檔案工作規(guī)范化管理精選(九篇)

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第1篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

1.1嚴(yán)重缺乏檔案征集的意識(shí)

受傳統(tǒng)觀念的影響，當(dāng)前我國(guó)檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動(dòng)征集檔案的意識(shí)，不愿主動(dòng)走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴(yán)重制約了檔案征集工作的順利進(jìn)行。此外，由于對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導(dǎo)致社會(huì)群眾及一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作的認(rèn)識(shí)不到位，不愿配合或支持這項(xiàng)工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機(jī)制

新時(shí)期下，隨著相繼出臺(tái)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》，同時(shí)一些地區(qū)也根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的規(guī)定，在一定程度上有效地促進(jìn)了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關(guān)法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關(guān)組織保障體系，從而嚴(yán)重阻礙了征集工作的發(fā)展進(jìn)度。

1.3檔案征集方式較滯后

當(dāng)前我國(guó)各級(jí)檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費(fèi)的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費(fèi)、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動(dòng)宣傳、被動(dòng)接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場(chǎng)相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的探討

為了對(duì)檔案工作加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案征集工作中的各個(gè)工作步驟和工作流程，制定相關(guān)的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。

2.1制定合理可行的工作計(jì)劃

在檔案征集工作的整個(gè)流程中，提前制定合理可行的工作計(jì)劃對(duì)整個(gè)征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評(píng)估和鑒定征集對(duì)象的重要依據(jù)之一。一般來說，檔案征集計(jì)劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標(biāo)準(zhǔn)及范圍等，檔案工作人員應(yīng)該熟悉并明確每個(gè)階段的征集目標(biāo)，包括明確征集的重點(diǎn)以及整個(gè)征集過程的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。征集的檔案應(yīng)交由征集人員進(jìn)行分類歸檔管理，由本單位的財(cái)務(wù)人員實(shí)行對(duì)檔案的接收。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過程中的經(jīng)費(fèi)支付憑證、專家鑒定回憶的會(huì)議記錄及檔案點(diǎn)交記錄表等方面對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評(píng)估

在檔案征集前，應(yīng)由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準(zhǔn)備好相關(guān)的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件及相關(guān)材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認(rèn)征集對(duì)象的持有人是否完全自愿地出讓征集對(duì)象，為了更好的提出意向，必須認(rèn)真記錄清楚征集對(duì)象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對(duì)象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對(duì)持有人所提出的要求包括對(duì)所有權(quán)的分配情況等也應(yīng)一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進(jìn)行，工作人員還應(yīng)登記持有人的有效聯(lián)系方式并請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)簽名。檔案征集表的準(zhǔn)備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評(píng)估專家。

2.3召開專家鑒定會(huì)

檔案工作人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好專家鑒定會(huì)的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請(qǐng)表、征集對(duì)象的圖片和資料及征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會(huì)的鑒定人員，最后以專家對(duì)征集對(duì)象的鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要形成文件，其中應(yīng)包括對(duì)征集價(jià)格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。在移交資料的時(shí)候，應(yīng)將征集對(duì)象的圖片和相關(guān)資料、檔案征集申請(qǐng)表和意向書的正本、征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要及征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告正本等按照程序移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。

3.結(jié)論

第2篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化

每學(xué)期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級(jí)檔案和組織部門，對(duì)我校文書檔案和人事檔案的督導(dǎo)評(píng)估檢查，每次的檢查過程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)好評(píng)。根據(jù)在上級(jí)檢查的過程中提到的問題，筆者認(rèn)真地總結(jié)、體會(huì)和認(rèn)識(shí)后，就如何做好學(xué)校文書檔案和人事檔案工作 體會(huì)如下。

一、了解兩個(gè)概念

（一）文書檔案和人事檔案。由于受學(xué)校辦公條件限制，我校文書檔案和人事檔案一體化管理。是學(xué)校集體或個(gè)人在人事管理、教育、教學(xué)和教研等活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的真實(shí)體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結(jié)晶。它既是一個(gè)學(xué)校長(zhǎng)期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校教師成和不斷繼續(xù)進(jìn)度的重要依據(jù)。

（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價(jià)值的材料，進(jìn)一步梳理的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組卷和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于學(xué)校工作的保管和使用。

二、對(duì)學(xué)校檔案工作檢查的目的意義

每年都要多次接受上級(jí)市教育局辦公室、組織處及上級(jí)檔案和組織部門檢查，涉及到學(xué)校的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽匯報(bào)，查看材料，開座談。每一項(xiàng)內(nèi)容查得都非常認(rèn)真，特別是看材料，更是成為檢查的重點(diǎn)。因?yàn)槲覀兊闹饕ぷ鞒煽?jī)都是用檔案這種形式來表現(xiàn)的，檢查、驗(yàn)收、考評(píng)指標(biāo)也都在檔案中得到充分體現(xiàn)。

教育主管部門對(duì)學(xué)校工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué)校的管理，改善教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提升辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國(guó)家培養(yǎng)人才，使學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)；引導(dǎo)社會(huì)、家長(zhǎng)正確評(píng)價(jià)學(xué)校，關(guān)心和支持學(xué)校建設(shè)；促進(jìn)教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進(jìn)和諧校園。

三、掌握工作標(biāo)準(zhǔn) 扎扎實(shí)實(shí)工作

根據(jù)多年來的工作經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為，無論干什么工作，只有扎扎實(shí)實(shí)做好平常工作，平時(shí)注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級(jí)主管部門對(duì)檔案工作的檢查和驗(yàn)收。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納學(xué)校日常管理日程。各部門高度重視本部門檔案管理工作，針對(duì)本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案整理。

