信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用

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一、辦公室資料管理工作的特點(diǎn)

辦公室資料管理工作主要有四個特點(diǎn)：

1.1具有及時性，資料文件的管理，是各類信息往來的形式，上傳下達(dá)。

1.2具有指導(dǎo)性。辦公室需要管理的資料當(dāng)中，有許多都是國家政府的指導(dǎo)性政策和上級領(lǐng)導(dǎo)的批示文件，是下層開展工作必須遵守的依據(jù)，對這些文件的管理具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

1.3具有廣泛性。辦公室資料作為信息的傳遞工具，涉及到的對象幾乎包含了機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位和外界的方方面面，就有很大的廣泛性。

1.4具有連續(xù)性。辦公室管理資料還需要對所有工作進(jìn)行總結(jié)，保證所有工作都能順利開展，具有明顯的連續(xù)性。當(dāng)今辦公室內(nèi)的資料管理工作呈自動化、信息化發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在其中得到了廣泛的應(yīng)用，比如辦公室資料管理就離不開各種辦公軟件。實(shí)踐證明，辦公室資料管理工作的信息化、自動化建設(shè)離不開一流的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。從筆者多年的辦公室資料管理服務(wù)工作實(shí)踐來看，未來的辦公室資料管理離不開各類辦公軟件的支持。只有具備與時俱進(jìn)的精神，在結(jié)合了辦公室資料管理工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，充分有效地發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，就可以有效地提高工作效率，促進(jìn)辦公室資料管理工作的順利開展。

二、如何有效發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的作用

只有與時俱進(jìn)，用先進(jìn)的科技武裝自身，才能跟得上時代的腳步，保證工作的效率。為了有效發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室資料管理中的應(yīng)用，我們應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：

2.1重視員工思想，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在辦公室資料管理系統(tǒng)中普及，所以提高辦公室工作人員的信息化意識，促進(jìn)辦公室資料管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)代信息技術(shù)是一項(xiàng)高新科技，還需要落實(shí)經(jīng)費(fèi)、制定管理制度等許多方面得到落實(shí)才能實(shí)現(xiàn)，這一切都要得到領(lǐng)導(dǎo)支持才能實(shí)現(xiàn)。

2.2信息技術(shù)要結(jié)合辦公室資料管理工作的特點(diǎn)

在市場上，適用于辦公室資料管理的軟件有許多種，并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，再加上辦公條件和辦公需求的差異，在對現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行選擇的時候，一定要考慮辦公室的實(shí)際情況，添加傳真機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等設(shè)備，將一流的現(xiàn)代化辦公帶進(jìn)辦公室，取代傳統(tǒng)的辦公方式，實(shí)現(xiàn)資料收發(fā)、傳送、處理、調(diào)用和保存的一體化，提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.3重視制度建設(shè)，優(yōu)化資源配置

應(yīng)當(dāng)建立合適的制度，保證現(xiàn)代信息技術(shù)在辦公室的應(yīng)用有章可循。并且不斷優(yōu)化辦公室中的各種資源配置，組織管理人員完善機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位的信息化整體規(guī)劃，增強(qiáng)使用人員對信息辦公自動化的了解，提升辦公技能。信息化辦公的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各管理部門和行政機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化，建立健全了各個職能部門的信息共享，管理人員在進(jìn)行決策時通過信息數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確地獲取，從而提高決策的準(zhǔn)確性和有效性。

2.4提高辦公室資料管理員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

辦公室資料管理工作的開展，是通過辦公室工作人員完成的。這就決定了辦公室信息化辦公系統(tǒng)的運(yùn)行，與辦公室資料管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)息息相關(guān)。所以提高辦公室資料管理員的專業(yè)理論知識和操作水平，是現(xiàn)代信息技術(shù)能否在辦公室資料管理工作中順利的開展的重要因素。辦公室資料管理人員只有具有強(qiáng)大的信息素養(yǎng)，才能跟的上行政管理的信息化建設(shè)步伐。同時也要求機(jī)關(guān)或者企事業(yè)單位培養(yǎng)一定數(shù)量的高素質(zhì)、善服務(wù)的辦公室軟件開發(fā)與維護(hù)的員工，從而為辦公室資料管理的信息化建設(shè)提供有力的技術(shù)支持。

三、結(jié)束語

辦公室資料管理工作是行政管理工作最基礎(chǔ)、最核心的工作。因此要求辦公室資料管理工作者進(jìn)一步解放思想、更新觀念，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、門戶網(wǎng)站、辦公自動化等現(xiàn)代科技手段以及現(xiàn)代管理系統(tǒng)理論，全面提升辦公室工作效能，為提高單位的綜合管理水平和社會效益做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者：唐桂娟 單位：中煤第三建設(shè)公司物業(yè)管理總公司