社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作加強途徑

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摘要：新時期人們對保險的意識大幅度提升，極大地推動了社會養(yǎng)老保險事業(yè)的快速發(fā)展。但在實際發(fā)展過程中，也逐漸凸顯出一些管理問題。為了加強養(yǎng)老保險業(yè)務管理工作的完善，需要結合新時期社會養(yǎng)老保險特點，做好管理工作。社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理是保險業(yè)務管理的重要內容之一，但是在傳統(tǒng)管理工作中容易被忽視，因此必須高度重視社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案工作。本文首先分析新時期社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出相應的解決途徑。

關鍵詞：新時期；社會養(yǎng)老保險業(yè)務；檔案管理；問題；途徑

社會養(yǎng)老保險逐漸受到社會以及群眾的廣泛重視。社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案中記錄著參保單位、人員、繳費情況、享受保險權益等各方面信息的原始憑證，是社會保險辦理以及服務工作開展的真實記載，是保險機構對參保人員終身服務、跟蹤和保障的前提，更是社會保險事業(yè)發(fā)展的重要研究資料。通過對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，有利于保證業(yè)務檔案管理的完整性、客觀性，進而更好地為參保人員提供高效的服務，加強對社會保障體系的完善，提升養(yǎng)老保險意識。隨著新時期信息化技術的大力發(fā)展，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作也逐漸趨于網絡化和信息化，原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理工作方式已無法滿足當前保險業(yè)務檔案管理需求，因此需要結合當前社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理中的問題，探尋新的工作解決途徑。

一、社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作存在的問題

新形勢下，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作雖然不斷在完善，但是其中仍然存在較多的問題，而這些問題的存在必然會導致社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的開展受到限制。因此，需要結合我國社會保險業(yè)務檔案管理工作實際情況，加強對其中的問題進行研究，為之后問題的改善奠定基礎。

1.社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理制度存在一定的漏洞通過對當前社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作情況分析來看，在制度建設工作以及檔案管理工作開展中仍然存在很多的問題和漏洞，雖然政府針對檔案管理工作制定了相應的法律法規(guī)，但是這些法律制度對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的指導作用并不明顯，部分法律法規(guī)的可操作性不強。比如，對于檔案管理中的檔案沒有進行明確分類，使得檔案管理容易出現歸類問題；同時對檔案格式沒有明確要求，使得檔案管理缺乏規(guī)范性，紙張、形式、裝訂等不統(tǒng)一，這些情況都容易導致檔案管理在收集、調閱等方面難度加大；此外，在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理存儲方面沒有進行明確的規(guī)定，不同人員在檔案管理中存在不同的方式，缺乏標準化，這種情況容易導致檔案管理中出現舞弊的情況，對保險業(yè)務管理工作的可持續(xù)發(fā)展不利[1]。

2.社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理軟硬件設施建設不完善通過對我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作分析來看，檔案管理的軟硬件建設方面仍然存在很多的問題，大部分社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的軟硬件建設中都存在設施不足或者不先進的情況，檔案室管理設備落后，在防盜、保密等方面沒有達到要求，甚至沒有專門設置養(yǎng)老保險檔案室。由于管理硬件條件不足，社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作能力的提升和改善難度進一步加大。在新時期，信息技術不斷發(fā)展，檔案管理工作在數據化和信息化建設方面卻比較落后，未實現全面信息化管理，導致檔案存儲、調閱等方面都需要花費大量的精力和時間。此外，社會養(yǎng)老保險業(yè)務量比較大，這種管理模式必然會導致檔案管理工作效率降低。

3.社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員素質有待提升我國社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作中，檔案管理人員的素質和能力直接影響檔案管理工作的開展效率。但是從當前檔案管理人員的隊伍建設情況來看并不規(guī)范，雖然當前檔案管理人員招聘中開始注重專業(yè)對口性，但是仍然存在其他崗位調職以及兼職人員，而且對口專業(yè)人員的學歷要求不高，這種情況下必然會導致保險業(yè)務檔案管理工作無法保證高質量和高標準[2]。此外，社會養(yǎng)老保險業(yè)務的培訓機會有限，而且單位很少為養(yǎng)老保險檔案管理人員提供專門的養(yǎng)老保險檔案業(yè)務管理知識，導致保險業(yè)務檔案管理人員的素質難以有效提升。

二、加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的有效途徑

為了加強對社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的完善，需要結合社會養(yǎng)老保險業(yè)務工作中存在的問題以及我國社會養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展現狀，勇于面對挑戰(zhàn)，提升社會養(yǎng)老保險業(yè)務能力。具體可以從以下幾個途徑著手：

