文書檔案管理制度精選(九篇)
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第1篇：文書檔案管理制度范文
隨著我國對事業(yè)單位改革工作越來越重視，在文書檔案管理工作中對事業(yè)單位也有了越來越高的要求。文書檔案記載著事業(yè)單位工作開展的過程和單位的發(fā)展歷程，同時可以為事業(yè)單位的重要決策提供參考信息。要想最大程度的發(fā)揮文書檔案的作用，首先就要對文書檔案進行規(guī)范化的管理，這樣才能更好的對事業(yè)單位的工作進行更好的管理，并對事業(yè)單位的工作進行監(jiān)督，進而促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
2.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀
事業(yè)單位落實對文書檔案規(guī)范化管理的工作，制訂了文書檔案的管理制度，并按照管理制度的內(nèi)容落實實施對文書檔案的管理。但是當前事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視依然不夠，而且文書檔案管理制度不夠規(guī)范，管理模式相對比較落后。
2.1缺乏對文書檔案規(guī)范管理的重視
事業(yè)單位沒有意識到對文書檔案規(guī)范管理的意義，認為文書檔案管理工作僅僅是對一些檔案進行保存，與事業(yè)單位的發(fā)展沒有必要的聯(lián)系，因此，缺乏對文書檔案規(guī)范管理的重視，雖然實施對文書檔案的管理，但是在管理的過程中僅僅是將文書檔案進行收集、分類和保存等，并沒有發(fā)揮文書檔案管理工作的作用，導致在文書檔案規(guī)范化管理的工作中人力和物力投入的不足，不能實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和合理化，不能保證事業(yè)單位文書檔案的完整性。
2.2文書檔案管理制度不夠規(guī)范
雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)建立文書檔案管理制度，并且將文書檔案管理制度落實實施，按照管理制度的內(nèi)容對文書檔案進行分類和管理。但是現(xiàn)有的文書檔案管理制度還缺乏一定的規(guī)范性。譬如：文書檔案的分類不夠明確，沒有將不同工作性質和不同時間的文書檔案分開管理和存放，而是將所有的文書檔案放在一起進行統(tǒng)一的管理，這樣為后期文書檔案的查找?guī)硪欢ǖ睦щy；沒有為文書檔案生成相應的目錄，不能為文書檔案的查找提供便利。
2.3文書檔案管理模式落后
目前，事業(yè)單位對文書檔案管理的管理模式還比較落后，近幾年隨著科學技術的迅速發(fā)展，計算機技術和計算機網(wǎng)絡已經(jīng)應用到各個領域和各個行業(yè)，但是針對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作并沒有完全的實現(xiàn)自動化和科學化。部分事業(yè)單位還用已經(jīng)淘汰的技術設計的文書檔案管理軟件對文書檔案進行管理，而且所使用的文書檔案管理軟件并不適合相應的事業(yè)單位實際情況，甚至還存在一部分事業(yè)單位對文書檔案的管理模式依然是人工管理的模式，這樣文書檔案具有一定的封閉性，不能夠實現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的共享，而且不能夠保證檔案信息的準確性和保存的持久性，制約著事業(yè)單位工作的開展和事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
3.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性
文書檔案規(guī)范化管理對事業(yè)單位有著重要的影響，可以記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時通過文書檔案的管理可以提高事業(yè)單位的工作效率，進而促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
3.1有助于提高事業(yè)單位的工作效率
事業(yè)單位文書檔案可以記載事業(yè)單位一切工作與活動，通過查閱文書檔案可以了解事業(yè)單位各項工作的負責人員以及工作情況等內(nèi)容，這也為事業(yè)單位中工作人員的晉升和評優(yōu)提供有效的憑證，這樣各項工作的負責人員就會重視分配的每一項任務，并且會努力、負責的去完成，雖然對文書檔案進行規(guī)范管理增加了一定的工作任務，但是文書檔案規(guī)范化管理實施長久以來會大大的提高工作效率。
3.2有利于促進事業(yè)單位穩(wěn)定的發(fā)展
隨著市場經(jīng)濟體系的一體化和多樣化，事業(yè)單位的發(fā)展也倍受關注，為了保證事業(yè)單位更好的發(fā)展，就要實踐對文書檔案的管理，記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程。為事業(yè)單位的工作項目提供查詢的途徑，可以根據(jù)需要查詢歷史的文書檔案信息。
4.加強事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略
為了發(fā)揮文書檔案管理對事業(yè)單位的重要作用，就要對當前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的不足進行完善和創(chuàng)新，開辟新的文書檔案管理的制度與模式，促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
4.1提高事業(yè)單位對文書檔案規(guī)范化管理的意識
首先要提高各個事業(yè)單位對文書檔案管理規(guī)范化的意識，使得文書檔案管理得到事業(yè)單位工作人員的重視，事業(yè)單位可以通過多種途徑讓工作人員了解到文書檔案規(guī)范化管理對事業(yè)單位發(fā)展的影響。從而將事業(yè)單位中各個部門的文書檔案管理工作進行落實實施，實現(xiàn)對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進行完整的記錄，進而促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。
4.2創(chuàng)新文書檔案管理的模式
對傳統(tǒng)的人工管理文書檔案的管理模式進行創(chuàng)新，充分的利用現(xiàn)代化科學技術，將計算機技術和網(wǎng)絡引入到文書檔案管理的工作中，提高文書檔案的管理效率，加強事業(yè)單位文書檔案管理的建設，推進事業(yè)單位文書檔案管理工作實現(xiàn)自動化，通過文書檔案管理軟件實現(xiàn)對文書檔案的存儲，并提供歷史檔案查詢的接口，提高文書檔案信息的準確性和存儲的持久性，確保文書檔案管理模式符合當代科技的發(fā)展方向。
