企業(yè)檔案管理分類方案精選(九篇)
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第1篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
關鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范化；標準化；管理方案
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202
0 引言
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率[1]。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不潁難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。
2 實現(xiàn)企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內容，也是企業(yè)內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經(jīng)濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現(xiàn)代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯(lián)系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業(yè)的文書管理中，需要根據(jù)文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等?？梢詫Y料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業(yè)生產(chǎn)過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展[4]。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率[5]。
3 結語
企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎管理工作的重要內容，在新時期企業(yè)發(fā)展模式和發(fā)展理念下，需要不斷發(fā)揮創(chuàng)新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網(wǎng)絡信息使用水平，提高企業(yè)檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業(yè)、嚴謹?shù)墓芾砉ぷ?，需要通過不斷的經(jīng)驗總結和技能培訓提高企業(yè)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化程度。
參考文獻：
[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016（05）：79-80.
[2]趙穎.如何推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化標準化[J].蘭臺世界，2016（S1）：106-107.
[3]宮春影.探究檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].信息化建設，2016（06）：267.
第2篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
作為新管理概念，知識管理是建立在以知識為主的基礎上，合理利用檔案資源提升內部知識識別、收集運用能力，通過合理的共享機制，實現(xiàn)企業(yè)智慧提高和競爭能力。同時，知識傳播獲取、儲存共享的目的就是為企業(yè)創(chuàng)新添加原動力，實現(xiàn)收益最大化成本最小化。
（一）知識管理在企業(yè)檔案中的作用作為企業(yè)活動的記錄者，隱性知識是企業(yè)檔案管理的主題，也是企業(yè)知識資源的核心組成部分，有助于企業(yè)檔案共享傳遞。當知識有了傳遞過程，才有應用價值。隨著知識應用范圍擴大，檔案價值也隨之擴大。如：發(fā)生知識產(chǎn)權糾紛時，企業(yè)檔案可以有效保護知識產(chǎn)權。同時，企業(yè)檔案反應出整體企業(yè)文化，不僅具備一定的知識框架，也成為企業(yè)價值觀和企業(yè)戰(zhàn)略的一部分。
（二）知識管理是企業(yè)檔案工作心方向順應經(jīng)濟時展要求，檔案管理工作也要實現(xiàn)以知識經(jīng)濟為主的現(xiàn)代化技術管理體系。作為社會系統(tǒng)中占據(jù)主導地位的知識管理，有提升企業(yè)核心價值和競爭力等優(yōu)勢，知識管理從促使企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，在一定程度上使傳統(tǒng)操作方式向現(xiàn)代化技術轉換，為企業(yè)深度發(fā)掘知識價值。
（三）知識管理是企業(yè)檔案管理必然趨勢企業(yè)檔案管理拓展實現(xiàn)智能化服務，也能看成是知識管理的重要組成部分。檔案人員的身份也從保管員向知識保護者咨詢者轉換。因此，企業(yè)檔案管理者應積極投身于優(yōu)化館藏資源的工作中，合理利用數(shù)字化手段，完善檔案館數(shù)字化建設。對于現(xiàn)今企業(yè)檔案管理技術來說，信息化發(fā)展是不然之路，實現(xiàn)智能化服務可以通過知識導航、知識庫建設實現(xiàn)。同時，工作人員素質也是提升檔案分析處理能力的關鍵。
二、知識管理視角構建檔案管理模式
面對挑戰(zhàn)和機遇，檔案管理應該適應知識經(jīng)濟，為知識經(jīng)濟服務，發(fā)揮經(jīng)濟時代檔案管理的作用。作為典型的顯性知識，檔案管理符合知識管理規(guī)律，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案管理實施知識管理能讓資源得到一定程度上的優(yōu)化，解決了不切實際的分類問題，也能讓“知識類檔案”減少了處理錯誤的機會，實現(xiàn)檔案管理上的統(tǒng)一創(chuàng)新。
（一）構建檔案知識資源管理目標隨著信息化發(fā)展，檔案管理者思想也要不斷改變，其目的在于檔案知識資源信息化、資源化，更有利于搜索、查詢、分類保存。充分分析管理決策過程，設立訂閱機制，對未來知識型文檔設計模板，方便員工收集獲取知識資源。同時，構建并配備支持員工考試及事務工作相對應的分類知識庫，使員工充分了解制度形式和制度環(huán)境。依托網(wǎng)絡資源，實現(xiàn)分等級的訪問權限。
（二）集中化構建知識資源庫系統(tǒng)知識檔案管理的目標是集資源庫收集、資源庫委托、應用功能系統(tǒng)等功能與一身。知識資源管理方案可以設計為知識資源管理中心和知識資源管理團隊，推進和完善知識資源管理體系。
（三）企業(yè)實施檔案知識資源管理的必要條件由于檔案知識資源管理步驟明確，包括制度調查、軟硬件完善以及技術資源和人才資源，首先要制定實施目標，以一定的網(wǎng)絡基礎設施作為核心前提建立保障體系及檔案知識管理機制。
