵蓋的內(nèi)容相當(dāng)龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對(duì)于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價(jià)值。文書(shū)檔案中的重要文件材料，如計(jì)劃任務(wù)書(shū)、審計(jì)報(bào)告、考核評(píng)定辦法等，對(duì)其進(jìn)行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，則會(huì)對(duì)企業(yè)處理日常事務(wù)、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實(shí)依據(jù)。因此，文書(shū)檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書(shū)檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

1.文書(shū)檔案管理人員管理意識(shí)薄弱

文書(shū)檔案管理在整個(gè)檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書(shū)檔案的收集與歸檔工作并未受到相關(guān)部門(mén)以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對(duì)文書(shū)檔案的管理意識(shí)。如，將文件按級(jí)別劃分，只關(guān)注重要文件，對(duì)于普通文件的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，致使文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運(yùn)行水平，更為嚴(yán)重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無(wú)法確保檔案的真實(shí)性。

另一方面，文書(shū)檔案管理工作人員缺乏崗位責(zé)任感和工作責(zé)任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書(shū)檔案資源無(wú)法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時(shí)，并未對(duì)檔案資料的來(lái)源和出處進(jìn)行核實(shí)，真實(shí)性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性，利用價(jià)值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時(shí)俱進(jìn)、順應(yīng)技術(shù)變革，及時(shí)更新和學(xué)習(xí)檔案管理技術(shù)，在識(shí)別檔案真實(shí)性和有效性上缺乏應(yīng)有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開(kāi)展。

因此，針對(duì)文書(shū)檔案收集與歸檔中所涉及的管理問(wèn)題及實(shí)際操作問(wèn)題，應(yīng)引起相關(guān)部門(mén)的重視，并及時(shí)采取行之有效的措施，確保文書(shū)檔案工作的有序開(kāi)展，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書(shū)檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書(shū)檔案管理工作而言，需進(jìn)一步加強(qiáng)收集和歸檔的力度，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書(shū)檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書(shū)檔案歸類時(shí)，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運(yùn)用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進(jìn)行存檔。而檔案管理技術(shù)的不斷完善，電子文書(shū)檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關(guān)工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對(duì)于電子文書(shū)檔案的看法，缺乏對(duì)電子文書(shū)檔案收集和歸檔的意識(shí)，經(jīng)驗(yàn)不足。在實(shí)踐中，文字檔案與電子文書(shū)檔案相輔相成，互為補(bǔ)充，因而要對(duì)這兩種歸檔模式加以綜合運(yùn)用，進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對(duì)歷史信息的統(tǒng)計(jì)和記錄，只有作為真實(shí)信息的載體時(shí)，才能發(fā)揮應(yīng)有的參考、備查效用，檔案管理實(shí)踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實(shí)性、權(quán)威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書(shū)檔案的完整性。完整性包括時(shí)間的連貫性，頁(yè)碼的連貫與完整等。在文書(shū)檔案收集與歸檔過(guò)程中，未錄入相應(yīng)的時(shí)間，或者缺頁(yè)，都破壞了其完整性，進(jìn)而對(duì)真實(shí)性和可靠性產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.文書(shū)檔案的收集與歸檔不全面

文書(shū)檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個(gè)重要指標(biāo)。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來(lái)源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯(cuò)誤歸檔，將加重文書(shū)檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開(kāi)展設(shè)置了無(wú)形的障礙。另一方面，一些文書(shū)檔案管理人員在進(jìn)行日常工作時(shí)，由于職責(zé)劃分的模糊性以及個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的制約力等綜合因素的影響，導(dǎo)致文書(shū)檔案收集與歸檔工作無(wú)法在既定的軌道上有序運(yùn)行，往往會(huì)出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問(wèn)題。

