檔案管理資料員精選(九篇)
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第1篇：檔案管理資料員范文
1 病理檔案資料管理的重要性
病理檔案資料見證了病理學(xué)科的發(fā)展，作為醫(yī)院各項經(jīng)營管理工作的橋梁和紐帶，為醫(yī)療過程提供全面的參考并且為患者提供良好的服務(wù)。教學(xué)科研型綜合性醫(yī)院將教學(xué)、醫(yī)療、科研融為一體，創(chuàng)新性思維作為科研工作的核心尤其重視科研信息的時效性。在種類繁多的病理檔案資料中，如何快速收集信息、準確分析并加以有效利用，與科研成果的產(chǎn)出密切相關(guān)。同時，合理整合資源，完善病理檔案資料管理，減少檢索時間和人力支出，也能夠最大限度地發(fā)揮社會效益及經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)教學(xué)水平先進化、醫(yī)療服務(wù)最優(yōu)化、科研速度最大化三大目標。
2 病理檔案資料管理的特點
病理檔案資料作為一種特殊的醫(yī)院檔案有其專屬的特征。首先，病理檔案資料管理專業(yè)性強。在大型綜合性醫(yī)院，每天都會產(chǎn)生大量的病理資料，主要包括：（1）文字資料，如病理檢查申請單、報告單等；（2）組織蠟塊；（3）病理切片，如常規(guī)切片、冰凍切片、免疫組化切片等；（4）病理標本，如大體標本及法醫(yī)尸體解剖標本等?；诓±砉ぷ骶哂休^強的專業(yè)技術(shù)性，其涉及到的多種檔案資料亦要求有相關(guān)專業(yè)知識的人員進行指導(dǎo)性管理。其次，病理檔案資料管理具有保密性。病理檔案的收集整理過程需要嚴格遵守檔案信息的保密法，這不僅僅是維護患者的隱私，更重要的是作為維護知識產(chǎn)權(quán)的一種有效的手段，提高病理檔案資料的社會價值。最后，病理檔案資料具有一定的時效性質(zhì)量管理記錄保存期限至少為2年。病理科應(yīng)當加強對病理檔案的保存和管理，其中病理切片、蠟塊和陽性涂片保存期限為15年，陰性涂片保存期限為1年，組織標本保存期限為報告發(fā)出后2周[1]。因此，對于部分達到規(guī)定時間的資料需要及時清理并做好記錄。具有教學(xué)和科研價值的特殊病理資料做好長期保存的措施，標本的制作盡量保持原狀，歸檔完整的病理信息，提高科研與教學(xué)效率，發(fā)揮病理檔案資料的社會效益。
3 病理檔案資料管理常見問題
3.1 病理申請單常見問題。病理申請單作為醫(yī)療文書具有重要的法律效力，且其填寫的完整性準確性直接影響病理診斷的結(jié)果繼而決定患者治療方案的制定。然而，部分臨床醫(yī)師認真程度不夠或者缺乏專業(yè)基礎(chǔ)理論，造成申請單中出現(xiàn)內(nèi)容不合格現(xiàn)象：填寫不完整、患者年齡未填寫、字跡潦草難以辨認、手術(shù)記錄不全、診斷術(shù)語不規(guī)范等。因此，病理技師在接標本時要認真審核申請單，并且及時與臨床醫(yī)師溝通，對不合要求的申請單退回修改，保證病理醫(yī)師做出正確的診斷。
3.2 病理切片和蠟塊常見問題。病理切片和組織蠟塊是病理診斷最直接的依據(jù)，同時用于病理診斷、科研、教學(xué)及會診等。對于有爭議的病理報告或者疑難病例，需要調(diào)出切片或組織蠟塊進行科內(nèi)討論、外院會診或者遠程網(wǎng)絡(luò)會診。因此病理切片和蠟塊的制作質(zhì)量與保存完整程度直接影響著病理工作的進程。然而，在臨床工作中依然存在一些問題。大多數(shù)塑料包埋盒的序號碼模糊不清、蠟塊干裂、蠟塊丟失，尤其是包埋組織塌陷情況普遍存在；載玻片上序號大多采用手寫，操作中辨認不清，部分切片存在粘連、污染、破損等問題；封片時間過長導(dǎo)致組織收縮甚至出現(xiàn)裂痕或者部分細胞核吸收空氣中的水分導(dǎo)致透明不良出現(xiàn)“黑核”。由于管理中出現(xiàn)的疏漏亦有快速玻片丟失、借出玻片過期未還等現(xiàn)象。
3.3 病理報告單中常見問題。病理學(xué)檢查的結(jié)果最終要體現(xiàn)在病理診斷報告書中。因而，病理診斷報告書是一份具有法律效應(yīng)的重要醫(yī)療文件。病理報告單存在的主要問題有：病理醫(yī)師字跡潦草、醫(yī)用術(shù)語不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、語言組織能力差；光鏡下組織學(xué)或細胞學(xué)改變的描述過于簡單；重點不突出，沒有將肉眼檢查所見與鏡下表現(xiàn)相結(jié)合；文字報告單存放不當，造成字跡模糊和回潮等現(xiàn)象。近年來，隨著檔案資料向數(shù)字化信息化方向發(fā)展，運用切片掃描儀和計算機軟件將切片圖像信息掃描入電腦，在帶來方便的同時出現(xiàn)圖片采集不清晰、采集病變部位有誤等現(xiàn)象。
4 優(yōu)化病理檔案資料管理的建議
4.1 加強病理檔案資料管理意識。國家和衛(wèi)生部明確規(guī)定檔案管理的要求，病理科必須建立檔案管理庫房，適應(yīng)醫(yī)院開展醫(yī)療科研活動的需求[2]。目前，國內(nèi)各大醫(yī)院在病理檔案資料管理過程中只是作為資料文檔記錄，重心放在臨床病理診斷上面，對檔案的管理工作重視程度不足。另外，大多數(shù)醫(yī)院還未將病理檔案管理納入醫(yī)院考核與責任管理中。作為教學(xué)科研型醫(yī)院要從思想上加強對病理檔案資料管理工作的內(nèi)涵與重要性的認識，引起對病理檔案管理的高度重視。做好病理檔案的信息化建設(shè)，不能只處于資料的簡單錄入、查詢等階段，要為科研、教學(xué)、臨床及患者提供重要參考，臨床科研分流管理，合理開展檔案借閱查詢制度。必要時對病理檔案資料管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)能力，熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為專業(yè)、系統(tǒng)做好病理檔案資料管理打下堅實的基礎(chǔ)。
4.2 規(guī)范病理檔案資料管理制度。規(guī)范的管理制度是做好病理檔案管理工作的保障，在病理檔案管理的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)章制度保證操作的規(guī)范性。（1）病理檔案資料種類繁多且不易保存，對保存檔案的室內(nèi)環(huán)境要求較高。保持干凈整潔，做好防火、防蟲、防霉等措施，溫濕度保持適中，確保檔案的長期保存和有效管理。（2）制定嚴格的歸檔移交制度。申請單、報告單等文字資料統(tǒng)一記錄格式方便查閱，組織蠟塊及玻片的接收移交歸檔都應(yīng)做好相關(guān)記錄，有專人負責，責任到人。（3）完善借閱使用管理制度。近年來對教學(xué)及科研的重視程度不斷增加，在不影響臨床工作的同時滿足教學(xué)科研的需求成為亟待解決的問題。建立嚴格的借閱制度和方法，提出書面申請并攜帶有效證件才可以借閱；定期對收錄數(shù)據(jù)進行安全備份，優(yōu)化病理檔案利用率。由此一來，臨床醫(yī)生可以對近期的病人信息進行查詢，而需要借閱更早時期或者大量標本的科研人員則可通過獲取訪問權(quán)限定位所需內(nèi)容，信息分流，最大程度地優(yōu)化病理檔案利用率。（4）制定合理的檔案保存制度。使用后的組織、蠟塊、玻片要合理保存便于日后查閱。病理診斷發(fā)出一個月后不存在爭議的組織標本由專人處理，做好相關(guān)記錄。對于比較罕見或特殊的病例可制成標本長期保存，供教學(xué)和科研使用；已判閱過的切片進行低溫烘烤后排列在玻片柜中保存，免疫組化切片與常規(guī)切片放在一起，其他切片（科研、會診、讀片、骨髓、細穿刺切片等）單獨保存，便于查閱和使用；用石蠟封存使用之后的組織蠟塊，切忌暴露在空氣中，排列在蠟塊柜中保存便于索引。（5）制定檔案保密制度。相關(guān)檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，做好病理資料的保密工作，保護患者的隱私同時加強知識產(chǎn)權(quán)的保護。病理醫(yī)師簽名之后的報告單不可隨意改動，同時要保證電子檔案的信息、圖像采集的安全性，不可隨意篡改。
4.3 提高病理檔案資料管理信息化水平。隨著計算機軟件的大量運用，建立規(guī)范的電子病理檔案管理模式在檔案管理工作中扮演重要的角色[3]。病理信息系統(tǒng)的建立極大地方便了臨床醫(yī)師與病理醫(yī)師之間、病理醫(yī)師與患者之間的溝通與交流。日常工作中應(yīng)嚴格按照數(shù)據(jù)庫工作流程將各種信息資料輸入電腦。就目前而言，信息化尚不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)蠟塊、玻片的存在，在實現(xiàn)電子病理信息資源在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運轉(zhuǎn)的同時，繼續(xù)保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案和玻璃切片、蠟塊檔案這樣既可以解決電子病理檔案的提供利用和資源共享問題，又解決了歸檔病理檔案的憑證問題[4]。
第2篇：檔案管理資料員范文
關(guān)鍵詞：資料檔案 管理 醫(yī)院 建設(shè)
資料檔案是醫(yī)院在經(jīng)營醫(yī)療活動和從事醫(yī)療服務(wù)過程中形成的，以不同形式和不同載體存在的，具有非常重要的保存價值，是醫(yī)院的一筆巨大財富。加強對資料檔案管理能促進醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策，對醫(yī)院的建設(shè)也至關(guān)重要。
一、當前醫(yī)院建設(shè)工作中資料檔案管理的現(xiàn)狀