三、結束語
第3篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
摘要檔案管理是功夫在當下、受益在未來的工作。如何結合自身特點與條件，利用信息技術因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務，而檔案分類是其核心內容。
關鍵詞檔案 大流水分類 實踐
一、檔案分類概述
（一）檔案分類的基本要求、標準
全宗內檔案的分類要根據(jù)每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設置類目，準確歸類。所設置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標準的選用是檔案分類的關鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內容、分類層次、實際工作需要、檔案管理的原基礎等進行具體分析、比較，選擇恰當?shù)姆诸悩藴省?/p>
（二）傳統(tǒng)分類
傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質版目錄中查找信息快。有時，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。
（三）大流水分類
在信息化條件下，可以充分借助計算機信息技術，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設項目檔案等，或分到二級類目后不再往下細分。這種分類以計算機軟硬件技術為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息?？梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關信息。
二、大流水分類的實踐及優(yōu)點
盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標準，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應用已達10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項驗收，檔案大流水分類由此得到了國家權威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點。
（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作
檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機制提供支撐。比如設備試壓記錄的原件（包括實體及程序）就是在網(wǎng)絡管理平臺中產(chǎn)生，并未走紙質版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質量地應歸盡歸，又能幫助技術人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴大時，也可以在一級類目內查找到所需信息，不會在檔案檢索時產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。
（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案
檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設之初就要預留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現(xiàn)空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調整預留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。
（三）可應用先進的檔案管理軟件支撐檔案管理工作
大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應用，又彌補了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過幾年的運行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報表及分類檢查目錄，并打印出相關企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。
三、大流水分類的不足及應對措施
（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內在聯(lián)系
檔案按事件收集或按項目歸檔，有一定的內在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細，導致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內存聯(lián)系。
（二）檔案檢索對計算機的依賴較大
使用計算機管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計算機系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡故障，則將無法正常工作。
（三）對管理環(huán)境要求較高
第4篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
1 新時期__（集團）公司生產(chǎn)經(jīng)營格局的顯著變化
近年來，隨著企業(yè)改制進程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業(yè)大集團戰(zhàn)略指示精神，__煤業(yè)（集團）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢，引進國內外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。__四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立__中泰礦業(yè)有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書和2×135mw綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項目、__興鶴發(fā)電有限責任公司2×600mw火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業(yè)，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責任公司，共同建設__煤電十一礦；整合了禹州市淺井鄉(xiāng)振興煤礦、滎陽王河煤礦、鞏義谷山井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業(yè)長遠發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結構也逐漸形成了多元化格局。
2 企業(yè)多元化發(fā)展格局對檔案工作產(chǎn)生的影響