三、文書(shū)檔案收集與歸檔工作的改進(jìn)措施

1.提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理人員的評(píng)價(jià)，應(yīng)從兩個(gè)維度來(lái)衡量：業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務(wù)能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領(lǐng)域的管理知識(shí)，并能夠熟練、靈活的將其運(yùn)用于日常檔案管理實(shí)踐中，從而將知識(shí)與技能相結(jié)合，進(jìn)一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能外，還應(yīng)具備檔案管理的主動(dòng)性等職業(yè)習(xí)慣，充分調(diào)動(dòng)管理人員自身的積極性，確保文書(shū)檔案收集與歸檔工作順利開(kāi)展。業(yè)務(wù)能力的實(shí)現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓(xùn)，相關(guān)部門(mén)主管人員針對(duì)檔案管理人員的階段性績(jī)效目標(biāo)和業(yè)務(wù)能力指標(biāo)，制定出相應(yīng)的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員在較短的時(shí)間內(nèi)，熟練掌握領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)與技能，并于培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行考核，在培訓(xùn)的終端把握檔案管理人員的培訓(xùn)效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責(zé)任心，使命感；文化修養(yǎng)：學(xué)識(shí)、文化層次、主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力；心理狀態(tài)：積極樂(lè)觀、熱情友善、堅(jiān)毅果敢；價(jià)值理念：奉獻(xiàn)工作，熱愛(ài)集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務(wù)能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務(wù)能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力使得管理人員在優(yōu)秀的績(jī)效激勵(lì)下，保持積極進(jìn)取的內(nèi)在狀態(tài)。

2.優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度

文書(shū)檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關(guān)檔案管理工作的開(kāi)展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設(shè)置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時(shí)、省力、高效的完成工作，減輕了工作負(fù)荷，無(wú)形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學(xué)、合理的歸檔范圍應(yīng)具有一定的適應(yīng)性和針對(duì)性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實(shí)際需要，依照相關(guān)制度規(guī)范、工作職責(zé)范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書(shū)檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書(shū)檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實(shí)需求，就失去了存在的意義和價(jià)值，甚至?xí)铚n案收集與歸檔工作的順利開(kāi)展，因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在考量現(xiàn)實(shí)需求和自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，及時(shí)調(diào)整文書(shū)檔案管理制度中的不適應(yīng)性，及時(shí)更新制度，來(lái)適應(yīng)不同時(shí)期、特定條件下對(duì)于文書(shū)檔案收集與歸檔的需要。

3.調(diào)整文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式

文書(shū)檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動(dòng)性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書(shū)檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實(shí)現(xiàn)新的突破。（1）問(wèn)題反饋的及時(shí)性，在文書(shū)檔案收集與歸檔過(guò)程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問(wèn)題的出現(xiàn)在所難免，如不及時(shí)處理，會(huì)造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效率，因此，出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋并處理；（2）工作的主動(dòng)性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動(dòng)為主動(dòng)，相關(guān)管理人員主動(dòng)開(kāi)啟與別的部門(mén)的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開(kāi)展進(jìn)程，定期實(shí)行檢查，確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性、連續(xù)性，主動(dòng)做好每一個(gè)細(xì)節(jié)工作，滿足各部門(mén)乃至整個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案資料的需求；（3）硬件設(shè)施的完備性。檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與歸檔工作時(shí)，容易因短期內(nèi)無(wú)法克服的人員特質(zhì)因素，而導(dǎo)致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的當(dāng)下，充分利用高科技設(shè)備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機(jī)，還能節(jié)省人力成本，提升文書(shū)檔案收集與歸檔工作的效率。

第6篇：文書(shū)檔案范文

1、愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書(shū)檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)和檔案工作不是主要的部門(mén)，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。三、加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過(guò)各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書(shū)學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

第7篇：文書(shū)檔案范文

企業(yè)中文書(shū)檔案主要的來(lái)源有兩個(gè)方面，一是來(lái)自企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，其文件主要是來(lái)自O(shè)A系統(tǒng)；二是企業(yè)在職能活動(dòng)過(guò)程中，除業(yè)務(wù)系統(tǒng)以外形成的需歸檔的紙質(zhì)或電子文件，俗稱帳外文件。

企業(yè)中文書(shū)檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；公司工作活動(dòng)中形成的，對(duì)維護(hù)公司權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)單位、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料；其他對(duì)公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。

一、文書(shū)檔案整理的基本單位

文書(shū)檔案整理的基本原則應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行文件級(jí)整理，即一文一件整理方式。

一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業(yè)OA收發(fā)文中的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與指示等，各文件相對(duì)獨(dú)立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對(duì)于這類文件的處理方式應(yīng)該視為一件來(lái)處理，實(shí)體也應(yīng)裝訂在一起，便于查找利用。