1.加強養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理制度標準化建設一是要加強檔案管理制度標準建設，做好檔案管理的規(guī)范工作。二是對檔案管理中相關制度進行完善，對檔案管理中涉及到的各個環(huán)節(jié)都做出詳細規(guī)定，根據文件資料的來源和形式加強價值考察，并結合養(yǎng)老保險檔案管理辦法，養(yǎng)老保險的業(yè)務流程等制定具體的管理方案。在養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理制度建設中，需要以《檔案法》以及《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》為基礎，加強法律制度完善[3]。三是要建立檔案室管理、歸檔、統(tǒng)計、保密、移交以及銷毀制度，并加強對檔案管理工作配套體系的完善，使檔案管理工作開展中所有的環(huán)節(jié)都有相應的制度依據，保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。

2.加強軟硬件設施建設，實現集中管理社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作開展過程中，軟硬件建設對工作開展效率具有重要作用，因此社會養(yǎng)老保險檔案管理工作中必須要完善基礎設施建設，并實現對保險業(yè)務檔案管理工作的集中管理。在工作實踐過程中，必須要加強對檔案管理工作的宣傳和教育，提升大眾對社保檔案管理工作的重視，并加大對設備以及資源等方面的投入，切實解決檔案管理中的問題。一是要加大對檔案管理工作的經費投入，建立單獨的檔案室，調閱室。二是要加強檔案管理中計算機、掃描儀、溫度計、濕度計、滅火設備、防盜設備等各方面的建設，保證檔案原件的安全性。三是要結合信息技術開展檔案的集中管理，并實現檔案的實體和數據共同管理。在信息化管理中需要加強軟件的完善，不僅要發(fā)揮高效的存儲、檢索和查詢優(yōu)勢，還需要做好軟件的安全建設，完善檔案管理軟件的權限設定，防止發(fā)生檔案泄露、丟失等問題[4]。比如，對于一些比較重要或者機密的檔案，只有檔案管理以及相關的領導具有查閱權限，要查看必須要輸入密碼或者進行指紋、人臉識別等。四是做好對軟件的安全防護，定期檢查和更新殺毒軟件，設置防火墻，防止病毒和黑客入侵導致資料泄露等。

3.加強檔案管理人員隊伍建設社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員的能力和素質對檔案管理工作的質量和效率具有直接影響，因此提升檔案管理人員的能力和素質顯得尤為必要。首先，要把好人員的招聘關。在社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員招聘中，必須要保證專業(yè)的對口性，所招聘人員都需要是檔案管理相關專業(yè)本科以上畢業(yè)生，并盡可能加大研究生學歷的比例，保證檔案管理工作的規(guī)范性和創(chuàng)新性。其次，要做好入職培訓工作。比如本公司社會養(yǎng)老保險與工傷保險歸屬于同一個崗位，所以在培訓工作開展中主要以這兩種保險的流程、管理方式、管理標準等進行強化，同時還需要輔以職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，提升保險管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德水平，保證社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的順利開展。同時，要號召社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理人員自主學習，通過網絡或者社會行業(yè)培訓等方式不斷充實自身的專業(yè)知識和能力，加強對檔案管理工作的創(chuàng)新。最后，要加強對檔案管理人員現代化檔案管理業(yè)務培訓。計算機背景下檔案信息化管理成為主要形式，要求檔案管理人員必須要具有良好的計算機操作理論基礎和實踐技能，為檔案現代化管理奠定基礎。

三、結語

綜上所述，隨著人們對保險意識的提升，社會養(yǎng)老保險已成為當前企業(yè)福利待遇以及個人養(yǎng)老的重要形式。在社會養(yǎng)老保險工作中，保險業(yè)務檔案是保險業(yè)務開展各環(huán)節(jié)中重要的原始資料，包括投保人的權益以及保險公司需要履行的義務等內容。但是由于對檔案管理工作重視度不足，管理方式和模式都比較落后，不利于社會養(yǎng)老保險工作的可持續(xù)發(fā)展。因此，需要結合這些問題，加強對保險業(yè)務檔案管理制度的完善，加強軟硬件建設，完善管理人員隊伍，提升檔案管理效率。

參考文獻

[1]龔玲.淺談城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作規(guī)范化的有效辦法[J].卷宗，2018（27）：32.

[2]蔣靜.探究在新形勢下如何加強社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作[J].中國市場，2018（16）：49+54.

[3]靳美榮.新形勢下社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作探討[J].人力資源管理，2017（9）：326.

[4]白貴海.新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作的對策探究[J].辦公室業(yè)務，2016（8）：101.

作者：王炳振 單位：聊城市社會勞動保險事業(yè)處