（二）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員應(yīng)定期對(duì)各處室的兼職檔案員召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)會(huì)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強(qiáng)工作人員的檔案管理素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過干中學(xué)、學(xué)中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打牢基礎(chǔ) 。

（三）抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料。俗話說“巧婦難為無米之飲”，檔案工作的一個(gè)非常重要的重點(diǎn)就是真實(shí)、完整反映學(xué)校在教育、教學(xué)過程中形成的各種教育活動(dòng)資料。平時(shí)各處室人員注重對(duì)文件、活動(dòng)材料進(jìn)行收集和積累。對(duì)開展的重要活動(dòng)給予關(guān)注，及時(shí)收集紙質(zhì)、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門做細(xì)做實(shí)工作匯報(bào)，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。

（四）克服難點(diǎn)，認(rèn)真系統(tǒng)進(jìn)行整理。每個(gè)部門每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們應(yīng)對(duì)教育、教學(xué)、人事管理工作中形成的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個(gè)有機(jī)的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對(duì)于需要經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間才能完成的工作，更是注意平時(shí)材料的積累，等活動(dòng)一結(jié)束，就立即整理裝訂成冊(cè)。

（五）注重細(xì)節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個(gè)環(huán)節(jié)。各個(gè)環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個(gè)工作細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號(hào)，用統(tǒng)一格式進(jìn)行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷的好習(xí)慣。

四、常規(guī)檔案整理

（一）計(jì)劃總結(jié)類。開學(xué)初，學(xué)校各處室和各部門均按照學(xué)校的整體工作計(jì)劃，制定了各部門的工作計(jì)劃，還有教研組工作計(jì)劃、教師個(gè)人工作計(jì)劃、班主任工作計(jì)劃等。將這些工作計(jì)劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時(shí)與期末的各項(xiàng)工作、活動(dòng)總結(jié)收集、分類進(jìn)行裝訂。

（二）教育教學(xué)活動(dòng)類。學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開展多項(xiàng)活動(dòng)，實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，我們注重收集活動(dòng)中的各種文字材料。例如：

1.教學(xué)活動(dòng)類：（1）公開課評(píng)比：我們收集比賽方案、參賽人員、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)分表、獲獎(jiǎng)人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報(bào)道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果統(tǒng)計(jì)表、評(píng)選等次等。（3）學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)：我們收集運(yùn)動(dòng)會(huì)的秩序冊(cè)，各項(xiàng)目的參加人員、評(píng)委、積分表、取得名次、獲獎(jiǎng)?wù)掌?、總結(jié)、新聞報(bào)道的雜志和有關(guān)報(bào)道的報(bào)紙等。 （下轉(zhuǎn)第68頁）（上接第78頁）

2.黨、團(tuán)委活動(dòng)類：（1）學(xué)生安全知識(shí)競(jìng)賽：我們收集參加班級(jí)、參賽形式、知識(shí)內(nèi)容、打分表、獲獎(jiǎng)情況、小結(jié)、照片、新聞報(bào)道等。（2）升旗儀式：我們要收集開學(xué)初的安排，記錄的每次升旗時(shí)間、升旗手、主持人，參加人員、國(guó)旗下演講稿以及相關(guān)照片及新聞報(bào)道等資料。（3）黨、團(tuán)日活動(dòng)（我校常利用周六、周日外出活動(dòng)）：我們收集活動(dòng)方案、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)小結(jié)、照片、新聞稿件等。

第3篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

關(guān)鍵詞：信息化；檔案工作；規(guī)范化

檔案信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理，是各級(jí)單位和組織加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)的兩個(gè)重要方面，開展業(yè)務(wù)管理單位檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督管理時(shí)，將檔案信息化與檔案工作規(guī)范化管理有機(jī)地結(jié)合起來，通過搭建信息化建設(shè)平臺(tái)推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理上水平、上臺(tái)階，以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理，取得較好的效果。

一、檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件

隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和科技的發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個(gè)新的變化階段，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的涌現(xiàn)已經(jīng)對(duì)檔案工作產(chǎn)生影響，檔案工作規(guī)范化管理的重點(diǎn)也正在在經(jīng)歷變革。涉及文件的起草、簽發(fā)、辦理、歸檔等運(yùn)作過程都可在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這樣使得檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這使得檔案工作規(guī)范化管理的內(nèi)容必然要向檔案信息化的方向發(fā)展，沒有檔案信息化建設(shè)的有效管理，就談不上檔案工作規(guī)范化管理，而要實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，最有力的推手就是對(duì)開展規(guī)范化管理的單位電子檔案進(jìn)行有效管理。依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，在這里我們?nèi)∑洫M義的概念，就檔案工作規(guī)范化管理而言，信息化已越來越成為檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和環(huán)節(jié)，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理時(shí)，目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫以及單位文檔一體化、自動(dòng)化管理工作、利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化工作的好壞，是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的關(guān)鍵因素，現(xiàn)代檔案管理工作，沒有信息化的參與，就沒有規(guī)范化的檔案工作，檔案信息化建設(shè)已成為檔案工作規(guī)范化管理的必然要求。