第2篇：文書檔案管理制度范文
1 強化文書檔案管理認識，創(chuàng)新文書檔案管理理念
將信息化技術應用到事業(yè)單位的文書檔案管理過程中，需要以先進的思想來指導文書檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢特點，以便能夠更好的實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理的信息化。因此，這便需要事業(yè)單位的檔案管理者充分認識到文書檔案管理工作的重要性，積極創(chuàng)新文化檔案管理的理念，將文書檔案管理納入到事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分。這樣文書檔案管理工作在以先進思想的指引下，能夠更加順利有序的進行。
2 建立完善的文書檔案信息化管理體系，保證文書檔案信息的完整性
在事業(yè)單位文書檔案的信息化建設過程中，應該根據(jù)實際情況建設規(guī)范化的信息檔案建設標準和要求，明確數(shù)字化檔案資料建設、檔案信息安全、檔案資料管控等各方面的要求，逐步構建起系統(tǒng)完善的文書檔案信息化管理體系，從而確保文書檔案資料管理的完整性、真實性和可讀性。同時，還應該創(chuàng)新文書檔案管理的載體形式，制定標準的文書檔案要求，豐富文書檔案管理工作的內(nèi)涵，真正達到事業(yè)單位文書檔案管理水平提升的目的，為充分開發(fā)和利用文書檔案資料奠定堅實的基礎。
3 強化檔案管理人員培訓，打造高素質的檔案管理隊伍
在事業(yè)單位文書檔案的信息化管理過程中，為了最大限度提升文書檔案的管理實效性，便需要強化檔案管理人員積極參與培訓，全面了解信息技術的操作方法與規(guī)程、信息檔案的管理方式與原則、信息的匯總和分析，不斷提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，還應該強化事業(yè)單位檔案管理人員的創(chuàng)新意識培養(yǎng)和信息管理思維鍛煉，讓檔案管理人員全面學習檔案管理的方法、流程和實務操作，逐步提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化、規(guī)范化、標準化和流程化提供重要的人才基礎。
4 制定系統(tǒng)的檔案管理制度，優(yōu)化文書檔案管理
為了最大限度提升事業(yè)單位文書檔案的管理水平，便需要制定系統(tǒng)完善的檔案管理制度，增強文書檔案管理制度的執(zhí)行力度，盡量影響文書檔案管理的水平。通過制定科學合理的文書檔案管理制度，是開發(fā)和利用文書檔案資料的重要途徑，所以需要在以往文書檔案管理制度的基礎上進行優(yōu)化和調(diào)整，保證所制定的制度與單位發(fā)展的實際情況保持統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。同時，需要科學的分配責任，制定完整的領導體制，構建系統(tǒng)的質量監(jiān)督體系，以規(guī)范化和標準化的文書檔案管理制度來強化文書檔案管理的實效性。
5 加強信息化管理平臺建設，強化文書檔案管理
第3篇：文書檔案管理制度范文
文書檔案是醫(yī)院工作的一個重要環(huán)節(jié)，是反映醫(yī)院整體管理和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展水平的一個關鍵指標。本文從辦公室文書檔案管理的特點出發(fā)，結合個人實際工作，分析辦公室文書檔案在實際工作中需解決的問題，并提出改進方法。
【關鍵詞】
文書檔案；檔案管理；辦公室
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長期行政管理的歷史記錄，其內(nèi)容囊括了醫(yī)護管理、黨務管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計資料、會議記錄等重要內(nèi)容，對于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。
一、辦公室文書檔案管理特點
（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。
（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。
（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。
（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關系，需要相對較高的保密要求。
二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題
（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。
（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至會導致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業(yè)知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑
（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準則，工作中嚴格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。
（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。
（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環(huán)境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。
四、結語
文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。
作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院
【參考文獻】
第4篇：文書檔案管理制度范文
新時期，做好醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的要求。當下，醫(yī)院文書檔案管理是對患者醫(yī)療過程的一大記錄依據(jù)。而且因為醫(yī)療矛盾隨時都存在，醫(yī)院文書因而可以在醫(yī)療舉證中扮演重要的法律角色，故而其完整性異常重要。因而，該文著重探討新時期醫(yī)院應該如何做好文書檔案管理。
