談信息化時代加強信息系統(tǒng)歸檔

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在當前信息化時代，我們很多工作都通過信息系統(tǒng)來完成，文件流轉(zhuǎn)有文件管理系統(tǒng)；檔案有檔案管理系統(tǒng)；生產(chǎn)有生產(chǎn)管理系統(tǒng)；安全有安全管理系統(tǒng)；施工作業(yè)有施工管理系統(tǒng)，還有合同管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等等。基本上信息系統(tǒng)涵蓋了我們生活和工作的方方面面，半數(shù)以上的業(yè)務(wù)工作都需要在信息系統(tǒng)上完成。檔案作為人類活動的“記錄者”，在當今信息化時代，做好檔案工作必須加強信息系統(tǒng)的歸檔工作。

一、信息系統(tǒng)歸檔的意義和含義

在當今信息化時代，信息系統(tǒng)記錄著大量的個人及組織的生活、工作信息，從各個方面反映著社會的運行情況。而檔案則是人類社會在實踐活動中的真實記錄，從這個意義上，信息系統(tǒng)的歸檔必須納入檔案工作中，且應該是當前檔案工作的重要組成部分。各項信息系統(tǒng)的歸檔也是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要內(nèi)容，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)資源，數(shù)字檔案館是檔案工作的發(fā)展方向，從這個意義上，信息系統(tǒng)歸檔工作的質(zhì)量影響了檔案工作的發(fā)展和與時俱進。信息系統(tǒng)的歸檔就是將信息系統(tǒng)的建設(shè)、運行、管理和監(jiān)管等活動中產(chǎn)生的各種載體的記錄進行收集、整理并移交檔案部門的過程。

二、信息系統(tǒng)歸檔的內(nèi)容和方式

信息系統(tǒng)的歸檔內(nèi)容主要有系統(tǒng)自身建設(shè)及運行管理、業(yè)務(wù)流程兩部分。系統(tǒng)自身建設(shè)及運行管理歸檔應包含信息系統(tǒng)規(guī)劃、審批、建設(shè)、驗收、運行、維護、驗收等過程文件和記錄的歸檔。業(yè)務(wù)流程歸檔應包括具體業(yè)務(wù)流程建立、流轉(zhuǎn)、審批、反饋、依據(jù)等文件和記錄。信息系統(tǒng)歸檔可根據(jù)實際情況采取離線歸檔和在線歸檔。一般來說，如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可采取實時在線歸檔，也就是在具體業(yè)務(wù)流程結(jié)束后及時點擊歸檔；如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)沒有與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的，采取定期離線歸檔，可按年、季度等向檔案部門歸檔刻錄好的光盤。

三、信息系統(tǒng)歸檔的實施方法

1.在系統(tǒng)規(guī)劃的同時考慮歸檔功能。信息系統(tǒng)的歸檔應在系統(tǒng)建設(shè)時作為系統(tǒng)的一項功能進行同步規(guī)劃和建設(shè)。在信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時，信息系統(tǒng)管理部門應與檔案部門進行溝通，獲取檔案管理的相關(guān)要求，在系統(tǒng)建設(shè)時應考慮歸檔數(shù)據(jù)的完整性及歸檔功能實現(xiàn)的便捷性；檔案部門應在系統(tǒng)規(guī)劃時提出檔案歸檔和管理要求，在系統(tǒng)建設(shè)時測試歸檔功能的有效性及歸檔數(shù)據(jù)的完整性、準確性和可讀性。在信息系統(tǒng)上線驗收之前，應由本單位及上級單位檔案部門專家對項目檔案和項目歸檔功能進行專項驗收并出具驗收意見書。未進行驗收或者驗收不合格的信息系統(tǒng)不得投入使用。