二、文書(shū)檔案整理的基本步驟

1.裝訂

文書(shū)檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序?yàn)椋赫?、附件和審批單；正文在前，定稿在后；原件在前，?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；復(fù)函在前，來(lái)函在后。

凡是原來(lái)文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)空白處裝訂；無(wú)法用訂書(shū)釘裝訂的厚文件應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂；企業(yè)有裝訂機(jī)的可以用熱熔裝訂機(jī)裝訂；已經(jīng)成冊(cè)的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。

2.分類

對(duì)于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統(tǒng)檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類法、保管期限分類法等。如果企業(yè)目前沒(méi)有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42-2009)中的“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)來(lái)進(jìn)行分類整理。

3.編號(hào)

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中企業(yè)檔案歸檔文件的編號(hào)項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、室編件號(hào)、館編件號(hào)。文件按分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。如文書(shū)檔案的檔的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)。一般建議按四位編碼格式編寫(xiě)，如：000l。

館編件號(hào)：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對(duì)部分檔案進(jìn)行抽出、補(bǔ)人等局部調(diào)整后，導(dǎo)致室編件號(hào)出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象時(shí)，按照新的排列順序重新編制的件號(hào)。編號(hào)的方法與室編件號(hào)一樣。

編碼工作還有一個(gè)事情要做，那就是打印頁(yè)碼。編制頁(yè)碼可用號(hào)碼機(jī)或手工填寫(xiě)，頁(yè)碼編寫(xiě)在頁(yè)面的右下角，背面的左下角、一份文件一個(gè)流水號(hào)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不打頁(yè)碼。

4.編目

歸檔文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)分類方案和件號(hào)編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中一條條目體現(xiàn)為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)?？砂春写蛴〕鰜?lái)并將該目錄放置在盒內(nèi)，另打印一份裝訂成冊(cè)留作手工檢索使用。

5.裝盆排架

歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒內(nèi)，與打印出來(lái)的歸檔文件目錄中相應(yīng)條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到實(shí)體文件。裝盒時(shí)，歸檔文件應(yīng)按企業(yè)具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔文件不應(yīng)放人同一檔案盒。

檔案裝盒過(guò)程中要填寫(xiě)檔案盒封面、脊背和備考表等。現(xiàn)在企業(yè)檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監(jiān)制的專門(mén)裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫(xiě)。如果沒(méi)有可制作打印出來(lái)粘貼到盒子上。

填寫(xiě)脊背時(shí)要根據(jù)檔案盒在檔案柜存放的具體形式進(jìn)行填寫(xiě)。脊背上的項(xiàng)目一般包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、室編起止件號(hào)、館編起止件號(hào)、盒號(hào)等。盒號(hào)的編寫(xiě)一般也按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、流水號(hào)等進(jìn)行盒號(hào)的編制。注意此處年度填寫(xiě)也應(yīng)該填寫(xiě)四位阿拉伯?dāng)?shù)字；保管期限應(yīng)該填寫(xiě)!漢字全稱，如：永久、長(zhǎng)期、短期；室編起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號(hào)，兩號(hào)之間用橫線連接，如“15―60”。

填寫(xiě)備考表時(shí)，備考表的內(nèi)容應(yīng)該包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標(biāo)準(zhǔn)A4紙，應(yīng)按照盒內(nèi)歸檔文件的實(shí)際情況真寫(xiě)備考表。

歸檔文件全部裝盒之后，應(yīng)該按照順序排列到檔案密集架上。面對(duì)檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)來(lái)，如可以按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題或分類、盒號(hào)流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號(hào)流水排，即先排A類永久、長(zhǎng)期、短期，再排B類永久、長(zhǎng)期、短期，依此類推。

三、文書(shū)類電子文件的整理

隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)公文流轉(zhuǎn)也都在OA系統(tǒng)中完成，企業(yè)越來(lái)越多的電子文件需要?dú)w檔。歸檔工作是電子公文運(yùn)行管理的最后一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是電子公文與檔案銜接的關(guān)鍵。電子文件歸檔的質(zhì)量是衡量企業(yè)電子公文運(yùn)行管理好壞與成敗的關(guān)鍵。電子檔案的管理應(yīng)搭乘企業(yè)信息化的快車建立一套電子檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)行更加高效、科學(xué)的管理手段來(lái)管理企業(yè)的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進(jìn)行利用。企業(yè)文書(shū)檔案電子文件的整理規(guī)則應(yīng)參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，參照紙質(zhì)文件的整理規(guī)則進(jìn)行整理。