1 醫(yī)院文書檔案管理特點
作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總，文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史，是醫(yī)院實現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點。其一是規(guī)范性，文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領導部門的公文，醫(yī)院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理，它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴格。其二是服務性，文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料，有著很強的服務性。只有重視其服務性，才能進一步優(yōu)化醫(yī)院領導工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性，由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息，因此必須要避免信息資料的泄露，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當，損害醫(yī)院的形象與聲譽。可信的文書管理工作，是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2 醫(yī)院文書檔案管理對策
2.1 提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領導做起，只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視，才能不斷對文書檔案管理制度進行完善，對相關的硬件配套進行更新，以嚴格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理，進一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時，醫(yī)院文書檔案管理主要服務于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作，在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中，醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理，既為醫(yī)院的醫(yī)療服務提供資料查詢幫助，又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓[1]。所以，作為文書檔案管理者，應該具有高度服務意識，認真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫(yī)院在醫(yī)療服務中有據(jù)可依、有章可循。
2.2 優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學技術的發(fā)展影響下，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行，在目前形勢下，醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化[2]。故而醫(yī)院應該完善文書檔案信息管理系統(tǒng)，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源，節(jié)省檢索時間，將檢索中的認為失誤率降低，保證檢索準確率，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率[3]。并且，針對文書檔案進行實體管理系統(tǒng)完善，保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設備，做好除塵、防磁等工作，讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當投入資金更新軟硬件設備，確保文書檔案收集更及時，運用網(wǎng)絡技術優(yōu)化管理效率，促進文書檔案管理合理化。
2.3 以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的，需要長期的堅持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證[4]。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發(fā)，對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定，通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使醫(yī)院文書檔案可以準確地反映醫(yī)院情況，且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規(guī)定。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力，使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責，加強文書檔案管理的監(jiān)督考核，如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實[5]。
2.4 提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質
醫(yī)院應該可信運用文書檔案實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升，提高文書檔案管理效率，而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系，醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質，通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質。引導他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現(xiàn)代電子技術管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。