2.以業(yè)務(wù)的標準化為基礎(chǔ)。檔案的信息化和標準化是檔案管理的工作目標之一，檔案的信息化以檔案的標準化為基礎(chǔ)，檔案的標準化包含檔案整理的標準化及檔案內(nèi)容的標準化。檔案內(nèi)容的標準化依賴于檔案來源的標準化。因此，做好信息系統(tǒng)的歸檔應以業(yè)務(wù)的標準化為基礎(chǔ)，包括業(yè)務(wù)流程、記錄和文件格式內(nèi)容的標準化、統(tǒng)一化。信息系統(tǒng)的建設(shè)同樣依賴于相關(guān)業(yè)務(wù)流程的標準化。統(tǒng)一的流程、統(tǒng)一的文件格式和內(nèi)容是進行信息系統(tǒng)建設(shè)和應用的前提和基礎(chǔ)。如果不能實現(xiàn)業(yè)務(wù)的標準化，就會造成系統(tǒng)中相關(guān)流程數(shù)量大、繁瑣，最后系統(tǒng)將會非常臃腫，不便于應用，歸檔文件和記錄給檔案整理和歸檔人員帶來很大的負擔。信息系統(tǒng)歸檔的標準化還包括歸檔文件格式采用通用的文件格式，盡量減少專用格式，保證歸檔電子文件可讀性。

3.實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接。在信息化時代，信息技術(shù)的應用應能減少檔案人員整理檔案等體力勞動的工作量，以便檔案人員能有更多的時間做好檔案內(nèi)容的開發(fā)利用。那么，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應保留向檔案系統(tǒng)歸檔的接口，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)向檔案系統(tǒng)的自動歸檔，這也是建設(shè)數(shù)字檔案館的必備條件。實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接，需要檔案部門、業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理部門、具體業(yè)務(wù)部門的共同努力，檔案部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理部門共同確定歸檔接口的方式、數(shù)據(jù)傳遞方式以及在各自系統(tǒng)中的映射，保證歸檔數(shù)據(jù)的真實性和可讀性；檔案部門和具體業(yè)務(wù)部門共同確定歸檔數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容以及元數(shù)據(jù)等的要求，保證歸檔數(shù)據(jù)的完整性和真實性。

4.重視元數(shù)據(jù)的歸檔。在信息系統(tǒng)中形成的應歸檔文件一般為電子文件，電子文件的易更改性要求必須同時歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)來保證歸檔電子文件的真實性和可靠性。歸檔時應將電子文件與元數(shù)據(jù)一并歸檔，并建立電子文件和元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。元數(shù)據(jù)應包含描述電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，能夠真實再現(xiàn)電子文件的產(chǎn)生、修改和流轉(zhuǎn)信息，具有可追溯性。對元數(shù)據(jù)的項目的設(shè)置和管理，信息系統(tǒng)管理部門應與檔案部門進行溝通，并盡可能采取系統(tǒng)自動生成并伴隨電子文件歸檔到檔案系統(tǒng)中，減少人為對元數(shù)據(jù)的干擾，保障電子文件的真實性，為電子文件發(fā)揮憑證作用打好基礎(chǔ)。

四、信息系統(tǒng)歸檔的現(xiàn)狀及對策

目前，各單位為了提高工作效率，開發(fā)了很多的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。但是，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對孤立，還有一些系統(tǒng)不能生成有效的符合歸檔要求的電子文件，信息系統(tǒng)之間未能關(guān)聯(lián)在一起，特別是未能與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，較多的只是將文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行了關(guān)聯(lián)。這也就制約了電子文件的歸檔工作，影響了建立數(shù)字檔案館的進程。在這種情況下，檔案部門和業(yè)務(wù)系統(tǒng)部門應充分溝通和合作，特別是在系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時，檔案部門應主動出擊，提出歸檔要求，保證信息時代電子文件歸檔的完整性。在信息化時代，檔案部門要適應時代要求，主動作為，加強信息系統(tǒng)的歸檔工作，為建設(shè)數(shù)字檔案館做好館藏資源建設(shè)，做好人類實踐活動的“記錄者”。

作者：趙宏育 單位：遼陽市宏偉區(qū)黨群事務(wù)服務(wù)中心