2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區(qū)勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。
2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業(yè)的資產(chǎn)結構逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結構的多元化格局，帶來了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。
面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
2.2.1 煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，__集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續(xù)，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協(xié)議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規(guī)范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
2.2.2 外國投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問題
第5篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
一、強化對文秘工作的認識
文秘工作是以企業(yè)領導工作有效運轉和為領導者決策服務的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區(qū)別于領導工作，又不同于業(yè)務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有本文由收集整理以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢項目的設計或客戶前來咨詢規(guī)劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點。
二、強化檔案管理職能作用的發(fā)揮
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經(jīng)濟效益。可以說，文秘工作的優(yōu)質服務對企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規(guī)范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、認真履行文檔職責，優(yōu)質服務企業(yè)文明建設
第6篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
[關鍵詞]產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）；檔案管理；系統(tǒng)集成
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110
[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02
近年來，隨著企業(yè)信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化設計技術在產(chǎn)品研發(fā)中得到了廣泛應用。在數(shù)字化設計和管理的過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)，加強電子數(shù)據(jù)的管理和利用已成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業(yè)迫切需要一種全新的管理模式，來管理產(chǎn)品研制中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)和電子文件。
1 現(xiàn)狀分析
1.1 PDM系統(tǒng)
產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）以軟件為基礎，是用來管理與產(chǎn)品相關的所有信息（包括零組件信息、產(chǎn)品結構、設計文件、權限信息等）和與產(chǎn)品相關的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術。企業(yè)PDM系統(tǒng)采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統(tǒng)應用推進，與產(chǎn)品設計、工藝相關的全部電子數(shù)據(jù)均已納入PDM系統(tǒng)進行了管理，如外購件、自制件、設計圖紙、電路板原理圖、工藝規(guī)程等數(shù)據(jù)。
1.2 檔案管理系統(tǒng)
檔案管理系統(tǒng)是應用信息技術，通過建立統(tǒng)一的標準，實現(xiàn)對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統(tǒng)計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統(tǒng)。企業(yè)目前的檔案管理系統(tǒng)使用的是金航數(shù)碼公司開發(fā)的蘭檔案管理軟件，歷經(jīng)多年系統(tǒng)建設和完善，不斷滿足企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的需要。
1.3 電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀
在實施PDM系統(tǒng)后，產(chǎn)品研制過程中產(chǎn)生了大量電子數(shù)據(jù)。以往紙質文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數(shù)據(jù)的屬性信息還包括了大量的記錄該數(shù)據(jù)和其他實體間的關聯(lián)信息（如各數(shù)據(jù)之間的裝配關系、替代關系等）和過程信息（如數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內容發(fā)生了巨大變化，對電子數(shù)據(jù)實施全過程管理就顯得越發(fā)重要。
目前，企業(yè)電子數(shù)據(jù)歸檔管理過程中還存在如下問題。
PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)軟件來自不同的供應商，所使用的系統(tǒng)架構和開發(fā)技術不同，使得兩個系統(tǒng)之間相對獨立，缺少統(tǒng)一的信息表達和交換格式，缺乏信息資源的共享和數(shù)據(jù)互通。
檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)雖然來自PDM系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)間沒有集成，檔案人員需要將電子數(shù)據(jù)轉換成紙質文件后在檔案管理系統(tǒng)進行手工著錄，存在數(shù)據(jù)歸檔滯后于PDM系統(tǒng)，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)時需要人為判斷條目之間的關聯(lián)關系，為保證數(shù)據(jù)的唯一性和規(guī)范性需要花費大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。
由于產(chǎn)品研發(fā)已實現(xiàn)100%數(shù)字化，部分產(chǎn)品圖樣數(shù)據(jù)由于無法轉換成紙質文件，尚未在檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)著錄和管理。同時，電子數(shù)據(jù)形成過程中的元數(shù)據(jù)也只留存在PDM系統(tǒng)中。
綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適用于數(shù)字化產(chǎn)品數(shù)據(jù)的歸檔管理，通過建立PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成實現(xiàn)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)在線自動歸檔已迫在眉睫。
2 系統(tǒng)集成方案
PDM系統(tǒng)和蘭臺檔案管理系統(tǒng)的集成是在不改變兩系統(tǒng)原有平臺技術架構的基礎上進行的，是一個單向的數(shù)據(jù)流動過程，即只需要將PDM系統(tǒng)上的產(chǎn)生并通過審批流程歸檔的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及其相關信息傳遞到蘭臺檔案管理系統(tǒng)中。PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成采用中間庫方式傳輸歸檔數(shù)據(jù)，具體過程如下。
2.1 PDM系統(tǒng)內部處理過程
PDM系統(tǒng)根據(jù)集成需求，開發(fā)待歸檔數(shù)據(jù)處理程序，用于在數(shù)據(jù)歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進行一系列操作和業(yè)務處理，比如：設定并選擇歸檔時機、根據(jù)待歸檔數(shù)據(jù)獲取對應的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數(shù)據(jù)模板、進行數(shù)據(jù)推送等。
2.2 接口中間表的維護、和運行
接口中間表主要是在數(shù)據(jù)歸檔過程（即數(shù)據(jù)從PDM系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的過程）中發(fā)揮作用。該中間表主要在檔案管理系統(tǒng)方數(shù)據(jù)庫中建立、和維護。檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建供PDM系統(tǒng)訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統(tǒng)中使用該用戶進行中間表的操作，檔案管理系統(tǒng)只對該用戶分配對檔案數(shù)據(jù)庫中中間表的SELECT、INSERT權限。PDM系統(tǒng)只能讀寫約定的中間表數(shù)據(jù)，不能訪問檔案系統(tǒng)中其他數(shù)據(jù)表。
2.3 檔案管理系統(tǒng)內部處理過程
檔案管理系統(tǒng)根據(jù)集成需求，開發(fā)數(shù)據(jù)歸檔處理模塊，用于數(shù)據(jù)推送到中間表后在檔案系統(tǒng)中進行歸檔以及歸檔后所進行一系列操作和業(yè)務處理，如設定字段對應、PDM已歸檔數(shù)據(jù)的歸檔處理、執(zhí)行分發(fā)流程等。
3 系統(tǒng)集成實現(xiàn)
根據(jù)本文所提出的PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)集成方案，PDM系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)的歸檔流程設計如圖1所示。
對Teamcenter的服務器端進行開發(fā)，在PDM系統(tǒng)中數(shù)據(jù)審批流程的檔案節(jié)點增加集成接口的handle，實現(xiàn)PDM系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)傳遞處理。通過對ITK函數(shù)的調用，獲取待歸檔數(shù)據(jù)的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統(tǒng)調用中間表中的“全文服務器配置信息表”，獲取到檔案服務器FTP的連接參數(shù)，將電子文件放到檔案服務器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。
PDM系統(tǒng)采用SOA JAVA開發(fā)技術調用Teamcenter函數(shù)將待歸檔的數(shù)據(jù)條目信息寫入到中間表的技術資料主表（pdm_main），關聯(lián)關系表（pdm_relation），分發(fā)路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。
檔案主管在檔案管理系統(tǒng)中查看中間表中的數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)遷移到檔案系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號的各個節(jié)點下，并將條目對應的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務執(zhí)行成功后，更新中間表中的接收時間，設置接收標記accepttag為“已接收”。
4 結 語
在對PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀分析的基礎上，本文針對企業(yè)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)歸檔過程，提出PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的集成方案，確保電子數(shù)據(jù)歸檔的及時性、準確性和完整性，優(yōu)化產(chǎn)品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進企業(yè)信息化的發(fā)展。
主要參考文獻
[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）[M].北京：機械工業(yè)出版社，2001.