（一）資料檔案管理體制不健全
醫(yī)院的資料檔案管理工作較為繁瑣，涉及的部門和個人也較多，由于一些工作人員對資料檔案管理知識欠缺，片面地認為醫(yī)院的中心和主要工作就是提高經(jīng)營收入，就只是進行醫(yī)療活動，為患者提供醫(yī)療服務(wù)，還認為醫(yī)院管理工作的重點是研究如何提高醫(yī)療服務(wù)水平，改善醫(yī)療環(huán)境，為患者和病人提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。甚至認為資料檔案管理可有可無，忽視了資料檔案管理的重要性，沒有認清資料檔案管理工作的必要性，致使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在進行決策和建設(shè)時，不夠重視這部分管理工作，相應(yīng)地管理體制工作也跟不上，不夠健全。
（二）資料檔案管理手段跟不上現(xiàn)代化進程
我們都知道，現(xiàn)在的社會到處都充滿了科技，伴隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也被大規(guī)模引進到醫(yī)院的建設(shè)和管理工作中，相應(yīng)的電子檔案也應(yīng)運而生。但是在一些醫(yī)院里常常會出現(xiàn)一種現(xiàn)象是資料檔案管理人員雖然能進行基本的檔案信息管理操作和存儲，但是卻對信息安全和計算機病毒防治等缺乏基本的應(yīng)對能力。計算機在檔案資料管理的開發(fā)相對落后于計算機在其它領(lǐng)域的開發(fā)利用。目前，部分醫(yī)院僅將計算機用在信息的錄入、檢索和保存方面，沒有充分挖掘計算機其它方面的功能和特點，比如，計算機的運算速度、識別能力等，實際上這是對計算機資源的一種浪費，因此，醫(yī)院在進行資料檔案管理工作中要積極開發(fā)系統(tǒng)軟件，拓展計算機的應(yīng)用領(lǐng)域和范圍。
（三）資料檔案管理意識落后
醫(yī)院的資料檔案管理發(fā)展意識較為落后，管理內(nèi)容和范圍也有太大的隨意性?？萍嫉牟粩喟l(fā)展和社會的進步，資料檔案管理工作也在發(fā)生著巨大的變化。特別是在醫(yī)院的檔案管理范圍擴大之后，它不僅僅包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案，還包括實物檔案、聲像檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等。由于在進行檔案管理工作時，沒有明確的規(guī)章制度，各醫(yī)院也是根據(jù)自己對資料檔案管理的理解和了解進行管理實踐，恰恰是這種自己單方面的理解，導(dǎo)致了很多資料信息并沒有得到及時妥善的保管和整理。
二、加強資料檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)中的作用
（一）增強資料檔案管理人員的意識和素質(zhì)
資料檔案管理工作在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，與醫(yī)療、科研和教學(xué)緊密相連，這就需要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，一方面不斷提高資料檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為他們提高繼續(xù)深造學(xué)習(xí)的機會，另一方面還要深入基層，調(diào)查了解不同管理人員對資料檔案管理的信息需求和理解，同時還要深化工作人員的管理意識，讓其充分意識認識到資料檔案信息管理工作的重要性和必要性，能夠為醫(yī)院帶來的效益和利益，自覺參加管理工作的相關(guān)學(xué)習(xí)和實踐活動中，逐步樹立長遠意識和法律意識，依法對醫(yī)院的資料檔案進行合理科學(xué)地管理。
（二）重視開發(fā)科技信息資源
在醫(yī)院的資料檔案中有一部分重要內(nèi)容，也就是電子科技檔案，對這部分資料信息的管理不容忽視，相關(guān)工作人員要不斷挖掘和開發(fā)科技信息資源，沒有科研成果和新技術(shù)手段就不會為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)帶來經(jīng)濟效益和社會效益。因此管理人員應(yīng)從科研檔案、基建檔案盒設(shè)備檔案等中準確地摘錄相關(guān)內(nèi)容，詳細介紹有關(guān)的新技術(shù)和新項目，推廣應(yīng)用臨床新方法等。對設(shè)備檔案的管理，應(yīng)著重介紹設(shè)備的主要參數(shù)、基本功能、注意事項等，讓醫(yī)務(wù)人員在實際的工作和操作中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備，提高醫(yī)院各方面的效益，進而促進科研成果等的開發(fā)和技術(shù)轉(zhuǎn)化。
（三）不斷開拓進取，探索新途徑
創(chuàng)新是一個民族的靈魂，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中，也非常重視創(chuàng)新的意義和作用，因為工作創(chuàng)新能對檔案事業(yè)的發(fā)展帶來新的突破點，可以使得醫(yī)務(wù)人員在工作中從實際出發(fā)，與時俱進，大膽地改革那些與時展不相適應(yīng)，甚至阻礙現(xiàn)代技術(shù)手段發(fā)展運用的舊觀念和舊體系，積極推廣使用新方法和新手段，在工作上做到思想觀念上大膽創(chuàng)新，要有積極的信息轉(zhuǎn)變意識和市場法律意識，改變舊有的工作模式，變消極被動為積極主動，用良好的機制提高醫(yī)院檔案資料管理工作的效益和水平。
（四）實現(xiàn)資料檔案的信息化管理
在醫(yī)院的資料檔案管理工作中引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備，進行信息管理。醫(yī)院的檔案部門也應(yīng)從實際出發(fā)，將局域網(wǎng)等納入到工作中，擴建醫(yī)院檔案信息管理中心，積極開發(fā)新的辦公自動化軟件，形成醫(yī)院的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，方面醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進行信息查閱和檢索，實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員也應(yīng)積極在局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建平穩(wěn)高效的信息平臺，實現(xiàn)檔案信息和圖書資料等的一體化管理，充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點，將復(fù)雜繁瑣的檔案管理工作進行分類整理，取代越來的管理體系。
三、結(jié)語
總之，伴隨著醫(yī)院醫(yī)療改革體制的步伐，資料檔案管理也應(yīng)隨之改變，不能原地踏步。相應(yīng)地，資料檔案管理人員也應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，提高自己的業(yè)務(wù)水平和工作能力，提高資料檔案現(xiàn)代化管理意識，經(jīng)常向優(yōu)秀的員工學(xué)習(xí)，深入各科室進行調(diào)查，了解醫(yī)院的醫(yī)療、科研和教學(xué)活動，了解這些活動對檔案信息的需求，有的放矢地進行檔案管理工作，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提高信息支持。
參考文獻：
[1]康敬梅.淺談如何加強醫(yī)院檔案管理[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2012（14）
第3篇：檔案管理資料員范文
【關(guān)鍵詞】水利工程 建設(shè)監(jiān)理 檔案管理
1 做好監(jiān)理檔案管理的重要意義
建設(shè)工程監(jiān)理資料是項目監(jiān)理機構(gòu)對工程項目實施監(jiān)理過程中形成的信息，詳細記錄了工程建設(shè)從監(jiān)理進場、工程開工前準備、開工建設(shè)到竣工驗收等全過程，以文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄真實全面地反映工程建設(shè)過程中質(zhì)量、安全、技術(shù)和管理等情況，是建設(shè)工程信息管理的重要組成部分。工程監(jiān)理資料是項目監(jiān)理機構(gòu)、監(jiān)理人員履職情況的可追溯依據(jù)，是工程質(zhì)量評定、項目結(jié)算、竣工驗收、運行管理和維護的直接依據(jù)。工程監(jiān)理資料的管理水映了工程項目監(jiān)理機構(gòu)的管理水平、人員素質(zhì)和項目監(jiān)理工作質(zhì)量。
2 做好監(jiān)理檔案管理采取的措施
2.1 制定檔案管理規(guī)章制度
項目監(jiān)理部應(yīng)明確檔案管理責任制，分工明確，專職專責。監(jiān)理機構(gòu)的總監(jiān)是監(jiān)理檔案管理的責任主體。為保證監(jiān)理檔案管理工作的順利進行，切實做好職責范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，總監(jiān)應(yīng)對整個監(jiān)理檔案的管理目標要求提出指導(dǎo)性意見，在實施過程中隨時督促、檢查和指導(dǎo)監(jiān)理檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案管理責任制落到實處。
