信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中應(yīng)用

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［摘要］在市場經(jīng)濟環(huán)境下，物資采購管理是企業(yè)管理中的關(guān)鍵部分，因為它與企業(yè)的成本和收益直接相關(guān)。如何實現(xiàn)低成本且高質(zhì)量的物資采購是所有企業(yè)關(guān)注的問題。基于此，文章以信息技術(shù)的應(yīng)用為切入點，對企業(yè)物資采購管理涉及的問題進行集中討論，希望能夠?qū)Υ蠹矣兴鶈l(fā)。

［關(guān)鍵詞］信息技術(shù)；企業(yè)物資采購管理；信息化

在當今經(jīng)濟高度發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)物資采購管理水平高低對企業(yè)的發(fā)展有重要影響。大多數(shù)企業(yè)都擁有專門的物資采購管理系統(tǒng)，這不僅有助于企業(yè)控制成本和增加利潤，還可以在一定的框架下不斷加強采購管理并提高企業(yè)的物資采購管理水平。但是，到目前為止，很多企業(yè)的物資采購仍然存在一系列問題。

1加強企業(yè)物資采購管理的必要性

追求最大的經(jīng)濟利益是企業(yè)的本能。市場競爭越激烈，或者市場為企業(yè)提供的競爭環(huán)境越公平，企業(yè)對最大化其經(jīng)濟利益的渴望和沖動就越強烈。除了創(chuàng)新的生產(chǎn)技術(shù)，標準化的生產(chǎn)和運營管理，科學的發(fā)展計劃和企業(yè)決策可以推動企業(yè)的經(jīng)濟效益提升外，良好的物資采購管理也是必不可少的組成部分。良好的物資采購管理應(yīng)包括科學規(guī)劃、組織和控制各種物資的購買、儲存、運輸和使用。物資采購管理的任務(wù)是確保企業(yè)生產(chǎn)和運營所需的各種物資的質(zhì)量、數(shù)量和按時供應(yīng)，保證供應(yīng)和銷售之間的平衡，使得企業(yè)有足夠的物資來進行市場競爭。企業(yè)物資采購管理的內(nèi)容包括建立物資采購計劃、組織供應(yīng)商、簽訂采購合同、運輸和核對物資、分配物資儲備以及建立庫存。如果沒有良好的物資采購管理，例如驗收、存儲、維護、物資發(fā)放、物資消耗匯總分析、物資核算處理等，就不可能實現(xiàn)更高的企業(yè)經(jīng)濟效益，也不能提高企業(yè)的市場競爭力。

2信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中的涉及領(lǐng)域及必要性

在現(xiàn)代社會中，不僅經(jīng)濟在飛速發(fā)展，信息技術(shù)也在持續(xù)進步，各行各業(yè)的成長已逐漸與信息技術(shù)密不可分。各種信息技術(shù)應(yīng)用的強大信息處理功能可以實現(xiàn)新的信息管理方法，催生出了各種實用性的軟件。同時，信息技術(shù)的應(yīng)用還可以實現(xiàn)信息的遠程即時通信，這對于物資采購管理非常重要。因為很多現(xiàn)代企業(yè)所需要的物資不是傳統(tǒng)的物資，因此信息技術(shù)的引入使得企業(yè)對這些物資的處理變得非常方便。以下將進行詳細闡述。

21信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中的涉及領(lǐng)域

（1）采購信息。這里所說的采購信息是不涉及具體資金數(shù)額的信息，是信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)物資采購管理時涉及的最基本信息元素，主要包含產(chǎn)品和供應(yīng)商的信息。信息技術(shù)與企業(yè)物資采購管理整合的關(guān)鍵是實現(xiàn)采購信息的數(shù)字化。對采購信息的數(shù)字化管理意味著企業(yè)物資采購信息化管理的基礎(chǔ)得以實現(xiàn)。（2）資金信息。資金信息是企業(yè)物資采購管理中另外一類重要的信息。隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)物資采購管理信息的處理變得更加便捷，企業(yè)可以隨時獲取所有必要的數(shù)據(jù)，其中就包括資金信息，這是繞不過去的重要信息內(nèi)容。而且，實現(xiàn)企業(yè)盈利目標的最重要途徑就是資金管理，尤其是占用大量資金的核心設(shè)備采購，會直接影響企業(yè)最大收益的實現(xiàn)。