二、信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素

就檔案工作規(guī)范化管理開展的情況，按照湖北省《檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，盡管各單位達(dá)到省級(jí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的因素各不相同，但從統(tǒng)計(jì)數(shù)字來看，檔案信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素。單單就市直單位來說，年初我們納入全市檔案工作規(guī)范化管理的單位有35家，檔案工作組織管理到位、制度健全、擬定了檔案工作規(guī)范化管理方案的有29家，占總數(shù)的83%，檔案經(jīng)費(fèi)和人員到位的有市經(jīng)委、市政法委等12家單位，占總數(shù)的34%。由此看來，檔案信息化建設(shè)是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的決定因素，檔案信息化建設(shè)上不去，檔案工作規(guī)范化管理上不來。按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》檔案信息化建設(shè)的要求，還有相當(dāng)差距，有的還沒有一個(gè)機(jī)構(gòu)來統(tǒng)一規(guī)劃協(xié)調(diào)本單位的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作，這對(duì)鞏固檔案工作規(guī)范化管理的已有成果也是不利的。在檔案工作規(guī)范化管理過程中，信息化水平的高低是決定檔案工作規(guī)范化管理水平高低的決定因素。消除檔案信息化滯后的問題，不僅可以使檔案的規(guī)范化管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，檔案信息化更為本單位檔案管理和利用帶來更大的便利。

三、以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理的主要措施

（一）樹立信息化管理和規(guī)范化管理相輔相成的觀念

通過先進(jìn)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，構(gòu)建檔案信息資源體系、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息保障體系，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的組織加工和專題數(shù)據(jù)編研工作，有力地促進(jìn)了本單位檔案工作的發(fā)展。在信息技術(shù)時(shí)代，無論是檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)工作人員，還是一個(gè)單位的檔案工作者都要樹立信息化與規(guī)范化二者兼顧的意識(shí)，樹立以信息化推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作理念。充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在促進(jìn)規(guī)范化建設(shè)中的重要性和緊迫感，從抓室藏檔案的著錄和各部門新產(chǎn)生文件的電子化管理兩個(gè)方面入手，齊頭并進(jìn)，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。室藏檔案通過條目著錄和全文掃描分別建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)館藏檔案文件級(jí)機(jī)檢和部分全文機(jī)讀，對(duì)檔案工作規(guī)范化管理達(dá)到省一級(jí)起到重要作用。

（二）按照規(guī)范化管理的要求配齊檔案信息化設(shè)施設(shè)備

《標(biāo)準(zhǔn)》中規(guī)定了要配置電腦、檔案管理軟件、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)、復(fù)印機(jī)信息化設(shè)備。在日常工作中，我們認(rèn)為，一方面要加大檔案管理軟件的開發(fā)，應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)軟件須具有檢索、瀏覽、查詢、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等方面的功能，省檔案局推薦的檔案管理軟件起點(diǎn)要高、合作期要長(zhǎng)，同時(shí)也應(yīng)是界面清晰、便于掌握的軟件。另一方面加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，開辟出專門辦公室和檔案庫房，做到辦公、閱覽、庫房三分開，配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、密集架、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，以滿足磁盤、磁帶、光盤等特殊檔案載體長(zhǎng)期保管的環(huán)境要求。檔案信息化是項(xiàng)高投入的事業(yè)，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金，事實(shí)上在我市開展檔案工作規(guī)范化管理的單位中，各單位安排的經(jīng)費(fèi)有30%用在檔案信息化人工方面，一半以上用在了配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)施上，只有這方面的經(jīng)費(fèi)得到保障，檔案工作規(guī)范化管理才有保障。

（三）提高基礎(chǔ)工作水平，促進(jìn)規(guī)范化管理科技信息含量

信息化建設(shè)為規(guī)范化管理提供了技術(shù)支撐，如何利用規(guī)范化管理所要求的有效設(shè)備，使信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮應(yīng)有的功能，最終要落腳到檔案基礎(chǔ)工作上。開展檔案工作規(guī)范化管理的單位在日常工作中要注重加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，規(guī)范組卷，保證案卷和歸檔文件質(zhì)量，規(guī)范分類號(hào)，為確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分，打牢信息化基礎(chǔ)。同時(shí)在做好檔案工作規(guī)范化管理過程中，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)調(diào)信息化應(yīng)用。與此同時(shí)，檔案室根據(jù)文件辦理的情況，相應(yīng)歸檔，確定檔案的保管期限，開展檔案的備份，按照規(guī)范化管理的要求，開展電子檔案和實(shí)體檔案的整理、分類、編號(hào)、編目，檔案工作規(guī)范化管理在信息化環(huán)境下不知不覺得到加強(qiáng)，也使大家感受到這種模式給規(guī)范化管理帶來的不可替代的優(yōu)越性。（作者單位：鐘祥市畜牧局）

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙靜.實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（05）

第4篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國(guó)檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。

隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。

最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

第5篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

1 全面普查案卷

對(duì)案卷進(jìn)行全面的普查是實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的首要工作。主要原因是多年來相關(guān)管理部門大對(duì)案卷的普查工作做的比較少，移交給檔案保管部門的檔案的保管期限的劃分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和內(nèi)容存在缺陷和不足，存在標(biāo)題不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴(yán)重的話，還存在未標(biāo)注標(biāo)題的問題，目錄的排列和案卷的組卷存在混亂的情況，因此案卷存在一定的重復(fù)率，在其中還存在相當(dāng)大一部分不具有保存價(jià)值的文件材料，因此需要進(jìn)行普查工作，首先將無用的和不具有保存價(jià)值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重復(fù)的情況，避免影響計(jì)算機(jī)管理的工作效率。