2.2 嚴格執(zhí)行文件收發(fā)制度，借閱檔案要按規(guī)定辦理登記手續(xù)
嚴格按照《水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》（SL288-2014）要求制定“監(jiān)理收（發(fā)）文月統(tǒng)計表”，內(nèi)外部往來文件應(yīng)清晰地記錄在“監(jiān)理收（發(fā)）文月統(tǒng)計表”中。工作過程中要嚴格履行文件簽收手續(xù)，避免發(fā)生文件收發(fā)錯漏的糾紛。利用計算機、照相機、攝像機等現(xiàn)代化設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理與利用現(xiàn)代化。建立有效的電子網(wǎng)絡(luò)檔案，將各類檔案合理分類，及時錄入，運用計算機技術(shù)對檔案進行系統(tǒng)管理，做到檔案分類清楚，存放有序，管理規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化。
任何人借閱監(jiān)理資料應(yīng)履行借閱手續(xù)，重要資料須經(jīng)總監(jiān)或副總監(jiān)批準才能借閱。并要求借閱人員做到閱后資料及時歸還、放回原位。
2.3 配備專職資料員負責監(jiān)理檔案管理
監(jiān)理人員進場時就應(yīng)安排專職資料員負責本項目監(jiān)理部的檔案管理。日常工作包括文件收發(fā)、傳閱、上報、下發(fā)、歸檔、回收處理無效文件等?？偙O(jiān)或副總監(jiān)負責監(jiān)督檢查資料員日常工作完成情況，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，糾正資料員工作中的失誤，促進高效率、高質(zhì)量完成監(jiān)理檔案管理日常工作。
2.4 加強檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)
監(jiān)理資料員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。應(yīng)具有認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，有良好的職業(yè)道德，嚴格遵守《檔案法》、《保密法》及《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面的規(guī)定，做到對監(jiān)理檔案管理工作負責。 如遇工作變動，須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
3 監(jiān)理檔案管理歸檔
3.1 檔案文件預(yù)審
監(jiān)理資料員能夠熟悉監(jiān)理檔案的類型和傳閱途徑，保證文件在各個參建單位及時上傳下達。資料員在接收文件時，要仔細審閱文件（尤其是施工單位提交的資料）。對發(fā)現(xiàn)的表格使用不符合規(guī)范、資料份數(shù)、文件上報時效性、簽章不規(guī)范等細節(jié)問題要及時匯報總監(jiān)，并要求施工單位糾正。
3.2 水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案文件分類
資料員要及時對監(jiān)理工作過程中形成的文件M行核查登記，分類暫存于檔案盒內(nèi)，做到資料不丟失、不遺漏。
3.2.1 監(jiān)理管理體系文件
（1）監(jiān)理單位資質(zhì)文件：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，企業(yè)資質(zhì)等級證書復(fù)印件。
（2）監(jiān)理人員資格文件：項目監(jiān)理部人員配置表、調(diào)整表，上崗人員崗位證書、總監(jiān)理工程師任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書及監(jiān)理員授權(quán)書、分工責任書等。
（3）項目部管理制度：組織機構(gòu)表、監(jiān)理工作目標、管理制度、工作職責、工作流程、員工培訓(xùn)記錄。
3.2.2 依據(jù)性文件
（1）規(guī)范標準文件：技術(shù)標準基本配置清單。
（2）監(jiān)理合同文件：中標通知書、監(jiān)理委托合同及補充協(xié)議。
（3）其他文件：施工總承包合同、借貸合同、分包合同、中標通知書。
（4）施工圖紙及說明文件：施工圖紙及登記目錄清單。
（5）圖紙會審及設(shè)計交底文件：圖紙會審及交底會議紀要。
（6）變更設(shè)計文件：變更設(shè)計，技術(shù)核定資料及登記目錄清單。
（7）政府批準文件：規(guī)劃許可證，施工許可證、施工圖審批意見書、質(zhì)安監(jiān)督書。
（8）監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理規(guī)劃、內(nèi)部交底記錄。
（9）監(jiān)理實施細則：質(zhì)量監(jiān)理細則，細則清單，內(nèi)部交底記錄。
3.2.3 監(jiān)理工作控制文件
（1）會議紀要：工程例會紀要、專題會議紀要、其他會議紀要、內(nèi)部會議紀要、及會簽來往函件。
（2）收文、發(fā)文匯總記錄：文件清單、公司及業(yè)主、政府發(fā)文及文件、發(fā)文記錄。
（3）工作總結(jié)：階段性總作總結(jié)（年度、月度、專題等）。
（4）預(yù)控性文件：對工程建設(shè)行為安全、質(zhì)量等方面提出的監(jiān)理預(yù)控性意見。
（5）監(jiān)理計劃：單位工程中分部（子分部）、單元工程項目劃分表、隱蔽工程質(zhì)量驗收計劃與記錄清單、監(jiān)理旁站工作計劃、監(jiān)理平行檢驗工作計劃、質(zhì)量抽檢記錄計劃、工程結(jié)構(gòu)安全和功能項試驗計劃于記錄清單。
（6）監(jiān)理報審：開工、停工報審審核表、總分包單位報審表、施工組織設(shè)計（方案）報審表。
（7）監(jiān)理報告：鉆孔樁、承臺、墩臺（質(zhì)量）安全評估報告、有關(guān)監(jiān)理工作專題報告、質(zhì)量、安全事故報告與處理。
（8）監(jiān)理指令：監(jiān)理通知、回復(fù)單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、開工（暫停）令。
3.2.4 監(jiān)理質(zhì)量控制文件
（1）監(jiān)理記錄：各類監(jiān)理旁站記錄表、各類監(jiān)理平行檢驗記錄。
（2）監(jiān)理（施工）驗收：單元工程報驗及質(zhì)量驗收記錄，分部工程報驗及質(zhì)量驗收記錄，單位工程質(zhì)量報驗及質(zhì)量驗收記錄、單位工程質(zhì)量控制資料檢查記錄、單位工程安全和功能檢驗資料檢查及主要工程抽查記錄、隱蔽工程驗收報驗及其記錄、施工測量報驗及成果記錄。
（3）監(jiān)理見證：見證取樣送檢臺賬、見證取樣和送檢人員備案表。
（4）其他影像資料：開工前原貌、施工階段、竣工新貌照片、工程建設(shè)過程的錄音、錄像文件。
3.2.5 監(jiān)理安全檢查監(jiān)督記錄文件
（1）聯(lián)系單：監(jiān)理工作聯(lián)系單。
（2）指令及回復(fù)：監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單、工程暫停令，安全報審表。
（3）會議紀要：各類安全會議紀要及會簽，包括監(jiān)理定期檢查例會紀要。
（4）書面報告：向主要部門，建設(shè)單位及上級單位的報告。
（5）安全檢查、考核：安全監(jiān)理巡視檢查記錄，施工現(xiàn)場安全質(zhì)量標準化工地考核評分記錄。
（6）承包方安全生產(chǎn)規(guī)章制度：備案登記表，后附安全生產(chǎn)責任制、安保體系認證證書等八項管理制度。
（7）安全防護文明施工措施費用使用計劃和簽證：措施費使用計劃報審表、措施費使用支付申請表。
3.2.6 工期管理控制文件
工程開工報審表、工程復(fù)工報審表、施工進度計劃報審表、施工進度計劃人機料動態(tài)表、工程延期申請表。
3.2.7 投資管理控制文件
工程價款支付申請證書、工程變更費用報審表、費用索賠申請表、審批表、工程量現(xiàn)場簽證單等。
4 監(jiān)理檔案管理存在問題及應(yīng)對措施
4.1 資料員能力存在個性差異
由于監(jiān)理部資料員素質(zhì)良莠不齊，個別人員對行業(yè)規(guī)范不熟悉，專業(yè)知識不全面，缺少工作責任心，對資料如何進行分類、傳閱、整編、歸檔、保管等環(huán)節(jié)不清楚，存在資料分類混亂、保管不當?shù)痊F(xiàn)象，容易造成資料的缺失。
選用專職技術(shù)人員負責監(jiān)理檔案管理，要求能熟知行業(yè)規(guī)范。加強對監(jiān)理資料員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理意識和專業(yè)素質(zhì)能力，促進檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。
4.2 n案資料與工程建設(shè)進度不同步
工程開工初期，迫于施工合同工期要求，開工前準備資料不能及時上報，報審資料存在上報不及時、不齊全現(xiàn)象。
相關(guān)監(jiān)理人員要及時督促施工單位補充完善上報資料，做到監(jiān)理資料閉合。
4.3 做好現(xiàn)場監(jiān)理資料記錄
駐地監(jiān)理人員匯總的監(jiān)理資料是第一手資料，它直接影響工程的計量、結(jié)算工作。監(jiān)理人員由于白天盯工地現(xiàn)場，可能存在資料記錄滯后現(xiàn)象。