第7篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
雖然當前企業(yè)內部的信息處理網(wǎng)絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強力的系統(tǒng)和技術支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進檔案管理科技建設創(chuàng)新的策略
1.轉變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發(fā)揮引導作用，要與時俱進，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業(yè)內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經(jīng)驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質量，促進企業(yè)檔案管理科學化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達到國家規(guī)定的標準，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機規(guī)定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創(chuàng)新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結語
第8篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
1.1檔案工作運行機制與煤炭企業(yè)發(fā)展脫軌
目前，不少煤炭企業(yè)總是以追求利益最大化為目標，認為檔案工作不會給企業(yè)帶來直接、明顯的經(jīng)濟利益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關的部門或機構的工作，而忽略了檔案館與檔案室及相關部門的作用，不能有序形成以煤炭企業(yè)檔案館為中心，以二級單位檔案科（室）為重點，部門檔案資料網(wǎng)點補充的三級檔案管理網(wǎng)絡。致使檔案管理混亂，機構變更、兼并重組、整合過程中出現(xiàn)檔案歸屬無著落，文件資料、技術資料流失的現(xiàn)象嚴重。很多企業(yè)決策者和管理者還未意識到煤炭企業(yè)檔案工作在企業(yè)的長遠利益中所起的重要作用，企業(yè)檔案工作被忽視。
1.2檔案工作管理模式不適應煤炭企業(yè)發(fā)展需要
隨著煤炭企業(yè)改革、改組、改制的不斷深入，集團化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質各異、區(qū)域分散，比如：潞安集團公司是以煤炭為主業(yè)，同時始終把循環(huán)經(jīng)濟作為資源型企業(yè)，發(fā)展煤、電、油、化、硅五大產(chǎn)業(yè)為一體的現(xiàn)代化大型企業(yè)集團?，F(xiàn)有企業(yè)檔案管理模式已不適應性企業(yè)內部管理體制，企業(yè)集團和股份制公司企業(yè)之間不再是母子公司之間的上下級隸屬關系，已經(jīng)逐步轉變?yōu)橐再Y產(chǎn)為紐帶的兩個獨立法人單位的新型關系，企業(yè)集團原有的內部行政管理關系迅速削弱。企業(yè)的生產(chǎn)關系、基本職能、組織機構、管理體制、經(jīng)營方式、分配方式等都發(fā)生了深刻的變化，企業(yè)檔案的形成大大超越了原來的范圍，其形成規(guī)律也發(fā)生了相應變化。再采用過去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關系而確定的檔案管理體制，必然無法滿足企業(yè)個性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開展。
1.3檔案管理人員的業(yè)務素質與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應
檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，不是人們想象的檔案工作隨便安排個人就能干，沒有技術含量，抱著資料裝裝訂訂，存起來看門守攤就行。檔案工作對檔案人員要求非常高，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須全面了解本企業(yè)各個職能部門工作性能，生產(chǎn)經(jīng)營特點及相關的土建、安裝、礦建等等工程技術方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應對自如。而現(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導致對檔案知識的學習、掌握不夠，其素質不能適應煤炭企業(yè)檔案工作的需要。