2 重新組合案卷

對(duì)存在缺陷和不足的案卷進(jìn)行重組工作，尤其是那些內(nèi)容較為復(fù)雜和沒有保存價(jià)值的案卷。將存在聯(lián)系的案卷盡可能的聯(lián)系到一起是重組案卷過程中需要秉持的原則。而對(duì)于沒有標(biāo)題和目錄，或者是標(biāo)題較為模糊和無頁碼的案卷需要進(jìn)行重新審查和加工處理，從而使案卷呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的狀態(tài)，這樣一來，可以使館藏得到優(yōu)化，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學(xué)保管，計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用率能夠得到有效的提高。

3 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)事一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

4 實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

5 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

6 檔案管理人員素質(zhì)的提高

檔案資源的安全需要檔案管理人員需要負(fù)直接的責(zé)任，為了充分提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，因此檔案管理人員必須具有較高的綜合素質(zhì)。首先是政治素質(zhì)，檔案管理工作是國(guó)家社會(huì)管理工作中的一個(gè)重要的組成部分，對(duì)提升國(guó)民經(jīng)濟(jì)是建設(shè)水平具有較大的促進(jìn)作用，因此檔案管理人員的政治責(zé)任心需要較強(qiáng)，并且需要具有全心全意為人民服務(wù)的精神態(tài)度，并且需要對(duì)檔案管理事業(yè)具有較高的熱情，能夠積極主動(dòng)的參與到檔案管理工作中，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量；其次是業(yè)務(wù)素質(zhì)，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)是最好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保證，因此，檔案管理人員需要了解和掌握檔案管理的理論知識(shí)，并全面的熟悉檔案保管的內(nèi)容，還需要對(duì)檔案法規(guī)做綜合的了解，只有這樣，檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化才能夠得到有效的提升；最后是文化素，檔案管理人員需要具有較高的文化素質(zhì)，這樣一來，能夠在管理檔案的過程總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，掌握做好檔案管理工作的規(guī)律，從而提升自身的檔案管理水平。另外，檔案管理工作人員需要具有敏銳的觀察能力和洞察力，善于觀察別人，幫助別人，為用戶提供高水平的檔案服務(wù)。

第6篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

【關(guān)鍵詞】科學(xué)化；規(guī)范化；檔號(hào)；檔案編目；檔案檢索等

【中圖分類號(hào)】R256.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1004-7484（2014）06-3960-02

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展占據(jù)著越來越重要的作用。檔案管理工作如何科學(xué)化規(guī)范化就顯得尤為重要。怎樣才能使檔案管理工作更加完善地服務(wù)于工作，更加高效的應(yīng)對(duì)日趨紛繁復(fù)雜的檔案種類和數(shù)量，更加適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，已經(jīng)成為每一位檔案管理工作者面對(duì)的首要問題。

1 檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化現(xiàn)狀

目前，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、管理科學(xué)，能為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供及時(shí)高效服務(wù)、具有中國(guó)自身特色的檔案工作體系，是新世紀(jì)我國(guó)檔案管理工作的奮斗目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的首要任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化作為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中最活躍、最積極的要素，在全球信息化的今天，一躍成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要制衡力量。國(guó)際組織及發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案信息化進(jìn)程中十分重視檔案工作的科學(xué)規(guī)范化建設(shè)，并取得了顯著的成果。主要發(fā)達(dá)國(guó)家也已經(jīng)走上適應(yīng)本國(guó)的檔案工作科學(xué)規(guī)范化建設(shè)的道路。

由于種種原因，我國(guó)的檔案管理工作在科學(xué)規(guī)范化建設(shè)方面仍存在不少問題：

1.1 管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但有些單位對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案管理工作是一項(xiàng)漫長(zhǎng)且瑣碎的工作，不能短時(shí)間內(nèi)評(píng)價(jià)出此項(xiàng)工作完成的好壞，因此，有些人在認(rèn)識(shí)上存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔等基礎(chǔ)工作就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案管理工作不聞不問，不想管也不愿管，同時(shí)對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 制度不健全，檔案管理規(guī)范化不突顯

目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，尤其人事檔案管理方面，甚至趨于混亂。

主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)、案卷標(biāo)題不規(guī)范，檔案術(shù)語不標(biāo)準(zhǔn)。第二，案卷缺少卷內(nèi)目錄。第三，組卷混亂現(xiàn)象較嚴(yán)重。由于從事檔案管理工作的人員不固定，交接工作時(shí)不細(xì)心，導(dǎo)致檔案歸納整理不全的現(xiàn)象發(fā)生。第四，人事檔案管理存在斷檔、人檔分離、檔案搜集不全等現(xiàn)象。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

1.3 沒能有效率科學(xué)手段，檔案檢索效率不高。

目前，檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重，而日趨與社會(huì)接軌的計(jì)算機(jī)檢索利用率不高。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，但同時(shí)也出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

1.4 投入及經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理工作硬件欠缺

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋，導(dǎo)致電子檔案少，檔案管理工作不易與國(guó)際接軌。

1.5 人才梯隊(duì)不健全，檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前針對(duì)檔案管理工作的培訓(xùn)相對(duì)較少，檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)展的要求懸殊較大。而檔案人員工作量又過打，導(dǎo)致對(duì)檔案工作精力投入不足，因此也嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2 檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化的必要性

科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升企事業(yè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。“中華人民共和國(guó)檔案法第三章第十三條：各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?！弊阋宰C明，我國(guó)對(duì)檔案管理工作的重視程度，以及檔案管理工作的重要性。

第7篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理；規(guī)范化；新形勢(shì)