第5篇：文書檔案管理制度范文
關鍵詞：中職學校；文書檔案；管理現(xiàn)狀；解決對策
引言
檔案管理工作實施起來較為繁瑣、復雜，且需要很長的時間來整個各項資料，文書檔案管理作為檔案管理工作的一個重要部分，對于管理中各項資料收集、整理起到很大促進作用。而檔案開發(fā)、收集、整理等作為中職學校開展管理工作的核心內(nèi)容之一，尤其是文書檔案對學校教學、科研、發(fā)展等均起到重要作用，對學校的管理、建設工作也會產(chǎn)生很大影響。因此，本文從當前中職學校文書檔案工作的現(xiàn)狀著手分析，針對存在的問題，重點探究具體的應對措施，以進一步提升文書檔案管理工作質量及工作效率。
1.關于中職學校文書檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1中職學校的檔案管理制度還需不斷完善
中職學校管理工作中，文書檔案管理工作是其中一個部分，其管理不當直接反映出學校的管理工作不夠嚴謹、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學校管理人員在收集、整理文書期間，各個部門管理人員未及時溝通，造成合作不順暢等，均會影響管理工作進度及水平；在調(diào)取、使用文書的過程中，其管理條例、程序等不夠成熟，使文書調(diào)取過程較混亂，會造成文書遺失的現(xiàn)象，從而影響學校文書檔案管理工作的有序開展。
1.2中職學校文書檔案資料收集較分散
目前很多中職學校的高層管理者，對于學校內(nèi)部的文書檔案管理工作并未引起重視，且關注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學校的教學水平方面。此種管理狀態(tài)長此以往，將影響各業(yè)務部門文書檔案收集整理的重視程度，以致沒把檔案收集、整理等過程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動性，且易引發(fā)文書檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問題，嚴重的使文書檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現(xiàn)問題[1]。這主要因為文書檔案管理和普通檔案管理之間即有聯(lián)系又有區(qū)別，若二者難以較好地銜接，則會導致檔案管理工作相互脫節(jié)，從而影響中職學校的整個檔案管理工作的開展。
1.3中職學校對文書檔案管理工作者培訓不足
中職學校在開展文書檔案管理工作時，未對有關管理工作者提出較嚴格的要求，且日常管理工作中缺乏對檔案管理工作者的重視程度偏低，未對其做相應的培訓，僅僅把培訓重心轉移到學校教師培訓上。更有甚者，很多中職學校的文書檔案管理工作主要由學校教師兼職，在未經(jīng)專業(yè)培訓的情況之下，使得文書檔案管理者的工作效率、工作質量等受很多影響，這就很難滿足學校日常文書檔案管理工作。
1.4中職學校文書檔案管理信息化程度偏低
中職學校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學校開展文書檔案管理工作時，常常出現(xiàn)檔案室基礎設備與標準不符、安保標準地、現(xiàn)代化、信息化水平低等，從而影響文書檔案管理現(xiàn)代化程度，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術等方面，文書檔案管理部門的現(xiàn)代化水平較落后，而上述因素會大大降低學校文書檔案管理工作效率。
2.改善中職學校文化檔案管理的核心措施
2.1完善中職學校文書檔案管理制度
制度作為一種使各項工作按照計劃達到預期設定的目的、需人們一同遵守的行為準則，對人們的日常行為起到一定的規(guī)范作用。首先，在開展文書檔案管理工作的過程中，中職學校應堅持以制度作為管理規(guī)范，仔細熟知各檔案法、不同種類公文的處理辦法，按照相關部門的公文管理規(guī)定，提出相應的管理方法，并整合以往的規(guī)定，構建一體化、規(guī)范化的文書檔案管理策略。同時要將文書檔案管理辦法納入單位部門規(guī)章，進一步提高管理人員對檔案管理執(zhí)行程序的統(tǒng)一性，提高辦事效率和辦事質量，減少工作復核量。
其次，制定規(guī)范、統(tǒng)一的管理方法，可使整個文書檔案工作做到有據(jù)可依，有章可循，且制定可文書檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴格檢查、鑒定、分類、歸檔文書編號，以做好檔案管理有關工作，縮減重復工作量，確保檔案和文書協(xié)調(diào)；最后，中職學校文書檔案管理者需全面、細致地檢查案卷，將學校中無用的文件完全剔除，重新整理、歸類案卷，盡可能地把有聯(lián)系的文件整理在一起，以使案卷更加規(guī)范化。同時文書檔案管理者需規(guī)范文書題名，在記錄各資料的簡稱時，需規(guī)范有效，保證檢索文書資料的準確度，在管理文書檔案時健全規(guī)章制度，使工作流程更加規(guī)范化，從而提升學校文書檔案管理工作水平。
2.2促進中職學校檔案管理和文書檔案工作間的協(xié)調(diào)
中職學校內(nèi)部的檔案管理和文書檔案管理工作即存在一定的聯(lián)系又互相區(qū)別，對此，想要提升文書檔案管理效率，就需先做好學校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎，檔案屬于文件的歸宿，學校文書工作水平對于文書檔案管理水平會產(chǎn)生直接的影響，因此，學校的文書工作者需具備相應的檔案管理意識，在執(zhí)行歸檔制度的過程中，應保證整個檔案文件完整、準確，并以文件資料收集、整理工作為準，促進檔案室內(nèi)工作人員和管理者之間的聯(lián)系，使各個工作者做好各自的檔案審查職責，從而做好學校的文書檔案管理工作[2]。
2.3加強對中職學校文書檔案管理人員的培訓
針對中職學校的文書檔案管理者，其職業(yè)技能、檔案管理意識施做基本的要求，這就需學校加強對檔案管理者的培訓，以增長其見識，同時多思考一些問題，以提升其認知能力，同時學校需告知檔案管理者不斷學習、思考，以培養(yǎng)管理者的各方面能力及提升其綜合素質?，F(xiàn)在大多數(shù)中職學校教師、各部門管理者入職后，均會對其做相應的培訓，時間在15-30天左右，主要便于相關工作者盡快地熟悉自己的工作環(huán)境，同時也為進一步培養(yǎng)及鍛煉工作者的工作能力。中職學校的文書檔案管理工作雖然表面上看比較簡單，但是內(nèi)容較多，所涉及的數(shù)據(jù)資料也非常多，管理起來任務較繁重，需綜合素質高且專業(yè)技能較強的管理者才可勝任。