22信息技術(shù)在企業(yè)物資采購管理中的必要性

（1）信息化是企業(yè)物資采購管理發(fā)展的基本要求。無論何種企業(yè)都是需要進行物資采購的。特別是一些生產(chǎn)或建筑類的企業(yè)，涉及的物資不僅種類多，而且數(shù)量也非常龐大，這些企業(yè)的物資采購涉及采購計劃的創(chuàng)建、查詢和分配，否則很容易出現(xiàn)混亂。信息化工具必須滿足實際需求，才能實現(xiàn)對關(guān)鍵信息的有效管理，最大限度地利用資源，改善業(yè)務(wù)流程，建立完善的供應(yīng)鏈流程，實現(xiàn)可持續(xù)和高效的發(fā)展。（2）信息化是企業(yè)競爭能力不斷增強的堅實基礎(chǔ)。在物資的信息管理方面，企業(yè)一般會提出諸如全面提高管理者的素質(zhì)和整合物資數(shù)據(jù)信息等目標。遵循這些指導原則，可以解決企業(yè)內(nèi)部各部門信息不互通的“信息孤島”問題，促進企業(yè)物資采購管理信息化平臺的標準化，實現(xiàn)不同部門之間的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成。但其前提，則是企業(yè)必須可以依靠信息化參與市場競爭，建立適當和有效的內(nèi)部改革。同時，企業(yè)還要建立高效且全面的信息應(yīng)用系統(tǒng)，以最終實現(xiàn)企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的集成，改善資金流，并在此基礎(chǔ)上進行整體改造。這是我國企業(yè)的核心競爭力所在。

3企業(yè)物資采購管理信息化應(yīng)用現(xiàn)狀

31企業(yè)采購管理部門的信息化基礎(chǔ)相對薄弱

現(xiàn)代企業(yè)越來越重視信息技術(shù)，這是客觀現(xiàn)實，但現(xiàn)實的另外一面是很多企業(yè)在采購業(yè)務(wù)中仍然存在明顯的傳統(tǒng)思想，信息建設(shè)相對滯后。以ERP系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)涵蓋了物資、人員、財務(wù)、信息管理等，是現(xiàn)代企業(yè)所需的管理信息工具。有的企業(yè)雖然引入了ERP系統(tǒng)，但是不注意系統(tǒng)升級，較低版本的ERP系統(tǒng)軟件與其他辦公軟件不兼容，物料采購管理功能不完整。

32物資采購管理者的信息技術(shù)操作能力不足

隨著企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)研發(fā)的深入和應(yīng)用范圍的擴大，對采購管理人員綜合素質(zhì)的要求也越來越高。研究表明，企業(yè)內(nèi)部的許多采購經(jīng)理并不熟悉相應(yīng)管理信息系統(tǒng)，只能完成基本操作，比如數(shù)據(jù)資源的獲取和分析、采購和供應(yīng)協(xié)調(diào)等工作，而不擅長其他的重要功能。在這種情況下，采購管理的信息應(yīng)用優(yōu)勢沒有得到體現(xiàn)，無法為企業(yè)創(chuàng)造應(yīng)有的價值和利潤。部分企業(yè)的高層領(lǐng)導對此也缺少關(guān)注，不利于企業(yè)物資采購信息化的真正建立。

4信息化在企業(yè)物資采購管理中的創(chuàng)新應(yīng)用

41供應(yīng)商團隊的動態(tài)管理

供應(yīng)商的質(zhì)量直接影響企業(yè)物資采購的質(zhì)量。有效的方法是整合供應(yīng)商，在需要采購物資時首先選擇高質(zhì)量的供應(yīng)商。優(yōu)秀供應(yīng)商的選擇要通過特定的信息化審核流程來判斷，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽、價格和產(chǎn)品質(zhì)量，以此來檢查供應(yīng)商的綜合實力。另外，有必要建立評估監(jiān)督機制，通過評估監(jiān)督對所有供應(yīng)商進行分類，特別是要在一定時期內(nèi)對供應(yīng)商進行詳細檢查，并根據(jù)檢查結(jié)果進行分類。好的供應(yīng)商可以提升其合作優(yōu)先級，不合格的供應(yīng)商則應(yīng)直接從合作清單中刪除，以促進供應(yīng)商團隊之間的公平競爭。在精細化的管理要求下，企業(yè)物資采購可以更加密集且有效。

42開展大數(shù)據(jù)采集與應(yīng)用

大數(shù)據(jù)即通過計算機網(wǎng)絡(luò)獲取各種原始數(shù)據(jù)，通過對海量數(shù)據(jù)的有效分析和利用來達到一定的目的。信息化與大數(shù)據(jù)是一體兩面的關(guān)系。所以，企業(yè)要想將信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)物資采購管理，就必然要引入大數(shù)據(jù)，需要完整、一致和標準化的原始數(shù)據(jù)。企業(yè)要通過網(wǎng)絡(luò)平臺選擇、分析、開發(fā)和應(yīng)用對其自身有用的數(shù)據(jù)信息。企業(yè)應(yīng)該從自身情況出發(fā)，主動對接大數(shù)據(jù)，深度挖掘大數(shù)據(jù)，利用起大數(shù)據(jù)的價值。在確保物資材料供應(yīng)的同時，大數(shù)據(jù)可以更有效地為企業(yè)降低成本和提高效率，以提高企業(yè)的競爭力?？傊?，使用大數(shù)據(jù)更好地為企業(yè)提供真實可靠的物資采購決策依據(jù)。