檔案管理工作并不是可有可無的工作，它有著極為重要的作用，所以在做檔案的管理時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，隨時(shí)更新，利用科學(xué)化的管理方法來規(guī)范檔案工作，對(duì)單位的建設(shè)與發(fā)展起到一定的助力作用，也能夠進(jìn)一步適應(yīng)社會(huì)的需要，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有著較為積極的作用。每個(gè)單位都需要有管理部門，對(duì)其檔案進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化管理，這對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展和進(jìn)步將會(huì)有著極為重要的影響。如果能夠?qū)n案管理工作做好，那么不但能夠節(jié)約人員開銷、降低成本，對(duì)整個(gè)工作而言又具有著事半功倍的效果。因此，檔案工作者要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)豐富自身的職業(yè)素養(yǎng)，擴(kuò)充自己的知識(shí)面，立足于將工作進(jìn)一步完善與優(yōu)化。此外，對(duì)這項(xiàng)工作的責(zé)任感也是非常重要的，要積極努力地投身于工作當(dāng)中，從而創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，使其管理工作逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化的道路。

1 全新認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要意義

想要將檔案管理工作做好，首先需要檔案管理者具有較高的責(zé)任意識(shí)以及工作的責(zé)任心。對(duì)檔案管理工作還要有全新的認(rèn)識(shí)，這樣才能進(jìn)一步將工作不斷完善。將這項(xiàng)工作做好，對(duì)整個(gè)單位發(fā)展而言有著非常重要的意義。檔案管理工作有著承上啟下的作用，它不但是對(duì)現(xiàn)有工作的總結(jié)還是對(duì)歷史工作的歸納，具有書寫歷史真實(shí)面貌的重要意義，并且它對(duì)衡量人員工作質(zhì)量和工作效率而言，也有著不可替代的作用。檔案管理工作規(guī)范化是當(dāng)前工作發(fā)展的需要，也是一個(gè)單位放眼未來，規(guī)劃未來的重要依據(jù)。通過檔案的記載，能夠明確單位的工作現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)其存在的諸多不足，加以改正，這對(duì)工作的進(jìn)一步開展有著不可替代的作用。對(duì)企業(yè)而言，檔案管理工作不但能夠給經(jīng)營(yíng)者和決策者一定的理論依據(jù)，還可以為企業(yè)與多放的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。當(dāng)前社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)已趨向白日化，要從根本上使工作得到進(jìn)一步改善，則需要不斷創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新思維，從而使工作與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步與發(fā)展。

2 強(qiáng)力防御檔案管理工作的邊緣化

科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，社會(huì)的發(fā)展之快也超出了人們的想象。信息技術(shù)得到了廣泛普及，這也給人們的生活帶來了便利。檔案工作是一個(gè)傳統(tǒng)性的工作，也伴隨著人們生活的節(jié)奏加快，漸漸被遺忘和淡化，它的重要性已經(jīng)被不知不覺地被忽略。這也給很多人帶來了錯(cuò)誤的思維，認(rèn)為檔案管理工作已經(jīng)不再重要。一些檔案管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，這也是他們對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不夠造成的。工作過于敷衍，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，這也給檔案管理工作帶來了一定的弊端。一旦這種現(xiàn)象沒有被及時(shí)遏制，不斷擴(kuò)展，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理帶來巨大的不利影響。因此，要想將檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化，則需要扭轉(zhuǎn)其錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，改變管理的模式，利用科學(xué)的方法防止檔案管理工作的邊緣化。

3 切實(shí)加強(qiáng)依法管理檔案的工作力度

3.1 依法管理，建章立制

檔案管理工作法制化非常重要，這也是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化有著進(jìn)一步的保障，因此要依法治檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的載體也在發(fā)生著翻天覆地的變化，從傳統(tǒng)的工具逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前現(xiàn)代化信息化的設(shè)備，所以，要適應(yīng)當(dāng)前的情況，檔案管理工作不斷更新才能追趕上時(shí)展的潮流，這樣也才能推進(jìn)其工作的發(fā)展。檔案管理工作人員要有高度的責(zé)任感，緊迫的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，并且在工作多方面要學(xué)會(huì)不斷完善與自我提高，依照規(guī)范化的規(guī)章制度來展開工作，因地制宜，科學(xué)靈活，使整個(gè)工作發(fā)揮出更高的社會(huì)作用。

3.2 求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度越來越快，而當(dāng)今社會(huì)也成為了信息化的社會(huì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及了人們的日常生活，同時(shí)也給人們的生活帶來了諸多便利。檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷適應(yīng)新的技術(shù)，將自身工作得以創(chuàng)新與優(yōu)化，在豐富專業(yè)知識(shí)的同時(shí)還要使工作效率得到提高。要進(jìn)一步將計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，將基礎(chǔ)的、原始的工作從人的手工操作脫離出來，充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，這樣能夠提高工作的效率。雖然信息化給檔案管理工作減輕了負(fù)擔(dān)，縮短了工作時(shí)間，但是它卻存在著一些安全隱患，因此要將文件進(jìn)一步安全化規(guī)范化，還需要有電子文件安全管理制度來進(jìn)一步完善檔案的管理?？梢栽陔娮游募芾硐到y(tǒng)的操作上進(jìn)行一定的加密設(shè)計(jì)，從而提高安全度。比如，電子簽章、口令管理、指紋識(shí)別等等。這樣對(duì)文件的安全性有了明顯的提升。