2.4促進中職學校文書檔案現(xiàn)代化管理
中職學校以往的文書檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯(lián)系，這樣能確保單份的文件不會磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯(lián)網(wǎng)普遍運用的環(huán)境下，學校以往的管理方法在文書管理中的缺點慢慢凸顯出來，這就難以確保案卷質，對學校文書檔案銷毀、利用及鑒定等方面會產(chǎn)生很大影響，且難以適應互聯(lián)網(wǎng)管理需求。
對此，以互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)中職學校文書檔案現(xiàn)代化管理非常關鍵，首先，中職學校文書檔案管理者應選取與學校文書管理工作相符的軟件，以計算機對文書檔案做相應的整理、編號、立卷等，并構建檢索、查閱引擎，并對接好文書檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，以實現(xiàn)兩系統(tǒng)間無縫對接，確保電子文件中的數(shù)據(jù)信息可錄入系統(tǒng)當中[3]；其次，文書檔案的計算機的檢索工具運用較多樣化，能使檔案由文件級順次向檔案專題、案卷等級別發(fā)展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時、快速、準確地提供所需文書檔案，最終提升文書檔案利用率。最后，應計算機技術在中職學校構建相應的文書檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，進一步規(guī)范管理各種文書檔案，且運用檔案系統(tǒng)于各部門間較好地傳遞文件、資料，以實現(xiàn)文書檔案資源共享。
3.結語
綜上闡述，中職學校的文書檔案管理是學校展開各方面管理工作的關鍵部分，也是學校朝著規(guī)范化、制度化發(fā)展的重要標志，只有做好文書檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識，運用現(xiàn)代化技術構建文書檔案管理系統(tǒng)等，才能進一步提升中職學校文書檔案管理效率及管理水平，最終適應當前學校文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需要。
參考文獻
[1]王山.學校人事檔案管理工作的規(guī)范化與數(shù)字化[J].環(huán)球市場信息導報，2013，24（4）：23.
第6篇：文書檔案管理制度范文
關鍵詞：企業(yè)文書；檔案管理；檔案保密
一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀
隨著我國《檔案法》的頒布與實施，對于檔案管理的重要性提到了新的高度?，F(xiàn)代企業(yè)普遍都建立檔案室，尤其是營企業(yè)，其檔案室的規(guī)模較大，機制和體系的都較為完善，管理工作也比較到位，但一些中小企業(yè)或是民營企業(yè)、私人企業(yè)等文書檔案管理存在較多的問題。本文將針對這種狀況，對問題進行深入的分析，并提出一些建議。
二、企業(yè)文書檔案管理問題
隨著時代的進步，一些企業(yè)的結構調(diào)整不斷深入，使得企業(yè)的檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績，但同時還存在一定的缺陷。
（一）文書檔案保密管理信息化建設滯后
由于受傳統(tǒng)思想的束縛，部分企業(yè)文書檔案依然是采取年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等沒有健全的規(guī)章制度；除此外，文件歸檔、登陸統(tǒng)計等一系列的環(huán)節(jié)，仍舊采取手工操作；并且文書檔案員一般由企業(yè)辦公室人員兼職，而接受高級的專業(yè)系統(tǒng)的學習的人不多，因此他們對于計算機知識掌握甚少，也就難以應對現(xiàn)代文書檔案信息化的要求。
（二）文書檔案保密管理制度建設不到位
一些企業(yè)的檔案意識淺薄，不僅缺乏對文書檔案保密管理原則、方式等的制度性頂層設計，而且還沒有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管等細化方案；企業(yè)文書檔案管理工作沒有嚴格制定工作計劃和規(guī)章制度，各級領導的分工監(jiān)督也不到位。除此外，要足夠的重視各個檔案管理制度，而對于企業(yè)文書檔案管理的工作人員，要熟悉檔案的管理制度，對每一步都要有較高的標準和要求。各部門領導要健全完善的檔案管理制度還，就要定期的進行工作管理的視察和不定期抽查。
（三）文書檔案管理工作中人員隊伍建設亟待加強
企業(yè)文書檔案管理人員中存在專業(yè)素養(yǎng)和知識素養(yǎng)的欠缺，有些企業(yè)為節(jié)省人力而有些職員身兼多職，因此對于文書檔案的保密管理工作不夠重視；再者，他們當中大多缺乏對專業(yè)知識的掌握，因此不能對文書檔案管理工作做到認真鉆研，使得企業(yè)的檔案管理工作得不到有效保障。
（四）各個部門對檔案管理工作的配合不夠
文書檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強，急需各個部門的協(xié)助，完成一整套的業(yè)務流程，各單位應制定工作標準化程序，形成操作性強的工作規(guī)范，加強各個部門的聯(lián)系，為崗位人員做出工作上的指導，使工作更為流暢。
三、企業(yè)文書檔案管理對策
文書檔案管理工作是企業(yè)的一項重要工作，同時也是國家法律賦予的責任，尤其是對于百年昌盛的大企業(yè)，更不能夠忽視文書檔案管理工作。鑒于此，要樹立對企負責，對歷史負責的高度責任心，才能夠做好文書檔案管理工作。
（一）強化企業(yè)文書檔案保密管理的信息化建設
正如當今，電子文件的優(yōu)勢對檔案管理的轉型提出了新的要求。目前，在各項檔案管理工作中，電子文件充分憑借自身的優(yōu)勢取代了傳統(tǒng)的紙質文件，一方面提高檔案管理的效率，另一方面也為信息的使用者提供更加先進的信息查詢方式；除此之外，要進一步加強企業(yè)的軟硬件設施建設，如配備必要的掃描儀、打印機等，以提高文書檔案管理的物質信息化條件。
（二）建立健全完善的管理規(guī)章制度
例如針對電子文件取得難、收集難、管理難的問題，就要建立健全各項規(guī)章制度，監(jiān)督相關部門江收集和保管等的電子文檔當成一項重要的任務來完成，以保證電子檔案內(nèi)容的齊全和完整。據(jù)有關的檔案管理辦法，企業(yè)要根據(jù)實際情況，健全檔案工作機制，明確原則和管理方式等。要嚴格規(guī)定文書檔案的收集，編制的范圍，界定文件形成等一系列的檔案保密管理工作。