第8篇：文書(shū)檔案范文

（一）文書(shū)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高

文書(shū)的檔案是十分重要的材料，而我國(guó)的文書(shū)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟(jì)因素的思想觀念的影響，雖然我的文書(shū)檔案管理部門(mén)做好了基本的檔案保護(hù)措施，但當(dāng)遇到一些大型的自然災(zāi)害或不可抗力因素時(shí)，文書(shū)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力弊病就會(huì)立刻凸顯出來(lái)。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強(qiáng)大破壞作用，整個(gè)汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡，很多文書(shū)檔案已經(jīng)不復(fù)存在，這給后期的財(cái)產(chǎn)理賠工作帶來(lái)了很大的困難。

（二）文書(shū)檔案具有明顯的時(shí)代特征

由于文書(shū)檔案所跨越的時(shí)間較長(zhǎng)，在不同的歷史階段，文書(shū)檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)的文書(shū)檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，文書(shū)檔案具有明顯的時(shí)代特征。但是，我國(guó)文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務(wù)能力不高，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，材料檔案的不規(guī)范問(wèn)題時(shí)常發(fā)生。在科技不夠發(fā)達(dá)的時(shí)期，文書(shū)檔案是由紙張組成的，且檔案中對(duì)于文書(shū)的描述過(guò)于簡(jiǎn)單，通常只有平面結(jié)構(gòu)圖，文書(shū)周圍的情況描述較少。

（三）文書(shū)檔案的形式單一

完整的文書(shū)檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應(yīng)有一些相關(guān)的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時(shí)代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需要了，由于文書(shū)檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個(gè)管理成本會(huì)提高很多。因此，對(duì)于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們?cè)谶@方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

二、加強(qiáng)管理，解決問(wèn)題

（一）加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代文書(shū)檔案管理的主要趨勢(shì)。由于這是一項(xiàng)技術(shù)活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對(duì)存量文書(shū)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡(jiǎn)潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進(jìn)行檢查，保證萬(wàn)無(wú)一失

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案局已經(jīng)針對(duì)電子檔案管理制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)我國(guó)的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。文書(shū)管理部門(mén)也必須結(jié)合時(shí)代和的行業(yè)的特點(diǎn)，制定與本行業(yè)檔案管理相關(guān)的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。

（三）保存雙套檔案

文書(shū)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問(wèn)題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題，檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題，數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方方面面的問(wèn)題。所以，我們必須根據(jù)實(shí)際，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，對(duì)文書(shū)檔案管理實(shí)行雙保險(xiǎn)，就是在使用電子計(jì)算機(jī)保存的同時(shí)，還做好紙張檔案儲(chǔ)存，這樣就能保證文書(shū)檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關(guān)的文書(shū)檔案信息搜索平臺(tái)，讓業(yè)主可以方面的搜索到信息；在實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的逐頁(yè)掃描，存入微機(jī)。在文書(shū)檔案提供利用過(guò)程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少文書(shū)檔案過(guò)多的與外界接觸，保證其安全。

（四）搞好前期控制

根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律，文書(shū)檔案必須是真實(shí)、準(zhǔn)確的，不得與事實(shí)相違背。如果文書(shū)檔案本身存在一些記錄錯(cuò)誤或者其它誤差，那么文書(shū)檔案的法律效力就會(huì)大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過(guò)程中就會(huì)出現(xiàn)證據(jù)錯(cuò)誤和證據(jù)不足的問(wèn)題。為了避免這一問(wèn)題的發(fā)生，文書(shū)檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔錢(qián)，應(yīng)該把握好三關(guān)：加強(qiáng)文件資料審核的管理。相關(guān)人員在進(jìn)行文書(shū)登記時(shí)，一點(diǎn)要嚴(yán)格審查當(dāng)事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請(qǐng)人在辦理文書(shū)登記過(guò)程中，需按照相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當(dāng)事人是自然人的，核對(duì)好信息后，在身份證復(fù)印件上簽好無(wú)異議等字樣，并簽字按手??；如果是法人，就應(yīng)讓法定代表人填好委托書(shū)，并加蓋單位公章。只有做好文書(shū)的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎(chǔ)；文書(shū)資料移交的管理。這是文書(shū)資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過(guò)程中，管理人員必須對(duì)檔案資料再一次進(jìn)行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說(shuō)明原因，比便當(dāng)事人及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