43加強對庫存管理的改進

改善庫存管理的重要性在于減少庫存余額，釋放流動資金，提高資金流動效率并增加企業(yè)生產(chǎn)和運營的靈活性。如果企業(yè)的庫存管理不善，在消耗不及的情況下必然造成庫存過多，則企業(yè)的營運資金流動不暢，生產(chǎn)經(jīng)營會受到限制，難以保證達到促進企業(yè)發(fā)展的目標，獲得企業(yè)應(yīng)有的經(jīng)濟利益。為了改善庫存管理，需要瞄準兩個方面的工作：一種是查明物資庫存并及時調(diào)整庫存狀態(tài)；另一種是與供應(yīng)商合作，按需和按時供應(yīng)物資，以減少庫存，防止物資壓力或供應(yīng)中斷。而這些都是信息技術(shù)發(fā)揮作用的機會。

44建立有效組織管理架構(gòu)

在物資采購領(lǐng)域，企業(yè)需要良好的管理，必須建立起相應(yīng)的管理機構(gòu)或部門，依靠這些機構(gòu)部門對物資管理重要性有正確認識，更加科學合理地實施和執(zhí)行各項物資采購管理任務(wù)。所以，企業(yè)必須建立一個全面的物資采購管理系統(tǒng)，明確具體的管理工作流程，以便企業(yè)相關(guān)人員在管理系統(tǒng)的支持下可以科學合理地進行物資采購管理，全面提高物資采購管理的效率和質(zhì)量。在進行物料采購管理時，管理人員需要與生產(chǎn)和銷售等各個部門進行溝通，通過對特定物資進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，有效提高物資采購管理水平。此外，企業(yè)還必須建立全面的物資采購管理監(jiān)督制度，對物資采購管理人員的日常工作績效進行規(guī)范化的監(jiān)督，以確保各項任務(wù)的順利執(zhí)行，全面改善總體工作。為了避免發(fā)生貪污受賄等不良行為，企業(yè)應(yīng)根據(jù)各自基本的需求和采購原則來優(yōu)化采購方式，進行創(chuàng)新，優(yōu)化采購工作環(huán)境，提高工作效率。

45建設(shè)信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)加大資金投入，引進先進的信息技術(shù)應(yīng)用，為企業(yè)的高效發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)需要利用信息技術(shù)作為載體來改進其物資采購管理系統(tǒng)；其次，企業(yè)還必須優(yōu)化信息化物資采購管理系統(tǒng)的內(nèi)部模塊，并改善某些管理功能；最后，為了有效利用信息化物資采購管理系統(tǒng)的服務(wù)功能，企業(yè)需要集中精力加強信息技術(shù)管理人員的專業(yè)知識，積極組織培訓活動，并以先進的管理理念和方法向員工滲透。通過確保管理人員可以正確地操作信息技術(shù)并有效地管理采購物資，為企業(yè)運營的順利進行奠定良好的基礎(chǔ)。此外，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況的變化，引入、優(yōu)化和創(chuàng)新信息管理系統(tǒng)內(nèi)部的服務(wù)功能，使用各種先進的技術(shù)手段，使物資采購管理工作更加全面具體，規(guī)避相應(yīng)風險。

46注意管理系統(tǒng)功能開發(fā)

除了以上事項外，企業(yè)還必須為物資采購管理的信息化提供人力和財務(wù)支持。比如在物資采購管理信息系統(tǒng)已經(jīng)初步完成并開始使用后，隨著時間的推移出現(xiàn)了一些問題，其功能仍然相對簡單，不能在滿足企業(yè)需要的情況下，有必要根據(jù)企業(yè)采購事項的實際需要，重點加強某些系統(tǒng)功能的開發(fā)，盡快擴大系統(tǒng)功能。例如，企業(yè)所需的部分物資市場價格波動很大，可以將諸如歷史價格統(tǒng)計和對未來價格趨勢的預測之類的功能添加到系統(tǒng)中。根據(jù)預測結(jié)果來進行采購，可以節(jié)省企業(yè)大量的采購成本，降低決策成本。

5結(jié)論

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的需求也在不斷變化和增長，物資采購管理工作對企業(yè)越來越重要。以上分析了當前企業(yè)物資采購管理中存在的問題，但具體做法仍然要靠各企業(yè)結(jié)合自身具體情況去加以確定。

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作者:李鴻 單位:中海油能源發(fā)展采辦共享中心