3.3 科學(xué)規(guī)范，提高效能

合理有效的檔案運(yùn)用對(duì)把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義，加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于為社會(huì)和國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案自身價(jià)值能夠得以實(shí)現(xiàn)往往是通過檔案利用來表現(xiàn)出來的。所以，想要將自身價(jià)值表現(xiàn)充分，那么將檔案的開發(fā)和利用這塊做好非常重要。在當(dāng)前信息社會(huì)，資源往往能夠得到共享，因此有效開發(fā)檔案資源，并將信息不斷共享非常必要。這也是接下來進(jìn)一步發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理人員需要將檔案的收集、整理、鑒定的等工作完善，在此之后還需要做好相應(yīng)的保管工作。切合實(shí)際的快捷的檢索工具，還需要參考每個(gè)單位的不同特點(diǎn)來制定，從而滿足工作的需求。保管好檔案十分重要，而對(duì)一些特殊的檔案可以給使用者復(fù)印件，不可將原件隨便外借。在做好對(duì)檔案的保管之后，還需要將庫房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作做好，這樣一來，就從里外都對(duì)檔案管理的安全性有了一定程度上的保證。社會(huì)在不斷進(jìn)步，人們的生活也在每天發(fā)生著變化，對(duì)于每項(xiàng)工作而言找出新的途徑與方法，與時(shí)俱進(jìn)，增加其社會(huì)效益，才能最終促進(jìn)工作的進(jìn)一步發(fā)展與壯大。

4 結(jié)束語

科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展。而人們的生活每天都在不斷變化，如何提升自身能力，將工作進(jìn)一步做好非常關(guān)鍵。將先進(jìn)的科學(xué)規(guī)范用于檔案管理工作中，不但能夠提升管理部T對(duì)這項(xiàng)工作本身的工作效率，還間接的對(duì)社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步產(chǎn)生不小的助力。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，從而做到與時(shí)俱進(jìn)，開創(chuàng)檔案管理的新局面，將會(huì)是未來發(fā)展的方向和動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

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[3]錢云祥，陳曉春，陳明.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].浙江檔案，2002，8.

第8篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

要推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，還需要明確其基礎(chǔ)性前提，即公文的制發(fā)。檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的存在，要保證檔案的質(zhì)量，首先需要保證公文自身的質(zhì)量，這就取決于公文制發(fā)的質(zhì)量，這也是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的前提。所以，在公文制發(fā)過程中，需要將規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化兩方面要求納入考慮范圍，切實(shí)提升檔案的質(zhì)量，為檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化奠定良好的基礎(chǔ)。

1 檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)策略

1.1 提升檔案時(shí)效性與加強(qiáng)電子檔案庫的建設(shè)

檔案的時(shí)效性既指檔案信息的新舊程度，也包括檔案信息的最新動(dòng)態(tài)與最新進(jìn)展等。提升檔案的時(shí)效性，能夠保證檔案內(nèi)容的有效性，提高檔案的利用效率，也可保證檔案的利用價(jià)值。因此，檔案管理者應(yīng)該樹立檔案時(shí)效觀念，通過科學(xué)的信息化與網(wǎng)絡(luò)化手段獲取最新信息，為做好檔案部門的服務(wù)工作贏得主動(dòng)。比如，一份具有較強(qiáng)時(shí)效性的科研檔案，能夠有效縮短科研項(xiàng)目的相關(guān)研究周期，為科研單位節(jié)省不少物力、人力以及財(cái)力，從而為科研單位獲取可觀效益。檔案時(shí)效性的提升也是推動(dòng)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略。另外，檔案部門需要加強(qiáng)電子檔案庫的建設(shè)、開發(fā)與使用，利用科學(xué)的數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)移交的電子檔案載體與技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，在保證合格率的前提下再進(jìn)行移交；同時(shí)，需要檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的可用性，確認(rèn)電子檔案載體是否存在損壞或者其他存儲(chǔ)不良問題；此外，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的科學(xué)鑒定，核對(duì)檔案數(shù)字和簽名的真實(shí)性，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合轉(zhuǎn)換等。因此，應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案庫的建設(shè)。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)的提升

新形勢(shì)下，要推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，必然要提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)化水平。如今檔案管理模式隨著時(shí)代的變化日漸完善，檔案管理中引入了各種現(xiàn)代化技術(shù)，而要對(duì)這些技術(shù)加以深入掌握與應(yīng)用，管理者必須具有良好的信息技術(shù)操作技能，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等操作管理軟件的相關(guān)技能。當(dāng)下檔案管理者對(duì)這些現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用尚未足夠熟練，這就限制了檔案管理工作水平的提高。因此，要做到以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)檔案管理者專業(yè)化知識(shí)與現(xiàn)代化技術(shù)技能的培訓(xùn)，提高管理者對(duì)各種管理技術(shù)的操作水平，促使其熟練運(yùn)用各種現(xiàn)代化管理手段，了解信息化技術(shù)的各種知識(shí)。第二，在后續(xù)檔案管理工作中引進(jìn)的人才，要求其具備較佳的專業(yè)素養(yǎng)，并且具備一定的現(xiàn)代化檔案管理技能，從而利于提高檔案管理工作的效率與水平。第三，應(yīng)該加強(qiáng)教育領(lǐng)域?qū)n案管理人才的培養(yǎng)，注重豐富人才的理論知識(shí)，并且培養(yǎng)其檔案管理實(shí)際操作技能。