（三）加強管理人員隊伍建設
加強教育培訓，提升業(yè)務能力等，都是做好檔案工作的基本保證。在人才引進方面，要選擇良好的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，以提升企業(yè)的專業(yè)化人才數(shù)量；在人員培訓的角度，組織崗位人員參加國家檔案局等的專業(yè)機構的理論業(yè)務知識培訓，將文書檔案基礎業(yè)務、信息化知識和應用技能作為崗位人員培訓的重要內(nèi)容，以提升業(yè)務能力。
（四）建立相關部門間的溝通聯(lián)系機制
要建立完善的責任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡，在這其中，檔案管理部門起到中樞和主導的地位，要全過程的參與其中，并通過崗位責任制來約束各部門及其相關人員的行為，以保證所經(jīng)辦文件責任落實到人，保密工作有據(jù)可依，同時要有相關領導帶頭，協(xié)調(diào)各部門人員的行為，以保證嚴格按照規(guī)章制度，進一步落實文書檔案保密管理工作。
四、結束語
企業(yè)文書檔案是推動企業(yè)發(fā)展的重要資源，其為企業(yè)的文化水平和管理經(jīng)驗的積累，也是企業(yè)管理工作的基礎和條件，為該企業(yè)的進一步發(fā)展提供重要的資源。檔案安全是確保檔案保密工作的基礎，對此，加強保密工作是保障檔案安全的重要措施，因為只有做好檔案的保密工作，才能提高檔案管理的安全性，為員工的基本工作奠定良好的基礎。
參考文獻：
第7篇：文書檔案管理制度范文
一、文書檔案是醫(yī)院不斷發(fā)展的歷史見證
（一）文書檔案作為一個醫(yī)院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的
醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項最經(jīng)常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫(yī)院基礎管理水平的充分體現(xiàn)，對于推動醫(yī)院管理體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。近幾年，醫(yī)院各項工作都在邁向科學化、規(guī)范化、標準化，隨著醫(yī)療規(guī)模的擴大，為適應醫(yī)院發(fā)展建設，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。醫(yī)院領導對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進檔案建設，把檔案規(guī)范化管理納入重要議事日程。正視醫(yī)院檔案管理中存在的問題，充分認識檔案建設的必要性和獨特性，將會有效促進醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。
（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標準之一
在高速發(fā)展的信息時代，隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化、標準化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分。在實際工作中，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要基礎工作。日益豐富的文書和檔案工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書檔案已經(jīng)成為衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標志。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在管理建設狀況的記錄，因此在整個管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。在醫(yī)院建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志。
二、醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施
（一）著力提高文書檔案管理人員素質
醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證。醫(yī)院文書檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院現(xiàn)代化的辦公有了長足的發(fā)展，而文書檔案管理遠遠落后于醫(yī)曉的信息化建設，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業(yè)素質，解放思想，不斷創(chuàng)新，進一步提高工作效率。醫(yī)院文檔人員應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務修養(yǎng)和自身素質修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。
（二）不斷推進信息化管理進程
醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院綜合檔案室或辦公室一項最經(jīng)常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電子信息科學地不斷進步，醫(yī)院管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。
（三）建立檔案制度，規(guī)范檔案管理
檔案管理工作的目的，是為了強化醫(yī)藥衛(wèi)生科技事業(yè)單位的檔案管理，促進檔案信息資源的開發(fā)利用，使醫(yī)藥衛(wèi)生科技事業(yè)單位檔案工作跟上衛(wèi)生改革工作的步伐，更好地為衛(wèi)生事業(yè)各項工作業(yè)務。醫(yī)院文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關系和影響著檔案資料的質量與完整性。只有從提高本單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。通過建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。根據(jù)《檔案管理法》，我院制定了相應的檔案管理制度，每份檔案從裝訂、整理、借閱等都制定了相應的管理制度，使檔案的利用、銷毀都有章可循。