2煤炭企業(yè)檔案管理存在問題的成因
2.1沒有形成一套強有力的管理網(wǎng)絡核心
形式多樣、性質各異的子、分公司存在，造成煤炭企業(yè)檔案館、室、部門各司其職，各自為天，特立獨行，沒有統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡核心，不能準確把握上級指示精神和要求。在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運行程序銜接不上，職責不明確。
2.2沒有形成一套系統(tǒng)完備的檔案管理網(wǎng)絡制度
不少煤炭企業(yè)檔案管理制度不健全，沒有制定一套符合本企業(yè)特色的檔案管理網(wǎng)絡制度。這就給煤炭企業(yè)檔案工作在辦事流程及日常工作中自主性較大，易造成檔案管理政策性失控。如：由于檔案管理網(wǎng)絡監(jiān)管不到位，某些企業(yè)工程項目檔案的審批立項與開工不能夠同步，往往先開工后審批，導致重要文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失；沒有形成檔案管理網(wǎng)絡制度或檔案管理網(wǎng)絡監(jiān)管不到位，致使同一煤炭企業(yè)下的各立檔單位檔案分類管理沒有統(tǒng)一標準，分類混亂。不能確保檔案資料完整、準確、系統(tǒng)、有機聯(lián)系在一起。再如：沒有形成檔案管理網(wǎng)絡制度或檔案管理網(wǎng)絡監(jiān)管不到位，大型設備不經(jīng)檔案人員參與驗收簽字，隨意開箱運行，造成檔案資料丟失。
2.3企業(yè)檔案管理人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識
不少單位往往不設立專門的檔案管理崗位，而采取兼職的辦法，極易造成檔案分散保存。同時，檔案管理人員的頻繁更迭、檔案交接手續(xù)不完備，必然導致檔案缺失。
2.4在企業(yè)產(chǎn)權變動中，企業(yè)和主管部門對檔案處置不力造成檔案流失如一些公司在關停過程中檔案隨意堆放；在破產(chǎn)清算過程中會計檔案頻繁借出，未辦理借出、收回手續(xù)；企業(yè)的設備檔案、基建檔案已被原企業(yè)辭職員工帶走；職工調出帶走的人事檔案沒有辦理移交手續(xù)等，都會給國家、企業(yè)造成不可挽回的損失。
3決解問題的辦法
3.1建立健全檔案管理網(wǎng)絡體系，統(tǒng)一領導，分級管理
規(guī)范全宗管理，統(tǒng)一全宗號。充分發(fā)揮檔案核心管理體系，統(tǒng)一領導，分級管理，便于了解掌控各級檔案管理部門工作動向，及時進行監(jiān)督、指導，有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。以潞安集團公司為例：1988年潞安集團公司檔案館成立，為確保企業(yè)發(fā)展到哪里檔案工作就服務到哪里，集團公司檔案館改進工作思路，及時對公司所屬各單位進行調查摸底，對符合構成全宗三要素的單位，給予全宗號。并對有全宗號的單位進行嚴格管理、規(guī)范，并下發(fā)“關于潞安集團公司調整、變更檔案管理全宗號的通知”。構建了檔案管理網(wǎng)絡體系，形成檔案管理網(wǎng)絡有機整體，便于統(tǒng)一領導，分級管理，有效地保護和利用檔案。
3.2健全檔案網(wǎng)絡工作體制，堅持依法辦事
建立健全煤炭企業(yè)單位檔案網(wǎng)絡工作體制，形成開展工作的有效運行機制，提供堅強組織保證，是做好檔案工作的根本前提。潞安集團公司具體做法：以公司檔案館為龍頭，對公司所屬各立檔單位檔案工作做到“三有”，有目標、有考核、有監(jiān)督。有目標：開局之年就制訂詳盡的工作計劃和方案，并以文件形式下到所屬各立檔單位執(zhí)行，從而推動檔案工作開展；有考核：根據(jù)每年的工作目標，相應制定考核辦法，進一步推進和完善了公司檔案工作以考核方式引導各立檔單位加強文件材料的歸檔工作，確保檔案安全保管，提高檔案工作者的業(yè)務技能，增強為集團的服務意識。
3.3創(chuàng)新管理模式建立檔案協(xié)助方陣
