文書檔案管理的強化措施

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摘要：文件檔案管理是各單位的一項重要工作。記錄各單位的社會發(fā)展信息和重要資料。它具有政治性、技術(shù)性和服務(wù)性的特點?？茖W(xué)、高效的文書檔案管理工作不僅能使單位作出合理、正確的決策，還能提高單位的管理水平，是促進單位進步和發(fā)展的有效舉措。本文重點闡述了改善措施及優(yōu)化其管理效能的建議，旨在為單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；強化措施；創(chuàng)新對策

1文書處理和檔案管理之間的關(guān)系

1.1文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對象

文件處理與檔案管理有本質(zhì)的區(qū)別，但兩者的有效結(jié)合可以促進檔案管理的發(fā)展。文書的工作內(nèi)容是發(fā)送、接收、傳遞、監(jiān)督、組織和保存文件。檔案主要是收集、鑒別、分類、編目，然后保存和利用這些文件。從這個意義上說，文書工作是檔案管理的前身，作為檔案管理的基礎(chǔ)，對檔案管理的有效運行起著不可替代的作用。

1.2文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進

文書工作的好壞將對檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，文書工作的不規(guī)范性直接導(dǎo)致檔案管理的不完善。因此，文書工作將為檔案管理提供一定的條件和依據(jù)。另一方面，檔案管理工作影響著文書工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。因此，要辯證地看待兩者之間的關(guān)系，加強文書工作的規(guī)范化管理和信息的收集，確保信息的可靠性和安全性，做好檔案管理工作。

2加強文書檔案管理工作的措施

2.1加強制度建設(shè)和規(guī)范管理

制度化管理有助于形成統(tǒng)一、系統(tǒng)的行為體系，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，加強內(nèi)外合作，規(guī)范工作流程。在文書檔案系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以避免管理產(chǎn)生波動，使工作平臺更加公平，有助于員工的自我發(fā)展和文書檔案工作的發(fā)展。完善的管理機制、嚴(yán)格的工作流程、量化和細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)則，是促進文書檔案現(xiàn)代化管理順利進行的前提和基礎(chǔ)。文書檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)嚴(yán)格按照制度和規(guī)范程序進行。

2.2做好文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作

現(xiàn)代化文書檔案管理應(yīng)明確收集范圍，遵循規(guī)范，統(tǒng)一要求；嚴(yán)格檢查、統(tǒng)一管理，規(guī)范收發(fā)手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行；完善高科技檢索工具，拓寬信息來源渠道，豐富文書檔案管理經(jīng)驗，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，努力落實整合檔案資源。檔案管理者要努力做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，在工作過程中逐步樹立責(zé)任心、創(chuàng)新意識和奉獻精神，不斷培養(yǎng)整體意識和視野。

2.3轉(zhuǎn)變固有認(rèn)識，改革傳統(tǒng)方法，加大資金投入

加強檔案管理現(xiàn)代化，首先要正確認(rèn)識檔案管理的地位和作用，明確檔案管理的社會服務(wù)方向。其次，從整體上正確認(rèn)識采用現(xiàn)代技術(shù)裝備的重要性和艱巨性，正確認(rèn)識合作精神和講求實效的效益觀念。這是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提和思想保證。

2.4制定可行的規(guī)劃，實行檔案工作改革

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案工作成功的重要保證。要從思想上認(rèn)識檔案工作的重要性，加強檔案意識的培養(yǎng)。文書檔案管理現(xiàn)代化是一個龐大的工程。它需要從實際出發(fā)，系統(tǒng)規(guī)劃，統(tǒng)籌安排。同時，計劃應(yīng)與措施相結(jié)合，每一步都應(yīng)有相應(yīng)的措施，以確保計劃的實施。改革要貫穿于現(xiàn)代文書檔案現(xiàn)代化管理的全過程。

2.5優(yōu)先加強基礎(chǔ)性工作

一是加強檔案學(xué)理論研究，同時更新和完善檔案理論。專業(yè)工作水平與理論研究密切相關(guān)。為了使檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展的需要，管理者必須進一步提高檔案學(xué)的理論水平。二是做好檔案管理人員業(yè)務(wù)技術(shù)建設(shè)，提高業(yè)務(wù)管理水平。第三，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。我們應(yīng)該對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、內(nèi)容、方法和步驟進行總體設(shè)計。四是提高人才素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度。人是重要的資源，檔案管理員要堅持學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高技能，明確職責(zé)，努力成為管理型、技術(shù)型、復(fù)合型人才。在人才培養(yǎng)方面，首先要注重質(zhì)量的提高，其次要注重人才的應(yīng)用，要有計劃、有目的地培養(yǎng)高層次人才。此外，還應(yīng)制定激勵措施，穩(wěn)定人才隊伍。

3文書檔案管理的創(chuàng)新對策

3.1提升信息化管理意識

在實施文書檔案管理時，要運用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理念，充分發(fā)揮信息化的作用，重視文書檔案的信息化管理，加強管理創(chuàng)新，優(yōu)化思想，將現(xiàn)代管理理念和方法融入其中，通過實現(xiàn)文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時保證了文書檔案管理的質(zhì)量。

3.2搭建科學(xué)的文書檔案管理信息平臺

為了保證文書檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須建立科學(xué)的文書檔案管理信息平臺。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和手工管理模式的弊端越來越明顯。利用信息數(shù)據(jù)庫強大的編輯功能，實現(xiàn)了文書檔案管理軟件的開發(fā)，大大減少了管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率和管理水平。建設(shè)科學(xué)有效的信息管理平臺是推進檔案管理改革的重要措施。

3.3網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外部的隔離措施

為了保證檔案信息管理的安全，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外要嚴(yán)格管理，設(shè)計合理的物理隔離層，保證管理效果的提高。物理隔離層主要針對網(wǎng)絡(luò)安全保護。通常，路由器可以在第一層保護結(jié)構(gòu)中設(shè)計，IP地址可以過濾或屏蔽，然后選擇一些地址進入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在第二層防護結(jié)構(gòu)中，應(yīng)合理設(shè)計防火墻系統(tǒng)。在防火墻認(rèn)證的情況下，可以過濾網(wǎng)絡(luò)中不安全的數(shù)據(jù)信息，防止網(wǎng)絡(luò)的不良行為，阻止一些被禁止的業(yè)務(wù)。在此期間，防火墻可以更好地記錄數(shù)據(jù)信息和內(nèi)容，合理地檢測網(wǎng)絡(luò)攻擊，并采取合理措施解決預(yù)警后的問題，創(chuàng)建安全保護系統(tǒng)，確保管理工作各方面的可靠性和有效性，滿足當(dāng)前工作要求。

參考文獻

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作者：王麗 單位：黑龍江省鶴崗市新華農(nóng)場機關(guān)辦公室