第8篇：文書檔案管理制度范文
近些年來，隨著生產(chǎn)力水平的不斷提高，我國國民經(jīng)濟發(fā)展速度始終保持著穩(wěn)中求進的良好態(tài)勢。在此前提下，為進一步促進社會的進步和發(fā)展，各領域事業(yè)單位的發(fā)展狀況是不容忽視的。其中，最為重要的就是文書檔案管理工作，科學高效的文書檔案管理工作不僅能使人事單位做出合理正確的決策，同時還能提高人事單位的管理水平，是促進人事單位進步和發(fā)展的有效舉措。眾所周知，文書檔案管理工作一般對專業(yè)性要求較高，因此我們必須給予其高度重視，不斷提高文書檔案管理工作水平。值得注意的是，在新形勢下，隨著計算機技術和網(wǎng)絡信息技術的迅猛發(fā)展，使事業(yè)單位的檔案信息量越來越大，而且信息內(nèi)容繁瑣，這為事業(yè)單位的文書管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。為不斷使事業(yè)單位做好文書檔案管理工作，為不斷滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，努力提高事業(yè)單位文書檔案管理工作水平是勢在必行的。一般來說，檔案是指對員工個人信息和單位工作信息的記錄，因此具有很強的專業(yè)性和機密性。具體來說，一方面對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作一定要讓專業(yè)人員進行管理，科學收集、分類、整理，防止出現(xiàn)誤差，影響單位決策；另一方面要注重文書檔案信息的機密性，即要對檔案信息進行保密，不能隨意泄露，否則將會嚴重影響到個人信息安全和事業(yè)單位的發(fā)展。
二、事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性和必要性
文書檔案是事業(yè)單位的一種重要信息資源，直接影響到事業(yè)單位的重要決策，因此我們應給予其高度重視。首先，文書檔案是一種重要的信息憑證。我們知道一般文獻內(nèi)容具有主觀性，而文書檔案不同于一般文獻，它是對員工個人信息和事業(yè)單位工作的真實記載，具有強烈的客觀性，法律作用十分明顯。其次，文書檔案彌補了國家檔案的不足。事業(yè)單位的文書檔案是國家檔案的重要組成部分，由于一些國家檔案信息并不詳細，此時事業(yè)單位的文書檔案信息便很好的彌補了這一缺陷。最后，為社會提供信息服務。事業(yè)單位的文書檔案信息較全面地記載了事業(yè)單位的各方面信息，能夠較好的為我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展提供信息服務。
三、當前文書檔案管理工作中存在的問題
1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績，因此使單位領導不大愿意投入更多和關注，“重技術、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。
2.文書檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重等情況。
3.文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
四、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施
1.加強文書檔案管理人員專業(yè)素質的提高
文書檔案人員的專業(yè)素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種培訓學習，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學習新技術，學習檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。
2.文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎
公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發(fā)展的今天，這種關系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機地聯(lián)系起來。
3.進一步完善文書檔案管理制度
檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開展文書檔案管理工作的準則和保證。既要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，對已經(jīng)過時的制度規(guī)范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。
4.加快推進文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設
應用計算機技術，加快文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。將計算機技術、網(wǎng)絡技術充分運用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化水平。要從以下三個方面進行工作：①要重視各類紙質檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長期管用；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現(xiàn)計算機管理，提高自動化水平；③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡平臺建設，將各類檔案信息納人其中，構建醫(yī)院信息中心。
第9篇：文書檔案管理制度范文
摘 要 文書檔案作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對于企業(yè)和各部門有著重要的指導性作用。天津地鐵作為城市建設的主打項目，運營公司是市政府大力扶持的重點企業(yè)。為適應軌道交通事業(yè)建設，運營公司推動企業(yè)重組升級，完成架構調(diào)整，根據(jù)實際業(yè)務合并與設置了新的職能、生產(chǎn)部門，這對原有的企業(yè)文書檔案管理方式提出了新的要求。針對架構調(diào)整，本文對公司文書檔案的管理方式及從業(yè)人員工作規(guī)范進一步完善，達到文書檔案本身的實效性、科學性。
關鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業(yè)改組 管理