為建立起“管理科學、服務高效、運轉協(xié)調，門類齊全、結構合理”的煤炭企業(yè)檔案資源管理利用新模式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化、檔案資源集約化、人員素質現(xiàn)代化、業(yè)務建設標準化、管理工作規(guī)范化、服務社會優(yōu)質化。潞安集團是山西五大煤炭企業(yè)集團之一，目前，已形成潞安本部、武夏、忻州、臨汾、晉中、潞安新疆六大礦區(qū)，規(guī)模增大，機構層級增多，辦公地點分散，這就使得檔案管理工作范圍擴大。潞安集團公司檔案館根據(jù)各立檔單位的性質、職能、及地理位置，積極創(chuàng)新檔案管理模式。實施了檔案工作協(xié)作方陣管理。將90個立檔單位根據(jù)地域，交通情況，劃分十二個方陣，每一方陣設有協(xié)作負責單位。這些單位是經(jīng)公司檔案館深入摸底、調研、經(jīng)過反復考慮，權衡管理水平、人員素質之后，才被列入負責單位。采用這種管理模式，一方面可以加強各立檔單位之間檔案工作的交流學習和聯(lián)系；另一方面又解決路途遙遠，不必要的人力、物力、財力浪費，可以更高效、更快捷地幫助開展工作。這種管理模式，能夠高效、快捷整體推進公司檔案工作協(xié)調發(fā)展，提高檔案信息資源開發(fā)利用，推進公司檔案工作制度化、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化建設，更好地為集團公司服務。
3.4全面夯實檔案管理網(wǎng)絡基礎，確保檔案工作走向規(guī)范化、標準化軌道
由于煤炭企業(yè)檔案工作發(fā)展不平衡，各種性質的子、分公司檔案管理水平參差不齊，存在太多漏洞，不少單位檔案工作得不到重視；檔案硬件設施跟不上，檔案沒有固定存放處；保管條件惡劣；檔案庫房亂堆亂放雜物等等，嚴重危及檔案安全。所以全面夯實檔案管理網(wǎng)絡基礎，確保檔案作走向規(guī)范化、標準化軌道非常必要的。以潞安集團公司為例：該公司檔案館為全面推動集團公司所屬各立檔單位檔案工作上水平上臺階，積極與所在省、市檔案局聯(lián)合，制定各項管理措施、下發(fā)各種針對性業(yè)務指導文件、建立檔案執(zhí)法檢查制度，開展評比、達標活動。經(jīng)過不懈努力，不少立檔單位紛紛建立了檔案室、檔案庫，并嚴格按照檔案管理“八防”要求執(zhí)行、同時配備了相應的專職檔案管理員，制定了相應的檔案管理制度，建立了符合本單位實際情況的檔案分類標準，大大夯實了檔案工作基礎，為集團公司全面推動檔案工作日趨走向規(guī)范化、標準化、科學化打下良好基礎。
3.5用檔案管理網(wǎng)路控制單位、控制人員，防止企業(yè)檔案流失
煤炭企業(yè)檔案主管部門要及時對自己所轄的各立檔制單位制定《煤炭企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置暫行辦法》，根據(jù)自己所管轄各立檔單位，有針對性地下發(fā)年報統(tǒng)計文件，及時了解掌控全公司各立檔單位檔案工作動向，從而及時掌握破產(chǎn)企業(yè)狀況，并精心組織、安排對關閉破產(chǎn)單位開展檔案指導工作，督促這些單位夯實責任，加強檔案妥善保管，確保檔案萬無一失；就人員控制：各立檔單位形成與人事、勞資攜手，檔案不移交，不簽字，不允許調動制度。
3.6培訓檔案管理網(wǎng)絡圈內檔案人員，需建立靈活多樣培訓機制，提高人員素質
第9篇：企業(yè)檔案管理分類方案范文
關鍵詞：計算機；檔案管理；軟件設計；軟件應用
在企業(yè)實際開展檔案管理工作的過程中，基于信息技術的發(fā)展進步，網(wǎng)絡技術的應用優(yōu)勢逐漸凸顯出來。而如何結合企業(yè)經(jīng)營項目開展計算機檔案管理軟件的技術研究工作，就是目前各個企業(yè)的工作重點及難點所在。
1計算機檔案管理軟件的技術設計流程
想要應用計算機檔案管理軟件開展新時期的企業(yè)檔案管理工作，就必須結合工作需求，明確軟件技術的設計要點，掌握技術的基本設計流程。
1.1功能設計工作
本文主要以航空發(fā)動機公司的信息檔案管理工作為例展開分析，在實際進行計算機檔案管理軟件技術的研究工作時，首先，企業(yè)應當分析出計算機檔案管理軟件應當具備的基本功能有哪些。一般來說，檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作，內容相對較為復雜和繁瑣。因此，軟件系統(tǒng)應當具備自動分類的功能。其次，為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，還要具備數(shù)據(jù)備份功能。同時，計算機檔案管理軟件的應用優(yōu)勢就是可以在網(wǎng)絡平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術的設計環(huán)節(jié)中，技術人員要重點關注于網(wǎng)絡連接的問題，科學合理的開展資源共享工作，保證檔案資源應用價值的充分發(fā)揮。此外，還可以為系統(tǒng)設置打印功能，減少手工勞動的強度。