要求監(jiān)理日記、旁站記錄等資料及時匯總、記錄，記錄內(nèi)容要清晰、準確、符合規(guī)范和事實，為日后工程量計量、結(jié)算等提供真實可靠依據(jù)。
4.4 簽證、評定資料存在滯后現(xiàn)象
施工生產(chǎn)過程中，施工單位不能及時上報簽證、評定資料，往往是先施工后補資料。開盤鑒定單、開倉報審表、單元工程質(zhì)量評定表等不及時找監(jiān)理人員簽字蓋章，遲遲拖延。這樣可能會出現(xiàn)為應(yīng)付報驗程序而湊資料的現(xiàn)象，造成原始數(shù)據(jù)、填寫日期不真實、不準確。
監(jiān)理人員應(yīng)嚴格執(zhí)行監(jiān)理規(guī)范要求，未經(jīng)監(jiān)理人員驗收簽字，施工單位不得進行下一工序施工。要督促施工單位及時上報相關(guān)簽證、報驗資料，做到工程資料和施工進度同步開展。
第4篇：檔案管理資料員范文
建設(shè)項目檔案是一種特殊的信息資源，不僅反映了建設(shè)項目的變化和發(fā)展，為項目的竣工驗收、工程審計、工程創(chuàng)優(yōu)以及達標考核等活動提供依據(jù)和憑證；還對項目投產(chǎn)后的生產(chǎn)運行、設(shè)備維護、工程改（擴建）、歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證以及經(jīng)濟糾紛等提供依據(jù)，對推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。那么，如何做好建設(shè)項目檔案管理工作，保證建設(shè)項目檔案在企業(yè)發(fā)展中更好的發(fā)揮作用，就自己四年來從事建設(shè)項目檔案管理工作中遇到的困難和存在的問題談?wù)勛约旱捏w會。
1 建設(shè)項目檔案的概念及特點
“建設(shè)項目檔案”源于“科技檔案”認識的不斷深化，2002年11月國家檔案局的行業(yè)標準《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28）將項目檔案定義為：“指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件”。“項目文件”主要內(nèi)容包括：立項審批文件、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、設(shè)備文件、財務(wù)文件、竣工圖、竣工驗收文件等12個部分。
2現(xiàn)階段建設(shè)項目檔案管理工作中存在的問題
2.1檔案管理機構(gòu)不健全，建立不及時，責任不明確
建設(shè)項目檔案形成的主體多元化，每個單位自身的檔案管理水平參差不齊；各參建單位無檔案管理體系和機構(gòu)，只是指派1名資料員來開展本項目部的日常檔案管理工作；檔案責任無法明確，造成整個項目建設(shè)檔案管理工作混亂，不能及時、準確的反映項目建設(shè)過程；還存在項目文件歸檔不及時，甚至丟失。
2.2檔案管理隊伍專業(yè)知識差、人員配備少，流動頻繁
我們在現(xiàn)實工作中，往往可以見到，各參建單位一般只配備一名資料員，有的甚至是兼職，這些人員大多數(shù)沒有上崗證，不具備檔案管理能力，而且這些所謂的“資料員”，把檔案管理工作作為更換工作的“中轉(zhuǎn)站”，隨著工程的進展，這些人員會調(diào)到其它專業(yè)，不再從事檔案管理工作。這樣形成了惡性循環(huán)，在“資料員”頻繁的變動中，項目文件移交不明，無法閉環(huán)銜接，造成過程文件丟失，資料殘缺，無法彌補，直接影響到建設(shè)項目檔案的移交和驗收。
2.3工程資料與工程建設(shè)不同步
工程建設(shè)過程中，各參建單位都在急于趕工期，想盡一切辦法縮短工期，節(jié)約施工成本，保證利益最大化。忽視工程資料管理，在檔案管理上投入的人力、物力、財力嚴重不足，使工程資料、檔案收集歸檔工作與工程實際建設(shè)脫節(jié)。
2.4檔案管理設(shè)施配備不齊全，管理方法落后，不能實現(xiàn)檔案共享
項目參建單位為了節(jié)省投資，在臨建方面投入較少，雖然設(shè)置有檔案室，但設(shè)施配置不全，管理方法簡單，大部分檔案室配置是一間房子、一臺電腦、幾個柜子，有些甚至檔案室和庫房合用，完全談不上檔案規(guī)范管理。有些現(xiàn)場環(huán)境簡陋，網(wǎng)線通不上，檔案信息化建設(shè)無法進行，檔案信息共享難以實現(xiàn)，整個管理方式落后。
3做好建設(shè)項目檔案管理工作應(yīng)采取的對策及取得的成果
我們在黃陵礦業(yè)2×300MW低熱值資源綜合利用電廠項目檔案管理工作中采取了以下措施，有效規(guī)避了項目建設(shè)檔案管理中存在的各種問題，建設(shè)項目檔案管理工作正在有序、健康、順利進行，為將來建設(shè)項目檔案竣工驗收打下了堅實的基礎(chǔ)。
3.1建立機構(gòu)，落實職責，為檔案管理工作提供組織保證
設(shè)立專門檔案室，建立檔案管理機構(gòu)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。形成以建設(shè)單位、監(jiān)理單位、其他參建單位為主體的三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位檔案管理三級網(wǎng)絡(luò)：即參建單位項目負責人、工程技術(shù)人員和檔案管理人員三級組成，負責本單位的檔案管理工作，由此建立了涵蓋整個工程建設(shè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。
3.2提高素質(zhì)，嚴格要求，為檔案管理工作提供人才保證
3.2.1選好檔案工作機構(gòu)的負責人
企業(yè)檔案工作機構(gòu)負責人是企業(yè)檔案工作的帶頭人，除應(yīng)精通業(yè)務(wù)外，還應(yīng)該具有較高的理論修養(yǎng)、政策水平和豐富的檔案管理經(jīng)驗，具有較強的組織能力，具有務(wù)實的態(tài)度、開拓的精神和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。負責人是檔案管理的決定性人物。
3.2.2保持檔案工作隊伍的穩(wěn)定
穩(wěn)定的項目檔案工作隊伍，有利于檔案業(yè)務(wù)情況的熟悉和業(yè)務(wù)水平的提高，從而保證項目檔案工作的持續(xù)開展。實踐證明，頻繁更換檔案工作人員，對項目檔案工作勢必產(chǎn)生消極的影響。因此，項目的檔案管理部門應(yīng)積極采取措施，保證檔案工作隊伍的相對穩(wěn)定。
3.2.3加強對檔案工作人員的教育和培訓(xùn)
作為檔案管理工作人員，要通過多種渠道，采取多種方式，全面加強檔案知識、計算機知識以及基建、生產(chǎn)管理流程的教育和培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，更新知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。
3.3充分發(fā)揮監(jiān)理檔案的管理優(yōu)勢和技術(shù)優(yōu)勢推進建設(shè)項目檔案管理工作
工程監(jiān)理隊伍多數(shù)是由各專業(yè)的技術(shù)專家組成，負責整個工程建設(shè)的監(jiān)督檢查工作，對工程的設(shè)計、施工、變更等情況非常清楚。因此，充分發(fā)揮工程監(jiān)理的管理優(yōu)勢，加強對項目檔案管理工作的督促檢查，能夠有效地促進檔案工作的順利推進；同時，充分發(fā)揮監(jiān)理人員技術(shù)優(yōu)勢，對保證檔案資料的及時、完整和準確具有積極作用。
3.4加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)工程資料共享，為項目建設(shè)提供信息保證
在信息化建設(shè)規(guī)劃中，我們將檔案管理作為信息化建設(shè)一項重要內(nèi)容，開發(fā)了具有自身特色的工程管理軟件（簡稱P3系統(tǒng)），要求所有參建單位的檔案管理納入其中。利用現(xiàn)代化設(shè)備（計算機、掃描儀、服務(wù)器等）將各類檢索目錄錄入計算機系統(tǒng)，形成的各類檔案實體，完成電子化工作。并通過基建及生產(chǎn)MIS系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)系統(tǒng)（OA）以及計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使電子文件的流轉(zhuǎn)、接收、整編、立卷工作管理達到一體化，即規(guī)范了工程檔案管理，又方便了資料查閱，同時實現(xiàn)了信息共享。
第5篇：檔案管理資料員范文
1 園林監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀
1.1 應(yīng)收集的資料未收齊。根據(jù)施工進度，應(yīng)收集相應(yīng)的報審資料。施工方案、單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、大型設(shè)備驗收、材料進退場、隱蔽驗收、進度款等工序都需要報監(jiān)理審核后方能施工或進入下一工序。經(jīng)現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)部分工地的工程已進入到下一工序，但應(yīng)報審的資料卻未收齊。有的是施工方資料員未上報，有的是監(jiān)理資料員不熟悉應(yīng)收哪些資料，未及時催收造成的。