天津市地下鐵道運營有限公司作為天津軌道交通集團的下屬公司，承擔市政府規(guī)劃地鐵車站建設、既有線路運營和服務的職責。在公司發(fā)展過程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，這些文件對公司高層決策、日常事務處理等各項職能運轉起到重要查考功能，是地鐵事業(yè)發(fā)展的可靠憑證和記錄。為優(yōu)化企業(yè)管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡化運營，運營公司響應軌道交通集團統(tǒng)一部署，完成架構重組調(diào)整。為確保架構調(diào)整后各部門文書檔案管理工作有效對接，需要重新完善文件保管方法，做好從業(yè)人員培訓，達到提高文件使用效率的目的。
一、架構調(diào)整前文書檔案管理方法
尊重《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第七十一號）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規(guī)范，對公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料，采取按件整理的方式，進行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據(jù)《檔案法》要求，公司對本單位工作中形成的文件材料、上級主管部門或集團下發(fā)的文件材料、企業(yè)與企業(yè)之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報的文件材料，按照規(guī)定，每年年初組織相關部門及從業(yè)人員向公司檔案管理部門――辦公室進行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對收集的文件材料進行統(tǒng)一鑒定，確認其是否屬于歸檔范圍，剔除沒有保存和查考價值的文件材料。架構調(diào)整前，公司檔案管理制度中規(guī)范的文書檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設、生產(chǎn)、服務、經(jīng)營、管理等各項活動和原有基本歷史面貌的，對運營公司各項業(yè)務和企業(yè)發(fā)展具有利用價值的文件；
2.公司在各項活動中形成的對維護國家、企業(yè)和職工權益具有憑證價值的文件；
3.公司需要貫徹執(zhí)行的有關上級單位和機關的文件材料，軌道交通行業(yè)發(fā)來的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會其他機構出具的與公司有關的文件材料；所屬部門部室報送的重要文件材料；
4.國家及市檔案局法律法規(guī)規(guī)定的應歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類
分類是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，是文書檔案管理標準化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)。運營公司采用“問題―年度―保管期限”分類法，將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構調(diào)整后存在的普遍問題和原因分析
（一）架構調(diào)整后存在的普遍問題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機構問題混亂。文件材料“機構問題”存在原部門名稱與現(xiàn)部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現(xiàn)兩個機構問題，或是存在原部門機構問題仍未辦理完結的現(xiàn)象。
3.表述不準確。文件材料內(nèi)容使用的詞語易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語，或是不使用標準化用語。
（二）原因分析
公司文書檔案管理在架構調(diào)整過程中造成上述問題的原因主要有：文件收集、鑒定沒有嚴格按照新架構各部門職責的設置和說明來進行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進行復制重新蓋章后直接報審；部分文檔管理員沒有認清文件來源和事由，單純按照時間順序進行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因導致文件材料歸檔質量不高。
三、改進方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構調(diào)整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門進行業(yè)務流程梳理，依據(jù)流程、法律法規(guī)和公司級部門級制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規(guī)范。
2.公司檔案管理部門重新規(guī)范歸檔周期，在依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時間”條款基礎上，對于公司決策、上級重要指示、業(yè)務承辦類事項相關文件材料執(zhí)行隨時歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時性、完整性。
以上兩點從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時間方面對運營公司檔案管理制度進一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發(fā)公司各部門評審和意見征集，辦公室可依據(jù)實際業(yè)務的可行性，對于補充意見進行添加或刪減。經(jīng)討論通過后，公司檔案制度定稿、下發(fā)。
（二）做好檔案從業(yè)人員培訓
文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責，也是其他業(yè)務部門的職責，需要充分l揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業(yè)人員培訓至關重要。辦公室應該周期性開展各類檔案專業(yè)知識培訓，及時宣貫國家、市政府頒布的各項檔案法律法規(guī)。培訓對象不僅局限于各部門文檔管理員，更應該將知識普及到公司領導決策層，要讓檔案意識提升從上到下的貫徹落實。
參考文獻：