1.3 檔案交接工作的優(yōu)化

對(duì)檔案交接工作進(jìn)行優(yōu)化，能夠進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在這個(gè)過程中，管理者需要明確檔案交接的范圍，要排除不能進(jìn)行交接的檔案，保證檔案交接工作符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。而且檔案移交進(jìn)館要滿足以下標(biāo)準(zhǔn)：第一，檔案要以全宗為單位進(jìn)行編目整理。第二，檔案要具有完整性與齊全性，根據(jù)檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)其進(jìn)行分類整理，要準(zhǔn)確地劃分檔案的保管期限，書寫要具有規(guī)范性，裝訂要整齊且美觀，案卷的質(zhì)量必須達(dá)到規(guī)定要求與標(biāo)準(zhǔn)。第三，要確定檔案具有長(zhǎng)期保存與利用的價(jià)值，否則不能移交進(jìn)館。第四，檔案交接的文據(jù)與案卷目錄要做到一式三份：檔案館簽收其中一份，并將其退回移交單位保留備用。第五，案卷目錄應(yīng)該具備兩種版本，即紙質(zhì)版本與電子版本，確保檔案的原始性與真實(shí)性。

2 推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的思考

2.1 規(guī)范檔案資料

（1）檔案資料保存的規(guī)范。檔案資料的科學(xué)規(guī)范是檔案管理工作的基本內(nèi)容之一。在對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的過程中，要保證文件的原始性以及真實(shí)性，這也是檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的靈魂。在管理電子檔案過程中，常常會(huì)發(fā)生電子文件資料丟失或者信息被更改的問題，這就要求檔案管理者加強(qiáng)電子文件的維護(hù)工作。對(duì)于檔案資料與檔案信息的完好保存，還需要發(fā)揮紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的互補(bǔ)作用。在電子文件得到廣泛應(yīng)用的今天，我們同樣需要注重對(duì)紙質(zhì)檔案的完好保存，也為以后遇到電子文件資料丟失或者信息被更改的情況時(shí)能提供紙質(zhì)檔案的原始文件，以確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。另外，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，還要求實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，從而打破時(shí)間與空間的束縛，從而不斷地?cái)U(kuò)展檔案工作的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)服務(wù)效率的有效提升。（2）加強(qiáng)檔案資料的收集工作。檔案管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案的收集工作，比如重大工作、活動(dòng)或者建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。個(gè)人與單位應(yīng)該支持與協(xié)助所在地的檔案館對(duì)檔案的征集工作，包括一些散存的珍貴檔案資料、對(duì)社會(huì)發(fā)展具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要檔案等。檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者也可以鼓勵(lì)個(gè)人或者一些F體捐贈(zèng)檔案或者寄存檔案，以豐富檔案館的檔案資源，并且加大檔案資源科學(xué)合理配置、妥善保護(hù)與高效利用的

力度。

2.2 科學(xué)分類歸檔

在檔案管理工作中，檔案的科學(xué)分類與整理工作很重要。對(duì)于一些內(nèi)容齊全和基礎(chǔ)良好的案宗，要做好科學(xué)的分類與整理工作。根據(jù)案宗的目錄直接做好分類標(biāo)引工作。若一些檔案的形式比較特殊，則可以使用計(jì)算機(jī)程序，將案宗的名字、時(shí)間與地址等信息錄入進(jìn)去，可以快速地獲取案宗的分類號(hào)，從而有效地提高檔案的著錄速度，也便于檔案利用人員對(duì)所需案宗的查閱。另外，在檔案的歸檔方面，需要建立完善的文件材料歸檔制度，不允許任何個(gè)人或者單位將檔案據(jù)為己有，也不允許拒絕檔案的歸檔。檔案利用人員要及時(shí)地將檔案完整地交還檔案管理所在機(jī)構(gòu)，不可以擅自推延移交檔案的時(shí)間或者截留檔案。

2.3 規(guī)范檔案調(diào)取與回收

規(guī)范檔案調(diào)取與回收工作是推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的重要手段。檔案管理者應(yīng)該及時(shí)清查和退還調(diào)取的檔案，根據(jù)國(guó)內(nèi)法律法規(guī)和檔案管理制度的要求來規(guī)范檔案的調(diào)取與回收。若個(gè)人在工作需要的情況下提出退還檔案或者繼續(xù)使用調(diào)取檔案的相關(guān)意見，可以上報(bào)有關(guān)部門以獲得批準(zhǔn)。在退還檔案的過程中，需要有被調(diào)取檔案保管者、該單位領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)主管單位的領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，并且簽字確認(rèn)。若是需要繼續(xù)對(duì)檔案進(jìn)行利用，該檔案的調(diào)取手續(xù)應(yīng)該符合有關(guān)規(guī)定。若是不符合有關(guān)規(guī)定，則需要及時(shí)進(jìn)行完善，以確保檔案調(diào)取管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3 結(jié)語

總而言之，新形勢(shì)下要推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，需要明確其基礎(chǔ)性前提，并且做好其中的重要工作。同時(shí)，加大檔案工作現(xiàn)代化管理力度，提升檔案的時(shí)效性，做好電子檔案建設(shè)工作，提升檔案管理人員的專業(yè)水平與職業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案的交接工作，對(duì)檔案資料管理進(jìn)行規(guī)范，做好科學(xué)分類歸檔與調(diào)取回收工作，最終適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出的新要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，充分地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)有效用。

參考文獻(xiàn)