1.2 收回的資料未分類整理。管理混亂是監(jiān)理過程資料管理普遍存在的最大特點。很多項目的資料、圖紙都是隨意地擺放在辦公桌上，一片混亂，有些項目會用盒子裝起來，但分類粗糙，不分階段不分專業(yè)地胡亂堆放在一起，盒子的標識不清楚。要查找一份資料，只能憑記憶翻查，費時且容易造成更大的混亂。
1.3 保管不善。所謂的保管不善是指資料收回來沒設(shè)專職資料員保管，或有專職資料員，實際上資料是辦公室里所有人都可以自取自放，失去專人保管的意義，資料丟失、存放在哪里資料員都不知道。有的辦公室在一樓，資料也存放在一樓，資料容易潮濕發(fā)霉，更甚的是下雨時，雨水倒灌，所有的資料都泡水了，資料都無法保留。
1.4 沒有專門的檢索工具。這也是每個工地的資料管理的通病。每次我們到現(xiàn)場檢查資料要調(diào)取一份資料時，資料員都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道沒有。這種原始的、低效率的工作方式在當今科技發(fā)達的社會顯然已經(jīng)是非常落后了。重復(fù)翻查費時費力，容易造成資料混亂，沒有一個臺賬看不出缺漏也會給工作造成諸多不便。
1.5 沒有利用臺賬。每個工地都有收發(fā)文登記表，就是沒有資料利用（或借閱）登記表。由于所有人可以隨意取閱，誰拿了，有沒有拿回來、什么時候拿回來都沒有登記，實際上資料員對整個的資料概況是不了解的，資料員都對概況不了解，何以保管資料？何以提供資料給領(lǐng)導(dǎo)參考利用呢？
1.6 沒有交接手續(xù)。人員流動性大也是工地上的一大特點。當保管資料的資料員離職時其與下一任的交接只注重在工作的交接上，對資料的移交是沒有概念的。沒有一個詳細的清單，更沒有核對一下數(shù)目，沒有具體的交接手續(xù)，只是口頭上的交接，導(dǎo)致新人對資料的概況不熟悉，數(shù)量不清楚，完整與否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手過來也不去檢查，當我們要調(diào)閱某份資料時，往往又是翻箱倒柜地找，如此循環(huán)，可想而知資料的管理是什么樣的狀態(tài)。
2 監(jiān)理過程資料實行檔案管理
檔案管理的工作方法嚴謹、有序、高效，現(xiàn)場監(jiān)理資料的管理可以借鑒其工作方法。
2.1 收集。監(jiān)理過程資料收集不齊的原因，除了人為的主觀因素外，最大的原因是資料員跟不上施工的進度、程序，不了解相應(yīng)的進度應(yīng)產(chǎn)生哪些資料，哪些要報上來審批，固然就不會去催收，也不清楚哪些漏報。資料員要多與各監(jiān)理員溝通，了解施工的進展、設(shè)備情況，或者現(xiàn)場查看；總監(jiān)的帶動也很重要，適當?shù)刂赋龉こ痰倪M度及相應(yīng)產(chǎn)生哪些資料，將會起到很好的效果；培訓(xùn)，公司對資料員集中培訓(xùn)后上崗。
2.2 分類整理、入盒。（1）分類。在分單位工程（或標段）階段、專業(yè)的基礎(chǔ)上，監(jiān)理過程資料可按其內(nèi)容的不同分成若干類，比如合同、準備階段文件、綱領(lǐng)性文件、監(jiān)理記錄、造價、工程材料/構(gòu)配件報審、安全文明資料、其它文件、施工管理文件、施工記錄、竣工驗收、聲像等大類，每大類下可再分屬類，比如監(jiān)理記錄下的屬類可分監(jiān)理日記、監(jiān)理月報、監(jiān)理例會紀要、監(jiān)理工程師通知單/回復(fù)單及臺賬、旁站記錄、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。（2）排列。每一大類或?qū)兕愊碌奈募磿r間的先后順序排列，相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起。例如，監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)；安全隱患整改通知書及回復(fù)；材料報審表與廠家檢驗報告、合格證、見證取樣記錄、第三方檢測報告；正文與附件；塔吊安裝/使用/拆除的資料：告知書、備案登記證、安/拆單位的資質(zhì)證書及安全許可證副本、安/拆合同及與總包簽訂的協(xié)議、安/拆人員的上崗證、施工方案、安全技術(shù)交底、驗收記錄、合格證明文件、司機、司索上崗證、旁站記錄等。按通知在前回復(fù)在后，正文在前附件在后的順序排列，形成一系列程序的、有內(nèi)在聯(lián)系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的進展情況。（3）編號。每一大類對應(yīng)一個類別號，可以用字母或數(shù)字表示。如（1）中所示的各大類，可用1-12表示，1代表合同、2代表準備階段文件、3代表綱領(lǐng)性文件、4代表監(jiān)理記錄……，4.1代表監(jiān)理日記，4.2代表監(jiān)理月報……，如此類推。
文件盒的編號方法（在盒脊）：
4.2-（1）
盒號（第1盒）
屬類（第2屬類：監(jiān)理月報）
大類類別號（第2大類：監(jiān)理記錄）
若大類4下的所有文件都能放在一個盒內(nèi)，則編號可只寫“4”，代表所有大類4下面的文件。
文件的編號方法：盒內(nèi)每份文件要有自編號，編寫在文件右上角，用鉛筆，用阿拉伯數(shù)字表示，從“1”開始。相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起只編一個文件號。
2.3 保管。資料的管理、保管原則上設(shè)專職資料員負責?？梢圆槐刈龅较駲n案庫房管理那么嚴格，但防潮、防濕、防盜（這里指自取自放）還是有必要的，資料最好存放在板房的二樓，設(shè)專門的柜子，上鎖。
2.4 利用。資料的保管、利用專人負責。調(diào)閱、返還都需經(jīng)資料員操作，項目人員不能隨便取放。設(shè)收發(fā)文登記本、借閱、復(fù)印登記本，資料的進、出都必須登記。
2.5 檢索。隨著工程的進度，資料會越來越多，只要按以上步驟歸類整理好，編寫了與紙質(zhì)版同步的電子目錄，所有的信息都可以通過電腦搜索來完成。一打開目錄就能獲悉所有文件的信息，大大節(jié)省了工程師翻查文件的時間，大大提高了工作效率。所以說，一個好的資料員能減輕一個工程師的工作量。
2.6 資料的交接。指的是資料員離任時與下一任的資料交接。資料交接要每盒資料都以目錄為基準，文件名稱、數(shù)量要逐份核對清楚，然后交接雙方在目錄上簽署姓名、日期，新任資料員留原件，復(fù)印一份給離任的資料員。
第6篇：檔案管理資料員范文
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；基建檔案；歷史財富
黨的十會議的召開為進入深水區(qū)的醫(yī)改明確了方向，而隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，醫(yī)院特別是公立醫(yī)院將投身到新一輪的建設(shè)浪潮中[1]。上項目，搞基建，增床位，擴張規(guī)模，各種基建項目如火如荼在公立醫(yī)院中開展。如何做好醫(yī)院基建檔案管理，為醫(yī)院保留好珍貴的歷史財富，成為醫(yī)院工作者不可推卸的責任。
1 基建檔案的主要特點
基建檔案以項目為一個檔案單位，涵蓋了從項目審批，建立組織架構(gòu)進行工程準備、報批、設(shè)計、預(yù)算、招標和合同，建設(shè)準備階段的立項報建、勘查設(shè)計、施工招標、施工許可證申辦，工程建設(shè)階段進行的質(zhì)量管理、進度管理、預(yù)算控制，工程竣工驗收和交付使用，到最后項目決算一整套完整的項目流程材料。
1.1 基建項目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率
一項基建工程要和城建、規(guī)劃、環(huán)保、消防、設(shè)計和勘察、建設(shè)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)和采購等十幾家甚至幾十家部門單位發(fā)生聯(lián)系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識淡薄，在文化程度、業(yè)務(wù)技能、理論基礎(chǔ)等方面各不相同，對基建檔案形成的來龍去脈認識不清，對收集歸檔范圍把握不準確，造成基建材料收集不齊全。
1.2 基建項目建設(shè)周期較長，影響完整率
基建工程要經(jīng)過提議、立項、審批、勘察、設(shè)計、施工、竣工、驗收并投入使用一個完整周期，在實際操作過程中還可能遇到資金不到位、設(shè)計變更、增加預(yù)算和不可抗力客觀因素等原因，一般要經(jīng)歷一年甚至幾年的建設(shè)時間，使基建檔案材料形成時間過長，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎(chǔ)隱藏工程和電氣管網(wǎng)工程的記錄單，雖是分項目卻重要和隱蔽而負責人員眾多，不僅易漏責任人的簽字蓋章，還容易丟失不見。
1.3 基建項目專業(yè)性較強，影響準確率
基建材料產(chǎn)生于多個專業(yè)技術(shù)部門，有報建審批表、勘察報告、招投標書、合同協(xié)議書等文字文書材料，還有紅線圖、施工執(zhí)照、驗收記錄單、施工竣工圖、預(yù)決算書等報表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項目運作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個階段要收集上來，則不能及時收集每一個環(huán)節(jié)的原始材料[2]。
2 加強基建檔案管理工作的措施
基建檔案反映了醫(yī)院各個歷史時期的基本建設(shè)，是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。它記載了醫(yī)院每個基本建設(shè)項目的全過程，可以為醫(yī)院中長期規(guī)劃和建設(shè)提供參考，為醫(yī)院產(chǎn)權(quán)查證和地界劃分提供依據(jù)，更是日后維護維修、改建擴建甚至建筑安全的重要參考依據(jù)。