1.2系統(tǒng)結構建設
計算機檔案管理軟件的設計工作應當從系統(tǒng)結構設計環(huán)節(jié)入手，設置資源存儲層，建立數(shù)據(jù)資源庫，按照不同檔案類型對數(shù)據(jù)庫進行分類設置，給資料查找工作提供便利。同時，應當從軟件操作界面的框架結構建設工作入手，結合企業(yè)經(jīng)營項目類型和獨特的文化精神，進行界面布局的優(yōu)化設置工作，提高軟件的美觀性和實用性。最后，是安全防范結構的建設工作，通常技術人員會在網(wǎng)絡準入口以及登錄界面設置安全防御機制，降低系統(tǒng)受到安全風險干擾的幾率。各個企業(yè)都應當充分意識到完善系統(tǒng)結構建設工作的重要作用，并應當重點關注于技術人員對軟件技術的應用情況，確保計算機技術應用價值的充分發(fā)揮。
2計算機檔案管理軟件技術的應用要點
在實際操作計算機設備完成電子檔案管理工作時，還有一些操作要點需要遵守，具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。
2.1人員培訓工作
雖然我國已經(jīng)進入信息化時代，信息技術可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進的工作經(jīng)驗，并應當開展素質教育工作，引導員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識及能力，讓員工能夠不斷總結檔案管理軟件技術的應用優(yōu)勢及不足，研究優(yōu)化系統(tǒng)結構建設方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術的應用效果，推動企業(yè)檔案管理工作的有序運行。
2.2管理機制建設
企業(yè)檔案當中涉及到的信息數(shù)據(jù)有很多，包括企業(yè)的發(fā)展歷史，項目運行的數(shù)據(jù)信息，員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業(yè)明確哪些檔案可以進行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應用計算機檔案管理軟件時，在內部建立健全的監(jiān)管機制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術手段在軟件平臺上為每位員工設置登錄賬號，以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據(jù)不同部門的工作職能需求，設置其可以查閱以及修改檔案數(shù)據(jù)的權限。從而為檔案數(shù)據(jù)提供雙重保護，降低安全隱患的發(fā)生幾率。同時，檔案管理工作的關鍵就在于對數(shù)據(jù)信息的開發(fā)利用，檔案管理人員可以利用計算機技術對整體的數(shù)據(jù)信息進行整理和分類，根據(jù)時展情況和檔案的使用年限，對失效檔案進行集中清理。最后，將同類項目的檔案數(shù)據(jù)整合起來，分析出項目流程設置工作存在的實際問題，并及時修改。以便于充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值，達到優(yōu)化工作內容和形式，推動企業(yè)經(jīng)濟可持續(xù)健康發(fā)展的目的。
2.3相關注意事項
在應用計算機檔案管理軟件的過程中，還有一些注意事項需要遵守。第一，新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術手段來完成。因此，企業(yè)要想充分發(fā)揮出軟件的實際應用效果，就需要做好前期準備工作，完善基礎設施建設。這還涉及到資金成本的投入問題，企業(yè)應當安排財務管理人員做好經(jīng)濟預算，提高資金的使用價值，避免出現(xiàn)資金浪費的問題。第二，設計計算機軟件進行檔案管理的目的是為了提高傳統(tǒng)檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對檔案材料可以進行目錄檢索，也可進行文件內容全文檢索；與打字機文件對接，可直接使用打字機的文件，減少文件材料手工錄入量。在這個環(huán)節(jié)中，技術人員應當保證系統(tǒng)能夠實時地反映檔案文件分發(fā)、借閱、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計等情況，這是有效減輕員工工作壓力，提高計算機檔案管理軟件應用效果的關鍵環(huán)節(jié)，需要各個企業(yè)引起高度重視。