第9篇：檔案工作規(guī)范化管理范文

一、檔案管理的實(shí)際情況

企業(yè)和單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，只有持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和系統(tǒng)的管理方法，才能使工作人員的組織結(jié)構(gòu)得到正常運(yùn)轉(zhuǎn)。然而，目前大多數(shù)企業(yè)和單位對(duì)檔案管理的重要性并沒有充分的認(rèn)識(shí)，甚至忽略這項(xiàng)工作，覺得對(duì)檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)可有可無的工作，其實(shí)意義不大。尤其是有些企業(yè)里負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，他們沒有職業(yè)道德，更不會(huì)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，甚至抱著混日子的態(tài)度工作，以至于失職、懶散的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對(duì)檔案管理的工作是十分不利的。因此，只有提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，提升他們的思想覺悟，才能使檔案管理更加規(guī)范。而且，這也是目前各個(gè)企業(yè)和單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)迫切需要解決的問題。

二、檔案管理的意義及其存在的問題

1、意義

如今，檔案管理在企業(yè)和單位中的地位已經(jīng)變得越來越重要了，逐漸成為了部門工作的組成部分，對(duì)于員工的綜合素質(zhì)和能力更起到了標(biāo)尺的作用。檔案的作用有很多，比如真實(shí)的記錄一個(gè)歷史事件、證明某件事情是否正確，它還是人們內(nèi)心世界最有力的見證。而要使檔案的這些作用有效的發(fā)揮出來，必須對(duì)管理工作加以規(guī)范化。比如，某些企業(yè)或者單位的管理者在進(jìn)行決策的時(shí)候，可以把檔案所反映出來的以往的業(yè)績(jī)當(dāng)做依據(jù)，從而使決策變得更合理。又比如，某些企業(yè)或者個(gè)人想要和別的企業(yè)合作，就能夠通過檔案對(duì)對(duì)方企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、人員構(gòu)成等方面的情況加以了解，從而決定是否和對(duì)方合作。

2、存在的問題

（1）檔案管理的發(fā)展比較緩慢。我國(guó)經(jīng)濟(jì)正在飛速的發(fā)展著，百姓的生活水平也得到了極大的提高，群眾對(duì)檔案管理的關(guān)注度也越來越高了，相關(guān)的機(jī)構(gòu)對(duì)于管理的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)也在不斷的進(jìn)行完善。然而，和社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展比起來，檔案管理的發(fā)展比較緩慢，無法滿足我國(guó)創(chuàng)新體系所提出的要求。

（2）管理檔案的人技術(shù)水平比較低。新的時(shí)代背景下，我國(guó)在檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了一個(gè)極為嚴(yán)重的問題，即沒有復(fù)合型高端人才。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，由于我國(guó)負(fù)責(zé)管理檔案的人員不知道該對(duì)如何進(jìn)行信息化管理，所以檔案管理發(fā)展被極大的制約了。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案管理逐漸的脫離了靠紙質(zhì)和聲像記錄的方式，隨之又出現(xiàn)了很多的新型的載體，這就對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，他們?cè)趯W(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要學(xué)習(xí)新的技術(shù)，并將二者相融合，只有這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理。

三、如何使檔案管理更加規(guī)范化

（1）必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，大家在日常工作中存在的不足得到了很大的改善，這其中也包括檔案管理工作?，F(xiàn)代化技術(shù)促使管理工作的效率得到了大大的提高，也改變了傳統(tǒng)的工作方式。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)關(guān)系著管理水平是否能得到提高。比如，在條碼技術(shù)被廣泛應(yīng)用之后，對(duì)粘貼條碼的程序進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，可以使存儲(chǔ)檔案的行為也具有規(guī)范性，還能夠使查閱的速度更加快捷，從而提高整個(gè)工作效率。隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，企業(yè)或者單位對(duì)這方面的工作也提出了更高的要求，所以在這個(gè)過程中融入信息技術(shù)就成了必然的結(jié)果。

（2）提高管理者的素質(zhì)。在21世紀(jì)，各行各業(yè)的工作人員都面臨了新的挑戰(zhàn)，只有不斷的學(xué)習(xí)才能使他們適應(yīng)時(shí)代的要求。對(duì)于從事檔案管理的工作人員而言，他們也面臨了行業(yè)發(fā)展所帶來的新的挑戰(zhàn)。比如，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，某些檔案管理者因?yàn)榘灿诂F(xiàn)狀、停滯不前，變無法適應(yīng)這個(gè)行業(yè)的新業(yè)務(wù)。所以只有通過不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，然后提高自身的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力，才能使檔案管理更加規(guī)范化。在實(shí)際工作的時(shí)候，管理者要意識(shí)到現(xiàn)代化技術(shù)的重要性，然后要盡快學(xué)會(huì)如何操作各種軟件，提升自己的管理能力。

（3）改進(jìn)檔案管理的形式。在這個(gè)信息化的時(shí)代，管理檔案的工作人員必須要改進(jìn)檔案管理的形式，積極地革新傳統(tǒng)的利用方式，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)要有充分的認(rèn)識(shí)。隨著時(shí)代的的變化和信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息的數(shù)量也隨之增加，同時(shí)各種類型的文獻(xiàn)或者情報(bào)也在不斷的豐富著。在對(duì)這些數(shù)量龐大的信息進(jìn)行管理的時(shí)候，管理人員必須用規(guī)范化的手段進(jìn)行整理和加工，從而使信息共享的程度最大化。在信息化的背景下，在利用檔案的過程中最好和企業(yè)內(nèi)部的信息化平臺(tái)進(jìn)行整合，設(shè)立一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。然后，設(shè)定好每一個(gè)權(quán)限級(jí)別，讓每個(gè)人都能輕而易舉的獲取檔案中的信息，從而促進(jìn)管理工作的發(fā)展。