2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，責任到人，建立基建檔案預(yù)立卷制度
基建工程質(zhì)量是“百年大計”，反映醫(yī)院基本建設(shè)的整體水平。而基建檔案真實反映醫(yī)院工程項目管理過程和項目實體的全面貌，對醫(yī)院長遠發(fā)展有重要意義。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識，把基建檔案收集管理工作納入到基建項目管理和考核全過程。有分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)專職檔案資料管理員全程專門負責各部門、每個階段材料的催收和整理。其他相關(guān)兼職資料員在做好專業(yè)技術(shù)工作同時及時收集和上交產(chǎn)生在本部門的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網(wǎng)絡(luò)體系。
基建工程專職檔案資料員要嚴格把關(guān)，規(guī)范歸檔材料，做好“誰形成文件資料誰負責收集立卷”的預(yù)立卷工作，如合同協(xié)議書必須是正本，不能是草稿或副本；簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍、紅墨水；驗收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏；文件要保存原件，不能使用復(fù)印件；工程圖紙要標注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規(guī)范等等。專職資料員要在每個階段及時整理收集材料，發(fā)現(xiàn)有不規(guī)范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項目竣工時發(fā)現(xiàn)問題，卻因時間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗收的損失。
2.2 強化收集，監(jiān)督指導(dǎo)和經(jīng)濟手段雙管齊下，確保材料收集完整、準確、系統(tǒng)
基建資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個單位和醫(yī)院內(nèi)部不同科室。不同的單位和部門在項目各個階段有不同的收集任務(wù)，作為建設(shè)單位的醫(yī)院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項目，了解該項目的規(guī)模和使用功能，便于在收集和匯總資料時做到心中有數(shù)。
工程準備階段的大量文件主要產(chǎn)生在醫(yī)院，資料管理員要做好前期階段的文件材料收集。工程施工階段的資料由施工單位形成，資料管理員要深入項目現(xiàn)場，主動、積極了解工程進度，熟悉每個階段檔案文件的內(nèi)容，對照收集清單督促指導(dǎo)施工單位、承包單位和監(jiān)理單位及時上交施工、竣工、驗收各階段的資料，催收缺失的材料。
施工階段包含有土建、水電、照明、供暖、信息、通訊、消防、設(shè)備等主體和各分部分項、隱蔽工程種類繁多的基建資料，其材料收集齊全還關(guān)系到項目的竣工驗收達標。作為建設(shè)單位的醫(yī)院在簽訂各種建設(shè)項目合同時應(yīng)把歸檔要求和具體內(nèi)容向施工各單位作明確要求，利用合同形式對歸檔文件的份數(shù)、質(zhì)量、時間以及違約責任作出具體規(guī)定，并和工程結(jié)算掛鉤，確保各部門各階段收集的檔案完整、準確、系統(tǒng)[3]。
2.3 加強檔案人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平
基建檔案資料管理是一項復(fù)雜而細致的工作，而在醫(yī)院工作中是以衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員為主，基建后勤管理體制不健全，基建辦公室人員流動性大，資料管理員工程技術(shù)專業(yè)性不強，又缺乏檔案專業(yè)知識，所以工作起來往往顯得比較被動。
廣西壯族自治區(qū)民族醫(yī)院是一所有50多年歷史的三級甲等綜合醫(yī)院，醫(yī)院正在進行住院綜合大樓、腫瘤放療樓和職工危舊房改住房改造等多個基建項目。隨著各個大型基建工程的陸續(xù)竣工投入使用，醫(yī)院的就診醫(yī)療條件，職工居住環(huán)境和綜合服務(wù)能力將得到更大的提升。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要建設(shè)工程和檔案管理兩手抓兩手都要硬，選拔一位愛崗敬業(yè)，工作細致的管理人員通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)使之掌握工程專業(yè)知識又了解檔案業(yè)務(wù)知識，提高其綜合素質(zhì)和管理能力，從而確?；n案管理工作的質(zhì)量和效率，讓基建檔案管理成為醫(yī)院和院長一項功在當代，利在千秋的事業(yè)。
參 考 文 獻
[1] 楊郁素，邱衛(wèi)黎，歐陽俠.以基建檔案為例淺談做好醫(yī)院檔案歸檔與管理工作.中外醫(yī)療，2009，23：95-96.
第7篇：檔案管理資料員范文
關(guān)鍵詞：水利工程；施工資料管理；問題；對策
中圖分類號：TV文獻標識碼：A
一、水利工程施工資料及其管理意義
（一）水利工程施工資料及特點
水利工程施工資料是指從事水利工程建設(shè)過程中形成的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等材料，按照一定的原則和辦法，經(jīng)過分類、整理集中保管起來的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。水利工程施工資料明確地反映了一項工程興建的全過程。水利工程施工資料具有如下特點：
（1）內(nèi)容上涉及面廣
在修筑堤防、興建水庫、開溝修渠、建設(shè)閘壩時、必然牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力通訊等各個方面，水利專業(yè)本身又與建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此而形成的水利工程施工資料也是綜合性很強的信息反映。
（2）歷時周期長
根據(jù)不同的工程，水文地質(zhì)條件不同，所確定的水利建設(shè)工程、周期長度亦不同，一般的農(nóng)田水利工程，通長僅需幾個月完成，而水庫、防洪堤工程建設(shè)則需幾年來完成。
（3）文書、科技施工資料一體化
水利工程是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成業(yè)務(wù)性文書與科技施工資料聯(lián)系密切，明顯具有文書、科技施工資料一體的趨向。
（二）水利工程施工資料管理意義
（1）水利工程施工資料在對水利單位日常工作查考中能起到參考作用。如ISO內(nèi)部審核或ISO外審中，通過對水利工程施工資料的查閱可以了解到水利單位工作的程序及建設(shè)產(chǎn)品是否合格，而水利單位也可借助施工資料，在擬訂計劃、總結(jié)工作、水利工程設(shè)計等方面作查考憑據(jù)。
（2）完整的水利工程施工資料是一筆寶貴的財富。在學(xué)術(shù)研究方面，通過查閱施工資料，參考豐富、準確、可靠的歷史資料，及時汲取到工程建設(shè)經(jīng)驗的同時，減少了外借查閱資料的開支，可以更好、更快、更經(jīng)濟地取得研究成果。
（3）水利工程施工資料在建設(shè)時期可以用來全面鑒定工程質(zhì)量；在投入運行過程中，若出現(xiàn)故障或事故，也方便為查明原因、追究事故責任提供依據(jù)；在后期規(guī)劃改革中，為后人在工程使用、管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、重建、擴建等工作中提供必不可少的依據(jù)。
二、水利工程施工資料管理存在的問題
（一）規(guī)范、制度不健全
在水利工程資料整理的過程中，由于一些規(guī)范的缺失、資料管理制度的不健全使資料員在整理過程中無“法”可依，不知道怎么整理才是正確的，這樣造成的后果就是資料容易返工重做，浪費了人力、物力、財力。
（二）資料管理人員素質(zhì)不高
一些建設(shè)單位，在工程建設(shè)過程中，特別是建設(shè)初期，文件資料無專人管理，或有人管也是其他事務(wù)工作人員兼管，他們沒有檔案專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不知道哪些文件材料應(yīng)歸檔，連一些具有法律效力的現(xiàn)場記錄也棄之不要，造成難以彌補的損失?；蚴遣患臃治觯匈Y料都作為檔案保存。并且不知道怎樣分類、組卷，文書、科技、會計等文件雜亂堆放，無從下手，盡管他們也付出很大的努力，但工程檔案質(zhì)量仍然不高。
（三）資料收集整理不及時
由于現(xiàn)階段水利工程的集中、大批量的投入，造成了資料員缺乏，在工地中存在以下情況：（1）一個資料員從事多個工程的資料整理工作。由于項目部人員不足資料員除進行資料整理外，還要從事其他工作。這樣的結(jié)果往往會造成由于資料員事情多，工程施工已結(jié)束，但施工資料卻還沒有及時整理，到最后，只好憑回憶來整理資料，如果原始記錄整理再沒做好，那么很難使工程資料的前后達到一致。（2）工地資料員更換頻繁。由于施工工期長，工資待遇等問題，一些工程，從開始到結(jié)束，甚至更換三四個資料員，這使得，資料整理的銜接不順暢，在最后驗收時，資料員對不是自己整理的資料情況不熟悉。