第9篇：文書(shū)檔案范文

1 文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關(guān)體制的束縛，文書(shū)檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒(méi)有引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學(xué)的解決辦法。為了要開(kāi)發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關(guān)部門(mén)近年來(lái)了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動(dòng)了文書(shū)和檔案一體化理念的發(fā)展，并展開(kāi)了文書(shū)檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗(yàn)。此后，國(guó)家檔案局又頒發(fā)了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵(lì)文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務(wù)管理系統(tǒng)已基本實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案一體化管理，為新的管理體制和科學(xué)技術(shù)提供了發(fā)展的平臺(tái)。此外，電子政務(wù)也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動(dòng)了文書(shū)檔案一體化的進(jìn)步。在文書(shū)與檔案相融合的過(guò)程中，社會(huì)上出現(xiàn)了和信息技術(shù)相關(guān)的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一

2 文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高檔案歸檔人員工作效率

文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理不但會(huì)使文書(shū)檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書(shū)檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.2 提高檔案的查閱速度

文書(shū)檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查閱人員不用來(lái)檔案室，文書(shū)檔案資源可以隨時(shí)檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號(hào)就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門(mén)借閱減少了人力和物力資源。

2.3 提高文件的?韉菟俁群臀募?的安全性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門(mén)的兼職檔案員在日常公文辦理過(guò)程中，文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，不能及時(shí)歸檔，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時(shí)可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級(jí)，也可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置對(duì)查檔人員進(jìn)行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也減少了對(duì)紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

3 文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施

3.1 建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度

強(qiáng)化文書(shū)檔案的制度化建設(shè)，對(duì)于提高文書(shū)檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲(chǔ)文書(shū)檔案。建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過(guò)往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國(guó)家文書(shū)檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書(shū)檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書(shū)檔案制度的建立，能夠改變過(guò)往不合時(shí)宜的制度，為單位文書(shū)檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書(shū)檔案管理制度和體系，為文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書(shū)檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書(shū)檔案管理工作中，有計(jì)劃對(duì)文書(shū)檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書(shū)檔案管理績(jī)效考評(píng)制度，強(qiáng)化對(duì)工作人員的考核，促使文書(shū)檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

3.2 采用現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理技術(shù)

在文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確?，F(xiàn)代文書(shū)管理工作的高效開(kāi)展。因此在文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買(mǎi)相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書(shū)檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書(shū)檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于文書(shū)檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技術(shù)的應(yīng)用，還能在文書(shū)檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過(guò)濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過(guò)后才能進(jìn)入系統(tǒng)?？梢?jiàn)，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 打造高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍

專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍在文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用，因此有必要通過(guò)專業(yè)技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)和現(xiàn)代管理方法培訓(xùn)，不斷提高文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍。在具體實(shí)踐過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)現(xiàn)有人才招聘機(jī)制作出適當(dāng)調(diào)整，最大限度地吸納高素質(zhì)人才到現(xiàn)有隊(duì)伍中來(lái)。同時(shí)，注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發(fā)展對(duì)文書(shū)檔案管理工作的要求，還應(yīng)當(dāng)重視文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，通過(guò)形式多樣的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助員工樹(shù)立現(xiàn)代化的工作服務(wù)理念。例如，在新員工入職培訓(xùn)活動(dòng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)、考核及技能大賽，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)的重視，進(jìn)而培養(yǎng)出專業(yè)化、復(fù)合型、高水平的人才，全面推動(dòng)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理。可見(jiàn)，切實(shí)增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，引導(dǎo)其不斷提升綜合素養(yǎng)，與同事間保持融洽的合作關(guān)系，同時(shí)不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識(shí)和技術(shù)，這是確保文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)保障。