（四）項目劃分及資料內(nèi)容填寫不嚴謹
由于專業(yè)知識的缺乏，不熟悉圖紙，不熟悉工程實際情況，不知道表格中所填的具體內(nèi)容是指哪部分，是什么意思，只根據(jù)例表照葫蘆畫瓢的填寫；進行數(shù)據(jù)更改時，不是按照要求進行更改，而是隨意的更改；在評定表過程填寫，沒有根據(jù)工程的實際情況填寫，出現(xiàn)多填或漏填的情況；在評定質(zhì)量等級時，與所填數(shù)據(jù)不相符合；人員簽字不按照要求簽，甚至代簽。
三、水利工程施工資料管理問題的對策
（一）管理制度標準化
從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標準，而且要形成文件，用制度固定下來。為達到標準化還必須建立獎懲制度，對水利工程技術(shù)資料形成的每個重要環(huán)節(jié)，凡是有做出突出貢獻的，組織上都應(yīng)給予適應(yīng)的獎勵，對確實屬于不重視檔案工作，工作馬馬虎虎，對檔案工作造成損失的，應(yīng)給予必要的處分，從而在抓檔案管理工作中，樹立先進典型，起到示范帶動作用，把檔案管理工作進一步做好、做實。
（二）提高水利水電項目檔案專兼職人員的專業(yè)技術(shù)水平，加強檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
首先要抓好水利水電建設(shè)項目檔案人員的在崗培訓(xùn)，使他們不僅掌握水利水電檔案工作的基本要求和方法，掌握檔案管理的專業(yè)知識和操作技能，還要懂得工程建設(shè)方面的知識；其次，檔案行政管理部門須加強對水利水電工程檔案的監(jiān)督與全程指導(dǎo)，各方面嚴格執(zhí)行重點建設(shè)項目檔案登記備案制度，另一方面還要深入工地現(xiàn)場進行具體指導(dǎo)，解決實際問題，確保水利水電工程檔案的質(zhì)量。
（三）水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步進行
水利工程檔案管理與工程建設(shè)同步進行，這是國家和水利部檔案管理辦法與有關(guān)文件中明確提出的要求，也是確保工程檔案材料完整、準確、系統(tǒng)的重要舉措，為日后的合理開發(fā)利用創(chuàng)造條件?！巴焦芾怼钡哪康脑谟诠こ探ㄔO(shè)的整個過程中，切實做好工程檔案的收集、整理工作。作為我們檔案人員要緊緊圍繞水利工程檔案工作的中心，及時收集整理資料，更重視資料的鑒定和整編工作。從項目申報開始到工程竣工驗收，我們每一位檔案人員要了解水利工程建設(shè)的具體程序和各階段的工作安排，掌握各個階段形成的檔案資料，做到心中有數(shù)。另外，檔案人員要主動到施工現(xiàn)場詢問和了解工程建設(shè)進展情況，全程跟蹤，及時掌握工程建設(shè)信息，并做好指導(dǎo)檔案收集整理工作。平時要把檔案收集、整理納入監(jiān)理單位考核中，形成各標段項目經(jīng)理和總監(jiān)對本工程的檔案工作負總責齊抓共管的局面，特別要重視監(jiān)理單位對監(jiān)理工程項目檔案資料整編監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。確保工程檔案的完整性、真實性、準確性。
（四）嚴格把好資料填寫關(guān)
建設(shè)單位應(yīng)該按照國家檔案局重點建設(shè)項目整體驗收的組織原則，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使施工資料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。進行數(shù)據(jù)更改時，按照要求進行更改；在評定表過程填寫，根據(jù)工程的實際情況填寫，不要出現(xiàn)多填或漏填的情況；在評定質(zhì)量等級時，與所填數(shù)據(jù)要符合；人員簽字按照要求簽，不得代簽。
總之，施工資料管理工作的最終目的，是提供有價值的信息服務(wù)。施工資料管理人員要不斷增強參與意識，搞好施工資料編研工作，為提高施工資料管理工作做出應(yīng)有的貢獻。
參考文獻
第8篇：檔案管理資料員范文
【關(guān)鍵詞】文件檔案；施工文件檔案管理
1、施工文件檔案在建筑施工單位所起的作用
施工文件檔案是反映建設(shè)工程質(zhì)量狀況的重要依據(jù)，也是建筑工程在日后維修、擴建、改造的重要檔案資料。如果竣工以后工程出現(xiàn)質(zhì)量缺陷需要進行維修，可以通過查閱工程的施工文件檔案，采取合適、有效的措施。
2、施工文件檔案在建筑施工單位的管理方法
（1）建立健全施工文件檔案管理。施工文件檔案管理為三個等級：工程項目經(jīng)理向建筑企業(yè)主管生產(chǎn)的經(jīng)理簽定責任制；檔案管理專業(yè)技術(shù)員向項目經(jīng)理簽定責任制；資料員向檔案管理專業(yè)技術(shù)員簽定責任制，明確責任人的責、權(quán)、利。責權(quán)利明晰化，使責任人知道具體的責任內(nèi)容、權(quán)力范圍和利益大小，真正認識工程檔案在工程建設(shè)中的重要性，才能確保了檔案的及時性與完整性。
（2）做好施工文件檔案記錄與收集。施工文件檔案是對建筑質(zhì)量情況的真實反映，各種資料必及時收集、整理。在工程開工之前，就要指定資料員對施工文件檔案進行跟蹤收集，及時做好分項分部質(zhì)量記錄，使施工文件檔案的整理和工程進度取得同步。
（3）完善質(zhì)量記錄、做好施工文件檔案整理。工程項目的質(zhì)量是靠施工文件檔案的記錄來證明的。在整個工程項目的施工過程中，為了證明工程部位的質(zhì)量狀況，必須做到有完善的施工文件檔案記錄，做好資料整理和保管工作。
3、施工文件檔案在建筑施工單位的實際應(yīng)用
（1）做好工程開工前的準備工作，熟悉設(shè)計施工圖、設(shè)計說明及投標文件，抓住重點、細心專研。填寫和準備工程開工前必備的各種施工文件檔案資料，分類存放便于竣工資料日后的整理。資料收集過程中按照工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔，用于施工過程中的各種表格進行編號，便于使用時拿取。
（2）工程開工后的將原材料送質(zhì)監(jiān)站檢測，同時做好送檢原材料文件檔案收集工作。將工程投標書、測量交樁復(fù)核記錄、圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報告、施工組織設(shè)計、施工許可證一起歸檔。
（3）施工過程中收集材料質(zhì)量證明文件，在施工過程中不斷購入各種材料，需要收集各種材料的合格證及有效的檢測報告。施工文件檔案一般一式四份，按照規(guī)范標準的相應(yīng)工序驗收內(nèi)容填寫表格，書寫要求規(guī)范，采用碳素墨水或中性筆。
（4）工程接近尾聲時進行的竣工資料整理工作，查看報驗資料中有無漏報、書寫有無錯誤等情況。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評定資料和竣工圖統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。
（5）工程竣工后填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質(zhì)量保修書等驗收文件并復(fù)印裝訂成冊，加蓋竣工圖章、簽字。
4、加強建筑施工企業(yè)對施工文件檔案的審核
建筑施工企業(yè)在施工的各個階段，企業(yè)主管部門采取定期不定期檢查指導(dǎo)，對竣工資料核查，對存在問題限期整改。
綜上所述，施工文件檔案的管理是整個建設(shè)工程的重要組成部分。施工企業(yè)要重視與發(fā)揮施工文件檔案的作用，結(jié)合企業(yè)自身實際情況，強化對施工文件檔案的日常管理、檢查和監(jiān)督，強化對施工文件檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，形成的施工文件檔案及時性、真實性。工程項目工程文件檔案管理人員能夠按照施工文件檔案管理標準的要求，沒有遺漏、沒有錯誤地形成每一份施工文件檔案。施工文件檔案管理人員在工作中，能夠認真學(xué)習(xí)和熟悉國家和行業(yè)頒布的法律法規(guī)、標準等，能夠熟練地運用規(guī)范的施工文件檔案管理標準，認真檢查每一張表格，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。我認為加強施工文件檔案的管理，確保工程技術(shù)資料的收集、整理，利用步入良性循環(huán)的軌道，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻。
第9篇：檔案管理資料員范文
關(guān)鍵詞:工程資料；收集整理；質(zhì)量問題；建筑工程
中圖分類號：TL372+.3文獻標識碼：A 文章編號：
1.資料員的職責
1、負責做好技術(shù)信息、技術(shù)資料、標準圖集、規(guī)范、規(guī)程的收集、管理、傳遞工作，滿足施工技術(shù)工作的需要。
2、做好工程技術(shù)類文件的控制管理工作
1)、標準、規(guī)范和圖集的控制管理現(xiàn)行標準、規(guī)范和圖集均以國家或地區(qū)正式頒布的文本以及上級部門下發(fā)的正式文件為準。
2)、施工文件的管理
（1）建立工程在施工過程中產(chǎn)生的資料管理的各種記錄。
（2）對各工區(qū)的施工資料不定期進行指導(dǎo)和抽查工程竣工驗收后，按照檔案館及業(yè)主的要求，整理成卷，并向項目所在市檔案館、甲方及公司檔案室移交歸檔。
（3）文件的接收與發(fā)放：對接收的文件識別其有效性，并對其進行分類編號、登記、存檔、保管。
（4）文件的復(fù)制與借閱：加蓋“受控”章的文件、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示辦理的文件，復(fù)制要嚴格控制份數(shù)，并填寫《受控文件復(fù)制/借閱登記表。
3、電子文檔的控制管理
對接收及上報的電子文件及時整理，歸檔。歸檔的電子文件應(yīng)該制成光盤，不得覆蓋，保證其內(nèi)容信息的原始性。
4、領(lǐng)導(dǎo)安排的其它任務(wù)。
2.施工資料的組成
施工資料是以單位工程為組成單元，按專業(yè)類別進行整理，每個專業(yè)都應(yīng)按照專業(yè)產(chǎn)生相應(yīng)的施工資料。一般每個項目由工程施工前的資料收集、整理；施工組織設(shè)計（方案）報審；圖紙會審記錄；技術(shù)（安全）交底；開工報告；管理人員名單；各類材料報驗；各類實驗檢測報告；測量記錄；設(shè)計變更；現(xiàn)場簽證；隱蔽報驗；檢驗批報驗；分項工程報驗；分部工程報驗；單位工程報驗；竣工報告等幾方面組成。
3.施工資料的收集整理
施工單位的施工資料應(yīng)以各施工過程中形成的重要資料為主進行收集、整理。一般可以分為幾個階段：
a、工程施工前收集、整理的資料
工程開工前，就應(yīng)收集工程動工審批表、施工許可證、地質(zhì)勘察報告、施工圖紙、開工報告、施工組織設(shè)計等資料。其中施工組織設(shè)計是指導(dǎo)擬建工程施工全過程各項活動的技術(shù)、經(jīng)濟和組織的綜合性文件。另外在這一階段還要注意收集原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和試驗報告。
b、施工過程中各分部工程資料的收集、整理
1）各分部工程資料一般包括：1設(shè)計交底、設(shè)計變更洽商記錄；2、技術(shù)交底；3、原材料、半成品、成品出廠質(zhì)量證明和復(fù)試報告；4、施工試驗報告及見證記錄；5、施工記錄；6、測量復(fù)核及報驗；7、隱蔽工程驗收記錄；8、檢驗批、分項、分部工程驗收記錄等。
2）做好施工試驗資料的收集、整理
在施工前，應(yīng)根據(jù)施工組織設(shè)計做好鋼筋、水泥、砂、石等原材料試驗計劃方案，做好同條件養(yǎng)護試塊留置方案及鋼筋首焊試驗。在原材料送檢中批量必須符合要求，混凝土批量及留置組數(shù)應(yīng)符合規(guī)范和標準要求。
3）做好施工記錄和隱蔽工程檢查記錄
施工記錄是對現(xiàn)場施工情況的真實反應(yīng)，要如實填寫。隱蔽工程檢查記錄即對隱蔽工程進行檢查，并通過表格的方式將工程隱檢項目的隱檢內(nèi)容、質(zhì)量情況、檢查意見、復(fù)查意見等記錄下來，作為以后各項建筑工程的合理使用、維護、改造、擴建等所需的重要技術(shù)資料。凡未經(jīng)隱蔽工程驗收或驗收不合格的工程，不得進行下道工序的施工，隱檢合格后方可進行下道工序施工。
4）認真做好分部工程質(zhì)量驗收記錄
分部工程的質(zhì)量驗收是在分項工程質(zhì)量驗收基礎(chǔ)上進行的。除了對該分部工程中所含各分項工程進行評定外，還要檢查該分部工程中所涉及到的質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗（檢測）報告，對分部工程進行觀感質(zhì)量驗收。
5）做好技術(shù)交底和施工日志的記錄
技術(shù)交底是一項技術(shù)性很強的工作，對保證工程質(zhì)量至關(guān)重要，因此，不但要把設(shè)計意圖和建設(shè)單位的合理要求在工程建設(shè)中具體體現(xiàn)，還要貫徹上級技術(shù)指導(dǎo)的意圖和要求。
施工日志是項目施工的真實寫照，是驗收施工質(zhì)量的原始記錄，也是竣工總結(jié)和工程施工質(zhì)量原因分析的依據(jù)。
c、施工竣工資料的收集、整理
一項工程完成后，在收集整理好各個分部工程資料后，就要進入竣工資料整理。（1）施工單位出具《工程竣工報告》，向監(jiān)理機構(gòu)和建設(shè)單位報告工程已完成，要求進入竣工驗收程序，并提供全套施工技術(shù)資料交監(jiān)理機構(gòu)核查。（2）收集監(jiān)理、設(shè)計、勘察三方分別出具的竣工驗收報告資料。（3）收集單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄：匯總表，工程質(zhì)量主要控制資料核查記錄、安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄，觀感檢查記錄，實測實量記錄等。（4）編制竣工圖。其方法是在原圖上編制和重新繪制竣工圖。凡是利用原圖編制竣工圖的，圖面必須達到八成新以上，無油污、無磨損、圖字清晰。
4.施工資料歸檔與移交
（1）工程資料的歸檔文件必須是準確系統(tǒng)，并能夠反映工程建設(shè)活動全過程的文件材料，歸檔文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。
（2）工程資料的移交：工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套移交城建檔案館。且城建檔案館的資料必須是原件，以便今后查閱。
總之，工程施工資料除必須做到及時性、真實性、準確性、完整性以外，還要符合竣工圖紙、資料的整理、編制要求：①資料要簽字齊全，字跡清晰，紙質(zhì)優(yōu)良，保持整潔；②分類分項明確，封面、目錄、清單資料齊全，排列有序。
5.盡管基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定對建設(shè)工程竣工資料編制內(nèi)容和竣工圖紙資料編制都有明確的規(guī)定和要求，但由于種種原因，在工程竣工資料的質(zhì)量及管理中仍存在以下問題：
1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個別設(shè)計、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件或者是缺少簽字蓋章等。
2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式。
3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢子，甚至還有錯別字。
4、竣工資料移交不及時。不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。
6.產(chǎn)生這些問題的主要原因有以下幾點：
1、檔案意識薄弱。由于對檔案法、檔案知識和有關(guān)竣工資料編制的質(zhì)量標準規(guī)范宣傳力度不夠。
2、檔案管理制度不健全。雖然各參建單位建立了一些資料管理方面的制度，但一般都不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。
3、責任落實不到位。一是建設(shè)單位與施工單位簽訂的合同中對竣工資料的整編責任、內(nèi)容、深度等要求不明確、不具體；二是施工單位缺乏完善的管理網(wǎng)絡(luò)，相關(guān)人員檔案管理知識匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)低；三是缺乏有效的監(jiān)督考核機制。
4、人員素質(zhì)不高。一是施工單位技術(shù)力量薄弱，管理水平差；二是監(jiān)理單位人員有專業(yè)技術(shù)但施工管理水平較差，檔案管理知識不足；三是現(xiàn)場缺乏既懂檔案又懂技術(shù)的人員，從而影響了工程資料質(zhì)量。
5、過程控制不到位。資料編制與施工進度不相符，反映了資料員在資料編制過程中“閉門造車”現(xiàn)象。
7.提高工程資料質(zhì)量的措施與對策：
1、加大宣傳，提高意識。在工程建設(shè)初期，工程項目管理單位應(yīng)高度重視和加強檔案法規(guī)、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。
2、加強培訓(xùn)，提高能力。在工程建設(shè)過程中，工程項目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對工程技術(shù)和行政管理人員進行檔案知識培訓(xùn)；二是對專業(yè)檔案管理人員適當進行工程專業(yè)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干，促進歸檔工作的規(guī)范開展。
3、健全制度，落實責任，明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔的職責，制定統(tǒng)一的資料編制要求和細則，規(guī)范工程資料的管理。
4、過程參與，同步管理。從工程建設(shè)籌劃開始，檔案人員就應(yīng)要求工程部門的專職檔案人員從依據(jù)性文件開始就參與其中，按照文件的順序、圖紙的編號進行登記，建立借閱制度。
8.總結(jié)
資料員的工作看起來非常瑣碎、簡單，但要想把資料員工作干好絕非易事。因為資料員工作涉及建筑行業(yè)里安全、質(zhì)量、技術(shù)以及現(xiàn)場管理等方面，因此要保證工程資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全、真實，就必須不斷加強建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位的基礎(chǔ)管理水平，加強制度建設(shè)，嚴格落實工程項目竣工編制工作“三同步”制度，強化過程控制，嚴格竣工驗收審查把關(guān)。
參考文獻：
[1] 陳光； 資料員崗位實務(wù)知識[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2007.
